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GUÍA BASE DE DATOS

ETAPA -ENTORNO DE TRABAJO


1.-Microsoft Access 2010, es un software de aplicación que permite al usuario crear,
organizar, buscar, ordenar, recuperar, consultar y presentar la información de una base
de datos de cualquier tipo
2.-Las bases de datos, están formadas por filas y columnas en forma de tablas
3.-Iniciar sesión

Forma 1 Forma 2
Clic en Inicio Se da doble clic al icono de acceso directo
Escoger la opción Todos los programas que se encuentra en el escritorio
Escoger la opción Microsoft Office
Escoger la opción Microsoft Access 2010

4.-Pantallas Iniciales, después de iniciar sesión en Access 2010 aparecerá la vista


Backstage en donde se visualiza en color rosa el menú(ficha) Archivo con las opciones
de Guardar como, Abrir, Nuevo y Salir
Botón para cambiar la ubicación
en donde se guardará la base de
datos

Nombre de la nueva base de


datos

Botón para crear una


base de datos nueva, se
da un clic para activarlo

Botón para Abrir una base de


datos existentes, se da un clic
para activarlo

Muestra el listado de los


documentos utilizados
recientemente

Se muestra el listado de las


plantillas, se da un clic para
abrirlo

Botón para crear la nueva


base de datos
A
C
B

D
E

F G H
A.-Barra de herramientas de acceso rápido, es el área en donde se pueden personalizar
botones de comando de mayor uso dentro de Access
B.-Menú (ficha) Archivo, muestra la vista Backstage con las opciones que te permiten
manipular el archivo (Nuevo, Abrir, Guardar como, Recientes, Imprimir, Ayuda y Salir)
C.-Cinta de opciones, son las diferentes fichas, que contienen grupos y a su vez botones
de comando que se utilizan para crear o diseñar las bases de datos
D.-Panel de navegación, en esta sección se visualizan los diferentes objetos de la base
de datos que se esté manipulando (Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Macros o
Módulos)
E.-Área de documentos, es el área donde se visualizan el objeto de la base de datos con
el que se va a trabajar
F.-Botones de navegación de registros, con estos botones podemos movernos dentro
de la base de datos y visualizar cada uno de los registros
G.-Barra de estado, muestra información del objeto que se encuentre en el Área de
documentos
H.-Vistas del objeto, el objeto que se encuentre en el área de documentos se puede
visualizar de 4 formas diferentes: Vista hoja de datos, Vista tabla dinámica, Vista gráfico
dinámico y Vista diseño
5.-Estructura de una base de datos, dentro del ambiente de trabajo de una base de datos
se emplean, conceptos, términos y objetos que desarrollan una función específica
dentro del software de aplicación
6.-Una base de datos, es un archivo que integra una colección de información del mismo
tipo en forma de Tablas, Informes, Consultas y Formularios

C
D
B A
A.-Tabla, es una estructura de filas y columnas que integran una colección de datos
B.-Registro, es toda la información que concierne un elemento de la base de datos
C.-Campos, es cada uno de los datos particulares de un registro
D.-Nombre del campo, es el nombre de cada una de las columnas que integran una tabla
7.-Tipos de vista, la forma de visualizar la información contenida en una base de datos
al momento de crearla o manipularla puede ser en varias formas
A.-Vista hoja de datos, es el tipo de vista que da automáticamente Access al crear o abrir
una base de datos
B.-Vista tabla dinámica, es el tipo de vista que da Access donde se muestra una tabla
dinámica, se emplea una tabla y allí se definen los campos que la formaran
C.-Vista gráfico dinámico, es el tipo de vista que da Access en donde se muestra un
gráfico dinámico se emplea una tabla con los campos que tienen activados y los que se
quieren activar o desactivar y desean visualizar en la gráfica
D.-Vista diseño, tipo de vista que emplea Access para demostrar y definir la descripción,
tipo de datos, nombre de cada campo que contiene las tablas de la base de datos
8.-Tipos de objetos, la forma de trabajar con la información contenida en la base de
datos puede ser de varias formas
A.-Tabla, es un objeto que se emplea para la captura de todos los datos que forman una
base de datos
B.-Formulario, es un objeto que se elabora a partir de una base de datos donde se
visualizan cada uno de los registros
C.-Informe, es un objeto que se elabora a partir de una base de datos en donde se
visualizan cada uno de los registros que forman la tabla
D.-Consulta, es un objeto que se elabora a partir de varias bases de datos en donde se
visualizan cada uno de los campos que lo forman
9.-Tipos de datos, la información que contienen los campos de una tabla de Access está
compuesta por diferentes tipos de datos
A.-Texto, son datos alfanuméricos compuestos por textos, combinación de letras y
números
B.-Número, son datos numéricos que se emplean para realizar operaciones aritméticas
y para la función suma promedio
C.-Fecha/Hora, son datos que se emplean para mostrar la fecha y hora en varias formas
de acuerdo a la tabla
D.-Moneda, son datos que se comportan como datos numéricos implica que se puede
realizar operaciones o funciones con ellos
E.-Hipervínculo, son datos que se emplean para realizar vínculos a correos electrónicos,
páginas web, con algún archivo de un software de aplicación que se quiera consultar
F.-Datos adjuntos, son datos en los que se puede incluir imágenes
10.-Plantillas, son ejemplos de bases de datos listas para ser utilizadas, cuentan con
tablas, formularios, informes, consultas etc. previamente diseñados y pueden ser
modificadas según la necesidad del usuario

