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MANUAL DE USUARIO

CONTABILIDAD GENERAL CON EXCEL

Guía rápida de uso del sistema:


- Entre en el archivo CONTA.
- En la hoja DIARIO pulse el botón “Nuevo Diario” y procese los asientos
(Fecha, Comprob, Código, Cuenta, Descripción, Debe, Haber) y deje
una línea en blanco después de cada uno.
- Consulte el MAYOR de la cuenta de la siguiente manera:
- En la celda D12 hay un filtro, haga clic y escoja la cuenta.
- Una vez filtrada seleccione el botón “Ver MAYOR” y allí le
muestra el Mayor de la cuenta con los saldos. Entonces puede
imprimir o regresar al Mayor y ver otra cuenta.
- Consulte el MAYOR ANALITICO, MAYOR2 pulsando el botón que
dice: “Ver Mayor Analitico”.
- Consulte la hoja BALANCE de Comprobación que le muestra el saldo
deudor o acreedor de cada cuenta.
- Consulte la hoja GENERAL que le muestra el Balance General
Clasificado. Activo, Pasivo y Patrimonio.
- Consulte la hoja RESULTADOS que le muestra el Estado de Pérdidas
y Ganancias, con el resultado del ejercicio.
- Imprima todos los reportes para que sean revisados minuciosamente
por el Contador de la empresa.
- Haga las correcciones correspondientes en la hoja Diario y vuelva a
imprimir los reportes.

Guía detallada de uso del sistema:


Para entrar al programa hacemos doble clic en el archivo CONTA, que
es como cualquier otro archivo de Microsoft Excel.

Si le aparece un mensaje de Advertencia, tiene que habilitar las


macros, haciendo clic en Opciones…, el recuadro que aparece a la
derecha de “Advertencia de seguridad las macros se han deshabilitado”,

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luego de la Advertencia, encontramos habilitada la primera opción, debe
hacer clic en la segunda opción “Habilitar este contenido” y luego en
Aceptar.
A partir de este momento debe guardar el sistema con el nombre de su
empresa/año/mes y que le quede el archivo CONTA como respaldo,
para que siempre disponga del programa original en caso de una
emergencia.

El sistema consta de 7 hojas o pestañas, que son: MENU, DIARIO,


MAYOR, MAYOR2, BALANCE, GENERAL y RESULTADOS.

A continuación una descripción de cada una de las hojas del sistema:

MENU

Esta hoja es el Menú Principal de la Contabilidad. Donde además del


nombre de la empresa y el mes, puede ir de forma automática a las
hojas del sistema contable pulsando el botón correspondiente.

DIARIO

En la celda C7 colocamos el nombre de la Empresa. Este nombre se


reflejará en forma automática en las siguientes hojas.

En esta hoja encontramos un “Cuadro de Lista” arriba y a la izquierda de


la hoja, este cuadro muestra el Plan de Cuentas.
Dentro del “Cuadro de Lista” se encuentra a la derecha la barra de
desplazamiento, donde, con el cursor, puede consultar el código de las
cuentas que desee utilizar en un asiento contable.

Fecha
En la celda A13 colocamos la fecha, es en esta fila que comenzamos a
procesar los asientos y en la celda G8 nos mostrará la fecha de fin de
mes al igual que en todas las hojas.

En la celda H4 tenemos un botón “Nuevo Diario” que acciona una macro


cuyo objetivo es dejar en blanco la hoja DIARIO, debe tener mucho

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cuidado con este botón ya que si se acciona por accidente borra toda
la información que hasta ese momento se haya ingresado en el diario,
por tal razón se sugiere grabar después de registrar cada asiento
contable, de tal manera que, si borra todo accidentalmente, lo único que
tiene que hacer es salir sin guardar, que cuando vuelva a entrar, todo
estará como la última vez que guardó. El uso de este botón se hace
necesario únicamente después de haber cerrado un período mensual o
ejercicio contable, las indicaciones para estos procesos se indican más
adelante.

