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DIRECTIVA GENERAL N°02 -2016-JUS/SG-OGPP

DIRECTIVA GENERAL PARA NORMAR LA IMPLEMENTACIÓN DE LA GESTIÓN


POR PROCESOS EN EL MINISTERIO DE JUSTICIA Y DERECHOS HUMANOS

Tipo de Directiva: General

Formulada por: Oficina General de Planeamiento y Presupuesto

I. OBJETIVO

Establecer lineamientos, metodología y criterios técnicos que orienten y faciliten la


implementación de la Gestión por Procesos en el Ministerio de Justicia y Derechos
Humanos (MINJUS), que permitan: asegurar la transversalidad de las áreas, satisfacer
las necesidades y expectativas de los "Clientes" del MINJUS; utilizando los recursos
de manera eficiente, reduciendo tiempos y costos, en el marco de la Política Nacional
de Modernización de la Gestión Pública.

II. BASE LEGAL

2.1 Ley N° 29158, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo.


2.2 Ley N° 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado.
2.3 Ley N° 29809, Ley de Organización y Funciones del Ministerio de Justicia y
Derechós Humanos.
2.4 Ley N° 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado
2.5 Decreto Supremo N° 004-2013-PCM, que aprueba la Política Nacional de
Modernización de la Gestión Pública.
2.6 Resolución de Contraloría General N° 320-2006-CG, que aprueba las Normas de
Control Interno.
2.7 Decreto Supremo N° 011-2012-JUS, Reglamento de Organización y Funciones
del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos y sus modificatorias
2.8 Resolución Ministerial N° 623-2008-JUS, que aprueba la Directiva N° 001-2008-
JUS, "Lineamientos para la formulación y aprobación de directivas del Ministerio
de Justicia, actualmente, Ministerio de Justicia y Derechos Humanos".
2.9 Resolución Ministerial N° 0292-2015-JUS, que conforma la Comisión de Diseño
e Implementación de los Macro Procesos del Ministerio de Justicia y Derechos
Humanos.

III. ALCANCE

La presente directiva es de aplicación, compromiso y cumplimiento obligatorio para


todos los servidores públicos que laboran en todos los órganos y Unidades Orgánicas,
Consejos y Comisiones del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.

IV. DISPOSICIONES GENERALES

4.1. Responsabilidad y Compromiso

De la Alta Dirección
a. El (la) Ministro(a) lidera los propósitos de la implementación de la Gestión
por Procesos en el MINJUS, promoviendo la participación activa de los
servidores públicos.
b. El (la) Ministro(a) aprueba el Mapa de Procesos del MINJUS.
c. El (la) Secretario(a) General conduce la implementación de la Gestión por
Procesos en el MINJUS y es participe de la validación.

1
De la Comisión de Diseño e Implementación de los Macro Procesos del
Ministerio de Justicia y Derechos Humanos
a. Aprobar el Plan de Trabajo para la Implementación de la Gestión por
Procesos en el MINJUS.
b. Validar y aprobar el Diagrama de Mapa de Procesos del MINJUS.
c. Efectuar el seguimiento y verificar el cumplimiento de las actividades
establecidas en el Plan de Trabajo para la implementación de la Gestión por
Procesos en el MINJUS.
d. Realizar reuniones periódicas que permitan medir el grado de cumplimiento
de las actividades programadas y hacer los ajustes que sean necesarios.

La Oficina General de Planeamiento y Presupuesto a través de la Oficina de


Racionalización
a. Brindar asesoría permanente a los Órganos, Unidades Orgánicas, Consejos
y Comisiones, en los aspectos técnicos relacionados a la implementación de
la Gestión por Procesos en el MINJUS.
b. Elaborar y proponer a la Comisión de Diseño e Implementación de los
Macro Procesos del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos el Diagrama
de Mapa de los Macro Procesos del MINJUS para su validación.
c. Liderar el proceso de elaboración y gestionar la aprobación de los
documentos de gestión "Mapa de Procesos" y "Manual de Gestión de
Procesos y Procedimientos" del MINJUS, de acuerdo a los lineamientos
establecidos por la Secretaría de Gestión Pública de la Presidencia del
Consejo de Ministros.
d. Promover eventos y/o programas de sensibilización y capacitación a los
servidores públicos del MINJUS que coadyuven a los propósitos de la
implementación de la gestión por procesos.
e. Informar periódicamente los avances de la implementación de la Gestión por
Procesos a la Comisión de Diseño e Implementación de los Macro Procesos
del Ministerio de Justicia y Derechos Humanos.

