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Valoración documental y disposición final de los documentos

Creado por Claudia Patricia Castro Caro


La valoración documental es la fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y
determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos
de transferencia, acceso y conservación o eliminación parcial o total de un documento

En todas las empresas, instituciones, organizaciones hay producción de documentos en las


labores diarias de las personas que realizan distintos tipos de actividades, por lo cual crean
documentos con características
propias en variados formatos: soportes de papel, ópticos, magnéticos y electrónicos. Y para
valorar una serie documental hay que tomar en cuenta todos los detalles internos y externos
del documento. Para llegar a esto hay que proceder al siguiente paso que se denomina
identificación.

La identificación consiste en el conocimiento exhaustivo de la institución que ha producido


la documentación en el ejercicio de sus funciones, su evolución orgánica, competencias
administrativas y tipos documentales. El resultado de esta fase será la organización del
archivo, con el establecimiento del cuadro de clasificación y la ordenación de sus series
documentales.

En el siguiente tabla podemos visualizar algunos ejemplos:

VALORACION Y DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS


Tipo Documental Valoración Documental Disposición final

Letra de Cambio Es un documento de tipo Este documento es


mercantil que contiene una conservarla por el tiempo
promesa u obligación de que dure el compromiso
pagar una determinada suma adquirido por el tomador.
de dinero a una fecha Después de este tiempo se
convenida entre las partes. puede eliminar.

Acta de Junta Directiva Documento que refleja Documento de conservación


decisiones de carácter total. Al cumplir su tiempo
administrativo, legal y fiscal de retención se microfilma
para consulta y conservación
del original.
Informe a Entes de Control Documento que refleja el Por su valor histórico se
seguimiento y la evaluación conserva como parte de la
de la gestión de una entidad memoria institucional.
por parte de una ente de
control. Se considera de
carácter misional.
Historia Clínica Documento de carácter La historia clínica se debe
privado donde se registran retener y conservar por un
los datos clínicos del período de 15 años según la
paciente adquiridos durante resolución 839 de 2017,
la atención médica, contados a partir de la fecha
procedimientos realizados, de la última atención.
diagnósticos, tratamientos y
conceptos médicos.
Inventario de vehículos Vehículos que posee una Se conservaran por cinco
entidad. Tienen valor años, después se eliminan
contable
Investigación Administrativa Documento de carácter Tiene una vigencia de cinco
administrativo y legal que da años según el artículo 30 de
testimonios de las la Ley 734 de 2002. Pasado
investigaciones de tipo este tiempo se puede
administrativo efectuadas eliminar
por una entidad contra sus
funcionarios