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Guía práctica para

organizar una jornada de


puertas abiertas
Guía práctica para organizar
una jornada de puertas abiertas

Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
1. Qué es una jornada de puertas abiertas y para qué sirve. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
2. Diseño y planificación de una jornada de puertas abiertas. . . . . . . . . . . . . . . . . .5
3. Desarrollo de una jornada de puertas abiertas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
4. Difusión y captación de asistencia a una jornada de puertas abiertas. . . . . . 11
5. Evaluación y seguimiento de una jornada de puertas abiertas . . . . . . . . . . . . 12
Conclusión. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
1. Qué es una
jornada de puertas
abiertas y para
Introducción qué sirve

Las jornadas de puertas abiertas son exce- Lo primero que tienes que saber es en qué
lentes oportunidades para poner en valor la consiste concretamente una jornada de
oferta educativa de tu centro. Es necesario, puertas abiertas. No se trata de abrir las
por tanto, pensar con detalle en el diseño y puertas de tu centro. Una Jornada de Puer-
planificación, sin obviar en ningún momento tas Abiertas es un evento, de carácter expe-
la importancia de la difusión. riencial, en el que pretendes que tu público
objetivo, tanto alumnos como familias, viva
Realizar jornadas de puertas abiertas de for- tu propuesta educativa.
ma periódica, siempre que sea necesario,
con objeto de captar alumnos pero también Así, a lo largo del evento, los asistentes tie-
para reforzar el conocimiento que del centro nen la oportunidad de conocer tu proyecto
tienen tus clientes actuales, supone una bue- educativo, al equipo docente, a los propios
na práctica de comunicación y marketing. alumnos, las instalaciones, los proyectos en
los participa el centro, etc.
Con esta completa guía aprenderás todo
cuanto necesitas saber para realizar jorna- En el marco de la Jornada, habitualmente,
das de puertas abiertas en tu centro e incre- se incluye una sesión informativa en la que
mentar las matrículas. el equipo presenta su propuesta educativa
al público. Y tanto en esta actividad, como
en todas las que se realizan a lo largo de la
Jornada, el personal resuelve las dudas que
puedan surgir, pone en contacto al público
con el resto de docentes del centro, etc.

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Asegúrate de comunicar tu propuesta de valor

El evento puede durar varias horas pero complementarias, etc que mejorarán el
piensa que los asistentes no podrán recor- aprendizaje y la experiencia formativa de
dar todo lo que escuchen. Además, segura- tus alumnos.
mente, habrán asistido o asistirán a Jorna-
das de Puertas Abiertas de otros centros. • Es importante que los asistentes conoz-
can tanto al equipo docente, su prepara-
Teniendo en cuenta estas dos cuestiones,
prioriza las informaciones o mensajes que ción, su perfil competencial, etc., como a
quieres que retengan los asistentes. A con- los actuales alumnos del centro.
tinuación te recomendamos algunas cues-
tiones: • Por supuesto, no debes descuidar todos
los aspectos relacionados con las insta-
• Asegúrate de comunicar tu propuesta de
valor, es decir, qué ofreces a tus clientes
laciones del centro, aulas, laboratorios,
biblioteca, gimnasio, patio, etc. Y no olvi-
y que te diferencia del resto de centros. des mostrar todos los recursos tecnológi-
Desde la oferta educativa hasta aquellas cos de los que dispones. ¡Todo debe estar
cuestiones más vinculadas al trato huma- en perfecto estado de revista!
no. Transmite esta idea a lo largo de todo
el evento, cuando hagas la sesión infor- • Por último, la accesibilidad al centro,
los servicios complementarios como el
mativa, durante el recorrido por las ins-
talaciones, cuando presentes al equipo comedor, las actividades extraescolares,
docente, etc. etc., o los programas de intercambio o
movilidad también son cuestiones im-
• Pon en valor todos aquellos proyectos,
metodología pedagógica, actividades
portantes a la hora de valorar el conjunto
de tu propuesta educativa.

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2. Diseño y
planificación • Asegúrate de que todas las actividades y

una jornada de
acciones que pondrás en marcha durante
la jornada de puertas abiertas tienen sen-
tido para el público a quien van dirigidas.
puertas abiertas • Además de que les interese lo que es-
cuchen, deben entenderlo. En ocasiones
tendemos a utilizar lenguaje de carácter
técnico para reforzar nuestra preparación
Vamos a conocer una serie de puntos bási- y competencia. En este caso, no debes
cos que tenemos que tener en cuenta a la hacerlo. Utiliza un vocabulario sencillo,
hora de diseñar y planificar una jornada de próximo a los asistentes y que no les ge-
puertas abiertas. nere dudas.

