Instructivo Administrativo 2K8 X Piloto de Reconversión 2018

Instructivo por Reconversión Monetaria Profit Plus
Administrativo 2K8
Código de Proyecto: Reconversión Monetaria 2018 Versión:
Generado por: Gerencia de Sistemas y Desarrollo 1.0
Gerencia de Sistemas y Desarrollo/Coordinación Desarrollo de Productos - Propietario Softech Consultores, C.A.

Confidencial Página 1 de 21
Administrativo 2K8
Instructivo por Reconversión Monetaria

Profit Plus Administrativo 2K8

Administrativo 2K8
Temario
Introducción ........................................................................................................................................ 4
Paso a Paso ......................................................................................................................................... 5
1. Requisitos previos. ...................................................................................................................... 5
1.1 Verificar Versión .................................................................................................................. 5
1.2 Activación Reconversión ..................................................................................................... 5
1.3 Validación de Consistencia .................................................................................................. 6
2. Proceso de Reconversión. ........................................................................................................... 7
2.1 Preparación de la Empresa.................................................................................................. 7
2.2 Ejecución del proceso de Reconversión Monetaria 2018 ................................................... 8
3. Certificación de los resultados .................................................................................................. 11
3.1 Mantenimiento de Datos .................................................................................................. 11
3.2 Comparación Manual de Datos ......................................................................................... 13
3.3 Comparación Totalizada vía Reportes............................................................................... 17
Recomendaciones y Consideraciones del usuario. ........................................................................... 20

Administrativo 2K8
Introducción
El presente documento tiene como propósito describir de una manera clara y sencilla los
pasos a seguir en el producto Profit Plus Administrativo 2K8 con miras a garantizar el
cumplimiento y desarrollo de las actividades necesarias para realizar el proceso de
reconversión monetaria 2018, establecido en la Gaceta Oficial Nro. 41366.
En tal sentido, comprende un esquema “Paso a Paso”, que permitirá ejecutar el proceso
de Reconversión en forma secuencial y detallada; señalándose las actividades a seguir
para ejecutar con éxito dicha reconversión.
Contiene el apartado de certificación, el cual cuenta con fichas de prueba que permitirán
validar los resultados post-reconversión y donde se indican una serie de lineamientos y
recomendaciones sobre los resultados obtenidos y las actividades funcionales siguientes,
destinadas a culminar con el proceso de reconversión en sí.
El presente instructivo es de uso interno y va dirigido específicamente al personal con los

conocimientos técnicos y funcionales de la empresa Softech Consultores C.A

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Paso a Paso
Lea detenidamente cada uno de los siguientes pasos, los cuales reflejan las actividades a
seguir para lograr reconvertir sus datos con éxito, siendo estos:
1. Requisitos previos.
2. Proceso de Reconversión.
3. Certificación de los resultados.
1. Requisitos previos.
1.1 Verificar Versión
Verifique que el sistema corresponda a la última versión, la cual es compatible
con el proceso de reconversión monetaria 2018, en específico es la siguiente:
- Profit Plus Profit Plus Administrativo 2K8 7.5 de Mayo 2018 o superior.
En caso de no poseerla, debe usted actualizar dicha versión antes de seguir con
el siguiente paso.
1.2 Activación Reconversión
1.2.1 Ingrese a Profit Plus Administrativo 2K8 en el módulo de Mantenimiento

de Datos en la opción de Reconversión Monetaria.
1.2.2 Seleccione el módulo de “Mantenimiento” e ingrese en la opción

“Activación Reconversión Monetaria”.
1.2.3 Proceda a registrar el Número de Activación del proceso de

reconversión. Esté número de activación lo obtendrá a través del
correo licenciamiento@miprofit.com o del número telefónico 0212-
7071100.

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Tenga presente que este es un requisito indispensable para ejecutar el proceso de

reconversión. Cumplido este requisito, podrá continuar.
1.3 Validación de Consistencia

1.3.1 Valide Consistencia de los Datos de la empresa Administrativa a
reconvertir, tildando todas las casillas correspondientes a las
diferentes pestañas de dicha opción; al igual que la corrección
automática de los datos. Se espera que no exista inconsistencia
alguna, en caso de existir corríjalas y vuelva a realizar el respaldo de
los datos.

