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Nº : Y- LOG -R-001

REGLAMENTO
Fecha: 08.01.2016
Rev. : 00.0
REGLAMENTO DE CONTRATACION DE PROVEEDORES Página: 1 de 33
CAL & CEMENTO SUR S.A. Autor: E.M.R.

ÍNDICE

1) ASPECTOS ADMINISTRATIVOS ..........................................................................................................2

a) ENTIDAD CONVOCANTE ...............................................................................................................2


b) DOMICILIO LEGAL ..........................................................................................................................2
c) OBJETIVO DEL CONCURSO .........................................................................................................2
d) IDIOMA .............................................................................................................................................2
e) TIPOS DE PROYECTOS Y CONTRATOS DE INGENIERÍA Y CONSTRUCCIÓN ........................2
f) MODALIDADES DE CONTRATACION ...........................................................................................3

2) ETAPAS DEL CONCURSO ...................................................................................................................3


a) COMUNICACIONES DURANTE EL CONCURSO ..........................................................................3
b) INVITACION A PROVEEDORES .....................................................................................................3
c) VISITA TECNICA .............................................................................................................................4
d) PRESENTACION Y ABSOLUCION DE CONSULTAS ...................................................................4
e) PRESENTACION DE PROPUESTAS ..............................................................................................5
f) PROCEDIMIENTO PARA NO PRESENTAR PROPUESTAS .........................................................6
g) APERTURA DE SOBRES ................................................................................................................6
h) EVALUACION DE PROPUESTAS...................................................................................................7
i) OTORGAMIENTO DE LA BUENA PRO ..........................................................................................7

3) ADELANTOS Y FORMAS DE PAGO ....................................................................................................8

4) AVANCE DE OBRA Y VALORIZACIONES ...........................................................................................9

5) VALIDACIÓN DE OBLIGACIONES LABORALES ..............................................................................10

6) GARANTIA DE FIEL CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO Y BUENA EJECUCIÓN (EN CASO SE


DEFINA EN LA CARTA DE BUENA PRO). .................................................................................................11

7) EJECUCION DEL CONTRATO ...........................................................................................................11

8) RECEPCION Y CONFORMIDAD DE ENTREGABLES ......................................................................11

9) CONFIDENCIALIDAD Y DERECHO DE PROPIEDAD SOBRE LA INFORMACION .........................12

10) REQUISITOS DE SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE .........................12

11) CÓDIGO DE ÉTICA PARA PROVEEDORES (Lo que aplique, según interno). ..........................12

12) EVALUACION DE PROVEEDORES................................................................................................13

13) OTRAS CONSIDERACIONES .........................................................................................................13


1) ASPECTOS ADMINISTRATIVOS

a) ENTIDAD CONVOCANTE

Convoca al presente concurso CAL & CEMENTO SUR S.A., empresa industrial que forma parte de la división
de Cemento y Nitrato del Grupo Gloria, uno de cuyos giros de negocio es la fabricación y comercialización de
Cementos Portland. Su planta industrial para esta actividad se encuentra ubicada a 25 Km. de la ciudad de Are-
quipa a 2,600 m.s.n.m., en el distrito de CAL & CEMENTO SUR S.A, provincia y región de Arequipa.

b) DOMICILIO LEGAL

Para efectos del Concurso de precios se señala como domicilio legal la siguiente, Carretera Yura Km 26-La
Estación Yura S/N Arequipa.

c) OBJETIVO DEL CONCURSO

Mediante el presente documento, CAL & CEMENTO SUR S.A. define las condiciones generales del concurso
de precios, por invitación siendo que los proponentes deben hacer llegar su Propuesta Técnica y Económica
desagregada para el servicio (indicar el nombre y/o código del servicio)
_________________________________________________________________________ correspondiente
al proyecto (código: si aplica) ________________________________________________________.

Los Proveedores presentan su oferta de acuerdo a las condiciones comerciales, técnicas establecidas en la
presente invitación y sus Anexos.

d) IDIOMA

En general el idioma que se utilizará para los efectos del Concurso, es en español, excepto si se solicita en
inglés. Las solicitudes de aclaraciones y/o modificaciones que realicen los proponentes, las respuestas y cual-
quier dato relevante y eventos respecto del Concurso seguirán el idioma que se indique.

e) TIPOS DE PROYECTOS Y CONTRATOS DE INGENIERÍA Y CONSTRUCCIÓN

 Proyectos “E”: La “E” de “Engineering”, son proyectos cuyo alcance es solamente ingeniería, ya sea
de pre-factibilidad o perfil, conceptual, básica o de detalles.

 Proyectos “EP”: La “EP” de “Engineering and Procurement”, son proyectos que incluyen ingeniería de
detalles, gestión de compra y contratos de materiales de construcción y equipos de planta.

 Proyectos “C”: La “C” de “Construction”, son proyectos que sólo incluyen la construcción y montaje
electromecánico y/o arriendo de equipos de apoyo a la construcción. Además, se les incluye (en algu-
nos) el apoyo al comisionamiento y puesta en marcha, pero , se ha ido segregando de los contratos
principales por compartir intereses, que se contraponen con el fin último de realizar un “Ramp-up” en el
tiempo y condiciones establecidas.(Opinión Personal)

 Proyectos “EPC”: La “EPC” de “Engineering, Procurement and Construction”, son proyectos que inclu-
yen la ingeniería de detalles, la gestión de compra y contratos de materiales y la construcción y montaje
electromecánico, normalmente con asistencia o apoyo en el Comisionamiento y Puesta en marcha. Lo
típico es que la organización de ingeniería aporte con su propia organización de construcción, o aporta
con inspección y subcontratar la construcción y montaje electromecánico, con apoyo al comisionamien-
to y puesta en marcha, donde la organización de ingeniería aporta los especialistas de comisionamiento
y PEM.

 Proyectos “EPCM”: La “EPCM” de “Engineering, Procurement, Contruction and Management”, son


proyectos que incluyen la ingeniería de detalles, la gestión de compras y contratos de materiales y ad-
ministración de la construcción y montaje electromecánico a través de subcontratos. Normalmente se
incluye la asistencia al comisionamiento y puesta en marcha, pero hoy por hoy, esta función se ha inde-
pendizado, generando sus propias organizaciones de especialista en comisionamiento y PEM.