1. Determina los conceptos esen- 2. Cuándo se hacen las jornadas de


ciales de la Jornada puertas abiertas
A la hora de afrontar el diseño de una jor- Establecer la fecha o fechas de celebración
nada de puertas abiertas, es importante que de las Jornadas de Puertas Abiertas es una
tengas claros una serie de conceptos: cuestión importante pues queremos que
asista el mayor número posible de personas
• Prevé el presupuesto del que dispones
para el evento. Ten en cuenta todas las
y además deseamos que sea en el momento
idóneo del proceso de elección de centro. A
fases del mismo, desde las actividades continuación, te damos algunas respuestas.
del propio evento hasta la comunicación
que harás o si piensas hacer algún tipo de
material promocional.
• ¿Cuándo realizar las Jornadas de Puer-
tas Abiertas? En los periodos próximos
al momento de preinscripción. Habitual-
• Define cuál es tu propuesta de valor, es
decir, cual es la expresión clara, concisa y
mente, en los meses de Enero a Marzo,
para la educación obligatoria. Un poco
creíble de la experiencia que los alumnos más adelante para la postobligatoria.
(y sus familias) recibirán de tu propuesta
educativa. Cuando trabajes este aspecto
recuerda que también debes identificar
• ¿Debemos hacer más de una Jornada de
Puertas Abiertas? Tantas como sean ne-
aquello que te diferencia de otros cen- cesarias para conseguir tus objetivos de
tros. captación de nuevo alumnado.

• Es muy importante que sintetices bien


los mensajes que se enviarán a los asis-
• ¿En horario lectivo? Siempre es mejor
que los asistentes puedan observar la
tentes a las jornadas, intentando reforzar actividad diaria del centro, pero no des-
la carga emocional, pues se trata de un estimes realizar una Jornada de Puertas
evento experiencial en el que tendrá mu- Abiertas en fin de semana para que las
cho peso el cómo se sientan las personas personas que no tengan disponibilidad
que asistan. entre semana puedan conocerte.

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• ¿Es mejor ser el primero o el último cen-
tro de la zona que haga sus Jornadas de
2. Promoción y comunicación del evento.
En función del público al que te dirijas,
Puertas Abiertas? Lo importante es que deberás plantearte qué canales son más
sean impactantes. Y en todo caso, si de- adecuados para comunicar. Siguiendo
cides ser el primero debes mantener el con el ejemplo, en el caso de infantil, una
contacto desde ese momento hasta la de las acciones de comunicación será di-
preinscripción. rigirte a las guarderías pues allí es donde
están las familias que buscan oferta edu-
• ¿Cuándo has de comenzar a preparar
una jornada de puertas abiertas? Como
cativa de P3, en cambio en el caso de
ciclos, una buena opción es la campaña
es lógico, nunca se debe dejar para úl- de publicidad en redes sociales.
tima hora como si fuese un engorro del
que hay que salir del paso. Piensa que Además del cliente potencial (sean fami-
es una de las acciones de marketing más lias o el propio alumnado), también puedes
efectivas para captar alumnado, así que aprovechar las Jornadas de Puertas Abier-
empieza a trabajar unos meses antes. tas para reforzar la imagen del centro a co-
lectivos como:
• ¿Cuándo hay que comenzar a anunciar
la jornada? Es otra pregunta importante,
puesto que se debe establecer un calen-
• Alumnos y familias que ya reciben los
servicios de la institución. Puede resultar
dario de movilización y lanzamiento de una buena oportunidad para consolidar
impactos para llegar a nuestro público su sentido de pertenencia.
objetivo con tiempo suficiente para que
se organice y pueda asistir al evento. • Antiguos alumnos. Son un colectivo im-
portante a tener en cuenta pues no solo
Cuánto antes empieces, mejor.
son embajadores de nuestra marca sino
que pueden ser una fuente de nuevo
alumnado.
3. ¿A quién van dirigidas las jorna-
das? • Responsables de otros centros educa-
tivos, como guarderías o colegios que
Como dijimos anteriormente, debes tener pueden derivar a sus alumnos a tu cen-
claro a quién van dirigidas las jornadas de tro una vez finalizada la formación que
puertas abiertas. Esta cuestión es impor- ellos ofrecen. Así como otros agentes
tante por dos cuestiones: del sector educativo a los que les puede
resultar interesante conocer de primera
1. Definición del contenido del evento. No mano cuál es tu propuesta educativa.
es lo mismo que te dirijas a familias que
están buscando centro de infantil o a • Patrocinadores o mecenas que colaboran
con el centro y que pueden valorar positi-
alumnado que quiere cursar un ciclo for-
mativo. Las actividades, la información o vamente estar presentes en el evento.
sus dudas son muy diferentes.
• Por último, no olvides a los medios de co-
municación de proximidad, pues son vita-
les en la promoción de tu oferta formativa.

