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Cómo ser una persona organizada

5 partes:Mantenlo todo en su lugarUtiliza un calendario, agenda y teléfono inteligenteHaz


listasRespeta la agendaTrabaja eficientemente

Si la desorganización está complicando tu vida y como consecuencia te sientes perdido y


frustrado, es tiempo de que te organices. Para alcanzar la organización ante los demás,
necesitarás seguir estos pasos desde adentro, aclarando prioridades, objetivos y estableciendo
cómo quieres ordenar tus pertenencias y tu estilo de vida. Procura mantener las cosas en el
lugar al que pertenecen. Ten conciencia de lo que debes o quieres hacer con ellas, cuándo lo
harás y evita la situación de no saber qué es lo que debes hacer. Organizarse lleva tiempo pero
cuando adquieres el hábito, ¡la vida se vuelve mucho más simple!

Pasos

Parte 1 de 5: Mantenlo todo en su lugar

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Organiza tu espacio. Ya sea tu hogar, tu habitación, la cocina, el escritorio desde el que
trabajas en tu casa, el ordenador (computadora), tu guardarropas o un armario, necesitas
saber qué es lo que tienen dentro, deshacerte de lo que no usas (o guardarlo
debidamente), y dar a cada cosa un espacio determinado.
Ser organizado no solo significa ser ordenado. El propósito de la organización es
poder encontrar, intercambiar y evaluar elementos con rapidez. Sin embargo, la
organización puede ayudar a mantenerlos ordenados y aportar una forma rápida y
lógica de incorporar y quitar cosas de grupos fácilmente clasificables y de alguna
forma uniformes, evitando la compra de cosas ubicadas fuera de lugar.
"Ejemplo": si tienes muchos libros y los ordenas en tu biblioteca por tamaño,
se verán muy bien, pero deberás revisar uno por uno cada vez que busques
alguno en particular que no recuerdes dónde estaba. Incluso podrías verte en
necesidad de mover algunos que hayas puesto al frente y reorganizar el
estante cada vez que agregues un libro nuevo. Si das a cada género su propio
estante o su propia parte del estante y dejas algún espacio libre entre género y
género, podrás encontrar el libro que busques rápidamente, recurriendo al
género que buscas y rastreándolo dentro de ese conjunto más pequeño de
libros. También será más sencillo agregar o quitar libros aquí y allá sin alterar
la disposición general.
Si organizas tus cosas jerárquicamente, tendrás menos decisiones qué
tomar, ya que a medida que te desplazas cuesta abajo en las jerarquías
hacia categorías menores y la búsqueda resulta mucho más sencilla que
si la búsqueda fuera intuitiva. Por ejemplo, podrías poner todo lo que
tenga que ver con deportes sobre uno de los estantes y un canasto para
cada deporte al mismo tiempo que cosas más pequeñas (como podrían
ser pelotas de tenis) las pones en una bolsa en la caja del golf. Algunas
cosas de mayor tamaño, como un par de esquíes encontrarán lugar en
cualquier parte. En otro estante podrías poner productos de limpieza,
clasificados según la superficie que limpian.
No abuses de estos niveles de clasificación porque es mucho más rápido
buscar entre unos pocos elementos que estar abriendo y cerrando
pequeños recipientes. Dos o tres niveles serán suficientes. Organiza
piezas de electricidad, computación o electrónica y otros elementos
similares de tamaño pequeño o de formas extrañas que suelen perderse
en el fondo de las cajas o enredarse en lugares más accesibles o
guardándolas en bolsas de plástico con cierre deslizante.
Deja algo de espacio libre en cada uno de los sectores de archivo para
agregar cosas luego sin alterar el orden. Deja a tu alcance un "espacio
buffer" o un "espacio de almacenamiento"[1]como por ejemplo una mesa
pequeña o un estante para las cosas que necesitas hacer a un lado para
luego ubicar en su lugar correspondiente sin demorarte en localizar cada
una de ellas individualmente sino más bien ubicarlas a todas juntas
cuando hayan quedado definidas las categorías.