A partir de la fila 11, disponemos de las siguientes columnas:


Fecha
Comprobante
Código
Cuenta
Descripción
Debe
Haber

En estas columnas se recopila toda la información necesaria para


realizar los asientos de diario. En la columna A se registra la Fecha del
documento contable, el formato se debe mantener a lo largo de toda la
columna Día/Mes/Año. Es preciso aclarar que para cada línea del
asiento se debe registrar la fecha. La fila 12 no se usa.

Los asientos se deben separar el uno del otro por una fila en blanco
(opcional).

En cada asiento contable se debe incluir el número de Comprobante.


Para una mejor identificación de los documentos se sugiere registrar de
la siguiente forma:
CD y el número consecutivo, si se trata de Comprobante de Diario,
CI y el consecutivo, si se trata de Comprobantes de Ingreso,
CE y el consecutivo, si se trata de Comprobantes de Egreso,
O como usted prefiera.

El Código se utiliza según la cuenta que va a utilizar en cada asiento,


solamente son válidos los códigos con 6 dígitos y éstos los puede
revisar en el “Cuadro de Lista”.

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Al escribir correctamente el código, aparece en la siguiente columna, de
forma automática, el nombre de la cuenta, por ejemplo: 111210 que
corresponde al BANCO A.
Si utiliza códigos de uno, dos, tres o cuatro dígitos, el sistema emitirá el
mensaje de “OJO, No cuadra” ya que estas cuentas no son de
movimientos, si lo deja así, no cuadra el asiento.
En la columna E correspondiente a Descripción, se registra un detalle de
la transacción o concepto de la operación según la cuenta y documento
contable. En la columna F se registran los débitos o cargos y finalmente
en la columna G se registran los créditos o abonos (No se pueden
poner fórmulas en los cargos y abonos).
Al ingresar el primer valor en la columna Debe, vamos a observar que el
sistema emite un mensaje de alerta y muestra la diferencia en la celda
F5, éste mensaje se mantiene hasta que termine el asiento, una vez
cuadrado, el mensaje desaparece.
Luego de ingresado cada asiento se debe guardar, dejamos una fila en
blanco y continuamos con el siguiente asiento.

Para obtener resultados óptimos tanto del Sistema como de la


Contabilidad, todos los asientos ingresados deben estar debidamente
cuadrados y registrados de acuerdo a los Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados, esto es de vital importancia en razón de que
es el punto de partida para la Contabilidad y en caso de quedar
descuadrados los asientos, tampoco cuadrarían los reportes posteriores,
Mayor y Balances.

Cuando se termina una página en la hoja DIARIO, observamos una


línea continua azul; (ya que lo tenemos configurado como: Ver, Vista
previa de salto de página) con el objeto de ver que los asientos se
mantengan completos en cada hoja de impresión. Si la línea azul queda
en medio de un asiento, usted puede moverla hacia arriba, para que ese
asiento quede completo en la siguiente página.

Se pueden ingresar asientos de diario hasta la fila 983, lo que equivale a


15 páginas del libro Diario, con unas 55 filas para asientos en cada una.

Para empezar una Contabilidad se tiene que accionar el botón


“Nuevo Diario” de esta forma queda la hoja en blanco y lista para
ingresar los asientos de su Empresa. Los asientos de ejemplo que
vienen con la hoja, son para mostrar el funcionamiento del sistema

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y serán sustituidos por los verdaderos asientos contables de su
empresa.

El botón “Menu” es para regresar al Menú Principal de la Contabilidad y


se encuentra en todas las hojas.

El botón “Imprime Diario” selecciona desde el primer asiento hasta el


último y lo muestra por pantalla, por si desea imprimirlos o si no, puede
cerrar la vista preliminar. Luego de esto si desea seguir haciendo
asientos, deberá arrastrar hacia abajo, la línea azul que se encuentra
al final de los asientos, tantas filas como sea necesario. (Límite 983
filas)
Si desea que muestre los totales del debe y del haber, debe colocarlo
manualmente… sombree desde la celda F13 hasta la última fila del
asiento procesado y tome nota del monto del Debe, luego haga lo
mismo con la columna G para el monto del Haber.

MAYOR

El funcionamiento de esta hoja es que es una copia fiel y exacta del


Diario, pero se convierte en MAYOR cuando filtramos una cuenta,
entonces, se puede ver todo el movimiento de la misma.

