ACTIVIDAD 9

Elabore un informe sobre la auditoría ejecutada en el bloque 5, adicionalmente determine las

responsabilidades que sean del caso.

Informe de Auditoria. –

Motivo del examen

El examen especial a los ingresos, gastos; y, procesos precontractuales, contractual, ejecución, recepción,
uso y consumo de contratos de adquisición de bienes y prestación de servicios, incluidos los de
consultoría, en la Dirección de Movilización del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas, se realizó con
cargo al Plan Operativo de Control año 2016, de la Dirección de Auditoria de Administración Central y en
cumplimiento a la orden de trabajo 0041 -DAAC-2016 de 21 de marzo de 2016 y modificaciones al alcance
autorizados con memorandos 587 y 781-DAAC de 24 de marzo y 11 de mayo de 2016, respectivamente.

Objetivos del examen

 Verificar la determinación, recaudación y registro oportuno de los ingresos.

 Determinar la legalidad, veracidad y propiedad de los gastos; y, el cumplimiento de las
disposiciones legales y reglamentarias vigentes.
 Verificar la propiedad, legalidad y veracidad de los procesos precontractual, contractual,
ejecución, recepción, uso y consumo de contratos de adquisición de bienes y prestación de
servicios, incluidos los de consultoría suscritos por la Dirección de Movilización del Comando
Conjunto de las Fuerzas Armadas.

Alcance del examen

Se analizaron los ingresos, gastos; y, procesos precontractual, contractual, ejecución, recepción, uso y
consumo de contratos de adquisición de bienes y prestación de servicios, incluidos los de consultoría, en
la Dirección de Movilización del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas por el período comprendido
entre el 1 de enero de 2012 y el 31 de marzo de 2016. La muestra de contratos analizados.

El análisis no incluyó 52 procesos de contratación por un valor de 14 074 478,97 USD, que ya fueron
analizados por la Dirección de Auditoría Interna del Ministerio de Defensa Nacional en el examen especial
a los procesos precontractuales, contractuales, ejecución y liquidación realizados para la adquisición de
bienes y servicios; y, cuentas por pagar, en la Dirección de Movilización, por el período comprendido entre
el 1 de septiembre de 2012 y el 31 de diciembre de 2014, cuyos resultados constan en el informe DAI-AI-
0035-2016 aprobado el 30 de octubre de 2015.

Base legal

La Ley de Servicio Militar Obligatorio de las Fuerzas Armadas Nacionales publicada en el Registro Oficial
527 del 15 de septiembre de 1994, en el artículo 12 establece a la Dirección de Movilización como el
máximo Organismo responsable de la aplicación de la indicada Ley.
El artículo 161 de la Constitución de la República del Ecuador establece:

"... El servicio cívico-militar es voluntario. Este servicio se realizará en el m arco del respeto a la diversidad
y a los derechos y estará acompañado de una capacitación alternativa en diversos campos ocupacionales
que coadyuven al desarrollo individual y al bienestar de la sociedad...”.

Estructura Orgánica

Mediante Decreto Ejecutivo Secreto 4 de 13 de octubre de 2008, publicado en el Registro Oficial Secreto
002 de 15 de octubre del mismo año, se aprobó el Reglamento Orgánico Estructural y Numérico de las
Fuerzas Armadas para el quinquenio 2008-2012 en el que consta la estructura orgánica de la Dirección de
Movilización del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas.

El 15 de octubre de 2013, la Dirección de Movilización, remitió al Jefe de Estado Mayor Institucional del
COMACO, el proyecto “Estatuto de Gestión Organizacional por Procesos de la Dirección de Movilización
de C.C. de las FF.AA.” para revisión y aprobación.

Posteriormente, en enero de 2014 fue presentado un nuevo Proyecto “Estatuto de Gestión Organizacional
por Procesos de la Dirección de Movilización” al Jefe del Comando Conjunto, en el cual se incluyeron
nuevas reformas en el nivel de apoyo de la estructura orgánica de la DIRMOV.

