Está en la página 1de 228

INFORMÁTICA

PARA OFICINAS
Módulo: SOFTWARE PARA OFICINAS
COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA

Guía de Actividades del Alumno para el Desarrollo de Competencias

TERCER SEMESTRE
COLEGIO DE BACHILLERES DEL
ESTADO DE BAJA CALIFORNIA

FRANCISCO ARTURO VEGA DE LAMADRID


Gobernador del Estado de Baja California

MARIO GERARDO HERRERA ZÁRATE


Secretario de Educación y Bienestar Social del Estado de Baja California

HÉCTOR RIVERA VALENZUELA


Subsecretario de Educación Media Superior, Superior, Formación Docente y Evaluación

ARCELIA GALARZA VILLARINO


Directora General del CBBC

IVÁN LÓPEZ BÁEZ


Director de Planeación Académica del CBBC

INFORMÁTICA PARA OFICINAS


Módulo I: Software para oficinas

Edición, agosto de 2013

Diseñado por: Lic. Ricardo López Navarro


Lic. Norma Vázquez Armas
Lic. Jesús Arturo González Hernández

En la realización del presente material, participaron:


JEFA DEL DEPARTAMENTO DE ACTIVIDADES EDUCATIVAS
Teresa López Pérez

EDICIÓN, AGOSTO DE 2015


Gerardo Enríquez Niebla
Diana Castillo Ceceña

La presente edición es propiedad del


Colegio de Bachilleres del Estado de Baja California.
Prohibida la reproducción total o parcial de esta obra.

Este material fue elaborado bajo la coordinación y supervisión de la


Dirección de Planeación Académica del Colegio de Bachilleres del Estado de Baja California.
Blvd. Anáhuac #936, Centro Cívico, Mexicali, B.C., México.
www.cobachbc.edu.mx
ÍNDICE

Presentación

Competencias genéricas que expresan el perfil del egresado

Competencias de egreso de la capacitación

Introducción del módulo

Mapa de la capacitación

SUBMÓDULO 1: UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN


PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE
TEXTO........................................................................2

SUBMÓDULO 2: UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN


PARA ELABORAR HOJAS DE CÁLCULO.............70

SUBMÓDULO 3: UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN


PARA ELABORAR BASES DE DATOS……...…..148

BIBLIOGRAFÍA: ................................................................................217
PRESENTACIÓN

En el marco de la Reforma Integral de la Educación Media Superior, Colegio de Bachilleres


del Estado de Baja California (CBBC), se ha propuesto la meta de formar y consolidar el perfil
de egreso en el bachiller, poniendo a disposición del alumno los elementos necesarios que
le permitan crecer y desarrollar conocimientos, habilidades, actitudes y valores para poder
enfrentar los retos de un mundo globalizado, vertiginoso, competitivo y complejo. Por tanto, es
importante que el proceso educativo implemente estrategias que contemplen actividades de
aprendizaje en diversos contextos y escenarios reales, donde el estudiante con creatividad,
habilidad y destreza sepa desarrollar, movilizar y transferir las competencias adquiridas.

En virtud de lograr lo anterior y consciente de la dificultad para que el alumnado tenga


acceso a una bibliografía adecuada, pertinente y eficaz con el entorno socio-económico actual,
el CBBC brinda la oportunidad a los estudiantes de contar con materiales didácticos para el
óptimo desarrollo de los programas de estudio de las asignaturas que comprende el Plan de
Estudios Vigente. Cabe subrayar que, dichos materiales son producto de la participación de
docentes de la Institución, en los cuales han manifestado su experiencia, conocimientos y
compromiso en pro de la formación de los jóvenes bachilleres.

Los materiales didácticos se dividen en dos modalidades: Guía de Actividades del


Alumno para el Desarrollo de Competencias, dirigida a las asignaturas de los Componentes
de Formación Básica y Propedéutica, y Guía de Aprendizaje; para las capacitaciones del
Componente de Formación para el Trabajo. Cabe señalar que, los materiales se encuentran
en un proceso permanente de revisión y actualización por parte de los diferentes equipos
docentes así como del equipo editorial. Las guías se pueden consultar en la página Web del
CBBC: www.cobachbc.edu.mx en la sección alumnos / material didáctico.

Es necesario, hacer énfasis que la guía no debe ser tomada como la única herramienta
de trabajo y fuente de investigación, ya que es imprescindible que los estudiantes lleven a
cabo un trabajo de consulta en otras fuentes bibliográficas impresas y electrónicas, material
audiovisual, páginas Web, bases de datos, entre otros recursos didácticos que apoyen su
formación y aprendizaje.
COMPETENCIAS GENÉRICAS QUE EXPRESAN
EL PERFIL DEL EGRESADO

Se autodetermina y cuida de sí

1. Se conoce y valora a sí mismo y aborda problemas y retos teniendo en cuenta los


objetivos que persigue.

2. Es sensible al arte y participa en la apreciación e interpretación de sus expresiones


en distintos géneros.

3. Elige y practica estilos de vida saludables.

Se expresa y se comunica

4. Escucha, interpreta y emite mensajes pertinentes en distintos contextos mediante la


utilización de medios, códigos y herramientas apropiados.

Piensa crítica y reflexivamente

5. Desarrolla innovaciones y propone soluciones a problemas a partir de métodos


establecidos.

6. Sustenta una postura personal sobre temas de interés y relevancia general,


considerando otros puntos de vista de manera crítica y reflexiva.

Aprende de forma autónoma

7. Aprende por iniciativa e interés propio a lo largo de la vida.

Trabaja en forma colaborativa

8. Participa y colabora de manera efectiva en equipos diversos.

Participa con responsabilidad en la sociedad

9. Participa con una conciencia cívica y ética en la vida de su comunidad, región,


México y el mundo.

10. Mantiene una actitud respetuosa hacia la interculturalidad y la diversidad de creencias,


valores, ideas y prácticas sociales.
11. Contribuye al desarrollo sustentable de manera crítica, con acciones responsables.
COMPETENCIAS DE EGRESO DE LA CAPACITACIÓN

Durante el proceso de formación de los cuatro módulos, el estudiante desarrollará las


siguientes competencias profesionales, correspondientes a la capacitación de Informática
para Oficinas:

• Utiliza procedimientos y herramientas para el desarrollo de documentos electrónicos de


acuerdo a los requerimientos.

• Soluciona problemas técnicos sobre la configuración de hardware y software en su


ámbito de responsabilidad.

• Interpreta y aplica documentación técnica en la instalación, mantenimiento y diagnóstico


en la solución de problemas.

• Instala y configura hardware y software de un sistema de cómputo conforme a las reglas


de seguridad e higiene y políticas de uso.

• Aplica mantenimiento preventivo de hardware y software.

• Implementa sistemas básicos de seguridad informática para mantener la integridad de


la información.

• Configura de manera básica una red de área local para compartir dispositivos periféricos.

• Aplica mantenimiento correctivo de hardware y software.

• Instala, opera y mantiene software de sistema operativo y de aplicación.

• Programa y administra páginas web para la difusión y captación de la información.

• Ensambla hardware de un equipo de cómputo conforme a las reglas de seguridad e


higiene y políticas de uso.

• Elabora páginas web con animaciones interactivas de aplicación general y especifíca,


en un ambiente multimedia.
Módulo

SOFTWARE PARA
OFICINAS
Introducción

En la dinámica laboral actual se presenta una creciente automatización de los procesos de la


información, lo que genera la necesidad de desarrollar las competencias necesarias para resolver
la problemática que este contexto demanda.

La capacitación en Informática para Oficinas te proporciona las herramientas necesarias


para que adquieras conocimientos y desarrolles habilidades y destrezas, así como una actitud
responsable que te permita incursionar en los sitios de inserción laboral en el ámbito de la
Informática, de manera exitosa. Así mismo, podrás desarrollar competencias relacionadas,
principalmente, con la participación en los procesos de comunicación en distintos contextos, la
integración efectiva a los equipos de trabajo y la intervención consciente, desde tu comunidad en
particular, en el país y el mundo en general, todo con apego al cuidado del medio ambiente.

La capacitación se inicia en el tercer semestre, con el módulo Software para Oficinas, que te
permite adquirir las competencias para elaborar documentos de texto, hojas de cálculo y bases de
datos, mediante el empleo de programas de cómputo.

En el módulo de cuarto semestre, Configuración y Mantenimiento de Computadoras,


desarrollarás las competencias: Instalar y configurar componentes físicos y lógicos de una
computadora, aplicar mantenimiento a los componentes lógicos y físicos de una computadora,
instalar y configurar una red de área local para compartir recursos de hardware y software y
administrar los recursos y detectar los problemas de una red de cómputo.

Con el módulo de quinto semestre, Creación y Edición de Objetos, desarrollarás las


competencias: Utilizar software de aplicación para elaborar presentaciones electrónicas, para
editar imágenes y para elaborar animaciones de objetos y videos.
Con el módulo denominado Páginas Web, que corresponde al sexto semestre, desarrollarás
las competencias: Diseñar páginas Web en lenguaje HTML, utilizar software de aplicación para el
diseño de páginas Web, publicar páginas Web y establecer comunicación vía Internet.

Todas estas competencias te dan la posibilidad de que al egresar, te incorpores al mundo


laboral o desarrolles procesos productivos independientes, de acuerdo con tus intereses
profesionales o las necesidades en tu entorno social.

La capacitación se compone de cuatro módulos, el primer módulo consta de tres submódulos,


el segundo consta de cuatro submódulos, el tercero tres submódulos y el último consta de tres
submódulos. Todos los módulos tienen una duración de 112 horas, dando un total de 448 horas
para toda la capacitación de Informática para Oficinas.

El mapa de la capacitación está compuesto por módulos y submódulos, los cuales se dividen
de la siguiente manera:

3ER. SEMESTRE 4TO. SEMESTRE 5TO. SEMESTRE 6TO. SEMESTRE


MÓDULOS
Configuración y
Creación y Edición
Software para Mantenimiento de Páginas Web.
de Objetos.
Oficinas. (112 hrs.) Computadoras. (112 hrs.)
(112 hrs.)
(112 hrs.)
SUBMÓDULOS
Utilizar software
Utilizar software Instalar y configurar
de aplicación
de aplicación para componentes físicos Diseño de páginas
para elaborar
elaborar documentos y lógicos de una web en HTML.
presentaciones
de texto. computadora. (48 hrs.)
electrónicas.
(32 hrs.) (40 hrs.)
(24 hrs.)
Aplicar Utilizar software de
Utilizar software aplicación para el
mantenimiento a los Utilizar software de
de aplicación para diseño de páginas
componentes lógicos aplicación para editar
elaborar hojas de web.
y físicos de una imágenes.
cálculo.
computadora. (40 hrs.) (48 hrs.)
(40 hrs.)
(40 hrs.)
Instalar, configurar y
Utilizar software
Utilizar software administrar una red Publicar páginas
de aplicación
de aplicación para de área local para web y establecer
para elaborar
elaborar bases de compartir recursos comunicación vía
animaciones de
datos. de hardware y internet
objetos y videos.
(40 hrs.) software. (16 hrs.)
(48 hrs.)
(32 hrs.)
Informática para Oficinas 3 Semestre

O 1
U L
Ó D
B M
S U
UTILIZAR SOFTWARE DE
APLICACIÓN PARA ELABORAR
DOCUMENTOS DE TEXTO
SUBMÓDULO 1 1
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Submódulo

UTILIZAR SOFTWARE DE
APLICACIÓN PARA ELABORAR
DOCUMENTOS DE TEXTO

Al término del módulo, el alumno será competente para adaptar las


características de la aplicación del procesador de textos a la forma de
PROPÓSITO:
trabajo que se requiera y para implementar operaciones automatizadas
en la elaboración de documentos de texto.

1. Adaptar las características de la aplicación de la hoja de cálculo a la


COMPETENCIAS: forma de trabajo del usuario.
2. Implementar operaciones automatizadas en la elaboración de
documentos de texto.

CONTENIDOS:
1.1 Cambiar las opciones del procesador de textos.
1.2 Utilizar hipervínculos para trasladar el cursor al destino requerido
cuando es seleccionado.
1.3 Crear estilos que correspondan al formato requerido.
1.4 Generar documentos de correspondencia, conteniendo información
de la fuente de datos en los campos de combinación utilizados.
1.5 Diseñar documentos, utilizando las herramientas de plantillas.
1.6 Insertar referencias en los documentos.
1.7 Insertar comentarios en los documentos.

2 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE TEXTO


Informática para Oficinas 3 Semestre

ACTIVIDAD 1
Lee el texto “Introducción” para que posteriormente realices un resumen.

INTRODUCCIÓN
Un procesador de textos (también conocido como procesador de palabras), es una
aplicación en la que podemos crear escritos, modificarlos, guardarlos, recuperarlos e imprimirlos
por medio de una computadora.
Tiene la capacidad de hacer con el texto escrito diferentes cosas, tales como modificar
el tipo y tamaño de letra, insertar objetos gráficos, así como corregir la ortografía e incluso la
gramática de dicho texto, sin mencionar muchas de las capacidades que brindan los diferentes
programas dedicados a esto.
Actualmente, existen diferentes procesadores de textos, algunos de ellos tenemos que
instalarlos en nuestro equipo, como Microsoft Office Word, OpenOffice Writer, Lotus Wordpro
o Corel Word Perfect, otros los encontramos en línea, tal es el caso de Google Docs, Zoho
Writer, ThinkFree, y otros más que podemos encontrar al navegar en Internet.

WORD 2007
Dada su popularidad y que a la fecha sigue siendo el procesador de textos más utilizado,
nos enfocaremos en el estudio de Microsoft Office Word en su versión 2007, misma que tiene
muchas innovaciones con respecto a su antecesor, la versión 2003.
En los últimos meses, se ha estado dando la transición de la versión de Word 2003 a Word
2007, la cual se está dando tanto en empresas como en instituciones educativas. Este cambio ha
generado un cambio significativo que ha hecho que muchos se resistan a la actualización.
En realidad son pocas las diferencias:

• Se sustituyen los menús y barras de herramientas por lo que conoceremos como Cinta.
• El formato default tiene otro tipo de letra y los documentos se guardan en una
nueva forma que no es compatible con versiones anteriores (.docx, mientras que las
anteriores es .doc).

Las pantallas que te mostraremos a continuación pueden no coincidir exactamente con las
que verás en tu computadora, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se
vean en cada momento, tal y como se verá más adelante.
Botón Office
Ubicado en la esquina superior izquierda de la ventana de Word, abre el menú
principal y contiene opciones que están disponibles con todas las pestañas de la cinta
de opciones.

SUBMÓDULO 1 3
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Cinta de opciones

Esta cinta, también llamada “banda”, agrupa las herramientas por tareas y muestra los
comandos que se usan más a menudo.

Cuenta con tres elementos básicos:

• Las pestañas o fichas. Son las que están visibles en la parte superior de la cinta. Se
forman por diversos grupos.
• Los grupos. Están en la parte baja de la cinta, cada grupo contiene una variedad de
comandos.
• Los comandos. Son los botones que forman a cada grupo.

En cada grupo puedes observar una marca en la parte inferior derecha, donde al darle clic
se abrirá un cuadro de diálogo referente a los temas que hace referencia a cada grupo.
Pestaña Inicio. Observa que contiene cinco secciones identificadas en la parte inferior:
Portapapeles, Fuente (tamaño de letra, tipo de letra, etc.), Párrafo (alineación de texto, separación
entre líneas, sangría, etc.), Estilo y Edición (buscar texto, reemplazar, etc.). No como en anteriores
versiones de Word donde cada parte de las recién nombradas, ocupaban una barra de herramientas
aparte.

Observa que al presionar la marca inferior del grupo, aparece el cuadro de diálogo similar
al de versiones anteriores de Word.

4 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE TEXTO


Informática para Oficinas 3 Semestre

Cada una de las secciones, se ha creado con botones de acceso rápido para la tarea que
se desea realizar. Una forma más fácil e intuitiva de utilizar las herramientas. Ya no existe el menú
que al hacer clic, abre una lista de herramientas u opciones. Ahora todo está diseñado con iconos
de acceso rápido.
La barra de herramientas de acceso rápido contiene iconos
para ejecutar de forma inmediata algunos de los comandos más
habituales, como Guardar, Deshacer, etc.

En la imagen ves la barra de herramientas de acceso rápido


y el botón Office, lo que antes era el menú Archivo, en esta nueva
versión de Word, aparece como un botón redondo de color naranja
con el logo de Office.

Después de haber realizado la lectura, redacta tu resumen

SUBMÓDULO 1 5
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

1.1 Cambiar las opciones del Procesador de Textos

ACTIVIDAD 2

Ingresa a Word 2007, abre la sección de “OPCIONES DE WORD” revisa el mnú de opciones
que te muestra y responde ca una de las preguntas que se te presenten.

Podemos personalizar la manera como trabajamos con


Word, al entrar en las opciones de Word, que podrás
encontrar al presionar el botón Office.

Te encontrarás con las ventanas correspondientes a


lo siguiente:

• Más frecuentes. Cambia las opciones más


populares de Word.
• Mostrar. Cambia el modo como se muestra
el contenido del documento en la pantalla y
al imprimirlo.
• Revisión. Cambia el modo como Word
corrige y aplica formato al texto.
• Guardar. Personaliza el respaldo de documentos.
• Avanzadas. Cambia las opciones avanzadas para trabajar con Word.
• Personalizar. Personaliza la barra de herramientas de acceso rápido y los métodos
abreviados de teclado.

A continuación, una descripción de algunas de las opciones con las que cuenta Word, tomando en cuenta
el listado anterior.
Más frecuentes

6 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE TEXTO


Informática para Oficinas 3 Semestre

• Cuando escribes en Word y seleccionas parte de una palabra o texto, aparece una
minibarra con opciones de formato, aquí puedes decidir si aparece o no.

• Para cuando trabajes con Macros, será necesario activar la ficha Programador. Es en esta
sección donde lo podrás hacer.
• En esta sección puedes hacer que cambie la apariencia de Word, modificando sus
colores en Combinación de colores, está la típica combinación azul, o puedes elegir
entre plata o negro.
• Puedes cambiar la configuración del usuario así como el idioma de Word.
Menciona los cambios que puedes realizar en esta opción:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
¿Qué beneficios obtienes con realizar dichos cambios?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Cambiar el modo como se muestra el contenido del documento en la pantalla y al
imprimirlo.

Mostrar

SUBMÓDULO 1 7
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

• Puedes modificar las opciones de presentación de la página, como mostrar el espacio

en blanco que se muestra en el diseño de impresión.


• Puedes ver las tabulaciones, espacios, marcas de párrafo y otras marcas de formato
en pantalla.
• Puedes modificar lo que se imprimirá, como fondos, texto oculto, imágenes de
fondo, etc.

