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GESTION POR PROCESOS EN ENTIDADES PUBLICAS

1. Concepto:
Son actividades secuenciales que realizan una transformación para lograr en conjunto
un mayor valor agregado.
Las actividades comprenden:
- Actuaciones
- Decisiones
- Tareas
Estas se encadenan de manera secuencial y ordenada para conseguir un resultado que
satisfaga plenamente los requerimientos del cliente objetivo.
La Secretaría de Gestión Pública (SGP) y La Presidencia del Consejo de Ministros (PCM)
sostiene que la gestión por procesos es el enfoque metodológico que permite gestionar
integralmente los procesos, actividades, tareas y formas de trabajo contenidas en la
“cadena de valor”. Por lo tanto, esta gestión debe asegurar que los bienes y servicios
generen impactos positivos para el ciudadano en función de los recursos disponibles.
Ejemplo:

2. Beneficios de la Implementación de la Gestión por Procesos

2.1 Los beneficios para los ciudadanos serian:

 Asegurar la identificación de las necesidades de la ciudadanía para el desarrollo


de políticas públicas efectivas.
 Bienes y Servicios públicos oportunos, a menor costo y que respondan a sus
necesidades.
 Incrementar la confianza de la ciudadanía.
2.2 Los beneficios para las entidades publicas serian:

* Orientar sus esfuerzos a satisfacer a los ciudadanos o destinatarios de los bienes y


servicios.
* Adaptarse rápidamente al cambio.
* Gestionar eficaz y eficientemente sus recursos.
* Fomentar el trabajo en equipo.
* Promover el desarrollo de competencias de los servidores.
* Servidores reconocidos en la aplicación de políticas de meritocracia.

3. Etapas de la Implementación de la Gestión por Procesos

Etapa 1 (Preparatoria)

 Sensibilizar a toda la entidad.


 Capacitar a los encargados de implementar.
 Elaborar el plan de trabajo institucional.
 Analizar la situación de la Entidad.

Etapa 2 (Diagnóstico e Identificación de procesos)

 Describir los procesos actuales.


 Elaborar el mapa de procesos actuales.
 Determinar los procesos de la entidad.
 Identificar destinatario de bienes y servicios; y los bienes y servicios que brinda
la entidad.
 Analizar propósito de la Entidad.
Etapa 3 (Mejora de Procesos)

 Institucionalizar la Gestión por Procesos.


 Documentar los procesos mejorados.
 Mejorar los procesos.
 Medir, Analizar y Evaluar.

Por ende, lo que se busca lograr con la implementación de la gestión por procesos, es
que la Alta Dirección de las Entidades Públicas apoyen las iniciativas para implementar
la Gestión por Procesos en sus respectivas entidades, asimismo, acelerar el proceso de
fortalecimiento de capacidades de los servidores y funcionarios públicos de los tres
niveles de gobierno y así poder mostrar los resultados en el corto plazo, resaltando la
satisfacción de los ciudadanos al recibir bienes y servicios de calidad, cuya base es la
Gestión por Procesos.

4. Principios orientadores de la gestión por proceso


Liderazgo visionario.
Orientación al servicio del ciudadano.
Transparencia, participación ciudadana y ética pública.
Relación mutuamente beneficiosa con el proveedor.
Evaluación permanente, mejora continua, orientación a resultados y rendición de
cuentas.
Innovación y aprovechamiento de las tecnologías.
Valoración al servidor público.
Agilidad y flexibilidad

5. Tipos de proceso en entidades públicas


Generalmente, se trabaja con tres tipos de procesos dentro de las organizaciones, los
que dan forma a la representación gráfica del Mapa de Procesos: los estratégicos, los
operativos o misionales y los de apoyo o soporte.

5.1 Proceso estratégico:


Son los procesos relacionados a la determinación de las políticas, estrategias, objetivos
y metas de la entidad, así como asegurar su cumplimiento.
En relación a los procesos estratégicos, la entidad debe crear los mecanismos que
permitan monitorear y evaluar el desempeño de cada proceso de la entidad pública.

5.2 Procesos operativos o misionales:


Son los procesos de producción de bienes y servicios de la cadena de valor, denominado
también Proceso de Realización, Clave o Core Business.
Los Procesos denominados operativos o misionales son los que incorporan los requisitos
y necesidades del ciudadano o destinatario de los bienes y servicios, y son encargados
de lograr la satisfacción del mismo, estos procesos tienen que agregar valor, concepto
relacionado a la cadena de valor.

5.3 Proceso de apoyo o soporte:


Se encargan de brindar apoyo o soporte a los procesos operativos o misionales.
Los Procesos de apoyo o soporte son los que realizan actividades necesarias para el buen
funcionamiento de los procesos operativos o misionales.

Los procesos estratégicos definen la orientación hacia donde deben operar los procesos
operativos o misionales, de acuerdo con la cadena de valor de la entidad, los cuales
necesitan a los procesos de apoyo o soporte para cumplir con sus objetivos.
Ejemplo:
En un mapa de proceso
6. Indicadores de gestión
Un indicador de gestión es una medida asociada a una característica del resultado, del
bien y servicio, del proceso y del uso de los recursos.
Permite hacer mediciones en períodos sucesivos y por comparación con el estándar
establecido, evaluar periódicamente dicha característica y verificar el cumplimiento de
los objetivos planificados.

6.1 Indicadores de Eficacia


Número de beneficiarios/ Universo de beneficiarios
Porcentaje del área de cultivo incluida en el programa / área total del cultivo
Reclusos que desarrollan actividades productivas / total de población de reclusos
Cobertura de vacunación en niños menores de 5 años.

6.2 Indicadores de Eficiencia


Costo total programa de becas / Total de beneficiarios
Costo por tonelada de basura recogida
Costo de la inspección por número de visitas efectuadas
N° de inspecciones / número de inspectores
6.3 Indicadores de Efectividad
% Disminución en quejas y reclamos en un periodo determinado
% Disminución en accidentes laborales durante un periodo determinado
% Disminución en infecciones intrahospitalarias durante un periodo determinado.

6.4 Indicadores de Calidad


% Contratos revisados y aprobados en los términos establecidos, respecto del total de
contratos en trámite.
% Satisfacción de los usuarios frente a la prestación del servicio
Porcentaje de reportes económicos entregados en tiempo acordado
Porcentaje de contratos con uno o más errores encontrados por revisiones externas

6.5 Indicadores de Economía


Ahorros realizados en contratos y propuestas a partir del uso de técnicas de innovación
de compras.
Incremento de los montos de recaudación en un periodo establecido
Porcentaje de recursos privados obtenidos a través de cooperación o alianzas
estratégicas con otros sectores
Gasto Efectivo del Programa AAA / Presupuesto total asignado

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