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GUIA DE PROCEDIMIENTOS PARA LA LIQUIDACION DE PROYECTOS

GUÍA DE PROCEDIMIENTOS PARA


LA
LIQUIDACIÓN DE PROYECTOS-
PRC

2015

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GUIA DE PROCEDIMIENTOS PARA LA LIQUIDACION DE PROYECTOS

GUÍA DE PROCEDIMIENTOS PARA LA LIQUIDACIÓN DE


PROYECTOS-PRC

Relación de Abreviaturas

CMAN : Comisión Multisectorial de Alto Nivel

CGVC : Comité de Gestión y Vigilancia Comunitaria

MINJUS : Ministerio de Justicia y Derechos Humanos

OE : Organismo Ejecutor

PIR : Programa Integral de Reparaciones

PIP : Proyecto de Inversión Pública

PRC : Programa de Reparaciones Colectivas

SE-CMAN : Secretaría Ejecutiva de la Comisión Multisectorial de Alto Nivel

SUNAT : Superintendencia Nacional de Administración Tributaria

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GUIA DE PROCEDIMIENTOS PARA LA LIQUIDACION DE PROYECTOS

INTRODUCCIÓN

La administración de los recursos de cada uno de los programas y proyectos debe hacerse en
forma eficiente, efectiva y oportuna, cumpliendo con los requerimientos de orden técnico y legal,
que permita que la ejecución de los mismos demuestre transparencia en todo el proceso desde su
inicio hasta su liquidación final, de forma tal que los recursos otorgados por la CMAN sean
utilizados acorde a los objetivos para los cuales fueron destinados y conlleven a un beneficio real
de las comunidades campesinas, nativas y otros centros poblados afectados por violencia política
registrada en el Perú en el periodo de Mayo de 1980 a noviembre del 2000.

El buen manejo económico de los proyectos, facilitará que éstos sean liquidados con toda la
documentación de soporte que respalda cada una de las fases, optimizando los recursos que se
han otorgado y facilitando la labor de control de la Secretaria Ejecutiva de la CMAN.

La presente guía ha sido elaborada con el propósito de apoyar a los organismos ejecutores
(municipalidades provinciales, distritales, gobiernos regionales) en la liquidación de proyectos del
PRC, cuyo financiamiento es efectuado por el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos hasta
por un monto máximo de cien mil nuevos soles (S/. 100,000.00)

Debe entenderse que si el costo del PIP excede el monto indicado en el párrafo anterior, éste será
asumido por el Organismo Ejecutor.

I DEFINICIONES:
Para efectos de la ejecución de procedimientos de la presente guía se hace necesario definir
algunas consideraciones básicas que son:

1.1 EXPEDIENTE TÉCNICO


Es el documento debidamente aprobado que contiene los parámetros según Guía para la
elaboración de perfiles de proyectos y expedientes técnicos de la Secretaría Ejecutiva de
la Comisión Multisectorial de Alto Nivel -CMAN actualizada a Julio 2012.

1.2 CUADERNO DE OBRA


Documento de trabajo que debe ser legalizado y foliado en todas sus páginas, que servirá para
registrar las programaciones, requerimiento de materiales y mano de obra, tareos y ocurrencias
diversas durante el periodo de ejecución de la obra. El cuaderno de obra deberá ser llenado por
el ingeniero residente y visado en cada supervisión por el ingeniero supervisor previa anotación
de las deficiencias con recomendaciones de parte del supervisor. Puede contener detalles

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gráficos, croquis, referencias a especificaciones y planos. Su periodo de vida útil termina con la
liquidación y entrega de obra. Este documento forma parte del acervo documentario de la CMAN.

1.3. CUADERNO DE ALMACÉN


Deberá ser foliado y sellado por el Comité de Gestión y Vigilancia Comunitaria en cada una de
sus hojas y servirá para registrar la entrada y salida de materiales del proyecto. Este
documento estará bajo responsabilidad del maestro de obra y periódicamente será revisado
por el ingeniero residente y visado por el supervisor.

1.4. CUADERNO DE PLANILLA

Este documento deberá ser foliado y sellado por el Comité de Gestión y Vigilancia Comunitaria
y servirá para registrar el cumplimiento de la hoja de tareo. También se utilizará para el pago de la
mano de obra (Operario, oficial y peón).

1.5. COMITÉS DE GESTIÓN Y VIGILANCIA COMUNITARIA (CGVC)


Son los órganos conformados en las comunidades y/o centros poblados en asamblea general. Se
constituyen una vez que la comunidad y/o centro poblado ha elegido el proyecto que será
financiado por el PRC y estará conformado por no menos de 5 miembros residentes en la
comunidad. Debe incluir como mínimo a dos víctimas de la violencia, a una mujer y también a un
miembro del Comité de Autodefensa en el caso que lo hubiera.

El Comité de Gestión y Vigilancia Comunitaria contará con un (a) Presidente (a), Vicepresidente
(a), Secretario (a), Tesorero (a) y Fiscal. De existir una organización de afectados a nivel de la
comunidad, ésta podrá acreditar un representante adicional que tenga la condición de víctima y
que resida en la comunidad.

El cargo de miembro del Comité de Gestión y Vigilancia Comunitaria es ad-honorem.

1.6. EJECUCIÓN POR ADMINISTRACIÓN DIRECTA


Esto se refiere al acto de ejecución de obra empleando la infraestructura existente,
personal, equipo mecánico, herramientas, enseres de oficina que son de propiedad del
organismo ejecutor, guardando en todo instante la concordancia con las normas legales
vigentes.

1.7. INFORME MENSUAL

Documento técnico que reporta el nivel de ejecución y el estado situacional del proyecto
que será presentado mensualmente y elaborado por el Ingeniero Residente.

1.8. INGENIERO RESIDENTE DE OBRA

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EL INGENIERO RESIDENTE es un Ingeniero colegiado y especializado, responsable de la


dirección de la obra que es contratado por el OE; durante el periodo de ejecución de la obra,
reside en las cercanías de la misma.

