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General

Fundamentos de Base de Datos:


Una introducción a Windows, Mac
y bases de datos web

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¿Están usted y su empresa preparados para estar más organizados, ser más
productivos y compartir de una forma mejor su información?

¡Si su respuesta es sí, entonces están preparados para una base de datos fácil de
utilizar!

¿QUÉ ES UNA BASE DE DATOS?


Sin lugar a duda, usted está familiarizado con aplicaciones que tienen funciones
similares a una base de datos como agendas, iTunes, calendario, programas de
gestión de fotografías y más. A pesar de que son extremadamente útiles, estos
programas ejecutan un número limitado de funciones y almacenan una cantidad
limitada de información. Sin embargo, las bases de datos pueden archivar toda la
información que necesite y ver esta información de la manera que desee.

Usted probablemente tendrá información repartida en hojas de cálculo, un


procesador de textos, en papel, en notas, etc. Una base de datos le ayuda a tener toda
la información junta (y la de su equipo de trabajo) para poder estar más organizado y
ser más productivo.

Con una base de datos, usted puede fácilmente disponer y organizar toda la
información en un único sitio. Las bases de datos pueden almacenar todo tipo de
información - contactos, información de productos, gráficos, proyectos, facturas y
simplemente cualquier cosa que necesite llevar un seguimiento. Generalmente, la
gente empieza creando listas en hojas de cálculo o en procesadores de texto.

Los datos y las listas


desarrolladas y guardadas
en hojas de cálculo y
procesadores de texto
rápidamente se convierten
en una tarea tediosa para
organizar, gestionar y ordenar
esa información.

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A medida que la cantidad de información crece, se hace más y más complicado
gestionar, organizar y ordenar esa información. La información rápidamente se
convierte en algo difícil de seguir o entender en este tipo de listados o formularios y
las opciones de compartir y buscar suelen estar limitadas. Es este el momento en el
que una base de datos se convierte en una herramienta necesaria.

Piense en una base de datos como en una enorme baraja de cartas, con muchos bits
de información en cada carta. Todos los tipos de información pueden ponerse en estas
cartas- texto, números, fechas, imágenes y enlaces web. Las cartas están organizadas
en listas o tablas. Puede guardar listas de clientes, proyectos en los que está trabajando
y elementos o imágenes que quiere organizar.

Todos los tipos de información se pueden guardar y organizar en una base de datos.

VENTAJAS DE UNA BASE DE DATOS


¿Por qué querría poner toda su información en una base de datos en vez, digamos
de una hoja de cálculo o un documento? Las bases de datos son mucho mejores
buscando y ordenando la información. Puede buscar rápidamente una base de datos
que le responda a preguntas como “¿Cuánta gente está registrada en el evento?” o
“¿Qué clientes compraron aquel producto?” y obtener una respuesta inmediata.

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HASTA EL ÚLTIMO DETALLE
Las bases de datos organizan su información en listas (como hojas de cálculo) pero,
a diferencia de éstas, puede también ver la información como formularios. Los
formularios proporcionan una estupenda manera de disponer de todos los detalles.
Visualice todos sus proyectos en vista formulario. Los formularios pueden también
hacer más sencilla la introducción de datos.

Base de datos en Vista Lista

Se puede buscar, ordenar o reordenar por cada categoría o


pestaña con un simple clic del ratón.

Base de datos en Vista Formulario

Cambiando el modo vista, puede obtener más detalles de cada entrada o asunto

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COLABORE EN PROYECTOS
Las bases de datos también trabajan para mantener su información precisa y actualizada.
Atractivas listas desplegables, campos de autointroducción y otras funciones que hacen
la entrada de datos más rápida y consistente. Bases de datos plenamente equipadas
(como FileMaker Pro) que permiten a muchos usuarios abrir y usar la misma base de
datos al mismo tiempo. Funciones de seguridad que le permiten limitar el acceso a la
información a sólo aquellos contactos que necesiten conocerla. Al tener la información
guardada y compartida en una base de datos, los equipos de trabajo pueden acceder
y actualizar registros desde una fuente permitiendo el control y la precisión de los
datos en vez de estar compartiendo y reemplazando hojas de cálculo.