Al respecto, no se evidenció que los proyectos antes mencionados, hayan sido aprobados, actualmente la
entidad funciona con una estructura orgánica que se encuentra publicada en la página web

Objetivos de la entidad

De conformidad con el numeral 3.5 del Plan de Gestión Institucional de la Dirección de Movilización del
Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas 2013 -2021, los objetivos son los siguientes:

 Incrementar la imagen institucional mediante la calidad del servicio militar y las reservas.
 Incrementar la capacitación de los conscriptos, mediante cursos en diversos campos
ocupacionales.
 Mantener el servicio cívico militar voluntario en el marco del respeto a la diversidad y a los
derechos, mediante el fortalecimiento del sistema de movilización militar de las Fuerzas Armadas.
 Incrementar el alistamiento de las reservas, mediante la organización, equipamiento,
entrenamiento y formación.
 Incrementar los niveles de desarrollo tecnológico mediante el uso de medios con tecnología de
punta.
 Incrementar las competencias y fortalezas del talento humano mediante un adecuado clima
laboral.
 Incrementar la gestión para alcanzar los recursos financieros mediante la formulación y ejecución
de los planes y proyectos del sistema de movilización.

Monto de recursos examinados

Los recursos financieros correspondientes a ingresos generados y ejecutados por la Dirección de

Movilización de la Matriz y los 27 Centros de Movilización a nivel nacional, durante el período de análisis
son los siguientes:
Ingresos

2012 2013 2014 2015

Descripción
USD USD USD USD
Del Gobierno Central 12 907 340,58 12 497 711,28 9 331 122,30 6 304 073,22
De Anticipos por devengar de años
1 883 893,40
anteriores
Tasas y Contribuciones 1 296 360,64 1 085 186,85 493 874,25 -
Rentas de Inversiones 18 700,00 18 700,00 18 700,00 -
Rentas por arrendamiento 22 796,50 24 985,76 25 666,48 17 627,23
Recuperación Inversiones - - 200 000,00 -
Otros Ingresos - 23 221,51 - -
Subtotal 16 129 091,12 13 649 805,40 10 069 363,03 6 321 700,45
TOTAL USD 46 169 960,00

Gastos

Descripción 2012 2013 2014 2015

Gastos de Personal 2 566 975,08 3 062 080,92 2 228 781,47 2 399 678,53
Bienes y Servicios de Consumo 12 366 605,43 9 033 056,28 6 040 249,33 3 449 058,05
Otros Gastos Corrientes 780 192,95 1 357 468,21 835 907,83 1 028 803,42
Bienes de Larga Duración 295 289,20 83 421,50 440 800,15 45 495,99
Subtotal 16 009 062,66 13 536 026,91 9 545 738,78 6 923 035,99
TOTAL 46 013 864,34

Servidores relacionados

Anexo 1

RESULTADOS DEL EXAMEN

Seguimiento de recomendaciones

En el período de análisis tanto la Dirección de Auditoría de Administración Central de la Contraloría

General del Estado como la Auditoría Interna del Ministerio de Defensa Nacional, han emitido Informes
de exámenes especiales ejecutados a la Dirección de Movilización del Comando Conjunto de las Fuerzas
Armadas, en los cuales se establecieron un total de 19 recomendaciones, que luego de verificar su
¡implementación, se determinó que se encuentran cumplidas, correspondientes a los siguientes Informes:
DAAC-088-2014 del examen especial a los ingresos, egresos y contratos, por el período comprendido entre
el 01 de enero de 2008 y el 31 de diciembre de 2011, efectuado por la Dirección de Auditoría de
Administración Central aprobado el 18 de septiembre de 2014. Los informes ejecutados por la Auditoría
Interna del Ministerio de Defensa: DAI-AI-0223-2012 del examen especial al proceso de adquisición de
servicios y administración de bienes de larga duración por el período comprendido entre el 1 de enero
2007 y el 31 de enero 2011 y adquisición de bienes por el período comprendido entre el 1 de junio de
2009 y el 31 de enero de 2011; y, DAI-AI-0035-2016 a los procesos precontractuales, contractuales,
ejecución y liquidación realizados para la adquisición de bienes y servicios; y cuentas por pagar, por el
período comprendido entre el 1 de septiembre de 2012 y el 31 de diciembre de 2014, aprobados el 7 de
septiembre del 2012 y el 30 de octubre de 2015. Ingresos por emisión de documentos militares.

