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CONFIGURACIÓN DEL PROYECTO

1. Calendario

Para configurar el nuevo calendario nos dirigimos a PROYECTO, luego CAMBIAR TIEMPO DE TRABAJO

Establecemos Calendario Estándar


(Calendario del Proyecto)

Luego nos dirigimos a Crear


Calendario

Luego de dirigirnos a Crear Calendario nos


aparece la siguiente ventana donde
establecemos el nombre del calendario y
hacemos una copia del Calendario Estándar
Luego de establecido el nombre del Calendario Mi
Casa, se puede notar en la parte donde
anteriormente decía Estándar.
Luego configuramos el horario laboral de trabajo
dirigiéndonos a SEMANAS LABORALES, hacemos click
en predeterminado y nos dirigimos a DETALLES.

Luego de dirigirnos a DETALLES no saldrá la siguiente


pestaña donde estableceremos el horario para cada día de
trabajo sin olvidar seleccionar la pestaña ESTABLECER
DÍA(S) EN ESTOS PERIODOS LABORABLES ESPECÍFICOS.
Igual podemos verificar lo establecido dando click en el
calendario estándar donde nos saldrá el horario laborable
para cada día.

De la misma manera que establecemos las semanas


laborales, nos dirigimos a EXCEPCIONES para establecer
los días festivos. En la casilla nombre podemos colocar
la palabra festivo o describir que se celebra ese día.

LUEGO HALLAMOS CREADO EL CALENDARIO CON


FECHAS HORAS Y DIAS FESTIVOS, ASIGNAMOS EL
CALENDARIO A TODOS LOS RECURSOS DEL PROYECTO.

NOS DIRIGIMOS A ARCHIVO – INFORMACIÓN –


CALENDARIO DEL PROYECTO Y SELECCIONAMOS EL
CALENDARIO CREADO CON EL NOMBRE DESCRITO.
2. Inscripción de tareas

Las Inscripción de las tareas se realiza en esta parte


de la hoja de Project. Donde las mismas pueden
programarse de forma MANUAL O AUTOMÁTICA
según la necesidad.
NOMBRE DE TAREA
DURACIÓN (SOLO SE COLOCA LA LETRA INICIAL)
DÍA = D
SEMANA = S

Para mostrar el diagrama de Gantt mientras colocamos las tareas nos dirigimos a TAREA a la opción DESPLAZARSE A
TAREA y de la misma manera podemos AUTOPROGRAMAR o PROGRAMAR MANUALMENTE las tareas seleccionando
la opción que deseamos teniendo en cuenta que autoprogramar nos establece el comienzo de la tarea con la fecha de
inicio del proyecto.

Cuando necesitamos ingresar una tarea que hallamos olvidado nos dirigimos a la opción TAREA y nos colocamos justo
en unas de las tareas para que se añada una en blanco.

 Colocar HITOS
Los HITOS se colocan para establecer el fin de una fase se puede realizar de dos maneras:
Nos dirigimos a TAREA y el sub grupo insertar nos colocamos en la opción HITO y lo realizamos de la misma
manera a como ingresamos las fases, también podemos agregar una tarea y en la duración colocamos 0 días y
se establecerá automáticamente como un HITO
 Colocar tarea RESUMEN DEL PROYECTO
La tarea resumen se coloca para determinar mediante un diagrama resumiendo todas las tareas en una solo
longitud. Se coloca al inicio de las tareas o de una fase.
Agregar tarea resumen del
proyecto

Diagrama de resumen

 Utilizar sangrías para identificar las fases y las tareas


Las sangrías se utilizan para identificar las tareas que pertenecen a cierta fase y para vincular todas las fases
pertenecientes a una tarea de resumen.
Se seleccionan las tareas y luego se aplica la sangría como se muestra.

Aplicar sangría

 Establecer una tarea de duración fija.


Una tarea establecida como duración fija no será modificable y solo durará el tiempo programado.
Hacemos doble click en la tarea que deseamos establecer como duración fija y luego nos dirigimos a
AVANZADO, TIPO DE TAREA Y SELECCIONAMOS (DURACIÓN FIJA)
 Vincular tareas
Las tareas se vinculan para conocer la dependencia de una con la otra. Los tipos de dependencia de las tareas
predecesoras son FC (fin a comienzo), FF (fin a fin), CC (comienzo a comienzo), y CF (comienzo a fin). Para
especificar el tiempo de adelanto, se escribe un número negativo, para especificar el tiempo de retraso un
número positivo.
La vinculación de las tareas se realiza en el icono mostrado con el círculo rojo.