 Proyectos “BOT”: El “BOT” de “Building Operation and Transfer”, son los proyectos que incluyen la in-
geniería total, selección y compra de materiales y equipo, construcción y transferencia de la planta en
un plazo determinado por el cliente. En estos casos, el cliente asume un balance geológico el cual exige
un nivel de producción final de la planta a diseñar. Estos proyectos son los que comúnmente se deno-
minan “Llave en mano”.

f) MODALIDADES DE CONTRATACION

 Contrato de obra por precios unitarios. Esta modalidad de servicio es el estándar de la compañía, es
consecuencia de tener una ingeniera básica y/o de detalle. Comprende partidas con descripción que
permitan cuantificar la unidad de medida. En este sistema el proveedor está obligado a presentar el
análisis de precios unitarios y /o relación de insumos. Este puede generar cargos adicionales. Este tipo
de contrato es recomendado para obras de gran tamaño.

 Contrato de obra por precio alzado. Esta modalidad es una modalidad restringida aplicada cuando:
Las cantidades, magnitudes y calidades de la prestación no estén totalmente definidas tanto en las es-
pecificaciones técnicas de los servicios, y en los planos y especificaciones técnicas. El tiempo para eje-
cución del servicio es limitado para desarrollar la ingeniería a detalle y/o reparaciones de emergencia
que afectan a producción. En este sistema el proveedor formulara su propuesta económica por un mon-
to fijo integral, y no está obligado a presentar el detalle de los precios unitarios. Sin embargo, se debe
tener alta rigurosidad sobre el detalle del alcance del servicio. No está sujeto a generación de adiciona-
les.

 Contrato de obra por administración. Esta modalidad se encuentra restringida, en este modelo de
contratación el constructor se encarga de supervisar y administrar la construcción, para lo cual sus ho-
norarios serán un porcentaje pactado del costo total de la obra. Este en un contrato fácil de administrar
y recomendado para obras pequeñas. Pero requiere que el propietario realice una supervisión precisa
de los gastos realizados.

2) ETAPAS DEL CONCURSO

a) COMUNICACIONES DURANTE EL CONCURSO

Toda comunicación y/o entrega de información con CAL & CEMENTO SUR S.A. vía correo electrónico/ sobre
cerrado según se indique:
 En todas las comunicaciones se debe mantener el asunto asignado por logística al momento del lanza-
miento del concurso.
 Toda duda, aclaración u observación que se quiera transmitir deberá darse obligatoriamente a través
del área de logística.
 Las comunicaciones deben dirigirse obligatoriamente al siguiente correo del área logística: contrata-
cionservicios@yura.com.pe

Toda comunicación y/o entrega de información con CAL & CEMENTO SUR S.A. por medio físico deberá consi-
derar la siguiente dirección y referencia:
Señores
CAL & CEMENTO SUR S.A.
Concurso: ________________________________________________________________________

Atención: Sub Gerencia de Logística

Carretera Yura Km 26-La Estación Yura S/N – Departamento de Arequipa


Arequipa

b) INVITACION A PROVEEDORES

CAL & CEMENTO SUR S.A. envía a los Proveedores vía correo electrónico la invitación para participar del pro-
ceso de concurso.
Los Proveedores deben confirmar la recepción y aceptación de la invitación y sus Anexos, vía correo electróni-
co. Asimismo, deberán verificar el contenido de la misma, e indicar inmediatamente en caso se encontrara la
información remitida incompleta.

La confirmación de recepción se debe dirigir obligatoriamente a los contactos mencionados en


“COMUNICACIONES DURANTE EL CONCURSO”

c) VISITA TECNICA

La visita técnica se realizará en la fecha y hora establecidas en el cronograma y será guiada por un supervisor
que el área usuaria designe. El punto de reunión será la oficina de logística ubicada en Planta de CAL &
CEMENTO SUR S.A. y se hará entrega de la Constancia de Visita Técnica.
A fin de obtener la debida autorización de ingreso para el personal asignado, el PROVEEDOR deberá propor-
cionar:
 Lista de personal indicando número de DNI (máximo 03 personas por empresa).
 SCTR de salud y Pensión vigente con ubicación de riesgo: CAL & CEMENTO SUR S.A.

No está permitido el ingreso de vehículos a las instalaciones, salvo se de comunicación formal por parte de
logística autorizándolo, en tal caso se tendrá que enviar junto con la información solicitada anteriormente los
datos del vehículo y del conductor (también debe estar cubierto con la póliza SCTR).
Estos documentos deberán presentarse a más tardar a las 12:00 horas del día anterior a la visita, a los correos
mencionados en “COMUNICACIONES DURANTE EL CONCURSO”.

La presentación de dichos documentos FUERA DEL PLAZO señalado se entenderá como la voluntad del
PROVEEDOR de no participar en la visita técnica.
No se permitirá el ingreso de personal adicional al detallado en dicha relación, aquellos que no presenten las
pólizas de SCTR, ni de quienes no porten su DNI original al momento de ingresar a las instalaciones de la Plan-
ta.

Cabe señalar que el personal a ingresar a la visita técnica debe contar con equipos de protección personal
(casco de seguridad, chaleco reflectivo, calzado con punta e acero, lentes de seguridad, protector auditivo y
demás que sean necesarios para fines de la revisión en campo). Las personas que no cumplan con este requi-
sito no podrán participar de la visita de campo.

Por política corporativa se tiene prohibido el ingreso de cámaras y/o equipos de video. En caso se requiera ayu-
da fotográfica deberán comunicarlo en la visita técnica al supervisor a cargo indicándole las vistas que se re-
quieren para que esta memoria fotográfica sea remitida junto con la absolución de consultas.

d) PRESENTACION Y ABSOLUCION DE CONSULTAS

Si el PROVEEDOR notara que un documento o adjunto falta, o no está de acuerdo a lo señalado, deberá notifi-
car inmediatamente por escrito al área de logística para el inmediato trámite y envío de la documentación faltan-
te, dentro del plazo del cronograma.