Utilice una base de datos para colaborar en proyectos donde todos los detalles
pueden compartirse y actualizarse por el equipo de trabajo desde una fuente.

VINCULE INFORMACIÓN ENTRE SÍ


Cree una base de datos para conectar su información entre sí. Puede tener listas de
clientes y listas de artículos vendidos. Conectando (o relacionando) estas listas verá
todos los artículos que un cliente en particular ha comprado.

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Después vincule los registros de la base de datos con fotografías, archivos, películas
e incluso páginas web para organizar todo en una única base de datos. ¡Por qué no
prueba a hacer esto con una hoja de cálculo!

Vincule la información entre sí para obtener una visión general de


sus datos desde un único sitio.

CREE Y COMPARTA INFORMES

Las bases de datos son muy útiles para crear informes. Saque el máximo partido
de su información con sencillas herramientas de informes. Lleve el seguimiento
de los resultados de ventas, publique métricas esenciales o cree informes al
momento con tan sólo unos pocos clics. Al poder compilar su información en
una fuente, puede desarrollar rápidamente diferentes tipos de informes que
necesite, simplemente seleccionando entre una presentación predefinida,
escogiendo los campos que quiere incluir y después organizando cómo quiere
mostrar o ver esa información. Cuando quiera compartir sus informes con otros,
puede hacerlo en formatos populares como Microsoft Excel o Adobe Acrobat.

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También puede ver y reportar datos desde otras aplicaciones creando informes de
bases de datos con información desde Microsoft SQL Server, Oracle o MySQl, o
desde aplicaciones personalizadas como soluciones de inventarios o programas de
contabilidad. Con su base de datos de escritorio y sin conocimientos de programación,
puede crear informes desde su almacén de datos corporativos o sistemas e-commerce
basados en SQL, importar pedidos de clientes desde su base de datos Oracle para
generar informes semanales.

Annual Sales Report

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accumsan etum venit acilis augiamconse commy nulla at dolum ipiscil ex eugiamet alisi.

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Cree y publique todo tipo de informes desde una base de datos

Si quiere crear campañas de correo o informes formales, puede crear rápidamente


etiquetas, sobres y cartas formales desde su información. Esto es ideal para
enviar newsletters, noticias y mucho más. Puede incluir información específica del
destinatario para añadir personalización.

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Seleccione desde plantillas de etiquetas predefinidas para envíos, correos,
inventarios y más o seleccione entre comunes formatos de sobres.

Mike Abney Steve Anderson RICHARD ARONER


102 Crisp Hall NULL 22553 SE 42ND CT.
Martin, TN 38238 Chicago, IL 60601 ISSAQUAH, WA 98029

Paul Acciavatti Dorothy Anderson Molly As


200 W Kawili 2604 Elmwood Ave NULL
Hilo, HI 96720 Rochester, NY 14618 Anchorage, AK 99504

Alethia Achee Mark Andreasen Mark Astmann


701 McAdoo Way 90 N 100 E 805 Newcomb Road
Wasilla, AK 99654 Logan, UT 84321 Ridgewood, NJ 07450-5522

Elaine Adair Greg Anixter Verna Avarell


1418 33rd Avenue 10109 Masters Drive NE PO Box 26
Gulfport, MS 39501 Albuquerque, NM 87111 Cedar Glen, CA 92321-0026

Nicholas Adams Alan Apel Jim Bageant


5075 Rebecca Fell Drive 126 NW Jackson St 4213 Navajo Drive
Doylestown, PA 18901 Topeka, KS 66603-3310 Westminster, MD 21157

Stephen Adams Christine Appleby Victory Bailey


4503 Lilac Lane 5201 Patrick Henry Dr. 2650 E. Northern Lights Blvd.
Victoria, TX 77901 Santa Clara, CA 95054 Anchorage, AK 99508-4119

Naisha Ahsian john appleby Clayton Bailey


7 West Street, Dillingham Hall p.o. box 606 4357-G Park Dr
Montpelier, VT 5602 hardwick, VT 05843-0606 Norcross, GA 30093

