ESTUDIO DE CASO SOBRE LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO COMO

ALTERNATIVA PARA LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS DENTRO DE LAS

ORGANIZACIONES.

BRENDA MAYERLI LÓPEZ SÁNCHEZ, ID 294177

LEIDY TRINIDAD LÓPEZ SÁNCHEZ, ID 294183

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
ESP. GERENCIA FINANCIERA
PITALITO – HUILA
2018
 ESTUDIO DE CASO SOBRE LA GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO COMO
ALTERNATIVA PARA LA EJECUCIÓN DE PROYECTOS DENTRO DE LAS
ORGANIZACIONES.

BRENDA MAYERLI LÓPEZ SÁNCHEZ, ID 294177

LEIDY TRINIDAD LÓPEZ SÁNCHEZ, ID 294177

Estudio de caso sobre la gestión del conocimiento en la Cafetería del

Hospital San Antonio de Pitalito.

CAMILO ALFONSO CANO ESPINOSA

TUTOR: GERENCIA DEL CONOCIMIENTO TECNOLÓGICO

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
ESP. GERENCIA FINANCIERA
PITALITO – HUILA
2018
 INTRODUCCIÓN

El estudio de caso es una herramienta de investigación y una técnica de aprendizaje que puede
ser aplicado en cualquier área de conocimiento.

El objetivo fundamental de los estudios de caso es conocer y comprender la particularidad de una

situación para distinguir cómo funcionan las partes y las relaciones con el todo.

A continuación, se presenta un estudio de caso donde se realiza un análisis general de la

situación de la Cafetería del Hospital San Antonio de Pitalito, considerando información de su
funcionamiento productivo y sus estados financieros.
 ESTUDIO DE CASO

Empresa:

Cafetería del Hospital San Antonio de Pitalito.

Descripción:

La Cafetería del Hospital San Antonio de Pitalito, es una pequeña empresa que ofrece sus
servicios (desayunos, almuerzos, aperitivos) a los usuarios y empleados del Hospital San
Antonio de Pitalito.

El local es propiedad del Hospital San Antonio de Pitalito, y es arrendado a un particular para
que preste los servicios de cafetería.

El arrendatario se registró como empresario individual (autónomo) ante cámara y comercio, para
así dar inicio a prestar los servicios de cafetería en el hospital San Antonio, y posteriormente
contrato a un administrador quien se encargaba del funcionamiento de la misma.

El equipo de trabajo estaba conformado por 1 administrador, 2 auxiliares de cocina y 1 cajera y 2

personas que realizan funciones varias (orden y aseo del local, atender clientes en las mesas y el
mostrador, recibir y organizar pedidos).

La cafetería funciono así por varios años sin gran novedad, en cuanto a el equipo de trabajo cada
quien cumplía sus funciones, el ambiente laboral era adecuado y la rentabilidad era considerable,
alcanzaba para cubrir los gastos de producción, el arriendo, pagar el salario de los empleados y
dejaba ganancia al arrendatario.
Análisis de la situación:

Hace un año, el administrador de la misma renunció a su cargo, el cual le fue asignado a una de
las empleadas, la encargada de la caja. La caja le fue asignada a una de las empleadas que
realizaba funciones varias, y el cargo de funciones varias no fue reemplazado.

Desde hace varios meses, la cafetería está presentando una serie de problemas:

- Dificultades de liquidez, para realizar los pagos a sus proveedores.

- El arrendatario, en los dos últimos meses ha pagado el arriendo de su bolsillo.
- Se ha disminuido la calidad de los productos preparados, y los precios han subido.
- Solo ofrecen productos de paquete de las marcas más económicas en el mercado y los
venden a un precio elevado en relación a las demás plazas.
- Los clientes han disminuido y han aumentado las quejas.
- Los empleados se sienten inconformes y se ha deteriorado el ambiente laboral.

Ante estas dificultades, el arrendatario decidió consultar los estados financieros (llevados por una
persona externa) de los años anteriores para compararlos con los actuales, los cuales
evidentemente están arrojando perdidas.

Por lo que se hace necesario intervenir urgentemente en la situación de la cafetería, para evitar
más perdidas.

Planteamientos:

En base a la situación, surgen los siguientes planteamientos:

- ¿Cuál es el estado actual de la cafetería?

- ¿Por qué se están presentando estos problemas?
- ¿Qué estrategias se pueden emplear para dar solución a las problemáticas?
Respuesta a los planteamientos:

Para dar respuesta a estos planteamientos resulta importante tener toda la información posible de
la empresa a disposición, sin embargo, encontramos que la empresa, esta legalmente constituida
ante cámara y comercio, pero internamente no hay una estructura organizacional (misión, visión,
objetivos, organigrama, etc.) que la soporte, el arrendatario considero que al ser una cafetería no
era necesario.

- Estado actual de la cafetería:

Teniendo en cuenta las problemáticas mencionadas y los estados financieros el estado actual de
la cafetería es crítico, nos encontramos con:
- Dificultades económicas.
- Disminución de calidad y servicio.
- Pérdida de clientes.
- Insatisfacción laboral.
- Estados financieros negativos.
- Ausencia de estructura organizacional.

- Posibles causas de la situación en la cafetería:

En la descripción de la empresa, encontramos que la cafetería funciono por varios años sin
mayor novedad, sin embargo, cuando hubo un cambio de administración se empezaron a
presentar las problemáticas mencionadas.

