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CAPITULO VIII

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS CON EL MATERIAL DE


COMUNICACIONES Y RECURSOS INFORMÁTICOS.

SECION “A” GENERALIDADES

En este capitulo se consignan la normas y procedimientos administrativos, que


facilitará a las Unidades el manejo del material de comunicaciones y de
recursos informáticos de la Fuerza para el mando y control operacional.

SECCIÓN “B” INFORMATIVOS ADMINISTRATIVOS

Toda información administrativa debe cumplirse dentro de las mismas


normas constitucionales y legales, para el caso de los elementos de
comunicaciones de campaña de uso del Ejército, se rigen por el Decreto
No. 791/79 y Resolución No. 11578/93.

1. PROCEDIMIENTOS

Antes de ordenar la iniciación de un informativo, es necesario


verificar si técnica y jurídicamente, la novedad amerita procedimiento
para tal efecto.

Los costos por avalúo del material y equipo de comunicaciones de


campaña motivo de investigación administrativa, los suministra la
Dirección de Telemática del Comando Ejército, toda vez que está
clasificado como reservado y de uso exclusivo de las Fuerzas
Militares.

Finalizado el informativo y técnicamente establecido que los daños


de un equipo no ameritan reparación, mediante acta por traspaso se
envía al BAMCE con todas las partes y accesorios, con copia a la
Dirección de Telemática para descargo.

El material de comunicaciones de campaña y de recursos


informáticos es de uso exclusivo de las Fuerzas Militares, por lo tanto
los accesorios que se presenten por reposición, debe ser
comprobado su origen y quedar claramente consignada su legalidad
en el informativo motivo de los hechos.

Para la reposición de Radios de Comunicaciones debe solicitarse la


autorización de la compra a la DITEJ, con previa coordinación con la
empresa que vende los equipos.

Todo informativo administrativo debe fallarse en primera y segunda


instancia y cuando este debidamente diligenciada, se debe enviar a
la DITEJ.

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2. CUANDO NO SE DEBE ADELANTAR INFORMATIVO

Cuando el valor del daño o de la pérdida no exceda las cuantías


estipuladas en la Resolución No. 11578/93, se deben seguir los
procedimientos estipulados en el Reglamento de Procesos
Administrativos FFMM 4-1 público capítulo III numeral 6 literal a.

Copia de la orden del día donde se publiquen los hechos, se debe


enviar a la Dirección de Telemática del Ejército para lo de su
competencia.

Los descuentos que administrativamente se originen por este


procedimiento, deben situarse en la Tesorería Principal del Comando
Ejército, subcuenta Fondo Interno, reparación equipo
comunicaciones.

3. COBRO COACTIVO

Se desconocen algunos procedimientos, especialmente con el


personal de soldados, cuando administrativamente se declaran
responsables de los hechos materia de la investigación, para lo cual
se debe tener en cuenta los siguientes procedimientos:

 El Decreto No 791/79 artículo 1º. Numeral 31 inciso 6, establece


que cuando se presente el hecho de que en el tiempo en que se
ejecute el descuento, el responsable es retirado del servicio, dado
de baja, desacuartelado por cualquier causa o desersion sin
haber cancelado el valor total del elemento, la Fuerza tomará la
acción correspondiente ante los Jueces de Ejecuciones Fiscales.

 Para el caso específico del Ministerio de Defensa Nacional, el


cobro coactivo se efectúa a través de la División de Negocios
Judiciales, conforme a lo establecido en la ley 6ª. De 1992
(Artículo 112), para lo cual se requiere allegar al expediente los
siguientes documentos:

- Dirección registrada del último domicilio del inculpado.


- Constancia del Contador o Jefe de Personal, en la que
certifique si se efectúo el descuento de los elementos motivo
de la investigación.
- Constancia sobre la fecha del licenciamiento.
- Constancias de ejecutoria.
- Los fallos y notificaciones deben estar debidamente
diligenciados y firmados.

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4. ACCIÓN ORDENADA

En cumplimiento a lo dispuesto en la parte resolutiva del fallo de


segunda instancia y publicación en la OAS, La Dirección de
Telemática efectúa los descargos del material perdido, ordena su
reposición según existencias, lo cual debe ser coordinado y verificado
por la Unidad afectada.