CAL & CEMENTO SUR S.A. puede enmendar los documentos emitidos con anterioridad a la fecha señalada
para la entrega de las Propuestas. Tales enmiendas, si las hubiera, serán remitidas a todos los
PROVEEDORES participantes en la misma forma y tiempo. El PROVEEDOR, deberá confirmar la recepción de
todos los documentos emitidos.
Todas las consultas que los Proveedores deseen efectuar deberán ser presentadas por correo electrónico en
formato WORD a los correos mencionados en “COMUNICACIONES DURANTE EL CONCURSO” manteniendo
el asunto designado por logística para el concurso de precios (dentro de los plazos establecidos en el crono-
grama).

Las consultas presentadas pueden ser para aclarar el contenido de los antecedentes del concurso, tanto admi-
nistrativo como técnico, como de presentación de la propuesta misma.
Sólo se aceptarán aquellas consultas que sean recibidas en la fecha, hora y forma indicada en el Calendario
y a través de una comunicación escrita. No se aceptarán consultas verbales.

Las consultas y observaciones que se realicen con posterioridad a la fecha indicada en el cronograma, no serán
tomadas en cuenta por CAL & CEMENTO SUR S.A. La absolución de consultas formarán parte integrante de
las bases del concurso, para todos los efectos de éste y posterior firma del contrato.

Aquellos Proveedores que consideren tienen el alcance claro deben comunicarlo durante el plazo de formula-
ción de consultas para que sean considerados dentro de la absolución general del proceso. CAL & CEMENTO
SUR S.A. absolverá todas las consultas efectuadas por los Proveedores en la fecha indicada en el calendario
del proceso, vía email y a todos los Proveedores en forma simultánea.
e) PRESENTACION DE PROPUESTAS

PROPUESTAS FÍSICAS

Las propuestas se presentarán digitadas, sin correcciones, borrones ni enmendaduras en dos (02) sobres ce-
rrados, de los cuales el primero contendrá la propuesta técnica y el segundo la propuesta económica. Tanto la
propuesta técnica como la económica se presentarán en original y estarán identificados con el Nº 1) Propuesta
Técnica y Nº 2) Propuesta Económica.

La propuesta económica deberá ser presentada en soles y según la modalidad de contratación que se indicará
en el Alcance del Concurso.

El monto total de la propuesta económica y los subtotales que lo componen deberán ser expresados hasta con
dos decimales como máximo, los porcentajes de gastos generales y utilidad deberán redondearse a un decimal.
Las cotizaciones se deben presentar en la última versión de la plantilla de metrados referenciales presentada
por CAL & CEMENTO SUR S.A. Propuestas con otro formato o que no se encuentren de acuerdo a la última
revisión podrán ser descalificados del proceso.
Para los concursos a “Precios Unitarios”, el detalle de precios unitarios será obligatorio en formato S10 para la
disciplina Civil. Para las disciplinas mecánica y eléctrica se acepta otras modalidades de detalle de precios uni-
tarios siempre y cuando sean claras y comprensibles para CAL & CEMENTO SUR S.A. En caso de otras ramas
(alquileres, estudios, ingenierías y otros) se debe presentar un desglose en formato Excel que sustente cada
uno de los montos ofertados. Para los concursos a Precios Unitarios es obligatoria la presentación del Análisis
de precios unitarios.

De igual forma se deberá adjuntar el Desagregado de Recursos totales y el Detalle de Gastos Generales (des-
glose de partidas que involucre).
Asimismo en ambas propuestas (Técnica y Económica), se deberá incluir un índice de los documentos y contar
con separadores o pestañas que faciliten su ubicación.

La propuesta técnica no debe contener ninguno de los documentos solicitados en la parte económica. CAL &
CEMENTO SUR S.A. podrá descalificar a cualquier Proveedor en caso se encontrara contenido económico
dentro de la propuesta técnica.

Todas las hojas de la propuesta deberán estar firmadas y/o rubricadas por el representante legal del proveedor.

Las propuestas presentadas serán rotuladas de la siguiente forma:

Señores:
LOGISTICA CAL & CEMENTO SUR S.A.
Carretera a Yura Estación Yura KM 26-Arequipa
Att.: Ing. Alfonso Esquivel Orue

CÓDIGO CONCURSO:
__________________________________________________________
NOMBRE DEL CONCURSO:
______________________________________________________
AREA: ______________________________________________________________________

SOBRE N° 1: PROPUESTA TÉCNICA

NOMBRE / RAZON SOCIAL DEL PROVEEDOR

2015
Señores:
LOGISTICA CAL & CEMENTO SUR S.A.
Carretera a Yura Estación Yura KM 26-Arequipa
Att.: Ing. Alfonso Esquivel Orue

CÓDIGO CONCURSO:
__________________________________________________________
NOMBRE DEL CONCURSO:
______________________________________________________
AREA: ______________________________________________________________________

SOBRE N° 2: PROPUESTA ECONÓMICA

NOMBRE / RAZON SOCIAL DEL PROVEEDOR

En caso el proveedor presente su oferta y posteriormente


2015 se retracte, CAL & CEMENTO SUR S.A. lo penalizará
con la suspensión de entre 6 meses a 1 año del registro de proveedores de CAL & CEMENTO SUR S.A.

La Recepción de las Propuestas será desde las 10:00 hasta las 17:00 h. del día indicado en el cronograma en
las direcciones mencionadas en los rótulos.
Después de entregadas las propuestas, los Proveedores podrán ser requeridos para hacer una presentación de
las mismas.

CAL & CEMENTO SUR S.A. evaluará la necesidad de estas presentaciones, pero en ningún caso significará
que el Proveedor al cual se le solicite una presentación, está en ventaja sobre el resto. La presentación puede
obedecer sólo a la necesidad de comprender mejor su propuesta.

No se admitirá la participación en el presente concurso de precios, de Proveedores vinculados comercial, eco-


nómico y/o parentalmente con el personal que labora en CAL & CEMENTO SUR S.A. y/o empresas afiliadas y/o
pertenecientes al GRUPO GLORIA; en caso que el Proveedor no cumpla con lo establecido en el presente pá-
rrafo se resolverá el contrato de pleno derecho (IPSO IURE), sin perjuicio de los daños y perjuicios que CAL &
CEMENTO SUR S.A. pueda solicitar en la vía correspondiente.