Accionando el filtro de la celda D12, es que vamos a escoger el código


de la cuenta que vamos a consultar, solo se debe escoger un código a la
vez, por ejemplo, hacemos clic en el filtro indicado y nos muestra los
códigos, quitamos el tilde en “Seleccionar todo” y escogemos 111110,
por ejemplo y “Aceptar”, enseguida nos muestra todos los movimientos
de esa cuenta, pero, debido al filtrado, no podemos ver el saldo, es
necesario hacer clic en el botón “Ver MAYOR”, entonces podemos ver a
manera de “Vista Preliminar” el mayor de la cuenta escogida con los
saldos en cada línea y los totales también, si queremos, podemos
Imprimir, si no, regresamos haciendo clic en “Cerrar vista preliminar” y
de esta forma podemos consultar cualquier cuenta.

Para ver otra cuenta, repetimos el proceso. Para verlas todas,


seleccionamos en el filtro “todas”, que es precisamente el Diario, ojo, no
se pueden ver todas las cuentas de Mayor al mismo tiempo, solo, una
por una, para eso está el Mayor Analítico.

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También es importante aclarar que si oprimimos el botón de “Vista
Preliminar”, cuando están “todas”, o cuando tenemos una cuenta
seleccionada, sin darle al botón “Presentar Mayor”, no aparece nada por
pantalla. Solo se puede ver el Mayor de una cuenta, luego de
haberla filtrado y haciendo clic en el botón “Ver MAYOR”.

Si escogemos más de una cuenta, se mezclan los movimientos de las


cuentas y no podemos saber el saldo correcto de cada una.

Si queremos saber el saldo de una cuenta sin ver el Mayor, podemos


escogerla del “Cuadro de Lista” y vamos a observar que el saldo de esa
cuenta aparece en las celdas E6 o F6 según sea el caso, saldo deudor o
acreedor y este saldo deber ser el mismo que muestra el Mayor de la
cuenta.

Luego de consultar una cuenta, si afectamos a esa misma cuenta con


un asiento de diario, debemos filtrar nuevamente y escoger el mismo
código para que se incorpore ese último movimiento al mayor y obtener
el nuevo saldo.

Es importante tomar en cuenta que en esta hoja MAYOR no se deben


suprimir ni filas ni columnas, no se debe hacer ningún cambio, solo
puede usar el filtro, el botón Ver Mayor y el Cuadro de Lista, ya que es
una hoja de consulta y no de trabajo. Por lo tanto se recomienda usar
esta hoja y también las demás en modo Protegido.

Según el programa, está previsto 150 filas o 3 páginas para cada


cuenta. Para un mes, esta cantidad de filas se considera suficiente en
una pequeña o mediana empresa.

MAYOR2 (MAYOR ANALITICO)

El funcionamiento de esta hoja es muy sencillo, ya que, solo debemos


hacer clic en el botón “Ver Mayor Analítico” que acciona una macro que
selecciona las cuentas una por una con su respectivo movimiento y las
va mostrando en orden ascendente hasta llegar a la última cuenta con
movimiento.

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Esta hoja está desprotegida para que funcione la macro, por lo tanto no
se puede hacer ninguna modificación porque perdería las fórmulas y su
buen funcionamiento.

BALANCE

Esta hoja tiene doble función, muestra el “BALANCE DE


COMPROBACION” y el “PLAN DE CUENTAS”, donde aparece en
primer lugar el nombre de la empresa, que es tomado en forma
automática desde la hoja DIARIO y también la fecha.

En el rango de celdas desde la O2 hasta la T6, puede colocar los datos


de la empresa, excepto en la celda S2 que tiene una fórmula y según la
fecha que se coloque en el Diario en la celda A13, aparecerá
automáticamente en todas las hojas del sistema.