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2. Proceso de Reconversión.
2.1 Preparación de la Empresa.
2.1.1 Cree en la tabla moneda el registro Bolívares Soberanos “Bs.S”, sobre el

cual se hace referencia en la Gaceta Oficial N° 41366 del 22 de marzo
de 2018 publicada por el Ejecutivo Nacional, donde se establece:
“Asimismo, a partir del 4 de junio de 2018 y hasta que el banco

Central de Venezuela mediante resolución establezca lo contrario, las
obligaciones de pago en moneda nacional deberán indicar que se
denominan en la nueva unidad mediante la expresión Bolívares
Soberanos o el símbolo Bs. S.” Sin embargo, tenga presente que el
sistema le permitirá reconvertir en cualquier moneda.
2.1.2 Cree en la tabla “Vendedor” el registro denominado “Vendedor

Reconversión” en la tabla “Cajas” y registro denominado “Caja Reconversión”.
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2.1.3 Respalde los datos de la Empresa. Utilizando la

opción
“Respaldar/Recuperar” proceda a respaldar los datos y reportes de la
empresa.
2.1.4 Proceda a Crear las Nuevas Empresas. Ingresando en la opción Empresas,

luego recupere en ellas los datos originales.
2.2 Ejecución del proceso de Reconversión Monetaria 2018
2.2.1 Reconversión Monetaria.

Seleccione el módulo de “Mantenimiento” e ingrese en la opción
“Reconversión Monetaria 2018” y luego en el submenú “Reconversión
2018”.
Luego debe especificar los parámetros de la reconversión, tal como se
muestra en la siguiente pantalla.
En específico debe indicar la moneda a la cual desea reconvertir los

datos, ejemplo “Bolívar Soberano” (la cual fue creada en los apartados
anteriores). Tome en consideración que las monedas que se listarán
corresponden a los registros almacenados en la tabla moneda de la
empresa.
El resto de los datos (Moneda Base & Factor) son valores por defecto.

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2.2.2 Ajustador de Diferencias
El paso siguiente a reexpresar los montos en la nueva moneda,

corresponde con la generación de transacciones que permitan reflejar
las diferencias originadas por la reconversión y así garantizar la
continuidad de las operaciones con clientes y proveedores, debido a la
conciliación de sus saldos en forma sencilla y precisa.
En esta pantalla, debe asignar los siguientes datos: Fecha de la

Reconversión (Ejecución), Vendedor y Caja (creados en los apartados
anteriores). Luego, presione el botón “Aceptar” y habrá culminado con
esta tarea.
Al finalizar la ejecución, visualizará un mensaje que indica “El proceso

culminó satisfactoriamente”.
Realizado el proceso de reconversión y generados los ajustes, proceda

a ejecutar de nuevo la opción de “Validar Consistencia” y así dará por
concluido este paso satisfactoria.

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Considere los siguientes aspectos o lineamientos relacionados con la transformación de los

datos:
 Realiza la transformación de los datos que corresponden solo con aquellas
cantidades que representan montos expresados en la moneda base de la
empresa, por ejemplo: precios, costos, recargos, comisiones, descuentos e
impuestos correspondientes a las transacciones o registros existentes.
 No efectúa acción alguna con los valores que expresan cantidades en
existencias o porcentajes de: descuentos, recargos e impuestos.
 En caso de existir transacciones en otra moneda, serán reexpresados los
valores correspondientes a las tasas asociadas a cada registro; conservándose
el monto original.
 Todas las transacciones reexpresadas serán marcadas en el campo
descripción.
 Podrá repetirse en caso de ser interrumpida su ejecución por razones técnicas,
sin que esto signifique iniciar de nuevo con la reexpresión de todos los datos.
Considere los siguientes aspectos o lineamientos relacionados con el Ajustador de

Diferencias:
 Generará documentos del tipo Ajustes Positivos o Negativos Manuales, para
registrar el total de las diferencias identificadas en los cobros a clientes y pagos
a proveedores.
 Los documentos (Del tipo Ajuste Positivo o Negativo Manual) serán únicos por
Cliente/Proveedor. Dichos documentos tendrán el siguiente comentario en la
descripción: “Ajuste de Saldo de Documentos x Reconversión Monetaria”.
 Los documentos generados (Ajustes Negativos o Positivos Manuales) serán
procesados en un solo cobro o pago según corresponda.