5. FALLAS

El incumplimiento de los términos está violando la acción disciplinaria


a que haya lugar, toda vez que ésta prescribe a los 6 meses
contados a partir de la fecha en que se cometió el hecho. Igualmente
la acción administrativa prescribe en 2 años, quedando los
inculpados libres de toda posible obligación económica, eludiéndose
responsabilidades en detrimento del patrimonio de la Fuerza, según
lo establece el Capitulo IX, numeral 34 del Decreto No.791 de 1.979

El ir y venir de un informativo para corrección de fallas de


procedimiento genera trámites dilatorios del proceso, entorpeciendo
el trámite administrativo y planeamiento operacional, siendo
necesaria la acción de Comando en los siguientes aspectos.

 Los Funcionarios instructores Fiscales y Falladores de primera y


segunda instancia en lo de sus cargos estarán sujetos a los
siguientes términos,
- El termino para perfeccionar un informativo será de quince
(15) días hábiles, pudiéndose ampliar a veinte (20) cuando
fueren dos o más acusados.
- El termino para emitir concepto será de tres (3) días
hábiles, el cual se ampliará a cinco (5) cuando se trate de
dos o más los acusados;
- El termino para fallar un informativo en primera instancia
será de diez (10) días hábiles;
- Quienes por negligencia o demora injustificada no da
cumplimiento a los términos aquí establecidos, serán
sancionados por su inmediato superior de acuerdo a las
normas que fina el Reglamento de Régimen Disciplinario
para las Fuerzas Militares.

 Cuando el caso se refiere con la pérdida de equipos, no se


especifican los accesorios, lo cual impide descargar dichos
elementos y por consiguiente la novedad le sigue figurando a la
Unidad.

 Se registran con el mismo número varios informativos por distinto


hecho, no existiendo un libro de registro de informativos iniciados
con numeración consecutiva.

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 Algunos Funcionarios de Instrucción no informan la iniciación de


los informativos.

 No se da respuesta oportuna a los requerimientos.

 Se cambian los números de serie de los equipos y los números


de cedulas de ciudadanía de los implicados.

 No se coloca el código militar ni cédula de ciudadanía de los


implicados.

 No se efectúan las notificaciones de ley.

 Los fallos no contemplan los elementos motivos de la


investigación.

 Se envían copias ilegibles.

 No se verifica si el informativo llega a su destino.

 Se adelantan informativos sin tener en cuenta las normas


estipuladas en la Resolución 11578 de 1.993, donde se modifican
las cuantías consagradas en el Reglamento de Procesos
Administrativos FFMM 4-1 Público.

SECCIÓN “C” PRÉSTAMOS DE MATERIAL

Los préstamos de material de comunicaciones y/o de recursos


informáticos en la Fuerza, solamente los autorizan los siguientes
Comandos:

a. A otras Fuerzas, Comandante del Ejército.

b. Entre Unidades Operativas Mayores y Menores, por el Comandante


respectivo.

c. Para Unidades tácticas orgánicas por el Comandante de la Unidad


Operativa correspondiente.

d. Para Unidades Fundamentales, relevos de comunicaciones o Bases


de Patrullaje, por el Comandante de la Unidad Táctica

e. Todo movimiento de material de comunicaciones o de recursos


informáticos por préstamo, debe hacerse mediante acta y
actualizarse trimestralmente, cuando se efectúe a largo plazo.

f. La Unidad que realiza el préstamo de elementos de comunicaciones


y/o de recursos informáticos, deberá estar pendiente de la devolución
de su material, toda vez que le sigue figurando en cargos hasta

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cuando se diligencie el traspaso, si así lo dispone el Comando


Superior.

SECCIÓN “D” MATERIAL DECOMISADO

Normas y procedimientos para material de comunicaciones decomisado


por Unidades de la Fuerza:

El Ministerio de Comunicaciones, solicitó la colaboración de las


autoridades Militares y de Policía, a fin de que se proceda a la ejecución
del procedimiento para este caso, para lo cual suministró ilustración
acerca de “quienes son los titulares legales de los derechos de
utilización de equipos de telecomunicaciones”, información que se
transcribe a continuación.

