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Ronald Hurtarte

CPA, MBA, CIA, CRMA


ronald.hurtarte@yahoo.com

SOLUCIONES HOGAR NEGOCIOS, S.A.


DEPARTAMENTO DE FINANZAS
Ronald Hurtarte
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DIRECTRICES DEL DEPARTAMENTO DE FINANZAS

Filosofía
La filosofía de departamento de Finanzas respecto al control interno, se basa en
proveer una mejor gestión de ingresos, gastos y presupuesto, para realizar mejores
prácticas profesionales, es decir, llevar la administración de los flujos de efectivo. El
gerente de Finanzas debe establecer procedimientos y políticas de cuentas por
cobrar, cuentas por pagar, reconocimiento de ingresos, reconocimiento de gastos,
presupuestos y revisión de la normativa contable, con el fin de mitigar los riesgos
razonablemente. Además, cuando un candidato tiene las capacidades para un
puesto que no era el que se buscaba, se pueden realizar excepciones y contratarlo
para el cargo donde este se puede desarrollar bien. La gerencia debe dar el
ejemplo a través de los valores y conductas que practiquen estos dentro de la
organización, con el objetivo que sean copiados por los trabajadores logrando así
un ambiente laboral ameno. Por lo que, el departamento de Finanzas insta a todos
sus empleados a que se adhieran a las políticas y reglas laborales y, en caso de
cualquier duda dirigirse al mismo departamento o con el encargado superior.

Integridad y Valores Éticos:


El departamento de Finanzas debe aplicar el código de ética y conducta para
mantener un comportamiento adecuado entre las relaciones de la organización,
tanto entre el personal como con los clientes. El gerente además de practicar los
valores que se encuentran en el código de ética, debe comunicar y dar el ejemplo
a todos los empleados que se encuentren debajo de él. Asimismo, este debe de
informar sobre los valores que se practican en la organización a todos aquellos
empleados que sean nuevos. Un aspecto que este departamento debe de tomar
en cuenta es el conflicto de interés, a la hora de contratar se debe de evitar a toda
costa este problema, a pesar que sea una empresa familiar, ya que esto podría
generar problemas en la ejecución de los puestos.

• Incentivos y Tentaciones
Existen organizaciones que ponen grandes incentivos a corto plazo, lo que lleva
a los empleados a cometer actos fraudulentos, ilegales o poco éticos. En la
medida que se implanten incentivos más realistas y, al mismo tiempo, que el
departamento de Finanzas realice una revisión constante del cumplimiento de
ética en los empleados se podrá llegar a un entorno laboral adecuado, que
refleje los valores establecidos por la Alta Gerencia. Además es necesario que
dentro del departamento de Finanzas existan penalizaciones o promociones
sobre la denuncia ante cualquier acción o acto ilegal, ya que existirá menos
tentación de cometerlas o de divulgarlas.

• Establecer e Inculcar Reglas Éticas


El tener un código de ética no indica que se está aplicando, por lo que, como
se mencionó anteriormente es necesario comunicar los puntos importantes
dentro de este y transmitirlo a través del ejemplo de la Alta Gerencia. Además
se debe capacitar y orientar a los empleados de lo correcto e incorrecto, con
el fin que se tenga un comportamiento ético dentro la organización. Dentro del

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departamento de Finanzas deben de existir medidas correctivas ante cualquier


violación del código.

Asignación de Autoridad y Responsabilidad:


El Gerente de Finanzas debe de tener claro cuáles son sus responsabilidades y
obligaciones. Además debe dejar claro a los nuevos empleados sus funciones con
respecto al puesto que tienen. Asimismo, el mismo departamento debe estar
consiente de quién ejerce la autoridad y conocer cuáles son sus responsabilidades
y funciones dentro del área. El departamento de Finanzas debe de evaluar la
delegación de autoridad, con el fin de verificar si ésta se está efectuando de la
manera adecuada, hacia los objetivos y metas de la organización. Este
departamento debe de identificar los puestos clave de la organización y tomando
en cuenta la complejidad de las actividades debe poner atención si cuenta con
el número de empleados adecuados y si estos poseen la capacidad y experiencia
necesaria para ejercer el puesto.