De los Dueños de Procesos


a. Participar en la elaboración del "Mapa de Procesos" y "Manual de
Gestión de Procesos y Procedimientos" del MINJUS, en coordinación
con la Oficina de Racionalización de la Oficina General de Planeamiento y
Presupuesto.
b. Difundir y asegurar el cumplimiento obligatorio de las actividades del
proceso; así como de las acciones establecidas en cada procedimiento que
corresponda a su ámbito de competencia.

4.2. Definición de Proceso

• Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que utilizan las entradas


para proporcionar un resultado previsto.
o Nota 1: Que el resultado previsto de un proceso se denomine salida,
producto o servicio depende del contexto de la referencia.
o Nota 2: Las entradas de un proceso son generalmente las salidas de
otros procesos y las salidas de un proceso son generalmente las
entradas de otros procesos.
o Nota 3: Dos o más procesos en serie que se interrelacionan e
interactúan pueden también considerarse como un proceso.
o Nota 4: Los procesos en una organización generalmente se planifican
y se realizan bajo condiciones controladas para agregar valor.
• Los procesos interactúan para proporcionar resultados coherentes con los
objetivos de la organización y cruzan límites funcionales.

2
• Secuencia de Actividades relacionadas entre sí, que emplean ENTRADAS
(Inputs), le agregan valor a éstas, transformándolas en SALIDAS (Outputs)
que se suministran a clientes (internos o externos).
• Los procesos utilizan recursos y controles para poder transformar las
entradas en salidas y alcanzar los objetivos de la organización.

4.3. Características de los Procesos

• Variación
Cada vez que se repite el proceso hay diferencias en la ejecución de las
actividades y por consecuencia en los resultados.

• Repetitividad
Los procesos se crean para producir un resultado y repetirlo. La repetitividad
permite trabajar sobre el proceso y mejorarlo. Los beneficios de la mejora, se
multiplican por el número de veces que se repite el proceso.

• Valor
La finalidad es crear valor, transformando para ello entradas en salidas. El
valor se da porque el proceso satisface una necesidad o expectativa del
cliente. Los procesos sólo deben tener actividades que agregan valor.

• Horizontalidad
Los procesos atraviesan límites funcionales (áreas). Esto permite establecer
las relaciones proveedor-cliente al interior de la organización y romper las
barreras internas.

• Continuidad
Los procesos están conformados por actividades organizadas de manera
secuencial y paralela formando un conjunto dentro de sus límites.

4.4. Elementos del Proceso


Propietario

Participantes Indicadores
Controles

Proveedor Entradas o PROCESO Salidas o


Productos
Cliente
Insumos

Recursos

N HERRERA M.

Obietivo

3
Debe existir como mínimo los siguientes elementos:

a. Proveedores, son los que proporcionan los insumos necesarios para el


proceso, Pueden ser proveedores externos o proveedores internos.
b. Entradas, son los insumos necesarios para llevar a cabo las actividades del
proceso: recursos materiales, humanos, información, etc.
c. Actividades, son las acciones secuenciales que se ejecutan en el proceso.
d. Salidas, son los resultados (productos materiales, información, recursos
humanos, servicios, etc.) del proceso, en general, son la entrada del proceso
siguiente. Aquí se aprecia el valor agregado.
e. Clientes (internos/externos), son los que utilizan la salida del proceso.
f. Recursos, son los recursos humanos, materiales, económicos y financieros
que son necesarios para el desarrollo del proceso.
g. El control/Indicador, elemento que supervisa las actividades que se ejecutan
de acuerdo a lo planificado.
h. Propietario/Responsable, Director / Jefe o Gerente del órgano o área quién
ejecuta y tiene la responsabilidad directa del proceso. También se le conoce
como dueño o propietario del proceso.
i. Objetivo, es la finalidad que se persigue, lo que se espera alcanzar en
beneficio del ciudadano o destinatario de los bienes y servicios. Los
objetivos deben ser medibles con los indicadores que se definan.
j. Participantes, son todos los puestos, áreas, que participan en la ejecución
del proceso.