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opción:


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
¿Qué beneficios obtienes con realizar dichos cambios?
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
Cambiar el modo como Word corrige y aplica formato al texto.
Revisión

8 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE TEXTO


Informática para Oficinas 3 Semestre

Una de las características más utilizadas en los procesadores de textos es el corrector de


ortografía, sin embargo; muchas veces nos confiamos en que no nos marca algunas palabras que
están mal escritas porque Word las reconoce como correctas. Por ejemplo:

“La Revolución cambio al país”. Word no marcará la palabra “cambio” porque es una palabra
correctamente escrita en nuestro idioma, aunque en este caso debe llevar acento gráfico sobre la
letra ´o´ para dar sentido a la frase: “La Revolución cambió al país”,

En esta sección, puedes:

• Cambiar las opciones de autocorrección


• Hacer que Word no marque las palabras en mayúsculas
• Omitir la ortografía en palabras que contengan números
• Omitir las direcciones de Internet
• Omitir las palabras repetidas
• Cambiar otras opciones para ortografía y gramática

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opción:


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
¿Qué beneficios obtienes con realizar dichos cambios?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Personalizar la forma de guardar documentos.
Guardar

SUBMÓDULO 1 9
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

• Puedes guardar tus documentos en formato *.docx, o si lo requieres, guardarlos en formato *.doc
para que los pueda leer cualquier computadora con versiones anteriores de MS Office Word.
• Puedes cambiar la ubicación donde se guardan de forma predeterminada tus
documentos.
• Se puede cambiar también el tiempo de retardo para guardar información para
autorecuperar información en caso de que sea necesario.

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opción:


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
¿Qué beneficios obtienes con realizar dichos cambios?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Personalizar las opciones avanzadas para trabajar con Word.
Avanzadas

Son muchas las opciones que podemos modificar en esta sección:

• Las opciones de edición


• Al momento de cortar, copiar y pegar, podemos decidir si queremos mantener o no el
formato de origen
• Es aquí donde podemos decidir cuántos archivos queremos que “recuerde” Word
• Podemos hacer que aparezcan o no las barras de desplazamiento
• Hay opciones para cuando necesitamos imprimir

10 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE TEXTO


Informática para Oficinas 3 Semestre

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opción:


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
¿Qué beneficios obtienes con realizar dichos cambios?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

Personalizar la barra de herramientas de acceso y los métodos abreviados de teclado.

Personalizar

SUBMÓDULO 1 11
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

En esta parte, podremos modificar el contenido de la barra de herramientas de acceso


rápido. Originalmente, Word contiene sólo los elementos para Guardar, Rehacer y Deshacer; pero
hay algunas operaciones que realizamos con mayor frecuencia, por ejemplo: Vista preliminar e
Impresión se tienen que añadir por separado.

Observa que en el listado de la izquierda están los comandos que puedes utilizar y a tu
derecha, los comandos actuales en la barra, puedes agregar o quitar según lo requieras.

• Puedes incluir separadores.


• Si no encuentras un comando, búscalo en Comandos disponibles, ahí se encuentran
agrupados.
• Puedes verificar y cambiar algunas combinaciones de teclas.

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opción:


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

¿Qué beneficios obtienes con realizar dichos cambios?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

12 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE TEXTO


Informática para Oficinas 3 Semestre

ACTIVIDAD 3

Identifica en el sifuiente diagrama, los elementos que componen la pantalla principal del
Microsoft Word

Coloca sobre cada una de las líneas en el diagrama de arriba, el número que le corresponda
al elemento de la ventana, tomando en cuenta los datos que se presentan a continuación:

1.- Botón Office 7.- Botón maximizar o restaurar


2.- Regla 8.- Barra de herramientas de acceso rápido
3.- Barra de estado 9.- Zoom
4.- Botón minimizar 10.- Barra de título
5.- Cinta de opciones 11.- Botón cerrar
6.- Barra de desplazamiento 12.- Vistas de documento

SUBMÓDULO 1 13
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

ACTIVIDAD 4

Elabora la siguiente práctica, apoyándote en esta guía de aprendizaje y tu profesor

1. Crea en tu memoria USB una carpeta con el nombre Software de aplicación.


2. Entra a Microsoft Word 2007.
3. Redacta 2 párrafos sobre el tema de tu elección.
4. Cambia márgenes a 2.5 izquierdo y derecho.
5. Cambia el color de fondo de pantalla a gris.
6. Agrega tus datos como usuario.
7. Verifica que el idioma del programa sea Español de México y de no ser así, corrígelo.
8. Activa la opción para que aparezcan las páginas del documento de manera continua.
9. Resalta el título del documento y activa la opción para que aparezca resaltado.
10. Escribe algunas direcciones de Internet o correo electrónico y desactiva la opción
para que no se pueda utilizar el vínculo.
11. Activa la opción para que aparezcan las marcas de párrafo, guiones y espacios.
12. Activa las opciones para que se corrija la ortografía.
13. Guarda el archivo en la carpeta Software de aplicación, creada en tu memoria USB
con el nombre OPCIONES POPULARES, en formato Word 2003.
14. Guarda nuevamente el archivo en tu memoria USB, en la misma carpeta que el punto
anterior con el nombre OPCIONES POPULARES 2, en formato Word 2007.
15. Explica brevemente, redactando en el cuaderno cuál es la finalidad de guardar el
archivo en un formato diferente.

Nota: Al momento de elegir el formato como se va a guardar el archivo, toma en cuenta que se
deberá realizar desde las opciones de Word.

ACTIVIDAD 5

Realiza la práctica que se menciona a continuación, apoyándote en esta guía de


aprendizaje y tu profesor

Retomando la práctica anterior, realiza los siguientes pasos:

1. Abrir el documento, trabajado anteriormente.


2. Agrega como encabezado el nombre y grupo del alumno.
3. Agrega como pie de página el número de página.
4. Copia y pega los párrafos anteriores en la parte inferior del documento.
5. Personaliza la barra de herramientas de acceso rápido, agregando cinco botones (los
más utilizados) y activa la opción de método abreviado.

14 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE TEXTO


Informática para Oficinas 3 Semestre

1.2 Utilizar hipervínculos para trasladar el cursor al destino requerido cuando es


seleccionado.

ACTIVIDAD 6

Lee el texto “Hipervínculo” y posteriormente responde las preguntas que se te presentan

Hipervínculo
Un hipervínculo es un texto de color y subrayado en el que se hace clic para ir a una
ubicación de un archivo, a otro archivo, o a una página HTML del World Wide Web o de una
Intranet.

Insertar un hipervínculo que vaya a una ubicación en el documento actual


Para poder establecer un vínculo con un lugar del documento actual, se requiere la
utilización de Marcadores.
¿Qué es un marcador?
Un marcador es un elemento o una ubicación de un documento que se identifica y se le
asigna un nombre para futuras referencias. Los marcadores se utilizan para saltar rápidamente a
una ubicación específica, en este caso, para que por medio de un hipervínculo podamos llegar a
un punto específico de un documento sólo con presionar un botón del mouse.
¿Cómo se agrega un marcador?
Para agregar un marcador, basta con seleccionar un elemento (el cual puede ser una
palabra o enunciado) o una ubicación (que puede ser el inicio de una página) y asignarle un
nombre de marcador. Automáticamente, Word sabrá si seleccionó texto o sólo se posicionó en una
ubicación.

1. Selecciona un elemento al que desees asignar un marcador o haz clic donde deseas
insertar un marcador.

2. En la pestaña Insertar, busca el grupo Vínculos y haz clic en Marcador.

SUBMÓDULO 1 15
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

3. En nombre del marcador: Escribe o selecciona un nombre.


4. Haz clic en agregar.

Nota: Los nombres de los marcadores deben comenzar por una letra y
pueden incluir números; pero no espacios. No obstante, puedes utilizar el
carácter de subrayado para separar palabras, por ejemplo: “Primer_título”.

Mostrar los marcadores


Normalmente, los marcadores no son visibles en los documentos. No obstante, quizá desees
mostrar los marcadores mientras trabajas en un documento. Word utiliza corchetes para representar
marcadores alrededor de un elemento o un cursor en forma de I para representar un marcador en
una ubicación. Los marcadores no se imprimen.

1. Al presionar el botón Office, entra a las Opciones de Word, y en la categoría


Avanzadas, busca la sección Mostrar contenido de documento.

2. Activa la casilla de verificación Mostrar marcadores.

16 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE TEXTO


Informática para Oficinas 3 Semestre

Insertar hipervínculos

Ya sabemos cómo manejar Marcadores, ahora podemos continuar con hipervínculos.

1. En el documento actual, inserta un marcador en la ubicación a la que deseas ir o el


número de marcadores que necesites.
2. Selecciona el texto o el objeto (puede ser una imagen) que deseas representar en el
hipervínculo.
3. Haz clic en Hipervínculo del grupo Vínculos en la pestaña Insertar (en el mismo lugar
de los Marcadores).

4. Abajo de Vincular a: haz clic en lugar de este documento.


5. En la lista, selecciona el marcador al que deseas vincular.
Nota: El texto que aparece en la parte superior, es el texto que se seleccionó para
representar el hipervínculo. En caso de ser un objeto el seleccionado, no se apreciará
ningún texto activo.

Insertar un hipervínculo que vaya a una ubicación específica en otro documento

1. Abre el archivo al que deseas ir e inserta un marcador.


2. Luego abre el archivo desde el que deseas establecer el vínculo y selecciona el texto
o el objeto que quieres convertir en hipervínculo.
3. Abre el cuadro de diálogo Hipervínculo.
4. Abajo de Vincular a: haz clic en Archivo o página Web existente.
5. Busca y selecciona el documento con el que quieres establecer el vínculo.
6. Haz clic en Marcador... y selecciona el marcador que desees.

SUBMÓDULO 1 17
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Insertar un hipervínculo que vaya a una página Web

1. Selecciona el texto u objeto de dibujo que desees y abre el cuadro de diálogo Hipervínculo.

2. Haz clic en Archivo o página Web existente, abajo de Vincular a:

3. Selecciona el archivo al que deseas crearle el vínculo, o bien, puedes realizar cualquiera de
las siguientes opciones:

• Si conoces la dirección de una página Web existente, puedes escribirla directamente y


Word creará automáticamente el vínculo (por ejemplo, al escribir http://www.cobachbc.
edu.mx).
• Puedes teclear la dirección de la página donde dice Escriba el nombre del archivo o de la
página Web.
• Si cuentas con conexión a Internet, puedes hacer clic en Página Web, cambiarte al navegador,
abrir la página y regresar a Word.

Manipulación de hipervínculos

Se puede acceder a las opciones que tiene cada hipervínculo,


posicionándote en él con el mouse, dando clic derecho aparecerá
un cuadro de diálogo como el que se observa a la derecha. Para
modificar el hipervínculo, sólo deberás seleccionar la opción
Modificar hipervínculo… Es probable que no se quiera escribir la
página de Internet, por lo que se puede sustituir por otro texto más
corto o más entendible. En lugar de decir http://www.cobachbc.
edu.mx puede decir Página del Colegio. Esto se puede hacer de
la siguiente manera:

18 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE TEXTO


Informática para Oficinas 3 Semestre

1. Si ya tienes tu página escrita, entra a modificarla.

2. En la barra de texto: Escribe el texto que quieras que aparezca en vez de la página y da clic
en Aceptar.
3. O bien, sobrescribiendo el texto del hipervínculo con el nuevo texto.

ACTIVIDAD 7

Contesta correctamente las siguientes preguntas:

1.- ¿Qué entiendes por hipervínculo?

2.- ¿Qué entiendes por marcador?

3.- ¿En qué circunstancias utilizarías los marcadores en los documentos de Word?

SUBMÓDULO 1 19
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

4.- ¿En qué circunstancias utilizarías los hipervínculos en los documentos de Word?

5.- ¿Cuál es la diferencia entre un hipervínculo y un marcador?

6. ¿Cuáles son los diferentes hipervínculos que puedes agregar en los documentos de Microsoft
Word?

ACTIVIDAD 8

Diseña el documento que se te pide a continuación, siguiendo las instrucciones que se


te indican

Diseña un documento que sirva como catálogo musical donde establezcas los siguientes
géneros musicales:
1. Balada
2. Pop
3. Rock
4. Ranchero
5. Reggaeton

En donde cada categoría te traslade por medio de un hipervínculo a una lista de 3 intérpretes
correspondientes a su género, donde éste a su vez te proporcionará las alternativas para ver el
video en Youtube y para enlazarte a un documento con la letra de la canción del video.
Ejemplo:

Catálogo Musical Intérpretes

1. Balada 1. Cantante 1 Video Letra


2. Pop 2. Cantante 2 Video Letra
3. Rock 3. Cantante 3 Video Letra
4. Ranchero
5. Reggaeton «« Volver

20 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE TEXTO


Informática para Oficinas 3 Semestre

Verifica que los hipervínculos se trasladen correctamente a sus destinos, guarda el documento y
espera a que el maestro lo revise.
Nota: Durante la revisión, se te solicitará modificar un hipervínculo que consistirá en cambiar el
video de un cantante, de preferencia de la misma canción. Finalmente, deberás eliminar alguno
de tus hipervínculos que creaste.
1.3 Crear estilos que correspondan al formato requerido

ACTIVIDAD 9

Realiza la lectura de “Estilos” y posteriormente responde las preguntas que se te presentan

Estilos
Un estilo es un conjunto de formatos que están identificados por un nombre. La ventaja
de utilizar estilos es que con un sólo clic se pueden aplicar varias características de formato
al mismo tiempo.

Word 2007, cuenta con muchos estilos ya definidos de manera predeterminada, por
ejemplo: el estilo Título 1 está compuesto por tamaño de letra de 16 puntos, fuente Arial, negrita y
párrafo alineado a la izquierda.
Además, se pueden crear estilos personalizados con las características de formato que
necesitemos o deseemos.
Por ejemplo, podemos definir un estilo para aplicar a los títulos de nuestros documentos,
otro estilo para escribir las direcciones de correo, otro estilo para cuando queremos resaltar algo
importante del texto, etc. Definir estilos personales ayuda a que nuestros documentos tengan un
diseño propio y nos permite trabajar más eficientemente.
Aplicar estilos
Para acceder a Estilos, podemos hacerlo desde la pestaña Inicio en el grupo de
herramientas Estilo.

Desde allí, también se puede acceder al cuadro de diálogo Estilos, haciendo clic en el
botón que aparece en la esquina inferior derecha.

SUBMÓDULO 1 21
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

En el grupo de herramientas, aparecen estilos


predeterminados que facilitan la tarea, simplemente
selecciona el texto que deseas modificar y luego haz clic en
el estilo deseado. Si haces clic en el botón , puedes ver
la totalidad de estilos predefinidos.

Para aplicar un estilo a un texto de nuestro documento desde el cuadro de diálogo Estilos,
sólo tienes que seleccionar el texto y hacer clic en uno de los estilos que se muestran en el panel
Estilos.
Si haces clic en Borrar todo, el texto seleccionado volverá al estado original, es decir, sin
ningún tipo de formato.
Si antes de aplicar un estilo no hemos seleccionado un texto, se aplicará el estilo al texto
que insertemos a partir de ese punto hasta que volvamos a cambiar el estilo.
Los propios elementos de la lista muestran el estilo que representan, de esta forma se
puede ver el efecto que tiene el estilo que vamos a aplicar sobre el texto, para ello hacer clic en el
cuadro de verificación Mostrar vista previa.

El botón Inspector de Estilos abre un cuadro de


diálogo que permite observar el estilo aplicado, haciendo
clic sobre cualquier parte del texto.

22 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE TEXTO


Informática para Oficinas 3 Semestre

Debajo puede observarse el botón Mostrar Formato .


En este panel se ven todos los elementos que componen
el estilo, como el tipo de alineación, el tamaño de la fuente, etc.
También podemos ver los atributos referentes al Párrafo, como la
alineación, nivel de esquema, etc.

Crear, modificar y borrar estilos


Crear un estilo
Para crear un estilo de una manera fácil lo mejor es definir
el estilo en una parte de nuestro documento. Para esto, debemos
hacer clic en el botón Nuevo Estilo del panel Estilos, se abrirá
el cuadro de diálogo Crear nuevo estilo a partir del formato, escribir
el Nombre del nuevo estilo y pulsar Aceptar.
El cuadro de diálogo permite cambiar algunas de las
características del formato que tenemos definido hasta ese
momento.

SUBMÓDULO 1 23
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

En la imagen puedes observar que el estilo que vamos a definir tiene fuente Times New
Roman, tamaño 12 y alineación a la izquierda. Si ahora quisiéramos añadir el estilo “negrita” no
tendríamos más que hacer clic en el botón correspondiente.
Si prefieres crear un estilo desde la barra de formato es todavía más fácil, sólo tienes que
seleccionar el texto que contiene el formato y escribir el nombre del nuevo estilo en el cuadro de
estilos y pulsar la tecla Enter.
Modificar un estilo
Para modificar un estilo, debes ir al panel Estilos y seleccionar el estilo que quieres modificar,
al hacer clic en el triángulo de la derecha se desplegará un menú con la opción Modificar estilo...
Se abrirá el cuadro de diálogo Modificar estilo que puedes ver en la imagen siguiente.

Aquí puedes modificar las características del formato que desees, para lo cual existen
unos botones con los elementos del formato más usuales, como son el tipo de fuente, el tamaño,
negrita, cursiva, subrayado, color de fuente, alineación, interlineado, sangrías.

