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ManualAlfresco CSIRC v1.0 PDF
ManualAlfresco CSIRC v1.0 PDF
Alfresco
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1.- Introducción………………………………………………… 3
4.5 Categorías……………………………………………………. 22
4.6 Búsquedas…………………………………………………… 23
4.9 Mi Alfresco………………………………………………….. 35
5.1 WebDAV……………………………………………………. 37
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1.- Introducción
http://documenta.ugr.es
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Para conectar como usuario registrado, hay que pinchar en para acceder a
la página de conexión que muestra el siguiente formulario para introducir el nombre de
usuario y la contraseña: 5
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3.1 Barra de herramientas
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3.3 Área de trabajo
En la parte superior del Área de trabajo hay una barra de navegación que muestra
siempre el camino del espacio en el que nos encontramos (espacio actual), permitiendo
el acceso directo a cualquier espacio que se encuentre en el camino desde el espacio raíz
al espacio actual. Si estamos navegando por los espacios, el área de trabajo se divide en
tres partes. Arriba, bajo la barra de navegación, se muestra en grande el nombre del
espacio actual junto con su icono, y a su derecha todas las acciones posibles sobre el
espacio. Dependiendo de los permisos del usuario se podrá añadir y crear contenidos y
espacios, borrar, copiar y pegar espacios completos, etc.
El uso del botón Volver a la página anterior del Navegador Web puede provocar
errores en el camino al espacio actual. Por lo tanto, se recomienda el uso de la barra de
navegación y del acceso a espacios recientes del Panel lateral para volver al espacio
anteriormente visitado.
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Debajo de esta barra de navegación, en Examinar espacios se pueden ver los espacios
contenidos en el espacio actual representados por su nombre y un icono. Si se pincha
sobre el nombre o el icono se accede a ese espacio, que pasa a ser el espacio actual.
Junto a cada espacio aparecen distintos iconos que representan las acciones posibles
sobre el espacio (Cortar, Copiar, Eliminar, Ver detalles,etc.).
En Elementos de contenido se muestran los contenidos del espacio actual de igual forma
que los espacios en Examinar espacios, pinchando sobre el icono o el nombre, y
dependiendo del tipo de archivo que sea, se visualiza o se descarga el archivo
seleccionado.
Tanto los espacios como los contenidos tienen disponible la acción Ver Detalles,
representada con el icono ,que permite ver toda la información referente al 8
elemento seleccionado:
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En el centro de la pantalla podemos ver todas las propiedades del espacio o contenido,
algunas de las cuales (como nombre, título o descripción) se podrán modificar mediante
.
En la parte de la derecha se encuentra el panel de Acciones, que presenta todas las
acciones que puede realizar el usuario sobre el elemento, y que dependen directamente
de los permisos que tenga.
CREACIÓN DE ESPACIOS
Para crear un espacio, sólo hay que situarse en el espacio donde queramos crearlo y
seleccionar Crear> Crear espacio:
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Después Hay que introducir un Nombre para el espacio, el Título y la Descripción (estos
dos son opcionales), también se puede seleccionar el icono que presentará el espacio
creado en el navegador.
CREACIÓN DE CONTENIDOS
Añadir Contenido:
Para añadir contenido, es decir, guardar en el sistema cualquier tipo de archivo, hay que
pinchar en y seguir los pasos que se presentan en el asistente. Primero,
hay que seleccionar el archivo y enviarlo. Una vez enviado se permite cambiar el nombre
del archivo y el tipo de contenido (si es un tipo de archivo conocido se establecerá
automáticamente).
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Al pinchar en Aceptar, el archivo se guardará en el espacio, aunque en un último paso
podremos modificar de nuevo el nombre y el tipo de contenido, así como introducir sus
propiedades opcionales: Título, Descripción y Autor.