“Son titulares de debida forma de derechos de utilización de equipos de


telecomunicaciones”.

a. “Quien posea copia autenticada del contrato celebrado con este.

b. “Quien posea copia autenticada de la resolución ó carnéts vigentes


por el Ministerio de Comunicaciones, debidamente perfeccionado y
vigente de los cuales se conceda autorización para utilizar algunos
de los canales radioeléctricos del estado”.

c. “Quien posea cuadro de asignación de frecuencia vigente”.

d. “Quien posea constancia expedida por el Ministerio de


Comunicaciones de que está gestionando la legalización de su
situación frente al Ministerio”.

e. Antes de enviar el material de comunicaciones decomisado, debe


existir el concepto favorable del juzgado que adelanta la
investigación, con el propósito de evitar problemas de carácter
jurídico que afecten a la Unidad.

f. El material de comunicaciones incautado en operaciones contra el


narcotráfico, debe ser puesto a órdenes del Consejo Nacional de
Estupefacientes mediante las actas correspondientes.

g. El material de comunicaciones destinado por Resolución al Ministerio


de Defensa, de no existir una orden de contrato, queda asignado
bajo responsabilidad y uso de la Unidad que efectúo la incautación.

h. Por ningún motivo debe omitirse el envío de las actas


correspondientes a la DITEJ, en las cuales debe quedar plenamente
establecido la clase de material en que lugar y Unidad se encuentra,
estado del mismo y servicio que está prestando.

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i. Al igual que el material de armamento, además de los trámites


administrativos que deben efectuarse, las actas de recepción deben
enviarse a la Dirección de Inteligencia, indicando la resolución
correspondiente.

j. Copia del acta de recepción del material de comunicaciones y/o de


recursos informáticos, debe enviarse a la Dirección de Inteligencia
del Ejército, para los trámites administrativos y operacionales que la
Fuerza considere de mayor provecho para la Institución, debe
hacerse referencia a la resolución que asigna los elementos al
Ministerio de Defensa Nacional.

k. Se debe supervisar los bienes que permanezcan bajo custodia, hasta


que se presente la decisión judicial definitiva. Que implica:

 Elaboración del acta de recepción de los elementos


recibidos, enfatizando en el estado de funcionamiento de
los equipos.

 Intervendrán, el Comandante, Segundo Comandante,


Oficial de Telemática, Intendencia Local y el Almacenista.

 Los equipos se almacenarán en el depósito de


Comunicaciones.

 El manejo y cuidado lo realizará el Almacenista de


Comunicaciones.

 Mensualmente se efectuará una revista elaborando un acta


con la intervención del Segundo Comandante, Oficial de
Telemática, Intendente Local y el Almacenista.

 Cuando el material sea requerido para diligencias


judiciales, se elaborará comprobante de salida del bien,
dejando constancia de que autoridad quedara con el
equipo.

 Una vez efectuada la diligencia judicial, a su entrega se


verificará el funcionamiento y se da entrada al almacén con
su comprobante de ingreso.

 Una vez producida la decisión judicial definitiva en la que


se determine la devolución de los elementos en custodia,
se elaborara un acta de entrega, de los mismos en la que
se dejará constancia del funcionamiento.

 En caso de pérdida o daño del material en custodia, se


informará al Comando del Ejército para iniciar la
correspondiente investigación y determinar las causas y los
responsables.

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 Cuando se decomise, incaute o se recepcionen equipos


procedentes de actividades del narcotráfico y conexos se
debe informar al Comando del Ejército DITEJ - DINTE, por
el debido conducto regular anexando el informe, copia del
acta con la que se recibió el material, en un plazo no mayor
de 24 horas contadas a partir de que se reporta la
incautación.

SECCIÓN “E” BIENES DONADOS

Hay donación cuando por voluntad de una persona natural o jurídica,


nacional o extranjera se transfiere, gratuita e irrevocablemente, la
propiedad de un bien que le pertenece, a favor de las Unidades del
Ministerio de Defensa Nacional, previa aceptación del Comando del
Ejército.

a. Queda terminantemente prohibido elevar solicitudes a empresas y en


general a entidades particulares, en el sentido de que se done o
preste equipos de comunicaciones y/o de recursos informáticos, que
no haya sido previamente autorizado por el Comando del Ejército.

b. La creencia generalizada de que el equipo de características civiles


frente al de características Militares es de bajo costo, no deja de ser
sino un sofisma que redunda en el sacrificio de la propia seguridad.

c. Las solicitudes que se presenten al Comando del Ejército, para


recepción del material por donación, deben contener los siguientes
datos:

 Nombre del donante.

 Clase de equipos.

 Concepto y recomendación sobre su empleo.

 Características técnicas tales como:

- Rango de frecuencia
- Número de canales
- Modulación
- Sensibilidad de receptores
- Potencia de transmisión
- Estado general de material

 Accesorios (especificarlos).