PROPUESTAS EN FORMATO DIGITAL

El sobre de la propuesta técnica deberá contener 02 CDs con el 100% de la propuesta presentada en físico. Un
ejemplar será entregado al área usuaria y el otro será conservado por Logística. Como se mencionó anterior-
mente, queda prohibida la consideración de información del expediente económico dentro del contenido del CD
de la propuesta técnica.
El sobre de la propuesta económica deberá contener 01 CD con el 100% de la propuesta presentada en físico.
Para caso de las propuestas, detalle de gastos generales, análisis de precios unitarios, relación de insumos /
recursos y demás información que sea solicitada se deberá presentar los documentos en formato Excel para
facilitar la revisión de los mismos.
Las propuestas deberán estar adecuadamente nombradas a fin de identificar a cual Alcance corresponde.

f) PROCEDIMIENTO PARA NO PRESENTAR PROPUESTAS

Si en cualquier momento, después de recibidas las Bases del Concurso, el PROVEEDOR decide no presentar
su Propuesta, éste deberá remitir una carta dirigida con Atención: Subgerente de Logística, comunicando su
declinación y razones / motivos que ocasionaron tal decisión. Esta comunicación debe ser enviada a los correos
mencionados en “COMUNICACIONES DURANTE EL CONCURSO” manteniendo el asunto designado por lo-
gística para el concurso de precios

g) APERTURA DE SOBRES

La apertura de los sobres se llevará a cabo según corresponda a los procesos interno privado.
h) EVALUACION DE PROPUESTAS

PROPUESTA TECNICA

Después de haberse efectuado la apertura de Propuestas Técnicas, el área usuaria llevará una evaluación de-
tallada de los aspectos técnicos de la misma, constatando que las proposiciones recibidas incluyan la informa-
ción, documentos y requisitos solicitados en las bases del concurso.
Las proposiciones que satisfagan todos los aspectos señalados anteriormente, se dictarán como solventes téc-
nicamente y por lo tanto, solo estas serán consideradas en la evaluación técnica económica.
En general, para la evaluación técnica de las propuestas se considerarán, entre otros, los documentos solicita-
dos como contenido obligatorio de la propuesta técnica que se detallan en el alcance del servicio y serán esta-
blecidos directamente por el área técnica.

PROPUESTA ECONOMICA

CAL & CEMENTO SUR S.A. S.A. llevará a cabo el análisis de las propuestas económica aceptadas, tomando
en cuenta todos los factores y condiciones involucradas en las mismas, verificando que cumplan con los requisi-
tos solicitados en el presente documento.

La oferta deberá ser presentada en Nuevos Soles respetando la modalidad de contratación indicada en el al-
cance del servicio (términos de referencia).
Para aquellos concursos cuya modalidad es “Precios Unitarios”, los precios totales por cada partida serán el
resultado del producto de los precios unitarios (únicamente con dos decimales), por el metrado total. Los me-
trados proporcionados son referenciales.

La propuesta económica deberá considerar todos los formatos y sustentos que se detallarán en el alcance del
servicio (términos de referencia).

Se deberá respetar los formatos enviados en las presentes bases para la presentación de su cotización. De
requerirlo podrán incluir un pie de página con sus excepciones técnicas y comerciales, pero sin modificar la
estructura enviada. Para que estas condiciones y excepciones técnicas y comerciales sean válidas deberán
estar contempladas también en el “ANEXO 12” que se encuentra en la parte de formatos del presente docu-
mento.

La Buena Pro será adjudicada a la empresa que reúna las mejores condiciones técnicas y económicas y a con-
veniencia de CAL & CEMENTO SUR S.A., para llevar a cabo la ejecución del proyecto.

i) OTORGAMIENTO DE LA BUENA PRO

CAL & CEMENTO SUR S.A. S.A. se reserva el derecho de escoger la propuesta que estime por conveniente
y/o razones técnicas comerciales. Así mismo dejar sin efecto en cualquier momento sin incurrir en obligación
alguna a favor del Proveedor o Proveedores afectados por la acción de CAL & CEMENTO SUR S.A. S.A.

CAL & CEMENTO SUR S.A. S.A. no está obligada a dar explicación por la decisión que tome al respecto.

En tal sentido, queda expresamente establecido que los Proveedores no tendrán derecho a presentar reclamo
alguno, de ninguna índole, ni pretender indemnización o compensación de ningún tipo, por reembolso de gastos
incurridos ni por ningún otro concepto, si sus ofertas no son aceptadas o se interrumpe el proceso.

CAL & CEMENTO SUR S.A. S.A. notificará al PROVEEDOR ganador de la Buena Pro por carta que su oferta
ha sido aceptada. Esta carta (de aquí en adelante y en las Condiciones del Contrato denominada “Carta de
Aceptación”), indicará la suma que CAL & CEMENTO SUR S.A. pagará al Proveedor por la ejecución del servi-
cio, como lo establece el Contrato (de aquí en adelante y en las Condiciones del Contrato denominado “Precio
del Contrato”) y requerirá en un plazo de 7 días calendario que el Proveedor cumpla con presentar los Certifica-
dos de Garantías de Fiel Cumplimiento de Contrato (Siempre que aplique) y cualquier otra garantía requerida, o
cumplimiento de requisitos para revisión y procesamiento por parte de CAL & CEMENTO SUR S.A. El incum-
plimiento de este requisito por parte del Proveedor ganador será considerado como incumplimiento del contrato,
por lo que CAL & CEMENTO SUR S.A. será libre para terminar el contrato según las cláusulas correspondien-
tes o, a su elección, podrá liberar al Proveedor ganador y adjudicar el Contrato a otro seleccionado.

Después de enviada la Carta de Buena Pro, el Proveedor ganador deberá ponerse en contacto con el adminis-
trador/supervisor designado de contrato por la Gerencia usuaria a fin de realizar las coordinaciones respectivas
para la reunión de inicio de obra, la cual se llevará a cabo en un plazo máximo de una semana desde otorgada
la Buena Pro.

Los requisitos para la reunión de inicio:

 Asistencia obligatoria del gerente del proyecto / residente y del ingeniero de seguridad y medio ambiente
a cargo de la obra.
 Presentación de relación de personal asistente a la reunión con su respectivo SCTR Salud y Pensión.
 Envío de documentación requerida en carta de Buena Pro.
 Cronograma de obras / hitos contractuales.

