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Nombre de la materia

Organización y Estructuras Organizacionales


Nombre de la Licenciatura
Administración de tecnologías de información

Nombre del alumno


Julio Arturo Cruz Suárez
Matrícula
000025510

Nombre de la Tarea
Entrega 1
Unidad #
1

Nombre del Profesor


Julieta Ramírez Sánchez
Fecha
19/07/2015
Unidad #: Las organizaciones y efectividad organizacional
Organización y Estructuras Organizacionales

Contenido
Introducción.......................................................................................................................................................................................... 3
1. Marco teórico y presentación de la empresa.............................................................................................................. 3
1.1 Marco teórico........................................................................................................................................................................... 3
1.1.1 Conceptos y teoría relevante de la materia..................................................................................................3
1.1.1.1 ¿Qué es una organización?.........................................................................................................................3
1.1.1.2 Teoría general de sistemas..........................................................................................................................4
1.1.1.3 ¿Cómo miden los gerentes la efectividad organizacional?.....................................................................4
1.1.1.4 Teoría de la organización y el diseño de estructuras...............................................................................5
1.2 Presentación de la empresa a estudiar...................................................................................................................... 5
2. Efectividad y estrategia.......................................................................................................................................................... 7
2.1 Efectividad................................................................................................................................................................................ 7
2.1.1 Estructura actual de la empresa.....................................................................................................................7
2.1.2 Cultura organizacional de la empresa...........................................................................................................7
2.1.3 Descripción del entorno de la empresa y enfoque sistémico (Entorno general y de tarea que le
afectan)........................................................................................................................................................................ 8
2.1.4 Descripción de la Eficacia, eficiencia y efectividad de la empresa............................................................8
Conclusiones........................................................................................................................................................................................ 9
Bibliografía (APA 6ª Ed.)............................................................................................................................................................ 9

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Unidad #: Las organizaciones y efectividad organizacional
Organización y Estructuras Organizacionales

Introducción

El presente documento tiene una finalidad doble: en primer lugar identificar la importancia de la organización y
estructura organizacional para las empresas. Y segundo aplicar el conocimiento en una empresa.

Por lo cual:
Definiremos que es una organización, y la efectividad organizacional.
Abordaremos la teorías de la organización y su relación con la teoría de sistemas.
Estudiaremos el desarrollo de la estrategia organizacional, las estrategias básicas y la cultura organizacional.
Así como los elementos del diseño de la estructura organizacional: sus retos, la diferenciación e integración,
centralización y descentralización, y las estructuras organizacionales mecanizada y organica.
Trataremos la importancia de la tecnología y su relación con la estructura organizacional, las dimensiones del
flujo de trabajo y el impacto de la tecnología de fabricación sobre la organización.
Resaltaremos la formalización de la organización mediante manuales de organización y de procedimientos, y
el uso de herramientas graficas: organigramas y diagramas de flujo.
Posteriormente estudiaremos el caso de una empresa real, su nombre es intelligence kids, y fue creada entre
mi esposa y yo. Analizarémos su estructura, y propondrémos cambios que tengan como consecuencia el
incremento de la efectividad de la empresa.

1. Marco teórico y presentación de la empresa

Dentro del marco teórico mostraremos los conceptos relacionados con la organización y estructura
organizacional, seguidos de un resúmen de las teorías: organizacional y de sistemas.

1.1 Marco teórico

1.1.1 Conceptos y teoría relevante de la materia

1.1.1.1 ¿Qué es una organización?


Consiste en ensamblar y coordinar los recursos humanos, financieros, físicos, de información y otros, que son
necesarios para lograr las metas, y en actividades que incluyan atraer a gente a la organización, especificar
las responsabilidades del puesto, agrupar tareas en unidades de trabajo, dirigir y distribuir recursos y crear
condiciones para que las personas y las cosas funcionen para alcanzar el máximo éxito. (FERRELL, O.C.,
HIRT, G., RAMOS, L., ADRIAENSÉNS, M. Y FLORES,M.A., 2004, pag. 215)

De manera simple, una organización es un conjunto de personas con un proposito en común. Una
organización posee tres características principales:
 Tiene un proposito definido el cual se expresa a través de objetivos a cumplir.
 Está formada por personas, las cuales realizan el trabajo enfocado al logro de las metas de la
organización.
 Posee una estructura formal, la cual puede ser abierta y flexible, o bien con acuerdos de trabajo definidos.