 Conformación de la red con base en los equipos.

 Seguridad de voz.

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 Facilidades para mantenimiento del equipo, contraprestaciones,


etc.

SECCIÓN “F” ENTRADA DE BIENES RECUPERADOS

Si posteriormente al descargo de bienes perdidos, éstos fueren


recuperados, se le da entrada nuevamente a los registros, mediante
comprobante que debe tener las mismas especificaciones y valores que
antes tenían, salvo que hayan sufrido depreciación ó pérdidas parciales.

El Almacenista elaborará un acta, documento soporte para realizar el


ingreso de este bien a los activos de la Unidad, teniendo en cuenta las
características y especificaciones contempladas en los documentos de
entrada, salvo que hayan sufrido disminución en su valor o condición
física por daño o depreciación. Esta acta debe ser firmada por el
Almacenista, Oficial de Telemática, Intendente Local y Segundo
Comandante.

Si un bien recuperado hubiere sufrido daño o depreciación, el valor para


su reincorporación debe calcularse por un Técnico, quien lo facultará
para que expida una constancia con destino al Almacenista, indicando el
valor con el cual se debe ingresar.

SECCIÓN “G” BAJAS DE MATERIAL

El material de comunicaciones y/o de recursos informáticos para las


Fuerzas Militares, está considerado como reservado, por lo cual para
causar la baja por inservible, deben cumplirse los siguientes
procedimientos:

a. Unidades Operativas Mayores - Menores – Tropas Ejército

 Nombran una junta técnica, con el propósito de que se emita el


concepto sobre el estado del material que no puede ser
recuperado.

 Si la junta técnica conceptúa la imposibilidad de recuperar el


material de la Unidad, solicita autorización a la Intendencia
General para su envío al BAMCE.

 Los elementos de comunicaciones y/o de recursos


informáticos considerados para baja deben entregarse al
BAMCE con todas sus partes y accesorios, con un acta
debidamente diligenciada, anexando el concepto técnico
respectivo de cada uno de los equipos.

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b. Dirección de Telemática

 Por intermedio del Área Administrativa de la Dirección de


Telemática realiza las siguientes tareas:

 Estudia la solicitud de la Unidad y autoriza los movimientos


del material al BAMCE, para que se emita el concepto
técnico de baja ó recuperación de los mismos según el
caso.

 Con los conceptos técnicos emitidos por el BAMCE


autoriza la baja y destrucción del material o la recuperación
si es del caso.

 En el Área de Operación Logística se elabora la Orden


Administrativa de los Servicios, único documento legal que
permite la baja de elementos de Comunicaciones y/o de
recursos informáticos y su respectivo descargue de los
listados sistematizados de la DITEJ.

 Publica la Orden Administrativa de los Servicios por la


pagina Intranet del Ejército Nacional, en los correos
Electrónicos de las Divisiones, con la finalidad que sea
difundida hasta las Unidades Tácticas y se produzcan los
ajustes correspondientes.

d. Batallón de Mantenimiento de Comunicaciones (BAMCE)

 Previo concepto técnico recupera el material que se encuentra


pendiente para baja, reutilizando los equipos y partes de dicho
material, efectúa el mantenimiento y la reparación de los
equipos de comunicaciones que ameriten su recuperación y
destruye el material que sea obsoleto con la finalidad de
minimizar costos en la adquisición de repuestos por parte de la
Fuerza.

 Nombra un comité técnico para que efectué la revisión del


material y emita el respectivo concepto técnico final de los
equipos recomendando si es viable su recuperación o la
destrucción del material.

 De no ser rentable la recuperación del material motivo del


estudio, elabora el acta para su destrucción teniendo en
cuenta los siguientes procedimientos:

Levanta el Acta de destrucción y baja del material.

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Asiste a la Destrucción del material.


01 Oficial Delegado de la Dirección de Telemática.
01 Suboficial Delegado de la Dirección de Telemática.
Comandante del BAMCE.
Personal Técnico del BAMCE.

SUBSECCIÓN G.1. Material reservado

 Solicita autorización a la Dirección de Telemática, para causar


la baja del material, anexando los documentos soportes.

 Cumple las normas establecidas en el Manual de Control


Fiscal para el Ministerio de Defensa Nacional, Capitulo VIII
control de bienes, numeral 5 baja de bienes.