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Por último, tenga presente que las transacciones marcadas como reconvertidas (en el
campo descripción), que posean diferencias entre la sumatoria de los renglones o detalles
con los montos totales, no serán consideradas por el proceso de Validar Consistencia como
registros errados; esto aplica para movimientos tales como: pedidos, facturas de ventas,
órdenes de compra, facturas de compras, devoluciones de clientes y proveedores, órdenes
de pagos con detalles, depósitos bancarios con montos provenientes de varias cajas, entre
otros.
3. Certificación de los resultados
La certificación de resultados es el proceso de validación de los datos reconvertidos, usando

para ello las Fichas de Pruebas en Profit Plus Administrativo 2K8.
Las Fichas de Pruebas poseen tres secciones a completar para dar por cumplido el objetivo
y someter los resultados a la aprobación de las Gerencias correspondientes. Conlleva la
validación de los datos mediante los casos más comunes, vistos estos por muestreos y
también totalizados, además de las operaciones básicas de mantenimiento asociadas con
los datos reconvertidos; siendo estas secciones las siguientes:
• Mantenimiento de Datos
• Comparación Manual de Datos
• Comparación Totalizada vía Reportes
3.1 Mantenimiento de Datos
Una vez reconvertidos los datos, ejecutaremos algunas tareas de mantenimiento y

registraremos la conformidad con dichos resultados, para ello debemos ejecutar también
estas tareas en la empresa original del cliente, colocando la información según se especifica
a continuación.

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Validar Consistencia Ventas y Cuentas x Cobrar

Detalle de la Opción Conforme (Si/No) Comentarios
Facturas
Pedidos
Notas de Entrega
Cotizaciones a Clientes
Notas de Despacho
Devoluciones de Clientes
Documentos
Cobros
Plantillas de Ventas
Validar Consistencia Compras y Cuentas x

Pagar
Compras
Ordenes
Notas de Recepción
Devoluciones de Proveedores
Cotizaciones de Proveedores
Documentos
Pagos
Plantillas de Compras
Importaciones
Validar Consistencia Caja y Bancos

Saldo en Caja y Bancos
Movimientos de Cajas y Bancos
Depósitos Bancarios
Órdenes de Pago

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3.2 Comparación Manual de Datos
Utilizando las diferentes opciones disponibles en Profit Plus Administrativo 2K8 (a nivel de
los procesos existente), consulte los siguientes datos, deje como evidencia las pantallas
visualizadas en dicha consulta y registre sus observaciones de acuerdo a cada tabla. Tenga
en cuenta que a continuación se presentan los casos más comunes, sin embargo, usted
puede ampliar el rango de acción y consulta a fin de obtener una visión más detallada.
Módulo de Ventas y Cuentas x Cobrar
Factura de Venta
Ubique en el proceso “Facturas de Venta”, la factura en moneda base (de su preferencia) que
posea varios renglones y % de descuento, registre el comportamiento de la misma luego de la
reconversión:
Empresa Origen
Empresa Reconvertida
Conforme (Si/No)
Cotizaciones a Clientes
Ubique en el proceso “Cotizaciones a Clientes”, la cotización de artículos en moneda base (de su

preferencia) que posea varios renglones y Verifique el comportamiento de la misma luego de la
reconversión.
Empresa Origen
Conforme (Si/No)

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Notas de Entrega
Ubique en el proceso “Notas de Entrega”, la Nota de Entrega (de su preferencia) que presente %
de descuento por artículo. Verifique el comportamiento de la misma luego de la reconversión y
establezca el comparativo de valores correspondientes.
Empresa Origen
Conforme (Si/No)
Cobro
Ubique en el proceso “Cobro”, el Cobro de su preferencia, donde se evidencie el detalle de Cobro

de varias facturas de Venta y se contenga retenciones de IVA e ISLR. Coteje con los resultados
obtenidos luego de la reconversión:
Empresa Origen
Conforme (Si/No)
Módulo de Compras y Cuentas x Pagar
Facturas de Compra
Ubique en el proceso “Facturas de Compras”, la factura en moneda base de su preferencia, que

posea varios renglones y establezca el comparativo de valores correspondientes.

