Qué debe contener un presupuesto

1. Gastos previstos

Personal: Todas las personas que cobran un salario por trabajar en la campaña. Pueden indicarse por
separado los costos directos (salarios) e indirectos (impuestos y seguros del personal).

Inversiones: Es el equipo adquirido para el uso a largo plazo en la campaña, por ejemplo dispositivos
electrónicos, como cámaras y teléfonos celulares. Para una rendición de cuentas eficaz, debería
tomarse un inventario y actualizárselo periódicamente, es decir una lista de todo el equipo, dónde se
almacena y para qué puede usarse. Deberían celebrarse acuerdos por escrito respecto de qué
organizaciones recibirán el equipo después de la finalización de la campaña.

Costos operacionales: Son los costos relacionados directamente con la ejecución de la campaña que
no son costos de personal ni inversiones. Los costos de impresión de los materiales de la campaña, el
alquiler de vallas publicitarias, el tiempo de emisión en la radio y el transporte de un grupo de teatro
itinerante son ejemplos de este tipo de costos.

Administración: Son los gastos cotidianos de gestión de la campaña (por ejemplo alquiler de espacio
de oficina, electricidad, papelería, teléfonos).

Además, podría requerirse una partida por separado para los subcontratos, por ejemplo si se
contrata una empresa para diseñar los carteles de la campaña o a un consultor para que redacte un
informe de investigación.

Recuerde: Cada categoría de costo debería ser suficientemente detallada para poder hacer un
seguimiento adecuado de los gastos. Por ejemplo, en la partida de “personal”, debería llevarse por
separado cada puesto; en la de “inversiones” todo artículo o tipo de equipo debe tener su propio
renglón presupuestario (por ejemplo “dos impresoras”).

2. Ingresos proyectados

Subvenciones de donantes institucionales (por donante)

Donaciones de empresas, entidades de beneficencia locales, grupos confesionales, redes

profesionales y otras organizaciones que no son donantes institucionales

Donaciones de particulares

Suscripciones o cuotas de los miembros

Ganancias provenientes de la venta de artículos de la campaña e ingresos de otras actividades

Otros ingresos

Si parte de los ingresos se recauda para fines específicos (por ejemplo un donante sufraga los gastos
relativos a la participación en una conferencia internacional), debería hacerse la distinción entre las
donaciones restringidas o “para fines especiales” que se usarán exclusivamente para esos fines, y los
ingresos no restringidos, que pueden usarse para otros aspectos de la campaña (como gastos
generales de administración o personal).

3. Ingresos y gastos reales

Muchas veces los gastos previstos pueden ser mayores o menores que los previstos o los ingresos
proyectados pueden ser inferiores a los necesarios para ejecutar la estrategia de la campaña. Es útil
que un presupuesto también haga el seguimiento de las cantidades reales que se recaudan y gastan,
y que se usen para compararlas con las cantidades proyectadas. El presupuesto también es un medio
para determinar si se necesitan ajustes en la movilización y asignación de recursos a medida que la
campaña progresa.

Recuerde: En general no es conveniente cambiar un presupuesto muchas veces a lo largo de una

campaña, pues lleva a cuestionar si la planificación de la campaña tuvo en cuenta adecuadamente
los recursos necesarios para ejecutarla. No obstante, determinados factores (tanto internos como
externos) podrían obligar a ajustar el presupuesto, en particular si la campaña es muy prolongada,
por ejemplo si un donante que ha prometido una contribución se retira, se han subestimado los
gastos reales de comunicación o se han producido cambios administrativos, como la renuncia de
personal o un aumento no previsto del alquiler de la oficina. Debería examinarse el presupuesto
cada seis meses y luego ajustarse de conformidad con los datos reales si fuera necesario, para que
siga siendo una proyección realista de los ingresos y gastos futuros.

Puntos importantes que deben tenerse en cuenta al elaborar un presupuesto:

En campañas grandes y complejas, es aconsejable preparar una hoja del presupuesto por cada
conjunto de actividades, entre otras cosas para i) investigación formativa, ii) costos de producción de
anuncios de interés público por televisión, iii) costos de transmisión de esos anuncios, iv) producción
de material impreso, v) diseño y mantenimiento del sitio web de la campaña, y vi) actividades de
recaudación de fondos. Cada hoja debe incluir las distintas categorías de costo y todos los ingresos
específicos de la actividad. Una hoja resumen debería agrupar todos estos presupuestos de
actividades en una hoja, para mostrar los ingresos y gastos generales de la campaña.

Para el seguimiento financiero eficaz, el presupuesto debería desglosarse en fases. Por ejemplo en
una campaña de dos años, cada seis meses podrían agregarse los gastos del semestre en una
columna complementaria de la hoja de cálculo. Para una gestión financiera eficaz, los presupuestos
deben examinarse periódicamente y ajustarse rápidamente si se producen cambios importantes, por
ejemplo un cambio de las actividades de la campaña o una disminución imprevista de los ingresos
proyectados.

El equipo de la campaña debería aprobar formalmente todas las revisiones del presupuesto, que
debería distribuirse a todos los interesados pertinentes. Para evitar confusiones y la mala gestión
financiera, es esencial incluir la fecha de aprobación en la hoja del presupuesto y marcar los
proyectos de presupuesto como PROYECTOS que aún no han sido aprobados.

Modelo de Plantilla de presupuesto

Presupuesto para la campaña XYZ

Versión del presupuesto X, aprobada el [fecha]

GASTOS
Partida Costo Número de Costo total Año 1 Año 2
unitario unidades
1. A. Personal

A.1 Administrador de la campaña …/mes

A.2 Coordinador de comunicaciones
A.3 Consultor para la evaluación Suma fija
…
B. Inversiones
B.1 Cámara digital de vídeo
…
C. Costos operacionales
C.1 Gastos de impresión de carteles
C.2 Gastos de viaje
C.3 Alquiler de sitios para actividades
C.4 Tiempo de emisión en radio
…
D. Costos de administración
D.1 Alquiler de espacio de oficina …/mes
D.2 Teléfonos e Internet …/mes
D.3 …
INGRESOS
Fuente del ingreso Total Año 1 Año 2
Contribución propia (cuotas de los
miembros …)
Subvención del donante A
Subvención del donante B
Contribuciones de la comunidad
Donaciones de particulares
…