La Dirección de Movilización del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas, cuenta con 27 Centros de
Movilización a nivel nacional y es el organismo responsable de planificar, dirigir, coordinar y supervisar
todas las actividades relativas al Servicio Militar, incluyendo la recaudación de valores por la emisión de
documentos militares tales como: certificados de calificación, cédulas militares y tarjetas de identificación
militar.

Para la emisión de los certificados de calificación la Dirección de Movilización dispone del Sistema Cliente
Servidor y a partir de mayo de 2012, entró en funcionamiento el Sistema Integrado en ambiente Web que
funciona paralelamente con el Sistema de Fotografía, el uno generaba los comprobantes de recaudación
y el otro emitía las cédulas militares y las tarjetas de identificación.

Los valores recaudados por los Centros de Movilización fueron depositados diariamente en la Cuenta
Rotativa de Ingresos 8002672804 del Banco General Rumiñahui de la Dirección de Movilización; los mismo
que automáticamente eran debitados por el Banco Central del Ecuador; los Centros de Movilización
remitían mensualmente al Departamento Financiero, el detalle de los ingresos y valores que eran
verificados y registrados por la Contadora.

Hasta el mes de junio de 2014, se percibieron ingresos por la emisión de documentos militares, con
Telegrama Oficial 2014-038-G-11-3-DD1-do.Circ. de 16 de junio de 2014, el Director de Movilización
dispuso a los Jefes de los Centros de Movilización, la suspensión del cobro por ese concepto, basados en
el criterio jurídico emitido por el Coordinador General de Asesoría Jurídica del Ministerio de Defensa, en
el cual manifestó de que el cobro de tasas por la emisión de documentos militares no tiene sustento
jurídico.

Del análisis realizado a los ingresos percibidos por la Dirección de Movilización del Comando Conjunto de
las Fuerzas Armadas, por la emisión de documentos militares, se concluye que existió concordancia entre
los reportes físicos impresos desde los Sistemas “Ambiente Web” y “Cliente Servidor” con los
comprobantes de depósitos, detalles de ingresos y registro contable.

Conclusión

Los valores recaudados por concepto de emisión de documentos militares fueron depositados
diariamente en forma completa, oportuna y registrados contablemente hasta el 30 de junio de 2014,
fecha en la cual se suspendió el cobro, basado en el criterio jurídico emitido por el Coordinador General
de Asesoría Jurídica del Ministerio de Defensa Nacional.
Póliza de Seguros de Vehículos no se liquidaron anualmente

La Dirección de Movilización del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas, durante los años 2012, 2013,
2014 y 2015, suscribió con la Compañía de Seguros Rocafuerte, Pólizas de Seguros para los vehículos de
la entidad, contra todo riesgo de pérdida o daño; dentro de las Condiciones Particulares se encuentra la
cláusula “De participación de utilidades” que establece que la aseguradora reconocerá a favor del
asegurado, el 5% de la utilidad obtenida en el año anterior de la cobertura de todo el programa de seguros;
la devolución se realizará sobre la totalidad de la prima del año inmediatamente anterior y solamente
cuando se haya confirmado la renovación.

De la revisión a los expedientes, se confirmó el pago por 103 391,64 USD a Seguros Rocafuerte.

El Director Financiero, con oficio G-11-4-B-2016-130-0 de 9 de junio de 2016, informó que hasta el 31 de
marzo de 2016, la Aseguradora aún no reconocía el pago por concepto de devolución del 5% de
participación de utilidades a la Dirección de Movilización; hecho que ocurrió con Órdenes de Pago 81106
y 82162 de 17 de mayo y 2 de junio de 2016; con la emisión por parte de la Aseguradora de dos cheques
por 554,03 USD y 111,10 USD, respectivamente, por concepto de saldos a favor de la Dirección de
Movilización, como producto de la liquidación de las pólizas de seguros de vehículos de la entidad,
contratadas en los años 2012, 2013 y 2014.

El director de la Dirección de Movilización, con oficio CCFFAA-G-11-a-2016-0021-O de 10 de junio de 2016,

manifestó que no se designó administradores de las pólizas de seguros para vehículos a través de
memorandos, en razón de que dentro de las funciones que cumple el Jefe de la Sección Logística consta
esa responsabilidad.

