Colegio de Educación Profesional Técnica del Estado de Guanajuato

ORGANISMO PÚBLICO DESCENTRALIZADO DEL GOBIERNO DEL ESTADO DE GUANAJUATO

08
Procedimiento para Acciones Correctivas

Código PR01-8.5
Responsable Representante de la Dirección

1. Objetivo
Definir los lineamientos para determinar cuándo y cómo aplicar el proceso de acciones correctivas, con el
objeto de eliminar de raíz las no conformidades o problemas reales ya sea en el proceso, prestación del
servicio o en el Sistema de Gestión de la Calidad.

2. Alcance
Este procedimiento aplica a todas las Unidades Administrativas del CONALEP Guanajuato involucradas en el
Sistema de Gestión de la Calidad para evaluar la conformidad con los procesos bajo la norma ISO 9001:2008.

3. Responsabilidades
3.1 Es responsabilidad del Representante de la Dirección y del encargado estatal de Calidad
Educativa, la elaboración, ejecución y actualización de este procedimiento a partir de su fecha de emisión.
3.2 Es responsabilidad de todas las áreas funcionales y planteles de CONALEP Guanajuato, revisar
constantemente este procedimiento en el Sistema de Gestión de la Calidad para detectar y
eliminar las causas de una no conformidad, dentro de los Servicios Educativos y Servicios
Administrativos.
3.3 Es responsabilidad del encargado de Calidad de cada uno de los planteles la administración de las
acciones correctivas documentadas en su plantel, así como de informar para cada una de las
revisiones por la dirección estatales, el número de acciones correctivas levantadas y cerradas durante el
periodo informado.

4. Registros y Anexos

No. Documento Código

1 Plan de Acciones Correctivas FO01.1-8.5
2 Control de Acciones Correctivas FO01.2-8.5

5. Definiciones
ACCIÓN CORRECTIVA: Es la secuencia de actividades que analiza los síntomas de un problema hasta
llegar a su causa raíz, teniendo como objetivo la búsqueda de soluciones que impidan la recurrencia del
problema, implantando los cambios y comprobando que tales cambios han sido realizados en forma
efectiva por medio de actividades de seguimiento. Estas acciones pueden requerir cambios tanto en
procedimientos como en sistemas, a fin de obtener la mejora de la calidad en cualquier etapa del ciclo de
calidad.

Elaboró: Administrador del SGC Versión: 06

Revisó: Fecha: 22 de noviembre de 2013
Representante de la Dirección
Aprobó: Copia controlada 1
Todo documento impreso diferente del original y cualquier archivo electrónico que se encuentre fuera del Sistema de
Gestión de Calidad del CONALEP Guanajuato serán considerados como COPIA NO CONTROLADA
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ACCIÓN PREVENTIVA: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra
situación potencialmente indeseable.

NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito

6. Descripción del Procedimiento

a. El Conalep Guanajuato determina que el método de los 5 Pasos es una herramienta para
atender hallazgos (FO01.1-8.5) detectados y documentados dentro del SGC y que se describe a
continuación:
 PASO 1: Identificar el hallazgo, así como su procedencia y la planificación de la solución.
 PASO 2: Descripción de la Acción Inmediata.
 PASO 3: Investigación de las causas que originó la no conformidad, aquí se pueden utilizar
varias herramientas estadísticas (Revisión de Requisitos, Diagrama de Causa-Efecto, Lluvia de
ideas, cinco ¿Por qué?).
 PASO 4: Descripción de las acciones que permitan eliminar la causa raíz de la no
conformidad, así mismo contiene el responsable y fecha compromiso.
 PASO 5: Coordinador de Calidad de cada Unidad Administrativa realizará el seguimiento
cuando la no conformidad se detecte durante el proceso (revisión por la dirección, buzón de
sugerencias, producto / servicio no conforme, resultados de aplicación de encuestas, análisis de
datos, etc.), mientras que el auditor dará el seguimiento cuando la no conformidad la haya
detectado durante una auditoria interna.
b. Para que la acción correctiva sea eficaz, esta debe ser apropiada a los efectos de la No Conformidad
encontrada y asegurarse que esta no vuelva a ocurrir.
c. Es responsabilidad del Coordinador de Calidad de cada Unidad Administrativa dar seguimiento y
administrar el proceso de mejora continua. Asegurando que las acciones a implementar se
cumplan en tiempo y forma y se registren en el Sistema de Gestión de la Calidad en el control de
acciones correctivas (FO01.2-8.5).
d. Cuando la No Conformidad detectada se genera de una auditoria, el responsable de atenderla
contará con un lapso de 10 días hábiles para registrarla en el formato plan de acciones correctivas
(FO01.1-8.5). En el caso de otras fuentes de No Conformidad como quejas, o desviaciones
encontradas durante el proceso el responsable de atenderla evaluará el tiempo de respuesta de
acuerdo a la naturaleza de la misma.
e. En el formato plan de acciones correctivas, se pueden generar más de 1 acción que permita
eliminar la no conformidad, por lo cual se revisará cada acción correctiva en la fecha
programada, en caso de que esta no se realice o no sea efectiva, se reprograma y se continúa con
las demás acciones de ser posible.

Proveedores: Proceso Educativo, Buzón de Sugerencias, persona que detecta una No Conformidad,
Representante de la Dirección (Revisiones de la Dirección), Auditores internos y externos, Resultados de
encuestas y reuniones de trabajo.