24 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE TEXTO


Informática para Oficinas 3 Semestre

Propiedades de los estilos


Conocer estas opciones nos puede ayudar a sacar más provecho de los estilos:

• Tipo de estilo
• Estilo basado en
• Estilo del párrafo siguiente
• Agregar a la lista de estilos rápidos
• Actualizar automáticamente

Tipo de estilo
El cuadro Tipo de estilo: admite cuatro valores: Párrafo, Carácter, Vinculado (párrafo y
carácter), Tabla y Lista.
El tipo de estilo: Carácter afecta a caracteres y tiene definidas características como: el
tamaño de los caracteres, si están en cursiva, etc. Un estilo de tipo Carácter no puede contener
características de formato párrafo, como la alineación, interlineado, etc. Por esto, esas características
están deshabilitadas en el cuadro de diálogo. Cada tipo de estilo se distingue de los otros por un
símbolo que aparece detrás de su nombre. El tipo carácter tiene como símbolo una “a” subrayada.
El tipo de estilo: Párrafo. Puede contener todas las características del estilo Carácter,
además, características del formato de párrafo, como interlineado, sangrías, etc. El tipo Párrafo
tiene el siguiente símbolo que lo identifica: .
El tipo de estilo: Lista. Se aplica a las listas y puede contener características como el
cuadro “Iniciar en” donde se indica el número o letra en el que empezará la lista, fuente, estilo,
sangrías, etc. El tipo Lista tiene como símbolo que lo identifica un icono en forma de lista.
El tipo de estilo: Tabla. Se aplica a las tablas y puede contener prácticamente todas las
características del estilo Carácter además, características de las tablas como: tipo de bordes, etc.
El tipo Tabla tiene como símbolo que lo identifica un icono en forma de cuadrícula.
Estilo basado en: Al definir un estilo podemos utilizar otro estilo para basarnos en él. De
esta forma, el estilo tomará las características definidas para el estilo en el que nos basamos, más
las nuevas que añadamos al definirlo. Esta posibilidad es muy útil ya que facilita definir varios estilos
que se diferencian en pocos detalles, nos ahorramos definir muchas características. Según el tipo
de estilo sea Párrafo, Carácter o Tabla aparecerán unos estilos u otros en el cuadro despegable
“Estilo basado en”.
Estilo del párrafo siguiente
Este cuadro sólo está disponible para el tipo de estilo Párrafo. Permite definir el estilo que tendrá
el párrafo siguiente al estilo que estamos definiendo. Es decir, cuando estemos aplicando el estilo
y pulsemos la tecla Enter dejará de aplicarse el estilo que hemos definido y se aplicará el que
pongamos en “Estilo del párrafo siguiente”. Esto se suele utilizar por ejemplo en los títulos en los
que el párrafo siguiente será del estilo normal.

SUBMÓDULO 1 25
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Agregar a la lista de estilos rápidos


Si no marcas esta casilla el nuevo estilo sólo estará disponible en el documento actual, si
la marcas estará disponible en todos los documentos que utilicen la plantilla actual.
Si la plantilla actual es la plantilla Normal, el nuevo estilo estará disponible también en los
nuevos documentos que se creen. Ya que los documentos nuevos se crean utilizando la plantilla
Normal. Los documentos que existían antes de agregar a la plantilla no tendrán accesible el nuevo
estilo, sólo está accesible para los nuevos documentos. Si queremos que un documento tenga
acceso a un estilo creado después debemos hacerlo con el Organizador.
Actualizar automáticamente
Word vuelve a definir automáticamente el estilo cada vez que se modifique manualmente
el estilo. Además aplica la modificación a todos los párrafos del documento actual que tengan
ese estilo.
Borrar un estilo
Para borrar un estilo debes ir al panel Estilos y seleccionar el estilo que quieres borrar,
al seleccionar el triángulo que aparece en esa pantalla, se desplegará un menú con la opción
Eliminar. Al eliminar un estilo, desaparecerá el formato correspondiente de los párrafos que tuvieran
aplicado ese estilo.

ACTIVIDAD 10

Contesta correctamente las siguientes preguntas:

1.- ¿Qué entiendes por estilo en el Procesador de Textos Microsoft Word?

2.- ¿En qué circunstancias utilizarías los estilos en los documentos de Word?

26 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE TEXTO


Informática para Oficinas 3 Semestre

3.- ¿Cuándo crees que sería necesario crear tus propios estilos en Microsoft Word?

4.- ¿Cuáles tipos de estilos puedes definir o crear en Microsoft Word?

ACTIVIDAD 11

Realiza la siguiente práctica en la computadora, tomando en cuenta las


instrucciones que se te indican y auxiliándote de la guía y del profesor.
Captura el siguiente texto:
Procesador de textos
Un procesador de textos es una aplicación informática que nos permite elaborar documentos
de texto y aplicar diferentes formatos de una manera profesional y con calidad. Así mismo, nos
brinda la posibilidad de insertar diferentes objetos como tablas, imágenes, gráficas, archivos,
sonidos, etc.

Utiliza los estilos predefinidos siguientes:


1. Al título del texto le aplicarás estilo título.
2. Al cuerpo del texto le aplicarás estilo énfasis.

Crea dos nuevos estilos personalizados:


1. Para el título, en donde la fuente sea de tipo Calibri, de color rojo y tamaño 18, alineación
centrada, negrita, y método abreviado Ctrl+PT.
2. Para el párrafo con tipo de fuente Tempus Sans ITC, tamaño 14, color azul, con letra
cursiva, alineación justificada y que responda al método abreviado con combinación de
teclado Ctrl+PA.

Verifica que los estilos funcionen correctamente, guarda el documento y espera a que el
maestro la revise.

Nota: Durante la revisión, se te solicitará modificar o eliminar un estilo de los que creaste.

SUBMÓDULO 1 27
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

1.4 Generar documentos de correspondencia, conteniendo información de la fuente


de datos en los campos de combinación utilizados.

ACTIVIDAD 12

Realiza la lectura “Combinar correspondencia”, y posteriormente responde las preguntas


que se te presentan.

Combinar correspondencia
Esta opción nos permite incluir en un documento datos almacenados en otro sitio. De
esta forma, podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas
distintas.

Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto
que se repetirá en todas las cartas y Word se encargará de generar los datos variables que cambian
en cada carta, según la persona. De esta forma, podemos generar automáticamente tantas cartas
distintas como personas existan en el lugar donde están almacenados los datos.

La utilidad de combinar correspondencia la podemos aprovechar en otras situaciones como


lo son la generación de etiquetas, la impresión de sobres para invitaciones, etc.

Conceptos previos

Documento principal. Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos
variables que toman su valor del origen de datos.

Origen de datos. Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento
principal. Puede provenir de distintos programas, por ejemplo puede ser una tabla de Access, un
libro de Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el
mismo momento de combinar.

En cualquier caso, podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos
por campos.

Un registro corresponde a una fila (renglón) y un campo corresponde a una columna. Por
ejemplo, si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro será la fila correspondiente a
un cliente y un campo será por ejemplo, el nombre del cliente, otro sería la dirección del cliente, es
decir cada uno de los datos de ese cliente.

28 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE TEXTO


Informática para Oficinas 3 Semestre

Crear el documento principal

• Abrir Word y tener en la ventana activa un


documento en blanco o un documento que
ya contenga el texto fijo.
• Seleccionar de la pestaña Correspondencia
el menú Iniciar combinación de
correspondencia.
• Allí haz clic en la opción Paso a paso por el
Asistente para combinar correspondencia.

Se abrirá la sección Combinar


correspondencia con el primer paso del asistente,
el cual nos va preguntando y nosotros le
contestamos, haciendo clic en la opción deseada.
Primero, tenemos que elegir el tipo de
documento que queremos generar (cartas,
mensajes de correo electrónico, sobres, etc.).
Seleccionamos Cartas y hacemos clic en
Siguiente, para que aparezca el segundo paso del
asistente.

En el paso 2, definimos el documento inicial que es


el documento que contiene la parte fija, a partir de la cual
crearemos el documento combinado. Debajo de las tres
opciones tenemos una explicación de la opción seleccionada
en este momento.

SUBMÓDULO 1 29
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Dejar seleccionada la primera opción y hacer clic en Siguiente para continuar


con el asistente.
En el paso 3, seleccionamos el origen de datos (destinatarios).
• Utilizar una lista existente. Aparece la opción Examinar..., hacer clic en ella para buscar
el archivo que contiene el origen de datos.
• Seleccionar de los contactos de Outlook. En lugar de Examinar... aparece la opción
Elegir la carpeta de contacto.
• Escribir una lista nueva. Aparece la opción Crear..., hacer clic en ella para introducir los
valores en la lista (ésta es la que utilizaremos en este ejemplo).

Al hacer clic en la opción Crear..., se abre el cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones
y aquí podremos comenzar a llenar nuestros registros. También podemos configurar las columnas
e incluso, cambiarles de nombre.

Una vez modificada la lista de acuerdo a nuestras necesidades, se procede a guardarla.

Observa cómo cambiamos las columnas y el nombre de algunos campos. Para lograrlo,
puedes entrar a personalizar columnas, donde encontrarás una manera sencilla para modificar
estos elementos.

30 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE TEXTO


Informática para Oficinas 3 Semestre

Damos clic en Aceptar y guardamos nuestra lista.

Hacer clic en Aceptar para continuar con el paso 4 del asistente:


En este paso, redactamos en el documento abierto el texto fijo
de nuestra carta y añadimos los campos de combinación. Para ello,
debemos posicionar el cursor en la posición donde queremos que
aparezca el campo de combinación y a continuación hacemos clic en el
panel de tareas sobre el elemento que queremos insertar.
Podemos insertar:
Un Bloque de direcciones, una Línea
de saludo, Franqueo electró-nico o Más
elementos.... En la opción Más elementos
aparecerá la lista de todos los campos del
origen de datos y podremos elegir de la lista
el campo a insertar.

Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en Siguiente, para continuar con
el paso 5 del asistente.
En este paso, examinamos las cartas tal como se escribirán con los valores concretos del
origen de datos.
Podemos utilizar los botones y para pasar al destinatario anterior y siguiente
respectivamente, podemos Buscar un destinatario... concreto, Excluir al destinatario (en el que
nos encontramos) o Editar lista de destinatarios... para corregir algún error detectado.
Para finalizar, hacer clic en Siguiente.

SUBMÓDULO 1 31
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Para enviar las cartas a la impresora, hacer clic en la


opción Imprimir....
Si queremos guardar las cartas en un nuevo documento,
por ejemplo, para rectificar el texto fijo en algunas de ellas, o
enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar
cartas individuales... En este caso nos permite elegir combinar
todos los registros, el registro actual o un grupo de registros. El
documento creado será un documento normal sin combinación.
Si no queremos realizar ninguna de las acciones anteriores,
cerramos el panel de tareas.

La pestaña Correspondencia
Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas, podemos
abrir el panel de tareas y utilizar los pasos del asistente que ya hemos visto; pero también podemos
utilizar los botones de la pestaña Correspondencia.

Permite abrir el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia


para realizar los cambios convenientes.

Permite insertar en la posición del cursor un bloque de direcciones, tal como


vimos con el asistente.

Permite insertar en la posición del cursor una línea de saludos, tal como vimos con
el asistente.

Permite insertar en la posición del cursor un campo del origen de datos.

32 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE TEXTO


Informática para Oficinas 3 Semestre

Permite resaltar los campos combinados si la opción está activada, los datos
correspondientes a campos combinados aparecen resaltados de esta forma es más
fácil localizarlos dentro del documento.

Asignar campos. Permite asignar campos. Esta opción la detallamos más


adelante.

• Distribuir etiquetas. Permite distribuir etiquetas. Esta opción está disponible con un
documento de tipo etiquetas.

En este menú podrás utilizar una barra de desplazamiento para moverte por los
diferentes destinatarios. También podrás buscarlo o comprobar algún tipo de error
por tu parte en la creación de la carta.

Insertar campos de combinación

Para incluir un campo de combinación, hacer clic en el icono de la pestaña


Correspondencia y se abrirá el cuadro Insertar campo de combinación con la lista de todos los
campos del origen de datos, seleccionamos el campo a insertar y hacemos clic en el botón Insertar.
Podemos insertar así todos los campos que queramos.
El campo aparecerá en el documento principal entre y , esto nos indica que ahí va
un campo que será sustituido por un valor cuando se ejecute la acción de combinar.

Ver datos combinados

SUBMÓDULO 1 33
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Si queremos ver el aspecto que tendrá el documento combinado, hacemos clic en este
botón, el cual nos permite ver el documento principal con los nombres de los campos o bien, con
los datos.
La imagen anterior muestra el documento combinado con los datos del primer registro
del origen de datos. Si estamos visualizando el documento de esta forma, a veces es un poco
complicado localizar los campos que son del origen de datos, una manera fácil de solucionar este
problema es hacer clic sobre el icono , los campos del origen de datos aparecerán resaltados.

Desplazarse por los registros


El origen de datos puede contener varias filas de datos (varios destinatarios), al combinar,
se generarán tantos documentos como registros tenga el origen. Pues los siguientes botones
permiten desplazarse por las filas del origen para comprobar, por ejemplo, si los datos que salen
son los esperados.
• Permite ver los datos del primer registro del origen.
• Permite visualizar el registro anterior.
• Este cuadro permite saber qué registro se está visualizando así como, permite ir
directamente a un registro determinado, escribiendo el nº del registro. Por ejemplo, 1
indica que estoy en el primer registro, si sustituimos ese 1 por un 4, se visualizará el
documento con los datos del cuarto cliente.
• Permite visualizar el registro siguiente.
• Permite visualizar el último registro.

Buscar un registro
Cuando el origen de datos tiene muchos registros puede resultar largo y tedioso buscar un
registro concreto, pasando de un registro a otro con los botones de desplazamiento.
En estos casos, se utiliza el botón ,el cual permite ir a un registro concreto,
indicando el valor que buscamos y en qué campo lo tiene que buscar.

34 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE TEXTO


Informática para Oficinas 3 Semestre

Aparece el cuadro de diálogo Buscar entrada que vemos a continuación:

En Buscar: escribimos el dato que queremos encontrar.


En Buscar en: elegimos el campo del origen de datos donde tiene que buscar el valor. Si
elegimos Todos los campos, buscará el dato en toda la lista.
Hacer clic en el botón buscar siguiente. Si no encuentra ningún registro de las características
buscadas, nos lo indica mediante un mensaje.
La búsqueda siempre se realiza a partir del registro en el que se encuentra en ese momento,
si ese registro no es el primero, cuando llegue al final del origen de datos y no haya encontrado
el registro buscado, nos devuelve otro mensaje por si queremos que siga buscando desde el
principio del origen.
Si encuentra un registro de las características buscadas, se posiciona en él y aparece un
cuadro de diálogo donde podemos seguir buscando otro registro con las mismas características,
tal como se muestra en la imagen.

Destinatarios de combinar correspondencia


Aunque tengamos los datos en un origen que no es Word, podemos ir desde Word a
modificar los datos almacenados en ese origen, indicar algún tipo de ordenación para que mis cartas
salgan ordenadas por algún campo de combinación e incluso, podemos introducir condiciones de
filtro para que sólo se combinen ciertos registros del origen de datos en vez de todos.
Haciendo clic en el icono se abre el cuadro de diálogo Destinatarios de
combinar correspondencia donde podremos hacer todo esto.

SUBMÓDULO 1 35
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

En el cuadro que se observa arriba,


aparece una rejilla con los datos de los
destinatarios (los que se combinarán con el
documento principal). Cada fila corresponde
a un destinatario y por cada destinatario se
generará una carta (o lo que se haya diseñado).
La segunda columna contiene casillas de
verificación que indican los destinatarios que
se combinarán, normalmente estarán todas
las casillas marcadas, si queremos que un
destinatario no aparezca en el documento
combinado sólo tenemos que desmarcar
la casilla. Si queremos modificar el valor de
algún dato almacenado hacemos clic sobre el
origen de datos en la parte inferior y pulsamos
Edición. Se abrirá el siguiente cuadro de
diálogo:
Desde aquí podremos cambiar los datos del destinatario o incluso añadir nuevos.
Si la lista es muy extensa con el botón Buscando se abrirá el cuadro de diálogo Buscar
entrada, donde podemos introducir un valor y un campo, y se posicionará en el primer destinatario
que tenga el valor en ese campo.

36 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE TEXTO


Informática para Oficinas 3 Semestre

Filtrar destinatarios
Si se quiere filtrar los destinatarios que tengan un determinado valor en un campo de
combinación (por ejemplo, queremos los clientes de Tijuana), primero tenemos que situarnos en
el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, clic en el icono ,a
continuación hacemos clic en la flecha que está en el encabezado del campo Ciudad y se despliega
una lista con varias opciones:
(Todos): se seleccionan todos los valores de población.
(Espacios): se seleccionan todos los destinatarios que no
tienen población.
(Sin espacios): se seleccionan todos los destinatarios que
tienen un valor en el campo población.
Los valores que aparecen sin paréntesis son los distintos
valores que aparecen en la población del origen de datos (en este
caso tenemos clientes de Mexicali y Tijuana). Si seleccionamos uno
de estos valores, seleccionará del origen de datos los destinatarios
que tengan ese valor en la población y los demás no se combinarán.

(Avanzado...): abre el cuadro de diálogo Filtrar y ordenar que veremos a continuación:

En la pestaña Filtrar registros se pone la condición que deberán cumplir los registros del
origen de datos que queremos que salgan combinados. Se puede poner una condición o varias.
En la primera línea se va formando la primera condición.
En Campo: seleccionamos el campo que va a formar parte de la condición.
En Comparación: seleccionamos el tipo de comparación que vamos a utilizar. Los tipos
de operaciones son los conocidos (igual, distinto, menor que, mayor que, etc.).

SUBMÓDULO 1 37
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Vacío: indica que el campo no tiene valor. Por ejemplo si no queremos que salgan
combinados los clientes que no tengan dirección, seleccionamos Campo: dirección y Comparación:
No vacío, en Comparado con: no pondremos nada.
En Comparado con: se pone el valor con el que se compara el campo, excepto cuando la
comparación es Vacío o No vacío.
Por ejemplo, la condición formada en el cuadro anterior se leería: nombre igual a Juan, de
esta forma sólo aparecerían combinados los clientes de nombre Juan.
Podemos utilizar varias condiciones, uniéndolas por el operador Y u O para formar
condiciones compuestas, como por ejemplo: nombre igual a Juan Y dirección No vacío, sacaría
los clientes de nombre Juan que tuviesen algo en el campo dirección.

Para quitar las condiciones hacemos clic en el botón Borrar todo.


Una vez formulada la condición, salimos haciendo clic en Aceptar.
Cuando el campo interviene en el filtro su flecha aparece de otro color.
Ordenar destinatarios
Si queremos ordenar los destinatarios por algún campo de ordenación (por ejemplo nos
interesa que las cartas salgan ordenadas por apellidos para que luego sea más fácil entregarlas
a mis empleados), hacemos clic en el nombre de la columna que queremos ordenar y veremos
que los destinatarios se ordenarán por ese campo. Si volvemos a hacer clic sobre el nombre de la
columna los destinatarios pasarán a ordenarse en orden inverso.
También podemos ordenar por varios campos, por ejemplo, queremos ordenar las cartas
por provincia y dentro de la misma provincia por población y dentro de la misma población por
apellidos. En este caso, tenemos que utilizar la ficha Ordenar registros del cuadro de diálogo
Filtrar y ordenar.
Hacer clic en la flecha del encabezado de la primera columna por la que queremos ordenar,
seleccionar de la lista que aparece la opción (avanzado...), aparecerá el cuadro de diálogo Filtrar y
ordenar, a continuación hacer clic sobre la pestaña Ordenar registros.