Art Allen Frank Aprile David Baker


1372 S 740 E 167 Green Creek Rd 162 Commercial Ave.
Orem, UT 84097 North Muskegon, MI 49445 Paw Paw, MI 49079

Tess Alviso Ron Armstrong Scott Bakke


PO Box 315 87 Arlington St 1315 N. Quincy St
Olympia, WA 98507 Asheville, NC 28801 Arlington, VA 22201

Sally Anderson Nancy Arnold Bill Bargagliotti


161E St Charles Rd. 4600 DeBarr 7423 Wood Rail Cv
Carol Stream, AL 60188 Anchorage, AK 99519 Memphis, TN 38119

Mantenga el contacto con sus clientes a través de su base de datos.

SAQUE PARTIDO A INTERNET

Las bases de datos de hoy en día se mueven más allá del escritorio y le permiten
aprovechar la información en la web. Puede extender su base de datos para publicar
formularios web básicos, estados, listas o disponer de información web en vivo
directamente en su base de datos, basándose en su información. Con el acceso web
puede realizar el seguimiento de los productos y proyectos directamente desde su
base de datos que puede a su vez estar vinculada directamente a páginas web de
fabricantes, documentación de producto, buscadores de comparativas de precios,
seguimiento de envíos, imágenes de productos, facturas de pedidos y mucho más.

Mantenga el contacto con sus clientes, diseñe formularios en la web desde su


base de datos y publíquelos en la web para registros a eventos, respuestas de
clientes, peticiones de servicios, encuestas y más. Capture su información y téngala
almacenada automáticamente en su base de datos, desde la que podrá ejecutar
informes siempre que quiera.
O use su base de datos y la web para proporcionar estados actualizados, como
tareas completadas o artículos enviados, entregar listas de horarios o listados de
tareas pendientes de proyectos o incluso añadir privilegios de acceso para sus
clientes o socios para limitar el acceso a la información.

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Vincule información en tiempo real en la Web, directamente a sus datos

PRÓXIMOS PASOS
Tal y como ha podido comprobar, las bases de datos hacen mucho más que sólo
guardar la información. Nos ayudan a resolver nuestros problemas, responder
preguntas y tomar decisiones. Puede crear fórmulas y cálculos para ayudarle
a analizar la información, y generar rápidamente informes para compartir esa
información. Las bases de datos ofrecen una fuente inacabable de distintas formas de
gestionar y utilizar su información, y las bases de datos de hoy en día lo hacen fácil.
Para más información sobre cómo puede empezar a trabajar con bases de datos hoy,
visite www.filemaker.com/es.

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RECURSOS ADICIONALES

¡Enhorabuena! Ya ha completado el primer paso hacia la gestión de tareas,


contactos, proyectos, activos y más - ¡de la forma más fácil!

Puede estar interesado en más recursos gratuitos, disponibles en la página web de


FileMaker en www.filemaker.com/es. Entre los recursos gratuitos encontrará:

• Versiones de prueba gratuitas del software de base de datos FileMaker.


• Soluciones prediseñadas y listas para usar para gestiones comunes de
información diaria.
• Guias gratuitas de cómo utilizar FileMaker Pro con aplicaciones Microsoft Excel y
Microsoft Office.
• Webinars y vídeos que le muestran paso a paso cómo utilizar las bases de datos
FileMaker para gestionar información y proyectos.
• Historias de clientes que puede leer para ver cómo otros usuarios en todo el
mundo utilizan FileMaker para gestionar mejor su información.

© 2011 FileMaker, Inc. Todos los derechos reservados. FileMaker y el logotipo de la carpeta de archivos son
marcas comerciales de FileMaker, Inc., registradas en EE.UU y otros países. Mac es una marca comercial de
Apple Computer, Inc. registrada en EE.UU y otros países. Microsoft, Windows y el logotipo de Windows son
marcas registradas de de Microsoft Corporation. Adobe y Acrobat son marcas comerciales de Adobe Systems
Incorporated, registradas en EE.UU y/u otros países. Las compañías, organizaciones, productos, nombres de
dominio, direcciones de correo electrónico, logotipos, personas, lugar y eventos de ejemplo representados son
puramente ficticios y cualquier parecido a las compañías y personas existentes es una mera coincidencia

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