1.9. SUPERVISOR
EL SUPERVISOR es un ingeniero colegiado que será contratado por el OE, y se encargará de
verificar que la ejecución del proyecto se ajuste a las especificaciones del expediente técnico, en
cuanto a la calidad como a su oportunidad. El OE está obligado a presentar el nombre del
supervisor contratado ante la SE-CMAN la cual ratificará la designación de este de no existir
observaciones por parte del Comité de Gestión y Vigilancia Comunitaria.

1.10. CUENTA DE RECEPCIÓN DE OBRA


Documento público elaborado por los integrantes de la Comisión de Entrega/Recepción que será
suscrito después de la conformidad de la liquidación.

1.11. COMISIÓN DE LIQUIDACIÓN


Es una organización autónoma reconocida por resolución de Alcaldía cuya función es elaborar y
presentar la liquidación del Proyecto con la asistencia del Ingeniero Residente o un
especialista liquidador. Tendrá la siguiente estructura:

Presidente: Será ocupado por el Gerente de proyectos del OE


Secretario: Estará a cargo el jefe de Adquisiciones y abastecimiento del OE.
Vocal: Estará a cargo el Presidente del Comité de Gestión y Vigilancia Comunitaria.

En esta comisión deberá participar al menos una mujer.

1.12. COMISIÓN DE ENTREGA/RECEPCIÓN


Es una organización reconocida por Resolución de Alcaldía. Tendrá la función de coordinar las
acciones para la entrega del proyecto ejecutado dando fe de la calidad de la obra realizada.

Tendrá la siguiente estructura:

Presidente: Será ocupado por un regidor del Organismo Ejecutor.


Miembro 1: Ocupado por el Presidente de la Comunidad campesina, nativa o centro poblado
Miembro 2: Ocupado por un representante de la Asociación de Víctimas de la violencia o
un representante de alguna organización social comunal, en caso no existiera
el primero.
Miembro 3: Ocupado por un miembro del Comité de Gestión y Vigilancia Comunitaria.

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En esta comisión deberá participar al menos una mujer.

1.13. ACTO PROTOCOLAR


Es el evento de participación comunal que consiste en difundir sobre el proceso
cronológico desarrollado por el proyecto y sobre la importancia del acto reparador al daño
causado por la violencia política.

1.14. ORGANISMO EJECUTOR (OE)


Son las entidades públicas con capacidad de ejecutar proyectos con recursos públicos.
Preferentemente son las municipalidades distritales, en cuyo ámbito se encuentra la comunidad y/o
centro poblado beneficiario del PRC. Pueden ser también las municipalidades provinciales o los
gobiernos regionales.

1.15. VALORIZACIÓN
Es la cuantificación económica de un avance físico en la ejecución de la obra realizada por el
ingeniero residente y revisada por el ingeniero supervisor en un período determinado.

1.16. PRESUPUESTO ANALÍTICO


Documento mediante el cual se considera el presupuesto para los servicios específicos del
proyecto, en función del Clasificador del Gasto Público aprobado para el año fiscal vigente.

1.17. REGISTRO DE COMPROBANTES DE PAGO DE BIENES


Y SERVICIOS
Documento correspondiente al proceso técnico del Sistema de Abastecimiento mediante el cual
se registra, analiza y evalúa la información de las compras de bienes o servicios que sirve de
sustento al informe de avance financiero.

1.18.BOLETA DE VENTA

Sustenta la adquisición de bienes (materiales, herramientas y equipamiento) de una persona


jurídica o persona natural.

1.19.RECIBO POR HONORARIOS

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Sustenta la prestación de servicios por parte de una persona natural, profesional técnico. (Por
ejemplo Ingeniero Residente, Ingeniero Supervisor de Proyectos, Maestro de Obra, servicios de
topografía, carpintero, gasfitero, electricista, entre otros.)
Los recibos por Honorarios del Residente y Supervisor de proyectos, debe incluir la información
conforme lo establece el Contrato de Locación de Servicios:
Debe emitirse por todo costo, por tanto, no debe indicar en forma desagregada conceptos como
viáticos pues están incluidos.

1.20. RECIBOS POR EL ARRENDAMIENTO DE BIENES MUEBLES


PROPORCIONADOS POR LA SUNAT

Sustenta el alquiler de maquinaria, equipo y herramientas, para el caso de personas no habituales.

II OBLIGACIONES DURANTE LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO

2.1 OBLIGACIONES DEL ORGANISMO EJECUTOR:


 El Organismo Ejecutor mediante Resolución, designará LA COMISION que se encargará de la
Liquidación Técnica y Financiera, en concordancia con la Resolución de Contraloría Nº 195-
88-CG del 18.07.88.

 Coordinará permanentemente con la Comisión de Liquidación y la Comisión de Entrega


y
Recepción.

 La OE a través del Área Encargada de la Obra, entregará a LA COMISION de liquidación la


documentación necesaria, que consta de:

 Copia de Expediente Técnico aprobado

 Copia de convenio de transferencia financiera.

 Expediente técnico final conforme fue ejecutado.

 Copia de Contratos de residente y supervisor

 Informe de gastos documentado presentado por el Tesorero.

2.2 OBLIGACIONES DEL SUPERVISOR


 EL SUPERVISOR es el profesional encargado de ejercer el control técnico durante
ejecución del proyecto. Entre sus obligaciones se encuentra el efectuar la evaluación del
la
Informe mensual y final elaborado por el Residente.

 Es el encargado de asesorar a la Comisión de Recepción y hacer seguimiento a l


Comisión de Liquidación hasta la entrega del proyecto.

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 Comunicará a la Unidad Ejecutora con anticipación de 30 días antes de la culminación


del proyecto sobre el nombramiento de la Comisión de entrega/ recepción y liquidación.

 El supervisor emitirá mensualmente y a solicitud de la SE-CMAN, informes sobre el


estado de la obra, avance físico y financiero y copia de ésta debe ser alcanzada tanto a la
SE-CMAN como al Comité de Gestión y Vigilancia Comunitaria.

2. OBLIGACIONES DEL RESIDENTE


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 Presentar el Informe Final Técnico Financiero de la obra.
 Participar en la elaboración de la liquidación del proyecto.