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Finalidad de la organización:
 Generar valor económico.
 Producir bienes y servicios para satisfacer necesidades sociales.
 Mantener su continuidad a través del tiempo
 Perseguir el desarrollo de las personas que la componen.

1.1.1.2 Teoría general de sistemas.


Esta escuela propone que para comprender los fenómenos se requiere estudiar sus elementos y las
relaciones entre ellos y con el entorno. Su principal impulsor fue Ludwing Von Bertalanffy, biolólogo vienés, en
1924.
Un sistema es un todo unitario organizado, compuesto por dos o más componentes o subsistemas,
interdependientes y limitados por su ambiente. Los sistemas se clasifican gradualmente desde los totalmente
cerrados hasta los totalmente abiertos.
Una organización es considerada un sistema (o subsistema) abierto, ya que interactua con el entorno o con
otros sistemas o subsistemas. Internamente sus elementos se interrelacionan y estos incluyen: individuos,
grupos,actitudes, motivos, estructura formal, interacciones, objetivos, estatus y autoridad. Por lo que es
necesario coordinar y controlar las actividades laborales que se requieren para el logro de los objetivos de la
organización. Es importante considerar que las decisiones y acciones ejercidas en un área de la organización
repercuten en las demás áreas que conforman este sistema e incluso pueden afectar a otros sistemas con los
que el sistema tiene relación.
Para relacionar la organización con la teoría general de sistemas consideramos los tres elementos principales
de una organización y los relacionamos con subsistemas:
1. Estructura se relaciona con: Subsistema administrativo. Toda la organización con su medio en el cual
establece objetivos, apoya planes, estrategias, mediante el diseño de una estructura y el
establecimiento de los procesos de control
2. Tecnología se relaciona con: Subsistema tecnológico. Se refiere a todos los conocimientos necesarios
para el desarrollo de las tareas.
3. Personas se relaciona con: Subsistema Psicosocial. Compuesto con individuos y grupos en
interacción, y esta formado por una coducta individua, la motivación, las relaciones de status, y del
papel de la dinámica de grupo y de los sistemas de influencia.
La teoría de sistemas establece que si no existe un subsistema o no trabaja bien un subsistema, el
sistema muere. En el caso de la organización, si no hay una adecuada planeación, el subsistema aunque
tenga la parte tecnica y la psicosocial, el sistema tiende a morir. Lo mismo sucede cuando los recursos
humanos no son adecuados aunque se cuente con una correcta administración y el conocimiento
necesario.
Otro punto de enlace es el entorno, ya que la empresa muere al no se adecuarse al entorno.

1.1.1.3 ¿Cómo miden los gerentes la efectividad organizacional?


1. Eficiencia: es lograr que la productividad sea favorable o sea es lograr el máximo resultado con una
cantidad determinada o mínima de insumos o recursos, lograr los resultados predeterminados o previstos con
un mínimo de recursos.
La palabra recurso se utiliza de forma amplia no sólo se hace alusión a los que se necesitan económicamente
para llevar a cabo el proceso productivo o el servicio que se brinde sino a todos los que entran a jugar un
papel fundamental como los energéticos, los esfuerzos humanos, el factor tiempo, la calidad, etc.
La eficiencia es medible ya sea a través de un indicador o un conjunto de ellos. Constituye una de las bases
para lograr la competitividad y la actividad de marketing en la organización.

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2. Eficacia: es el grado en que el producto o servicio satisface las necesidades reales y potenciales o
expectativas de los clientes o destinatarios.
3. Efectividad: grado de cumplimiento de los objetivos planificados o sea es el resultado o el producto de
dividir el Real/Plan o lo que es lo mismo: los resultados obtenidos entre las metas fijadas o predeterminadas.
Es el grado de cumplimiento de la entrega del producto o servicio en la fecha y momento en que el cliente
realmente lo necesita. (Pérez. A., 2013).

Por lo que podemos concluir que La efectividad organizacional está cumpuesta de dos elementos importantes:
la eficiencia y la eficacia. Y que para poder medirlos es necesario cuantificarlos en términos de recursos
utilizados y objetivos logrados. Otorgandole un valor a cada uno de ellos, de acuerdo a las estrategias de la
organización, para de esta forma considerarlos como indicadores de desempeño desde la planeación y
posteriormente irlos monitoreando y tomando medidas correctivas para garantizar un buen nivel de eficacia.

