MAKALAH

MANAJEMEN KEARSIPAN

NAMA : Irham Fauzi Nugroho

KELAS : AKP
NPM : 18312016

PHOLITEKNIK DHARMA PATRIA

2018
 BAB 1
KATA PENGANTAR

Bismillahi Rahmanirrahim
Puji syukur kita panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah
melimpahkan Rahmat dan Hidayah-Nya sehingga saya dapat menyelesaikan
makalah ini dengan tepat waktu.
Adapun isi dari makalah ini mengenai “Pengindekan dengan sistem pokok
soal , mengkode,dan cara penyimpanannya”, yang akan membahas tentang
pengindekan dengan system pokok soal,mengkode dan cara penyimpananya.
Tak lupa pula ucapan terima kasih kami kepada Bu Uswatun
Khasanah,S.Pd.,M.M. Selaku dosen manajemen kearsipan dan teman-teman yang
sudbdah membantu dan mengajari saya untuk membuat makalah yang baik dan
benar.
Makalah ini masih jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu kritik dan saran
sangat dibutuhkan agar makalah ini kedepannya dapat disempurnakan.
Akhirul Kalam…
Wassalamu alaikum Wr. Wb

Kebumen,07 oktober 2018

Irham Fauzi Nugroho

 DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL…...…………………………………………………………………............................
BAB 1 KATA PENGANTAR.…………………………………………………………………………………….
PENDAHULUAN……………………………………………………………………………………………
1.1 Latar Belakang…………………………………………………………………………………………..
1.2 Rumusan Masalah……………………………………………………………………………………..
1.3 Tujuan……………………………………………………………………………………………………….