Algunos elementos necesitan un orden externo más que un simple
agrupamiento. Aquellos utilizados con frecuencia y de carácter único deben
quedar a la mano en un lugar visible y accesible, próximas a aquello con los
cuales están relacionados. Los alimentos perecederos deben ser consumidos
siguiendo la regla "primero en entrar, primero en salir". Puedes apilarlas desde
abajo o formar filas por detrás, dejando el menos nuevo delante o arriba. Los
artículos intercambiables pero no idénticos, como por ejemplo la ropa, deben
seguir una regla similar para que ninguna quede en el fondo de la pila sin ser
usada. Es posible que artículos muy grandes, problemáticos o peligrosos
deban ser apilados aparte.
Despeja el área antes de comenzar a organizarte y no al revés. Solo sabrás con
precisión con cuánto espacio cuentas cuando hayas limpiado el sector. Si no prestas
atención a las cosas con las que ocuparás tus espacios, desperdiciarás tiempo y
dinero en guardar cosas que no necesitas en absoluto.
Piensa en cómo usas tus cosas y luego decide cómo aprovecharás el espacio de la
mejor manera. Si es poco práctico, es probable que tu sistema de organización falle.
Simplifica el acceso a las cosas que utilizas con mayor frecuencia. Lleva los sobres
a tu escritorio, la lavandina al lavadero y cuelga las llaves en el llavero. (Suena
obvio pero te sorprenderías de saber cuántas personas dejan las cosas en cualquier
parte y luego se sorprenden al notar que cualquier movimiento es un trastorno).
¿Tienes cosas en tu casa que solamente ocupan espacio? Asegúrate de ordenar con
frecuencia. Algunas preguntas para ayudarte a decidir en esos momentos:
¿Necesito esto? ¿Lo necesitaré este año? ¿Lo he usado el último año? ¿Le tengo
cariño/Me encanta? ¿A alguien podría servirle más que a mí? ¿Tengo más de lo que
podría aprovechar en el futuro cercano? ¿Extrañaré esto si dejo de tenerlo? ¿Si
alguna vez vuelvo a necesitarlo, podré reemplazarlo con otro semejante?
Aprende qué significa ser "organizado". Los espacios organizados son fáciles de
usar. Tienen suficiente espacio para guardar cosas. Tiene sentido, porque cada cosa
en tu hogar tiene un lugar. Los espacios organizados también se sienten tranquilos y
receptivos.
Utiliza contadores de tiempo. Asigna determinada cantidad de tiempo que creas
que debería llevarte organizar tus cosas y activa un contador de tiempo para
comprobar si puedes hacerlo dentro del tiempo estipulado.
Decide un lugar accesible y cómodo para poner todas las cuentas a pagar. Abre
todo el correo al mismo tiempo y deshazte de todo papel que no sea relevante.
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Devuélvelo a su lugar. Ahora mismo. Una vez que has determinado a dónde pertenece
cada cosa, debes tomar el hábito de volverlas a su lugar en cuanto terminas de usarlo. No
lo dejes sobre la mesa de la cocina o sobre un sillón para continuar con otra cosa,
convenciéndote de que luego lo pondrás en su lugar.
Pon siempre las llaves en el mismo lugar (o las perderás).
Pon siempre tu teléfono móvil en el mismo lugar. Respeta el lugar de carga de
batería de tu teléfono.
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Las bolsas plásticas reutilizables (estilo Ziploc) son tus aliadas. Guarda lo que no
necesitas en estas prácticas bolsas prácticas. De esta manera, los artículos estarán
guardados en un lugar limpio y libre de polvo. Pero ellas también estarán desparramadas
por todas partes sino tienes un sistema de almacenamiento para ellas. Colócalas en
armarios, cajones de escritorios, en el baño y lugares así. Las bolsas Ziploc son
convenientes, útiles y baratas ¡así que aprovéchalas!
Prueba organizadores de cajones cuando los cajones están muy juntos. Puedes
comprar distintas variantes o fabricar las tuyos en tu casa con botellas plásticas de
distintos tamaños. Córtalas para que quepan dentro del cajón y puedas cerrarlo.
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Parte 2 de 5: Utiliza un calendario, agenda y teléfono inteligente

