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ADMINISTRACIÓN

DE
PROYECTOS

Objetivo de Aprendizaje:

El alumno integrará proyectos


a través de herramientas
administrativas e informáticas,
para el seguimiento, control,
evaluación y cumplimiento.
Administración de Proyectos, Conceptos y Generalidades

I. ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS, CONCEPTOS Y GENERALIDADES.

a. Interrelaciones en los Proyectos

La puesta en marcha de un proyecto es un proceso complejo que pasa por diferentes fases.

Simplemente reunir a un grupo de personas para realizar un trabajo no significa


constituir un equipo de trabajo. El equipo exige mucho más: coordinación,
comunicación entre sus miembros, complementariedad, lealtad hacia el equipo, etc.

En primer lugar hay que definir con claridad cuáles van a ser sus cometidos y cuáles son los objetivos
que deberá alcanzar. Hay que tener muy en claro que la tarea encomendada debe justificar la
formación de un equipo de trabajo.

Sólo deben formar equipo cuando haya razones de peso, si no será una
pérdida de tiempo y de esfuerzo.

Hay que determinar su posición dentro de la organización.

De quién va a depender, cuáles van a ser sus relaciones con el


resto de las áreas.

Hay que seleccionar a sus miembros. En función de la tarea asignada hay que buscar a personas con
capacidades y experiencia suficiente para cubrir adecuadamente las distintas facetas del trabajo
encomendado.

Hay que seleccionar personas con capacidad para trabajar en equipo evitando
individualistas. Es preferible además que tengan personalidades diferentes ya que ello
enriquece al equipo: unos más extrovertidos que otros; unos apasionados y otros
reflexivos; unos generalistas y otros más detallistas, etc.

Aunque pueda parecer que la diversidad puede complicar la gestión del equipo, lo que sí
es cierto es que contribuye a su enriquecimiento (cada persona aporta unas cualidades
diferentes).

Entre los miembros seleccionados se nombrará un jefe del equipo en base a su mayor experiencia, a
su visión más completa del trabajo asignado, a su capacidad de conducir grupos, etc.
Al equipo hay que comunicarle con claridad del proyecto asignado, el plazo previsto de ejecución,
los objetivos a realizar, cómo se les va a evaluar y como puede afectar a la remuneración de sus
miembros.

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Ya dentro del equipo, el jefe les informará de cómo se van a organizar, cual va a ser el cometido de
cada uno, sus áreas de responsabilidad, con qué nivel de autonomía va a funcionar, etc.
Una vez constituido el equipo, el jefe los reunirá antes de comenzar propiamente el trabajo con vista
a que sus miembros se vayan conociendo, que comience a establecerse una relación personal entre
ellos.

El equipo no puede funcionar de espalda a la organización como una unidad atípica, extraña. Muy al
contrario, debe estar plenamente integrada en la misma.

Para ello resulta muy interesante las actividades extralaborales:


comidas informales, actividades de ocio – excursiones, equipos
deportivos, etc. -.

Actividad 1. Dinámicas de grupo y Formación de equipos

 Elaborar individualmente un ensayo sobre el artículo “Dinámicas de grupo y Formación de


equipos”, de Dra. Ann Marie Nazzaro y Joyce Strazzabosco, de una cuartilla, incluyendo:
introducción, desarrollo del tema, conclusiones y bibliografía.

Plenaria:
 Comentarios y observaciones sobre el tema de “Dinámicas de grupo y Formación de equipos”.

Actividad 2. Dibujando a ciegas

Objetivo.- Identificar la necesidad de


la participación activa y colaboración
de todos los integrantes para obtener
buenos resultados del trabajo en
equipo.

Plenaria:

 Comentarios y observaciones de la
importancia de la colaboración
activa de los integrantes de un
equipo.

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b. Administración de Proyectos

Proyecto
Es la búsqueda de una solución inteligente al planteamiento de un problema tendente a resolver,
entre muchas, una necesidad humana.

Otra definición:

“Es una iniciativa temporal que se pone en marcha para crear un producto o servicio único”, (Project
Management Institute, 2000).