III OBLIGACIONES DURANTE EL PROCESO DE LIQUIDACION DEL


PROYECTO
3.1 OBLIGACIONES DE LA COMISIÓN DE ENTREGA Y RECEPCIÓN

 Será la encargada de coordinar y establecer la fecha del Acto protocolar de entrega y


recepción del proyecto culminado.

 Se responsabilizará de los costos del Acto protocolar.

 Es la responsable de garantizar la calidad del proyecto ejecutado.

 Convocará a los habitantes de la localidad al acto protocolar de entrega de obra.

3.2 OBLIGACIONES DE LA COMISIÓN DE LIQUIDACIÓN


 LA COMISION DE LIQUIDACIÓN tiene la obligación de efectuar la Liquidación Técnica -
Financiera teniendo como base los informes mensuales presentado por el Residente.

 Es la encargada de comprobar la calidad del proyecto.


 Las funciones de los miembros de LA COMISION son personales e intransferibles.

 LA COMISION DE LIQUIDACIÓN dispondrá de 30 días calendarios para desplazarse a


la Obra, contados a partir de la Expedición de la Resolución de designación.

 LA COMISION es responsable de dar la conformidad a los trabajos ejecutados para lo


cual tendrá presente lo siguiente:

 De existir observaciones de tipo documentario técnico – administrativo –


Financiero, éstas serán levantadas por el Residente en el plazo de 15 días
calendario.

 De existir algunas partidas contempladas en el Expediente Técnico y que, por


motivos ajenos al residente no se hubieran ejecutado, aquel deberá informar a

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LA COMISION.

 Culminada la verificación, se levantará el Acta de Entrega de Recepción del


proyecto, cuyo contenido se puede observar en el Anexo B.

 LA COMISION no es responsable por los vicios ocultos que hubiera en la


ejecución de la Obra.

 El OE notificará al Ingeniero Residente para que en un plazo de 10 días


calendario levanten las observaciones y/o adopten los correctivos del caso.

 Subsanadas las observaciones, el INGENIERO RESIDENTE comunicará al


SUPERVISOR sobre la culminación del proyecto, quien a su vez elevará
el Informe a LA COMISION DE LIQUIDACIÓN dando su conformidad.

 Cuando no se ha levantado la Observación Técnica, esta se reiterará


hasta que sea subsanada en un 100%.

 Cuando corresponda a la Observación Financiera, se determinará el valor de la


documentación (evidencias) observada, luego se restará del total de
la Rendición de Cuenta con documento sustentado y se procederá a la
liquidación.
El Valor de la Documentación observada se le imputará al Residente de Obra y en
el plazo más corto se informará al Organismo Ejecutor a fin de efectuar las
correcciones y tomas las acciones y medidas pertinentes.

 LA COMISION tendrá un plazo no mayor de 20 días calendario para efectuar la Liquidación


Técnica y Financiera del proyecto a partir de la fecha de su reconocimiento.

 LA COMISION elaborará EL INFORME DE LIQUIDACION DE OBRA, su contenido, sin ser


limitativo, será el siguiente:

• Resumen Ejecutivo conteniendo lo siguiente:


- Nombre del proyecto
- Componente
- Meta
- Avance físico según valorizaciones
- Avance financiero presupuestal
- Adicionales :
- Hechos importantes :
- Conclusiones y Recomendaciones

• Informe de Liquidación Técnica y Financiera.


• Cuadros sustentatorios.
Esta información deberá ser digitalizada y enviada a las oficinas regionales de la CMAN,
para ser revisada por el especialista técnico, si hubiera observaciones a la información
presentada, éstas deberán ser subsanadas en el plazo de 10 días calendario.

 Con la aprobación de la SE-CMAN, la COMISION elaborará cuatro (04) ejemplares de la

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Liquidación Técnica - Financiera de la Obra (1 original y 3 copias), que serán distribuidos de


la siguiente manera:

• 01 original para SE –CMAN

• 01 copia para Unidad Ejecutora.

• 01 copia para Oficina de Auditoria Interna de la Unidad Ejecutora

• 01 copia para el Comité de Gestión y Vigilancia Comunitaria

 LA COMISION es responsable de presentar oportunamente los documentos requeridos


para la aprobación del proyecto.

 De existir observaciones en la presentación de la Liquidación Técnica-Financiera, es


responsabilidad del Organismo Ejecutor el realizar las acciones que correspondan contra
los rindentes, en coordinación con la Administración del OE y alcanzar al Órgano de Control
Institucional la información respectiva para la prosecución del trámite.

3. OBLIGACIONES DEL TESORERO DE LA ENTIDAD EJECUTORA


3 El tesorero es el responsable del correcto funcionamiento sobre los desembolsos que se
realizan para la obra a fin de garantizar su óptimo rendimiento.

3.3.1 El tesorero deberá elaborar de manera mensual un arqueo de la cta. cte. Tipo 13-A
Donaciones y Transferencias.

3.3.2 Tener bajo su cuidado y responsabilidad la caja de la tesorería.

3.3.3 Tener al día los registros y controles que sean necesarios para la debida
comprobación de los egresos.

3.3.4 A la emisión del Expediente Financiero se debe de enviar copias legibles de los
documentos.

3.3.5 El tesorero tiene a su responsabilidad que los Comprobantes de Pago de la


Municipalidad deben de estar debidamente firmados por el Tesorero, Jefe de Presupuesto y
Proveedor.
3.3.6 Documentos que se debe de anexar en el Comprobantes de Pago de la
Municipalidad:

 Si se trata de compra:
- Requerimiento

- Orden de Compra

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- Constancia del Proceso de Adjudicación de Menor Cuantía.

- Factura o Boleta de Venta (*)

- Informe de Conformidad

- Ingreso al Almacén

 Si se trata de servicios:

- Contrato

- Orden de Servicio

- Recibos por Honorarios o Factura

- Informe de Conformidad

 Si se trata de Planilla:

- Tareo

- Planilla de pago

- Copia de DNI

3.3.7 Contestar oportunamente las observaciones que se haga por parte del Área de
Contabilidad de CMAN.

 Enviar correo electrónico del encargado de la Liquidación Técnico

 Enviar correo electrónico del encargado de la Liquidación Financiero

 Números telefónicos.