DAFTAR ISI………………………………………………………………….............................................
BAB2 PEMBAHASAN
2.1 Definisi Pengindekan ……………………………………………………………………………………………
2.2 Pengindekan dengan sitim pokok soal…………………………………………………………………..
2.3 Mengkode dan cara penyimpanannya………………………………………………………………….
BAB3 PENUTUP…………………………………………………………………………………………………………..
1.1 Kesimpulan…………………………………………………………………………………………………………………
BAB 4 DAFTAR PUSTAKA………………………………………………………………………………………………
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dari semua aset organisasi yang ada, arsip adalah salah satu aset yang berharga. Arsip
merupakan warisan dari generasi ke generasi yang perlu dipelihara. Tingkat keberadaban
suatu bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan dan pelestarian terhadap arsipnya, tak
terkecuali dalam sebuah perusahaan atau organisasi. Berkaitan dengan hal itu, arsip perlu
dikelola dengan baik dalam sebuah kerangka sistem yang benar.
Pengelolaan arsip adalah salah satu sub kompetensi yang harus dikuasai oleh sekretaris
atau bagian tata usaha perkantoran dan merupakan bagian integral dari sub
subkompetensi seorang sekretaris. Sistem Pokok soal merupakan salah satu sistem
penyimpanan dan penemuan kembali arsip dari lima sistem yang ada. Dengan sistem
pokok soal, juru arsip maupun sekretaris dapat lebih cepat dan mudah dalam mengingat
pokok masalah atau subjek arsip dibanding dengan mengingat tanggal, nomor, wilayah,
atau nama.
1.2 Rumusan Masalah
1. Apa yang dimaksud dengan pengindekan dengan system pokok soal?
2. Apa itu mengkode?
3. Dan bagaimana cara penyimpanannya
1.3 Tujuan
1. Supaya tau apa itu pengindekan
2. Supaya tau macam-macam pengindekan
3. Supaya tau apa itu mengkode
4. Agar tau cara penyimpanannya
 BAB 2
PEMBAHASAN
2.1Definisi Pengindeksan
Indeks merupakan istilah yang terdapat dalam bidang perpustakaan dan
dianggap sebagai salah satu sistem temu kembali informasi.
Indeks dari segi bahasa didefinisikan sebagai :
a. Sesuatu yang menunjuk atau menanda
b. Daftar nama-nama yang disusun secara alfabetis
Dengan kata lain indeks merupakan daftar urutan nama, tempat, ataupun subyek
dalam sebuah dokumen yang diterbitkan. Daftar tersebut dapat menjadi rujukan
untuk mencari dokumen yang dicari.
Definisi lain menjelaskan pengindeksan adalah sebagai suatu proses
menganalisa isi kandungan suatu bahan atau sumber informasi dan
menerangkannya dengan menggunakan bahasa atau istilah di dalam sistem
pengindeksan. Sistem pengindeksan ini bertujuan untuk menganalisa
(menguraikan) suatu karya. Misalnya suatu karya dimana dalam karya tersebut
terdiri dari beberapa karya orang yang berbeda, baik judul maupun subyeknya.
Maka sebaiknya masing-masing karya itu perlu kita uraikan satu persatu dengan
membuatkan indeksnya.
Para pengguna perpustakaan biasanya menggunakan indeks untuk mencari
dokumen yang ada di perpustakaan terutama dokumen yang biasa di indeks
seperti; artikel dari jurnal,k kertas kerja dan tesis.
Sebuah indeks yang baik harus dapat memberi panduan yang spesifik, juga
mampu menentukan lokasi sumber informasi dengan efisien dan dapat
digunakan untuk mencari sumber-sumber informasi lain yang berkaitan, oleh
kareena itu sebuah indeks harus lengkap dan tepat (complete and accurate).
2.2Pengindekan dengan sistim pokok soal
Pengindekan dengan sistim pokok soal adalah sistem penyimpanan dokumen
yang berdasarkan kepada isi dari dokumen bersangkutan. Isi dokumen sering juga
disebut sebagai perihal, pokok masalah, permasalahan, masalah, pokok surat,
atau subjek. Sistem subjek dapat dikatakan sebagai sistem yang paling sukar
penanganannya. Di Indonesia sistem ini banyak dipergunakan oleh instansi-
instansi pemerintah yang besar dan luas. Di sini sistem subjek dilaksanakan
secara seragam untuk semua unit kerja yang ada di dalam instansi bersangkutan.
Untuk arsip instansi atau perusahaan yang disimpan secara sentral (terpusat di
suatu tempat tertentu), maka sistem subjek adalah sistem yang paling tepat
dipergunakan. Sebab arsip tersebut berasal dari semua bagian atau unit kerja
yang mempunyai subjek pokok soal sendiri-sendiri, dan pada penyimpanan sentral
semuanya bergabung menjadi satu sistem.
Untuk penyimpanan dengan asas desentralisasi, pemakaian sistem subjek
kurang begitu tepat sebab setiap unit kerja sudah mempunyai tugas dan fungsi
yang meliputi satu pokok soal tertentu. Misalnya unit kerja personalia, niscaya
kebanyakan akan mengelola arsip-arsip yang berpokok soal personalia. Demikian
pula bagian keuangan, niscaya banyak bergaul dengan arsip-arsip yang bersubjek
keuangan. Arsip dari subjek-subjek lain niscaya tidak akan berada pada kedua unit
kerja yang dijadikan contoh di atas. Atau kalaupun ada, jumlahnya tidak akan
begitu banyak, dan akan disimpan dalam waktu yang tidak lama untuk kemudian
dipindahkan ke sentral arsip.
Dari pengalaman instansi-instansi besar yang sudah menerapkan penggunaan
sistem subjek bagi instansinya dengan suatu buku penuntun melalui surat
keputusan tertentu. Senang kali hal ini sukar dilaksanakan oleh para petugas di
unit kerja masing-masing. Sebetulnya hal ini disebabkan karena tiap-tiap unit
kerja mempunyai fungsi dan tugas yang berbeda-beda sehingga memerlukan
dukungan arsip yang disusun dan disimpan sesuai keperluan yang berbeda-beda
pula. Dengan demikian sistem yang seragam niscaya sukar diterapkan karena
masing-masing unit kerja mempunyai kepentingan yang berbeda-beda terhadap
arsipnya.
Seperti sudah dikatakan di atas, yang cocok dipergunakan menurut sistem
subjek adalah arsip-arsip yang terkumpul dari banyak macam subjek atau
masalah. Biasanya hal ini terdapat pada Sentral Arsip yang menerima dan
mengumpulkan arsip dari seluruh bagian instansi. Pada saat kombinasi
sentralisasi - desentralisasi arsip, Sentral Arsip merupakan penyimpanan arsip-
arsip inaktif dari berbagai bagian suatu instansi. Karena itu, sistem subjek sangat
sesuai diterapkan di Sentral Arsip.
Sedangkan untuk arsip-arsip di unit-unit kerja (arsip desentralisasi) dapat
mempergunakan sistem-sistem penyimpanan yang lain yang cocok dengan tugas
dan fungsinya masing-masing. Misalnya Biro Supervisi Departemen Dalam Negeri
akan cocok bila mempergunakan sistem geografis daripada menggunakan sistem
subjek. Demikian pula misalnya file Data Pegawai niscaya akan sesuai bila
mempergunakan sistem nomor dan sistem abjad. Karena masing-masing map
data pegawai tentu mudah dicari melalui nama atau nomor induk pegawai (NIP).
Juga di perusahaan bisnis sistem subjek yang diseragamkan agak sukar
dilaksanakan. Biasanya dokumen dibuat dalam beberapa copy sebagai tindasan
(tembusan) untuk berbagai bagian. Misalnya faktur yang diterima di berbagai
bagian akan disimpan sesuai dengan sistem masing-masing bagian.