Código
En la columna Código se encuentra el PLAN DE CUENTAS.
La estructura de los códigos está integrada por cinco niveles de la
siguiente manera:
Primer nivel:
x, Un dígito, para grupos principales como: Activo, Pasivo, Patrimonio,
Ingresos y Gastos.
Segundo nivel:
xx, Dos dígitos, para grupos de cuentas de segundo nivel como: Activo
Circulante, Activo Fijo, Activos no Corrientes, Pasivo Circulante, Pasivo
a Largo Plazo, Patrimonio Neto, Ingresos Operacionales, Ingresos No
Operacionales, Costo de Ventas, Gastos de Admin. y Ventas y Gastos
no Operacionales.
Tercer nivel:
xxx, Tres dígitos, para grupos de cuentas de tercer nivel como: Caja
Bancos, Cuentas x Cobrar Clientes, Provisión Cuentas Incobrables,
Inventario de Suministros, etc.
Cuarto Nivel:
xxxx, Cuatro dígitos, para grupos de cuentas de tercer nivel como:
Efectivo, Bancos, Efectos x Cobrar, Cuentas x Cobrar Clientes,
Inventarios, Gastos Pagados por Anticipado, etc.

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Quinto nivel:
xxxxxx, Seis dígitos, para cuentas de movimientos, que son las
cuentas que vamos a usar para realizar los asientos de diario.
Nota: Si desea incorporar puntos en el código, lo puede hacer.

Cuenta
En esta columna están los nombres de todas las cuentas que
intervienen en la Contabilidad, tomando en cuenta sus distintos niveles.
Como podemos observar, el plan de cuentas está conformado por 5
niveles:
1er nivel: Grupos principales de cuentas identificados con letra azul y
negrilla.
2do nivel: Grupos secundarios de cuentas identificados con negrilla.
3er nivel: Grupos terciarios de cuentas, con negrilla.
4to nivel: Grupos de cuentas de mayor, con negrilla.
5to nivel: Cuentas de movimiento, con las cuales realizamos los asientos
de diario.
Los nombres de las cuentas se pueden modificar o eliminar junto con el
código correspondiente o agregar nuevas cuentas según las
necesidades de la empresa o usuario.

Abrir una nueva cuenta


Para incluir una cuenta nueva, haga lo siguiente: Primero desproteja la
hoja con la clave enviada, ubíquese en la celda una fila más abajo
donde desea insertar la cuenta, luego haga clic con el botón derecho del
mouse en el número de la barra de desplazamiento vertical y seleccione
Insertar. Después de esto, copie todos los datos de la fila superior en
la nueva fila en blanco y luego cambie el Código y la Cuenta por el
número y nombre correspondientes.
Veamos este ejemplo: Abrimos una nueva cuenta corriente en el Banco
BICENTENARIO, es necesario entonces posicionarnos en la celda A20,
luego a la izquierda en el número 20, oprimimos el botón derecho del
mouse y escogemos “Insertar”, (ya insertamos una fila en blanco) ahora
en el número 19 para copias la fila completa hacemos clic con el botón
derecho del mouse y seleccionamos “Copiar”, nos ubicamos en la celda
A20 y presionamos “Enter” o “Intro”, de esta forma se copian todos los
datos de la fila A19 en la fila A20 y procedemos a cambiar el Código

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111220 por 111230 y el nombre de la Cuenta por BANCO
BICENTENARIO. Listo, ya tenemos una cuenta nueva.
Eliminar una cuenta: Ubique la cuenta que desea eliminar y elimine la
fila completa.

Imprimir el Plan de Cuentas


Para Imprimir el Plan de Cuentas, solo tiene que presionar el botón que
dice: “Imprimir Plan de Cuentas” que se encuentra ubicado en la
columna M.

UTILIZACION DE LOS FILTROS


Los filtros de la fila 9, se usan de la siguiente manera:
Podemos filtrar los datos de la: Columna H, para ver la conformación de
las cuentas de mayor, Nivel 4, o un Balance Nivel 4.
Columna I, Nivel 3, o un Balance Nivel 3.
Columna J, para ver los grupos de Nivel 2, o un Balance Nivel 2.
Columna K, para ver los grupos de Nivel 1, o un Balance Nivel 1.

En la columna M, debe filtrar y seleccionar el número 1, para ver el


Balance de Comprobación Resumido, o sea, solo las cuentas
que tuvieron movimiento, sin las cuentas en cero, el ideal para ser
impreso.