 Con base en la recomendación de la Dirección de Telemática ,


se autoriza causar las bajas ó recuperación del material,
cumpliendo los siguientes aspectos:

o Bajo supervisión de la Dirección de Telemática, recupera


las partes servibles del material considerado para baja y
que puedan ser útiles para otros equipos.

o Elabora el acta correspondiente del material recuperado


con valores y la envía al Almacén General de
Comunicaciones para que sean dados de alta en los
inventarios del Almacén.

o Finalizados los procedimientos anteriores, se envían los


documentos a la DITEJ para publicación y legalización de
los cargos.

SUBSECCIÓN G.2. Material administrativo

Cumple las normas establecidas en el Manual de Control Fiscal


para el Ministerio de Defensa Nacional, Capitulo VIII control de
bienes numeral 5 baja de bienes.

Solicita autorización a la Dirección de Telemática para causar la


Baja de material clasificado con dicho propósito.

El destino final del material en referencia debe ser coordinado con


la Auditoria Principal del Comando del Ejército.

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SECCIÓN “H” OTROS PROCEDIMIENTOS

a) Traspasos de Material

Los traspasos de material de comunicaciones y/o de recursos


tecnológicos, los autoriza solamente el Comando del Ejército, por
intermedio de la Dirección de Telemática, previa solicitud de la
Unidad Operativa correspondiente.

b) Empleo de los Medios

Los equipos de radio de campaña, no deben ser utilizados para


conformar redes administrativas, salvo situaciones especiales del
servicio, para lo cual deberá solicitarse autorización al Comando del
Ejército, informando sobre la conformación de la red y tiempo que se
van a utilizar los medios de comunicaciones en estación fija o
repetidores de campaña donde exista fluido eléctrico comercial,
plantas eléctricas o plantas de energía solar, se deben operar
utilizando convertidores de voltaje ó fuentes de alimentación, con el
propósito de economizar el consumo de baterías desechables.

En estaciones fijas donde haya fluido eléctrico permanente y fuentes


de alimentación, se puede mantener el equipo de radio en sintonía
permanente, lo cual facilita la comunicación con las Unidades que se
encuentran operando por fuera.

c) Cambios Directos de Materiales

Los cambios directos del material de comunicaciones y/o de recursos


informáticos, solo se efectúan por los daños causados en el servicio
ó fallos administrativos, siempre y cuando haya existencias de los
elementos motivo del cambio.

El material de comunicaciones y/o de recursos informáticos no se


vuelve a suministrar por cambio directo, únicamente se hará por
suministro quedando cargado a los listados de las Unidades, las
cuales deben adelantar los procedimientos para el respectivo
reintegro de elementos.

d) Desactivación de Unidades

Por desactivación de Unidades de la Fuerza, se deben seguir las


siguientes normas:

La Brigada correspondiente dispone el reintegro al Almacén General


del Batallón de Abastecimientos, de todo el material de
comunicaciones y/o de recursos informáticos que tenga en cargos la
Unidad desactivada. No se autoriza ningún cambio ó modificaciones
de éste material.

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Cuando solo sea por cambio de denominación, la Unidad


desactivada por intermedio de la Brigada correspondiente, hace
entrega a la nueva Unidad de todo el material de comunicaciones y/o
de recursos informáticos mediante el acta, la cual debe ser enviada a
la Dirección de Telemática del Ejército, para actualización y
confrontación de los cargos.

Cuando por reorganización de la Fuerza, una Unidad quede


orgánicamente dependiendo de otra, la Unidad Operativa a la cual
pertenecía, hace el traspaso del material de comunicaciones y/o de
recursos informáticos a la nueva Brigada, enviando copia del acta a
la Dirección de Telemática para actualización de los cargos.

SECCIÓN “I” NORMAS ESPECIFICAS PARA RECURSOS INFORMÁTICOS

SOBRE ADQUISICIÓN DE RECURSOS INFORMATICOS

La Dirección de Telemática debe tener conocimiento del desarrollo de


todo proyecto de Comunicaciones y/o Tecnologías de Información que
se planee realizar en el Ejército Nacional, por lo tanto las Secciones de
Tecnologías de la Información y Comunicaciones de las Unidades
Operativas Mayores o Menores, deben solicitar con anterioridad a la
DITEJ el concepto escrito de los proyectos de más de SMLDV a
matricular, desarrollar o adquirir, indicando objetivos, costos y
consecución de los recursos.