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4.Qué hacer durante la jornada 5. Equilibrio entre creatividad y
eficacia
Frente al proceso de diseño de la jornada de
puertas abiertas, debes tener en cuenta dos En algunas ocasiones, los centros se dejan
factores básicos: llevar por el afán de llamar la atención a los
asistentes y descuidan cuál es el objetivo
• Todo el diseño global debe responder al
conjunto de objetivos que te has plantea-
de las Jornadas de Puertas Abiertas. No
caigas en el error. En el proceso de diseño
do y definiste previamente. de las diferentes actividades que realices en
el evento, siempre debes plantearte el com-
• Es importante que dediques tiempo al
proceso creativo de diseño de la jornada
ponente “Wow!” y la eficacia de la misma
respecto a tus objetivos.
de puertas abiertas. Cuenta con tu equipo.
Seguro que conjuntamente se os ocurren Piensa en el recurso mnemotécnico “AIDA”
buenas ideas para transmitir, mediante di- y no te equivocarás. En el diseño de una ac-
ferentes actividades, vuestra propuesta tividad, testea si genera: Atención (“¿qué es
de valor a los asistentes. esto?”), Interés (“me interesa saber más”),
Deseo (“Querría esta formación para mis
Ayúdate de un cuadrante para ir anotando
hijos”), Acción (“Solicito una entrevista per-
la planificación de cada actividad, cuál es el
sonal para conocer más sobre el centro”).
objetivo comunicativo de cada una de ellas,
si necesitas materiales o personal para reali-
zarlas, dónde sucederán y en qué orden. No
descuides ningún aspecto.

Cuenta con tu equipo para diseñar la jornada

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6. ¿Con qué elementos cuentas • Crea una jornada de puertas abiertas que se
asemeje a una actividad diaria. O bien pue-
para la jornada?
des realizar algunas de las acciones habi-
Llegados a este punto, tal vez te estés pre- tuales con los padres, alumnos y asistentes.
guntando cómo puedes organizar una Jor-
nada de Puertas Abiertas atractiva, sor- • También puedes crear un relato conduc-
tor que introduzca al público y le trans-
prendente y eficaz sin tener que recurrir a
la contratación de servicios externos. De porte a lo largo del día, ofreciendo una
hecho, algunos centros lo hacen y cuentan idea clara de tu oferta educativa.
incluso con recursos lúdicos o actores que
dinamizan actividades. Pero en cualquier • Siempre es atractiva la participación. La
mejor manera de poner en valor la cali-
caso, debes saber que cuentan con muchí-
dad de tu oferta es que ellos la vivan en
simos recursos propios que poner en juego
primera persona.
en el evento:

• Las propias instalaciones e infraestructu-


ras del centro. 7. ¿Quién se encarga del diseño y
planificación?
• Tal vez en tu centro haya servicio de co-
medor. En el momento de planificar y diseñar una
jornada de puertas abiertas, debes contar
• La oferta formativa en idiomas. con toda la comunidad educativa:

• El buen nivel del profesorado que imparte


tu oferta educativa. • El equipo directivo y el resto del claustro.
Son una parte vital en el diseño del evento
pero también y especialmente, el día de rea-
• Los padres y madres que ya son parte de
tu centro y pueden ser grandes embaja- lización. En realidad, son una de las mejores
dores de tu marca. fuerzas de ventas de las que dispones.