4.5. Tipos de Procesos


Procesos Estratégicos
Son aquellos relacionados a la determinación de las políticas, estrategias,
objetivos y metas de la entidad, así como asegurar su cumplimiento'.

Procesos Misionales
Los Procesos denominados operativos o misionales son los que incorporan los
requisitos y necesidades del ciudadano o destinatario de los bienes y servicios,
y son encargados de lograr la satisfacción del mismo, estos procesos tienen que
RA,. agregar valor, concepto relacionado a la cadena de valor'.
c;. Procesos de Soporte
Los Procesos de apoyo o soporte son los que realizan actividades necesarias
para el buen funcionamiento de los procesos operativos o misionales'.

4.6. Niveles de los Procesos


Los Niveles de procesos, permite visualizar el nivel de desagregación de los
procesos. Usualmente se definen hasta 3 niveles (Nivel O, Nivel 1, Nivel 2).
Dependerá de la complejidad del proceso la determinación de los Niveles
necesarios de desagregación.

a. Macro Proceso: Es el conjunto de procesos de mayor nivel jerárquico que


permiten el mejor conocimiento de los procesos sustanciales 'de la Entidad,
en forma sistémica.
b. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que
interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados,
otorgándoles valor agregado.

1 Es un modelo teórico que permite describir el desarrollo de las actividades de una organización generando valor al cliente final, descrita por Michael Porter. La
cadena de valor es una fuente de referencia para identificar los procesos misionales de la entidad.

4
c. Sub Proceso: Es un proceso en sí mismo, cuya funcionalidad es ser parte de
un proceso más grande.
d. Actividad: Es el conjunto de tareas afines y coordinadas que una persona o
entidad, debe realizar para cumplir con las funciones que le han sido
asignadas.
e. Tarea: Pasos a seguir para la ejecución de una actividad.

V. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS

5.1. Del Plan de Implementación de la Gestión por Procesos en el MINJUS


El Plan de Trabajo de la implementación de la Gestión por Procesos en el
MINJUS, contempla como principales actividades:
a. Difusión, sensibilización y empoderamiento a los/as colaboradores/as,
considerando temas sobre gestión del cambio, la política nacional de
modernización y la gestión por procesos.
b. Capacitación sobre el tema de Gestión de procesos, metodología de trabajo
con Dueños de Procesos en sede central y en locales externos.
c. Idehtificación de los Niveles de desagregación (Nive11, Nivel2, ...) de los
Macro Procesos, mapear y documentar (diagrama y ficha de procesos) de
los procesos identificados.
d. Elaboración del "Mapa de Procesos" y "Manuales de Gestión de
Procesos y Procedimientos" del MINJUS, alineados a su misión y
funciones.

5.2. De la Identificación de Procesos


La Identificación de los Procesos Estratégicos, Misionales y de Apoyo del
MINJUS, se realizará cumpliendo las siguientes actividades:

a. El análisis y comprensión del propósito de la entidad, esto a partir de un


análisis y recopilación de información institucional como: marco normativo
institucional (Ley Orgánica del Poder Ejecutivo, entre otras), la misión,
visión, objetivos, políticas, planes, estrategias y fines institucionales; así
también los principales documentos de gestión institucional establecidos
para comprender la razón de ser de la entidad agregando valor público y
contribuyendo al cumplimiento de sus fines institucionales.
b. Requerimientos técnicos, metodológicos y buenas prácticas, y en
coordinación con los Órganos y Unidades Orgánicas deberán designar
formalmente a sus representantes, quienes participaran en la identificación
de los procesos en cada Nivel (0,1, 2...) del MINJUS.
c. Requerimientos de información necesarios a los órganos y Unidades
Orgánicas, Consejos y Comisiones quienes deberán de informar principales
funciones, procesos, procedimientos, actividades y tareas, además de
objetivos específicos, metas y resultados, alineados al Plan Estratégico
Institucional del MINJUS.
d. Reuniones y/o entrevistas con los Dueños de Procesos para identificar
clientes (internos, externos), bienes y servicios.
e. En coordinación con los Dueños de Procesos se debe identificar los
procesos de la entidad, haciendo uso de la "Matriz Cliente-Producto",
N. HERRERA H. según Anexo N° 1.
Estos procesos deben ser listados y tipificados según su finalidad (Procesos
Estratégicos, Misionales y Apoyo) y nivel de desagregación (0,1,2...) en un
inventario de procesos, para lo cual se hará uso de la Tabla "Inventario de
Procesos", según Anexo N° 2