• Delegación de Autoridad
El departamento de Finanzas debe velar porque únicamente se está
delegando autoridad a aquellos empleados competentes con el fin de lograr
los objetivos de la organización. Asimismo, es importante que cada trabajador
entienda cómo sus responsabilidades y trabajo influyen en el proceso para
obtener resultados y al mismo tiempo contribuyen con las metas de la
organización creando así cierto compromiso con ésta.
• Sucesión
Ante cualquier suceso que pueda ocurrir, este departamento se debe encargar
que cada puesto tenga a un sucesor, el cual debe conoce el proceso con el
fin de garantizar la estabilidad en el equipo de trabajo y continuidad de las
operaciones.

Estructura organizacional:
El departamento de administración financiera será el encargado de la eficiente
administración del dinero, por ello es importante en la organización tanto para el
desarrollo de las operaciones como para las planificaciones, proyecciones e
inversiones que se realicen. Por lo que se encontrará ubicado bajo la línea de fuego
en la estructura organizacional de la empresa debido al rol que desempeña como
generador de riqueza para los accionistas y la significancia que presenta para éstos
las adecuadas prácticas de control interno así como una comunicación directa a
los usuarios de la información que éste genera.
Proceso administrativo:
• Planificar
Evaluar si la empresa está generando los flujos de efectivo necesarios para
desarrollar sus actividades y tener opción de invertir en activos reales o
financieros, posteriormente realizar una planificación si se concluye que la
necesidad de recurrir a financiamiento de una entidad externa.
• Organizar

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Formular reglar, cargos, responsabilidades, tareas y normas que han de


respetar todo el personal del departamento, alineados con los objetivos de
la entidad para poder obtener los resultados esperados en el tiempo que
sean necesarios.
• Dirigir
Las actividades que realiza el personal, de acuerdo a las normas, políticas,
código de ética y marco de referencia aceptable vigente, supervisar de
manera constante los controles referentes a los diferentes puestos y
presentación de información útil para la toma de decisiones.
• Controlar
Supervisar de manera constante las diferentes actividades del
departamento con respecto a los controles respectivos, para así generar
valor a la entidad mediante la generación de información

Políticas y prácticas de recursos humanos:


Para asegurar la adecuación y eficacia del sistema de control interno, alineado con
las políticas, normas y procedimientos de la empresa, se requiere que el
departamento de finanzas tenga descripciones claras y puntuales de cada puesto,
un perfil de las competencias y aptitudes necesarias que el mismo requiera, así
como establecer procedimientos de contratación, formación remuneración y
capacitación para reducir o eliminar el riesgo de familiaridad de acuerdo al código
de ética. Se debe hacer una revisión de los expedientes de los candidatos al puesto
con el fin de elegir a la persona indicada para el mismo debido a la importancia
que tiene el departamento de finanzas y la significancia de la información que
genera a las partes interesadas de la empresa.
Proceso de reclutamiento:
• Perfil del puesto
Se detallará el número de requerimientos necesarios que deben satisfacer
las personas en el departamento de finanzas para ocupar los puestos de
manera eficiente y de acuerdo a sus aptitudes, capacidades. Así como
también se dará a conocer el tiempo por el cual se va a contratar, horario,
salario y responsabilidades ante sus superiores.
• Reclutamiento
Esfuerzos que se planificarán y realizarán para atraer o convocar a los
candidatos mejor calificados con mayores posibilidades de integración,
mediante la herramienta más viable para ello.
• Selección
Aceptar o rechazar candidatos de acuerdo a sus competencias, aptitudes
y cualidades, cumpliendo con el código de ética y evaluando si existe riesgo
de familiaridad o conflicto de intereses con el objeto de colocarlo en el
puesto más a fin a sus características y lineamientos de la empresa.
• Contratación
Formalizar de acuerdo a lo establecido legalmente la relación de trabajo
para garantizar los intereses, derechos y obligaciones tanto del trabajador
como de la empresa, esto se realizará mediante un contrato de trabajo en

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el cual, se establecen las obligaciones, responsabilidades y las condiciones


bajo las cuales se prestará la actividad a desempeñar.
• Inducción
Se establecerán planes y programas con el objetivo de acelerar la
integración de la persona en el menor tiempo posible al puesto, a sus
superiores y a la organización.
• Capacitación
Se proporcionará el conocimiento y se brindará el apoyo necesario para que
el personal desarrolle las habilidades para cubrir exitosamente el puesto.