El Jefe de la Sección Logística, en el período comprendido entre el 1 de octubre de 2015 y el 31 de marzo

de 2016, con oficio CCFFAA-G-11-5-2016-181-0 de 13 de junio de 2016, remitió las liquidaciones
elaboradas por Seguros Rocafuerte el 8 de junio de 2016, correspondiente a las pólizas de seguros de
vehículos contratadas en los años 2012, 2013 y 2014, en las que se evidenció que los valores por concepto
del 5% de participación de utilidades del 2012 y 2013 no fueron liquidados al finalizar el plazo, sino que
posteriormente fueron utilizados para cubrir los valores correspondientes a los deducibles de tres
vehículos siniestrados en el 2015 y que se atribuyeron accidentes fortuitos en los que no tuvo
responsabilidad el custodio.

Por lo expuesto, se determinó que la Dirección de Movilización, recuperó en el año 2016, los valores por
concepto del 5% de participación de utilidades del 2012, 2013 y 2014, tanto en las liquidaciones de las
pólizas, como en la cobertura del valor de deducible de tres siniestros.

Conclusión

En la Dirección de Movilización, no se designó administradores de las pólizas de seguros para vehículos,

teniendo está función la Sección de Logística, determinándose que la entidad no cuente con información
oportuna relacionada con los siniestros reconocidos y pagados, ni sobre los montos correspondientes a la
participación de utilidades; valores que fueron recuperados en el año 2016, por concepto de liquidación
de pólizas de años anteriores.
Recomendación

Al Director de Movilización

1. Designará por escrito al Administrador de la Póliza de Seguros de Vehículos quién será el responsable
de efectuar la liquidación anual de la referida póliza, así como informar oportunamente sobre los
siniestros reconocidos y pagados; y, solicitar los valores correspondientes a la participación de utilidades
correspondientes.

Ausencia de Póliza de Seguros para bienes inmuebles, muebles, maquinaria, equipo y otros contra robo,
daño, destrucción o pérdida La Dirección de Movilización el 30 de septiembre y 30 de noviembre de 2015
contrató con Seguros Rocafuerte una Póliza de Fidelidad Blanket y una Póliza de Seguros para los
Vehículos por 3 502,24 USD y 32 611,80 USD incluido IVA, respectivamente; sin embargo, no dispone de
una póliza de seguros que cubra a los bienes muebles e inmuebles, maquinaria, equipos y otros contra
robo, daño, destrucción o pérdida.

El Jefe del Departamento de Desarrollo Organizacional, con oficio W FDN-13-JUN-2016 de 7 de junio de

2016, informó que la Planificación Anual de la Política Pública (PAPP), se elabora en el mes de junio y
aprueba en agosto de cada año, como resultado de ello se planificó para el año 2016, únicamente la
contratación de los seguros de fidelidad y vehículos, ya que el Departamento de Desarrollo Organizacional
se encarga de consolidar y presentar el presupuesto al Director de Movilización para la aprobación, en
razón de que la Sección de Logística es la responsable de presentar la necesidad de contratar los diferentes
seguros para precautelar los bienes muebles e inmuebles.

Al respecto el Jefe de la Sección Logística, con oficio CCFFAA-G-11-5-2016-176-0 de 6 de junio de 2016,

manifestó que debido a la falta de presupuesto la Dirección de Movilización no ha podido contratar pólizas
de seguros que cubran siniestros para los referidos bienes muebles e inmuebles.

Con oficio 097-DAAC-DIRMOV-PLH-2016 de 15 de junio de 2016, se comunicó los resultados provisionales

al Jefe de Logística actuante en el período comprendido entre el 10 de abril y el 1 de octubre de 2015, sin
recibir respuesta hasta el 24 de junio de 2016, fecha de la conferencia final.

De lo expuesto se estableció, que el Jefe de la Sección Logística, como se mencionó en el párrafo

precedente, es el área que tiene la responsabilidad de precautelar los bienes de la Dirección de
Movilización, no consideró en la planificación para el año 2016 la contratación de una póliza de seguros,
lo que ocasionó que los bienes muebles e inmuebles, maquinaria, equipos y otros, de propiedad de la
entidad no se encuentren asegurados contra cualquier eventualidad; por lo que, incumplió el Art. 5
“Seguros” del Reglamento General para la administración, utilización y control de los bienes y existencias
del sector público e inobservó el artículo 77, numeral 2, literal a) de la Ley Orgánica de la Contraloría
General del Estado.