38 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE TEXTO


Informática para Oficinas 3 Semestre

Sólo tenemos que seleccionar en Ordenar por: el campo por el cual queremos ordenar los
registros y si queremos ordenación ascendente (de menor a mayor) o descendente (de mayor a
menor).
Para ordenar por más campos, rellenar en Luego por:

Una vez formulada la condición, salimos haciendo clic en Aceptar.


Combinar al imprimir
La opción Imprimir documentos… permite enviar a la impresora el resultado de la
combinación.
Al hacer clic en él aparece el cuadro de diálogo que se observa a la derecha.

Podemos imprimir todos los registros (todos los destinatarios después de aplicar los filtros),
el registro actual (el que se visualiza en es momento) o un grupo de registros (Desde: ...Hasta: ...).
En Desde: ponemos el número de orden del primer registro a combinar, dejarlo en blanco
indica desde el primero.
En hasta: se pone el número de orden del último registro a combinar, dejarlo en blanco
indica hasta el último.

Por ejemplo, del segundo al quinto


(desde: 2 hasta: 5); a partir del segundo
(desde: 2 hasta: en blanco); los tres
primeros (desde: en blanco hasta: 3).
Al pulsar Aceptar se abrirá el cuadro
de diálogo Imprimir que ya conoces.

SUBMÓDULO 1 39
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Combinar en correo electrónico


La opción Enviar mensajes de correo electrónico permite enviar cada carta del resultado de
la combinación en un correo electrónico.
Con la creciente y casi inevitable utilización del correo electrónico es evidente que esta
utilidad ahorra mucho trabajo. Al hacer clic en él aparece un cuadro de diálogo. En éste, además
de indicar qué grupo de registros queremos enviar (como con la opción Combinar al imprimir)
debemos completar los parámetros del mensaje a enviar.
En Para: Se selecciona de la lista despegable el campo que contiene la dirección de e-mail
del destinatario.
En Asunto: Se escribe el texto que figurará en el asunto del mensaje.
En Formato de correo: Se selecciona de la lista despegable el tipo de formato del mensaje,
puede ser Texto sin formato, HTML o datos adjuntos.
Para poder disfrutar de esta utilidad se debe tener instalado un programa de correo
electrónico compatible con MAPI, por ejemplo, Microsoft Outlook 2007.

ACTIVIDAD 13

Contesta correctamente las siguientes preguntas:

1.- ¿Qué entiendes por Combinar correspondencia en los documentos de Microsoft Word?

2.- En la combinación de correspondencia, ¿a qué nos referimos cuando hablamos del Docu-
mento Principal?

3.- En la combinación de correspondencia, ¿a qué nos referimos cuando hablamos del Origen de
Datos?

40 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE TEXTO


Informática para Oficinas 3 Semestre

4.- ¿Qué representan los registros y los campos en el origen de los datos de la combinación de
correspondencia?

5.- ¿Qué son los destinatarios en la Combinación de correspondencia en los documentos de


Microsoft Word?

6.- ¿En qué consiste el proceso de filtrar destinatarios en la combinación de correspondencia en


Microsoft Word?

7.- Describe brevemente el procedimiento para crear el documento principal de la combinación


de correspondencia:

ACTIVIDAD 14

Realiza el siguiente ejercicio de combinación de correspondencia, tomando como base


la lectura de la guía, apoyándote con tu profesor y de ser necesario consultando en
Internet

Ejercicio:
Origen de datos.
Deberás generar el origen de los datos, con un mínimo de 5 registros, utilizando el comando
“Correspondencia”, “Escribir nueva lista”. Asignar los campos necesarios para generar todos
los formatos de correspondencia.
Guardar con un nombre significativo.
Carta personalizada.
Elaborar un documento principal de tipo carta, para hacer invitaciones personalizadas.

SUBMÓDULO 1 41
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Guardar con un nombre significativo y verificar su funcionamiento.


Sobre personalizado.
Elaborar un documento principal tipo sobre, para que automáticamente ponga el nombre del
destinatario del sobre.
El remitente debe aparecer en todos los sobres.
Asigna los campos de datos que son necesarios para que aparezcan en los datos de destinatario
de un sobre.
Guardar el documento con un nombre significativo y verificar su funcionamiento.
Etiquetas postales.
Elaborar un documento principal tipo etiqueta, para que automáticamente ponga los datos requeridos
en la etiqueta.
Asigna los campos de datos que son necesarios para que aparezcan en los datos en la etiqueta.
Guardar el documento con un nombre significativo y verificar su funcionamiento.

1.5 Diseñar documentos, utilizando las herramientas de plantillas.

ACTIVIDAD 15

Realiza la lectura “Plantillas”, posteriormente responde a las preguntas que se te presentan.

PLANTILLAS

Una plantilla es un modelo o patrón para crear nuevos documentos. En una plantilla se
guarda internamente el formato utilizado, es decir, el estilo de la fuente, el tamaño, etc., de todo
el documento, así como los formatos de las tablas, las tabulaciones incluidas, la configuración de
números de página, cabeceras y pies de página. Una plantilla puede sernos útil cuando usamos
muchas veces un documento con la misma estructura. Por ejemplo, para mandar faxes, el
documento será siempre muy parecido, ya que tendrá títulos para identificar al autor, la dirección,
el remitente, el asunto, etc.

Una plantilla es un documento de Word 2007 con la característica de que el tipo de


documento es plantilla de documento (.dotx). La principal característica de una plantilla es que
al utilizarla se crea un documento Word normal con los datos introducidos en ese momento y
la plantilla permanece en su estado original, de forma que la podemos utilizar cuantas veces
queramos. Un ejemplo de plantilla es Normal.dotx. Cada vez que abrimos un documento nuevo,
está utilizando la plantilla Normal.dotx. Word 2007 asigna la plantilla Normal.dotx automáticamente
al crear un nuevo documento. Esta plantilla es la que contiene la información del tipo de letra,
estilo, tamaño, etc. que tienen por defecto los documentos nuevos.

Para modificar la plantilla Normal.dotx, primero se debe abrir, hacer los cambios que se
deseen y posteriormente guardarla. Si por cualquier motivo hemos realizado demasiados cambios
y no se recuerda cómo estaba en su estado original se puede volver a tener la plantilla original
borrándola, es decir eliminar el archivo Normal.dotx del disco duro. La próxima vez que se abra
Word con un documento nuevo se creará automáticamente.

42 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE TEXTO


Informática para Oficinas 3 Semestre

Word 2007 dispone de otras muchas plantillas para escribir cartas, faxes, informes, etc., las
cuales aprenderán a utilizarlas y posteriormente, verán cómo poder modificarlas para adaptarlas a
sus necesidades, también cómo crear plantillas nuevas a partir de un documento Word.
Así mismo, se pueden crear plantillas basadas en formularios de introducción de datos con
controles más complejos que veremos en el tema Compartir documentos.
Utilización de las plantillas de Word
Para utilizar las plantillas hay que abrir un documento nuevo desde el botón Office.
Si se hace de la primera forma se abrirá el panel Nuevo documento que se puede ver en la
siguiente imagen:

El panel Nuevo documento permite realizar algunas de las cosas más habituales cuando
está creando un nuevo documento, como abrir un documento nuevo en blanco o abrir un nuevo
documento a partir de otro ya existente. También permite crear un documento nuevo a partir de una
plantilla, que es lo que vamos a ver a continuación.
Como puedes ver en la imagen de arriba hay varias posibilidades a la hora de elegir
una plantilla:

• Plantillas desde Microsoft Office Online, con esta opción accedemos al sitio Web de
Microsoft donde hay varias plantillas que se pueden utilizar. Desde esta página Web
se pueden descargar las plantillas que deseemos.
• Plantillas instaladas, es la opción que permite abrir las plantillas disponibles en el disco
duro de la computadora.

La plantilla Destacado permite elegir entre las plantillas más usadas en la computadora.

SUBMÓDULO 1 43
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Mis plantillas, es donde aparecerán las plantillas que hayan creado.


El cuadro de diálogo que se muestra en la pantalla siguiente, muestra las plantillas
disponibles sobre el tema Carta elegante. Hacer doble clic en la plantilla de su interés.
Asegurarse que está marcado Documento en la parte inferior derecha del cuadro de diálogo,
puesto que ahora queremos crear un documento de Word, utilizando la plantilla y no deseamos
modificar la plantilla.

Se verá un documento como el que se observa en la imagen de arriba, en el que se tendrá


que sustituir los nombres genéricos de la plantilla como: Dirección por lo que se desee, y escribir
los datos adecuados en los lugares donde lo solicite.
CEI

[Escriba su número de teléfono]


[Escriba su dirección]
[Escriba su dirección de correo electrónico]
[Escriba su sitio Web]
Objetivos
[Escriba los objetivos]

Formación académica
[Escriba la fecha de finalización] | [Escriba el grado]
• [Escriba la lista de logros]
Experiencia
[Escriba la fecha de inicio] - [Escriba la fecha de finalización] | [Escriba el cargo]
[Escriba el nombre de la compañía] | [Dirección de la compañía]
[Escriba las funciones]

44 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE TEXTO


Informática para Oficinas 3 Semestre

Cualificaciones
• [Escriba la lista de aptitudes]
Así, conseguiremos escribir un documento con los datos que queramos. Ahora sólo nos
restaría guardarlo como haríamos con cualquier otro documento y la plantilla quedaría en su estado
original. De esta forma, utilizando plantillas, podemos crear tantos documentos como se desee sin
tener que preocuparse de mantener la plantilla inicial.
Modificar plantillas
Vamos a ver cómo se pueden modificar plantillas ya existentes, así podremos modificar
tanto las plantillas proporcionadas por Word 2007 como las que creemos nosotros a partir de
documentos Word 2007, como veremos en el punto siguiente. Para modificar una plantilla, primero
hay que abrirla, para ello desde el botón Office elegir Nuevo y seleccionar Plantillas instaladas, de
la misma forma que hemos visto en el punto anterior.
Se abrirá un cuadro de diálogo como el que se muestra a continuación:

Seleccionar la categoría donde se encuentre la plantilla a modificar, por ejemplo, Fax


Profesional.
Si no se dispone de esa plantilla, se puede utilizar otra parecida. Ahora, en la parte inferior
derecha, en la zona titulada Crear nuevo, hacer clic donde dice Plantilla, así una vez modificada la
plantilla, la guardará como plantilla y no como documento Word.
Haremos clic en Crear y se abrirá la plantilla Fax profesional (tendrá el diseño que se
observó en el punto anterior).
Sobre esa plantilla podremos hacer todas las modificaciones en el diseño que queramos.
Por ejemplo, sustituir Compañía por el nombre de nuestra organización, así ya no tendremos que
introducir cada vez. También se puede cambiar el tamaño y el tipo de letra de “Fax”, etc.
Al final, obtendremos nuestro propio diseño, como muestra esta imagen. Ahora sólo nos
queda guardar la plantilla modificada, para ello hacemos clic en Guardar y nos aparecerá un
cuadro de diálogo como el que vemos a continuación.

SUBMÓDULO 1 45
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Crear plantillas a partir de documentos Word 2007


Las plantillas y los documentos Word 2007 se diferencian esencialmente en que son
distintos tipos de documentos. Por tanto, a partir de un documento Word 2007 podemos crear una
plantilla simplemente cambiándole el tipo de documento.
Así pues, para crear una plantilla a partir de un documento de Word 2007 tendremos que:
Diseñar el documento Word 2007
Modificar el documento Word 2007 para darle el aspecto de una plantilla. Aquí, podríamos
incluir campos del estilo “Haga clic aquí...” , aunque no es necesario que una plantilla contenga
estos campos. Por supuesto, también podemos partir de un nuevo documento en blanco para
diseñar nuestra plantilla.
Guardar como plantilla
Hacer clic en Guardar y en el campo Tipo de documento seleccionar Plantilla de documento.
Como ya vimos en el punto anterior, automáticamente Word 2007 nos colocará en la carpeta
Plantillas. Darle el nombre a la plantilla y hacer clic en Aceptar, a partir de ese momento podremos
utilizar nuestra plantilla desde la carpeta General.
Si guardamos la plantilla en otra carpeta que no sea Plantillas, no veremos la nueva plantilla
junto con el resto de las plantillas al hacer clic en Plantillas generales.

46 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE TEXTO


Informática para Oficinas 3 Semestre

Elementos que se guardan en una plantilla


Como hemos ido viendo en esta unidad, en una plantilla se guarda un documento base con
todas sus características de formato; pero hay otras cosas que también se guardan en la plantilla.
Los estilos que se definan en una plantilla se guardarán con ella.
Si se modifican las barras de herramientas, añadiendo o quitando iconos, estas
modificaciones también se guardarán en la plantilla. Si se crean o modifican entradas de
Autotexto también se almacenarán en la plantilla. Es decir, en una plantilla se guarda un
entorno de trabajo de Word 2007. De ahí la potencia de las plantillas para trabajar de modo
más eficiente con Word 2007.

Temas
Un tema es el resultado de unificar todos los elementos utilizados en el documento con
respecto al diseño y combinaciones de colores. Un tema simplifica la creación de documentos
profesionales bien diseñados, para mostrarlos en Word 2007, en el correo electrónico o en la Web.
Cuando se aplica un tema a un documento, Word 2007 personaliza los siguientes elementos:
vínculos, colores o gráficos de fondo, estilos de cuerpo y estilos de título, listas, líneas horizontales,
colores de hipervínculos y colores de los bordes de las tablas. Se personalizan las listas de uno y
varios niveles.
Para cambiar rápidamente el aspecto de estos elementos, puede cambiar el tema.
A diferencia de una plantilla, un tema no incluye elementos de Autotexto, barras de
herramientas personalizadas, macros, configuraciones de menú o teclas de método abreviado.
También se pueden seleccionar opciones para aplicar colores más brillantes al texto y a los
gráficos, animar determinados gráficos del tema o aplicar un fondo a su documento. Para ver la
animación de gráficos del tema, muestra la página Web en un explorador Web.
Para utilizar un tema en nuestro documento, debemos acceder a la pestaña Diseño de
Página y hacer clic sobre el botón Temas:

SUBMÓDULO 1 47
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

A continuación, nos aparece una pantalla donde podemos escoger un tema de entre
una lista bastante amplia. En muchas ocasiones puede que necesitemos otro tema diferente a lo
que nos muestra la pantalla de predeterminados, para eso podemos hacer clic en Más temas en
Office Online. Cuando tengamos seleccionado el tema que nos interesa pulsamos sobre él y ya
podremos redactar el documento y utilizar los estilos, imágenes de fondo, etc. del tema.

ACTIVIDAD 16

Contesta correctamente las siguientes preguntas:

1. ¿Qué entiendes por una plantilla?

_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________

2. ¿Qué es lo que se guarda en una plantilla?

_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________

48 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE TEXTO


Informática para Oficinas 3 Semestre

3. ¿Cuál es la principal características de una plantilla?

______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________

4. ¿Cuáles son las plantillas de las que dispone Word 2007?

______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________

5. ¿Qué actividades puedes realizar con el panel nuevo?


______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
6. ¿Qué diferencia encuentras entre las plantillas instaladas y las plantillas desde Microsoft
Office on line?
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
7. ¿Qué diferencia encuentras entre las plantillas más destacadas y Mis Plantillas?

______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________

8. Menciona los pasos que tienes que seguir para crear una plantilla:

______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________

9. ¿Qué entiendes por tema?

______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________

SUBMÓDULO 1 49
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

10. ¿Qué diferencia encuentras entre un tema y un plantilla?

______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________

11. ¿Qué elementos personalizan los temas?

______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________

ACTIVIDAD 17

Realiza el siguiente ejercicio de plantillas, tomando como base la lectura de la guía,


apoyándote con tu profesor y de ser necesario consultando en internet.

Ejercicio 1: Elabora un folleto, haciendo uso de las plantillas predefinidas de Microsoft Word,
tomando en cuenta las siguientes instrucciones:
1. Elige la plantilla Folletos.

2. Reemplaza la información que no variará, como el nombre de la empresa.

3. Elige Guardar como en el menú Archivo. Seleccione Plantilla de documento en el


cuadro Guardar como tipo: (las extensiones de los nombres de archivo deben cambiar
de .doc a .dot). Guarda el archivo con otro nombre para proteger el original.

4. Abre el documento que guardaste en el punto anterior, que seguramente estará en la


pestaña General, o en los archivos guardados recientemente.

5. Ahora modifica la información por la que te indique tu maestro.

6. Grabar el documento pero ahora como un documento Word (.doc).

1.6 Insertar referencias en los documentos.

ACTIVIDAD 18

Realiza la lectura “Tablas de contenidos, tablas de ilustraciones, índices” posteriormente


responde a las preguntas que se te prensentan.

Tablas de contenidos, tablas de ilustraciones, índices

Los índices y tablas de contenidos sirven para ayudar al lector a encontrar lo que está
buscando. Word nombra estos conceptos de una manera y nosotros los conocemos de otra:
• Tabla de contenido, es lo que nosotros conocemos como índice.
• Índice, es un índice alfabético.

50 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE TEXTO


Informática para Oficinas 3 Semestre

Los índices y tablas de contenidos son muy útiles cuando estamos trabajando con
documentos extensos (tal como esta guía). De un documento bien planificado y estructurado
podemos extraer una tabla de contenidos que facilite enormemente la localización rápida de algún
punto importante del documento.
Al crear los índices debemos intentar reflejar la estructura del documento y colocar todos los
términos importantes del documento, para que posteriormente los lectores puedan encontrarlos.
Conceptos básicos
Índice: Un índice es una lista de palabras y el número de página donde se encuentra
dicha palabra. El índice está ordenado alfabéticamente. Como ya dijimos, Word llama índice a
lo que normalmente nosotros llamamos índice alfabético, por tal motivo, utilizaremos la misma
nomenclatura que Word. El índice se suele colocar al final de un libro para encontrar términos
importantes de manera rápida y sencilla.

Tabla de contenido: Una tabla de


contenido es un reflejo de la estructura de un
documento y contiene los títulos de los temas y
subtemas que forman el documento. Una tabla
de contenidos puede contener o no el número de
página y puede establecerse un enlace directo
a los puntos contenidos en la tabla. La tabla de
contenido suele figurar al principio de un libro y es
lo primero que miramos cuando queremos saber
de qué temas trata el libro.

Insertar marcas de índice


Para crear un índice debemos revisar el documento y crear todas aquellas entradas que
deseemos que posteriormente aparezcan en nuestro índice.