Compromiso de Competencia Profesional:


El departamento de finanzas es clave para el desempeño de la empresa, por lo que
las funciones que realiza su personal deben detallarse y especificarse en una
descripción apropiada del perfil del puesto que requiera conocimientos,
habilidades y experiencia para llevar a cabo las diferentes actividades alineadas
con los objetivos que se planean alcanzar. Basados en el principio de competencia
profesional se incentivará a los empleados a explotar su potencial e incentivarlos a
desarrollar y adquirir nuevas habilidades para generar valor a la empresa.

Las funciones básicas que debe cumplir el departamento financiero abarcan:


• Control contable
Se debe captar, medir, organizar, controlar, plasmar y comunicar todos los
costees que se producen en la organización, así como llevar a cabo el
correcto registro de cada transacción que realice la entidad.
• Presupuestos
Se debe elaborar el presupuesto de acuerdo a las necesidades de la
empresa, determinando el pronóstico de cuánto se espera producir y
alinearlo con la meta estimada de ingresos.
• Planes de Financiación
Se tiene que diseñar un plan de inversión para no disponer de capital ocioso,
buscar fuentes de financiación ventajosas para la empresa teniendo en
cuenta variables como la rentabilidad, el riesgo y la liquidez.
• Planes de inversión
Se tiene que determinar dónde invertir, buscando la mejor opción tomando
en cuenta las variables costo, plaza y garantías exigidas.
• Gestión del riesgo
Tienen que identificarse los posibles riesgos que pudiesen afectar las
operaciones de este departamento y aplicar las salvaguardas
correspondientes con tal de eliminarlo o reducirlos a un nivel aceptable
• Políticas de reparto de dividendos
Este departamento tiene la responsabilidad de ayudar al consejo de
administración a seleccionar la mejor fórmula de reparto de dividendos o
determinar si es conveniente repartir los mismos.

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Junta Directiva:
Se designará un Gerente Financiero externo a los miembros de la junta directiva
debido a que ninguno de éstos puede formar parte de las operaciones de la
empresa, será el encargado de presentar los resultados obtenidos derivados de las
operaciones del departamento financiero. La Junta Directiva efectuará reuniones
semanales, en la que debe estar presente el Gerente General y los Gerentes
departamentales para reportar resultados, hallazgos o inquietudes a los miembros
de la dirección. El Gerente de finanzas debe reportar ante la Junta Directiva la
administración eficiente del capital de trabajo dentro de un equilibrio de criterios
de riesgo y rentabilidad, además de orientar la estrategia financiera para garantizar
la disponibilidad de fuentes de financiamiento y proporcionar el debido registro de
las operaciones como herramientas de control de gestión de la organización.

El Gerente Financiero tiene la responsabilidad de reportar:

• Se está haciendo una administración eficiente de los recursos financieros.


Mediante la planeación
• Si se están generando los flujos de caja para cubrir los gastos de instalación
y la puesta en marcha de la maquinaria y los requerimientos de las planillas
de Recursos Humanos.
• Cotizar la mejor opción de maquinaria que sea capaz de cubrir las
necesidades de la empresa y a la mejor opción de costo posible
• Si se obtiene rendimiento positivo sobre los recursos financieros colocados en
el sistema bancario del país.
• Hallazgos en cuanto a las operaciones internas del departamento y detallar
si hay oportunidades de mejora o amenazas que deben evaluarse.

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COMPETENCIAS MÍNIMAS REQUERIDAS PARA CADA PUESTO DEL


DEPARTAMENTO DE FINANZAS

GERENTE DE FINANZAS
Encargado de asegurar y administrar los recursos necesarios para el funcionamiento
de la Empresa mediante el diseño y la gestión de estrategias financieras que
permitan alcanzar los objetivos

Título de puesto: Gerente de Finanzas


Departamento: Finanzas
Puesto inmediato superior: Gerente General
Localización física: Oficina Central

Educación y experiencia
• Licenciatura en Contaduría Pública y Auditoría, Administración, Finanzas o
carrera a fin con maestría en Finanzas o postgrado en área económica
administrativa y/o financiera.
• 8 (cinco) años de experiencia en puestos relativos a gerencia y
administración departamental.