ETAPA 2-MANEJAR UNA BASE DE DATOS


11.-Crear una base de datos, los archivos nuevos manipulados en Access 2010 se pueden
trabajar con la opción de crear una nueva base de datos en blanco o también a partir de
una plantilla que contiene este software de aplicación y podemos abrirla en cualquiera
de nuestras unidades
A.-A partir de una base de datos en blanco, al iniciar una sesión de trabajo en Access
aparecerá la pantalla inicial en la cual se decidirá el tipo de la base de datos en la que se
trabajará
a.-Captura de datos en una tabla
*Nombre del campo, el cursor aparecerá en la celda que se encuentra en la parte inferior
del nombre de campo haga clic para agregar haz clic en la lista despegable y selecciona
el tipo de dato Access crea el campo con el nombre de campo1 y modificas el nombre
del campo y presiona enter
*Datos del campo, se coloca el cursor debajo de cada uno de los nombres de los campos
y se inicia la captura de todos los registros que formaran la base de datos
*Tipo de dato, para modificar el tipo de dato de cada campo se requiere cambiar la vista
a Vista hoja de datos por la Vista diseño en donde se puede cambiar el tipo de dato que
contenga cada columna
12.-Guardar una base de datos, las bases de datos realizadas en Access 2010 pueden
contener diversos objetos como son las tablas, informes, consultas, relaciones etc y se
pueden grabar de diferentes formas
A.-Nombre de la base de datos
a.-Al iniciar una sesión, cuando se inicia sesión de trabajo y se crea una nueva base de
datos se pide nombre y el lugar de donde se guardará el archivo generado
b.-Al cambiar el nombre del archivo, después de trabajar en la elaboración de una base
de datos y se requiere cambiar el nombre al archivo se puede cambiar el nombre que se
dio desde inicio de la sesión con la opción Archivo y luego Guardar base de datos como
B.-Nombre de los objetos
a.-Al cambiar el tipo de vista, cuando se está elaborando una nueva tabla y se tiene que
definir el tipo de datos a utilizar se cambia de Vista hoja a Vista diseño
b.-Usando el botón derecho del mouse, se coloca el puntero del mouse sobre el nombre
de tabla1 que se encuentra en el área de documentos y se da clic aparecerá el menú
contextual y eliges guardar
c.-Desde menú Archivo, se da clic con el puntero del mouse sobre el menú archivo y se
selecciona la opción Guardar objeto como… y enseguida aparece el cuadro de dialogo
para la captura del nombre que se le quiere dar
13.-Abrir una base de datos, para abrir un archivo elaborado en Access lo podemos
realizar de la siguiente manera
A.-Dese menú Archivo, cuando se inicia una sesión de trabajo tenemos la opción de abrir
desde la pantalla principal de Access en ella aparecen los archivos recientes y de ahí se
puede escoger el deseado o con la opción abrir y definir la ubicación del archivo
14.-Cerrar una base de datos, la forma de cerrar una base de datos en Access es muy
sencilla únicamente se tiene que utilizar menú archivo y escoger la opción cerrar base
de datos
15.-Nueva tabla en una base de datos existente, una base de datos está compuesta
generalmente por una Tabla y de allí se puede generar varios objetos, pero a veces es
necesario crear otra tabla dentro del mismo archivo para lo anterior se utiliza la cinta de
opciones crear y del grupo tabla y con el comando tabla
16.-Base de datos a partir de una plantilla, otra de las opciones que tenemos para crear
una base de datos es utilizar el menú Archivo en la sección plantillas disponibles de ahí
se generan tablas predeterminadas
17.-Trabajando en una base de datos
A.-Selección de una tabla, hay diversas formas de seleccionar los registros, campos y la
tabla que forman la base de datos
a.-Registro, se coloca el cursor en la parte izquierda hasta que aparezca el símbolo de
selección y se da clic
b.-Campo, se coloca el cursor en la parte superior de la tabla hasta que aparezca el
símbolo de selección y se da clic
c.-Tabla, se coloca el cursor en la parte superior izquierda de la tabla y se da clic
18.-Presentación de una base de datos, se realiza con la ayuda de la cinta de opciones
Inicio y con el grupo Formato de texto el tipo de fuente, el tamaño de fuente, el color
de fuente y los estilos de fuente se aplican para toda la tabla
B.-Modificar campos/registros
*Registros, para modificar la altura de los registros de la tabla se coloca el cursor en
medio de los dos registros aparecerá la doble flecha y arrástrala al tamaño adecuado ↕