Vincular tareas

También la dependencia se puede modificar haciendo doble click en la flecha

Doble click

 Visualización Completa del Diagrama de Gantt


Para la visualización completa del diagrama de Gantt nos dirigimos a la escala del tiempo hacemos click
derecho seleccionamos la opción ZOOM y visualizamos el diagrama en PROYECTO COMPLETO

Escala de tiempo

 Mostrar ruta crítica


Se puede visualizar las tareas críticas y la ruta crítica de la siguiente manera, nos dirigimos a la opción vista y
seleccionamos Tareas Criticas y podemos observar como las mismas se resaltan de un color.
Para establecer la ruta crítica en el diagrama de Gantt nos dirigimos a FORMATO y seleccionamos la opción
TAREAS CRÍTICAS. Automáticamente se mostrará en el diagrama de Gantt la ruta crítica

3. Asignar recursos
Para crear la hoja de recursos nos dirigimos a TAREAS y seleccionamos el icono DIAGRAMA DE GANTT, luego de
desplegarse las diferentes opciones seleccionamos HOJA DE RECURSOS.

Otra manera de acceder a la HOJA DE RECURSOS es dando click en el icono de la parte inferior que se encuentra
encerrado en un círculo rojo.
HOJA DE RECURSOS

TIPO puede ser:


Trabajo (ligado a empleados y equipos)
Material (todo lo que se desgasta)
Costo (para programar un costo que desconozco)

ETIQUETA DE MATERIAL para asignar las unidades de los materiales

INICIALES

GRUPO

CAPACIDAD indica la capacidad de trabajo. Puede ser:


100% (contratado de tiempo completo)
50% (contratado por medio tiempo)
200% (posee un asistente)

TASA ESTANDAR dinero ganado por hora, por día o por mes.

TASA HORAS EXTRAS

COSTO/USO costo por contratación, por instalación, por alquiler. Costo que se genera por la primera vez de su uso.

ACUMULAR puede ser:


Prorrateo (costo dividido en el transcurso del tiempo en cuanto dure el proyecto, mensualidades)
Comienzo (costo desde el inicio del proyecto, al final del día)
Fin (Conozco su pago al final del proyecto)

 Asignar a las respectivas tareas los recursos


Para asignar los recursos, se pueden hacer de dos maneras. En la hoja donde se ingresan las actividades se extiende
hasta observar la columna NOMBRE DE LOS RECURSOS.
o simplemente nos dirigimos a la pestaña vista y seleccionamos la opción DETALLLES, y se desplazará en la parte
inferior de la hoja una nueva ventana.

 Asignar un RECURSO COSTO a un HITO


Nos establecemos en el hito o tarea a la cual le agregaremos el recurso costo y haciendo doble click nos aparecerá la
siguiente ventana, nos dirigimos a la opción RECURSOS y seleccionamos los recursos ya establecidos en la hoja de
recursos. Luego en la
opción COSTO
agregamos su valor

 Asignar un SOBRECOSTO
Para asignar un sobrecosto a una persona, nos dirigimos a la hoja de recurso y haciendo doble click en el nombre del
recurso nos aparecerá la
siguiente ventana: nos
dirigimos a la opción COSTO y
en las diferentes celdas A B C
D E seleccionamos una
diferente a la predeterminada
que contiene la tasa de inicio
y establecemos el valor del
sobrecosto.
Para asignar el valor del sobrecosto a la actividad deseada nos dirigimos en la hoja de recursos a USO DE RECURSOS y
nos aparecerá el siguiente cuadro, nos dirigimos a TABLA y seleccionamos la opción COSTO.

Luego nos dirigimos


al nombre del
recurso y hacemos
doble click en la
actividad a la cual se
le asignara un
sobrecosto según la
letra establecida.