Crear Contenido:
Alfresco permite crear archivos de texto plano, HTML y XML desde la interfaz de usuario,
a través de unos editores de texto integrados. Para crear un archivo en el espacio actual
hay que seleccionar Crear>Crear contenido: 10
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BORRADO DE ESPACIOS
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Dentro de la pantalla de Opciones de usuario abajo del todo encontramos :
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Como se observa, se puede hacer una búsqueda por nombre o por contenido sobre los
elementos eliminados o mostrar todos directamente. Se pueden restringir los resultados
de la búsqueda con los filtros disponibles sobre la fecha de borrado de los archivos ( hoy,
desde hace 7 días o desde hace 30 días).
En la lista de elementos eliminados se muestra la ubicación original de los archivos y la
fecha de borrado. Los elementos de la lista se pueden eliminar definitivamente mediante
o ser recuperados con . Esta última operación solicita la confirmación del
usuario, y ofrece la posibilidad de elegir el espacio donde ubicar el elemento recuperado.
Si no se indica ninguna ubicación, se intentará recuperar en su ubicación original (de la
que fue eliminado). El éxito de esta operación depende de los permisos del usuario en la
ubicación seleccionada y de que el espacio siga existiendo (en el caso de recuperarlo en
su ubicación original).
BORRADO DE CONTENIDOS
CORTAR Y COPIAR
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ACCESOS DIRECTOS A ESPACIOS Y CONTENIDOS
Para crear un acceso directo a un espacio o contenido para que aparezca en el bloque de
Accesos directos del Panel Lateral, hay que acceder a su Vista Detalles y seleccionar la
acción correspondiente en el panel de acciones: El acceso directo se
crea inmediatamente en el Panel lateral:
VERSIONES DE CONTENIDOS
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EDICIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE CONTENIDOS
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Esto es lo que veremos cuando un archivo está bloqueado y se crea una copia de trabajo:
NOTA: Todos estos iconos también están disponibles en el menú “Acciones” de la Vista
Detalles.
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FOROS DE DISCUSIÓN
Se pueden definir espacios de foros que contengan los foros desde la opción de crear
espacio “Desde cero” del “Asistente avanzado de espacios”.
Los foros también se pueden asociar a espacios y a contenidos usando la acción “Abrir
un foro” de la “Vista detalles”, o desde las acciones directas sobre espacios y contenidos:
Un ejemplo de foro:
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Los foros se mueven con el objeto y además se permiten realizar búsquedas sobre foros y
mensajes del foro.
Una plantilla es un documento que puede ser aplicado a uno o varios objetos (por
ejemplo documentos) para producir otro documento. Las plantillas se escriben en un
lenguaje específico cuyo modelo de datos consiste en los objetos que están disponibles
para la plantilla, y que generalmente se reducirán al espacio actual (o el seleccionado), el
documento seleccionado y el usuario actual.
La administración de plantillas es tarea del administrador, pero como usuarios, podemos
hacer uso de las mismas:
Para aplicar una plantilla Modelo de contenido a un espacio o documento hay que
seleccionar la acción de Previsualizar , que da paso a una página que permite elegir la
plantilla a aplicar sobre el elemento seleccionado:
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La plantilla elegida se aplica automáticamente mostrando en pantalla los resultados.
Además la opción elegida se almacena temporalmente (hasta que el usuario se
desconecte), y se aplica cada vez que se elige la acción Previsualizar del mismo
elemento.
Resultado de seleccionar la plantilla general_example.tfl:
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También se puede escoger un Modelo de contenido para que se aplique siempre que se
acceda a la Vista detalles de un elemento. En el bloque Vista personalizada hay que
pinchar en Aplicar modelo o para poder seleccionar la plantilla a aplicar.
La plantilla elegida se aplica al elemento siempre que se consultan sus detalles y sea cual
sea el usuario. Si se quiere quitar la plantilla hay que pinchar en (eliminar). Si se trata
de un espacio, la Vista personaliza se muestra también al consultar su contenido,
entonces veremos la Vista Personalizada justo encima de sus espacios y sus contenidos.