SUBMÓDULO 1 51
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Podemos marcar las entradas del índice de dos formas: Automática y Manual:
De forma automática
Para crear una entrada de marcas de índice automáticamente debemos crear un nuevo
documento donde tendremos todas las marcas de índice.
El nuevo documento debe tener las siguientes características:
• Una tabla de 2 columnas y tantas filas como términos tenga el índice.
• En la primera columna debemos tener las entradas del documento original que
queremos tener en el índice. Las frases o palabras de las entradas deberán ser
exactas, por ejemplo si el título en el documento es “Capítulo 2. Tipos de vehículos”, en
la columna tendremos que escribir ese texto idénticamente, si escribiéramos “capítulo
2. Tipos de vehículos” no sería correcto ya que en la primera palabra de la entrada, la
“c” está en minúscula y la “i” no está acentuada y por tanto, la tomaría como otra frase.
• En la segunda columna debemos introducir el texto que deseemos que aparezca en
el índice.
• También podemos definir subíndices en el índice, por ejemplo podemos querer tener
dentro del Capítulo 2 una subentrada llamada “Vehículos de motor” entonces en la
segunda columna pondremos “Capítulo 2. Tipos de vehículos: Vehículos de motor”,
los dos puntos “:” indican que es un subíndice de Capítulo 2.
• Deberemos hacer estos pasos por cada entrada que queramos que aparezca en el
índice.
• Una vez confeccionada la tabla guardaremos el documento de forma normal.

Nota: Para tener los 2 documentos abiertos a la vez y poder copiar el texto de uno a otro podemos
utilizar la opción de la pestaña Vista - Ver en paralelo.
Cuando tengamos el documento de entradas creado podemos marcar las entradas del
documento automáticamente.
• Abrimos el documento a marcar.
• Vamos a la pestaña Referencias y hacemos clic en el botón Insertar índice.

Aparece el diálogo de Índice.

52 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE TEXTO


Informática para Oficinas 3 Semestre

• Hacemos clic en el botón Automarcar... Aparece un diálogo para seleccionar el archivo


donde tenemos el listado.
• Seleccionamos el archivo que hemos creado y pulsamos Abrir.
El cuadro de diálogo se cerrará y observaremos cómo Word ha incluido unas marcas en
nuestro texto. Una vez que tenemos el texto marcado, sólo hace falte crear el índice.
De forma manual
Para crear las marcas de forma manual debemos seguir los siguientes pasos:
• Comenzando desde el principio del
documento, selecciona las frases o palabras
que vayas a añadir al índice o sitúate en el
punto donde vayas a insertar una marca.
• Accede a la pestaña Referencias y haz clic
en el botón Marcar entrada o presiona la
combinación de teclas Alt + Shift + X.
• Aparece el diálogo Marcar entrada de
índice, si habíamos seleccionado el texto,
en el recuadro Entrada estará ya escrito ese
texto, en caso contrario debemos introducir
el texto ahora. Este recuadro Entrada es el
que posteriormente aparecerá en el índice.

Podemos crear Subentradas de la Entrada principal, las subentradas aparecerán debajo


de la entrada principal y sangradas a la derecha. Las subentradas se utilizan cuando una entrada
principal tiene términos estrechamente relacionados con ella que también aparecen en el
documento.

Por defecto, el marcador se refiere a la página actual, podemos crear una referencia
cruzada o hacer referencia a un intervalo de páginas.

– Podemos hacer que el número de página tenga el formato de negrita y cursiva.


– Pulsamos Marcar para que se lleve a cabo el marcado.
– Para continuar con el resto de marcas no es necesario cerrar este diálogo.
– Hacemos clic sobre el documento y nos desplazamos hasta la siguiente frase o
palabra que deseemos marcar. La seleccionamos y nos vamos al diálogo de Marcar
entrada de índice, en el momento en que esté activo el diálogo la frase de entrada se
actualiza, pulsamos en Marcar y así con todas las marcas.
– Cuando terminemos presionamos sobre el botón Cerrar.

SUBMÓDULO 1 53
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Insertar índice
Una vez que tenemos todas las marcas ya definidas, bien haya sido manual o
automáticamente, podemos crear el índice. Para insertar el índice debemos colocarnos en el lugar
donde lo queramos situar, al inicio del documento, al final o donde deseemos. Tradicionalmente se
suele poner al final del documento.
Accedemos a la pestaña Referencias y hacemos clic en el botón Insertar índice, aparecerá
un cuadro de diálogo Índice como el que vemos en la siguiente imagen. Si tenemos subentradas
podemos elegir en Tipo: Con sangría, si queremos que aparezcan debajo de la entrada principal o
Continuo si preferimos que las subentradas aparezcan a la derecha.

En Formatos: podemos seleccionar el estilo que tendrá el índice.


Una vez definidas las opciones del cuadro de diálogo pulsamos Aceptar y se generará
el índice.
Desde el diálogo de Índice podemos acceder a modificar el estilo del índice, presionando
sobre el botón Modificar nos aparece un diálogo como el que vemos en la imagen donde podemos
modificar cada uno de los niveles (pueden ser hasta nueve). Podemos modificar el formato de cada
uno de ellos, seleccionándolo y presionando sobre Modificar...
Tablas de contenido
Habíamos dicho al principio, que una tabla de contenidos está formada por los títulos de los
apartados que aparecen en el documento. Al igual que ocurría con los índices, para crear una tabla
de contenidos debemos seguir dos pasos:
1. Preparar la tabla de contenidos, es decir, marcar los títulos que deseamos que aparezcan
en la tabla de contenidos.
2. Generar la tabla de contenidos (TDC o TOC).

54 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE TEXTO


Informática para Oficinas 3 Semestre

Métodos para preparar una tabla de contenidos


1. Mediante los estilos de títulos predefinidos por Word.
Word dispone de estilos de títulos predefinidos que incluyen niveles de esquema. Si en
nuestro documento utilizamos estos estilos de títulos, recuerda que hay desde Título 1 a
Título 9, al crear la tabla de contenidos Word se fija en estos títulos y crea la TDC a partir de
ellos.
2. Crear el documento en vista esquema.
Si construimos el documento en vista esquema, podemos crear, aumentar o disminuir
los niveles de esquema de los títulos del documento. De este modo Word aplicará
automáticamente el estilo de título apropiado. Podemos entrar en el modo vista esquema
desde la pestaña Vista - Esquema.
3. Crear estilos de títulos personalizados.
Podemos crear estilos de títulos personalizados y posteriormente, hacer que Word los tenga
en cuenta cuando generemos la TDC.
Si hemos redactado un documento y le hemos aplicado títulos personalizados, una vez que
estemos en la pestaña Tabla de contenido, en el diálogo Tabla de contenido debemos pulsar
sobre el botón Opciones...
Nos aparece el diálogo, debemos seleccionar los estilos personalizados que hayamos creado
y asignarles el Nivel de TDC. Por ejemplo, si hemos creado los estilos Título 1, Título 2, etc.
lo lógico es que le asignemos a Título 1 el Nivel de TDC 1, a Título 2 el Nivel de TDC 2 y así
sucesivamente.
Generar la tabla de contenidos

Cuando tengamos preparado el documento en


niveles según hemos visto anteriormente y por tanto, ya estén
definidos los elementos que formarán la tabla de contenido,
sólo nos queda generar dicha tabla. Debemos colocarnos
en el lugar donde queramos insertar la tabla de contenidos
(normalmente una tabla de contenidos suele colocarse al
inicio del documento) e ir a la pestaña Referencias, desplegar
el menú Tabla de contenido.

Word dispone de dos modelos de tablas automáticas.


Eligiendo uno de ellos, se generará una tabla de contenidos
de forma instantánea, con el estilo que tiene predefinido

SUBMÓDULO 1 55
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Eligiendo Tabla manual, se generará una


tabla con datos de muestra que deberemos sustituir;
pero aprovechando la estructura que nos ofrece. Si
preferimos crear la tabla a nuestro gusto, podemos
seleccionar la opción Insertar tabla de contenido...,
donde aparecerá el cuadro de diálogo que se observa
en la derecha.
En Formatos: podemos escoger diversos estilos y en
Vista preliminar podemos ir viendo la presentación
que tendrá el estilo seleccionado. Además, podemos
seleccionar entre varias opciones como Mostrar
números de página, Alinear números de página a
la derecha y si queremos sustituir los números de
página por hiperenlaces marcaremos la opción Usar
hipervínculos en lugar de número de página.

Si pulsamos sobre el botón Opciones...


nos aparece un diálogo como el que vemos en
la imagen donde podemos establecer la relación
entre estilos y el nivel de la TDC. Los valores por
defecto son los que aparecen en la imagen; pero
podemos cambiarlos a nuestro gusto. Por ejemplo,
si queremos que nuestra TDC sólo tenga 3 niveles
podemos asignar el nivel 3 a los estilos Título 3,
Titulo 4, etc.
Si hemos modificado los valores por defecto
y queremos dejarlo como estaba, podemos pulsar
sobre Restablecer.
Para generar la tabla, sólo nos queda pulsar en
Aceptar.
Una vez creada nuestra tabla, podemos seleccionarla y volver a desplegar el menú Tabla
de contenido. Si pulsamos en Quitar tabla de contenido, como su nombre lo indica, la tabla se
eliminará; pero pulsando en Guardar selección en galería de tablas de contenido..., podremos
guardar el estilo de nuestra tabla y se añadirá al desplegable para que podamos elegirla en
ocasiones futuras.

56 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE TEXTO


Informática para Oficinas 3 Semestre

Actualizar la TDC
Una de las mayores ventajas de crear una TDC, es que podemos actualizarla
automáticamente. Si una vez creada la TDC modificamos el documento, añadiendo o eliminando
títulos, podemos actualizar la TDC con un par de clics de mouse de una manera fácil y cómoda.
Tenemos dos opciones posibles para actualizar la TDC:
– Desde la pestaña Referencias disponemos del botón.
– Haciendo clic con el botón derecho sobre la TDC disponemos de un menú emergente,
donde tenemos la opción Actualizar campos.
Tras acceder a actualizar la TDC por cualquiera
de estas dos opciones, nos aparece el diálogo Actualizar
la tabla de contenido que vemos en la imagen de la
izquierda para seleccionar si deseamos actualizar sólo
los números de página o toda la tabla.

Notas al pie y notas al final


Para crear una nota al pie debemos seguir los siguientes pasos:
• Seleccionar la palabra o frase a la cual le vamos a poner una
nota.
• Accedemos a la pestaña Referencias.

Si seleccionamos la opción Insertar nota al pie la


nota se insertará automáticamente y no tendremos que
realizar más acciones; pero si queremos configurar las notas
deberemos abrir el cuadro de diálogo Notas al pie y notas al
final, haciendo clic en la flecha al pie del grupo Notas al pie.

Aparece el diálogo que vemos en la imagen anterior.


Podemos seleccionar entre Notas al pie o Notas al final.
Si seleccionamos Notas al pie podemos elegir entre:

– Incluir la nota al final de la página o Debajo de la


selección.
Si seleccionamos Notas al final podemos elegir entre:

– Incluir la nota al Final del documento o al Final de la


sección.

SUBMÓDULO 1 57
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Además, en el diálogo podemos seleccionar el formato del


número que deseamos que se muestre como subíndice.

Podemos incluir una marca personal, pulsando en Símbolo...

Se puede indicar a partir de qué número, letra, símbolo comienza la primera nota al pie.
Seleccionar si la numeración es continua, si reinicia en cada nueva sección o si reinicia en
cada nueva página.
Podemos intercalar entre distintos formatos a lo largo del documento o cambiar de formato
a mitad del documento y aplicar los cambios después, seleccionando Aplicar cambios a Todo el
documento.
Cuando tenemos la nota al pie/nota al final creada, si nos situamos con el mouse encima
aparece un “bocadillo” con el texto referente a esa nota al pie/nota al final y si hacemos doble clic
sobre el superíndice nos lleva a la nota al pie/nota al final referente al superíndice.

ACTIVIDAD 19

Contesta correctamente las siguientes preguntas:

1.- Define índice:


______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________

2.- Define tabla de contenido:


______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
3.- ¿Qué diferencia encuentras entre un índice y una tabla de contenido?
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________

58 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE TEXTO


Informática para Oficinas 3 Semestre

4. ¿Cuáles son las dos formas en que se pueden marcar las entradas del índice?

______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________

5. Menciona los pasos que tienes que seguir para insertar un índice:
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
6.- ¿Cuáles son los métodos para preparar una tabla de contenido?

______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________

7.- ¿Cuáles son las dos opciones posibles para actualizar una tabla de contenido?

______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________

8.- ¿Qué entiendes por notas al pie y notas al final?

______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________

9.- ¿Para qué crees que sirven las notas al pie?

______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________

SUBMÓDULO 1 59
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

ACTIVIDAD 20

Realiza el siguiente ejercicio, tomando como base la lectura de la guía, apoyándote con
tu profesor y de ser necesario consultando en Internet.

Ejercicio: Utilizando un archivo que te proporcionará el profesor, realiza las siguientes


actividades.
1. Entra a Microsoft Word 2007 y abre el archivo proporcionado por el profesor.

2. Revisa el archivo y determina los siguientes puntos:

a. Título

b. Subtítulos

c. Temas

3. Una vez determinados los puntos anteriores, aplica las marcas de nivel correspondientes
y al inicio del documento genera la tabla de contenido.

4. Localiza las palabras claves o temas sobresalientes e inserta las marcas de índice, y al
final del documento genera el índice en tres columnas.

5. Localiza en el documento las imágenes o gráficos e inserta el título de ilustración a cada


una de ellas, y en la hoja siguiente del índice genera el índice de ilustraciones.

6. Localiza en el documento algún tema en específico, busca en Internet más información


y en una cita, anota la página donde encontraste la información.

60 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE TEXTO


Informática para Oficinas 3 Semestre

1.7 Insertar comentarios en los documentos

ACTIVIDAD 21

Realiza la lectura “Comentarios” y posteriormente resuleve las preguntas que se te


presentan.
Comentarios
Los comentarios son una herramienta muy útil cuando compartes un documento con varias
personas, si no deseas realizar cambios sobre el documento original pero quieres resaltar algún
concepto, es muy interesante insertar un comentario para que lo vea el resto de personas que
comparten el texto. Los comentarios se adjuntan al documento; pero no se imprimen, a no ser que
lo indiquemos a la hora de imprimir.
Insertar un comentario
Para insertar un comentario sobre el documento debemos seguir los siguientes pasos:
– Seleccionar el texto del cual vamos a crear un comentario.
– Acceder a la pestaña Revisar y hacer clic en el botón Nuevo comentario.
Nos resalta el texto seleccionado y aparece un globo en la parte derecha del documento
unido con una línea discontinua de puntos hasta el texto. En ese globo es donde podemos introducir
el texto del comentario.
Dependiendo de la vista en que estemos, se nos mostrará de una manera o de otra.
Por ejemplo, estando en vista Normal o Lectura nos aparece una sección lateral con el globo
del comentario a la derecha del documento junto con una línea discontinua enlazada al texto
comentado.
El comentario nos ofrece información del autor, por ejemplo,
en la imagen que se observa a la izquierda de un comentario de
ejemplo. Lo primero que indica es que es un comentario, entre
corchetes escribe las iniciales del autor (D es la inicial del nombre
de usuario) y el número de comentarios que ha realizado este autor
y enseguida se muestra el texto del comentario.
En otras vistas, como Esquema o Borrador el texto aparece resaltado pero para poder ver
los comentarios deberemos abrir el Panel de Revisión. Para ello, deberemos desplegar la opción
Panel de revisiones y escoger el lugar donde lo queremos mostrar, en la zona inferior de forma
horizontal o a la izquierda del texto de forma vertical.
El mismo comentario visto desde el panel de revisiones se vería como podemos observar
en la siguiente imagen.

SUBMÓDULO 1 61
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Vemos que en el panel nos da algo más de información, por ejemplo, en el centro nos
muestra el nombre completo del autor y a la derecha muestra la fecha y hora de cuando introdujo
el comentario y un renglón más abajo muestra el comentario.
Modificar el autor de los comentarios
Los comentarios aparecen con las iniciales del autor en el globo del comentario y en la vista
del panel de revisiones aparece el nombre completo del autor. Normalmente al instalar Word o el
paquete completo de Office introducimos nuestro nombre. Para modificar esa identidad debemos
acceder a la pestaña Revisar y desplegar el menú Control de cambios, allí seleccionaremos
Cambiar nombre de usuario.
Se abrirá el siguiente cuadro de diálogo, que es el que vimos al principio del curso:

En el campo Nombre de usuario escribimos nuestro nombre o el nombre que deseemos.


En el campo Iniciales podemos escribir las iniciales de nuestro nombre. Para que los cambios
tengan efecto debemos presionar el botón Aceptar. El próximo comentario que introduzcamos en
el documento tendrá la identidad que hayamos puesto en este diálogo. Veamos el resto de botones
de la barra de revisión que hacen referencia a comentarios.

• Comentario anterior: Nos lleva al comentario que esté antes


del punto donde nos encontremos.
• Comentario siguiente: Nos lleva al siguiente comentario del
punto donde nos encontremos.
• Eliminar: Elimina el comentario seleccionado.

62 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE TEXTO


Informática para Oficinas 3 Semestre

Buscar un comentario
Si el documento es revisado por varias personas y queremos encontrar un comentario de
una persona en concreto, podemos buscarlo, accediendo al diálogo Ir a mediante la pestaña Inicio,
desplegando el menú Buscar y seleccionando Ir a..., o presionando tanto Ctrl + I como F5.
Nos aparece el diálogo Buscar y reemplazar en la pestaña Ir a, seleccionamos de la lista
Comentario y en el cuadro despegable de la derecha podemos escoger el autor, con los botones
Anterior y Siguiente del mismo diálogo podemos desplazarnos por los comentarios de ese autor.
Modificar la apariencia de los comentarios
Para modificar la apariencia de los comentarios debemos acceder por el botón y seleccionar
Opciones... Aparece el diálogo Control de cambios, las modificaciones que podemos hacer sobre
los comentarios está dividida en dos secciones:
En la sección de Marcas en la última opción podemos modificar el color de los comentarios.
Por defecto se asigna un color por autor, pero si deseamos ver todos los comentarios del mismo
color podemos seleccionar un color fijo para todos los comentarios independientemente del autor.
Además de modificar el color en la sección Globos, podemos modificar el Ancho, el Margen
y cuando deseamos que aparezcan para las vistas Diseño de impresión y Web (Siempre, Nunca o
Sólo para formato o comentario).

SUBMÓDULO 1 63
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

También existe un recuadro de selección donde podemos marcarlo o no para que aparezca
una línea discontinua de conexión al texto al que se refiere el globo.
Mostrar/ocultar comentarios

En el documento podemos ocultar/mostrar los comentarios según nos interese.

Desplegando el menú del botón Mostrar marcas de la


pestaña Revisar, podemos marcar o desmarcar la opción que
inserta Comentarios. El hacerlos visibles u ocultarlos es automático,
si la opción está seleccionada los comentarios serán visibles de lo
contrario no se verán.