Partiendo de este Balance Resumido, es que vamos a extraer los saldos


deudores y acreedores que van a dar continuidad a la Contabilidad en el
próximo Período Contable. (Sea mensual, bimensual, trimestral,
semestral o incluso anual, si tiene poco movimiento)

Con este Balance de Comprobación filtrado por 1, se elabora un asiento


de diario que servirá para darle continuidad a la Contabilidad en el
próximo mes. Lo cual se indica más adelante.

A continuación de la fila de los TOTALES del Balance, en las columnas


H, I, J, K, están las sumas de las mismas, las cuales deben dar cero, y
debajo en J y K, observamos el resultado obtenido en el período, la
PERDIDA o la GANANCIA.

El total de ingresos o pérdidas (en este caso: K285), se obtiene de la


diferencia entre los Ingresos y los Gastos. Estas celdas van a variar a
medida que se vaya modificando el plan de cuentas.

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A partir de la columna O, vamos a observar el “Plan de Cuentas”, tal
como aparece en el “Cuadro de Lista” de las hojas DIARIO y MAYOR, y
estos datos son el resultado de la fórmula que observamos como
ejemplo desde la celda O10 hacia abajo.

GENERAL

En esta hoja se muestra el Balance General, donde vemos en primer


lugar el encabezado, la fecha es la misma que consta en la hoja
DIARIO. Todos los datos se obtienen de la hoja BALANCE por lo que
esta hoja sirve como fuente de consulta y una vez comprobados los
valores de Activo, Pasivo y Patrimonio, procedemos a imprimir y a
entregar a las instancias respectivas para su estudio y análisis.

Como todos estos valores son tomados de la hoja BALANCE, podemos


observar los totales del Activo, del Pasivo y del Patrimonio que tiene
incluida la Utilidad o Pérdida del mes en la celda E93, y al sumar el
Pasivo más el Patrimonio, da igual que el Activo, pero con saldo
negativo, por lo tanto queda cuadrado el Balance General.

Como se puede observar en la columna A, aparecen los códigos de las


cuentas, los cuales no hacen falta para la presentación del Balance
General, pero si para las fórmulas y por lo tanto no están incluidos en el
rango de impresión.

Nota Importante: Tanto la hoja GENERAL como la hoja RESULTADOS


contienen fórmulas para tomar datos de la hoja BALANCE por lo que se
sugiere no modificarlas.

RESULTADOS

En esta hoja “Resultados” se muestra el Estado de Pérdidas y


Ganancias, la fecha que se incluye tiene una fórmula para mostrar la
fecha de inicio del período y la fecha actual.
Así como en la hoja Balance la columna A no está incluida en el rango
de impresión.
Se utiliza una página para los Ingresos, Costos y Gastos.

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En esta hoja de Resultados, podemos indicar como punto importante,
que al sacar la diferencia entre los Ingresos, Costos y Egresos, nos da
como resultado una Pérdida (monto positivo) o una Ganancia (monto
negativo), la cual podemos ver en la celda E38. Este monto es
trasladado automáticamente a la hoja General en la celda D90, para
que sea incluida en el Patrimonio y de esta forma cuadre el Balance
General.

CIERRE DEL MES

Para el cierre de un período mensual, nos vamos a la hoja BALANCE.


Primero, Activar el filtro de la columna L9 (Balance Resumido), quitar el
tilde de Seleccionar todo y colocar el tilde en el número 1 y Aceptar, de
esta forma solo quedarán las cuentas con saldo.
Segundo, borrar el ejemplo del asiento de apertura, que se encuentra a
partir de la fila A304.
Luego, sombreamos desde el primer código y cuenta (columnas A y B)
hasta el último, para ser copiados en la celda A304.
Luego hacemos la misma operación con los saldos deudores y
acreedores de las columnas E y F, y los pegamos al lado de las
cuentas que copiamos en las columnas C y D. Verificamos que el debe
y el haber están cuadrados colocando la fórmula de suma.
Hay un detalle con las cuentas del haber, tienen saldo negativo,
debemos convertir esos saldos en positivo, de la siguiente manera:
Puede hacerlo manualmente, uno por uno o usar fórmulas… Si usa
fórmulas haga lo siguiente:
1-Copiamos los saldos negativos y los pegamos en la columna F.
2-En la columna E escribimos esta fórmula =FXXX*-1 donde XXX es la
celda de la derecha, (o sea, que al multiplicar la cantidad negativa por
menos uno -1 se convierte en positiva).
3-Copiamos esta fórmula y la pegamos hacia abajo en todas las celdas
que necesitemos convertir.
4-Ya que tenemos estas cantidades en positivo en la columna E, las
copiamos y las pegamos en la columna D pero con Pegado especial /
Valores / Aceptar y luego borramos los datos de las columnas E y F.
5-Por último, seleccionamos todas las celdas en blanco del asiento
tanto de la columna C como de la columna D y borramos su contenido
con la tecla “Suprimir” o “Delete”, si no, al copiarlas se produce un
error, ya que contienen una fórmula.
Estos códigos, cuentas y valores van a constituir el primer asiento del