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SINDICACIÓN RSS
Puede elegirse la notificación mediante sindicación RSS sobre eventos que ocurran en un
espacio. Para ello hay que aplicar la plantilla de importación RSS en “Vista detalles”, y
luego se copia (pulsando con el botón derecho) el enlace de alimentación RSS para usarlo
en cualquier lector RSS:
ROLES
Coordinador
Colaborador
Lector
Editor
x x x Edita propiedades
x Invita a otros
x Tomar posesión
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Un usuario puede tener varios roles en un espacio determinado, aunque como vemos en
la tabla, el rol Coordinador permite todas las acciones posibles, y por tanto, engloba a los
demás roles. El rol que juega un usuario en un determinado espacio se propaga a los
espacios que cuelgan de él, a no ser que se indique lo contrario en la gestión de usuarios
de los espacios descendientes.
El control de los usuarios y roles sobre un determinado espacio sólo pueden hacerlo el
usuario Administrador, el dueño del espacio o un usuario que tenga el rol de Coordinador
en dicho espacio.
Esto se lleva a cabo desde Gestionar Usuarios del Espacio, opción disponible en el menú
Más acciones o desde la Vista de detalles de un espacio (ver apartado 4.1):
Como vemos, los roles se asignan de igual forma a usuarios y a grupos. En este ejemplo,
el grupo CSIRC tiene el rol de Colaborador, y el usuario jefeuf2 el de Lector. El dueño del
espacio es el usuario jefeuf1.
Desde esta pantalla podemos Eliminar: y/o Modificar: un rol, e Invitar:
.En Invitar se puede asignar uno o varios roles a uno o varios usuarios/grupos.
La asignación se hace en 2 pasos, primero se elige el/los usuario(s)/grupo(s) y después el
rol que se quiere asignar.
Seguidamente hay que Añadir a la lista. Este proceso se puede repetir, para que de una
vez se pueda asignar todos los roles que queramos sobre el espacio. También se pueden
borrar roles asignados a la lista. Una vez confeccionada la lista de usuarios/grupos con
sus roles, para que los cambios tengan efecto hay que pasa al siguiente paso del
asistente. En este último paso se da la posibilidad de notificar a los usuarios a través del
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correo electrónico que su rol sobre el espacio ha sido cambiado. Pinchando en el botón
Finalizar se guardan los cambios y se sale del asistente.
El proceso de cambiar roles es similar pero más sencillo, ya que en este caso sólo hay que
modificar la lista de roles asignados al grupo/usuario elegido, y el cambio se lleva a cabo
en un solo paso.
Los roles, por defecto, se propagan de un espacio a los contenidos de este, aunque es
posible asignar roles individualmente a cada contenido. Por tanto, lo explicado
anteriormente sobre gestión de usuarios de un espacio es aplicable también a los
contenidos. La opción Gestionar usuarios del contenido está disponible únicamente en la
Vista detalles del contenido si el usuario tiene privilegios suficientes.
PROPIETARIO DE UN ESPACIO
Ser el propietario de un espacio se traduce en que el usuario tiene todos los permisos
sobre éste. Para que el usuario propietario de un espacio pierda los permisos sobre su
espacio, otro usuario Coordinador (o el Administrador) debe tomar posesión de dicho
espacio y cambiarle los permisos. Esto se hace desde el panel de acciones de la Vista
Detalles del espacio o el contenido pinchando en . 20
Desde la Vista detalles de un espacio es posible enviar un email a todos sus usuarios. Esto
puede ser útil para informarles de algún cambio importante en la estructura o los
contenidos del espacio.