1.1.1.4 Teoría de la organización y el diseño de estructuras.


Es el estudio del funcionamiento de las organizaciones y de como son efectadas y a su vez afectan al entorno
o medio ambiente dentro del cual se desenvuelven. El beneficio principal al aplicar la teoría de la organización
es que nos brinda la oportunidad de modificar la estructura y cultura de la organización para volverla eficiente,
o para mejorar su eficiencia actual.
La teoría organizacional se divide en tres áreas de estudio:
 Estructura organizacional. Se conforma de las tareas y sus relaciones de autoridad las cuales ejercen un
cierto grado de control en la forma en que las personas cooperan y hacen uso de los recursos de la
empresa para lograr los objetivos de esta. Mediante la estructura organizacional se puede modelar la
conducta de los individuos y de los grupos dentro de la organización, también se encarga de controlar la
coordinación y motivación. Se puede modificar mediante el proceso de diseño organizacional, para que
evolucione a medida que la organización crece y adquiere su propia identidad, por lo que involucra tanto al
ambiente, la tecnología y a los recursos humanos.
 Diseño y cambio organizacionales. Mediante este proceso se eligen y gestionan los componentes de la
estructura y cultura organizacional para controlar las actividades necesarias con las cuales se logren las
metas de la organización. También se encarga de equilibrar las fuerzas externas a la organización con las
fuerzas internas para lograr sobrevivir a largo plazo. Y permite que la organización rediseñe y transforme
su estructura y cultura para adaptarse al cambio global.
 Cultura organizacional. Es el conjunto de valores y normas compartidos que regula las interacciones entre
los miembros de la organización, y interacciones con personas externas a esta. Está compuesta de
personas, ética y de la estructura organizacional. Se encarga junto con esta última de: modelar la conducta
individual y grupal, así como de controlar la coordinación y motivación.

1.2 Presentación de la empresa a estudiar

Nombre.
Nombre comercial: Intelligence Kinds.
Razón social:Inteligencias Multiples ARCALEAL SC.
Giro: Educación Preescolar (kinder) y servicio de estancia (guardería).
Ubicación Geográfica:
Calle Gonzalez Gallo 264 casi esquina Federalismo Norte, col. Arroyo hondo, Zapopan, Jalisco.

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Imagen 1: Página principal de Intelligence kids.

Descripción general de la empresa:


Intelligence kids, es una empresa dedicada a la enseñaza de menores en edad preescolar, nuestra filosofía
de trabajo se basa en la aplicación de las teorías vanguardistas de Howard Gardner y Daniel Goleman.
Nuestro modelo educativo contempla un programa integral, el cuál se basa en el desarrollo y estímulo de las 8
inteligencias que posee el cerebro humano de una manera divertida, así niñ@s y padres logran reconocer su
capacidad natural de aprender y respetar sus habilidades innatas.
El Modelo Educativo de Intelligence Kids cubre los siguientes aspectos: Educación vivencial, Educación
activa, Creatividad, Exploración, Concentración, Ejercitar la memoria, Fomento diario a la lectura, Fomento de
valores universales, Salud y seguridad escolar, Inglés intensivo todos los días, Yoga/relajación al iniciar las
clases, Talleres (circulo de lectura, pensamiento lógico-matemático, construcción, psicomotricidad, emocional,
música, dramatización, naturalista),
Propósitos fundamentales en la estimulación de las 8 inteligencias:
 Eliminar comparaciones ya que cada niñ@ es inteligente en diferentes áreas
 Enorme aumento de interés ydedicación al aprendizaje
 Incremento de la autoestima en l@s niñ@s
 Presencia permanente del humor
 Disminución de los problemas de conducta
 Uso armonizado de ambos hemisferios del cerebro
 Desarrollo de las habilidades de cooperación y liderazgo
También ofrece el servicio de estancia para niños y niñas de 3 meses a 6 años, con un horario de 8:00 a 19:00
horas. Proporcionamos servicios de desayuno (8:00 a 8:50), refrigerio (11:00 a 11:30) y comedor (14:00 a
15:00)

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Misión: Ofrecer el más alto estándar de calidad en la educación de niños y niñas en la primera infancia, a
través del mejoramiento continuo de los programas educativos que brindamos, con la finalidad de fortalecer y
elevar al máximo las potencialidades innatas de los menores, optimizando su desarrollo integral, basándonos
en las teorías vanguardistas de Howard Gardner y Daniel Goleman..