(*) Las facturas es el primer comprobantes que se debe de solicitar, a la falta de este
comprobante se debe de solicitar boleta de venta, solo cuando el proveedor no emitiera
factura. Los documentos sustentatorios deben de ser emitidos dentro de las fechas de
iniciada y terminada la obra.

IV APROBACIÓN DE LA LIQUIDACION DE OBRA


La Liquidación de Obra ejecutada por la modalidad de Ejecución por Administración Directa será
aprobada por el Organismo Ejecutor mediante Resolución de Alcaldía.

V ESTRUCTURA DE LA LIQUIDACION DE OBRA


El contenido de la liquidación del proyecto tendrá la siguiente estructura:

1) CARATULA:

1.1 Nombre del Proyecto, tal como aparece en el Expediente Técnico y en el convenio de

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transferencia financiera.

1.2 Nombre del Organismo Ejecutor.

1.3 Nombre del Ingeniero Residente de Obra.

1.4Nombre del Supervisor.

1.5Nombre de los miembros del Comité de Gestión y Vigilancia Comunitaria.

1.6Ubicación geográfica de la obra

1.7Fecha de Liquidación.

2) ÍNDICE
El contenido de la documentación será ordenado y numerado, la liquidación financiera debe de
entregarse foliado.

3) ANTECEDENTES
La Comisión de Liquidación aprueba la liquidación del proyecto en concordancia con el numeral
11 de la Resolución de Contraloría N° 195-88-CG.

Los antecedentes incluyen los siguientes documentos:

3.1 Firma del convenio de transferencia, fecha y presupuesto del proyecto.


3.2 Número de Contrato del Ingeniero residente.
3.3 Número de Contrato del Supervisor.
3.4 Fecha de apertura del cuaderno de obra.
3.5 Fecha de culminación de los trabajos.

4) DESCRIPCIÓN DEL PROCESO DE LIQUIDACIÓN

4.1 LIQUIDACIÓN TÉCNICA DEL PROYECTO.

Para los efectos del proceso de liquidación técnica se deberá completar la información según el
esquema siguiente:

LIQUIDACIÓN TÉCNICA DEL PROYECTO

Que contendrá como mínimo:


1. DATOS GENERALES
1.1 Del Proyecto

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1.1.1 Nombre del proyecto


1.1.2 Ubicación
1.1.3 Unidad Ejecutora
1.1.4 Modalidad de Ejecución
1.1.5 Ingeniero Residente de Obra
1.1.6 Supervisor o Inspector
1.1.7 Maestro de obra
1.1.8 Presupuesto Aprobado
1.1.9 Costo Final de Obra
1.1.10 Plazo de Ejecución Inicial Aprobado
1.1.11 Fecha de Inicio
1.1.12 Fecha de Culminación Programada
1.1.13 Fecha de Culminación Real
1.1.14 Población beneficiaria
1.2 Características Principales de la Obra
1.2.1. Meta Ejecutada
1.2.2. Aspecto Social.
a. Impacto social del proyecto
b. Operatividad de la obra
c. Capacitación realizada
1.2.3. Aspecto Técnico
a. Descripción de la obra ejecutada.
b. Del cronograma de obra
c. Pruebas de calidad de obra
d. De la mano de obra utilizada
1.2.4. Aspectos Administrativos
1.2.5. Aspectos Ambientales
1.3 Conclusiones y Recomendaciones
 Determinación del monto final del proyecto.
 Conciliar si el monto final del proyecto concuerda con lo presupuestado (precisar
variaciones).
 Determinar las características técnicas del proyecto concluido.

2. MEMORIA DESCRIPTIVA VALORIZADA

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2.1. Antecedentes
 Resolución Ministerial, Decretos Supremo y Convenio de Transferencia Financiera.
2.2. Principales Sucesos en Obra
2.3. Descripción valorizada de la Ejecución física.
* Los parámetros está en concordancia con lo dispuesto en la Resolución de Contraloría Nº
195-88-CG.

3. LIQUIDACIÓN TECNICA DEL PROYECTO.


3.1. Calendario de Avance de Obra Valorizada
3.2. Cálculo de Atraso en ejecución de Obra (En caso que existiera)
3.3. Metrados Finales
3.4. Valorización de Adicionales
3.5. Valorización Final
3.6. Comparación de Costos Respecto al Presupuesto Total Programado
3.7. Relación de Materiales comprados por la obra
3.8. Conciliación de Materiales
3.9. Hoja de Tareo

4.2 LIQUIDACIÓN FINANCIERA

Para los efectos del proceso de liquidación financiera se deberá completar la información según
el esquema siguiente:

LIQUIDACIÓN FINANCIERA DEL PROYECTO

I. ASPECTOS GENERALES
1.1. Financiamiento del proyecto
1.2. Cofinanciamiento de la Municipalidad
1.3. Monto acumulado desembolsado
1.4. Monto ejecutado
1.5. Copia de Expediente Técnico
1.6. Contratos de servicios en la Obra
1.7. Copia de comprobantes de pago
1.8. Copia de extracto bancario de la cuenta tipo 13-A y/o cta.cte. del depósito del desembolso

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1.9. Cuadro de movimiento de almacén Ingresos-Egresos


1.10.Saldo disponible de mercadería
1.11.Presupuesto Analítico de Inicio
1.12.Informe de gastos por rubros totalizados
1.13.Informe de gasto efectuado
1.14.Cuadro de resumen de pago a personal (tareo – planilla de pago-copia de DNI)
1.15.Todo el Expediente de Liquidación Técnica – Financiera debe de enviarse foliada
1.16.Enviar CD del Expediente de Liquidación Técnica – Financiera

II. ANTECEDENTES
2.1 Fuente de Financiamiento:
2.2 Cta. Cte. Bancaria:

III. COMPROBANTES DE PAGO


Relación pormenorizada y sustentada de los gastos efectuados durante la ejecución del proyecto
que comprende desde el inicio de obra hasta la culminación del proyecto, el cual se encuentra
plasmado en los comprobantes de pago siguientes:

3.1 Boletas de Venta


3.2 Recibo por Honorarios
3.3 Tickets o cintas emitidas por máquinas registradoras
3.4 Otros comprobantes de pago que sustenten el gasto realizado en la realización del proyecto y
de acuerdo al Expediente Técnico.