Entonces, esta es posiblemente la causa principal de la problemática y la cual en efecto cadena

produjo las demás problemáticas, así:

- Según el análisis de la situación, el antiguo administrador renuncio y nombraron a la persona

encargada de la caja como administradora, y su administración no ha resultado efectiva. Esto
 se debe a que la persona a la que le designaron este cargo no tenía ni la formación ni la
experiencia necesaria para darle el manejo adecuado y gestionar los recursos de la cafetería;
- Al no gestionar adecuadamente los recursos se empiezan a presentar problemas de liquidez,
no se ha negociado adecuadamente con los proveedores, y se han realizado inversiones
inadecuadas. Por ejemplo, se han comprado productos en grandes cantidades, los cuales se
han dañado, otros productos no han sido de gran aceptación por clientes y no se han
vendido, no se ha llegado a acuerdos de pago razonables con los proveedores y por ende se
han incumplido dichos pagos;
- Por este tipo de perdidas, se ha visto afectado el dinero designado para pagar el arriendo del
local, a tal punto que el arrendatario ha tenido que correr con este gasto de su bolsillo, para
no incumplir con esta obligación;
- Adicionalmente, por estas situaciones se han visto obligados a disminuir la calidad de sus
productos. En las preparaciones utilizan productos de baja calidad y disminuido cantidades,
en los productos empaquetados ofrecen marcas poco reconocidas, debido a que han
incumplido con los proveedores de las marcas tradicionales. Y como solución errónea a
estas problemáticas han elevado considerablemente los precios de los productos;
- Siguiendo con esta cadena de problemáticas encontramos que varios de los clientes, han
dejado de comprar en la cafetería los precios y la mala calidad de los productos, sumado a
varias quejas sobre la mala atención;
- Esta mala atención, podría estarse produciendo por la insatisfacción laboral de los
empleados, pues muchos no estuvieron conformes con el cambio de administración, y que el
cargo de la persona que asumió el cargo de la cajera nunca fue reemplazado por ende fue
cubierto por los demás empleados, es decir, aumentaron las funciones por el mismo sueldo.

En conclusión, el cambio de administración ha causado varios traumatismos en la cafetería, pues

el cambio fue imprevisto y asumido por una persona que no estaba preparada, sumado a que no
se cuenta con una estructura organizacional. La cafetería, es un negocio que está presentando
perdidas y por ende estados financieros negativos. Por ende, se debe hacer una intervención
inmediata.
 - Estrategias de solución para las problemáticas identificadas.

Dentro de las estrategias de solución para las problemáticas identificadas, encontramos:

- Como primera estrategia, la cafetería debe establecer una misión, una visión, objetivos,
con el fin de orientar mejor sus acciones de marketing y afrontar de forma óptima los
imprevistos, ya que tanto su administrador como los empleados sepan perfectamente,
quienes son, quienes quieren ser en un futuro y los objetivos que tienen para poder
conseguirlo;
- De igual forma se debe crear el organigrama y manual de funciones, con esto cada
empleado tiene su cargo y función definida. Aquí se deberá tener en cuenta los perfiles de
cada empleado.
- Una vez teniendo una estructura organizacional sólida, la cafetería deberá resolver los
problemas económicos, para esto, una posible solución sería un crédito bancario. Con lo
que se pueda suplir los tres próximos meses de arriendo, surtir el negocio con buenos y
reconocidos productos, mejorar la calidad y cantidad de los productos preparados, ofrecer
nuevos productos, y estabilizar los precios, razonables en relación al producto y la plaza;
- Posteriormente, se debe realizar una buena gestión del marketing, dar a conocer los
productos que se están ofreciendo, los precios, lanzar promociones, y ofrecer un mejor
servicio, de esta manera recuperar los clientes y captar nuevos;
- Para logar esto, es muy importante contar con el apoyo de los empleados, por eso se
deberán implementar programas de bienestar, que los incentiven, motiven y
comprometan con el negocio.

Estas serían posibles estrategias que se podrían implementar para dar solución a las
problemáticas identificadas. Y de esta manera darle una reingeniería al negocio en general. Sin
embargo, al realizar estos cambios resultaría de gran importancia implementar un ciclo PHVA, y
con esto evitar caer en las mismas problemáticas o generar nuevas. También resultaría útil
realizar una matriz DOFA, la cual nos muestre la nueva situación actual de la impresa tanto
interna como externamente, y plantear estrategias que sirvan como soporte ante cualquier
imprevisto o eventualidad que enfrente la cafetería.
 CONCLUSIONES

En general se puede concluir que por medio de un estudio de caso podemos identificar diversas
problemáticas de una organización, y realizar planteamientos que nos lleven a posibles
estrategias de solución de las mismas.

De esta manera, el estudio de caso resulta una herramienta de gran utilidad en relación a la
gestión del conocimiento como alternativa para la ejecución de proyectos dentro de las
organizaciones.
Bibliografía.

Uniminuto Virtual y a Distancia. (2017). Estudio Caso Gerencia del Conocimiento y la

Tecnología. Septiembre 10, 2018, de YouTube Sitio web:
https://www.youtube.com/watch?v=tb8tWPiALkQ&feature=youtu.be