El Jefe de la Sección Logística con comunicación de 30 de junio de 2016, posterior a la conferencia final de
resultados realizada el 24 de junio de 2016, informó que el presupuesto que recibió la Dirección de
Movilización para el año 2016, fue de 6 977 135,00 USD valor que únicamente les permitía cubrir la
adquisición de bienes y servicios que son de prioridad para la institución, por lo que no se pudo realizar la
contratación de los seguros debido a la falta de presupuesto; sin embargo, de lo afirmado por el servidor
no se evidenció que se Incluyó dentro de la planificación del año 2016, la contratación de los seguros para
los bienes muebles e inmuebles, maquinaría, equipo y otros.
Conclusión

El Jefe de la Sección Logística, no consideró en la planificación para el año 2016, la contratación de una
póliza de seguros para bienes muebles e inmuebles, maquinaria, equipos y otros, de propiedad de la
entidad, lo que ocasionó que éstos no se encuentren asegurados contra cualquier eventualidad.

Hecho subsecuente

Es importante indicar que el 20 de abril de 2016, el encargado de la Subsección de Infraestructura y el Jefe

de la Sección de Logística, presentaron el reporte de la evaluación de los bienes inmuebles a nivel nacional
de propiedad de la Dirección de Movilización del Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas, como
consecuencia del sismo del 16 de abril de 2016, en el cual se informó que las edificaciones de los Centros
de Movilización de Los Ríos, Guayas, Chone y Morona Santiago, presentaron fisuras menores en la
mampostería, sin constituir una amenaza a la estabilidad de la edificación no obstante, en los Centros de
Movilización de Manabí, Manta y Esmeraldas, reportaron fisuras de consideración en los cerramientos y
la caída de un tramo de estos; en los demás Centros no se registraron novedades, confirmándose de esta
manera el criterio de auditoría, de que al no existir la contratación de una póliza de seguros para estas
eventualidades, la entidad tendrá que asumir el costo total de la recuperación de los daños sufridos.

Recomendación

Al Director de Movilización

2. Dispondrá al Jefe de la Sección Logística, incluir dentro de la Planificación Institucional la Contratación

de una Póliza de Seguros para los bienes muebles e inmuebles, maquinaria, equipos y otros, de propiedad
de la entidad a fin de que éstos se encuentren asegurados contra cualquier eventualidad.

No se verificó el cumplimiento de los plazos de entrega en las adquisiciones a través de catálogo

electrónico.

En las resoluciones de los procesos de Catálogo Electrónico, CATE-DIRMOV-001-2015 y CATE-DIRMOV-

002-2015 de 10 de marzo de 2015, para la adquisición de material de aseo y oficina, respectivamente,
elaborados por la Sección de Compras Públicas y aprobados por el Director de Movilización, se delegó un
servidor como “Ordenador del Gasto de la DIR M O V”, para la verificación y recepción de los materiales
y suscripción del acta de entrega recepción correspondiente.

El Director de Movilización, con memorando G-11-CP-Circ-2015-018- de 12 marzo de 2015, dispuso al Jefe

de Logística presida y conforme la Comisión de Entrega Recepción de los materiales de oficina y aseo, así
también, el Jefe de la Sección de Compras Públicas con oficios G-11-CP-2015-020-0 y G -11-CP-2015-021-
0 de 16 de marzo de 2015, remitió al Jefe de Logística los pliegos y las órdenes de compra generadas por
Catálogo Electrónico, información que según el documento de “Registro de Ingreso de Documentación”,
que reposa en la Secretaria de la Sección Logística, consta la sumilla del servidor que realizó las funciones
de Ordenador del Gasto con lo cual se evidenció la recepción.

Según la fecha de aceptación de las órdenes de compra y los plazos estipulados en el convenio marco para
la entrega de los materiales contratados, se evidenció en las actas de entrega recepción, que el proveedor
entregó los productos en fecha posterior al término acordado, sin que el servidor designado para el efecto
haya hecho constar en las mismas esta novedad para la aplicación de las multas correspondientes, que
para los procesos analizados el valor de la multa no fue significativo; sin embargo, debió ser revelado tal
incumplimiento.