Estos comprobantes deben de enviarse en el expediente financiero copias legibles,


debidamente llenadas (fecha de emisión, entre otros) y en la parte inferior de los
comprobantes debe de indicar el nombre de la obra .
IV CONCLUSIONES
5.1 Determinación del monto final de la Obra.
5.2 Conciliar si el monto final de obra concuerda con lo presupuestado (precisar variaciones).
5.3 Determinar las características técnicas de la obra concluida.
5.4 Otros que considere relevantes.

V ANEXOS

ANEXO A: MODELO DE ACTA DE INICIO DE OBRA


ANEXO B: MODELO DE ACTA DE ENTREGA/RECEPCIÓN
ANEXO C: MODELO DE ACTA DE COMPROMISO DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO.
ANEXO D: MODELO DE ACTA VALORIZADA DE LA ENTREGA DE MATERIALES
SOBRANTES ADQUIRUIDOS CON FINANCIAMIENTO DEL PROGRAMA

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ANEXO E: COPIA DE CONTRATOS DEL PERSONAL TÉCNICO (RESIDENTE Y


SUPERVISOR. VER GUIA DE ELABORACIÓN EXPEDIENTE TÉCNICO Y
GUÍA PRÁCTICA DE SUPERVISIÓN)
ANEXO F: MODELO DE ACTA DE ENTREGA DE TERRENO
ANEXO G: COPIA DE INFORME DE EVALUACIÓN DE COMPATIBILIDAD DE
EXPEDIENTE TÉCNICO.
ANEXO H: CERTIFICADOS DE CONTROL DE CALIDAD DE LOS MATERIALES UTILIZADOS
O REGISTROS GENEALÓGICOS, CERTIFICADOS SANITARIOS
(VACUNACIONES Y PRUEBAS DIAGNÓSTICAS)
ANEXO I: CUADERNO DE OBRA FIRMADO POR EL RESIDENTE, Y VISADO POR EL
SUPERVISOR Y COMITÉ DE GESTIÓN Y VIGILANCA COMUNITARIA,
DEBIDAMENTE LEGALIZADO.
ANEXO J: COPIAS DEL PROCESO DE ADQUISICIONES
ANEXO K: COPIA DE HOJAS DE PAGO O PLANILLAS DE OBREROS.
ANEXO L: CUADRO RESUMEN DE ALMACÉN
ANEXO LL: FOTOCOPIA DEL LIBRO DE CAJA Y REGISTRO AUXILIAR BANCO
MENSUAL, REFLEJÁNDOSE EL SALDO DEL MOVIMIENTO.
ANEXO M: RESUMEN Ó CONSOLIDADO DEL MOVIMIENTO BANCARIO AL CIERRE
DEL PROYECTO.
ANEXO N: COPIA DE COMPROBANTES DE PAGO, FACTURAS, BOLETAS DE VENTA Y
RECIBO DE HONORARIOS PROFESIONALES.
ANEXO O: PANEL FOTOGRÁFICO DEL PROYECTO (ANTES, DURANTE Y DESPUES)

ANEXO A ACTA DE INICIO DE OBRA

En la localidad de ……………………………, distrito de …………………., provincia de


………………, Departamento de ………………….., siendo las …… horas del día ……
de………..del 2009; se reunieron en el terreno otorgado por la Comunidad para la ejecución del
Proyecto “………………………………………………………..……… ”, los pobladores, autoridades y
miembros del Comité de Gestión y Vigilancia Comunitaria de la localidad de …………….,
Sr. ………………………………. coordinador regional de CMAN - ……………………………,
Sr.……………………………………Supervisor……………………………., Sr.…………………………
Ing. Residente, convocados por el Sr. ………………………………………, Alcalde de la
Municipalidad distrital de………………………………… para participar en el Acto protocolar del
Inicio de Obra.
La reunión fue aperturada por el señor Alcalde quien dio lectura el convenio de

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transferencia financiera, resaltando los objetivos, las metas, el monto financiado, fuentes de
financiamiento, el plazo de ejecución del proyecto y el sistema de participación comunal a
través del Comité de Vigilancia Comunitaria en el control y seguimiento de las acciones de
ejecución física y financiera.
Acto seguido, participó el Coordinador Regional de CMAN - Ayacucho, explicando los objetivos,
acciones y alcances del Programa de Reparaciones Colectivas en representación de la
Secretaría Ejecutiva de la CMAN y la voluntad reparadora del Gobierno Central en favor de los
pueblos afectados por la violencia política registrada en el Perú en el período mayo 1980 –
noviembre 2000.
Seguidamente se procedió a la instalación de la PRIMERA PIEDRA correspondiente.
Siendo las …. horas del….…. de…………..se dio por culminada el acto protocolar de inicio de
obra y en señal de conformidad firman los presentes.

____________________ _________________________
ALCALDE DISTRITAL COORDINADOR DE CMAN-
AYACUCHO

________________________________ __________________
COMITÉ DE GESTIÓN Y VIGILANCIA PRESIDENTE DE LA
COMUNITARIA COMUNIDAD

_________________ _________________
ING. RESIDENTE ING. SUPERVISOR

ASISTENTE S:

NOMBRES APELLIDOS DNI FIRMA

……………………………………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………………………

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ANEXO B ACTA DE ENTREGA / RECEPCION DE OBRA

Proyecto: (Colocar el nombre del proyecto, tal como aparece en el Convenio y Expediente
Técnico)

Siendo las .......... horas del...... de ............... de ................, se hicieron presente en el lugar de la
obra……….…......................, ubicado en la Localidad de………………….Distrito de
.................., Provincia de ................., Departamento de .................., por parte de la
Municipalidad Distrital de…………………. el Ing. ………………………………………..Jefe de Área
de Infraestructura, el Sr. ……………………..………………………., Regidor de la
Municipalidad, por parte de la localidad de……………..……….. el Sr.
…………………….Presidente de la Comunidad Campesina, Sr. …………………………….
Presidente del Comité de Gestión y Vigilancia, quienes a la vez son miembros reconocidos de
la Comisión de Recepción, también estuvieron presente el Ing.……………………….,
Residente de obra, el Ing. ……………………., supervisor para proceder a la entrega/recepción
de la Obra: “.......................................................................”, que fue ejecutada por la
Municipalidad distrital de………………………bajo la Modalidad de Ejecución por Administración
Directa.
Luego de la revisión de la documentación del Expediente Técnico y la liquidación de obra,
además de constatar el cumplimiento de las metas y objetivos del proyecto, se procede de la
siguiente manera:

I. ANTECEDENTES
La ejecución del proyecto “ …….…………………..…............”, estuvo bajo la responsabilidad
técnica y administrativa del Ing. …………………………, en su condición de Residente de Obra
contratado por la Unidad Ejecutora (Municipalidad distrital), la que se desarrolló en estricto
cumplimiento de las normas y especificaciones técnicas vigentes y que se encuentran detallados
en el Expediente Técnico.
El presupuesto de ejecución del proyecto fue de: S/……..……… que fue cubierto
con S/…………por el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos – Programa de Reparaciones
Colectivas y cofinanciado por la Municipalidad distrital de ……………….. por el monto de S/
………….
La obra se inició el………de…………..de………y culminó el………de…………de…….con
Resolución de Alcaldía Nº ………..de fecha ……………………..se reconoció la Comisión de
Recepción de la obra: ………………………………………conformada por las siguientes personas:

Sr………………………………………………..Presidente de la Comisión de Recepción


Sr………………………………………………..Miembro1
Sr……………………………………………… Miembro 2
Sr……………………………………………… Miembro 3

II. ESTADO ACTUAL DE LA OBRA


Concluido el recorrido del área física de la obra, se ha verificado que la obra se ha concluido al
100%

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III. METAS LOGRADAS


Las metas logradas fueron las siguientes: (señalar de manera puntual y con una características
resaltante; por Ejm: 01 reservorio de 10 m3, construido.)

IV. DOCUMENTACIÓN TECNICA


1. Liquidación de obra aceptada.
2. Informe final aprobado por la Municipalidad mediante resolución Nº…..…..
3. Cuaderno de Obra Legalizado.
4. Otros, como cuaderno de almacén, planilla de pagos.
5. Acta de compromiso de Operación y Mantenimiento.
6. Acta de sobrantes

V. RESPONSABLES DE LA OBRA
El personal técnico contratado por la Municipalidad distrital de………………………...para la
ejecución del proyecto fue el siguiente:
INGENIERO RESIDENTE DE OBRA: ………………………..
SUPERVISOR: …………………………………

VI. EQUIPO MECANICO.


Para la ejecución del proyecto se contó con maquinarias de propiedad de la Municipalidad
distrital de …………… que son las siguientes: …………………..

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Siendo las……...... horas del día…… y terminada la verificación de la obra in situ y no habiendo
encontrado observaciones, salvo vicios ocultos, LA COMISION concluye en DECLARAR que es
procedente dar por RECEPCIONADA la obra, firmándose la presente Acta de Entrega
/Recepción en señal de conformidad.

………………………………………………… ….……………………………………………….
JEFE AREA INFRAESTRUCTURA REGIDOR DE LA MUNICIPALIDAD

……………………………………… …………………………………………….
PRESIDENTE DE LA COMUNIDAD INGENIERO RESIDENTE DE OBRA
CAMPESINA

…………………………………….. ….………………………………………
REPRES. ASOC. VÍCTIMAS/ ING. SUPERVISOR DE LA OBRA
ORGANIZ. SOCIAL COMUNAL

…………………………………….
MIEMBRO DEL COMITÉ GESTIÓN Y
VIGIL. COMUNITARIA
ANEXO C ACTA DE COMPROMISO DE OPERACIÓN Y

19
GUIA DE PROCEDIMIENTOS PARA LA LIQUIDACION DE PROYECTOS

MANTENIMIENTO

El Comité de Operación y Mantenimiento elegido mediante asamblea:

Fecha…………………………………………….
Región……………………………………………
Provincia………………………………...............
Distrito……………………………………………
Comunidad……………………………………..

Asume la responsabilidad de mantener operativa y en correcto mantenimiento el proyecto


ejecutado:”………………………………..………………………………
………………. ……………………………………………………..............................
……………………………..”
La obra en mención es financiado por el Ministerio de Justicia y Derechos Humanos –
Comisión Multisectorial de Alto Nivel (CMAN) a través del Programa de Reparaciones
Colectivas (PRC) y ejecutada mediante convenio por la Municipalidad distrital/provincial)
……………………….
………………………..de……………………………………………………………………………………..
En señal de aceptación, los miembros del Comité de Operación y Mantenimiento firman a
los………….días del mes de……………………………..de…….

Presidente Secretario de Actas


Comité de Operación y Mantenimiento Comité de Operación y Mantenimiento

Tesorero Fiscal
Comité de Operación y Mantenimiento Comité de Operación y Mantenimiento

ANEXO D ACTA VALORIZADA DE LA ENTREGA DE

20
GUIA DE PROCEDIMIENTOS PARA LA LIQUIDACION DE PROYECTOS

MATERIALES SOBRANTES ADQUIRIDOS CON


FINANCIAMIENTO DEL PRC
Proyecto: (Colocar el nombre del proyecto, tal como aparece en el Convenio y
Expediente
Técnico)

Siendo las .......... horas del...... de ............... de ................., se hicieron presente en el lugar de la
obra……….…......................, ubicado en la Localidad de………………….Distrito de
.................., Provincia de ................., Departamento de .................., por parte de la
Municipalidad Distrital de…………………. el Ing. ………………………………………..Jefe de Área
de Infraestructura, por parte de la localidad de…………..…………..……….. el Sr.
……………………………Presidente de
la Comunidad campesina, Sr. ……………………………. Presidente del Comité de Gestión y
Vigilancia Comunitaria, donde además estuvieron presentes el Ing. ……………………….,
Residente de obra, el Ing. ……………………., supervisor para proceder a la entrega de
materiales sobrantes del proyecto: “...................................................................”, que fue ejecutada
por la Municipalidad Distrital de………………………bajo la Modalidad de Ejecución por
Administración Directa.
Luego de la constatación de los materiales y herramientas sobrantes se hace entrega de
los siguientes bienes:

COSTO COSTO
Nº MATERIALES O HERRAMIENTAS UNIDAD CANTIDAD UNITARIO PARCIAL
MATERIALES
1
2
3
4
5
n
HERRAMIENTAS
1
2
3
4
n
MONTO TOTAL VALORIZADO

Lugar y fecha:

---------------------------------------------------_______________......................................................
JEFE ÁREA INFRAESTRUCTURA PRESIDENTE
ORGANISMO EJECUTOR COMUNIDAD CAMPESINA

……………………………………… …………………………………..
PRESIDENTE SECRETARIO
COMITÉ GESTIÓN Y VIGILANCIA COMITÉ GESTIÓN Y VIGILANCIA
COMUNITARIA COMUNITARIA

………………………. ………………………..
ING. RESIDENTE ING. SUPERVISOR

21
GUIA DE PROCEDIMIENTOS PARA LA LIQUIDACION DE PROYECTOS

ANEXO F ACTA DE ENTREGA DEL TERRENO

REFERENCIAS
GENERALES Convenio Nº
:
Proyecto :
Ubicación :
Presupuesto :
Plazo de ejecución :

Siendo las ……….horas, del día ……de…………….del año 200.., se constituyeron en el terreno
ubicado en la (el) Comunidad / Anexo / Caserío de ………………………. , del Distrito de
…………………… , de la Provincia de …………………… , del Departamento de
………………………, los beneficiarios de la localidad , representantes de la Municipalidad,
representantes del CMAN, en representación de la Municipalidad el Ing. Señor
…………………………. y como responsable de la ejecución el Ing. Residente de Obra, señor
…………………….., el Ing. Supervisor de Obra, Señor …………………………. con el objeto de
cumplir con el Acto de Entrega del Terreno donde se ejecutara la obra.

Después de la inspección ocular de la zona de trabajo, se verificó que el terreno es compatible


con los alcances del Expediente Técnico, que corresponde a los datos señalados en el plano de
ubicación y en los demás planos del Expediente Técnico, que tiene las dimensiones requeridas
para la ejecución del proyecto y que se encuentran disponibles y libres de reclamos por parte de
terceros.

Al término de la diligencia se dio por entregado el terreno.

En fe de lo cual, se firma la presente.

Representante organismo que entrega el terreno Responsable de la ejecución

Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo:
DNI: DNI:
Colegiatura Colegiatura

Representante de la Municipalidad Representante del CMAN

Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo:
DNI: DNI:

Representantes de la localidad

Nombre:
Cargo:

22
GUIA DE PROCEDIMIENTOS PARA LA LIQUIDACION DE PROYECTOS

DNI:
ANEXO G COPIA DE INFORME DE EVALUACIÓN DE
COMPATIBILIDAD DE EXPEDIENTE TÉCNICO

1. COMPATIBILIDAD TÉCNICA:
Aspectos Técnicos
Sustentar la importancia del proyecto y las condiciones (dependiendo del tipo de
proyecto) que hacen posible su realización.

2. COMPATIBILIDAD DE COSTOS Y PRESUPUESTO


Indicar la relación que existe entre los costos a precios de mercado y el monto
presupuestado que figura en el expediente del proyecto dada la fecha de aprobación
del expediente.

3. COMPATIBILIDAD SOCIAL
Indicar el beneficio que tendrá en la población el proyecto a realizar.

4. COMPATIBILIDAD AMBIENTAL
El impacto que tendrá en el medio ambiente el proyecto a ejecutar.

5. COMPATIBILIDAD ECONÓMICA Y FINANCIERA

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

23
GUIA DE PROCEDIMIENTOS PARA LA LIQUIDACION DE PROYECTOS

ANEXO L CUADRO RESUMEN DE ALMACEN

PROYECTO:

MOVIMIENTO DEL ALMACEN

OBRA:

MATERIAL O HERRAMIENTA:

INGRESO EGRESO SALDO


UNID Firma del Firma del

MED solicitante almacenero
FECHA CANT. PU (S/.) VALOR FECHA CANT. PU (S/.) VALOR FECHA CANT. PU (S/.) VALOR

24
GUIA DE PROCEDIMIENTOS PARA LA LIQUIDACION DE PROYECTOS

ANEXO LL FOTOCOPIA DEL LIBRO DE CAJA Y


REGISTRO AUXILIAR DE BANCO MENSUAL

- COPIA FIEL DEL LIBRO DE CAJA

- COPIA DEL AUXILIAR ESTÁNDAR DE BANCOS

- MOVIMIENTO DE BANCOS (CONSOLIDADO), DEBE SER PREPARADO POR LOS


RINDENTES.

25
GUIA DE PROCEDIMIENTOS PARA LA LIQUIDACION DE PROYECTOS

FLUJOGRAMA

PROCEDIMIENTO PARA LA LIQUIDACIÓN DE PROYECTOS – PRC

Inicio

SUPERVISOR

Anotará en el Cuaderno de Obra y comunicará a


La Entidad, 30 días antes de finalizar los
trabajos, para que designe la Comisión de
Recepción y Liquidación de Obra.

ENTIDAD

Designa Comisión de Recepción y Liquidación EL PROYECTO


de Obra.
Al término de la obra preparará el informe Final
consistente en: Documentación Técnica,,
Documentación Contable – Financiera y lo
entrega a La Entidad

COMISIÓN DE RECPCIÓN Y LIQUIDACIÓN DE


OBRA
Ejercerá como Asesor de la Comisión de Recepción
Se constituye in situ para Recepción de Obra y
luego elabora Liquidación

30 días para constituirse en obra


para efectuar recepción

ACTA DE VERIFICACIÓN FISICA DE OBRA


Si
Recepción con EL PROYECTO tiene 15 días para levantar las
Observaciones? observaciones al término del cual se vuelve a
constituir en obra la Comisión de Recepción

No

LIQUIDACIÓN DE OBRA TECNICO – CONTABLE

ACTA DE RECEPCIÓN DE OBRA IN SITU En plazo no mayor a 30 días de recepcionada la


obra. La Comisión efectuará la Liquidación
Técnico - Financiero

Fin

26
GUIA DE PROCEDIMIENTOS PARA LA LIQUIDACION DE PROYECTOS

PROCEDIMIENTOS CUANDO NO EXISTE DOCUMENTACION


SUSTENTATORIA.