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Empresa Origen
Conforme (Si/No)
Facturas de Compra
Ubique en el proceso “Facturas de Compras”, la factura en moneda extranjera de su preferencia y

establezca el comparativo de valores correspondientes.
Empresa Origen
Conforme (Si/No)
Plantillas de Compra
Ubique en el proceso “Plantilla de Compra”, la plantilla de su preferencia y Compare los

resultados obtenidos.
Empresa Origen
Conforme (Si/No)

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Cotizaciones de Proveedores
Ubique en el proceso “Cotizaciones de Proveedores”, la cotización en moneda extranjera de su

preferencia, que posea varios renglones y verifique su comportamiento.
Empresa Origen
Conforme (Si/No)
Pagos
Ubique en el proceso “Pagos”, el pago de Factura de su preferencia, que presente retenciones

aplicadas de IVA, ISLR y sustraendo, luego compare los resultados.
Empresa Origen
Conforme (Si/No)
Módulo de Cajas y Bancos
Movimientos de banco
Ubique en el proceso “Movimientos de Banco” algún movimiento generado para registrar

comisiones bancarias y compare los resultados obtenidos:
Empresa Origen
Conforme (Si/No)

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Movimientos de caja
Ubique en el proceso “Movimientos de Caja”, el movimiento de caja generado para registrar

gastos de oficina pagados en efectivo y registre su comportamiento.
Empresa Origen
Conforme (Si/No)
Órdenes de pago
Ubique en el proceso “Órdenes de Pago”, la orden de su preferencia y registre el comportamiento

de la misma y establezca el comparativo de valores correspondientes.
Empresa Origen
Conforme (Si/No)
3.3 Comparación Totalizada vía Reportes
Usted debe emitir los siguientes listados, para cotejar los montos resultantes de la
reconversión y señalar la conformidad o no, del proceso para cada caso.
Reportes Detallados Montos Montos Conforme

Reconvertidos
Originales (Si/No)
Módulo de Inventario
Libro de Inventario

Administrativo 2K8
Reportes Detallados Montos Montos Conforme

Reconvertidos
Originales (Si/No)
Facturas de Venta por articulo (Usar filtro: Moneda
BS)
Facturas de Venta por articulo (Usar filtro: Moneda
USD)
Devolución de Clientes con sus renglones (Usar
filtro: Documento de Origen)
Cotizaciones a clientes por Artículos

Cobros por Fecha
Compras con sus renglones (Usar filtro: Fecha
Documentos de CXP por Fecha (Usar filtro: Sin
Cancelar)
Cotizaciones de proveedor con sus Renglones
Pagos por fecha
Modulo Caja y Banco
Movimientos de Caja por fecha
Movimientos de Banco por fecha (Usar filtro:
Moneda Bs)
Movimientos de Banco por fecha (Usar filtro:
Moneda USD)
Órdenes de Pago con su detalle

Administrativo 2K8
Reportes Totalizados Montos Montos Conforme

Reconvertidos
Originales (Si/No)
Módulo Inventario
Artículos con su Stock
Libro de Ventas
Listado de I.V.A retenido por clientes
Cobro a Clientes
Libro de Compras
Listado de I.V.A retenido a proveedores
Pago a Proveedores
Modulo Caja y Banco
Estado de Cuenta de Caja
Estado de Cuenta de banco
Tome en cuenta que este instructivo está orientado a efectuar una capacitación interna
para el proceso reconversión monetaria 2018. Sin embargo, cuando usted decida ejecutar
el proceso definitivo de transformación de datos e iniciar las operaciones con el nuevo
sistema monetario debe realizar las siguientes actividades:
• Preservar la empresa actual (original) como histórica.

• Ejecutar el proceso de reconversión monetaria en su totalidad (reexpresión de
montos y certificación de resultados).
• Establecer los permisos requeridos por los usuarios finales y ajustar la denominación
fiscal de la empresa

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Recomendaciones y Consideraciones del usuario.
Con el propósito de culminar con esta actividad, le agradecemos registre sus sugerencias
en función de su experiencia al ejecutar todo el proceso de Reconversión

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Instructivo Administrativo 2K8 X Piloto de Reconversión 2018

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Instructivo por Reconversión Monetaria

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El presente instructivo es de uso interno y va dirigido específicamente al personal con los

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1.2 Activación Reconversión

1.2.1 Ingrese a Profit Plus Administrativo 2K8 en el módulo de Mantenimiento

1.2.2 Seleccione el módulo de “Mantenimiento” e ingrese en la opción

1.2.3 Proceda a registrar el Número de Activación del proceso de

Gerencia de Sistemas y Desarrollo/Coordinación Desarrollo de Productos - Propietario Softech Consultores, C.A.