Conocimientos, habilidades y destrezas


• Control de departamento financiero-administrativo de la empresa.
• Dominio del idioma inglés.
• Manejo de Microsoft Windows y Microsoft Office (Word, Excel, Power Point,
Access).
• Manejo de sistemas contables y financieros automatizados.
• Conocimiento de normativa jurídica, fiscal y contable aplicable.
• Disponibilidad para viajar.
• Habilidades comunicativas y empresariales.
• Habilidades de liderazgo y comunicación.
Capacitaciones
• Capacitación de pre-ingreso.
• Capacitación de inducción.
• Atención al cliente
• Mecanismos de conciliación de cuentas.
• Operación de cobros y gestión de planillas.
• Sistemas financieros.
• Solución de crisis financieras.
• Recaudación y gestión de fondos.
• Prácticas gerenciales.

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CONTRALOR
Desarrolla tareas dirigidas a la gestión de la empresa, como proponer y desarrollar
mecanismos de control para su mejora, optimización de procesos internos,
supervisar la implementación de protocolos, políticas internas y monitoreo
constante.
Título de puesto: Contralor
Departamento: Finanzas
Puesto inmediato superior: Gerente de Finanzas
Localización física: Oficina Central

Educación y experiencia
• Licenciatura en Contaduría Pública y Auditoría o Finanzas, con Maestría en
Dirección Financiera.
• 5 (cinco) años de experiencia en cargos similares en departamentos de
control de gestión o de auditoría interna.

Conocimientos, habilidades y destrezas


• Manejo de Microsoft Windows y Microsoft Office (Word, Excel, Power Point,
Access).
• Manejo de sistemas contables y financieros automatizados.
• Análisis y toma de decisiones.
• Comunicación y negociación.
• Liderazgo y desarrollo profesional.
• Optimización de recursos.
• Orientación a resultados.
• Trabajo en equipo.
• Visión estratégica.
Capacitaciones
• Capacitación de pre-ingreso.
• Capacitación de inducción.
• Sistemas financieros.
• Asistencia técnica.
• Desarrollo y aplicación de controles.
• Conciliación de cuentas de la empresa.
• Evaluación de riesgos.

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CONTADOR GENERAL:
Responsable de la planificación, organización y coordinación de todas las
actividades relacionadas con el área contable, con el objetivo de obtener las
consolidaciones y estados financieros requeridos por la organización, establece y
coordina la ejecución de las políticas relacionadas con el área contable, así como
revisar que los cobros, pagos, conciliaciones, impuestos y otros rubros estén
efectivamente calculados según la norma aplicable.
Título de puesto: Contador General
Departamento: Finanzas
Puesto inmediato superior: Gerente de Finanzas
Localización física: Oficina Central

Educación y experiencia
• Licenciatura en Contaduría Pública y Auditoría con especialización o
maestría en finanzas.
• 4 (cuatro) años como contador de una empresa comercial.

Conocimientos, habilidades y destrezas


• Manejo avanzado del Sistema Operativo Windows y de herramientas de
Microsoft Office como Word, Excel y Power Point.
• Conocimiento y experiencia en labores de auditoría, legislación
relacionada, sistema bancario nacional e internacional y gestión contable
administrativa general.
• Experiencia mínima de 4 (cuatro) años como contador de una empresa
comercial.
• Habilidades comunicativas y empresariales.
• Habilidades de liderazgo y comunicación.
Capacitaciones
• Capacitación de pre-ingreso.
• Capacitación de inducción.
• Contabilidad Financiera.
• Contabilidad de costos.
• Procesamiento de datos.
• Revisión de información contable.
• Evaluación de riesgos.

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CONTADORES
personas encargadas de analizar y proponer los métodos y procedimientos para
realizar los registros contables, tributarios y financieros de la empresa.