El PROVEEDOR ganador de la Buena Pro, deberá alcanzar a CAL & CEMENTO SUR S.A. antes de la firma de
Contrato lo siguiente:

 El Organigrama de Obra, adjuntando su respectivo currículum vitae del personal asignado al presente
proyecto.
 Cronograma detallado y actualizado (Gantt), mostrando la factibilidad y compromiso de entregar el ser-
vicio en el plazo propuesto, tomando en consideración los plazos e hitos.
 Una vez aprobado este Cronograma, el PROVEEDOR será responsable de su estricto cumplimiento a
menos que por mutuo acuerdo se modifique.
 La relación de su personal que intervendrá en la Obra, Pólizas de SCTR (Seguro Complementario de
Trabajo de Riesgo), correspondientes a Salud y Pensión, ultimo PDT (Planilla electrónica, en caso el
SCTR de salud sea contratado con ES-SALUD); en caso sea necesario presentar contratos de trabajo
(presentados al Ministerio de Trabajo) del personal reciente que no se encuentre en planilla.
 Demás información que CAL & CEMENTO SUR S.A. considere importante y que sea solicitada con la
debida anticipación.

3) ADELANTOS Y FORMAS DE PAGO

La forma de pago será mediante “valorizaciones mensuales” si es más de 30 días o contra- entrega del servicio
entregable según se defina en la Carta de Buena Pro.
La frecuencia de valorización podrá reducirse en los siguientes casos:
 Cuando el área usuaria designe una frecuencia de valorización más corta en el lanzamiento del concur-
so. Esto se considerará en la Carta de Buena Pro del servicio.

La naturaleza del servicio permitirá a CAL & CEMENTO SUR S.A. SA aceptar o no adelantos para el servicio.
Esto será comunicado en la carta de Buena pro.

Todo adelanto (de ser aceptado por CAL & CEMENTO SUR S.A. SA) deberá ser por un máximo del 20% del
monto contractual al inicio de obra, el mismo que deberá ser garantizado por una carta fianza bancaria emitida
a nombre de Cal & Cemento Sur S.A. por un Banco de primera línea por el monto del adelanto más el IGV co-
rrespondiente con las características de solidaria, incondicional irrevocable, realización automática y con renun-
cia al beneficio de excusión; la cual deberá mantenerse vigente hasta 30 días posteriores a la fecha de término
del contrato. Todo reemplazo para efecto de cumplimiento del plazo anterior es de única y exclusiva responsabi-
lidad del proveedor.

El pago del adelanto se realizara dentro de los 15 días calendario posteriores a la presentación de la factura y
recepcionada en el COP (Centro de obligaciones de Pago).
Los pagos se realizarán mediante valorizaciones, dentro de los 30 días calendario posterior a la presentación de
la factura o el plazo que se defina en la Carta de Buena Pro, debidamente aprobada por CAL & CEMENTO
SUR S.A. y fecha recepcionada en el COP (Centro de obligaciones de Pago).

Las facturas deberán reunir todos los requisitos y formalidades establecidos por la legislación vigente e indica-
rán la siguiente información:
 Número de Contrato.
 Número de Orden de Compra;
 La indicación de los servicios prestados (detalle de los servicios).
Si la factura no contiene dicha información será devuelta con el consecuente atraso que ello origina en el pago.

Cal & Cemento Sur S.A. podrá retirar del alcance del contrato las partidas que a su juicio crea por conveniente
debido a su mala ejecución o a demoras en la ejecución de las mismas, en este los gastos generales y la utili-
dad se reducirán en proporción al trabajo no ejecutado.

4) AVANCE DE OBRA Y VALORIZACIONES

Para los efectos de avance de obra, informes (mensuales, quincenales, semanales) y demás documentos rela-
tivos a la obra, el área usuaria debe definir conjuntamente con el Proveedor adjudicado las fechas en las que se
debe presentar dicha información. Según cronograma de ejecución e hitos acordados.

El Ing. Residente, designado por el Proveedor ganador de la Buena Pro como su representante, preparará y
proporcionará el día anterior a las reuniones de obra los informes correspondientes al último periodo en revi-
sión, incluyendo todas y cada una de las actividades de obra (es decir de cada ítem de forma independiente y
además como conjunto). Deberá proporcionar los informes con las curvas “S” de avance, tanto planificadas
como real (Según acuerdo en la reunión de inicio).

Mensualmente (o quincenalmente siempre y cuando sea aceptado por el área usuaria) el Ing. Residente prepa-
rará un informe consolidado de avance de obra, al que deberá adjuntar la correspondiente valorización.

El informe debe incluir además de la descripción de los trabajos efectuados, los respectivos cuadros y curvas
de avance, deberá incluir así mismo las retenciones o deducciones si es que hubieran (amortización de adelan-
tos entregados, retención de fondo de garantía, etc.).

Este informe será enviado vía control documentario o vía correo electrónico a la persona que designe el área
usuaria (Administrador / Supervisor, según aplique). El proveedor debe corroborar la correcta recepción de la
información enviada.

Para aprobación de las valorizaciones, el Proveedor ganador de la buena pro deberá presentar la siguiente in-
formación:

1. Hoja de metrados resumen y cuadro adjuntos de sustentos.


2. Guías de remisión de ingreso de materiales a Cal & Cemento Sur S.A. de ser necesario.
3. Planos sustentatorios para metrados de trabajos obras civiles, mecánicas (fabricaciones, montaje),
eléctricos en físico y digital en Autocad (cuando aplique).
4. Protocolos de control de calidad (cuando aplique).
5. Para fabricaciones y montajes de metalmecánica deben de adjuntar archivo digital, incluido lista de ma-
teriales y pesos.
6. Control y/o registro diario (Pesos / hora hombre, horómetros, según aplique) del entregable del servicio.
7. Otros registros que el Administrador / Supervisor defina.

Todos los archivos anteriores en físico y digital en CD o DVD.

Las Valorizaciones deberán estar sustentadas con metrados, reportes de avances de obras, cuadros de avance
(detallado por partida) y Curvas “S”, siempre que sea acordado.