Imprimir comentarios
Si deseamos imprimir los comentarios podemos indicar dónde deben imprimirse.
En el menú Control de cambios, podemos acceder
a la opción Cambiar opciones de seguimiento, abrirá un
cuadro de diálogo y en la última sección donde pone
Globos existe la opción Orientación del papel donde
podemos escoger entre las distintas opciones que vemos
en la imagen.

• Automático: Deja que Word oriente lo mejor posible los


comentarios en el papel.
• Conservar: Deja el documento conforme está y lo
imprime según lo vemos.
• Forzar horizontal: Fuerza a imprimir el documento en
formato horizontal para que quepan mejor los globos.

Además de esto, en el diálogo de Imprimir debemos


tener la precaución de en la opción Imprimir tener seleccionada
la opción Documento con marcas.

64 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE TEXTO


Informática para Oficinas 3 Semestre

ACTIVIDAD 22

Contesta correctamente las siguientes preguntas:

1.- ¿Qué son los comentarios en los documentos de Microsoft Word?

______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________

2.- ¿En qué momento es recomendable utilizar los comentarios en Microsoft Word?

______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________

3.- Describe brevemente el procedimiento para insertar comentarios en Microsoft Word:

______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________

ACTIVIDAD 23

Realiza el siguiente ejercicio, tomando como base la lectura de la guía, apoyándote con
tu profesor y de ser necesario consultando en Internet.

Ejercicio: Haciendo uso del ejercicio de la actividad 20, complétalo, insertando por lo
menos 5 comentarios en el documento.

Agrega tu opinión personal con un comentario:

SUBMÓDULO 1 65
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN
I. INFORMACIÓN GENERAL PARA EL PROCESO DE EVALUACIÓN
NOMBRE DEL EVALUADOR: FECHA DE APLICACIÓN:

NOMBRE DEL CANDIDATO:


IECL
Código Título
Perfil de la NTCL que se evalúa

Utiliza software de aplicación para


elaborar documentos de texto.

UNIDAD 1
Utiliza software de aplicación para Utiliza software de aplicación para
la elaboración de documentos. elaborar hojas de calculo.

Utiliza software de aplicación para


elaborar bases de datos.

Unidad:
Código Título Nivel

Elementos:
Referencia Título
Intento de evaluación Intento de evaluación Intento de evaluación
1 2 3
Domina el contenido No domina el
contenido
Juicio de la Evaluación del Con letra Con número
Submódulo 1

Juicio de evaluación
Resultado de Aprendizaje
Con letra Con número
R.1.1
R.1.2
R.1.3
R.1.4
R.1.5
R.1.6
R.1.7

66 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE TEXTO


Informática para Oficinas 3 Semestre

Cambiar las opciones del procesador de textos.


CONTENIDO SÍ NO N/A
1.- Cambia las opciones más frecuentes.
2.- Cambia el modo como se muestra el contenido del documento en la
pantalla y al imprimirlo.
3.- Cambia el modo como Word corrige y aplica formato al texto.
4.- Personaliza la forma de guardar documentos.
5.- Personaliza las opciones avanzadas para trabajar con Word.
6.-Personaliza la barra de herramientas de acceso y los métodos
abreviados de teclado.
Utilizar hipervínculos para trasladar el cursor al destino requerido cuando es
seleccionado.
CONTENIDO SÍ NO N/A
1.- Establece marcadores.
2.- Crea hipervínculos dentro del mismo archivo.
3.- Crea hipervínculos a otros archivos.
4.- Crea hipervínculos a páginas Web.
5.- Modifica hipervínculos.
6.- Elimina hipervínculos.
7.- Confirma la ejecución de los hipervínculos.
Crear estilos que correspondan al formato requerido.
CONTENIDO SÍ NO N/A
1.- Utiliza estilos predefinidos por el procesador de palabras.
2.- Crea estilos personalizados para título.
3.- Asigna el estilo a una combinación de teclas.
4.- Crea estilos de párrafos personalizados.
5.- Asigna el estilo de párrafo a una combinación de teclas.
6.- Comprueba la aplicación de las opciones anteriores.
Generar documentos de correspondencia, conteniendo información de la fuente de
datos en los campos de combinación utilizados.

SUBMÓDULO 1 67
Formación
Formación Para
Para el
el Trabajo
Trabajo -- Tercer
Tercer Semestre
Semestre

CONTENIDO SÍ NO N/A
1.-Elabora un documento principal que contenga el texto y formato
requerido, para combinar la correspondencia.
2.- Crea cartas modelo para la combinación de correspondencia.
3.- Crea sobres para la combinación de correspondencia.
4.- Crea etiquetas para la combinación de correspondencia.
5.- Crea origen de datos.
6.-Combina el documento con el origen de datos (combina la
correspondencia).
7.- Genera documentos de correspondencia.
8.- Imprime los documentos de correspondencia.
Diseñar documentos, utilizando las herramientas de plantillas.
CONTENIDO SÍ NO N/A
1.- Elige la plantilla a modificar.
2.- Reemplaza la información correspondiente.
3.- Aplica formato a la plantilla.
4.- Guarda el archivo modificado con un nombre nuevo.
5.- Crea nueva plantilla de documento en el procesador de palabras.
6.- Guarda el documento como plantilla.
Insertar referencias en los documentos.
CONTENIDO SÍ NO N/A
1. Crea entradas de índice.
2. Genera índices para las entradas.
3. Muestra y oculta entradas de índices.
4. Genera tablas de contenidos.
5. Modifica las opciones de índice y tablas de contenido.
6. Da formato a los índices, utilizando los diferentes estilos de título.
7. Comprueba el funcionamiento de los índices y tablas de contenido.
8. Inserta notas al pie dentro de documentos del procesador de
palabras.
Insertar comentarios en los documentos.
CONTENIDO SÍ NO N/A
1.- Inserta comentarios en documentos de Word.
2.- Manipula las opciones para insertar comentarios.

68 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR DOCUMENTOS DE TEXTO


Informática para Oficinas 3 Semestre

O 2
U L
Ó D
B M
S U
UTILIZAR SOFTWARE DE
APLICACIÓN PARA ELABORAR
HOJAS DE CÁLCULO
SUBMÓDULO 2 69
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Submódulo

UTILIZAR SOFTWARE
DE APLICACIÓN PARA
ELABORAR HOJAS DE
CÁLCULO
El presente submódulo tiene como objetivo prepararte para que apliques las características
avanzadas de la hoja electrónica de cálculo así como automatizar operaciones.

Al término del módulo, el alumno será competente para adaptar las


características de la aplicación del procesador de textos a la forma de
PROPÓSITO:
trabajo que se requiera y para implementar operaciones automatizadas
en la elaboración de documentos de texto.

1. Adaptar las características de la aplicación de la hoja de cálculo a la


COMPETENCIAS: forma de trabajo del usuario.
2. Implementar operaciones automatizadas en la elaboración de
documentos de texto.

CONTENIDOS:

2.1 Modificar las opciones de Excel.


2.2 Utilizar fórmulas y funciones avanzadas en Excel.
2.3 Utilizar las herramientas para la edición de múltiples hojas.
2.4 Establecer los valores permitidos en las celdas de la hoja de cálculo.
2.5 Crear temas que correspondan al formato requerido.
2.6 Trabajar con listas de datos.
2.7 Filtrar el contenido de un rango de datos.
2.8 Elaborar gráficas mediante el uso de herramientas correspondientes.

70 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR HOJAS DE CÁLCULO


Informática para Oficinas 3 Semestre

ACTIVIDAD 1

En binas, lean las competencias que alcanzarán al término del submódulo, posteriormente
respondan las preguntas y terminen comentando sus respuestas a través de una discusión
guiada por el docente a la vez que atienden las explicaciones y ejemplos del mismo.

1.- ¿Qué competencia voy a desarrollar?


______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
2.- ¿Para qué me va a servir?
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
3- ¿En qué momento creo que puedo aplicar la competencia?
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________

INTRODUCCIÓN
¿Qué es una hoja de cálculo?

Una hoja de cálculo es una aplicación diseñada para manipular datos y números. Su
desarrollo está basado en el concepto de hoja tabular y se utiliza para resolver cálculos matemáticos
en distintas disciplinas.

Con una hoja de cálculo podemos calcular, ordenar, combinar, separar, hacer referencias,
etc. Además, en la hoja de cálculo se pueden hacer cambios fácilmente a las características,
ubicación, orientación, etc. de los datos que se están manipulando. Podemos también, representar
la información en forma de gráficas.

Por tanto, la hoja de cálculo es una herramienta multiusos que sirve tanto para actividades
de oficina, que implican la organización de grandes cantidades de datos, como para niveles
estratégicos y de toma de decisiones al crear representaciones gráficas de la información
sintetizada.

SUBMÓDULO 2 71
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Las compañías de software han creado muchas hojas de cálculo. Algunas de ellas tienen
mucho tiempo en el mercado, han estado presentes en los diversos sistemas operativos e incluso,
existen hojas de cálculo disponibles en Internet:
• Microsoft Excel: del paquete de oficina Microsoft Office.
• Calc: incluida en OpenOffice.org.
• IBM/Lotus 1-2-3: en el paquete Lotus SmartSuite.
• Corel Quattro Pro: en el paquete Word Perfect Office de Corel.
• KSpread: de KOffice, paquete gratuito de Linux.
• Numbers: en el paquete iWork de Apple
• Gnumeric: integrada en Gnome Office
• Google Docs& Spreadsheets: disponible en Internet.

72 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR HOJAS DE CÁLCULO


Informática para Oficinas 3 Semestre

ACTIVIDAD 2

Realiza una busqueda electrónica de los siguientes conceptos básicos de la hoja


electrónica de cálculo

1. ¿Cómo definirías una hoja de cálculo?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
2. Define los conceptos siguientes:
Celda:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Celda Activa:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Columna:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Fila:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Rango:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Libro:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
3.- Menciona cuatro características de la hoja electrónica:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
4. Menciona cuatro ventajas de la hoja electrónica:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

SUBMÓDULO 2 73
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

5. Define Excel 2007:


______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
6- Menciona cuatro actividades que puedas hacer en Excel 2007:
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
7.- Expresa con tus propias palabras los beneficios del uso de la hoja electrónica de cálculo:
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________

ACTIVIDAD 3

Lee el texto “Escritorio de Excel”, posteriormente coloca el número que representa el


elemento de la pantalla en el lugar que corresponda.

Escritorio de Excel
Al arrancar Excel aparece una pantalla inicial; puede no coincidir exactamente con
la que ves en tu computadora, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere
que se vean en cada momento, a continuación se describen cada uno de sus elementos
fundamentales:

1. Área de Trabajo: Es la cuadrícula compuesta por filas y columnas


2. La barra de título: Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese
momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta
que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha están los
botones para minimizar , restaurar y cerrar .
3. La barra de acceso rápido: Contiene las operaciones más habituales de Excel como Guardar
, Deshacer o Rehacer . Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones
que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona Personalizar
Banda de opciones de acceso rápido.
4. La Banda de Opciones: Contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas.
Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más habituales
podríamos añadirlas a la barra de acceso rápido. Pulsando la tecla ALT, entraremos en el modo
de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas
y opciones, indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa
opción sin la necesidad del ratón. Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la
barra se minimizará para ocupar menos espacio. De esta forma sólo muestra el nombre de las
pestañas y las opciones quedarán ocultas.

74 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR HOJAS DE CÁLCULO


Informática para Oficinas 3 Semestre

5. El Botón Office: Haciendo clic en el botón de Office que se encuentra en la parte superior
izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú desde donde podrás ver las acciones
que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar, Imprimir o crear uno Nuevo.
6. La barra de fórmulas: Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla
donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra
variará ligeramente.
7. La barra de etiquetas: Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.
8. Las barras de desplazamiento: Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma
rápida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o
hacer clic en los triángulos.
9. Celda Activa: Cuando se selecciona una celda con el ratón, dicha celda se activa. En ella
se puede introducir nuevos datos o editar los datos que contiene, por ejemplo se puede
introducir: valores constantes, fórmulas y funciones. Los valores constantes pueden ser:
textos, números, fechas, horas, porcentajes. La celda activa tiene un borde ancho que la
rodea y se identifica por un recuadro en la hoja de cálculo.
10. Columnas: Las columnas están ordenadas de acuerdo al alfabeto.
11. Filas: Las filas se identifican por números.
12. Ayuda:Se encuentra en la Banda de opciones, haciendo clic en el interrogante.
13. Zoom: Se uutiliza para ajustar el tamaño de visualización de la hoja de trabajo.
14. Barra de Estado: Indica lo que está pasando en el programa. Por ejemplo: Si está guardando
un archivo, la barra de estado lo indica, llenando una línea de cuadros azules enseguida de
la palabra listo. La barra de estado también te permite saber si las siguientes funciones del
teclado se encuentran activas: BloqNum (NUM), BloqMayús (MAY) o Bloqdespl. (DESP).
15. Barra de referencia de la celda: Muestra el lugar en donde se encuentra ubicada la
celda activa en ese momento.

SUBMÓDULO 2 75
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

2.1 Modificar las opciones de Excel.

ACTIVIDAD 4

Ingresa a Excel y revisa cada una de las opciones avanzadas, posteriormente contesta
las preguntas que a continuación se te presentan:

Para que puedas ingresar a las opciones avanzadas de Excel es necesario que realices lo siguiente:

1. Selecciona la barra de acceso


rápido, da clic en la flecha y
selecciona la opción de más
comandos

2. Te presenta la ventana en donde puedes modificar cada una de las opciones de Excel:

76 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR HOJAS DE CÁLCULO


Informática para Oficinas 3 Semestre

Opciones más frecuentes:

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opción:

_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________
_______________________________________________________________________

¿En qué momento pudieras aplicar estas opciones?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

SUBMÓDULO 2 77
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Opciones relativas al cálculo de fórmulas:

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opción:

_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

¿En qué momento pudieras aplicar estas opciones?

_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

78 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR HOJAS DE CÁLCULO


Informática para Oficinas 3 Semestre

Opciones para que Excel corrija y aplique el formato a su texto.

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opción:

_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

¿En qué momento pudieras aplicar estas opciones?

_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

SUBMÓDULO 2 79
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Opción para guardan los libros.

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opción:

_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

¿En qué momento pudieras aplicar estas opciones?

_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

80 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR HOJAS DE CÁLCULO


Informática para Oficinas 3 Semestre

Opciones avanzadas para trabajar con Excel.

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opción:

_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

¿En qué momento pudieras aplicar estas opciones?

_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________

SUBMÓDULO 2 81
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Opción de Personalizar
En esta opción vamos a personalizar la barra de acceso rápido, de tal forma que sólo coloques
los botones que más utilizas.

Para modificar la barra realiza lo siguiente:

1.- En la opción de comandos disponibles:


selecciona el menú de opciones que deseas
personalizar.

82 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR HOJAS DE CÁLCULO


Informática para Oficinas 3 Semestre

2.- En personalizar barra de herramientas de


acceso rápido puedes seleccionar para todo los
documentos. Esto es que la barra que modifiques
estará disponible en todos los documentos que
crees.

3.- Selecciona el botón que desees que aparezca en tu barra, después da


clic en agregarpara pasarlo a la lista de botones o en su caso da clic en
el botón de quitar si deseas eliminarlo de la lista que estás generando.

4.- Observa cómo los botones que seleccionaste aparecen en lista del lado derecho, si ya terminaste
de agregar los botones que necesitas, da clic en aceptar para que quede lista tu nueva barra
de opciones.

Con estos botones puedes reorganizar los botones de la lista.

SUBMÓDULO 2 83
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Da clic en aceptar para que se instale la barra de herramientas en el escritorio de Excel.

Agrega más botones a la barra de acceso rápido y redacta tus comentarios sobre el
proceso que seguiste.

______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________

84 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR HOJAS DE CÁLCULO


Informática para Oficinas 3 Semestre

2.2 Utilizar fórmulas y funciones avanzadas en Excel.

ACTIVIDAD 5

Lee el texto “Fórmula”, a la par que vas realizando el ejercicio que se te presenta a continuación:

FÓRMULAS
¿Qué es una fórmula?
Una fórmula es una operación de cálculo, referencia, deducción o interpretación de
las celdas de una hoja. El verdadero potencial de una hoja de cálculo es el manejo de las
fórmulas. Aunque muchas de las operaciones que se hacen con las fórmulas se pueden
hacer con una calculadora común, en una hoja de cálculo se tiene la ventaja que se dispone
de todos los datos al mismo tiempo y que la operación se indica una sola vez, y después se
indica que lo realice sobre los datos deseados.

Creación de una fórmula


1. Ingresa a Excel

2. Captura la tabla siguiente y completa 10 filas de datos:

Una fórmula se captura en la misma forma como se captura cualquier otro tipo de información
en una celda.

A B C D
1 PRODUCTO PRECIO CANTIDAD TOTAL
2 Teclados 9.00 5
3 Reguladores 19.50 3
4 Web cam 27.00 2

3. La columna de TOTAL es el resultado de la multiplicación de PRECIO por CANTIDAD. Por


tanto, es aquí donde se puede crear una fórmula en lugar de hacer varias multiplicaciones.

• Siempre para comenzar una fórmula, se debe hacer con el signo de igual (=), y
con esto le indicamos a Excel que lo que viene a continuación es el contenido de
la fórmula.

• En la celda aparece el resultado de la operación que se indica en la fórmula.


Sin embargo, sabemos que es una fórmula porque en la barra de fórmulas sigue
apareciendo la fórmula tal y como se escribió.

SUBMÓDULO 2 85
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

• La fórmula que se escribió en la celda D2 (la primera), puede servir para los
siguientes renglones sin necesidad de volverla a escribir en uno de ellos. Tan
sólo tiene que copiarse hacia abajo con el apuntador del mouse, y copiando
rápidamente el contenido hacia abajo, o con el método de copiar celda y pegar.

• Al copiar una fórmula automáticamente van a cambiar los renglones si se copia


hacia arriba o hacia abajo y sus columnas, si se copia hacia la izquierda o derecha,
por lo que en cada renglón o columna se tendría la fórmula correspondiente y sería
equivalente a escribir la fórmula celda por celda, sólo que más rápido y más sencillo.

• De esta forma, se realizó la operación deseada rápidamente y además se tienen


otras ventajas. La primera es que si se hacen cambios en las celdas de PRECIO o
CANTIDAD, automáticamente la operación de la fórmula se actualiza.