De manera alternativa, un proyecto se puede ver como un conjunto bien definido de tareas o
actividades que deben realizarse para cumplir las metas del proyecto. Normalmente se considera que
estas tareas o actividades que constituyen un proyecto están definidas de manera que:
 Cada tarea se puede iniciar o detener independientemente de cualquier otra (dentro de una
secuencia dada) y
 Las tareas están ordenadas de tal manera que se deben realizar en una secuencia tecnológica
(por ejemplo, las paredes de una casa deben construirse antes que el techo).
Además, en general se supone que una vez que se inician las tareas, no se pueden interrumpir (o
detener) y deben de continuar hasta su terminación.

¿Por qué son necesarios los proyectos?


Día a día y en cualquier sitio donde nos encontremos, siempre hay a la mano una serie de productos
o servicios proporcionados por el hombre mismo. Desde la ropa que vestimos, los alimentos
procesados que consumimos, hasta las modernas computadoras que apoyan en gran medida el
trabajo del ser humano. Todos y cada uno de estos bienes y servicios, antes de venderse
comercialmente, fueron evaluados desde varios puntos de vista, siempre con el objetivo final de
satisfacer una necesidad humana. Después de ello alguien tomó la decisión de producirlo en masa,
para lo cual realizó una inversión económica.
En la actualidad, una inversión inteligente requiere una base que la justifique. Dicha base es
precisamente un proyecto bien estructurado y evaluado que indique la pauta que debe seguirse. De
ahí se deriva la necesidad de elaborar proyectos.

Administración de Proyectos
Es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto
para cumplir con los requerimientos del proyecto.

¿Cuándo abandonar un proyecto?


Suspender un proyecto significa que debe existir un sistema efectivo de control y supervisión, así
como métricas que indiquen cuándo el proyecto ha llegado a un punto en el que ya no es eficiente
salvarlo.

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CICLO DE VIDA DE UN PROYECTO

Existen muchas formas de ver el ciclo de vida de un proyecto. Por lo general se definen mediante
cuatro etapas:
1. Formulación y selección
2. Planeación.
3. Programación y control.
4. Implantación y terminación del proyecto.

La siguiente figura muestra una metodología recomendada para la administración de proyectos.

1era. Etapa.- los administradores definen (y refinan) el proyecto y su alcance, y consideran su


impacto en el plan estratégico de la organización. Suponiendo que el proyecto se elige para
desarrollarlo, los administradores procederán a una planeación más detallada en la segunda etapa.

2da. Etapa.- en ella definen las tareas específicas que constituirán el proyecto y estiman los recursos
(trabajadores, materiales, etc.) que serán necesarios para terminar con éxito el proyecto. También los
administradores deciden qué tareas se subcontratarán y definen las licitaciones para estas tareas. Es
aquí donde se definen la regla 6P Prior Planning Poor Project Performance (la planeación previa
previene un pobre desempeño del proyecto).

3era. Etapa.- el trabajo aquí es más intenso, los recursos asignados al prouecto alcanzan su máximo
en esta etapa.
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4ta. Etapa.- el proyecto se implanta y se entrega a los usuarios.

Para la formulación de un proyecto, primeramente se necesitará un estudio de factibilidad para


conocer la viabilidad del proyecto.

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD DE UN PROYECTO

Para tomar una decisión sobre un proyecto es necesario que éste sea sometido al análisis
multidisciplinario de diferentes especialistas. Una decisión de este tipo no puede ser tomada por una
sola persona con un enfoque limitado, o ser analizada sólo desde un punto de vista. Es posible
afirmar categóricamente que una decisión siempre debe estar basada en el análisis de un sinnúmero
de antecedentes con la aplicación de una metodología lógica que abarque la consideración de todos
los factores que participan y afectan al proyecto.

Las metodología utilizadas para el análisis de factibilidad de un proyecto, sirven para hacer una serie
de determinaciones, tales como mercado insatisfecho, costos totales, rendimiento de la inversión,
etc., esto no elimina la necesidad de tomar una decisión de tipo personal; es decir, el estudio no
decide por sí mismo, sino que provee las bases para decidir, ya que hay situaciones de tipo intangible,
para las cuales no hay técnicas de evaluación y esto hace, en la mayoría de los problemas cotidianos,
que la decisión final la tome una persona y no una metodología, a pesar de que ésta pueda aplicarse
de manera generalizada.