Mensualmente, 02 (dos) días después de la presentación a SUNAT, se deberá presentar la Planilla electrónica
(PDT 601), Boletas de Pago y planilla de AFP de todos los trabajadores y empleados asignados al trabajo en
campo (instalaciones de CAL & CEMENTO SUR S.A. lo cual será requisito necesario para la aprobación de las
valorizaciones del siguiente mes. Esta información debe ser entregada al administrador de contrato asignado
por el área usuaria.

La última valorización de obra (Valorización de Cierre de Obra), el Proveedor ganador de la Buena Pro deberá
presentar un informe Final de Obra con el detalle de:
 Los trabajos ejecutados, incluyendo los adicionales que se le hubiere encomendado.
 Balance de horas hombre consumidas.
 Plazos requeridos, comparando las duraciones reales contra lo planificado.
 Balance de materiales entregados por CAL & CEMENTO SUR S.A.
 Dossier de Calidad.
 Documentación de pago de beneficios sociales de sus trabajadores y de no adeudo a los proveedores
que tuviera el Proveedor (declaración jurada de la misma).

Consideraciones para valorización por peso y metrado

Los pesos a considerar para efectos de valorizaciones de obra serán los que se registre en los metrados de
acuerdo a planos obligatoriamente, salvo casos especiales y específicos en los que se utilizará los valores emi-
tidos por la balanza de CAL & CEMENTO SUR S.A. y para el caso de los equipos de importación se utilizará el
peso neto del packing list.

Para el Informe de Valorización, el proveedor presentará un cuadro resumen, en formato estándar (Ver Anexo
17), donde se consignan los pesos de los materiales entregados por CAL & CEMENTO SUR S.A. al Proveedor
y el peso de las estructuras fabricadas por el Proveedor; con los cuales se computarán los pesos reales finales
para cada partida.
Se valorizará pieza fabricada entregada en planta con la aprobación de CAL & CEMENTO SUR S.A. adjuntado
el dossier de calidad respectivo.
Todo cambio en los planos de sección o perfiles solicitados por el Proveedor ganador de la buena pro que origi-
ne mayor costo será asumido por el mismo y aprobado previamente por el Administrador / Supervisor.

5) VALIDACIÓN DE OBLIGACIONES LABORALES

Inicio de Obra o Servicio

Todo personal de proveedor que ingrese a prestar labores a la planta, deberá presentar la siguiente documen-
tación:
 T – Registro Constancia de Presentación Alta de Trabajador.
 Constancias de SCTR cobertura de pensión y salud, emitida por la entidad prestadora, a favor de los
trabajadores desplazados; y, última factura.
 Listado de personal desplazado, indicando nombre, posición, fecha de ingreso a la empresa y fecha de
destaque.
 Registro de entrega de equipos de protección personal entregado (EPP’s).

Durante y al término de la Obra o Servicio

Las empresas Proveedores deberán de entregarán de manera mensual o antes de la aprobación de cada valo-
rización la siguiente documentación:
 Listado de personal del proveedor, desplazado a las instalaciones de Cal & Cemento Sur S.A. con exa-
men médico vigente y charla de inducción emitida por el área de seguridad.
 Lista mensual de Trabajadores que ingresaron a las instalaciones de Cal & Cemento Sur S.A. a laborar
en la obra o servicio.
 T – Registro, donde se acredite que el proveedor viene declarando el destaque de sus trabajadores a
Planta Cal & Cemento Sur S.A. (T-Registro PDT 601 -Destaque de Personal)
 Reportes de PLAME: R01 (Trabajadores – Datos de Ingresos, Tributos y Aportes), R03 (Trabajadores –
Bases de Cálculo de Tributos y Aportes), R05 (Trabajadores – Tributos, Aportes y Conceptos a cargo
del empleador) y R12.
 Constancia de Presentación Laboral – PLAME cancelada en su totalidad. (Conceptos: Essalud y SNP
Ley 19990)
 Lista de AFP’s (Integra, Pro Futuro, Prima y Habitat) canceladas en su totalidad.
 Boletas de Pago debidamente firmadas por el trabajador y tele crédito o copia de cheque.
 Acreditación de Gratificaciones (Julio y Diciembre).
 Acreditación de depósito en entidad financiera de CTS (Mayo y Noviembre).
 Liquidación de Beneficios Sociales, cuando corresponda.
 Cuando se tratare del régimen de construcción civil, se solicitará la acreditación de pago del Seguro Es-
salud + Vida a los trabajadores, cuando la obra supere las 250 UIT.

(*) En el caso que la empresa está inscrita en el REMYPE esta deberá presentar la acreditación de su inscrip-
ción vigente.
6) GARANTIA DE FIEL CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO Y BUENA EJECUCIÓN (EN CASO SE
DEFINA EN LA CARTA DE BUENA PRO).

Al inicio de Obra el Proveedor entregará a CAL & CEMENTO SUR S.A. una carta fianza bancaria por un monto
del 10% del valor total del Contrato (sin IGV), por concepto de Fiel Cumplimiento del Contrato y buena ejecución
de las obras desde el inicio de la Obra y la cual deberá mantenerse vigente hasta 12 meses adicionales a la
recepción final de la obra, a satisfacción de CAL & CEMENTO SUR S.A. Dentro de los 07 días de otorgada la
buena pro a cargo del Administrador / Supervisor del área usuaria.
Según convenga a Cal & Cemento Sur S.A. ésta “garantía bancaría” podrá ser sustituida por retenciones en
cada pago o valorización por el mismo monto indicado.
La Garantía Bancaria deberá ser renovada y ampliada en caso de incumplimiento de los plazos por responsabi-
lidad del PROVEEDOR y/o por las eventuales ampliaciones de plazo que pudieran acordarse y/o requerirse.
Toda ampliación para efecto de cumplimiento del plazo anterior es de única y exclusiva responsabilidad del
proveedor.
Todas las garantías bancarias serán fianzas bancarias solidarias, irrevocables, incondicionales, de realización
automática y con renuncia expresa al beneficio de excusión, emitidas por un banco de primera línea y aprobado
por CAL & CEMENTO SUR S.A.
En caso de incumplimiento de la entrega de la carta fianza, Cal & Cemento Sur S.A, tiene la opción de proseguir
con la buena pro al proveedor que sigue o según convenga.