PARA COMPRA DE COMPUTADORES

Los equipos de cómputo a adquirir deben ser de marca, con garantía


mínima de tres años, debe existir un documento donde se justifique la
compra de los equipos.

Todos los equipos nuevos que se adquieran se deben comprar con


licencia del sistema operativo, licencia del antivirus y licencia de las
herramientas de automatización de oficinas (Office).

PARA COMPRA DE IMPRESORAS

 Para la compra de impresoras se debe tener como criterio no


comprar impresoras de color, es reconocido y por experiencia
institucional que los insumos de las impresoras a color son muy
costosos y se presta para utilizarlo en actividades personales;
“austeridad” políticas de gobierno.

 Por tal razón se deben adquirir impresoras láser que tengan


capacidad de atender a grupos de usuarios (Departamentales). Se
debe cambiar la política que cada computador y usuario tenga su
propia impresora conectada a su equipo.

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 Las impresoras deben ser de uso institucional y no de la


dependencia o puesto de trabajo y menos de asuntos personales.

PARA INSTALACIÓN DE REDES DE DATOS

 Se debe solicitar concepto a la Dirección de Telemática, para la


aprobación de la implementación de las redes de datos, con el
propósito que se tengan en cuenta los requerimientos necesarios
para realizar la integración a la red nacional de datos del Ejército.

 Se debe tener en cuenta que para la instalación de redes de datos en


las Unidades, se debe contemplar la conexión la red nacional de
datos de la DITEL “Dirección de Telemática del CGFM”

 En la instalación de redes locales de datos se debe contemplar que


todos los equipos de cómputo e impresoras debe quedar conectados
a la red, contemplando un margen de crecimiento.

 Los servidores que se instalen en las unidades deben conectarse y


replicarse con los servidores del Ejército, de tal manera que se
configure una sola organización. Es necesario previamente coordinar
con la Dirección de Telemática los requerimientos y/o
especificaciones técnicas de los servidores, en cuanto a hardware y
software.

 Toda red local debe contemplar la instalación de la red regulada para


soportar todos los equipos de la red. Respaldada con una UPS con
capacidad para todos los computadores de la red.

 Todo lo concerniente a la implementación de redes, cableado


estructurado, red eléctrica normal y regulada, etc, debe ser
verificado por la Dirección de Telemática del Ejército, con el fin de
asesorar en el cumplimiento de los estándares que en dicha
dirección se manejen.

PAGINAS WEB

1.1 Las páginas WEB deben ser autorizadas en su contenido y diseño


por la Dirección de Acción Integral del Ejército Nacional en su área
funcional y en el área técnica por la Dirección de Telemática del
Ejército.

1.2 Toda página WEB que se publique debe cumplir con la Directiva 02
de la Presidencia de la Republica en todas sus fases.

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SECCIÓN “J” NORMAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LA RED

CONOCIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA DE LA RED Y


MANTENIMIENTO DE LA MISMA.

Los administradores deben conocer perfectamente la infraestructura de su


red LAN, así como la organización y distribución de los dispositivos que la
conforman, para hacer cualquier clase de requerimiento, ya sea a la
empresa contratista o a la Dirección de Telemática.

Es responsabilidad del administrador de la red velar por el buen uso de los


elementos que componen la red: canaletas, puntos, switch, patch cord, etc.,
teniendo en cuenta que los usuarios por desconocimiento no dan buen uso
de los elementos y son los administradores los encargados de capacitar en
todas las áreas tecnológicas.

En la Sección de Telemática se deben archivar los planos de la red lógica y


eléctrica, así como se deben mantener actualizados al ser cambiada la
estructura de la red.

ADMINISTRACIÓN DEL SERVIDOR

El administrador de la red, es el directo responsable del buen uso que se


debe dar al servidor, por tal razón por ningún motivo ejecutar
procedimientos de formateo, sin reportar previamente a la Dirección de
Telemática las fallas presentadas.

No deberá hacer instalaciones y/o configuraciones en el servidor que no


hayan sido autorizadas y/o avaladas por la Dirección de Telemática.

El Administrador debe verificar los visores de eventos (Event viewer),


cuando se presente algún inconveniente con el Windows Server o el
Exchange Server

El Administrador antes de reportar un inconveniente a la Dirección de


Telemática deberá verificar los visores de eventos del servidor y
consultar el error en la página de Microsoft.