La estructura general de la metodología de evaluación de proyectos puede ser representada como se


muestra en la siguiente figura:

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Toda persona que pretenda realizar el estudio y la evaluación de un proyecto, lo primer que deberá
desarrollar y presentar en el estudio es:

Introducción.- la cual debe contener una breve reseña histórica del desarrollo y los usos del
producto, además de precisar cuáles son los factores relevantes que influyen directamente en su
consumo. Se recomienda ser breve, pues los datos aquí anotados sólo servirán, como su nombre lo
indica, como una introducción al tema y al estudio.

Marco de Desarrollo (o marco de referencia o antecedentes del estudio).- donde el estudio debe
ser situado en las condiciones económicas y sociales, y se debe aclarar básicamente por qué se pensó
en emprenderlo; a qué personas o entidades va a beneficiar; qué problema específico va a resolver; si
se pretende elaborar determinado artículo sólo porque es una buena opción de inversión, sin
importar los beneficios sociales o nacionales que podría aportar, etc. Deberán especificarse los
objetivos de estudio y los del proyecto. Los objetivos de estudio deberán ser básicamente tres, a
saber:
 Verificar que existe un mercado potencia insatisfecho y que es viable, desde el punto de vista
operativo, introducir en ese mercado el producto objeto del estudio.
 Demostrar que tecnológicamente es posible producirlo, una vez que se verificó que no existe
impedimento alguno en el abasto de todos los insumos necesarios para su producción.
 Demostrar que es económicamente rentable llevar a cabo su realización.

Análisis del Mercado


En la estructura de análisis: se reconocen cuatro variables fundamentales que conforman la
estructura siguiente:

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Los pasos a seguir en la investigación son:


a) Definición del problema. Tener conocimiento pleno del problema, tomar en cuenta que siempre
existe más de una alternativa de solución y cada alternativa produce una consecuencia específica.
b) Necesidades y fuentes de información: existen dos, las fuentes primarias, que consisten en la
investigación de campo por medio de encuestas, y las fuentes secundarias, que se integran con
toda la información escrita existente sobre el tema.
c) Diseño de recopilación y tratamiento estadístico de los datos.
d) Procesamiento y análisis de los datos: los datos recopilados se deben convertir en información útil
que sirva como base en la toma de decisiones.
e) Informe: una vez procesada la información adecuadamente, el investigador rinde su informe, el
cual deberá ser veraz, oportuno y no tendencioso.

1. Definición del producto: hacer una descripción exacta del producto que se pretende elaborar.
Acompañado de las normas de calidad correspondientes a la secretaria de estado o a las normas
ISO 9000 en caso de que existan para ese producto en particular. En caso de una pieza mecánica,
un mueble o una herramienta, por ejemplo, el producto deberá acompañarse de un dibujo a
escala que muestre todas las partes que lo componen y la norma de calidad en lo que se refiere a
resistencia de materiales, tolerancias a distancias, etc.

2. Análisis de la demanda: se entiende como la cantidad de bienes y servicios que el mercado


requiere o solicita para buscar la satisfacción de una necesidad específica a un precio
determinado.

Recopilación de información de fuentes secundarias.- son aquellas que reúnen la información


escrita que existe sobre el tema, ya sean estadísticas del gobierno, libros, datos de la propia
empresa y otras. Existen dos tipos de información de fuentes secundarias: ajenas a la empresa,
como son las revistas especializadas, y las provenientes de la empresa, como es toda la
información que se reciba a diarios por el solo funcionamiento de la empresa, como son las
facturas de ventas.
Métodos de proyección: los cambios futuros, no sólo de la demanda, sino también de la
oferta y de los precios, pueden ser conocidos con cierta exactitud si se usan las técnicas
estadísticas adecuadas para analizar el presente. Para ello se usan las llamadas series de tiempo,
pues lo que se desea observar es el comportamiento de un fenómeno respecto del tiempo.