Tenga presente que este es un requisito indispensable para ejecutar el proceso de

1.3 Validación de Consistencia

Gerencia de Sistemas y Desarrollo/Coordinación Desarrollo de Productos - Propietario Softech Consultores, C.A.

2.1 Preparación de la Empresa.

2.1.1 Cree en la tabla moneda el registro Bolívares Soberanos “Bs.S”, sobre el

“Asimismo, a partir del 4 de junio de 2018 y hasta que el banco

2.1.2 Cree en la tabla “Vendedor” el registro denominado “Vendedor

2.1.3 Respalde los datos de la Empresa. Utilizando la

2.1.4 Proceda a Crear las Nuevas Empresas. Ingresando en la opción Empresas,

2.2 Ejecución del proceso de Reconversión Monetaria 2018

2.2.1 Reconversión Monetaria.

En específico debe indicar la moneda a la cual desea reconvertir los

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2.2.2 Ajustador de Diferencias

El paso siguiente a reexpresar los montos en la nueva moneda,

En esta pantalla, debe asignar los siguientes datos: Fecha de la

Al finalizar la ejecución, visualizará un mensaje que indica “El proceso

Realizado el proceso de reconversión y generados los ajustes, proceda

Gerencia de Sistemas y Desarrollo/Coordinación Desarrollo de Productos - Propietario Softech Consultores, C.A.

Considere los siguientes aspectos o lineamientos relacionados con la transformación de los

Considere los siguientes aspectos o lineamientos relacionados con el Ajustador de

Gerencia de Sistemas y Desarrollo/Coordinación Desarrollo de Productos - Propietario Softech Consultores, C.A.

3. Certificación de los resultados

La certificación de resultados es el proceso de validación de los datos reconvertidos, usando

Una vez reconvertidos los datos, ejecutaremos algunas tareas de mantenimiento y

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Validar Consistencia Ventas y Cuentas x Cobrar

Validar Consistencia Compras y Cuentas x

Validar Consistencia Caja y Bancos

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3.2 Comparación Manual de Datos

Módulo de Ventas y Cuentas x Cobrar

Ubique en el proceso “Cotizaciones a Clientes”, la cotización de artículos en moneda base (de su

Gerencia de Sistemas y Desarrollo/Coordinación Desarrollo de Productos - Propietario Softech Consultores, C.A.

Ubique en el proceso “Cobro”, el Cobro de su preferencia, donde se evidencie el detalle de Cobro

Módulo de Compras y Cuentas x Pagar

Ubique en el proceso “Facturas de Compras”, la factura en moneda base de su preferencia, que

Gerencia de Sistemas y Desarrollo/Coordinación Desarrollo de Productos - Propietario Softech Consultores, C.A.

Ubique en el proceso “Facturas de Compras”, la factura en moneda extranjera de su preferencia y

Ubique en el proceso “Plantilla de Compra”, la plantilla de su preferencia y Compare los

Gerencia de Sistemas y Desarrollo/Coordinación Desarrollo de Productos - Propietario Softech Consultores, C.A.

Ubique en el proceso “Cotizaciones de Proveedores”, la cotización en moneda extranjera de su

Ubique en el proceso “Pagos”, el pago de Factura de su preferencia, que presente retenciones

Módulo de Cajas y Bancos

Ubique en el proceso “Movimientos de Banco” algún movimiento generado para registrar

Gerencia de Sistemas y Desarrollo/Coordinación Desarrollo de Productos - Propietario Softech Consultores, C.A.

Ubique en el proceso “Movimientos de Caja”, el movimiento de caja generado para registrar

Ubique en el proceso “Órdenes de Pago”, la orden de su preferencia y registre el comportamiento

3.3 Comparación Totalizada vía Reportes

Reportes Detallados Montos Montos Conforme

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