CREACIÓN DE USUARIOS Y CORREO ELECTRONICO

El Área de Tecnologías de la Información debe crear las cuentas,


teniendo en cuenta la circular No. 262567 del 1 de diciembre de 2008.

INSTALACIÓN SOFTWARE

Las Áreas de Tecnologías de la Información, son las únicas autorizadas


y responsables por el software que se llegue a instalar en los servidores.
Por tal razón, el software debe ser licenciado y garantizado por el
proveedor, el cual debe suministrar el manual del usuario y dictar la
capacitación respectiva tanto para el usuario como para el administrador.

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De éste se debe rendir informe a la Dirección de Telemática, indicando


características y licenciamiento..

USO CARPETAS COMPARTIDAS

Las Áreas de Tecnologías de la Información, son las únicas autorizadas


y responsables de las aplicaciones que se encuentran en el servidor, por
tal razón, deben responder por los permisos de acceso que los usuarios
tengan a ellas, toda vez que un número reducido de usuarios son los
encargados de manipularlas y consultarlas.

CAPACITACIÓN

Las Áreas de Tecnologías de la Información, son las responsables de


elaborar planes de capacitación por niveles, los cuales deben contener
los planes de lección claros, concisos y de fácil entendimiento por parte
del usuario final, teniendo en cuenta que no se puede generalizar el nivel
de conocimiento informático y no todos los usuarios accesarán a los
servicios que se ofrecen. Los cursos deben ser: sistemas operativos,
Office, correo electrónico, Internet, bases de datos, copias de seguridad,
etc.

Así mismo se debe incluir capacitación al personal de usuarios, sobre la


realización de mantenimiento preventivo a sus respectivos equipos de
cómputo: eliminar temporales, defragmentar disco, etc.

Se deben utilizar los convenios que las Unidades tengan con las
Universidades o institutos de su guarnición, con el fin de capacitar
constantemente al personal de soporte técnico, con el fin de actualizar
conocimientos en herramientas Microsoft y aplicaciones que sean de
beneficio para la red de datos del Ejército Nacional.

DOCUMENTACIÓN

Para cada plan de capacitación se deben incluir los siguientes


documentos como mínimo:

 Directiva de Capacitación
 Horario de capacitación
 Plan de lección
 Certificado de asistencia

SOFTWARE PARA CONFIGURACIÓN

El software para configuración de equipos de cómputo, debe ser


instalado en el servidor por parte del Administrador, teniendo en cuenta
que este debe ser licenciado y dará los permisos correspondientes al
personal de soporte.

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REALIZACIÓN BACKUPS (COPIAS DE SEGURIDAD)

Es responsabilidad de los administradores de la red, la realización


periódica del backup de todo el contenido del servidor de la red como
son el SYSTEM STATE y demás archivos que requieran respaldo, así
como la verificación del mismo.

Así mismo capacitar a los usuarios sobre la realización de copias de


seguridad de toda la información que cada uno de ellos posee en sus
equipos

SERVICIO DE INTERNET

Los administradores de la red, deben velar por la seguridad e la red y


NO permitir a los usuarios de la misma que tengan servicio de Internet
de manera particular con líneas telefónicas o conexiones de banda
ancha con proveedores particulares.

Los administradores de red, deben hacer las asignaciones de usuarios


con servicio a Internet, teniendo en cuenta el cargo que desempeñan y
su necesidad para cumplir con el trabajo diario.

Se debe tener en cuenta lo contemplado en la Directiva Permanente


No.200-12/2006 para todos los aspectos referentes a las normas y
estándares sobre el manejo, asignación y administración de recursos
informáticos institucionales, incluyendo el servicio de Internet.

2 FUNDAMENTO LEGAL DE LA TRANSMISIÓN DE MENSAJES Y


ARCHIVOS

El correo electrónico tiene fundamentos jurídicos incluidos en las leyes


internacionales y en Colombia, por lo tanto tiene validez lo que se
transmita y se difunda en la red a través del correo electrónico siendo
el único responsable el usuario que tenga la cuenta asignada de donde
se genere el mensaje, así como quien lo recibe, esto quiere decir que
cualquier información, orden o requerimiento que se emita o se difunda
a través de un correo, causa la misma legalidad jurídica como si fuera
escrita o verbal, de igual forma el receptor que cumpla o incumpla la
orden o solicitud requerida, acuerdo directiva No.168/2007 de
mensajería electrónica.