Al respecto los servidores designados como Ordenadores de Gasto y quienes suscribieron las actas
entrega recepción, en comunicaciones de 17 de mayo de 2016, manifestaron, que únicamente recibieron
las órdenes de compra para la recepción de los productos y que no tenían conocimiento sobre el cobro
de las multas.

Con relación a lo expresado por los servidores, se evidenció además que desconocían las
responsabilidades inmersas al ser delegados en las órdenes de compra como “Responsables de la
recepción de la mercadería”; sin embargo, es importante señalar que en las órdenes de compra consta
textualmente el párrafo sobre la aplicación de multas y que está sometida a todas las obligaciones
contraídas por el proveedor en el Convenio Marco, información que no fue observada por los servidores
que recibieron los productos.

Con oficios 102, 103 y 104-DAAC-DIRMOV-PLH-2016 de 15 de junio de 2016, se comunicó los resultados
provisionales a los servidores relacionados con la observación, al respecto el Jefe de Logística presentó su
criterio en comunicación de 21 de junio de 2016, en la que indicó que se delegó a un funcionario
específico, dentro de los pliegos para la recepción de los materiales de aseo y oficina, existiendo un
responsable que consta en las órdenes de compra.

El Ordenador del Gasto, en comunicación de 21 de junio de 2016, refiriéndose al tema manifestó:

“...las ÓRDENES LOS PLIEGOS Y LOS CONVENIOS MARCO NO ME ENTREGARON por lo que solicitaría...se
me entregue mencionada documentación, pero con el pie de firma de recibido...- en los cuales ha sabido
constar la respectiva sanción para los proveedores que incumplan con los plazos de entrega del material
adquirido...”.

Lo manifestado por el servidor no es compartido por el equipo de control, ya que se verificó la sumilla de
recepción del Ordenador del Gasto en el documento “Registro de Ingreso de Documentación” que reposa
en la Secretaría de la Sección Logística de la DIRMOV.

Por lo expuesto, los servidores que recibieron y suscribieron las actas entrega de recepción de los
materiales de oficina y aseo, no informaron y verificaron que el proveedor cumpla con los plazos de
entrega convenidos en la compra por lo que inobservaron el artículo 43, párrafo tercero, del Reglamento
de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública, las cláusulas, Décimo Tercera “Tiempos
de entrega” y Décimo Quinta, numeral 15.2 “Multas” del Convenio Marco y el artículo 77, numeral 2,
literal a) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, lo que ocasionó que la entidad no
disponga de la información para que se aplique los descuentos o deducciones correspondientes, en los
pagos realizados a los proveedores.

Conclusión

El servidor delegado por el Director de Movilización del CC de las FFAA., para la recepción de los productos;
y, los servidores que suscribieron las actas de entrega recepción, al no informar y verificar que se cumplan
los plazos previstos en la fecha de aceptación de las órdenes de compra y los días estipulados en el
convenio marco para la entrega de los materiales contratados por parte de los proveedores, ocasionó que
la entidad no disponga de información para la aplicación de las multas correspondientes, que para los
procesos analizados el valor de la multa no fue significativo; sin embargo, debió revelarse tal
incumplimiento.

Recomendaciones

Al Director de Movilización

3. En las adquisiciones realizadas a través de Catálogo Electrónico designará por escrito al Administrador
del Convenio Marco quien será el responsable de tomar todas las medidas necesarias para la adecuada
ejecución del convenio, así como de velar por el cumplimiento de las especificaciones técnicas de los
productos, los plazos de entrega y costos previstos en el mismo y en las órdenes de compra, además de
adoptar las acciones que sean necesarias para evitar retrasos injustificados e imponer las multas y
sanciones a que hubiere lugar.

1.- En el antepenúltimo párrafo del artículo 45 del reglamento a LOSNCP el mismo que expresa

"Si la calificación ha sido realizada por la máxima autoridad o su delegado, o en el caso de que la
calificación realizada por la Comisión Técnica haya sido aceptada por la máxima autoridad o su delegado,
esta dispondrá que los oferentes calificados presenten sus ofertas económicas iníciales a través del portal
www.compraspublicas.gov.ec, las mismas que deberán ser menores al presupuesto referencial. La
notificación a los proveedores calificados para la presentación de las ofertas económicas iníciales se la
realizará a través del portal www.compraspublicas.gov.ec, sin que se dé a conocer el nombre ni el número
de oferentes calificados ni el monto de la oferta económica inicial.”