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Utiliza un calendario. Consigue un calendario y ponlo en un lugar en el que puedas
verlo todos los días, preferentemente por la mañana. Para la mayoría de las personas, el
lugar termina siendo su heladera, su escritorio o el escritorio de su ordenador. Donde sea
que lo pongas, incluye en tu rutina el revisarlo diariamente. Por ejemplo, puedas ponerlo
en el baño, junto al dentífrico. Cada mañana, mientras te cepillas los dientes, con la
mano libre toca el día que sea para ver cuáles son las actividades del día y cuáles las de
la semana.
Cuando organices tus papeles, mantén tu calendario a mano. A veces puedes
anunciar un evento si está debidamente anotado en tu calendario. El calendario
podrá ayudarte a hacer las cosas a tiempo. No tienes porqué aferrarte a esa pila de
papeles.
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Utiliza una agenda. Una agenda es especialmente útil cuando tienes muchos
compromisos y tus días son tan variados que seguir la cuenta de tus días es todo un
desafío. Por ejemplo, si viajas mucho o tienes que asistir a la universidad varias veces en
el día, es mucho más sencillo llevar contigo a todas partes una agenda que un calendario
y en ella puede anotar más información que en un calendario.
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Prueba un teléfono inteligente. Un teléfono inteligente, especialmente si se encuentra
sincronizado con tu ordenador [2] es aún mejor que los calendarios de papel y tus
anotaciones porque puedes rastrear la información en él almacenada. Puede funcionar
tanto como teléfono móvil como herramienta de trabajo a distancia.
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Parte 3 de 5: Haz listas

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¡Anótalo! Todo lo que debas recordar debes escribirlo. Incluso si tu memoria nunca
falla, nadie es perfecto y a nadie duele anotarlo, sólo por si acaso. Lleva registro de
números telefónicos, citas, cumpleaños, listas de compras y pendientes y guárdalos en
un sitio al que puedas recurrir cada vez que lo necesites.
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Elabora listas de pendientes
Elabora una lista de pendientes para cada día. Tu lista de pendientes diarios nunca
debe contener más de 5 asuntos a menos que quieras predisponerte para fracasar.
Marca uno o dos de esos asuntos como tareas esenciales del día que debes resolver
bajo cualquier circunstancia y persigue su consecución hasta haberlas hecho.
Elabora una lista de pendientes para cada semana. Temas apropiados para estas
serían: compras del mercado, arreglar aire acondicionado, etc. Toma algunos de
estos pendientes semanales para hacer tu lista de pendientes del día. En una pizarra
blanca, escribiendo con marcadores lavables podrás anotar todo lo que debes hacer
en el día y plantear metas a largo plazo.
Elabora una lista de pendientes para cada mes. Estas tendrías temas más generales,
como por ejemplo: "comprar regalo de cumpleaños a Martina", "llevar el coche al
mecánico", "cita con el dentista". Toma algunos pendientes de esta lista mensual
para anotar los pendientes del día y también los semanales.
Elabora una lista de pendientes para tu vida. Drástico, cierto, pero ¿por qué no
aprovechar el tiempo para repensar tu vida y ver hacia dónde está yendo?
Organizarse es cuestión de determinar prioridades y nunca duele.
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Tomarte el tiempo para organizarse en lo que respecta a aquellas cosas que debes
devolver a tiendas o bibliotecas puede serte de gran ayuda. Genera orden y estructura
y además colabora con evitar que no devuelvas lo que debe ser devuelto y las multas
pertinentes.
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Parte 4 de 5: Respeta la agenda