3 CARPETAS PÚBLICAS

Con el fin de brindar un mejor servicio a los usuarios de cada Unidad,


los administradores crearán carpetas públicas a solicitud del jefe de la
dependencia indicando la destinación y la persona que tendrá a cargo
esta carpeta, con el fin de evitar contratiempos y exponer en ella la
información que sea de constante y permanente consulta.

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RESERVADO

Una vez este creada y se den los permisos correspondientes, es


responsabilidad del administrador monitorear el buen uso de la misma,
informando periódicamente la necesidad de hacer mantenimiento de
esta, es decir, la eliminación de información que tenga demasiado
tiempo expuesta y no se requiera consultar.

LISTAS DE CARPETAS PÚBLICAS

 Listas de protocolo
 Listados telefónicos Unidades
 Presentaciones de Comando
 Directivas
 Apreciaciones de situación
 Planes de lección
 Vademécum financiero
 Programación de actividades
 Boletines técnicos
 Horarios de instrucción

Así mismo, el Administrador creará una carpeta llamada “Avisos


Clasificados”, la cual será destinada para que los usuarios expongan
en ella aquellos mensajes alusivos a venta, compra y pérdida de
elementos

SECCIÓN “K” CONTROL DE CALIDAD EQUIPOS DE COMUNICACIONES Y


DE INFORMATICA.

El Comando del Ejército dispone normas de carácter general y particular


para efectuar el control de calidad de los suministros de materia prima y
de los elementos de uso y consumo que se adquieran para el Ejército,
con el fin de obtener una adecuada inversión del presupuesto y asegurar
la buena calidad de los elementos que se entreguen para el servicio.

Desarrollo del sistema de normalización, certificación y aseguramiento


de calidad de los bienes y servicios que se adquieren por la Fuerza
Publica.

Dentro de las normas que fija el Ejército, corresponde entre otras a las
Unidades Operativas, las siguientes:

a. Las Unidades en todos los niveles deben elaborar los conceptos


del control de calidad del material que reciban por suministro
enviándolo a la Dirección de Telemática de acuerdo a las
siguientes pautas:

Cada vez que se efectúe un suministro de Equipo o Baterías se


debe emitir el concepto de calidad dentro de los 45 días
siguientes una vez instalado y en operación el equipo de acuerdo
a la siguiente clasificación:

Capíítulo VIII, DIRECTIVA DE TELEMAÁ TICA No.______________/ 2009 Paí gina 17


RESERVADO

 Equipos de Comunicaciones, radios tipo escuadra, Pelotón,


Unidad Táctica, Unidad Operativa, plantas eléctricas, paneles
solares u otros equipos.

 Baterías recargables de Níquel cadmio, desechables alcalinas,


comerciales tipo “D”- “AA”, estuches y/o porta baterías,
baterías libres de mantenimiento y similares de 12 VDC.

 Antenas para HF- VHF y UHF (Dipolos, vehiculares, flexibles,


tubulares, látigo, etc.)

Así mismo las Unidades deben emitir conceptos de calidad del


material y equipo de comunicaciones y/o de recursos tecnológicos
trimestralmente durante los dos años siguientes al suministro
inicial con el propósito de hacer efectivas las pólizas de calidad y
garantía establecidas en los contratos efectuados por la JELOG.

Las Unidades a las cuales el material o equipo suministrado


presenten problemas significativos en su operación o
funcionamiento, deben elaborar inmediatamente el concepto y
enviarlo a la JELOG y a la Dirección de Telemática con el
propósito de tomar acción de manera oportuna y hacer efectivas
las cláusulas relacionadas en el numeral anterior.

Presentan informes consolidados de control de calidad al


Comando del Ejército, los cuales deben rendirse del material
nuevo 90 días después de que se hayan recibido dichos
elementos.

Presenta al Comando del Ejército informes ocasionales, cuando


por efectos de fallas ó deterioros prematuros quede total ó
parcialmente fuera de servicio los equipos o elementos de
dotación, adjuntando el concepto ó el informativo de carácter
técnico administrativo, levantado por dicha circunstancia.

Verifica y controla que se realicen en todos los niveles, los


programas de mantenimiento en los escalones respectivos.

Reciben de las Unidades Tácticas y otras reparticiones Militares,


los informes de control de calidad elaborados para su
consolidación y tramite.

Capíítulo VIII, DIRECTIVA DE TELEMAÁ TICA No.______________/ 2009 Paí gina 18