*Campo, para modificar el ancho de la columna de cada uno de los campos que forman
la tabla de la base de datos se coloca el cursor en medio de los campos aparecerá la
doble flecha y haz clic arrástrala al tamaño adecuado ↔
18.-Navegar en una tabla, podemos recorrer la tabla y observar cada uno de los registros
que la forman y nos podemos mover de diferentes formas
a.-Botones de navegación de registros, en estos botones se observan la cantidad de
registros que contiene la tabla y con clic se puede avanzar o retroceder de uno en uno
b.-Teclado, con las flechas de direccionamiento se puede mover hacia arriba o debajo
de los registros
c.-Mouse, con dar clic al registro deseado se puede cambiar a cualquiera de los registros
que forman la tabla
B.-Buscar un dato en una tabla, se utiliza la opción buscar que se encuentra en la pantalla
después de los botones de navegación de registros
C.-Reemplazar un dato, se selecciona la columna del campo y se clic al botón derecho
del mouse del menú contextual se elige la opción buscar y abrirá un cuadro de dialogo
Buscar, es el dato que se captura en Access
Reemplazar por, es el dato que se captura y que tomara lugar del dato buscado
Buscar en, es el lugar donde se busca el dato
Y por último se da clic en reemplazar todo
19.-Edición de registros, para modificar la información de una tabla se puede de varias
formar con la cinta de opciones de Inicio
A.-Eliminar registro, primero se selecciona y después utilizar el botón de comando
eliminar
B.-Insertar registro, se coloca el cursor en cualquier campo se da clic en el botón
comando nuevo del grupo registros y aparecerá en la parte inferior de la tabla una nueva
fila
C.-Insertar campo, se coloca el cursor en cualquier campo se da clic en el botón de
comando más campos del grupo agregar y eliminar y aparecerá en la parte izquierda
donde se encuentre el cursor
D.-Cortar, copiar, pegar registros, con los botones de comando de cortar copiar y pegar
del grupo portapapeles se puede realizar la acción de mover o sacar copia de registro de
una tabla
E.-Mostrar/ocultar campos, tienen la particularidad de activarse o desactivarse en forma
visible para ello de utiliza el botón derecho del mouse y del menú contextual eliges las
opciones ocultar campos y/o mostrar campos

ETAPA 3-HERRAMIENTAS BÁSICAS


20.-Operaciones básicas
A.-Imprimir una tabla, podemos mandar imprimir nuestro archivo mediante el uso de la
ficha Archivo con las opciones de impresión rápida, imprimir y vista preliminar
*Vista preliminar, está integrada por los grupos
-Tamaño, se puede seleccionar diversos tamaños de la página
-Márgenes, se define el tipo de margen que se va aplicar (normal, ancho, estrecho y
personalizado)
-Vertical y Horizontal, permite la orientación del archivo
-Configurar página, abre un cuadro de dialogo donde se captura el tamaño en mm
Ya que se haya modificado nuestro archivo a imprimir damos clic en imprimir
21.-Importar y exportar una base de datos
A.-Exportar tabla, para realizar la acción de exportar una tabla de Access a Excel se
emplea en la cinta de opciones Datos externos y el grupo exportar aparecerá la venta
exportar (aparece con la extensión .xlsx): hoja de cálculo de Excel se da clic en examinar
y se selecciona la base de datos y clic en guardar
B.-Importar una tabla, se emplea la cinta de opciones datos externos y el grupo importar
se abre una base de datos en la que se desea importar y se da clic en el botón de
comando Excel se abrirá un cuadro de dialogo donde examinas el archivo que deseas
importar después aparecerán varios cuadros de dialogo con la información de la hoja de
cálculo se da clic a todas siguiente y por ultimo finalizar
22.-Ordenar registros, se encuentra en la cinta de opciones Inicio del grupo Ordenar y
filtrar
*Ascendente/Descendente, se utiliza para ordenar los datos del menos al mayor
*Descendente/Ascendente, se utiliza para ordenar los datos del mayor al menos
*Quitar orden, quita el orden de los registros a como estaba la tabla
23.-Filtros, se emplean para observar una cantidad limitada de registros que cumplan
con una condición dada, de una base de datos muy extensa y que contiene gran cantidad
de registros
A.-Botón filtro, para efectuarlo se selecciona un campo de las bases de datos y se da clic
al boton Filtro de ahí se despliega el menú de opciones y se escoge el filtro que se desea
24.-Tabla dinámica y gráfico dinámico, el diseño final por su estructura es por medio de
los campos que forman la base de datos
*Se da clic en vista tabla dinámica en ella se aparecerá los nombres de los campos en
forma de filtros en donde se podrán activar o desactivar las diferentes categorías del
campo