Visión:
No hemos definido una.

Valores:
No estan expresados en la documentación.

Objetivos:
Brindar a los niños y niñas una educación integral y bilingüe, mediante el ejercicio de ambos hemisferios del
cerebro, logrando así la estimulación de las ocho inteligencias (naturalista, emocional, social, musical,
lingüística, corporal, lógica-matemática, y espacial) atendiendo a las características propias de su edad y
entorno, ofreciendo oportunidades de aprender y poner en práctica las destrezas adquiridas por medio del
descubrimiento y la exploración.

2. Efectividad y estrategia
2.1 Efectividad

2.1.1 Estructura actual de la empresa.

A continuación se muestra la estructura actual de la empresa.

Imagen 2: Organigrama de Intelligence Kids.

2.1.2 Cultura organizacional de la empresa.

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La cultura organizacional de Intelligence kids es debil, ya que el personal no está totalmente convencido con
la filosofía de las inteligencias múltiples, además traen muy arraigada la idea de hacer las cosas como les
enseñaron en la escuela. Por otra parte parte del personal tiende a olvidar las indicaciones y observaciones
de mejora que les hace la directora, en cuanto a su conducta.
Adicionalmente no hemos fomentado los valores, que para nosotros tampoco han quedado claros y por
escrito.

2.1.3 Descripción del entorno de la empresa y enfoque sistémico (Entorno general y de tarea
que le afectan).
Descripción del entorno.
De acuerdo al principio de competitividad.
 Nos adaptamos al entorno bajando los precios del servicio, lo cual trajo un incremento de la poblacion
durante el ciclo 2014-2015, de más del doble con respecto al primer año de funcionamiento de la empresa
(ciclo 2013-2014). Por desgracia el impacto que el desempleo tuvo en el país hizo que el 20% de la
población se diera de baja.
De acuerdo al principio de equilibrio organizativo.
 Hemos hecho ajustes al despedir personal que no encajaba con el perfil del servicio, y que además
cobraba un salario que excedia su desempeño.
 Para el siguiente ciclo también vamos a cambiar una de las politicas de servicio: Originalmente el servicio
de preescolar era de 5 hora diarias (de 9:00 a 14:00), pero constantemente algunos padres de familia
estaban tocado la puerta desde las 13:20 para recoger a sus hijos por motivos de compromisos familiares.
Por lo que dedidimos modificar el horario del servicio de preescolar para el ciclo 2015-2016 a 3 horas (de
9:00 a 12:00), teniendo como opcional el servicio del idioma Ingles de 12:00 a 13:00 para kinder 1, y
obligatorio para kinder 2 y kinder 3.

Enfoque sistemico.

No estamos cumpliendo con los elementos del enfoque sistémico, al no haber desarrollado por completo los
siguentes subsistemas:
a) Subsistema, valores, objetivos, metas.
b) Subsistema humano.
c) Subsistema técnico.
d) Subsistema estructural.
e) Subsistema administrativo en tanto es el articulador de todos los subsistemas y su interrelación con el
ambiente.

Consideramos que las entradas, el proceso y la salidas se ejecutan de manera natural o intuitiva, como parte
de la experiencia personal de cada uno de los empleados, pero no hemos definido procedimientos. Los cuales
deben ser difundidos por escrito y como parte del control semanal, monitorear que sean cumplidos.

2.1.4 Descripción de la Eficacia, eficiencia y efectividad de la empresa.


Eficacia.
 Los recursos de agua y servicio eléctrico se consumen en ocasiones hasta en un 300% de lo normal.
 En cuanto a los recursos de papelería y material de trabajo se consumen un 30% más de lo planeado.
 Los recursos de alimentos se desperdician en un 10%, en este aspecto hemos logrado reducirlo, ya que
hubo un momento en el que se desperdiciaba aproximadamente un 25% de los alimentos.
 El tiempo laboral también tiene un desaprovechamiento aproximado de 10 horas a la semana.