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próximo mes. Veremos que este asiento contiene cuentas de Activo,
Pasivo, Patrimonio, Ingresos y Gastos; a todos esos valores, es
necesario darles apertura en el próximo período mensual, para continuar
con la Contabilidad.
En este momento guardamos el archivo con el ejemplo del asiento de
apertura en Guardar como… “Libro de Excel habilitado para macros”,
y queda guardado con el mismo nombre.
Ahora, para abrir un nuevo mes, este mismo archivo lo guardamos con
otro nombre, ojo, Guardar como… y le colocamos el nombre del mes
siguiente. De esta manera, obtenemos 2 archivos, el del mes anterior
(que servirá de consulta únicamente) y el actual o mes siguiente.
Esto es necesario hacerlo desde enero hasta diciembre. (Según su
período contable) y también puede llevar la contabilidad bimensual,
trimestral, semestral o incluso anual, dependiendo de la cantidad de
asientos y de la capacidad del libro Diario (983 líneas).

APERTURA DEL NUEVO MES

Para comenzar un nuevo período mensual lo primero que tenemos


que hacer es usar el archivo que guardamos con el nombre del mes
siguiente y en la hoja DIARIO pulsar el botón “Nuevo Diario” para
borrar todos los asientos y quede la Contabilidad en blanco, sin
asientos contables (puede verificar que todos los reportes están en
cero) y en la celda A13 colocamos el primer día del mes.
Ahora nos vamos a la hoja BALANCE y copiamos los saldos que
quedaron de la siguiente manera:
Seleccionamos para copiar los Códigos desde la celda A304 (o la
que corresponda) hasta la última y los pegamos en la hoja DIARIO
en la celda C13, note que cuando los pega aparece el nombre de
cada una de las cuentas en la columna D. Ahora vuelva a la hoja
BALANCE y seleccione para copiar los montos del Debe y Haber,
las columnas C y D desde la celda C304 hasta el último monto y los
pega con (Pegado especial/Valores) en la hoja DIARIO en la celda
F13. (En caso de que salga algún error, solo pulse la flecha de
“Deshacer escritura” y repita el proceso, si continúa el error,
comuníquese conmigo).
Entonces solo queda completar el asiento de apertura en la hoja
Diario con los datos que faltan en las columnas de Fecha, Comprob y
Descripción, en todas las filas del asiento. (No puede tocar la columna D
debido a la fórmula, debe trabajar de forma protegida).
Una vez completado este asiento, podemos seguir con el registro de las

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transacciones del nuevo mes.
Posteriormente en la Hoja Balance deberá accionar el filtro de la
celda F9 y escoger la primera opción, es decir: (Seleccionar todo), para
que esta hoja muestre todas las cuentas.