Título de puesto: Contador


Departamento: Finanzas
Puesto inmediato superior: Contador General
Localización física: Oficina Central

Educación y experiencia
• Perito Contador con Orientación en Computación
• Un (1) año de experiencia realizando contabilidad y archivo en el ámbito
empresarial

Conocimientos, habilidades y destrezas:


• Conocimiento de los principios y prácticas de contabilidad.
• Aplicación y desarrollo de sistemas contables.
• Conocimiento de las leyes, reglamentos y decretos relativamente directos al
área contable aplicables según la legislación actual.
• Clasificación y análisis de la información contable.
• Habilidades en trabajo bajo presión y trabajo individual con orden, disciplina
e iniciativa.
• Manejo avanzado del Sistema Operativo Windows y de herramientas de
Microsoft Office (Word, Excel y Access)
Capacitaciones
• Capacitación de pre-ingreso
• Capacitación de inducción
• Sistema operativo que utiliza la compañía para registrar los asientos
contables
• Contabilidad de costos
• Contabilidad Financiera

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AUXILIARES DE CONTABILIDAD
Efectuar la actualización de movimientos contables para facilitar la emisión de
reportes financieros y garantizar el cumplimiento fiscal para un ejercicio financiero,
fiscal y legal transparente.

Título de puesto: Auxiliar Contable


Departamento: Finanzas
Puesto inmediato superior: Contador General
Localización física: Oficina Central

Educación y experiencia
• Perito Contador con Orientación en Computación
• Un (1) año o menos de experiencia realizando contabilidad y archivo en el
ámbito empresarial

Requerimientos del puesto:


• Habilidades en expresión oral y escrita, trabajo en equipo, trabajo bajo
presión y trabajo individual con orden, disciplina e iniciativa.
• Conocimiento de la normativa contable aplicable
• Habilidades en transcripción y procedimientos de oficina.
• Manejo de Sistema Operativo Windows y Microsoft Office (Word, Excel y
Access).
Capacitaciones
• Capacitación de pre-ingreso
• Capacitación de inducción
• Sistema operativo que utiliza la compañía para registrar los asientos
contables
• Contabilidad de costos
• Contabilidad Financiera

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TESORERO GENERAL
Se encarga del manejo y custodia de fondos, valores y efectos de la entidad local,
de conformidad con lo establecido por las disposiciones legales vigentes y la
jefatura de los servicios de recaudación.

Título de puesto: Tesorero General


Departamento: Finanzas
Puesto inmediato superior: Gerente de Finanzas
Localización física: Oficina Central

Educación y experiencia
• Licenciado en Contaduría Pública, en Administración de empresas,
Economista o sus equivalentes.
• Cinto (5) años de experiencia progresiva de carácter operativo, supervisorio
y estratégico en el área de tesorería.

Conocimientos, habilidades y destrezas


• Destreza en manejo de computadora y calculadora.
• Habilidad para tomar decisiones acertadas y oportunas.
• Analizar los movimientos de ingresos y egresos de la institución.
• Mantener relaciones interpersonales.
• Tener iniciativa.
• Realizar cálculos numéricos con rapidez y precisión.

Capacitaciones
• Capacitación de pre-ingreso.
• Capacitación de inducción.
• Orden de las Finanzas
• Finalización, Liderato y Recursos
• Preparar presupuestos
• Presupuesto de actividades
• Atención al cliente
• Toma de decisiones
• Optimización de recursos
• Respuesta ante el riesgo

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AUXILIARES DE TESORERÍA
Ejecutan los procesos administrativos de los distintos trámites desarrollados en el
área de Tesorería, chequeando, clasificando y registrando documentos de diversa
índole y aplicando correctamente las normas y procedimientos definidos para ello,
a fin de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos.

Título de puesto: Auxiliar de Tesorería


Departamento: Finanzas
Puesto inmediato superior: Tesorero General
Localización física: Oficina Central

Educación y Experiencia:
• Técnico Superior Universitario en Administración
• Dos (2) años de experiencia progresiva de carácter operativo en funciones
de ejecución y tramitación de procesos administrativos.