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Realiza un control de seguimiento. No tiene sentido hacer una lista de pendientes si no
te determinas a completar las tareas que te tú mismo te has asignado. Hay muchas
formas de respetar tu lista de pendientes; deja de procrastinar, elimina o ignora las
distracciones y cúmplela.
Si algo repetidamente queda al final de tu lista de pendientes, considera esa
actividad con atención. ¿Es realmente importante? En caso de que sí lo sea, busca
completarla. En caso de que no, cámbiala a la lista de pendientes a largo plazo o
directamente quítala de la lista de pendientes. No quedes prendado a deberes
durante demasiado tiempo.
Si te encuentras aburrido, o si tu rutina habitual se ve interrumpida, puedes
distraerte revisando la lista de pendientes.
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Determinar un periodo de tiempo dentro del cual cada tarea debe ser resuelta es
otra buena manera de evitar la procrastinación y respetar la agenda. Tener un
marco de tiempo para cada actividad es una buena manera de organizar el día. Saber con
anticipación que determinadas porciones del día han sido asignadas a distintas
actividades, sabrás que no hay necesidad de correr para terminar las cosas. Toma el
tiempo que has asignado a la actividad y realiza bien el trabajo. No corras para
terminarlo antes y mal. Si te apresuras al cumplir las actividades programadas, puede
que no las hagas tan bien como podrías haberlas hecho en caso de haber tomado el
tiempo suficiente para hacerlas efectiva y progresivamente.
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Combina actividades similares. Realiza todas las llamadas telefónicas, haz todos los
mandados y paga todas las cuentas al mismo tiempo.
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Parte 5 de 5: Trabaja eficientemente

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Haz varias tareas al mismo tiempo. Pasar de una tarea a otra [3]lleva tiempo, por lo
tanto no pienses en una cosa mientras haces algo diferente, como cuando estudias. Es
preferible realizar varias tareas a la vez cuando una de las actividades no exige tu mente,
como por ejemplo doblar toallas, o aquellas que pueden ser hechas a un lado para
completar más tarde. Puedes cargar la lavadora, enviar algunos correos electrónicos
mientras la ropa se escurre, cargar la secadora, revisar que tengas todo lo necesario para
el viaje y colgar la ropa tan pronto como esté seca para que no quede arrugada.
No pierdas de vista que algunos estudios han demostrado que realizar varias tareas
a la vez disminuye la capacidad de concentrarse en una sola cosa por vez.
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Delega responsabilidades. Asegúrate de que la persona que designas cuenta con todas
las herramientas necesarias para cumplir su deber. Recuerda que es más importante
hacer ciertas cosas que postergarlas para hacerlas perfectamente luego y además esto
permitirá a la persona aprender no sólo cómo hacerlas sino también identificar
problemas vinculados a esta. Es difícil organizarse si te resistes a delegar y sigues
tomando todas las responsabilidades a tu cargo.
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Toma más decisiones. El desorden y la desorganización son casi siempre el resultado de
una falla a la hora de decidir qué hacer con algo. Comienza a ejercitar tus músculos de
decisiones con pequeñas cosas y pronto sentirás que tienes la confianza necesaria para
encarar la organización de los elementos dispersos de tu hogar, tu escritorio y tu oficina.
¡Empieza hoy!
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Consejos
Es una buena idea andar con un cuaderno de anotaciones y una lapicera todo el tiempo
para poder escribir cuando vengan cosas a tu mente (suelen llegar en los momento más
inoportunos y por eso las olvidas fácilmente). *Si tu preocupación pasa por encontrar un
anotador que encaje en el bolsillo de su pantalón, olvídate. Cheque librerías o tiendas de
artículos de oficina y encontrarás enseguida un anotador y un bolígrafo que podrás llevar
hasta en tu cartera. Claro que si tu agenda es lo suficientemente compacta, podrás
utilizarla como anotador cuando la necesites. Otra idea sería tener un teléfono inteligente
estilo Blackberry. Algunos teléfonos móviles tienen aplicativos para hacer notas. Si
cuentas con uno de esos, también puede resultarte práctico. Como última opción, puedes
llamar a tu casa y dejar un mensaje en la contestadora.
Cuando hagas los mandados, diagrama tu recorrido para hacer la vuelta en el menor
tiempo posible y reduce las conversaciones de calle al mínimo. No pierdas tiempo a
mitad de camino: enfócate en lo que necesitas hacer. Si algo que no estaba en tus planes
aparece en tu mente, escríbelo en tu anotador para encargarte de eso luego.
Las notas autoadhesivas (estilo Post-It) son tus aliadas. Guárdalas en lugares estratégicos
como recordatorios. Por ejemplo, si sabes que debes lavar tu coche escribe una nota
autoadhesiva sobre el volante de tu coche para que la próxima vez que subas a tu
automóvil recuerdas que debes hacerlo. Otros lugares útiles para las notas autoadhesivas
son los picaportes, espejos y el marco del monitor de tu ordenador.
Comienza tus conversaciones telefónicas diciendo "Solamente tengo (número) minutos
para hablar. " Respeta esa advertencia. Cuando llames para arreglar citas, asegúrate de
tener toda la información que te será solicitada y escribe tus preguntas antes de llamar
para no olvidarlas.
Encárgate en primer lugar de la tarea que menos deseas. La mayor procrastinación se
debe a esas tareas que nunca quieres hacer y postergas siempre. Si haces el esfuerzo de
completar esa tarea al principio, te sentirás mejor y no pasarás el día entero lamentando
que debes hacer esa tarea que finalmente decidirás postergar.
Si sabes que no estás naturalmente predispuesto a ser organizado, puedes entrenarte
comenzando con una pequeña parte de tu casa a la que debes comprometerte a mantener
ordenada y organizada. Mantener una pequeña parte organizada es más fácil que
proponerse todo junto y te ayudará a construir un nuevo hábito. Tras unos 2 o 3 meses de
mantener ese rincón organizado, sentirás la necesidad natural de expandir tus instintos
organizacionales más allá de sus fronteras actuales.
"Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar" es una regla de oro que debes tener
siempre presente.
Recuerda: "Mentes organizadas hacen a la gente exitosa"
Comprueba que tienes todo lo que necesitas para el día contigo cuando sales de tu casa.
Cuando cada semana anotes tus pendientes de la semana, recuerda que las cosas pueden
suceder de forma totalmente inesperada. No te apegues a lo planificado, sé flexible
cuando cambian las circunstancias.