 Asignar una nota de


sobrecosto a la actividad
que lo requiera
Para asignar una nota a la
actividad de sobrecosto nos
dirigimos a el diagrama de
Gantt, al nombre de la tarea
con doble click nos
aparecerá la siguiente
ventana donde nos
dirigimos a NOTA y
describimos el comentario.
 Asignar horas extras
Para asignar horas extras nos dirigimos al DIAGRAMA DE GANTT a la opción VISTA, luego seleccionamos USO DE
TAREAS donde nos saldrá una hoja de ingreso diferente a la del Diagrama de Gantt.
Ingresamos una nueva columna con el nombre TRABAJO DE HORAS EXTRAS y seleccionamos el nombre de la tarea o
del recurso al cual le añadiremos las horas extras
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 Programar una tarea repetitiva


Para programar una tarea repetitiva nos dirigimos al DIAGRAMA DE GANTT en opción TAREA, luego seleccionamos el
icono TAREA y en las diferentes opciones que se despliegan seleccionamos TAREA PERIÓDICA (repetitiva).
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3
1

Nos aparecerá la siguiente ventana donde introduciremos los datos de la tarea repetitiva
 Corregir sobreasignaciones
Los siguientes iconos indican sobreasignaciones

Este icono muestra sobreasignación en el diagrama de Gantt

El color rojo en la hoja de recursos es un


indicativo de sobreasignaciones

En todo caso se tiene que redistribuir las tareas de los recursos que se encuentran sobreasignados.
Nos dirigimos al DIAGRAMA DE GANTT a la opción VISTA y seleccionamos el icono ORGANIZADOR DE EQUIPO.
Y como sabemos el color rojo es el indicativo de una sobreasignación en el recurso.
Luego nos dirigimos al calendario con click derecho hasta que nos aparezca la siguiente ventana, de la misma manera
que lo hacíamos para visualizar el diagrama de Gantt en tiempo completo.
Seleccionamos el icono de ZOOM,

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1 3

4 Calendario

Ventana de organizador de equipo 5


Luego nos aparecerá un diagrama con las actividades. Según nuestros conocimientos podemos arrastrar las
actividades según la ejecución que tengan o en tal caso lo hacemos de forma automática haciendo click en recurso
sobreasignado en el icono REDISTRIBUIR RECURSO.

4. Crear línea base del proyecto


La línea base se establece para saber la diferencia entre lo planeado vs lo ejecutado. Se pueden establecer varias líneas
bases, esto se hace con el objetivo de visualizar diferentes estados del proyecto, respecto a diferentes fechas, y poder
así realizar comparaciones para toma de decisiones.
Para crear una línea base nos dirigimos a la opción PROYECTO, luego en el ICONO LINEA BASE y seleccionamos
ESTABLECER LÍNEA BASE.

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5. Colocar porcentaje de avance en tareas


Para colocar el % de avance de las tareas, para ello nos dirigimos a TAREAS y los siguientes iconos nos muestran los
porcentajes mas comunes de avance de tarea.
1
% de avance de tareas
Para colocar un porcentaje de avance que no se encuentra en los iconos hacemos click en la tarea a la cual deseamos
agregarle el avance donde nos aparecerá la siguiente ventana: nos dirigimos a la opción GENERAL luego PORCENTAJE
COMPLETADO

Podemos visualizar en el diagrama de Gantt el % de avance de las tareas como se muestra en la imagen, se traza una
línea recta a la mitad de la tarea.

6. Mostrar tareas incompletas


Para mostrar las tareas incompletas, el procedimiento es el mismo para mostrar las actividades que se encuentran
dentro de la ruta crítica.
Nos dirigimos a VISTA en el grupo datos filtramos las TAREAS INCOMPLETAS.
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2

3
7. Mostrar diagrama de red
El diagrama de red muestra las tareas representadas como cuadros y las dependencias entre ellas.
Para mostrar el diagrama de red nos dirigimos a VISTA, en la opción DIAGRAMA DE RED, se despliega un listado y
seleccionamos DIAGRAMA DE RED
1
2
3

De esta manera podemos visualizar el diagrama de red como se muestra en la siguiente imagen

Cuando la tarea muestra dos diagonales indica que la misma ha sido terminada, cuando solo muestra una diagonal
indica que la tarea ha iniciado, pero no ha sido terminada.

8. Mostrar costos por fase


Para mostrar los costos por fase nos dirigimos al icono DIAGRAMA DE GANTT y seleccionamos MÁS VISTAS, luego
hacemos click en HOJA DE TAREAS

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