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Insumos: No Conformidades detectadas durante el proceso, Quejas, No conformidades detectadas en

auditoria interna y externa, Plan de acciones correctivas (PAC) (FO01.1-8.5), Equipo de Cómputo,
Resultado de revisiones a indicadores principales (SAE, POA, Metas Estratégicas), Resultados de
aplicación de encuestas, revisión por la dirección y reuniones de trabajo, Norma ISO 9001:2008 (DE04).

6.1 Tabla de Responsabilidades

Act. ¿Qué? ¿Quién? ¿Cuándo? Registro
1 Una vez que detecta la no
Persona que 5 días para PAC
conformidad, la registra siguiendo el llenado del paso 1
método de los 5 pasos y lo entrega al detecta (FO01.1-8.5)
al 4 (Paso 1 al 4)
Coordinador de Calidad de cada
Unidad Administrativa.
2 Recibe el plan de acción
correctiva, lo registra en el
control de acciones correctivas
(FO01.2-8.5) para asignarle un
número consecutivo y revisa el PAC: Coordinador de Cuando se detecte Control de Acciones
 En caso de no haber Calidad de cada y documente un Correctivas
observación continúa en la Unidad hallazgo (FO01.2-
actividad 3. Administrativa 8.5)
 Si se detecta que de los pasos 1
al 4 falta claridad o no atienden la
no conformidad, se regresa a la
actividad 1 para su reproceso.
3 Realiza las acciones correctivas PAC (FO01.1-8.5)
en conjunto con el personal Responsable de Fecha Varía de acuerdo
involucrado para eliminar la causa de Área programada a las acciones
la no conformidad y genera la implementadas
evidencia.
4 Verifica la efectividad del cierre de
las acciones tomadas, revisando las
evidencias cuando se cumpla la fecha
informada en el paso No. 4:
 Si las acciones han sido
eficaces, cierra la acción y pasa a Coordinador de
la siguiente actividad 4 ó 5, según Calidad de cada Durante la
aplique. PAC (FO01.1-
Unidad validación de las 8.5) (Paso No.5)
NOTA: Pasa a la actividad 5 si fue la Administrativa / Acciones tomadas
última acción correctiva del paso
No.4, y se mantendrá en la actividad Auditor Interno
4 si aún faltan acciones por atender.
 De lo contrario mantiene
abierta la acción correctiva,

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especificando la fecha de
reprogramación y regresa a la
actividad 3.
5 Actualiza, el formato control de Coordinador de Conclusión del  Control de
acciones correctivas, archiva y Calidad de cada PAC Acciones
conserva PAC junto con sus Unidad Correctivas,
evidencias, conforme al Administrativa clave (FO01.2-
Procedimiento para Control de
Registros, clave PR02-4.2. 8.5),
 PAC (FO01.1-8.5)
6 Realiza un informe del estado de las
Coordinador de
acciones correctivas que sirven como Se integra en el
Calidad de cada
insumo para presentarlo a la revisión Semestralmente reporte de
Unidad
por la dirección del SGC y la Revisión por la
Administrativa
entrega al Representante de la Dirección
Dirección.

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6.2 Diagrama de Flujo

Acciones Correctivas
Coordinador de Calidad
Responsable de
Persona que detecta de cada Unidad Auditor Interno
Área
Administrativa

Inicio

1. Una vez que detecta la no

conformidad, la registra
siguiendo el método de los 5
pasos
2. Recibe el plan de acción
correctiva, lo registra en el
control de acciones
correctivas (FO01.2-8.5) para
asignarle un número
consecutivo y revisa el PAC
1

¿Alguna
Si No
observación?

3. Realiza las acciones

correctivas en conjunto con
el personal involucrado para
eliminar la causa de la no
conformidad y genera la
evidencia.

¿La acción la
No verifica el Si
auditor Interno?

4. Verifica la efectividad del 4. Verifica la efectividad del

cierre de las acciones cierre de las acciones
tomadas, revisando las tomadas, revisando las
evidencias cuando se cumpla la evidencias cuando se cumpla la
fecha informada en el paso No. fecha informada en el paso No.
4: 4:

¿Las acciones ¿Las acciones

han sido No 1 No han sido
eficaces? eficaces?

Si
Si
5. Cierra la acción y actualiza,
el formato control de acciones
correctivas, archiva y conserva Cierra la acción y Realiza un
PAC junto con sus evidencias, informe del estado de las
conforme al Procedimiento acciones correctivas
para Control de Registros,
clave PR02-4.2.

6. Realiza un informe del

estado de las acciones
correctivas que sirven como
insumo para presentarlo a la
revisión por la dirección del
SGC y la entrega al
Representante de la Dirección.
Fase

Termina

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6. Descripción de Cambios

Fecha Versión Solicitante Naturaleza del cambio

- En el control documental se indica nivel 4, del
16/abril/2007, en el pie de página del procedimiento
indica 26/NOV/2007.
20 sep
05 Auditor Externo - En 1 Ficha de proceso en insumos hace referencia a
2011
ISO 9001:2000 (RF04)
- El control de registros no es como se menciona en el
procedimiento de control de registros.
- No tiene la carátula de control de
cambios.
22 de noviembre 06 Dueño del proceso Cambia el responsable del procedimiento
del 2013 anteriormente era el Administrador del SGC,
actualmente es el Representante de la Dirección.
Se corrige el diagrama de flujo (se incluía el del
procedimiento “auditorías internas”)

Elaboró: Administrador del SGC Versión: 06

Revisó: Fecha: 22 de noviembre de 2013
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