5
5.3. De los documentos de la Gestión por Procesos

5.3.1.DeI Mapa de Procesos (MP)


La elaboración del Mapa de Procesos del MINJUS presenta las siguientes
actividades:
a. Realizar la representación gráfica del Mapa de Procesos Nivel 0
estableciendo la interrelación y secuencia de los Procesos
Estratégicos, Operativos o Misionales y de Apoyo, tomando en cuenta
al ciudadano o destinatario de los bienes y servicios. , según Anexo N°
3.
b. Elaborar la ficha Técnica por cada proceso Nivel 0 en coordinación
con los Dueños del Proceso, describir los elementos que' lo conforman,
con la finalidad demostrarlo con claridad y facilitando su comprensión.
Para lo cual harán uso de la Ficha Técnica del Proceso Nivel O,
según Anexo N° 4.
c. La codificación a utilizar para los Procesos de Nivel 0, identificará a los
procesos mediante las siguientes siglas: Misional (M), Soporte (S) y
Estratégico (E).
Por ejemplo: las siglas del Proceso Nivel 0: Direccionamiento
Estratégico Institucional: DEI.
Numeración secuencial del Proceso de Nivel 0:01
CODIGO: PE-DEI-01
d. Seleccionar y diseñar los indicadores de cada Ficha Técnica, con la
participación activa de los Dueños de los respectivos procesos,
mediante los siguientes pasos:
• Identificar claramente el objetivo del proceso y sus factores
críticos de éxito.
• Determinar lo que se quiere medir, teniendo en cuenta el objetivo
del proceso y sus dimensiones: eficacia, eficiencia, economía y
calidad.
• Determinar la forma de calcularlo y definir el nombre del
indicador.
• Establecer las fuentes de procedencia de los datos y medios de
verificación.
• Determinar la periodicidad del indicador.
• Establecer las metas.
• Describir el indicador, según la Ficha del Indicador del Anexo N°
6.
• Un proceso puede tener más de un indicador, siempre que estos
aporten información relevante para medir el proceso.
• Las Fichas de los Indicadores serán la base para la realización
de un proyecto posterior de Mejora de Procesos.

6
Grafico N° 1. Representación gráfica del Mapa de Procesos Nivel O

PROCESOS ESTRATÉGICOS

uj
o
o

PROCESOS OPERATIVOS O MISIONALES

W1 aS o CI
Z >- o 5
» Ow
o
91in
00>

o
o
PR C ESOS DE APOYO O SOPORTE

Elaboración: SGP/PCM — 2014

Tabla N° 1. Ficha Técnica del Proceso Nivel O


FICHA DEL o

1) Nombre
2) Objetivo
3) Alca

Entradas 9) Procesos 10) Salidas 11) Ciudadano o Destinatario de


7)
nivel 1 los bienes y

IDENTIFICACIÓN DE RECURSOS caincos PARA LA EJECUCIÓN Y CONTROL DEL PROCESO


12) Controles o inspecciones 13 Recursos 14) Documentos fonnatos

EVIDENCIAS E INDICADORES DEL PROCESO


15 R 16) Indicadores

Elaboración: SGP/PCM - 2014

N. HERRERA M.

7
Tabla N° 2. Elementos de la Ficha Técnica del Proceso Nivel O

1 Nombre Debe permitir identificar claramente al proceso y diferenciarlo de los demás.


Finalidad que se persigue, lo que se espera alcanzar en beneficio del ciudadano o
2 Objetivo destinatario de los bienes y servicios. Los objetivos deben ser medibles con los
indicadores que se definan.

3 Alcance Cobertura del proceso. ¿A qué áreas aplica?, ¿con qué actividad se inicia? y ¿con
qué actividad finaliza?
Director/Jefe o Gerente del órgano o área quién ejecuta y tiene la
4 Responsable responsabilidad directa del proceso. También se le conoce como dueño o
propietario del proceso.