PENALIDADES POR INCUMPLIMIENTO DE PLAZO DE LOS HITOS CONTRACTUALES

Se aplica 0.25% hasta 0.5% por cada día de atraso por el valor total del monto adjudicado hasta un límite del 10
% del valor contractual, caso contrario se resuelve.

ENTREGA Y RECEPCION DE SUMINISTROS (SEGÚN APLICA).

El Proveedor deberá presentar obligatoriamente Certificados de Calidad y Cartas de Garantía y/o por los bienes
y/o equipos suministrados, según normas de fabricación. Además para evaluar la calidad de los trabajos reali-
zados, se solicitarán: Catálogos, hojas de datos técnicos, esquemas, dibujos, etc.
El Proveedor deberá entregar al final de la obra el Dossier de Calidad, el cual contendrá entre otros: certificados
de calidad de materiales, protocolos, controles dimensionales, planos As-Built, etc.

7) EJECUCION DEL CONTRATO

Cal & Cemento Sur S.A. designa el Administrador / Supervisor del contrato, el cual será indicado en la Carta de
buena pro.
Una vez otorgada la buena pro, se procederá con el inicio de obra previa firma de contrato, y será gestionado
por el Administrador / Supervisor de Contrato.
El Administrador / Supervisor es responsable de coordinar con el proveedor la entrega de la documentación
legal en un plazo máximo de 07 días calendario de otorgada la buena pro, una vez completa dicha documenta-
ción será remitido al área legal, para la elaboración del contrato en un plazo de 07 días calendario.
Luego de la adjudicación, las comunicaciones entre las partes se realizaran utilizando los procedimientos de la
gestión de comunicaciones designada por el área usuaria, definida en la reunión de inicio.
El Proveedor deberá tener en cuenta el cumplimiento fiel de la propuesta presentada (según aplique). CAL &
CEMENTO SUR S.A. se reserva el derecho de efectuar evaluaciones, rechazos y/o cambios a través de los
supervisores designados.
Durante la ejecución de la obra CAL & CEMENTO SUR S.A. podrá realizar el retiro de partidas contractuales a
su sola discreción ante el posible incumplimiento del Proveedor ganador de la buena pro de fechas de entrega
establecidas en el cronograma contractual.

8) RECEPCION Y CONFORMIDAD DE ENTREGABLES

Para la recepción de la obra se formará un comité, el cual estará conformado por personal del área usuaria y
demás áreas que se encuentren involucradas con la ejecución del servicio. La Obra se dará por concluida
cuando los Administradores / Supervisores asignados por CAL & CEMENTO SUR S.A., verifiquen que el Pro-
veedor haya cumplido con todos los trabajos detallados en este Concurso, quien en señal de conformidad firma-
rán el Acta de Recepción de la Obra.
Se coordinará de manera conjunta entre la empresa proveedor y personal asignado por CAL & CEMENTO SUR
S.A. la realización de caminatas en las cuales se levantaran observaciones las cuales quedarán registradas en
una Acta o Punch List, con códigos de cada observación y de cada rama de la ingeniería que corresponda,
dando al Proveedor un plazo prudencial (no mayor a 15 días calendario), para su subsanación, en función a la
complejidad de éstas.
La recepción se efectuará previa verificación de la calidad, cantidad y cumplimiento de las condiciones contrac-
tuales, conforme los procedimientos internos de conformidad establecidos por Cal & Cemento Sur S.A.

9) CONFIDENCIALIDAD Y DERECHO DE PROPIEDAD SOBRE LA INFORMACION

Toda la información, especificaciones, diseños, planos, dibujos, cálculos, actividades de CAL & CEMENTO
SUR S.A. sus propiedades, instalaciones y operaciones, etc., que sean entregados a los Proveedores partici-
pantes así como aquellos preparados o desarrollados por el/los Proveedores con motivo u ocasión de la pre-
sente Concurso de Precios y posterior contrato, son de propiedad de CAL & CEMENTO SUR S.A. y tienen ca-
rácter de confidencial; por ende, los Proveedores no las revelará a terceros, ni las utilizará para fines distintos
de este contrato, sin autorización previa y escrita otorgada por CAL & CEMENTO SUR S.A. según corresponda.
Esta obligación de confidencialidad deberá ser impuesta por el Proveedor a todos sus trabajadores, prestadores
de servicio y Proveedores autorizados y se mantendrá vigente por plazo indefinido, incluso después de adjudi-
cado el servicio y concluida la obra.
Asimismo, los Proveedores garantizan que adoptarán todas las precauciones razonables y de otra naturaleza,
para evitar que se revele o use de manera no autorizada la información proporcionada mediante este concurso
de precios.
El Proveedor reconoce que si infringe esta obligación causará un daño irreparable a CAL & CEMENTO SUR
S.A. Debiendo responder por todos los daños y perjuicios que dicho incumplimiento ocasione a CAL &
CEMENTO SUR S.A.
El/los Proveedores deberán presentar el Acuerdo de Confidencialidad debidamente firmado por su representan-
te legal para tomar parte del presente concurso y acceder a la Información elaborada como parte del presente
documento y toda aquella información que se ponga a disposición de los Proveedores a los largo del presente
concurso.
CAL & CEMENTO SUR S.A. tratará las propuestas que se reciban, así como también toda la documentación
que se intercambie durante el proceso con las empresas participantes, como información estrictamente confi-
dencial. No proporcionaremos información sobre cualquier propuesta a ninguna persona, natural o jurídica ex-
terna a CAL & CEMENTO SUR S.A.

10) REQUISITOS DE SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE

Las políticas de seguridad y Medio Ambiente de CAL & CEMENTO SUR S.A. tienen como finalidad dar a cono-
cer la estructura del Plan de Seguridad y Medio Ambiente que tendrá que entregar el Proveedor como parte de
su propuesta. (Estos documentos serán adjuntados conjuntamente con el presente documento). Así mismo se
les hace entrega de los Perfiles de Exámenes médicos ocupacionales a los que debe estar sometido cada tra-
bajador, todo esto con el objetivo de prevenir, reducir o eliminar los riesgos, de accidentes y/o enfermedades
profesionales. El Proveedor deberá comprometerse al cumplimiento los Requerimientos de Seguridad Industrial
de CAL & CEMENTO SUR S.A. para lo cual presentara una la declaración jurada (ANEXO 03) debidamente
firmada, lo mismo aplicara para los Requerimientos de Medio Ambiente de CAL & CEMENTO SUR S.A. para lo
cual presentara una declaración jurada (ANEXO 04) declarando tener pleno conocimiento de la escala de mul-
tas que se aplicara por infracciones contra las Políticas de Seguridad Medio Ambiente y Salud de CAL &
CEMENTO SUR S.A.
Nota.- Para trabajos fuera de planta industrial se tomaran acuerdos específicos por servicio.