Recopilación de información de fuentes primarias: están


constituidas por el propio usuario o consumidor del producto, de
manera que para obtener información de él es necesario entrar
en contacto directo; ésta se puede hacer en tres formas:
1. Método de observación.- consiste en observar
directamente la conducta del usuario, pero no es muy
recomendable porque no permite investigar los motivos
reales de la conducta.
2. Método de experimentación.- aquí el investigador
obtiene información directa del usuario usando y
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observando cambios de conducta, trata de descubrir relaciones causa-efecto. Por


ejemplo, se cambia el envase de un producto (reactivo) y se observa si por ese hecho
el producto tiende a consumirse más (o menos).
3. Acercamiento y conversación directa con el usuario.- esto es por medio de un
cuestionario.
Medición e interpretación: una vez recopilada toda la información, lo siguiente es medir los
resultados. Una medición consiste en representar por medio de símbolos las propiedades de
personas, objetos, eventos o estados. Para elaborarlas no se recomienda hacer preguntas abiertas
muy difíciles de medir. Las escalas se usan para medir en ciencias sociales, son:
1. Nominal. Consiste en que el encuestado ordene datos conforme a su preferencia.
Por ejemplo:

“Mencione el nombre del jabón


que utiliza para lavar ropa”.

Para medir el resultado, simplemente el número de encuestados es 100% y se


interpreta como: 60% de los encuestados usa el jabón A, 20% usa el jabón B, etc.

2. Ordinal. Consiste en que el encuestado ordene datos conforme a su preferencia.


Por ejemplo:

De las características siguientes que tiene una cerveza, ordénelas según su


preferencia. Asigne el número 1 a la de mayo preferencia y el número 5 a la
característica que menos le interesa o llama menos su atención”.
Grado alcohólico
Cuerpo (densidad)
Color
Cantidad de lúpulo (sabor amargo)
Tipo de envase

Aquí también se calculan los porcentajes de cada característica, lo cual servirá


para que si se desea elaborar una cerveza, se sepa de antemano qué característica
se debe cuidar más.
3. Intervalos. Permite hacer afirmaciones significativas acerca de la diferencia entre
dos o más objetos. Por ejemplo, si se tiene interés en conocer el mercado
probable en ventas al menudeo, se acudirá a este tipo de tiendas con la siguiente
pregunta:
4.
¿Cuántos paquetes de harina con un contenido de 0 a 1 kg vende usted a la
semana?
0-5 6-10 11-20 Más de 20

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Este tipo de preguntas tiene diversos usos. Uno de ellos es cuando se quiere saber
edades o ingresos del encuestado o cuando el encuestado tiene una idea clara
pero no precisa de su respuesta.

3. Análisis de la oferta: es la cantidad de bienes o servicios que un cierto número de oferentes


(productores) están dispuestos a poner a disposición del mercado a un precio determinado.

Principales tipos de oferta: se reconocen tres tipos:


a) Oferta competitiva o de mercado libre: es en la que los productores se encuentran en
circunstancias de libre competencia, debido a que generalmente ningún productor domina el
mercado.
b) Oferta oligopólica (del griego: oligos, pocos): se caracteriza porque el mercado se encuentra
dominado por sólo unos cuantos productores. Por ejemplo, el mercado de automóviles
nuevos.
c) Oferta monopólica: es en la que existe un solo productor del bien o servicio, y por tal motivo,
domina totalmente el mercado imponiendo calidad, precio y cantidad.

Cómo analizar la oferta: la decisión de la oferta la toma la empresa para maximizar la


rentabilidad del negocio. La oferta total está determinada por las ofertas individuales en un plazo
determinado de todas las empresas participantes en el mercado.

¿De qué es función la oferta? Asumiendo que el objetivo de la empresa es maximizar el beneficio
producido por el negocio, la oferta de un bien o servicio es función de:
a) El precio del producto
b) El costo de producción
c) El costo de insumos
d) La tecnología empleada
e) El precio de los productos relacionados y sustitutos.