5 Requisitos Leyes, reglamentos, códigos, normas que aplican y que deben cumplirse para la
correcta ejecución del proceso.
6 Clasificación Indicar si es estratégico, misional o de soporte.
7 Proveedores Proporcionan los insumos necesarios para el proceso. Pueden ser proveedores
externos o proveedores internos (otro proceso).
8 Entradas Insumos necesarios para llevar a cabo las actividades del proceso: recursos
materiales, humanos, información, etc.
9 Actividades Tareas principales que se realizan dentro de cada proceso. Deben detallarse en
orden de ejecución.
10 Salidas Resultados del proceso (bienes y servicios, información, documentación, etc.).
Ciudadano o
11 destinatario de los Es el cliente, el cual puede ser externo o interno (otro péoceso).
bienes y servicios

Controles o Controles, verificaciones, revisiones, inspecciones, ensayos o pruebas que se


12 realizan a las entradas o insumos principales del proceso, a las actividades del
Inspecciones
proceso y a las salidas principales del proceso.

13 Recursos Capacidades (competencias) del dueño del proceso. Infraestructura necesaria y


características del ambiente de trabajo para el adecuado desarrollo del proceso.

Documentos de referencia, aparte de los legislativos o reglamentarios, que se


Documentos y requieren durante el desarrollo de las actividades y los controles del proceso.
14
formatos Formatos que se utilizan para dejar registro o evidencia de las actividades o
controles

15 Registros Documentos que proporcionan evidencia objetiva de la realización de


actividades o controles críticos. Se mantienen en archivos físicos o informáticos.

16 Indicadores Sirven para evaluar la eficacia y eficiencia del proceso. Deben demostrar en qué
grado se está cumpliendo con los objetivos del proceso.

a oraci n: - 2014

8
5.3.2. Del Manual de Gestión de Procesos y Procedimientos (MGPP)
La elaboración del Manual de Gestión de Procesos y Procedimientos del
MINJUS presenta las siguientes actividades:

a. Describir los procesos de Nivel 1, 2, hasta el penúltimo nivel de


desagregación, utilizando una Ficha de procesos por cada nivel
desagregado.
b. Describir el último nivel del proceso utilizando el diagrama de flujo y
la ficha de procedimiento o descripción narrativa, los cuales se
complementan y muestran cómo funciona el proceso de último nivel
identificado.
c. Para la documentación de niveles de detalle de procesos y
procedimientos, se recomienda (en función a requerimientos técnicos,
metodológicos y buenas prácticas) lo siguiente:
• Las actividades son acciones por tanto estas deben ser nombradas
como un verbo.
• Las actividades que implican re procesos no serán documentadas
salvo estas se generen con mayor frecuencia.
• No se recomienda elaborar diagramas de flujos de cómo se elabora
un documento, estos procedimientos se pueden detallar en una
matriz de actividades o en un listado de actividades.
• Si en el levantamiento de información se identifican mejoras
inmediatas o estandarización de los procesos, proceder a
documentarlos, oficializarlos e implementarlos de manera
inmediata.
d. Consolidar la representación gráfica del Mapa de Procesos, las fichas
Técnicas de los procesos de Nivel 0 (definidos en el punto 5.3.1),
fichas y diagramas de procesos y procedimientos por cada nivel
desagregado, en un Manual de Gestión de Procesos y
Procedimientos, según la siguiente estructura y contenido:

La Carátula, debe contener lo siguiente:


Nombre de la Entidad.
Logotipo de la Entidad
- Codificación respectiva
- La versión
- Identificación de quién o quienes elaboraron, quién o quienes
revisaron y quién aprueba (nombre, cargo, unidad orgánica).
La codificación a utilizar identificará lo siguiente:
Siglas de la oficina responsable de elaborar el Mapa de
Procesos: OGPP
Siglas del documento Mapa de procesos: MP
Numeración del tipo de documento: 001
Ejemplo: CÓDIGO: OGPP-MP-001
La Hoja de Control de Cambios, será utilizada para el registro de los
cambios realizados entre las versiones que se vayan formulando y
sucediendo, identificando la fecha en que ocurrió el cambio, el nombre
del proceso, los textos modificados y el responsable del mismo.
El contenido debe tener la siguiente estructura:
N. FERRERA N.
- Índice: Es la relación clasificada de títulos, subtítulos, entre otros
que contiene el manual señalando la ubicación a través del
número de páginas.

9
- Objetivo del documento: Precisar el o los beneficios (propósitos)
que se pretende alcanzar mediante la formulación y empleo del
manual.