Para enviar un email hay que pinchar en en el panel
de Acciones de la vista detalles de un espacio. Entonces se muestra la siguiente página:
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Se muestra una lista con todos los usuarios y grupos de usuarios del espacio, para poder
modificar en el momento la lista de destinatarios. Los grupos de usuarios se pueden
seleccionar/deseleccionar como un todo, o pueden expandirse para elegir usuario por
usuario. Debajo de la lista de usuarios hay que confeccionar el email, indicando el tema
(obligatorio) y el contenido del mensaje.
Si se desea se puede hacer uso de una plantilla de email existente en Alfresco para
mandar un correo personalizado a los usuarios. Para hacer esto, hay que elegir la plantilla
de entre las disponibles y pinchar en Insertar Plantilla, al hacer esto, el contenido del
mensaje se completa automáticamente. Por último, para enviar el correo hay que
pinchar en Aceptar, para que el email sea enviado.
Cada usuario puede modificar sus datos personales y su contraseña. Esto se hace
accediendo a las Opciones del usuario en la barra de herramientas:
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4.5 Categorías
La Administración de categorías (creación, edición, borrado) es tarea exclusiva del
administrador.
Las categorías sirven para realizar una clasificación de los elementos (espacios o
contenidos) aparte de la propia que se establece por la organización del repositorio con
el árbol de espacios. Esto permitirá hacer búsquedas más restrictivas y con mejores
resultados. Los elementos, se pueden asignar a una o varias categorías. Las categorías se
definen según las necesidades del sistema.
Si algún usuario o grupo de usuarios necesita para clasificar sus documentos una
categoría que no existe aún en Alfresco, tendría que hacer una solicitud al Administrador.
Dicha solicitud se estudiaría para aceptarla o no, dependiendo de la naturaleza de la 22
categoría solicitada.
Como ocurría con las versiones de documentos, para que un elemento acepte la
categorización hay que indicarlo expresamente en su Vista Detalles (en el bloque
Categoría hay que pinchar en Permitir categorización).
Una vez hecho esto y desde este mismo bloque, se podrán asignar categorías al elemento
pinchando en (modificar categorías). Para cada una de las categorías a incluir, hay
que buscarla en el árbol de categorías y seleccionarla mediante el icono .
Después hay que pinchar en Añadir a lista. Una vez completada la lista de categorías,
pincharemos en Aceptar para guardar los cambios. Las categorías elegidas se habrán
asignado al elemento y aparecerán en el bloque Categoría.
4.6 Búsquedas
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Y la búsqueda avanzada:
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Opciones de la búsqueda avanzada:
- Mostrarme resultado para: se puede hacer una selección de los contenidos que se
quieren buscar.
- Buscar en: se puede indicar a partir de qué espacio o en qué espacio se quiere
realizar la búsqueda. Si el espacio tiene subespacios se pueden incluir en la
búsqueda.
- Mostrarme resultados en las categorías: el filtrado se hace según las categorías
disponibles en el sistema. Por ejemplo, si hemos creado la categoría Valenciano se
podría hacer la búsqueda de contenidos en valenciano:
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A la hora de guardar la búsqueda, le tenemos que poner un nombre obligatoriamente y
una descripción opcional, además tenemos la posibilidad de marcar que sea una
Búsqueda pública disponible para todos los usuarios.
Si pinchamos en “Cerrar búsqueda”, volveremos al espacio actual.
Para usar una búsqueda guardada, hay que acceder a la página de búsqueda avanzada,
donde se puede escoger la búsqueda guardada a usar:
OPENSEARCH’
La búsqueda mediante OpenSearch’ está disponible desde la Barra lateral, dentro del
menú Navegador:
Este tipo de búsqueda permite al usuario navegar por los espacios en su área de trabajo y
simultáneamente realizar búsquedas. De esta forma no pierde en ningún momento la
visión de su área de trabajo ya que los resultados de las búsquedas se muestran debajo
de la propia búsqueda.