• La otra ventaja, es que las celdas que contienen fórmulas pueden ser usadas como
referencias para más operaciones en fórmulas de otras celdas. Por ejemplo, si
agregáramos una columna más de IVA 10% y SALDO, tendríamos lo siguiente:

86 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR HOJAS DE CÁLCULO


Informática para Oficinas 3 Semestre

4. Agrega otras dos columnas con sus encabezados y datos correspondientes, como se indica a
continuación:

5. Calcula el IVA 10% de la columna de TOTAL


6. Calcula el saldo sumando la columna de TOTAL con la columna de IVA 10%
7. Graba con el nombre de ACTIVIDAD 5
8. Solicita al docente querevise tu actividad.

ACTIVIDAD 6

Lee el texto “Variables y Constantes”, a la par que vas realizando el ejercicio que se te
presenta a continuación:

Celdas variables

Celda en la que se sustituye cada valor de entrada de una tabla de datos. Cualquier celda
de una hoja de cálculo puede ser la celda de entrada. Aunque no es necesario que la celda de
entrada sea parte de la tabla de datos, las fórmulas de las tablas de datos deben hacer referencia
a la celda de entrada.

VARIABLES Y CONSTANTES

Constantes

Valor que no ha sido calculado y que por tanto, no varía. Por ejemplo, el número 210 y el texto
“Ingresos trimestrales” son constantes. Las expresiones o los valores resultantes de ellas, no son
constantes.

Por ejemplo, la operación que se realiza para hacer una conversión cotidiana como cambiar
pesos por dólares, la cantidad de pesos que se quieran cambiar es lo que va a variar; pero el tipo
de cambio es fijo (al menos por un día), por tanto, ésta es nuestra constante. Entonces podemos
hacer lo siguiente:

CONSTANTE
(FÓRMULA)

Resultado de la
fórmula

variablea

SUBMÓDULO 2 87
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

La celda A2 representa la celda variable, ya que la cantidad puede ser cualquier otra, mientras
que nuestra constante se encuentra incluida en la fórmula y es el tipo de cambio representado
con el número 12.3, este valor puede estar de manera independiente en una celda; sin embargo,
estará representado de la misma manera en la fórmula.

Prioridades de los operadores

Cuando se realizan varias operaciones, el orden en el que serán realizadas es:

1) Multiplicaciones y divisiones
2) Sumas y restas

Según el orden, las operaciones se van a agrupar con los paréntesis para obtener el resultado
deseado. Por ejemplo:

Fórmula Resultado
=2+4*5 22
=(2+4)*5 30
=5+6/4+3*2 12.5
=(5+6)/(4+3)*2 3.14285714
=((5+6)/(4+3))*2 3.14285714

Direccionamiento de celdas

Como se vio anteriormente en esta sección, al copiar una fórmula hacia la derecha o izquierda,
cambian las columnas, y al copiar una fórmula hacia arriba o abajo, cambian las filas. Pero esto
en ciertos casos puede ser una desventaja, porque es posible que deseemos tener algún dato
constante y la referencia de su celda no debe cambiar. Una solución a esto podría ser que se
hiciera una fórmula por cada celda, pero no es una solución eficiente, porque mientras más datos
se tengan más larga será esta tarea.

Por ejemplo, en la siguiente tabla se desea calcular el cambio de pesos a dólares:

1. Ingresa a Excel

2. Captura la tabla siguiente:

88 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR HOJAS DE CÁLCULO


Informática para Oficinas 3 Semestre

3. Calcula la columna de PRECIO DLLS, dividiendo la columna PRECIO MN ENTRE EL VALOR


DEL DÓLAR.

4. Después copia el valor de la celda hacia


abajo, debe aparecerte como se muestra en la
siguiente figura:

La fórmula que está en la celda D7 está correcta,


lo único que debemos hacer es indicarle que no
cambie su columna o renglón al momento de
copiarse y la forma de hacerlo es anteponiendo
el signo $ antes de la referencia de la celda.

La misma fórmula se puede editar con la tecla <F2> y posteriormente se agrega el signo $
antes de la dirección C7. Posteriormente copia la fórmula y te dará el resultado correcto.

5. Ahora sí, al copiar la fórmula, el valor de C3 se mantendrá:

6. Graba con el nombre de ACTIVIDAD6

7. Solicita al docente que revise tu actividad.

Podemos tener referencias absolutas cuando no va a cambiar ni la columna ni la fila (como


$C$6), referencias relativas cuando va a cambiar la columna o la fila (como C6 o C6) y referencias
mixtas cuando se combinan relativas con absolutas (como $C6*C$7).

Las referencias absolutas, relativas y mixtas ($), se pueden utilizar con cualquier tipo de fórmulas.
Esto nos puede ahorrar mucho trabajo y tiempo al momento de realizar operaciones con los datos.

SUBMÓDULO 2 89
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

ACTIVIDAD 7

Lee el texto “Funciones Predefinidas” posteriormente contesta las preguntas que se


te presentan:
Funciones predefinidas

Excel es una hoja de cálculo que nos permite poder realizar muchas operaciones de forma
sencilla, mediante la identificación de las celdas por filas y columnas. Una de las grandes
herramientas que existen en Excel son las funciones. Estas funciones nos permiten realizar
operaciones más complejas y de forma sencilla, tanto con valores numéricos o valores de texto.
Todas las funciones tienen en común el nombre de la función, la cual la identifica con una
serie de argumentos, todos ellos separados por puntos y comas, entreparéntesis. Veremos que
puede haber alguna función que no tenga ningún tipo de argumento, pero siempre existirán los
paréntesis después del nombre de la función.

Para poder trabajar con las funciones, es importante conocerlas todas por separado ya que
cada una de ellas nos ofrece un resultado diferente. Sabiendo lo que deseamos y conociendo
las funciones, es más fácil poder encontrar la combinación de funciones con las que podemos
encontrar el resultado deseado.

Excel organiza las funciones en distintos grupos para su


mejor localización. En el botón aparece un cuadro
donde también podemos ver una explicación sobre la función
que requerimos.

A continuación, se muestran algunas de ellas:

Funciones de fecha y hora: AÑO, DÍA, FECHA, HORA, HOY, MES, MINUTO.

Funciones de matemáticas y COS, EXP, GRADOS, LOG, SENO PI, POTENCIA, RAÍZ,
trigonometría: SENO,
CONTAR, CONTAR SI, FRECUENCIA, MAX, MIN, MODA,
Funciones de estadística:
PROMEDIO.

CARACTER, CONCATENAR, MAYUSC, MINUSC,


Funciones de texto:
SUSTITUIR.

Funciones lógicas: FALSO, NO, O, SI, Y.

90 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR HOJAS DE CÁLCULO


Informática para Oficinas 3 Semestre

A lo largo de este tema, podremos ver el nombre de la función, una pequeña explicación de para
qué sirve, la explicación de la estructura con los argumentos (sintaxis) y para qué sirve cada una
de ellas y un pequeño ejemplo de cómo utilizar esta función.

Tomemos en cuenta la siguiente hoja de Excel, la cual utilizaremos en las siguientes funciones:

Funciones estadísticas de uso común

SUMA

Suma todos los números de un rango de celdas.

SUMA(número1,número2, ...)

Número1, número2, ... son de 1 a 30 argumentos cuyo valor total o suma desea obtener.

Fórmula Descripción Resultado

=SUMA(3,2) Suma 3 y 2 5

=SUMA(A1:A3) Suma los tres primeros números 26

=SUMA(A3:A5,2) Suma los tres últimos números y 2 40

PROMEDIO

Devuelve el promedio (media aritmética) de los argumentos, los cuales pueden ser números,
nombres, matrices o referencias que contengan números.

SUBMÓDULO 2 91
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

PROMEDIO (número1,número2,…)

Número1, número2, ... son entre 1 y 30 argumentos numéricos cuyo promedio desea obtener.
Fórmula Descripción Resultado
=PROMEDIO(3,2,5,10) Promedio de 3, 2, 5 y 10. 5
=PROMEDIO(A2:A3) Promedio del segundo y tercer número. 8
=PROMEDIO(A2:A3,A5) Promedio del segundo, tercer y último número. 6
=PROMEDIO(A3:A5,10) Promedio de los tres últimos números y 10. 12
MAX

Devuelve el valor máximo de un conjunto de valores.

MAX(número1,número2, ...)

Número1, número2, ... son entre 1 y 30 números de los cuales desea encontrar el valor
máximo.

Fórmula Descripción Resultado


=MAX(A1:A5) El mayor de los números de la tabla 27
=MAX(A1:A5,30) El mayor de los números de la tabla y 30 30

MIN

Devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores.

MIN(número1;número2; ...)

Número1, número2, ... son entre 1 y 30 números de los que desea encontrar el valor mínimo.

Fórmula Descripción Resultado


=MIN(A1:A5) El menor de los números de la tabla 2
=MIN(A1:A5,0) El menor de los números de la tabla y 0 0

CONTAR

Cuenta el número de celdas que contienen números, además de los números dentro de la lista
de argumentos. Utiliza CONTAR para obtener el número de entradas en un campo numérico de un
rango o de una matriz de números.

92 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR HOJAS DE CÁLCULO


Informática para Oficinas 3 Semestre

CONTAR(ref1,ref2;...)

Ref1, ref2, ... son de 1 a 30 argumentos que pueden contener o hacer referencia a distintos
tipos de datos, pero sólo se cuentan los números.

Tomemos en cuenta la siguiente tabla:

Fórmula Descripción Resultado


Cuenta el número de celdas que contienen
=CONTAR(A1:A6) 2 (A2 y A4)
números en la lista.
Cuenta el número de celdas que contienen
=CONTAR(A4:A6) 1 (A4)
números en las tres últimas celdas de la lista.
Cuenta el número de celdas que contienen
=CONTAR(A1:A6,2) 3
números en la lista, además del valor de 2.
Una vez estudiadas las funciones lógicas, podremos hacer uso de funciones combinadas que
se encuentran incluidas en Excel, como SUMAR.SI, CONTAR.SI, CONTARA,CONTAR.BLANCO,
entre muchas más, las cuales son de mucha ayuda si las logramos utilizar adecuadamente.

Funciones lógicas

Son las funciones que nos permiten “preguntar” sobre el valor de otras y actuar según la
respuesta obtenida.

SI

La función SI nos permite realizar una pregunta lógica, la cual pueda tener dos posibles
resultados Verdadero o Falso y actuar de una u otra forma según la respuesta obtenida.

SI(prueba_lógica,valor_si_es_verdadero,valor_si_es_falso)

Prueba lógica es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o
FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 100,
la expresión se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, la expresión se evalúa como FALSO.
Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparación. Lo que escribamos dentro del
segundo y tercer argumento serán las acciones que se realizarán en caso de que la respuesta
a la pregunta lógica sea verdadera o sea falsa. Los dos primeros argumentos son los únicos
obligatorios para esta función.

SUBMÓDULO 2 93
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Para realizar la pregunta lógica podremos utilizar los siguientes operadores de comparación:
= Igual a
> Mayor que
< Menor que
>= Igual o mayor que
<= Igual o menor que
Ejemplo: <> Diferente de

En la celda A2 escribiremos la edad de una persona y en la celda B2


queremos que aparezca el texto “Mayor de edad”, en el caso que la
edad sea igual o superior a 18; en cambio, si la edad es menor de 18,
aparecerá el mensaje “Menor de edad”. La función que deberíamos
escribir sería:

=SI(A2>=18,”Mayor de edad”,”Menor de edad”)

Observemos que en el primer argumento preguntamos por mayor o igual que 18, si la respuesta
a la pregunta es Verdadera se realizará el segundo argumento: “Mayor de edad”, en cambio si
la respuesta es falsa, realizamos el tercer argumento: “Menor de edad”. Otra forma de escribirlo
sería:

=SI(A2<18,”Menor de edad”,”Mayor de edad”)

Los argumentos de la función también pueden ser fórmulas o valores de celdas. Si te fijas,
el texto debe llevar comillas, por lo que si quieres mostrar una celda en blanco podemos poner
=SI(A2<18,“Menor de edad”,“”).

Función Y

Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si uno o
más argumentos son FALSO. Esta función suele utilizarse conjuntamente con la función SI.

Y(valor_lógico1,valor_lógico2, ...)

Valor_lógico1, Valor_lógico2, ... son entre 1 y 30 condiciones que se desea comprobar y que
pueden ser VERDADERO o FALSO.

Ejemplo:

En la celda A2, introduciremos la edad y en la B2 la estatura de una persona en metros. La


edad debe ser mayor a 16 años y la estatura superior a 1.70, por lo que la función Y devolverá un
FALSO en caso de que alguno de los datos no se cumpla y se escribiría de la siguiente forma en
la celda C2:

94 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR HOJAS DE CÁLCULO


Informática para Oficinas 3 Semestre

=Y(A2>16,B2>1.7)
Edad Estatura Valor de la función Y
17 1.80 VERDADERO
16 1.70 FALSO
15 1.90 FALSO

Podemos utilizar la función SI, aprovechando el resultado que nos arroja la función Y para enviar
un sencillo mensaje, como “Puede entrar” o “No puede entrar”.

La función escrita en la celda C2, podría ser:

=SI(Y(A2>16,B2>1.7),”Puede pasar”,”No puede pasar”)

Bien podría ser el proceso de selección para un equipo de básquetbol o voleibol.

Observemos que toda la función Y(...) se escribe dentro del primer argumento de la función SI.

También observemos la diferencia en los resultados


si cambiamos los operadores, ya que si en la estatura
escribiéramos B2>=1.7, se aceptarían personas que midan
1.70, tal vez este último operador sería el más adecuado;
pero eso va a depender de la finalidad de nuestra fórmula.

Función O

Devolverá VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolverá FALSO si todos


los argumentos son FALSOS.Esta función también se suele utilizar conjuntamente con la función
SI. Con ella también podremos realizar varias preguntas dentro del SI y la parte que está en el
argumento reservado para cuando la pregunta es verdadera, sólo se realizará en el caso que
cualquiera de las respuestas a las preguntas dentro de la función O sea verdadera.

O(valor_lógico1,valor_lógico2, ...)
Valor_lógico1,valor_lógico2,... son entre 1 y 30 condiciones que deseamos comprobar y que
pueden ser VERDADERO o FALSO.

Ejemplo:

Utilizaremos el mismo ejemplo anterior pero dejaremos pasar a la persona que sea mayor de
16 años o mida más de 1.70. De esta manera con que se cumpla una de las dos condiciones,
la función devolverá VERDADERO y enviará un FALSO sólo cuando las dos condiciones no se
cumplan. Escribimos lo siguiente en C2:
=O(A2>16,B2>1.7)

SUBMÓDULO 2 95
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Edad Estatura Valor de la función Y


17 1.80 VERDADERO
13 1.60 FALSO
15 1.90 VERDADERO
20 1.65 VERDADERO

Utilizando de igual manera la función SI, podríamos escribir


lo siguiente en la celda C2:

=SI(O(A2>16,B2>150),”Puede pasar”,”No puede pasar”)

ACTIVIDAD 8

Contesta correctamente las siguientes preguntas:

1. ¿Qué entiendes por una función?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

2. ¿Qué diferencia existe entre una fórmula y una función?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

3. ¿Qué características tienen las celdas que cuenta la función CONTAR?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

4. ¿En qué momento aplicarías una función lógica?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

96 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR HOJAS DE CÁLCULO


Informática para Oficinas 3 Semestre

5. Explica a qué se refieren los tres parámetros que contiene la función SI:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

6. ¿Cuál es la diferencia entre la función O y la función Y?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

7.- ¿Qué diferencia encuentra entre la función MAX y MIN?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

8 ¿Qué diferencia encuentras entre la función SUMA y la función PROMEDIO?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

SUBMÓDULO 2 97
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

ACTIVIDAD 9

Ingresa a Excel y realiza el ejercicio siguiente:

1. Captura los datos como se muestra en la imagen siguiente:

2. Calcula la columna de CAL. PARCIAL III con la función SUMA, observa cómo se calcula en la
siguiente imagen:

98 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR HOJAS DE CÁLCULO


Informática para Oficinas 3 Semestre

3. Calcula la columna de PROMEDIO (parcial I, parcial II y Cál. parcial III) con la función que
le corresponde, observa cómo se calcula el promedio en la siguiente imagen:

4. En la columna de ALERTA utiliza la función SI para indicar qué materia reprobaste o te


felicite porque aprobó la materia. Observa la siguiente imagen:

SUBMÓDULO 2 99
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Cuando presiones ACEPTAR te debe de quedar de la forma siguiente

5. Por último calcula el promedio más alto que tuviste en el parcial I con la función MAX y la
calificación más baja en el SEMESTRAL con la función MIN

6. Graba con el nombre de actividad9

7. Solicita al profesor que revise tu actividad.


ACTIVIDAD 10

Ingresa a Excel y realiza el ejercicio siguiente:


En Matemáticas I, aprendiste a utilizar la fórmula general para la solución de ecuaciones
de segundo grado.

−b 2 ± b 2 − 4ac Recuerda que el discriminante (b – 4ac) es lo que está dentro de la raíz


2

x= cuadrada, y nos puede proporcionar tres posibles valores:


2a

• Un valor mayor que cero indica que la ecuación tiene dos soluciones reales.
• Si el resultado es cero, tiene una solución.
• Si obtenemos un valor negativo, la ecuación no tiene solución en números reales (por la
raíz de un número negativo).

Elabora una hoja de cálculo donde mediante una fórmula envíes un mensaje que informe si
el discriminante resultó negativo, pero si el valor de éste es mayor o igual que cero, calcular las
soluciones de la ecuación de segundo grado con cuatro decimales. Es conveniente que sepas que
Excel cuenta con la función =RAIZ(número), la cual obtiene la raíz de un número, en el parámetro
número se le puede dar un valor numérico, fórmula o el valor de una celda. Este es un ejemplo de
cómo puede quedar, pero podemos diseñarla a tu gusto y conveniencia.

100 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR HOJAS DE CÁLCULO


Informática para Oficinas 3 Semestre

Observa la ubicación de las variables a, b y c, están en B5, E5 y H5 respectivamente, entonces


escribimos la fórmula para obtener el discriminante en C7:
=(E5*E5)-(4*B5*H5) Lo que equivale a la fórmula b2 – 4ac

Luego escribiremos una fórmula para emitir un mensaje en caso de tener un resultado positivo,
uno negativo o cero, para lo que en I7 podemos escribir:
=SI(C7=0,”T.C.P.”,SI(C7>0,”Ecuación de segundo grado”,”No hay soluciones”))

Si te fijas, hay una función SI dentro de otro SI, a esto se le conoce como funciones o ciclos
anidados, es decir, una función dentro de otra.

La función verifica que si el discriminante (C7) es cero, determina a un trinomio cuadrado perfecto,
si no lo es, continúa la verificación preguntando si C7 es positivo, lo cual nos daría una ecuación
con dos soluciones y por último, si no es ninguna de las dos, pues sólo queda que C7 sea negativo
por lo que mandará el mensaje de que no hay soluciones.