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Advertencias
No esperes comenzar y terminar la organización de la noche a la mañana a menos que
seas realmente rápido o tengas un pequeño sector por ordenar.
No esperes que tu familia y amigos se sumen a tu iniciativa de orden masivo, pero
mantén tu compromiso con la causa. A largo plazo estarás contento de haberlo hecho.
Que no te preocupe si no organizas todo a la perfección en la medida en que el área es
segura, está limpia y organizada de modo eficiente.
No te apresures, pero más importante, tómate un tiempo para adoptar hábitos
organizacionales.
Tómate un día exclusivamente para organizar tu vida y todo lo que forma parte de ellas.
Con seguridad, te alegrarás al día siguiente.
Una vez que te organizas, puede ser que regreses a tus viejos malos hábitos. Sigue
insistiendo y dándote ánimos y finalmente conseguirás estar organizado de por vida.
No intentes organizarte si hay un bebé recién nacido en tu casa. Espera por lo menos uno
o dos meses.
Si dejas de hacer esto las cosas se desorganizarán.

Cosas que necesitarás


Equipo (archivos, etiquetas, organizadores o un planificador)
Paciencia. El hábito de convertirte en una persona organizada puede tomar bastante
tiempo para adquirir. Y recuerda, no todo funciona de la misma manera para todos. Va a
tomar tiempo para que averigües qué funciona mejor para ti.

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Cómo organizar tu cocina
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Referencias
Learn to make your own organizational notebook
for tips on how to stop procrastinating and clear the clutter
Organizing tips and motivation to take action

1. ↑ http://en.wikipedia.org/wiki/Data_buffer
2. ↑ http://en.wikipedia.org/wiki/Personal_information_manager
3. ↑ http://en.wikipedia.org/wiki/Task_switching_%28psychology%29

Acerca del artículo


Categorías: Organización del hogar y reciclaje

Otros idiomas:
English: Be Organized, Italiano: Essere Organizzati, Português: Ser
Organizado, Français: être organisé, Deutsch: Organisiere dein Leben, Русский: быть
организованным, Nederlands: Zo ben je georganiseerd, 中文: 变得有条理

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