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4.7 Reglas de contenido y acciones
REGLAS DE CONTENIDO
Las reglas de contenido sirven para automatizar ciertas acciones sobre los contenidos de
un espacio. Para crear cada regla de contenido habrá que indicar sobre que contenidos se
va a aplicar (puede interesar aplicarlas a todos o sólo a los que cumple ciertas
condiciones) y que acción o acciones se van a realizar, por ejemplo, copiar el contenido a
un espacio, asignarle una categoría, etc.
Para acceder a la gestión de reglas hay que seleccionar en el menú
Más acciones o en el panel de acciones de la Vista detalles del espacio.
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Pulsamos en Siguiente y vamos al paso 2 en el que elegimos la acción asociada a la
condición, que en nuestro caso será enlazar el contenido a una categoría:
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Pulsamos en Siguiente y se nos muestra el Resumen de las acciones realizadas. Pulsamos
en Finalizar y ya tenemos nuestra primera regla creada.
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Aquí se pueden ver todas las reglas que afectan al espacio, tanto las reglas propias, como
las heredadas del espacio padre.
En el menú Más acciones tenemos disponibles 3 opciones:
- Reaplicar Reglas: las reglas existentes son aplicadas a los contenidos del
espacio.
- Reaplicar Reglas en el Espacio y en sus Hijos .
- Ignorar reglas heredadas: las reglas heredadas de los espacios superiores no se
aplican a los contenidos de este espacio (independientemente de si se
muestran o no en la lista).
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Sólo sobre las reglas propias del espacio se pueden efectuar las operaciones de Edición y
Eliminación. La edición de una regla se efectúa siguiendo los mismos pasos que cuando
se crea y para eliminar una regla el sistema requiere la confirmación del usuario.
Debemos tener cuidado a la hora de crear reglas de contenido pues pueden ser una
fuente de errores por cuestión de permisos. Por ejemplo, el sistema daría error si la
acción asociada a una regla es copiar un contenido en un espacio y el usuario no tiene
permisos para escribir en ese espacio.
IMPORTANTE: Si queremos que ciertos contenidos (o todos) sean visibles desde otros
repositorios (en caso de que esta posibilidad se implemente en un futuro), es necesario
aplicar una regla al espacio deseado en la que la acción sea “Agregar aspecto al
contenido”, seleccionando “Dublin Core” en “Ajustar valores de la acción”. Esto añadirá
una serie de metadatos a nuestros contenidos, que los harán compatibles con los
buscadores de otros repositorios.
ACCIONES
Una vez que la lista de acciones está completa y se pincha en el botón Siguiente, se
muestra el resumen de todas las acciones. Para ejecutar las acciones hay que pinchar en
el botón Finalizar. Si las acciones se ejecutan correctamente se vuelve a la Vista detalles
del elemento, en caso contrario se muestran en pantalla los errores sucedidos.
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4.8 Flujos de Trabajo (Workflows)
Definir un flujo de trabajo simple sobre un espacio o contenido consiste en definir una
acción cuyo resultado va a ser mover o copiar el elemento a una ubicación específica.
Esta nueva acción se agregará a las acciones posibles del elemento, tanto las directas
como en la Vista detalles. Para definir un flujo de trabajo simple hay que ejecutar una
acción de tipo Agregar flujo de trabajo simple al objeto ( en Vista
detalles). A la hora de seleccionar los valores de la acción aparece la siguiente pantalla:
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En Aprobar flujo tenemos que dar un nombre a la Acción, escoger entre copiar o mover y
seleccionar la ubicación del destino. En Rechazar flujo podemos seleccionar si queremos
crear también una acción de rechazo (acción complementaria a la de aprobar). En caso
afirmativo, habrá que especificar los mismos parámetros que en la anterior. Al aceptar la
operación, las acciones se crearán y estarán disponibles tanto en el menú de acciones
directas como en la Vista detalles del elemento:
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En este ejemplo se ha creado la acción de aprobación Publicar (mover el archivo al
Espacio de invitado) y la de rechazo Enviar a borradores (mover el archivo al espacio
Borradores). La ejecución de las nuevas acciones estará limitada a los usuarios con
permisos de escritura sobre los espacios de destino.