Los principales factores que afectan directamente la cantidad de producción de un mercado


son:
Número de oferentes Capacidad utilizada
Ubicación geográfica Disponibilidad de materias primas
Volúmenes ofertados Tecnología disponible en los proceso de
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producción
Capacidad de producción de los Tecnología utilizada por los diversos
diferentes productores productores

Factores que afectan la oferta:


Tipo de competidores Capacidad de los oferentes
Fenómenos climatológicos Manera en que entraron al mercado los
diversos oferentes
Cambios económicos Dificultades, debilidades y ventajas de
cada uno de los oferentes con respecto al
mercado.
Modificaciones institucionales

4. Análisis de los precios: es la cantidad a que los productores están dispuestos a vender y los
consumidores a comprar el bien o servicio, cuando la oferta y la demanda estén en equilibrio.

Establecimiento del precio.- es de suma importancia, pues éste influye más en la percepción que
tiene el consumidor final sobre el producto o servicio. Nunca se debe olvidar a qué tipo de mercado
se orienta el producto o servicio. Debe conocerse si lo que busca el consumidor es la calidad, sin
importar mucho el precio o si el precio es una de las variables de decisión principales. En muchas
ocasiones una errónea fijación del precio es la responsable de la mínima demanda de un producto o
servicio.

Políticas de precios de una empresa.- éstas determinan la forma en que se comportará la


demanda. Es importante considerar el precio de introducción en el mercado, los descuentos por
compra en volumen o pronto pago, las promociones, comisiones, los ajustes de acuerdo a la
demanda, entre otras. Una empresa puede decidir entrar al mercado con un alto precio de
introducción e ingresar con un precio bajo en comparación con la competencia o bien no buscar
mediante el precio una diferenciación del producto o servicio y, por lo tanto, entrar con un precio
cercano al de la competencia. Deben analizarse las ventajas y desventajas de cualquiera de las tres
opciones, cubriéndose en todos los casos los costos en los que incurre la empresa, no se pueden
olvidar los márgenes de ganancia que esperan percibir los diferentes elementos del canal de
distribución.

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Estrategias de precio-calidad.- la siguiente figura muestra las nueve estrategias. Las estrategias
diagonales 1, 5 y 9 pueden coexistir en el mismo mercado; es decir, una empresa ofrece un producto
de alta calidad a un precio alto, otra ofrece un producto de calidad media a un precio medio. Los tres
competidores pueden coexistir en tanto el mercado mantenga tres grupos de compradores: quienes
insisten en la calidad, quienes insisten en el precio, y quienes equilibran ambas consideraciones.
Las estrategias 2, 3 y 6 son formas de atacar las posiciones diagonales. La estrategia 2 dice: “nuestro
producto tiene la misma alta calidad que el producto 1 pero cobramos menos”. La estrategia 3 dice lo
mismo y ofrece un ahorro aún mayor. Si los clientes sensibles a la calidad creen lo que dicen estos
competidores, lo sensato será comprarles y ahorrar dinero (a menos que el producto de la empresa 1
haya adquirido un atractivo).
Las estrategias del posicionamiento 4, 7 y 8 equivalen a cobrar un precio excesivo por el producto en
relación con su calidad. Los clientes se sentirán estafados y probablemente se quejarán o hablaran
mal de la empresa.

PRECIO
Alto Mediano Bajo
1. Superior 2. De Valor alto 3. De Supervalor
4. De Sobrecobro 5. De valor medio 6. De Buen valor
7. De Imitación 8. De Economía falsa 9. De Economía

5. Análisis de la comercialización: es la actividad que permite hacer llegar un bien o un servicio al


consumidor con los beneficios de tiempo y lugar.

La comercialización es la parte esencial en el funcionamiento de una empresa. Se puede estar


produciendo el mejor artículo o servicio en su género y al mejor precio; pero si no se tienen los
medios para que llegue al cliente en forma eficiente, esa empresa irá a la quiebra. Una buena
comercialización es la que coloca al producto en un sitio y momento adecuados, para dar al cliente la
satisfacción que él espera con la compra de éste.

¿Qué es la comercialización? “Es más que vender o hacer publicidad”.