CIERRE DEL EJERCICIO

El Cierre del Ejercicio como ya sabemos, se trata de cerrar las cuentas


de Resultado, las de Ingreso que son acreedoras con un cargo y las
cuentas de Costos y Gastos que son deudoras con un abono y de esta
manera obtener el resultado del ejercicio.
Por lo tanto tenemos que hacer primero el asiento de cierre de mes,
segundo; el asiento de cierre de las cuentas de resultado y tercero; el
asiento de apertura del mes siguiente que quedará sin cuentas de
resultado. (Esto se hace sólo en el último mes del ejercicio económico)
Seguimos, ahora borramos cualquier información previa que pudiera
estar ocupando las celdas a partir de la A304 en adelante, para
hacer el asiento de cierre de mes, según lo indicamos en la página 11.
Como ya tenemos todas las cuentas con saldo en este asiento de
cierre de mes, vamos a sombrear todos los códigos y cuentas que
empiecen con el número 4, 5 y 6, desde la columna A hasta la D, es
decir, todas las cuentas de Ingresos y Egresos; hacemos clic en
“Copiar” y pegamos esta información a partir de la celda A340 o más
abajo si es necesario… y cambiamos los montos de lugar, los del
haber los copiamos al debe y los del debe los copiamos al haber.
Dos líneas más abajo totalizamos los valores deudores y los acreedores,
observaremos que existe una diferencia de XX, ese valor corresponde
a la Ganancia o Perdida del ejercicio, por lo tanto en la columna A
vamos a anotar el código 351010 y en la columna B el nombre de la
cuenta que es RESULTADO DEL EJERCICIO y nos vamos a la columna
C o D, donde anotaremos la diferencia para que cuadre el asiento. (Debe
ser igual a la Pérdida o Ganancia de la hoja RESULTADOS)
Con esta información del asiento de cierre en la hoja BALANCE es
que vamos a copiar los datos en la hoja DIARIO, de la misma
manera indicada anteriormente.
Al terminar este asiento, debemos observar la celda F5 en la hoja
DIARIO para asegurarnos que no hay diferencia.
Ahora en la hoja BALANCE a continuación del Cierre podemos
realizar el Asiento de apertura para el mes siguiente después del
cierre del ejercicio que viene siendo el Balance de Comprobación
después del cierre, de la misma forma como realizamos el asiento de

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Cierre, o sea, del asiento de apertura del mes siguiente, sombreamos
todas la cuentas de Activo, Pasivo, Patrimonio y las copiamos a partir
de la celda A391 o más abajo si es necesario… en este caso, solo
quedará pendiente de anotar el resultado del período, la 351010 y
verificamos que cuadre. Quedó listo el asiento para el nuevo ejercicio
económico.
Ahora es necesario guardar el trabajo en Menú “Guardar como” y
“Libro de Excel habilitado para macros” con el nombre de
“EmpresaAñoMesDC”, donde DC quiere decir después del cierre, de
esta forma no quedan 2 archivos, el que es “Antes del Cierre”, con
las cuentas de Ingresos y Gastos, y este que es “Después del
Cierre” sin cuentas de resultado.
Si nos vamos a la hoja RESULTADOS, vamos a observar que se
encuentra todo en cero, como consecuencia del cierre, lo cual es
correcto.
Sólo queda pendiente el pago del I.S.L.R., para posteriormente
registrar el asiento y guardarlo nuevamente con el mismo nombre.

ASIENTO DE APERTURA DEL NUEVO EJERCICIO

Para la apertura del nuevo ejercicio, este mismo archivo lo guardamos


con otro nombre, ojo, “Guardar como…” y le colocamos el nombre del
mes siguiente. (Por ejemplo: EmpresaAñoMes”) De esta manera nos
quedan 2 archivos, el del cierre del ejercicio (que servirá de consulta
únicamente) y el actual o mes siguiente para continuar con la
contabilidad.
Ahora vamos a armar el asiento inicial con los valores que quedaron en
el “Ejemplo de Asiento de Apertura del mes siguiente después del
Cierre…”, para esto nos dirigimos a la hoja BALANCE.
Si tiene activo el filtro “Balance Resumido”, volvemos a colocar la
opción “Todas” y procedemos según las instrucciones de APERTURA
DEL NUEVO MES en la página 12, o sea, en el Diario pulsamos el
botón “Nuevo Diario”, en la celda A13 colocamos la fecha, vamos a la
hoja Balance y copiamos el asiento de apertura en el Diario… de esta
forma podemos continuar con el procesamiento de asientos.

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Nota importante: El sistema se puede usar para llevar varias
contabilidades, todas las que desee, solo tiene que usar un nombre
diferente para cada una.
También, si el movimiento es poco, puede llevar la contabilidad de
forma trimestral, semestral o inclusive anual.

Es todo por el momento, cualquier duda, comentario o corrección que


deba hacerse al manual, pueden escribir a mi correo. Gracias.

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