Campo de columna
Campo de fila
*Gráfico dinámico, se da clic en botón vista grafico dinámico y se selecciona los campos
que se desean ver en la gráfica
25.-Clave principal, permite compartir información contenida en los registros de dos o
más bases de datos y crear relaciones entre las tablas también sirve como identificador
de un campo de una tabla que agrupen relaciones con otros campos de otras tablas
*Para insertar la clave principal se abre la base de datos deseada y se cambia el tipo de
vista a vista diseño se selecciona el campo apropiado y se da clic en el botón comando
clave principal

ETAPA 4-HERRAMIENTAS ESPECIALES


26.-Informes, es el resultado de manipular la información contenida de una o varias
tablas que se encuentren en una base de datos y muestra en forma visual o impresa
parte de los datos que cumplan con ciertas características
A.-Utilizando relaciones, se basa en la clave principal de los campos que contienen las
tablas para crear una relación se da clic al botón relaciones
*Relación, es una conexión virtual entre los campos de las tablas en donde se comparte
información para generar informe

*Eliminar/modificar, se da clic en el botón derecho del mouse y escoge la opción


eliminar
*Guardar un informe de relación, se emplea el boton derecho del mouse sobre el
nombre del informe y se selecciona guardar
*Dar presentación a un informe, se realiza en la cinta de opciones Diseño del grupo
Temas se puede cambiar el color la fuente y los temas
*Vista informe, es el tipo de vista que da Access al momento de crear un informe

*Vista diseño, es el tipo de vista que da Access para dar presentación al informe
B.-Utilizando asistente para informes, se puede elaborar también por la cinta de
opciones Crear del grupo Informes y el botón de comando Asistente para informes se
basa en seleccionar los campos de las tablas
C.-Utilizando informe en blanco, se crea en la cinta de opciones Crear en el grupo
Informes y clic en el botón Informe en blanco se basa en seleccionar los campos de la
tabla mediante un clic del mouse y arrastrarlos a la vista presentación
*Funciones del informe
-Suma -Promedio -Incluir registros -Incluir valores -Máx -Mín -Desviación estándar y
-Varianza
27.-Consultas, es una forma de manipular la información contenida en una base de datos
en donde se visualizan, modifican y seleccionan los datos de una o varias bases de datos
su forma más común es una tabla
A.-Utilizando asistente para consultas, se realiza con la cinta de opciones Crear con el
grupo Consultas y se da clic en el botón de comando Asistente para consultas
B.-Utilizando diseño de consulta ‘Sencilla’, se realiza con la cinta de opciones Crear con
el grupo Consultas y el botón de comando Diseño de consulta
C.-Utilizando diseño de consulta con ‘Parámetros’, se realiza con la cinta de opciones
Crear con el grupo Consultas con el botón de comando Diseño de consulta y agregarle
criterios de campo
28.-Formularios, es otra forma de manipular la información contenida en una base de
datos es donde se diseña una interfaz gráfica en forma personalizada que te permitirá
trabajar con la base de datos
A.-Utilizando botón formulario, se realiza con la cinta de opciones Crear del grupo
Formularios y con el botón de comando Formulario
*Vista formulario, en esta vista se podrá navegar y observar cada uno de los registros de
la base de datos
*Vista presentación, en esta vista se podrán modificar los atributos de los elementos del
formulario: los campos, el nombre del campo, fondo etc.
*Vista diseño, en esta vista se podrá modificar las áreas del encabezado de formulario,
detalles, pie de formulario además se podrá colocar los elementos del grupo control
B.-Inserta controles, se los podemos agregar con la cinta de opciones diseño y de ahí se
podrá emplear los diferentes botones de comando del cuadro de texto
*Logotipo, se emplea para colocar una imagen en cualquier parte de las secciones del
documento vista diseño
*Etiqueta, se emplea para colocar un letrero o texto en cualquier parte de las secciones
del documento en vista diseño
*Control de formulario, se emplea la navegación u operación de formulario y se coloca
en cualquier parte del documento en vista diseño