• El colectivo de alumnos y ex alumnos. • Cuenta con el PAS, que te será de gran


ayuda durante todo el proceso de planifi-
• Los resultados académicos de tu centro. cación, gestión así como el día de la rea-
lización del evento.
• Las prácticas y salidas laborales que ofre-
ce tu oferta formativa. • Las familias y los propios alumnos de-
ben estar implicados en la vida diaria de
• Las posibilidades de hacer prácticas en
empresas durante o terminada la etapa
la escuela, por lo que serán aliados exce-
lentes en este proceso.
formativa.
• Los antiguos alumnos. Contar con ellos
• Las actividades
ofreces.
extraescolares de que como testigos, durante la Jornada de
Puertas Abiertas, de la experiencia for-
mativa que aporta el centro puede ser
Puedes comprobar que hay mucho material una de las claves del éxito de esta acción.
con el que trabajar para diseñar una jorna-
da de puertas abiertas atractiva y de éxito. • También puedes contar con todo tipo
de colaboradores externos, expertos en
Ahora bien, ¿cómo puedes ponerlo en valor?
Ahí van unas ideas: marketing educativo, diseñadores, etc.

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3. Desarrollo
una jornada de
puertas abiertas

Si estás pensando cómo desarrollar todas


las ideas de diseño y planificación que he-
mos aportado a lo largo de esta guía, aquí
te ofrecemos algunas soluciones atractivas
para que tu jornada de puertas abiertas ten-
ga éxito:

• Puedes organizar un debate con familias


y ex alumnos. Una forma perfecta de que
los propios interesados sean informados
por consumidores de tu oferta educativa.

• ¿Qué te parece hacer un flashmoob de


bienvenida? La primera imagen y el im-
pacto inicial es importante, por lo que
puede ser atractivo para el público asis-
tente.

• ¿Tal vez un taller de cocina? Es una forma


creativa de presentar el servicio de co-
medor a las familias de los alumnos más
pequeños.

• Otra actividad que puede ser verdadera-


mente exitosa es el clásico Photocall. Lo
habrás visto en la televisión más de una
vez. ¿Qué te parece hacer el tuyo pro- Una forma muy
pio? Es una forma divertida y sencilla de
transmitir la importancia que das a los llamativa y divertida
asistentes.
de poner en valor la
• El testimonio siempre es un punto cla-
ve de convencimiento para clientes po- calidad de tu formación
tenciales. Las empresas en las que han
hecho prácticas tus alumnos o que han
es con la inversión
colaborado de alguna forma con el cen-
tro, pueden jugar un papel importante en
de roles
este sentido.

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• Inversión de roles en el aula. Una forma
muy llamativa y divertida de poner en va-
• Debes mostrar un buen dominio del
contenido, pero no utilices vocabulario
lor la calidad de tu formación puede ser muy técnico, que quizás no comprendan
dejando que sean los alumnos los pro- correctamente los asistentes.
fesores y las familias los receptores del
aprendizaje. • No dudes ni titubees. Es
mostrar seguridad en todo
necesario
momento
• Un método clásico que siempre funciona
es el vídeo de ex alumnos. Ellos darán un
y convencimiento. Y en el caso que no
dispongas de la información, asume el
discurso emotivo de sus años educativos compromiso de hacer la consulta y res-
que llegará al público con mucha fuerza. ponder rápidamente.

• Puedes organizar un evento de speed


dating, que resulta atrayente y tiene mu-
• Recuerda que no es bueno tratar de evi-
tar preguntas referentes a temas impor-
cho ritmo. tantes en el proceso de elección de cen-
tro, como el precio.
• También podrías realizar un Showcase.
• Trata de que la charla no dure más de
• Osente
bien ofrecer una visita virtual que pre-
lo que sería un día de clase en tu
30 minutos, podría perder el interés del
público. Si en la charla intervienen más
centro educativo. de una persona, delimita los contenidos
y duración de cada intervención. Si no,
• Ytenounolvides hacer llegar a cada asisten-
resumen de su visita o una foto-
podrías caer en el error de repetir conte-
nidos o bien de que algunas informacio-
grafía, ya sea por whatsapp, mail u otro nes quedarán si comentar.
medio. Servirá de recordatorio.

Si has decidido dar una charla, o quieres sa- • Fomenta la participación de los asisten-
tes. Que se sientan cómodos preguntan-
ber cómo actuar cuando te dirijas al públi- do todas las dudas que les surjan y ofre-
co, ten en cuenta estos consejos: ce siempre la posibilidad de realizar una
entrevista personalizada para profundi-
• Evita la improvisación. Elabora y plani-
fica el discurso para que tenga sentido,
zar en aquellas cuestiones que deseen.
cohesión e incorpore los mensajes clave
que quieres transmitir. Puedes acompa- • Puedes poner en juego diferentes ele-
mentos que avalen tu propuesta edu-
ñar el discurso de algún soporte (pre- cativa. Desde resultados académicos o
sentación, vídeo, …) que refuerce aquello de estudios de satisfacción de familias
que están presentando. y alumnos hasta la incorporación, en la
charla, del testimonio real de alumnos o
familias del centro.

