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Aplicación del protocolo social y laboral.

Valeska Miranda

Ceremonial y Protocolo

Instituto IACC

31-12-2018
Desarrollo

INSTRUCCIONES: Para la siguiente situación ficticia y en base al contenido estudiado,


realice lo que se le solicita a continuación:

Usted debe participar en una comida en la que darán la bienvenida oficial a un importante
ejecutivo con el cual se cerrará un convenio de colaboración. En total son 10 personas. Su
jefe está al tanto de sus conocimientos protocolares, por lo que le solicita que se haga cargo
de dichos aspectos, especialmente los relacionados con la comida. Para ello deberá:
a) Determinar el tipo de manifestación más adecuada, fundamentando su respuesta.
b) Establecer la fecha, horario y lugar más apropiado, fundamentando su respuesta.
c) Establecer al menos cuatro consideraciones importantes para que la actividad resulte sin
contratiempos y, si desea, puede sugerir un menú.

La organización protocolaria de una comida de empresa es un trabajo minucioso que requiere


muchas horas de trabajo y una planificación meticulosa. Un almuerzo de estas características no
es una reunión de amigos y, en muchas ocasiones, crear un ambiente propicio en la mesa es el
primer paso para cerrar un buen negocio.

Invitados

Lo primero que hay que hacer antes de comenzar cualquier otro preparativo es confeccionar la
relación de invitados. A éstos se les debe enviar la invitación con ocho o diez días de antelación.
La misma debe indicar, claramente, el motivo de la cita, lugar, día y hora en que se celebrará.

El invitado debe contestar antes de las 48 horas del evento para agilizar el trabajo de
organización. Con el fin de facilitar la confirmación de asistencia es aconsejable incluir una
tarjeta de respuesta para ser devuelta, o bien un teléfono donde confirmarla, o una dirección de
correo electrónico.
Una vez que éstos han ratificado su presencia, resulta muy útil confeccionar tarjetas de mesa con
el nombre de los asistentes, para que éstos estén perfectamente ubicados en los sitios que les
corresponden. Este tipo de organización no es un mero capricho, ya que de la correcta colocación
de los comensales depende muchas veces el éxito de la reunión.

El organizador del acto debe recibir a los invitados en una sala o hall contiguo al salón donde
tendrá lugar la comida, presentándose él en primer lugar. Con posterioridad, presentará el
anfitrión a todos los invitados que vayan llegando. Durante la espera se les ofrecerá un aperitivo.
El orden de entrada al salón quedará como sigue: primero, los invitados y, después, los
anfitriones.

Las mesas

La elección de las mesas se debe hacer siempre en función de las personas invitadas. Si no
superan los ocho comensales, las mesas redondas resultan de gran comodidad para que la
conversación sea ágil y todos los presentes puedan participar. Pero si su número es mayor a la
docena, o las características del salón no lo permiten, la mejor manera de colocar a los invitados
es utilizando el denominado sistema francés, que prevé dos presidencias situadas en el centro de
la parte más larga de la mesa. Una estaría reservada para el anfitrión y la otra para el invitado
más importante.

La principal ventaja de este sistema es que favorece la conversación que mantienen los máximos
responsables al estar las dos presidencias situadas una enfrente de otra. A los lados de ambas se
van ubicando las personas que ostentan un mayor cargo, colocadas sucesivamente a derecha e
izquierda, formando así un polo de conversación destacado. De este modo, las personas
relevantes están juntas y pueden hablar entre sí. El principal inconveniente es que perjudica el
diálogo en los extremos, al estar polarizado en la parte central de la mesa. Por ellos, los invitados
de los lados asumen un papel de mera comparsa y, en el fondo, se limitan a escuchar la
conversación relevante.
Otro de los sistemas de colocación es el anglosajón, especialmente indicado cuando son varios
los invitados importantes y se quieren potenciar los focos de conversación. En esta disposición,
las dos presidencias principales se ubican cada una en una punta de la mesa, y a la izquierda y
derecha de cada uno se van escalonando los restantes invitados por orden jerárquico. Su ventaja
más destacada es que la conversación es más uniforme y genera, y a los invitados situados en el
centro de la mesa les resulta relativamente fácil incorporarse a alguna de las discusiones. No
obstante, presenta la inconveniencia de mantener a las dos presidencias separadas y no permite el
contacto entre ellos.
Bibliografía

- Contenido Semana 8 Ceremonial y Protocolo, iacc 2018.