- Alcance: Determinar el ámbito de aplicación del manual.

Términos y definiciones del proceso: Definir aquellos términos


técnicos empleados en la descripción de los procesos que
requieren aclaración de su significado, debiendo ser presentados
en orden alfabético.

Consideraciones: Incorporar aquellas indicaciones consideradas


como estrictamente indispensables para la ejecución de las
operaciones que así lo ameritan y cuando dicha información no
resulte práctica incluirla en la descripción del proceso.

Base legal: Se citarán aquellos dispositivos legales y normas


administrativas que regulan en forma directa la ejecución del
proceso.

Inventario de Procesos y Procedimientos: Es el listado de los


procesos, tipificados por tipo y codificados, según Anexo N° 2.

Diagrama de Bloques o Representación Gráfica del Proceso


Nivel O hasta el último Nivel del proceso: Se presentará el
diagrama de bloques, mostrando la desagregación del proceso de
Nivel O hasta el último Nivel del proceso.

' PROCESO PROCESO

PROCESO X f PtIOCESO x
NIVEL N

Elaboración: SGP/PCM —2014

Fichas de los procesos de Nivel 1,2, hasta el penúltimo Nivel


(N -1): La Ficha de Proceso de nivel 1, 2, hasta el penúltimo nivel de
desagregación, se utiliza para mostrar el objetivo del proceso, sus
proveedores, entradas, salidas y destinatario de 'Ios bienes y
servicios; y para mostrar, a través de un listado el siguiente nivel de
desagregación, según Anexo N°5.

10
El Manual incluirá tantas Fichas de Proceso, como sea necesario,
sin perder la visión del proceso general, tampoco se recomienda
llegar al máximo nivel de detalle, puesto que la documentación
podría no ser gestionable ágilmente.

Descripción del proceso Nivel N (procedimiento): En esta parte


del documento, se presentará de manera secuencial cada una de
las actividades en que se descompone el proceso del último nivel
desagregado, el cual debe contener una Ficha de Procedimiento y
su Diagrama de Flujo correspondiente.

Gráfico N°2. Representación gráfica del Manual de Gestión de


Procesos y Procedimientos

Elaboración: SGP/PCM - 2014

5.3.3.Actualización

El contenido del Mapa de Procesos y del Manual de Gestión por Procesos


y Procedimientos será actualizado en los siguientes casos:
a. En caso de modificarse y aprobarse alguna disposición que afecte
directa o indirectamente el desarrollo de los procesos en el MINJUS.
b: Cuando se eliminen o incorporen productos o servicios prestados por
la institución.
c. Por la mejora de los procesos y/o procedimientos contenidos en ella.

11
VI. ANEXOS

Anexo N°1 - Matriz cliente - producto


Anexo N°2 - Inventario de procesos
Anexo N°3 - Representación gráfica del mapa de procesos Nivel O
Anexo N°4 - Ficha técnica del proceso Nivel O
Anexo N°5 - Ficha técnica del proceso Nivel 1,2,N
Anexo N°6 - Ficha del indicador
Anexo N°7 - Definiciones

N HERREMIt

12
ANEXO N° 01 - MATRIZ CLIENTE - PRODUCTO

Producto (bien
o servicio)
Producto 1 Producto 2 Producto 3 Producto 4 ...
Cliente
(Destinatario de
blenet y servicios )

Cliente 1 X X

Cliente 2 - X X

Cliente 3 X

.-.

A1 NeN

DE
AS • IDICA

13
ANEXO N° 02 - INVENTARIO DE PROCESOS

INVENTARIO DE PROCESOS
Procesos
No./Código No./Código Procesos Nivel 1 No./Código Procesos de Nivel 2
Nivel O
01.1.1 Nombre del Proceso
Nombre del
1.1 01.1.2 Nombre del Proceso
Proceso
Nombre del 01.1.3 Nombre del Proceso
1
Proceso 01.2.1 Nombre del Proceso
Nombre del
1.2 01.2.2 Nombre del Proceso
Proceso
01.2.3 Nombré del Proceso
02.1.1 Nombré del Proceso
Nombre del
2.1 02.1.2 Nombre del Proceso
Nombre del Proceso
2 02.1.3 Nombre del Proceso
Proceso
Nombre del 02.2.1 Nombre del Proceso
2.2
Proceso 02.2.2 Nombre del Proceso