4. Dispondrá al Administrador del Convenio Marco y a los servidores designados para la recepción de los
productos, que deberá incluir en el acta entrega recepción la observación relacionada con la aplicación de
multas en el caso de que el proveedor entregue sus bienes o servicios en fecha posterior al término
acordado; lo que permitirá a la Sección Financiera, calcular el valor de las multas correspondientes y
efectuar el descuento o deducción del pago.

Archivo incompleto y disperso de los documentos de respaldo Los expedientes que respaldan los pagos,
que se encuentran empastados y ubicados en la Sección de Contabilidad, agrupan la documentación
generada en cada una de las fases de los procesos de contratación, en lo referente a la fase precontractual
se encuentra incompleta y dispersa, como es el caso de los procesos SIE-DIRMOV-0003- 2015 y SIE-
DIRMOV-0004-2015, que no se adjuntaron los pliegos USHAY al expediente, a pesar de que se elaboraron
en el aplicativo, en su lugar archivaron los pliegos elaborados en el modelo utilizado en el año 2014; en el
proceso SIE-DIRMOV002-2015, los pliegos USHAY no están legalizados y en otros casos, se adjuntaron los
dos pliegos, identificándose inconsistencias entre éstos, principalmente en la información detallada en el
cronograma del proceso y en los requisitos solicitados en las especificaciones técnicas relacionadas con la
experiencia de la empresa, equipo y personal técnico.

Además, los memorandos mediante los cuales se designó a la Comisión Técnica para la Calificación de las
Ofertas, Administradores de los Contratos, Comisión Técnica para la Recepción y documentos de registro
de recepción de las ofertas no se incluyeron en los expedientes, ya que se encuentran en el archivo de
Compras Públicas en donde son generados, sin adjuntarse una copia en el expediente de tal manera que
los usuarios tanto internos como externos, tengan acceso a la información y facilite el control posterior.
El Operador del Portal de Compras Públicas, con comunicación del 21 de junio de 2016, en respuesta a la
comunicación de resultados provisionales, manifestó que los expedientes de los procesos SIE-DIRMOV-
003-2015 y SIE-DIRMOV-004-2015 se enviaron completos al Departamento de Asesoría Jurídica para la
elaboración de la Resolución de Adjudicación y Contrato, argumento que se contrapone con lo que
informó el Presidente de la comisión técnica del proceso SIE-DIRMOV-003-2015 con oficio CCFFAA-G-11-
6-2016-357-0 de 16 de mayo de 2016, quien manifestó que se evaluó las ofertas a base de los pliegos y
documentación que les fueron entregadas en el expediente y no en la que fue subida al USHAY, lo que
ratifica que los pliegos USHAY no se incluyeron en el expediente precontractual.

Por lo expuesto, el Operador del Portal de Compras Públicas, al no incluir en los expedientes de los
procesos SIE-DIRMOV-0003-2015 y SIE-DIRMOV-0004-2015 los pliegos USHAY; incumplió el artículo 36 de
la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública y 31 del Reglamento LOSNCP; la Disposición
General Primera de la Resolución RE-SERCOP-2014-0015 de 2 de octubre de 2014; la Norma de Control
Interno 405-04 “Documentación de respaldo y su archivo”; lo que no permitió a la comisión técnica
disponer de los pliegos adecuados para evaluar las ofertas, y que tanto los usuarios internos y externos
cuenten con información relevante que facilite las labores de control e inobservó el artículo 77, numeral
2, literal a) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.

Conclusión

El Operador del Portal de Compras Públicas actuante en el período comprendido entre el 1 de enero de
2014 y el 31 de diciembre de 2015, no incluyó en el expediente de la fase precontractual de los procesos
SIE-DIRMOV-003-2015 y SIE-DIRMOV-004-2015, los pliegos USHAY, lo que no permitió a los miembros de
la comisión técnica disponer de los pliegos adecuados para evaluar las ofertas; manteniendo un archivo
incompleto y disperso, lo que ocasionó que no se disponga de la información necesaria tanto para usuarios
internos y externos, lo cual dificultó el control posterior.