Contoh yang agak gampang dari penggunaan sistem pokok soal yang
sederhana adalah file (almari arsip) pribadi seorang dosen. Di sini surat-surat
dikumpulkan di dalam map-map yang diberi label menurut subjek masing-masing,
misalnya jadwal, kurikulum, laporan, nilai, penasihat akademik, skripsi, soal ujian,
dan surat Keputusan. Surat-surat di rumah pun dapat disusun menurut sistem
subjek, misalnya asuransi, dokter, kredit (elektronik, mobil, rumah), listrik,
undangan, dan lain-lain. Untuk jumlah arsip yang banyak dengan berbagai macam
subjek, maka pada sistem subjek harus dibuatkan suatu daftar tingkat-tingkat
kelasnya. Tingkat-tingkat kelas dipergunakan agar subjek-subjek yang banyak itu
dapat dirinci dari subjek yang besar sampai ke subjek yang kecil. Nama kelompok
sering ditunjukkan dengan nama yang bervariasi yang dapat dipilih sendiri seperti
Divisi, Kelas, Subjek atau Tingkat. Kelompok tersebut dibagi lagi dalam beberapa
tingkatan yang biasanya terdiri dari tiga atau empat tingkatan yang gunanya
adalah untuk membuat sesuatu pengelompokan menjadi lebih jelas dan terinci.
Nama pembagian ini ada yang menyebutkan Subjek Utama, Subjek, Sub-Subjek,
dan Sub-Sub pokok soal. Ada pula yang

2.3 Mengkode dan cara penyimpanannya

Mengkode adalah memberi tanda pada surat dengan cara menuliskan kata-kata
di atas kertas surat yang bersangkutan dengan tulisan tersebut petugas dapat
menyortir ataupun menempatkan surat sesuai dengan subjek yang benar. Atau
berdasarkan kode tersebut petugas dapat menempatkan (menyimpan) surat yang
dikembalikan dari peminjaman tempatnya, tanpa mengalami kesukaran karena
kode penyimpanannya sudah ada.
Contoh penyimpanannya.
Masalah utama Masalah Sub masalah
KP:kepegawaian Cuti a.cuti melahirkan
b.cuti sakit
Mutasi a.kenaikan golongan
b.alih kerja
Proses penyimpanan dalam sistem arisp ini menggunakan peralatan atau
perlengkapan seperti berikut ini.
1. Filing cabinet; jumlah laci disesuaikan dengan banyaknya kelompok masalah
utama
2. Guide; jumlanya disesuaikan dengan banyaknya kelompok masalah
3. folder; jumlahnya disesuaikan dengan banyaknya kelompok masalah
4. Kartu Indeks
5. Rak Sortir
6. Lemari kartu indeks
 BAB 3
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil pembahasan pada bab 2 maka dapat ditarik kesimpulan yaitu:
1. Indeks merupakan istilah yang terdapat dalam bidang perpustakaan dan
dianggap sebagai salah satu sistem temu kembali informasi
2. Mengkode adalah memberi tanda pada surat dengan cara menuliskan kata-kata
di atas kertas surat yang bersangkutan dengan tulisan tersebut petugas dapat
menyortir ataupun menempatkan surat sesuai dengan subjek yang benar
DAFTAR PUSTAKA

Mulyono, dkk. 1985. Dasar-Dasar Kearsipan. Yogyakarta: Liberty.

Amsyah, Zulkifli. 1989. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT. Gramedia.
Dewi, Irra Chrisyanti. 2011. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT. Prestasi
Pustaka.