14
ANEXO N°3 - REPRESENTACIÓN GRÁFICA DEL MAPA DE PROCESOS NIVEL O

MAPA DE PROCESOS DEL MINISTERIO DE JUSTICIA Y


Ministerio de Justic,to
y Derechos IturnarinsI DERECHOS HUMANOS - MINJUS
MACRO PROCESOS
1 ESTRATÉGICOS
MACRO PROCESO MACRO PROCESO
ESTRATÉGICO MACRO PROCESO
ESTRATÉGICO 2
ESTRATÉGICO 3

ITi

ATIACRÓPROMÓS
I - -
MISIONALES

Requerhoientas MACRO PROCESO


Proveedor 1 MISIONAL. 1

1-1

MACRO PROCESO
MISIONAL 2

oliditudes MACEO PROCESO Solicitudes


Proveedor 2 MISIONAL. 3
I atendidas Cliente 3

AGRO PROCESOS
DE APOYO

tIACRO PROCES MACRO PROCESO


DE APOYO 1 DE APOYO 2
1-1 rl

• 1,1'
ORO
OFIC RAL
DE • ENTO
Y PRESUPUESTO
N. HERRERA

15
ANEXO N°4 - FICHA TÉCNICA DEL PROCESO NIVEL O

Clasificación
nlinl izenn.
bt
acroproceso
yfXrevhos

Código
Objetivo

Fecha
Alcance

Versión
Responsable

DESCRIPCION DEL PROCESO


Proveedores Entradas Procesos Salidas Client*:

REQUISITOS

lownRCACiON DE RECURSOS CRIMCOS PARA EJECUCION Y (»Ninfa'. DEL PROCESO


Controles o inepeOdiones Recursos Documentos y formatos

EVIDENCIAS E INDICADORES DEL PROCESO •


Registros Indicadores

16
ANEXO N°5 - FICHA TÉCNICA DEL PROCESO NIVEL 1,2,N

Mioropr000so Cla*Mormiert
el
rD.,:d,o'? '''''' Preeaso
Código

líttóha
Alcance

Var.Ido
Rosponsabla

DESCRIPCION DEL PROCESO


Proveedoras Entradas ~atoo Sentía« Cliente*

REQUISITOS

IDENTRCACION DE RECURSOS CRITIODS PARA EJECUCION Y CONTROL DE. PROCESO


Controlo. o Insproolones Rasurad Doo *atoe y formato«

EVIDENCIAS E INDICADORES DEL PROCESO


Regtotroa ':.Indicadoras
ANEXO N°6 - FICHA DEL INDICADOR

FICHA DEL INDICADOR


Nombre del Proceso
Nombre Indicador
Descripción del Indicador
Objetivo del Indicador
Forma de Cálculo
Fuentes de Información
Periodicidad de Medición
Responsable de Medición
Meta

\ MIMO.

OFO
O e N>
Y ARES
MERREP"'

18
ANEXO N° 7 - DEFINICIONES

1. Actividad: Tarea o conjunto de tareas necesarias para realizar un proceso.

2. Bien o servicio: Es el resultado de un proceso.

3. Calidad: Cultura transformadora que impulsa a la Administración Pública a su mejora


permanente, para satisfacer cabalmente las necesidades y expectativas de la
ciudadanía, con justicia, equidad, objetividad y eficiencia en el uso de los recursos
públicos.
La calidad en la gestión pública, debe medirse en función de la capacidad para
satisfacer oportuna y adecuadamente las necesidades y expectativas de los
ciudadanos, de acuerdo a metas preestablecidas, alineadas con los fines y propósitos
superiores de la administración pública, de acuerdo a resultados cuantificables que
tengan en cuenta el interés y las necesidades de la sociedad.
La concepción de la calidad, ha ido evolucionando e incorporando nuevos aspectos,
hasta conformar una aproximación holística e integradora de la gestión, donde cobran
especial importancia todas las partes interesadas en sus diferentes formas de relación,
así como la sóstenibilidad y la corresponsabilidad social.

4. Caracterización de procesos: Se conoce como caracterización de un proceso a la


descripción de las características que tiene el mismo, la cual se grafica en una ficha
técnica de proceso o una ficha de proceso o una ficha de procedimiento. La ficha del
proceso es un documento que presenta los elementos que lo conforman, con el objeto
de facilitar su comprensión y mostrarlo con claridad.