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 En cuanto al uso de los ingresos en este segundo año de actividad, logramos superar el punto de
equilibrio, considerando que poco antes de la mitad del ciclo escolar (diciembre) tuvimos una deserción del
20% de los alumnos (de 52 alumnos salieron 8 y posteriormente 2). De los cuales solo dos casos fueron
por problemas de negligencia paterna y los demás fueron por problemas de desempleo lo que propició un
impacto en la economía de estas familias.
Eficiencia.
 En el caso de kínder 3 se lograron los objetivos de que los niños terminen el ciclo escolar leyendo,
escribiendo, sumando, restando, comprendiendo y cubriendo los objetivos de competencias marcadas por
la SEP. Incluso los niños que no habían estado jamás en un preescolar lograron cubrir los objetivos del
ciclo. Este nivel de eficiencia es más alto que el solicitado por la SEP, por lo que se compara con el de
escuelas privadas de prestigio.
 En el aprendizaje del idioma Ingles el grupo de kínder 3, logro cubrir los objetivos en un 100%
 Para kínder 2 la mayoría de los niños 75% logro cubrir los objetivos programados. Se dio el caso de 2
pequeños con problemas de lenguaje, a quienes sus padres no llevaron a tratamiento, a pesar de las
indicaciones y pláticas sostenidas con ellos, como medida de apoyo para sus hijos. Y aún así logramos
superar los objetivos marcados por la SEP.
 En el aprendizaje del idioma Ingles el grupo de kínder 2, logró cubrir el 85% de los objetivos.
 Con kínder 1, la situación es un logro del 85% de los objetivos de Intelligence kids, y un logro del 100% por
competencias marcados por la SEP para este grupo de niños.
 En el aprendizaje del idioma Ingles, los niños no lograron cubrir arriba del 65% de los objetivos. Aquí el
problema tiene como origen la poca importancia que los padres le pusieron para realizar las tareas y
actividades sugeridas por el personal docente.
Efectividad.
Consideramos que tenemos una baja eficacia, debido el consumo inadecuado de algunos de los recursos, y
una eficiencia de un 70% por las causas antes mencionadas.

Conclusiones
Una vez que hemos estudiado la teoría e identificado los elementos con los que Intelligence kids cuenta, y
también aquellos elementos que hemos pasado por alto, podemos concluir lo siguiente:
Es necesario plantear, y definir la visión y los valores de la empresa. Para posteriormente difundirlos con el
personal.
El organigrama que actualmente representa nuestra estructura organizacional es deficiente, por lo cual es
necesario hacer un rediseño de la estructura organizacional, definir políticas, procedimientos de
comportamiento y establecer los roles y actividades primordiales de todo el personal.
Es necesario adquirir mayores conocimientos como administradores, para seguir el proceso administrativo,
respetando las actividades y los entregables de cada etapa, para poder hacer que la empresa se desarrolle y
madure.
Este primer acercamiento ha cambiado mi perspectiva acerca de la importancia de adquirir conocimientos
administrativos, los cuales había ignorado por completo por estar enfrascado en el día a día, y en mi caso
particular el tema principal había sido administrar solo los recursos financieros para poder cumplir con los
compromisos económicos ante el gobierno, IMSS, INFONAVITt, pago de servicios, y compensación al
personal (sueldo quincenal).

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Bibliografía (APA 6ª Ed.)

AZUARA, R.(2013) Las organizaciones y efectividad organizacional. Parte 1.


Recuperado de:
http://gc.initelabs.com/syllabus/cloud/visor.php?
container=L1C105_783_372_26915_0&object=OEO_Texto_U1_S1.pdf.
Fecha de consulta: 09 de julio de 2015.

AZUARA, R.(2013) Las organizaciones y efectividad organizacional. Parte 2.


Recuperado de:
http://gc.initelabs.com/syllabus/cloud/visor.php?
container=L1C105_783_372_26915_0&object=OEO_Texto_U1_S1.pdf
Fecha de consulta 10 de julio de 2015.

PÉREZ, A.(2013) Eficiencia, eficacia y efectividad en la calidad empresarial.


Recuperado de:
http://www.gestiopolis.com/eficiencia-eficacia-y-efectividad-en-la-calidad-empresarial/
Fecha de consulta 14 de julio de 2015.

FERRELL, O.C., HIRT, G., RAMOS, L., ADRIAENSÉNS, M. Y FLORES,M.A. (2004) Introducción a los
negocios en un mundo cambiante, Mc Graw-Hill Interamericana, 2004, pag. 215.

SANTANA, A.(1989) Empresa y sociedad, Catalunya, España.


Recuperado de:
https://www.exabyteinformatica.com/uoc/Administracio_i_direccio_dempreses/Empresa_y_sociedad/Empresa
_y_sociedad.pdf
Fecha de consulta 16 de julio de 2015.

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