Conocimientos, habilidades y destrezas:


• Técnicas de archivo
• Seguimiento de instrucciones orales y escritas
• Mantenimiento de registros
• Manejo de equipo de oficina
• Manejo de computadora y Sistema Operativo Windows
Capacitaciones
• Capacitación de pre-ingreso.
• Capacitación de inducción.
• Capacitación de pre-ingreso.
• Capacitación de inducción.
• Análisis del presupuesto para gestión de ingresos y egresos.
• Atención al cliente

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TÉCNICO DE TI
Ejecuta trabajos de soporte computacional de hardware y software a usuarios de
la Institución y a la Plataforma Corporativa de Tecnologías de Información y
Comunicaciones, junto con los servicios y elementos que la componen.

Título de puesto: Técnico de TI


Departamento: Finanzas
Puesto inmediato superior: Gerente General
Localización física: Oficina Central

Educación y Experiencia:
• Título profesional de Ingeniería en Sistemas y capacitación en Control de
tecnología de la información aplicada a las empresas.
• Dos (2) años de experiencia en control de sistemas de TI aplicado al ámbito
empresarial.
Conocimientos, habilidades y destrezas:
• Práctica en soporte y mantención de hardware y software de
computadoras.
• Comprensión de Sistema Operativo Windows, y MAC OS
• Conocimiento en Microsoft Office, versión actual (Word, Excel, Access y
Outlook)
• Soporte de antivirus, visualizadores pdf, multimedia, compresores y sistema
de inventario.
• Capacidad de Instalación y configuración de redes de voz y datos
• Configuración, instalación y mantención de equipos de Telefonía Digital,
análoga e IP.
• Configuración y operación de equipos de Videoconferencia
• Instalación, configuración y seguimiento de Sistemas ERP
Capacitaciones
• Capacitación de pre-ingreso.
• Capacitación de inducción.
• Productividad
• Funcionamiento del sistema de la empresa
• Comunicación efectiva
• Uso efectivo del correo electrónico
• Desarrollo del servidor

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ENCARGADO DE CAJA
Responsable directo del manejo de efectivo, coordina y programa actividades
diarias o semanales según los rubros de la empresa, colabora con el Gerente de
Finanzas en la toma de decisiones referente a la programación de los depósitos y
trámite de Caja, también, presenta informes técnicos sobre cobros y depósitos
recaudados.
Título de puesto: Encargado de Caja
Departamento: Finanzas
Puesto inmediato superior: Gerente General
Localización física: Oficina Central
Horario de trabajo: lunes a viernes de 8:00 a 18:00 horas

Educación y Experiencia:
• Título Universitario a nivel de Licenciatura en cualquier carrera relacionada
a Contabilidad, Administración de empresas o Finanzas.
• Dos (2) años de experiencia como cajero.
Conocimientos, habilidades y destrezas:
• Procedimientos en el manejo de caja
• Métodos y normas de Contabilidad Generalmente Aceptadas
• Manejo de documentos y formularios de uso en la caja
• Expresión de forma oral y por escrito
• Percibir detalles y cantidades
• Destreza en los dedos para el manejo de dinero, documentos, máquina
calculadora, computadora y sumadora.

Capacitaciones
• Capacitación de pre-ingreso.
• Capacitación de inducción.
• Ciclo contable de las operaciones de la empresa
• Atención al cliente

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ENCARGADO DE CRÉDITOS Y COBROS


Establece políticas sobre el manejo operativo y operativo de los créditos y cobros,
elabora formularios para las diferentes gestiones operativas de supervisión y control,
monitorea el cumplimiento de los cobros y la posible incobrabilidad de las mismas
y redirecciona todas las actividades hacia el cumplimiento de las metas para
reconocer ingresos.
Título de puesto: Encargado de créditos y cobros
Departamento: Finanzas
Puesto inmediato superior: Gerente General
Localización física: Oficina Central

Educación y Experiencia:
Licenciatura en Contaduría, Administración de empresas, Finanzas, Economía o a
fin.
(5) años de experiencia en un puesto similar relativo a créditos y cobranzas.

Conocimientos, habilidades y destrezas:

• Aptitudes para tomar decisiones, liderazgo, planificación, supervisión y


redacción de informes
• Conocimientos de contabilidad y legislación fiscal
• Criterios de establecimiento de términos y condiciones de créditos
empresariales
• Habilidades para la negociación, números, comunicación y desarrollo
profesional.
• Saber tratar con clientes comerciales.
• Disponibilidad para visitar negocios de clientes que han solicitado crédito.

