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La ejecución del Evento

Valeska Miranda

Gestión de Eventos Empresariales

Instituto IACC

15-12-2018
Desarrollo

INSTRUCCIONES: Desarrolle la siguiente actividad, considerando los contenidos


revisados durante la semana:

 Analice, identifique y describa las competencias que debiera demostrar el organizador


del evento para llevar a cabo la ejecución del evento.

Las competencias que debe presentar un organizador de eventos es primero un amplio criterio y
sentido común para poder manejar diversas situaciones, considerando que generalmente en la
preparación, transcurso y finalización suceden diferentes circunstancias, se debe tener una
habilidad para el manejo del personal, una mente innovadora y creativa para poder lograr tomar
decisiones, suministrar ideas productivas y tener capacidades de coordinadora.
También es muy importante poder ser metódico, pragmático, detallista, flexible, organizado,
tener sentido del humor, conocimientos de administración e informática, buena reputación y
presentación personal y en lo posible es fantástico el poder manejar más de un idioma.

 Explique la importancia de cumplir las distintas etapas en los días previos a la


ejecución de un evento.

Es recomendable realizar en terreno un reconocimiento general para verificar que todo funcione
a la perfección por eso el revisar el estado del lugar donde se realizara el evento, ya que hay que
verificar la aislación, los puntos eléctricos, accesos de público y emergencias, ascensores,
escaleras, métodos para transportar carga, estado de los baños, funcionamiento de climatización
del lugar, estado del mobiliario, señalética, sistemas de seguridad. Sin duda este reconocimiento
es fundamental ya que al momento de realizar un evento necesitaremos en caso de cualquier cosa
saber hacia dónde dirigirnos, ya que siempre es necesario saber con qué se cuenta y de lo
contrario poder llevarlo para poder contar al 100% del funcionamiento del evento.
Es importante también Revisar el estado de los equipos audiovisuales: atriles, micrófonos,
amplificación, consolas de sonido, pizarras, pantallas, retroproyectores, data-show ya que al
momento de comenzar el evento no podemos fallar en algo que quizá para el cliente es
fundamental, como algún video para los participantes, entre otros.

También es importante 24 horas antes del evento tener la disponibilidad de materiales a distribuir
durante el evento en cantidad suficiente (programas, copia de discurso, ponencias, diplomas,
reconocimientos, trofeos, regalos corporativos, carpetas, archivadores, credenciales, hojas de
registro y acreditación, evaluaciones, CD, DVD, pendrives, brazaletes, posters, folletos,
memorias, reportes, catálogos, alimentos, bebidas, etc. Ya que no podemos estar momentos
previos al evento para ejecutar esto, considerando que puede suceder cualquier cosa, también el
estado de despacho y recepción de servicios de proveedores: este punto es crítico, pues a veces,
algunos de ellos fallan y se debe contar con al menos otras 2 alternativas para cubrir el servicio
contratado, ya sea, transporte, gastronomía o banqueteria, equipos de sonido y/o iluminación,
seguridad, anfitrionas, contratación de grupos, DJ, decoración del lugar, etc. La idea es siempre
tener certeza de contar con aquello que se necesita y se prometió para el evento.
Una de las partes más fundamentales es el montaje del auditorio o propiamente tal del salón del
evento ya que es el lugar donde se desarrollara y distribuirá las personas invitados esto
considerando que todos los eventos son diferentes y que las exigencias son distintas, por ejemplo
en caso de congresos, seminarios, cenas, festivales entre otros, las distribuciones de mesas, sillas,
espacios son diferentes.

Y lo más fundamental es poder realizar un ensayo o simulacro ya que esto nos permite afinar
detalles y hacer todos los ajustes que sean necesarios para conseguir la perfección Se sugiere
asimismo que en el ensayo participen todos aquellos integrantes involucrados en las distintas
actividades del evento: el maestro de ceremonias o presentador -si lo hay-, guardias, secretarias,
recepcionistas, azafatas, fotógrafos, intérpretes, bailarines, cantantes, actores, garzones, meseros,
etc. Esto permitirá conocer los diferentes lugares donde realizarán las actividades programadas,
así como el rol y lugar que le corresponderá desempeñar a cada uno.
Bibliografía

- Contenido Semana 6 Gestión de Eventos Empresariales, Iacc 2018.

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