En los casos en que los alcaldes salientes, opten conjuntamente con algunos de sus
funcionarios de confianza de alejarse deliberadamente de la entidad, e inclusive
abandonen intempestivamente el cargo sin rendir cuenta de su gestión administrativa y
no entreguen el acervo documentario ni los bienes que le fueron asignados y entre la
documentación que debieron entregar, se encuentre lo relacionado a los recursos
transferidos por el MINJUS para la ejecución de proyectos-PRC, debe seguirse el
siguiente procedimiento:

a) De acuerdo al artículo 153º numeral 153.4 de la Ley Nº 27444, Ley del


Procedimiento Administrativo General, señala que si un expediente se extraviara,
la administración tiene la obligación, bajo responsabilidad de reconstruir el
mismo, independientemente de la solicitud del interesado, para tal efecto se
aplicarán, en lo que le fuera aplicable, las reglas contenidas en el artículo 140º del
Código Procesal Civil.

b) En la Resolución de Superintendencia Nº 154-2008-SUNAT, artículo 2º se indica


lo siguiente:

“El procedimiento de reconstrucción del expediente se iniciará con la Resolución


emitida por el Jefe que declara el extravío, siniestro, robo o sustracción del
expediente, según corresponda, y ordena su reconstrucción….”

Asimismo, la inobservancia a la Ley de Transferencia puede dar lugar a la determinación


de responsabilidades administrativas y penales a sus infractores.

De acuerdo a lo indicado en las normas legales expuestas en los párrafos anteriores, los
responsables de la gestión actual, están en la obligación de reconstruir los expedientes
en un plazo determinado, para lo cual se contactarán con las personas que participaron
en la ejecución del proyecto, esto es el Comité de Gestión y Vigilancia Comunitaria, el
ingeniero residente de obra, el supervisor, la Comisión que conformó la entrega y
recepción de obra, proveedores (que figuran en el Sistema Integrado de Administración
Financiera-SIAF) y toda persona que estuvo relacionada con el proyecto, a fin de que
proporcione información que ayude a la reconstrucción de la información que fue
materia de desaparición.

Una vez reconstruido, esta información se remitirá a SE-CMAN de acuerdo a los


procedimientos establecidos en la presente Guía.

PASOS A SEGUIR PARA LA RECONSTRUCCION DE EXPEDIENTES

27
GUIA DE PROCEDIMIENTOS PARA LA LIQUIDACION DE PROYECTOS

1) Debe contarse con el acta en el que figure el estado situacional de los registros y
documentos al momento de la transferencia de gestión, asimismo debe constar el
estado situacional de las obras en ejecución, evaluando si el grado de avance
guarda relación con su respectivo cronograma; comprobando además si las
obras concluidas han sido debidamente recepcionadas.
1) Debe presentarse la denuncia policial a la instancia correspondiente, dejando
constancia de la situación encontrada.
2) Proceder a la reconstrucción del expediente, solicitando apoyo al personal
administrativo de la gestión anterior que aún continua laborando en la
municipalidad, a fin de contactar a las personas que participaron en la ejecución
del proyecto llámese integrantes del Comité de Gestión y Vigilancia Comunitaria,
de la Comisión de Entrega y Recepción de Obra, el ingeniero residente, el
supervisor, etc.

Independientemente de las acciones que se realicen para la reconstrucción del


expediente, debe indicarse que el alcalde saliente que no entregue la información, se
hace acreedor a la determinación de responsabilidades administrativas y penales a sus
y en función a ello, la aplicación de las sanciones que correspondan conforme se
comenta a continuación:

Responsabilidad administrativa por incumplimiento a la Ley de Transferencia y a la


normatividad contable
el Articulo 38 de la Ley N° 28708 - Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad,
tipifica como faltas graves administrativas entre otras: (i) la omisión de la presentación de
las rendiciones de cuentas requerida por la Dirección Nacional de Contabilidad Pública,
(ii) la ausencia de documentación o no conservación de la documentación que sustente
las transacciones ejecutadas en las entidades del sector público, por tiempo no menor de
diez (10) años, no entregar los libros contables y documentación que sustenten las
operaciones realizadas en su gestión.

De no ser así e incurrieran en acciones orientadas a la dilación, impedimento o


entorpecimiento del citado proceso, serán pasibles de las sanciones administrativas aun
cuando en el año 2010 no mantuvieran vinculo laboral con la municipalidad, pues
conforme al Decreto Supremo N° 005-90-PCM Reglamento de la Ley de Bases de la
Carrera Administrativa, la condición de cesantes, ex funcionarios y ex servidores, no les
exime de responsabilidades por su inconducta funcional incurrida durante la
transferencia ni de cualquiera otras responsabilidades habidas durante el ejercicio de sus
funciones.

Responsabilidad penal
El Código Penal, aprobado por Decreto Legislativo N° 635 en su Artículo N° 377
establece que el funcionario público que, ilegalmente, omite, rehúsa o retarda algún acto
de su cargo, será reprimido con pena privativa de libertad no mayor de dos años y con
treinta a sesenta días-multa. El incumplimiento a la Ley de Transferencia por el alcalde
en ejercicio y/o sus funcionarios, es motivo suficiente para que en uso de sus
atribuciones funcionales, el Fiscal competente promueva la correspondiente acción penal
por la presunta comisión del delito en referencia. Para tal efecto, habrá de proveerse de
los medios probatorios necesarios que permitan evidenciar de manera contundente que
se cometieron las faltas que alteraron el normal desarrollo de la transferencia, siendo de
vital importancia el rol que en estas circunstancias le corresponda al Órgano de Control
Institucional - OCI como observador del proceso.

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GUIA DE PROCEDIMIENTOS PARA LA LIQUIDACION DE PROYECTOS

Es importante señalar que el alcalde y los regidores electos podrán denunciar ante la
Fiscalía sobre el incumplimiento a la Ley de Transferencia.

29