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4. Difusión y
captación de
asistencia a jornada
de puertas abiertas

No esperes a tener todo el evento diseñado


torno, en los que tus potenciales clientes
y organizado para empezar a comunicar su
puedan verlos.
celebración. Enseguida que hayas determi-
nado fecha y hora, inicia su difusión y por
tanto, la captación de asistencia. • Activa una campaña de comunicación
online. Además de la web de tu centro,
puedes promocionar la Jornada a través
de las redes sociales, o bien haciendo la-
TIP bores de e-mail marketing. También pue-
Este es uno de los máximos des usar otros sitios como foros y blogs.
terrores que acechan a los
responsables de los centros • También puedes dedicar una parte del
presupuesto a la campaña de publicidad
“¿Y si no viene nadie? Planifica en medios tradicionales como revistas,
un plan de comunicación para periódicos o radios.
que eso no ocurra. Pero si
fuera así, actúa rápidamente, y
convierte las jornadas en visitas
personalizadas para los pocos
asistentes que vengan, haz un
recorrido por las instalaciones y
una entrevista individual.

Puedes llevar a cabo muchas acciones de di-


fusión de tus Jornadas de Puertas Abiertas:

• Informa a los alumnos y familias del cen-


tro, anímales a que inviten a las personas
de su entorno que están buscando centro.

• Publica un banner en tu web anunciando Sé original y


el día y animando a la participación.
atrayente en
• Cuelga una lona en la fachada del centro. tus mensajes
• Cuelga pósters y deja flyers que anuncien
el evento en lugares específicos de tu en- promocionales

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5. El día después.
Evaluación y
seguimiento de una
jornada de puertas
abiertas Conclusión

Aunque finalice el evento, tu trabajo no fina- Debes dejar atrás la idea de que una Jor-
liza. De hecho, desde la óptica de captación, nada de Puertas Abiertas se basa en abrir
solo ha hecho que empezar. Hay dos líneas las puertas de tu centro y dejar que la gente
de trabajo que debes seguir: entre. En tu proceso de captación de alum-
nado, una Jornada de Puertas Abiertas se
1. Por un lado, debes hacer un seguimiento
convierte en un evento excepcional para que
comercial de todos los potenciales clien-
el alumnado y sus familias vivan, por un día,
tes que han asistido a las Jornadas de
la propuesta educativa del centro, conozcan
Puertas Abiertas.
todo lo que ofreces y te elijan entre todas las
Puedes empezar por agradecer, al día si- opciones que existen.
guiente, su asistencia al evento e invitarle
Así, debes dedicar tiempo a pensar y dise-
a una entrevista personalizada. Y después
ñar cómo puedes ofrecer esa presentación
debes diseñar e implementar una secuen-
experiencial. Es necesario que planifiques
cia de comunicaciones (por mail o telefó-
todos los detalles del evento, impliques a
nicas) que acerquen al potencial cliente
todo el equipo, a los alumnos, etc y no dejes
hasta la matrícula. Desde enviarles una
detalles al azar. También debes comunicar a
encuesta de satisfacción hasta invitarles
todo el público objetivo cuándo se realizan
a otros eventos que organice el centro o
las Jornadas de Puertas Abiertas.
recordarles las fechas o documentación
necesaria para realizar la matrícula. No te El dia D a la hora H, tenlo todo a punto, im-
conviertas en un spammer pero mantén plícate y convence a los asistentes que tu
el contacto. centro es la mejor opción. Se trata de uno
de esos momentos de la verdad en los que
2. En segundo lugar, debes evaluar el éxito
no hay segundas oportunidades.
de esta acción de marketing. Analiza el
nivel de asistencia y la tasa de conversión, Las Jornadas de Puertas Abiertas son una
es decir, cuántos de los asistentes se han magnífica herramienta de marketing para
convertido finalmente en clientes del cen- mostrar el centro a las personas que quieren
tro. También puedes estudiar el nivel de conocerlo. Si pones ganas y creatividad, lo
satisfacción de los asistentes (si realizas conseguirás con éxito.
una encuesta) y de tu propio equipo. Ano-
ta oportunidades de mejora e incorpóra-
las en la siguiente campaña de captación.

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