5. Destinatario de los bienes y/o servicios: es el cliente interno o externo que puede
ser un ciudadano, grupo, entidad, empresa, entre otros que recibe un bien o servicio o
ambos, ofrecido por un proveedor; con el fin de satisfacer una o más necesidades. La
terminología que utilice cada entidad debe de adaptarse de acuerdo a la naturaleza del
bien o servicio que proporciona.

6. Diagrama de Flujo: Es una representación con imágenes de las etapas de un


proceso, útil para investigar las oportunidades de mejora, al obtener un conocimiento
detallado del modo real de funcionamiento del proceso en ese momento.

Dueño de Proceso: Persona que ocupa el cargo y tiene la responsabilidad del manejo
del órgano, unidad orgánica o área, quién realiza la ejecución o desarrollo de un
proceso y garantiza que el bien y/o servicio sea ofrecido en las mejores condiciones al
ciudadano o destinatario del mismo. También se le conoce como dueño o propietario
del proceso. ,

8. Eficacia: Consecución de los objetivos, metas y estándares orientados a la


satisfacción de las necesidades y expectativas del ciudadano. Grado en que se
realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados.

9. Eficiencia: Optimización de los resultados alcanzados por la administración pública


con relación a los recursos disponibles e invertidos en su consecución. Relación entre
el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Gestión por procesos: Enfoque metodológico que sistematiza actividades y


N. HERRERA
procedimientos, tareas y formas de trabajo contenidas en la "cadena de valor", a fin de
convertirlas en una secuencia, que asegure que los bienes y servicios generen
impactos positivos para el ciudadano, en función de los recursos disponibles.

11. Diagrama SIPOC: Esta herramienta permite visualizar el proceso de manera sencilla,
identificando a las partes implicadas en el mismo:
19
• Proveedor (supplier): Persona que aporta recursos al proceso
• Entradas (inputs): Todo lo que se requiere para llevar a cabo el proceso. Se
considera recursos a la información, materiales e incluso, personas.
• Proceso (process): Conjunto de actividades que transforman las entradas en
salidas, dándoles un valor añadido.
• Cliente (customer): La persona que recibe el resultado del proceso. El objetivo
es obtener la satisfacción de este cliente.

12. Indicador: Es una medida asociada a una característica del resultado, del bien y
servicio, del proceso y del uso de los recursos; que permite a través de su medición en
periodos sucesivos y por comparación con el estándar establecido, evaluar
periódicamente dicha característica y verificar el cumplimiento de los objetivos
planificados.

13. Mapa de Procesos: Representación gráfica de la secuencia e interacción de los


diferentes procesos que tienen lugar en una entidad.

14. Proceso: Conjunto de actividades mutuamente interrelacionadas o que interactúan,


las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Conjunto de actividades
relacionadas entre sí, que tienen el propósito de producir un resultado o producto para
un destinatario de bienes y servicios (internos o externos). Generalmente los procesos
involucran combinaciones de personas, máquinas, herramientas, técnicas y materiales
en una serie definida de pasos y acciones. Los procesos raramente operan en forma
aislada y deben ser considerados en relación con otros procesos que pueden influir en
ellos.
• Proceso de Nivel O: Usualmente se utiliza el término Macro Proceso para
denominar grupos de procesos.
• Proceso de Nivel 1: Primer Nivel de desagregación de un Proceso de Nivel O.
• Proceso de Nivel 2: Segundo Nivel de desagregación de un Proceso de Nivel O.
• Proceso de Nivel 3: Tercer Nivel de desagregación de un Proceso de Nivel O.
• Proceso de Nivel N: Último Nivel de desagregación de un Proceso de Nivel O. Se
describe a través de procedimientos que lo conforman.

15. Procedimiento: Es la descripción de forma específica y detallada del último Nivel


desagregado del proceso, de cómo se lleva a cabo. Son las instrucciones, pautas,
pasos que describen la forma de ejecutar un proceso de Nivel N.

6. Producto: Bien o servicio creado por el proceso.

17. Proveedor: Entidad o persona que proporciona un bien y servicio. Un proveedor


puede ser interno o externo a la entidad. En una situación contractual el proveedor
puede denominarse "contratista".

18. Tarea: Pasos a seguir para la ejecución de una actividad.

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