Analizar las necesidades de las personas y decidir si los consumidores prefieren cantidad o
diferencia.
Prever qué tipos de producto o servicio desearán los consumidores.
Estimar cuentas personas estarán utilizando el
producto o servicio los próximos años y cuantos
productos comprarán.
Prever con exactitud cuándo dichos
compradores desearán comprar el producto o
servicio.
Determinar en dónde estarán estas personas y
cómo poner el producto o servicio a su alcance.
Calcular qué precio estarán dispuestos a pagar
por el producto o servicio y si se obtendrán
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ganancias vendiendo a ese precio.


Decidir qué clase de promoción deberá utilizarse para que los probables clientes conozcan el
producto o servicio.
Estimar cuantas empresas competidoras estarán fabricando el mismo producto, que cantidad
producirán, de que clase y a qué precio.
Las actividades anteriores integran un proceso llamado comercialización, que provee la orientación
necesaria para la producción y ayuda a lograr que se fabrique el producto adecuado y que llegue a los
consumidores.

¿Cómo definir la comercialización? Es a la vez un conjunto de actividades realizadas por


organizaciones y un proceso socia. Se da en dos planos: Micro y Macro.
Microcomercialización.- es la ejecución de actividades que tratan de cumplir los objetivos de una
organización previendo las necesidades del cliente y estableciendo entre el productor y el cliente una
corriente de bienes y servicios que satisfacen las necesidades.
Macrocomercialización.- proceso social al que se dirige el flujo de bienes y servicios de una economía,
desde el productor al consumidor, de un manera que equipará verdaderamente la oferta y la
demanda y logra los objetivos de la sociedad.

Los pasos para la formulación de las estrategias comerciales se deben concentrar en el logro del
objetivo supremo de la organización. Las etapas son las siguientes:

ETAPAS INTERROGANTES HERRAMIENTAS


I. Análisis del contexto estratégico. ¿Cuál es nuestra razón de ser?, Tormenta de ideas.- trabajo en grupo
Misión. Objetivos Generales ¿Cuáles son nuestros clientes?, (sesiones)
¿Dónde queremos estar dentro de
tres años?
II. Diagnóstico de Marketing: ¿Quiénes somos?, ¿Dónde estamos?, Matriz de evaluación de factores
Análisis de oportunidades de ¿Cómo hemos llegado hasta allí?, externos, matriz de evaluación de
Marketing Macro y ¿Qué amenazas se interponen en el factores internos, matriz interna-
microentorno. Diagnóstico éxito de la organización?, ¿Qué externa, análisis del ciclo de vida, etc.
interno. posibilidades favorables se plantean?
III. Formulación de objetivos de ¿Hacia dónde vamos en términos de Árbol de objetivos.- Teoría de
mercadotecnia mercado? escenarios
IV. Formulación de estrategias de ¿Qué vamos hacer para alcanzar los Matriz DAFO, matriz de evaluación de
mercadotecnia objetivos de mercadotecnia carteras, análisis del ciclo de vida.
propuestos?
V. Programa de acción ¿Qué acciones ejecutar para lograr las Presupuestos - Diagramas de Gantt –
estrategias?, ¿Quién es el Teoría de Redes
responsable?, ¿Cuándo se ejecutará?,
¿Cuánto costará?
VI. Monitoreo y control de ¿Qué está sucediendo?, ¿Por qué Análisis de ventas, análisis de la cuota
resultados sucede?, ¿Qué deberíamos hacer? de mercado, eficiencia de la fuerza de
ventas, auditoría de mercadotecnia,
eficiencia de la publicidad,
rentabilidad por producto, por canal,
por territorio, etc.

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Conclusiones: un estudio de mercado permite identificar claramente las características del


producto o servicio que se pretende colocar en el mercado. El estudio permite analizar el
comportamiento pasado y proyectar a futuro de la demanda de un bien, analizando los factores de
diversa índole que influyen sobre sus consumidores. También estudia el comportamiento y
condiciones en que las empresas productoras del producto actúan en el mercado y proyecta ese
comportamiento a futuro, para determinar bajo determinadas hipótesis, cual va a ser su evolución a
futuro. Una vez conocida la evolución y proyección de la oferta y demanda potencial, estima la
demanda insatisfecha existente en el mercado del producto o servicio y calcula la parte de esa
demanda que cubrirá el producto del proyecto.

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