Capacitaciones

• Capacitación de pre-ingreso.
• Capacitación de inducción.
• Atención al cliente
• Relaciones humanas
• Registro de operaciones de la entidad
• Gestión de ingresos y cuentas pendientes de cobro
• Plazos que otorga la empresa

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ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE FINANZAS

Sección de
Deudores

Inventarios

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POLÍTICAS DEL DEPARTAMENTO DE FINANZAS

Política de cuentas por cobrar


• La empresa otorgará un máximo de 30 días hábiles para el cobro de toda
facturación emitida a clientes.
• Toda cuenta que exceda 30 días y se encuentre en fase de vencimiento de
cobro se considerará como cuenta vencida y se cargarán intereses
equivalentes al 14% (catorce por ciento).
• Toda cuenta que exceda 60 días, se encuentre en fase de vencimiento y no
se haya pagado los intereses respectivos se considerará como incobrable.

Política de cuentas por pagar


• Se deben liquidar las cuentas por pagar en un máximo de cinco días
anteriores al plazo pactado entre el proveedor o acreedor.
• Debe verificarse de manera mensual que las sumas de los saldos de las
cuentas por pagar coincidan con los de las cuentas de control
correspondientes.
• Deben elaborarse expedientes de pago por proveedores, su
correspondiente informe de recepción y el cheque o referencia del pago.

Política de reconocimiento de Ingresos


• Los ingresos se registrarán según el método del devengo.
• Los ingresos por operaciones normales de la empresa deberán reconocerse
en un plazo que no exceda a cuatro horas de que se haya recibido la
contraprestación a cambio del producto entregado al cliente, mediante el
formulario de liquidación.
• Los depósitos de efectivo deberán ser entregados al área de tesorería.

Política de administración de gastos


• Se deberá mantener un seguimiento constante de los gastos incurridos, con
el fin de evitar sobregiros, estar en posibilidad de tramitar las transferencias o
ampliaciones presupuestarias requeridas.
• La solicitud de gastos deberá de realizarse a través del formato
correspondiente, especificando claramente el concepto para el cual serán
utilizados los recursos, especificando el nombre del beneficiario para que el
cheque sea emitido a favor de éste mismo.

Política de presupuesto
• Revisar la documentación presentada para que la autorización presupuestal
cuenta con requisitos fiscales y las respectivas firmas autorizadas de las
autoridades competentes de la empresa.
• El presupuesto se realizará durante el mes de diciembre de cada año previo
a que inicie el siguiente período de operaciones.

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Política de revisión de la normativa contable aplicable


• Realizar la conciliación de Contabilidad, Cuentas por pagar y cuentas por
cobrar, estableciendo los días cinco de cada mes para realizar esta tarea.
• Se revisará que la información, así como los impuestos que deben realizarse
estén calculados de acuerdo a la normativa contable aplicable y actual.

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PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE FINANZAS

Procedimiento de cuentas por cobrar:


• El jefe de tesorería se encargará de emitir un comunicado respecto a la
política de otorgamiento de 30 días hábiles, entrega éste al gerente de
finanzas para su aprobación y lo comunica a todos los clientes respectivos
en el momento en el que se le entrega la factura, se asegura de que en la
factura cambiaria se emita la frase de 30 días crédito.
• Posteriormente, se le indicará al cliente vía telefónica 5 días antes de que se
venza el plazo de 30 días para que hagan el depósito o entrega de cheque
para saldar la cuenta, de lo contrario tendrán que pagar un interés
equivalente al 14% de la compra efectuada.
• Si posterior a los 60 días en que se haya realizado la venta al crédito, el
cliente no ha entregado la contrapartida respectiva, ha hecho caso omiso
a los comunicados de pago y no ha pagado el interés correspondiente, se
considerará dicha cuenta como incobrable.