Los flujos de trabajo avanzados sirven para asignar a los usuarios tareas relacionadas con
un contenido concreto. Los flujos de trabajo se asignan pinchando en Iniciar flujo de
trabajo avanzado:
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En el primer paso hay que seleccionar el tipo de workflow a usar. Hay dos tipos de
workflow disponibles:
- Adhoc Task (crear tarea y asignarla a usuarios): se asigna una tarea a un
usuario. Cuando la haya completado se puede enviar una notificación al usuario
que creó el workflow.
- Review & Approve (Revisar y Aprobar contenido): el usuario asignado se
encarga de revisar el contenido y darle su aprobación o rechazarlo. Cuando
hace esto, el usuario que comenzó el workflow (que solicito la revisión) recibe la
notificación.
- Recursos : lista de todos los contenidos que tiene que ver con la tarea (inicialmente
la lista sólo presenta el contenido elegido). Para ampliar la lista habrá que pinchar
en y añadir todos los contenidos que queramos:
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Las tareas asignadas a un usuario aparecen en el bloque Tareas Pendientes de su vista Mi
Alfresco. Junto a cada tarea aparece la información interesante sobre ella, el tipo, las
fechas de creación y finalización si la hay, el estado y su prioridad.
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El estado de las tareas (status) le sirve al usuario para controlar el estado de realización
de todas las tareas que tiene asignadas. Los estados posibles son:
Como finalizar una tarea, dependerá del tipo de workflow del que se trate:
Una vez finalizadas, las tareas son eliminadas de la lista de tareas pendientes del usuario.
Las tareas que son generadas automáticamente para el usuario iniciador del workflow
tienen la finalidad de notificarle que el otro usuario ya ha terminado su tarea, para que
lleve a cabo las actuaciones necesarias:
4.9 Mi Alfresco
Aunque ya se ha hablado de esta vista del usuario, vamos a ver como se configura.
Mi Alfresco es un escritorio que cada usuario puede personalizar para adaptarlo a sus
necesidades. Los componentes que puede mostrar son los siguientes:
Primeros pasos
Tareas Pendientes
Mi lista de tareas
Mis tareas completadas
OpenSearch’
Document List
My Spaces List
My task
My Web Forms
My Webs Files
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5.- Otras formas de trabajar con Alfresco
5.1 WebDAV
WebDAV es un “standard” que describe como a través del protocolo HTTP , pueden
realizarse acciones de gestión de archivos tales como escribir, copiar, eliminar o
modificar. Cualquier aplicación WebDAV puede realizar estas tareas con documentos en
Alfresco.
Con Windows, podemos acceder a Alfresco vía WebDAV , agregando un nuevo Sitio de
Red en “Mis sitios de red”. De esta forma tendríamos en nuestro Windows una carpeta
más con la que trabajar, cuando en realidad estamos en Alfresco. Este nuevo sitio se
configura mediante una URL. La URL para acceder directamente a nuestro espacio
personal sería:
https://documenta.ugr.es:8443/alfresco/webdav/Espacios personales/usuario@ugr.es
(Hay que respetar los espacios en blanco)
El usuario y clave serían los mismos que para entrar al cliente web de Alfresco (es decir 37
los del correo electrónico).
Hay que tener en cuenta que los archivos guardados mediante WebDAV en Alfresco, no
tienen ni Descripción ni Autor, ni se les aplicarían las reglas si las hubiera.
Desde Alfresco podemos ver la URL WebDAV de cualquier sitio en Vista Detalles, en la
sección de Enlaces y en Ver en Webdav. No hay que olvidar que sólo tendremos acceso a
través de WebDAV si tenemos los permisos necesarios.
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