11) CÓDIGO DE ÉTICA PARA PROVEEDORES (Lo que aplique, según interno).

Al considerar a los proveedores un grupo de interés estratégico, CAL & CEMENTO SUR S.A. ha establecido
para estos unos principios de actuación específicos para su área de actividad, acordes, en todo caso, con los
principios y valores de la compañía, que se plasman en este Código ético del proveedor, que deberá ser acep-
tado expresamente por los proveedores y que se anexará a los correspondientes contratos.

CAL & CEMENTO SUR S.A. dispone de un Código de Ética de cumplimiento estricto de los colaboradores y los
stakeholders

ÉTICA: para los fines de la relación comercial el Código de Ética incluye entre los aspectos más importantes los
siguientes principios:

 Corrupción: la relación de CAL & CEMENTO SUR S.A. con sus proveedores se basa en la legalidad,
eficiencia y transparencia. CAL & CEMENTO SUR S.A. no tolera, permite o se involucra en ningún tipo
de corrupción, extorsión o soborno en el desempeño de su actividad empresarial, ni en el sector público
ni en el privado.
 Obsequios, favores y cortesías: Ningún proveedor de CAL & CEMENTO SUR S.A. deberá ofrecer o
conceder a funcionarios o a cualquier empleado obsequios, favores o cortesías u otras consideracio-
nes, con el objetivo de conseguir tratos de favor en la concesión o conservación de contratos o benefi-
cios personales o para la empresa proveedora. Los actos de soborno, expresamente prohibidos, inclu-
yen el ofrecimiento o promesa, directa o indirecta, de cualquier tipo de ventaja impropia, cualquier ins-
trumento para su encubrimiento, así como el tráfico de influencias.
 Conflicto de interés: el proveedor deberá mantener mecanismos que, en caso de potencial conflicto de
interés de alguno de sus empleados, garanticen que la independencia de la actuación del proveedor y
su plena sujeción a la legislación aplicable no quedarán afectadas.
 Información: la información propiedad de CAL & CEMENTO SUR S.A. confiada al proveedor tendrá,
con carácter general, la consideración de información reservada y confidencial. Es responsabilidad del
proveedor y de todos sus profesionales adoptar las medidas de seguridad suficientes para proteger la
información reservada y confidencial. La información dada por el proveedor a sus interlocutores en CAL
& CEMENTO SUR S.A. ha de ser veraz y no proyectada con intención de engaño.

12) EVALUACION DE PROVEEDORES

Conforme el procedimiento de Evaluación de Proveedores (Y-LOG-P-001 Selección y Evaluación de Proveedo-


res) una vez ejecutado el servicio se debe llenar un formato de evaluación. Entre los aspectos más relevantes
se consideran:

 Cumplimiento de plazos o hitos contractuales


 Calidad del servicio acorde a las normas y/o especificaciones técnicas contractuales
 Cumplimiento Código de Ética, Seguridad y Medio Ambiente.
 Ante cualquier incumplimiento se tiene previsto la suspensión de la razón social y/o representantes le-
gales en el maestro de proveedores del Grupo Gloria, no pudiendo ofertar servicios dentro del plazo de
suspensión, el cual queda registrado en el ERP SAP.

13) OTRAS CONSIDERACIONES

Modificaciones

CAL & CEMENTO SUR S.A. se reserva el derecho de comunicar a los Proveedores, por escrito y en cualquier
momento, sobre posibles variaciones, adiciones o eliminaciones de todos o cualquiera de los Documentos de
del concurso o postergar la fecha para la recepción de las Ofertas. Tal notificación por escrito será denominada
“Modificaciones a los Documentos del Concurso”.

Exactitud de la Oferta

El Proveedor garantiza que la información contenida y entregada en la Oferta es exacta y correcta en todos sus
aspectos.
Declaración del Proveedor

El Proveedor, certifica que ha examinado y se ha familiarizado con todas las condiciones relacionadas con el
concurso.
Aclaración de las Propuestas

En cualquier momento a partir de la fecha de cierre para la recepción de las ofertas, CAL & CEMENTO SUR
S.A. tendrá el derecho de solicitar información adicional o aclaraciones sobre los detalles contenidos en la oferta
del Proveedor.
Obligaciones Legales con respecto a la Preparación y Presentación de la Oferta

CAL & CEMENTO SUR S.A. no será solidaria ni responsable, ni tendrá obligación legal alguna en cualquier
aspecto por cualquier gasto, costo, daño o perjuicio, no importando de dónde o cómo se produzcan, incurrido
por el Proveedor, relacionados con o de cualquier manera conectado con la preparación, presentación, y/o en-
trega de su Oferta.
Excepciones

El Proveedor deberá indicar claramente en su oferta cualquier excepción a este documento o sus Anexos; caso
contrario, se asumirá que ha aceptado este reglamento en todos sus términos y condiciones.

Del Contrato resultante

El contrato resultante de este proceso será el documento que regule los acuerdos que en él se incluyan y anu-
lan cualquier otro que haya existido entre las partes previos a los acordados por este documento, ya sean ver-
bales o escritos, en el sentido que este contrato será prioritario respecto a las cotizaciones y condiciones oferta-
das por el Proveedor.

14) GLOSARIO DE TÉRMINOS

Dossier de Calidad: Conjunto de documentos, tales como procedimientos, informes, registros, protocolos, etc.
que incluyen toda la información del Servicio culminado, estos documentos certifican que un determinado pro-
ceso, producto o servicio se ha realizado conforme a los estándares de calidad vigentes.

ERP SAP: Software desarrollado por la empresa SAP, donde se encuentran todos los procesos del Grupo Glo-
ria, el cual funciona como ERP (Enterprise Resource Planning).