Diagrama de Flujo:

No

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Procedimiento de cuentas por pagar


• Se debe llevar un registro de las cuentas pendientes de pago de la empresa,
en el que se registren con un plazo máximo de cuatro horas desde que se
realice la transacción, ya sea liquidación, creación, aumento o disminución
de una cuenta por pagar.
• Se deberá enviar al departamento de tesorería una notificación dos días
anteriores a la fecha en que se desea que aprueben el desembolso en
efectivo, dicha notificación indicará el motivo para el cual se requiere dicho
desembolso, a cargo de quién y la firma autorizada de la persona a cargo
del pago.
• El día cinco de cada mes se hará una revisión y comprobación de la liquidez
y solvencia de las cuentas por pagar de la empresa al mes inmediato
anterior de operaciones, con el fin de tener certeza que se están pagando
a tiempo y no representen un problema material posterior.

Diagrama de Flujo:

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Procedimiento de reconocimiento de ingresos


• Para el registro de los ingresos se utilizará el método del devengo, por lo cual,
se registrará en el momento en que dicha transacción se efectúe,
independientemente de que se haya entregado o no de manera inmediata
la contrapartida indicada.
• Cuando la empresa reciba efectivo, se deberá reconocer dicho ingreso en
las operaciones en un plazo no mayor a cuatro horas posteriores al recibo de
dicha contraprestación, esto mediante un formulario de liquidación, el cual
se deberá entregar de manera inmediata a tesorería.

Diagrama de Flujo:

No

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Procedimiento de administración de gastos


• Cuando un departamento requiera mobiliario, maquinaria, equipo o
cualquier otro concepto, cada departamento deberá realizar por lo menos,
tres cotizaciones de dicho producto.
• Se realizará una solicitud al departamento de tesorería indicando el rubro y
el concepto por el cual se están requiriendo los recursos de la empresa, una
vez aprobada la solicitud se realizará el depósito o pago en efectivo a favor
del proveedor o acreedor que proporcionará el bien o servicio requerido.

Diagrama de Flujo:

No

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Procedimiento de presupuesto
• La reunión con la dirección se realizará en los primeros cinco días del mes de
diciembre, esto con el fin de que el presupuesto esté listo antes del día 15 de
ese mismo mes.
• Posterior a una reunión que se realizará con la dirección de la empresa, se
definirán los objetivos principales para el próximo año y, en base a ello se
proyectarán los flujos necesarios que serán requeridos, así como los gastos
estimados para poder elaborar el presupuesto que será necesario en el
siguiente período, alineado con dichos objetivos.
• Una vez realizado el presupuesto se entregará a la dirección para su
evaluación y se determinará si es necesario realizar ajustes al mismo.

Diagrama de Flujo:

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Ronald Hurtarte
CPA, MBA, CIA, CRMA
ronald.hurtarte@yahoo.com

Procedimiento de revisión de la normativa contable aplicable


• Durante los primeros diez días del mes se hará una revisión correspondiente
al mes anterior, para asegurarse que los rubros registrados en los estados
financieros estén acorde a la normativa contable aplicable en ese
momento.
• En ese mismo período se hará una revisión para cerciorarse que los impuestos
se hayan pagado a la fecha, según el monto correspondiente.
• Se realizará un control cruzado, para verificar que las cuentas por cobrar y
cuentas por cobrar estén conciliadas según el registro contable y la
documentación de respaldo en físico, para ello se requerirán tres miembros
del departamento de finanzas y dos de contabilidad.

Diagrama de Flujo:

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CPA, MBA, CIA, CRMA
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Tabla de valoración de control

Nivel Criterio Descripción


Sistema de control no documentado con toma de decisiones basadas
1 Control Inexistente
en la experiencia

Toma de decisiones sin definir responsables, no hay trabajo en


2 Control Ineficiente o ineficaz equipo, no hay controles documentados, exposición a riesgos
constantes
Control basado en el tipo de liderazgo autocrático con decisiones
3 Control Moderado centralizadas para evitar riesgos y en algunos casos se encuentra
documentado el control
Sistema de control documentado en los controles clave que funciona
4 Control Aceptable en la mayoría de los casos, ya se cuenta con procesos de control de
riesgo a niveles de gerencia, no hay evidencia ERM
Control que funciona oportunamente y mitiga los riesgos de acuerdo
5 Control Eficiente y eficaz al diseño para el cual fue conceptualizado y permite a la organización
contar con niveles tolerables de riesgo

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