Por último, si quieres saber cuáles son las soluciones x1 y x2, puedes evaluarla con la fórmula
general, aprovechando que ya tienes el valor del discriminante en C7.

Escribe en D9 lo siguiente: =SI(C7>=0,(-E5+RAIZ(C7))/(2*B5),”Raíz negativa”)


Ahora en I9 escribe: =SI(C7>=0,(-E5-RAIZ(C7))/(2*B5),”Raíz negativa”)

Debes tener en cuenta la importancia de los paréntesis, -b se suma y resta con la raíz del
discriminante y después se divide entre 2a, el uso de paréntesis es forzoso.

Lo que la función hace es evaluar la fórmula general sólo para valores iguales o mayores que
cero, pues de lo contrario, directamente envía el mensaje de que se trata de una raíz de un
número negativo. Observa que la única diferencia en las dos fórmulas es el signo que antecede a
RAIZ(C7), que es la raíz del discriminante.

Graba con el nombre de actividad 10

7. Solicita al profesor que revise tu actividad.

SUBMÓDULO 2 101
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

ACTIVIDAD 11

Ingresa a Excel y realiza el ejercicio siguiente:

Realiza una tabla de conversiones donde puedas convertir de pesos a dólares y dólares a
pesos. En una celda capturarás el tipo de cambio, en otra la cantidad a convertir y una más para
obtener tu resultado.

Graba con el nombre de actividad11


Solicita al profesor que revise tu actividad.

2.3 Utilizar las herramientas para la edición de múltiples hojas.

ACTIVIDAD 12

Lee el texto “Libros en Excel” posteriormente contesta las preguntas que se te


presentan:

Libros en Excel

Como ya sabemos, un libro de Microsoft Excel es un archivo que contiene una o más hojas
de cálculo. Hay que recordar que una hoja de cálculo es el documento principal que se utiliza
en Excel para almacenar y trabajar con datos y consta de celdas que se organizan en filas y
columnas. Una hoja de cálculo se awlmacena siempre en un libro que puede utilizarse para
organizar distintos tipos de información relacionada entre sí. Pueden introducirse y modificarse
los datos simultáneamente en varias hojas de cálculo y pueden ejecutarse los cálculos basándose
en los datos de más de una hoja de cálculo. Si se crea un gráfico, éste puede colocarse en la
misma hoja de cálculo con sus datos correspondientes

102 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR HOJAS DE CÁLCULO


Informática para Oficinas 3 Semestre

Pues bien, de lo que se trata ahora es de trabajar con las diferentes hojas con las que puede
contar un libro. Primero que nada hay que saber en donde están ubicadas las etiquetas que
identifican a cada una de las hojas.Excel comienza a trabajar un nuevo archivo, conteniendo tres
hojas, como se puede ver en la parte inferior del siguiente gráfico.

Hojas

Podemos notar cuál es la hoja activa sólo con ver la etiqueta, ya que el fondo cambia su color y
el tipo de letra se muestra en negrita. Para pasar de una hoja a otra, solamente damos un clic en
la hoja a la que queramos cambiar.
Insertar una nueva hoja

Para insertar una hoja:

1. Hacer clic en el botón secundario del mouse sobre la etiqueta de una hoja.

2. Seleccionar la opción Insertar del menú contextual.

3. Seleccionar el icono Hoja de cálculo.

O presionar el icono a la derecha de Hoja3 o la combinación Mayús+F11.

SUBMÓDULO 2 103
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Para insertar varias hojas:

1. Mantener presionada la tecla MAYÚS (Shift) y, a continuación, seleccionar tantas etiquetas de


hoja de cálculo existentes como las que deseas agregar al libro con un clic del mouse. Por ejemplo,
si deseamos agregar tres hojas, simplemente seleccionamos tres hojas.

2. Con el botón secundario del mouse, seleccionar la opción Insertar del menú contextual.

3. Seleccionar el icono Hoja de cálculo.

NOTA: Las nuevas hojas se insertarán a la izquierda de la hoja activa.

Eliminar hojas

Este proceso implica borrar hojas que puedan tener información y que ésta se pueda perder
definitivamente, por lo que se debe tener cuidado al momento de realizar el proceso.

El procedimiento para eliminar hojas es muy parecido:

1. Seleccionar las hojas que deseemos eliminar.

2. En el menú Edición, haz clic en Eliminar hoja.

1. Seleccionar las hojas que queramos eliminar.


2. Con el botón secundario del mouse, seleccionar
la opción Eliminar.

Cambiar el nombre a una hoja


Para cambiar el nombre a una hoja sigue cualquiera de los siguientes pasos:

1. Seleccionar la hoja a la que deseemos cambiar de nombre.


2. Con el botón secundario del mouse, seleccionar la opción
Cambiar nombre, en el menú contextual.
3. Escribir el nuevo nombre y presiona Enter.

1. Dar doble clic en la etiqueta de la hoja a la que queramos


renombrar.
2. Escribir el nuevo nombre y presionar Enter.

En ambos casos, podremos escribir el nuevo nombre


directamente en la pestaña de la hoja

104 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR HOJAS DE CÁLCULO


Informática para Oficinas 3 Semestre

Agregar color a etiquetas de hojas

Se puede cambiar la presentación de las etiquetas distinguiéndolas por algún color.

1. Hacer clic en el botón secundario en la etiqueta de hoja y


a continuación, en Color de etiqueta.

2. Elegir el color que se desee y hacer clic en Aceptar.

La hoja activa estará solamente subrayada por el color elegido, mientras que la en hoja inactiva,
su fondo será del color seleccionado.

Establecer fondo a una hoja

Una hoja también puede tener una imagen de fondo, o un relleno sólido, para el caso de las hojas
que contienen datos. Para establecer un fondo debemos realizar los siguientes pasos:

1. Seleccionar la hoja en la que quieras agregar una imagen de fondo o trama.

2. En la pestaña Diseño de página, presionar el botón Fondo

3. Seleccionar el archivo de gráficos que vamos a utilizar como trama de fondo.

El gráfico se repetirá para rellenar una hoja.

SUBMÓDULO 2 105
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Para eliminar el fondo, podremos hacer los pasos 1 y 2, sólo notarás que el menú cambia,
el lugar donde estaba Fondo…, ahora lo ocupa Eliminar fondo.

Mover o copiar hojas

De la misma manera que existen varias formas de insertar y


eliminar hojas, existen diferentes maneras para mover y copiar
hojas. Se puede mover una o más hojas en el mismo libro e
incluso en diferentes libros.

Para mover o copiar hojas:

1. Abrir el libro que recibirá las hojas.


2. Cambiar al libro que contiene las hojas que deseamos mover
o copiar y, a continuación, seleccionamos las hojas.
3. En la pestaña de la hoja, hacer clic con el botón derecho del
mouse y luego en Mover o copiar hoja.
4. En el cuadro Al libro, haz clic en el libro que recibirá las hojas.

NOTA: Para mover o copiar las hojas seleccionadas en un nuevo libro, hacer clic en nuevo libro.

5. En el cuadro Antes de la hoja, hacer clic en la hoja delante de la que deseemos insertar las
hojas copiadas o movidas.
6. Para copiar las hojas en vez de moverlas, activa la casilla de verificación Crear una copia.

La forma más fácil de mover hojas es dar clic y mantener presionado para arrastrar la hoja
a la ubicación deseada. Algo muy importante que se debe tomar en cuenta es que si se mueve
una hoja de cálculo,

106 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR HOJAS DE CÁLCULO


Informática para Oficinas 3 Semestre

las operaciones o gráficas que estén basados en datos de la misma se pueden volver imprecisos
o erróneos, por lo que hay que tener cuidado con las hojas que se moverán o copiarán.

Ocultar y mostrar hojas

Hay veces en que necesitamos ocultar alguna hoja, ya sea por seguridad o por simple
requerimiento personal. Al ocultar una hoja, ésta simplemente no aparecerá donde están las
etiquetas; sin embargo, sigue existiendo. Las opciones para realizarlo están en los mismos menús
anteriores.

Para ocultar hojas:

1. Seleccionar la hoja u hojas que queramos ocultar.


2. En la pestaña de la hoja, hacer clic con el botón derecho
del mouse y da clic en Ocultar. Las etiquetas desaparecerán.

Para mostrar las hojas ocultas:

1. Hacer lo mismo, sólo que ahora da clic en


Mostrar…
2. Aparecerá el cuadro Mostrar con las hojas que
actualmente están ocultas, seleccionar las que
quieras mostrar y dar clic en Aceptar.

Selección y edición de hojas



Al introducir o cambiar datos, los cambios afectan a todas las hojas seleccionadas. Estos
cambios pueden sustituir los datos en la hoja activa y otras hojas seleccionadas. Es decir, lo que se
vio anteriormente se puede aplicar no solamente a una hoja: sino a varias hojas al mismo tiempo.

Para seleccionar: Se debe:


Una sola hoja Hacer clic en la etiqueta de la hoja.
Dos o más hojas Hacer clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuación,
adyacentes mantener presionada la tecla MAYÚS (Shift) y hacer clic en la
etiqueta de la última hoja.

SUBMÓDULO 2 107
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Dos o más hojas NO Hacer clic en la etiqueta de la primera hoja y, a continuación,


adyacentes mantener presionada la tecla CTRL y hacer clic en las etiquetas de
las demás hojas
Todas las hojas de un Hacer clic con el botón secundario del mouse sobre cualquier
libro etiqueta y elegir la opción “Seleccionar todas las hojas” en el
menú contextual.

Al tener seleccionadas varias hojas, el formato se aplicará a todas por igual. Por ejemplo, si
estamos en la Hoja1, y seleccionamos enseguida la Hoja2 y la Hoja 3, lo que escribamos lo
estaremos viendo en la Hoja1; sin embargo, lo que hagamos se estará aplicando simultáneamente
en las otras dos hojas. Así mismo, los formatos de celdas, tipos de letras, fondos, etc., se estarán
aplicando en las hojas seleccionadas.

ACTIVIDAD 13

Contesta correctamente las siguientes preguntas:

1. ¿Cuáles son las formas de seleccionar varias hojas en un libro?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

2. ¿Cuál es el procedimiento para cambiar el color de fondo de una etiqueta?

_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

3. ¿Qué pasa si al seleccionar dos o más hojas, escribimos algo en una celda?

_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

108 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR HOJAS DE CÁLCULO


Informática para Oficinas 3 Semestre

4. ¿Cómo le pones fondo a una hoja?

_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

5.-¿Cómo eliminas una hoja?

_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

6.- ¿Cómo mueves o copias el contenido de una hoja?

_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

ACTIVIDAD 14

Ingresa a Excel y realiza el ejercicio siguiente:

1. Realiza una hoja de cálculo donde podamos cambiar automáticamente de hojas (haremos uso
de hipervínculos, que se trataron en el primer módulo).

2. En la primer hoja, asígnale el nombre de INICIO e inserta


cinco figuras geométricas (Triángulo, Cuadrado, Trapecio,
Círculo, Pentágono regular).

3. Inserta igual número de hojas, una para cada figura.

4. Al hacer clic en la figura, nos debemos cambiar a la hoja correspondiente, usando hipervínculos.
En cada hoja escribe la fórmula para encontrar el área de la figura y agrega un botón que nos lleve
al Inicio.

SUBMÓDULO 2 109
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Variante: Puedes utilizar las formas de la ecuación de la recta olas cónicas y su ecuación
característica (Vistos hasta el primer y segundo corte en Matemáticas III).

Observa cómo nos cambiamos a la hoja correspondiente al círculo, en ella encontraremos la


fórmula y el botón que nos llevará a la hoja Inicio.

5. Graba con el nombre de ACTIVIDAD 14

6. Solicita al profesor que revise tu actividad.

110 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR HOJAS DE CÁLCULO


Informática para Oficinas 3 Semestre

2.4 Establecer los valores permitidos en las celdas de la hoja de cálculo.

ACTIVIDAD 15

Lee el texto “Validación de datos” posteriormente contesta las preguntas que se te


presentan:

Validación de datos

Cuando se está utilizando un sistema de computadora es común que cuando algún proceso no
está permitido se mande un mensaje de error o de advertencia. Por ejemplo, en una tienda, si se
intenta vender un producto que se terminó en inventario, la computadora podría arrojar un mensaje
que diga “No hay existencia del producto”. Otro ejemplo sería al intentar dar como fecha el 30 de
febrero, que obviamente no existe, por tanto se puede enviar un mensaje de advertencia diciendo
algo como “Fecha inválida”.
Excel cuenta con la validación de datos, que sirve para impedir al usuario el ingreso de datos que
no estén permitidos en nuestra hoja de cálculo. ¿Qué pasaría si intentas pasar tus calificaciones
a Excel? Si no realizas la validación, podrías ingresar calificaciones como un 11 ó un -3, pero si
aprendes este tema, podremos restringir que la celda sólo reciba valores de 0 a 10. Esto no sólo
es válido con números, podemos restringir el ingreso de texto, fechas, números o personalizar a
tu conveniencia.

Designar entradas de celda válidas

1. Seleccionar las celdas que desees validar.

2. En la pestaña Datos, haz clic en Validación de datos…

3. Especifica el tipo de validación que desees:

Podremos darnos cuenta que en el cuadro Permitir:


podemos elegir entre diferentes opciones, Número entero,
Decimal, Fecha, Hora y Longitud de texto mostrarán las
mismas opciones, mientras que la Lista mostrará opciones
un poco diferentes y Personalizada espera una validación
para alguna fórmula en especial.

SUBMÓDULO 2 111
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

En el caso de las primeras, se esperará primero alguna restricción que esté en el cuadro Datos,
tal como se muestra en la figura de la derecha, y dependiendo de la restricción, serán los valores
que se esperarán. Por ejemplo, si quiero permitir valores que estén en el rango de 6 a 10, pues
en Datos se tiene que poner entre, luego, como valor mínimo se debe dar el 6 y el 10 como valor
máximo. Si se quiere permitir un texto o número específico, en Datos se tendría que elegir iguala
y en la única opción de valor, dar el dato deseado.

En el ejemplo podemos ver que se está restringiendo a que sólo se acepten valores entre el cero
y el diez.

112 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR HOJAS DE CÁLCULO


Informática para Oficinas 3 Semestre

Mensaje Entrante

En la misma pantalla podemos modificar


el mensaje de entrada. Seleccionar la pestaña
Mensaje de entrada y enseguida introduce los
datos mostrados en el cuadro Título y Mensaje
de entrada.

Si dejas marcada la casilla de verificación


Mostrar mensaje al seleccionar celda, el
mensaje aparecerá al seleccionar las celdas
validadas con el fin de dar aviso al usuario que las
celdas permiten sólo algunos valores.

Si no quieres que aparezca este mensaje, simplemente desactiva la casilla de verificación.

Mensaje de Error

Este es el mensaje predeterminado que Excel mostrará cuando se intente ingresar un dato que
no esté permitido.

Sin embargo; la ventaja de esta característica es que podemos personalizar esta ventana.

SUBMÓDULO 2 113
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Primero que nada hay que marcar las celdas que quieras validar

Enseguida, abre la ventana de Validación de datos, podremos ver que cuenta con un cuadro
donde se puede modificar el Título y el Mensaje de error: pero también tiene las opciones de
Estilo, las cuales tienen sus propias características, aunque el mensaje sea exactamente el mismo:

Grave

Los valores que se introduzcan NO se aceptarán hasta que se dé un valor permitido o cancelar
el proceso.

114 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR HOJAS DE CÁLCULO


Informática para Oficinas 3 Semestre

Advertencia

En este caso, se advierte que los valores no son permitidos; pero si el usuario lo requiere lo podrá
introducir contestando Sí.

Información

Aquí solamente avisa, pero al igual que la advertencia, si se presiona Aceptar se está permitiendo
el dato.

Formatos condicionales

Cuando preparamos una hoja de cálculo es común


que sea necesario controlar los resultados de ciertas
cifras, ya que estos han sido calculados. Por ejemplo,
sería importante saber cuando la producción de
manzanas disminuye de tal manera que no podemos
surtir a nuestros clientes. Por esto, Excel nos permite
asignar un formato condicional. Este formato considera
el valor de la celda y asigna el formato en función de
los resultados esperados. Para asignar un formato
condicional seleccione de la pestaña Inicio, la opción
Formato condicional.

SUBMÓDULO 2 115
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Verás varias opciones donde se condiciona el formato de la celda de acuerdo a determinado


valor. Por ejemplo, si queremos que Excel nos avise con un color cuando nuestras ventas diarias no
rebasen los 500 pesos, seleccionamos la opción Es menor que… Las cajas de diálogo cambiarán
dependiendo de la opción que elijas.

Podemos ver a la derecha las opciones predeterminadas para que la celda tome cierto formato.
Pero nosotros tenemos la opción para darle el formato que deseemos.

Para eso, en el botón Formato condicional, seleccionamos la opción Nueva regla.

Aparece un cuadro de diálogo donde están todas las opciones donde, por ejemplo, si quieres
resaltar tus buenas calificaciones que están entre 9 y 10, tienes que seleccionar Aplicar formato
únicamente a las celdas que contengan, Valor de la celda estará entre 9 y 10.

116 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR HOJAS DE CÁLCULO


Informática para Oficinas 3 Semestre

Presionamos el botón Formato para darle a la celda el aspecto que queramos, para eso se
abrirá el cuadro de diálogo siguiente:

SUBMÓDULO 2 117
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

ACTIVIDAD 16

Contesta correctamente las siguientes preguntas:

1. ¿Para qué sirve la validación de datos?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

2. Da un breve ejemplo en el que pudieras utilizar la validación de datos:


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

3. ¿Cuál es la diferencia entre el Mensaje de error y el Mensaje entrante?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

4. Menciona los estilos de error en la validación de datos:


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

5 ¿Para qué crees que sirve el formato condicional?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

ACTIVIDAD 17

Ingresa a Excel y realiza el ejercicio siguiente:

Elabora tu boleta de calificaciones validando la información que ingreses, es decir,


sólo números del cero al diez para el parcial I y II, enviarás un mensaje de error donde
diga “Sólo calificaciones de 0 a 10”. Números del 0 al 5 para el parcial III y semestral,
enviarás un mensaje de error donde diga: “Sólo calificaciones de 0 a 5”.

118 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR HOJAS DE CÁLCULO


Informática para Oficinas 3 Semestre

Puedes utilizar el Ejercicio 1 realizado en Fórmulas y Funciones (Resultado 2.2).

Realízalo de la siguiente forma:

• Marca las celdas a las cuales le vas a validar los datos

• Selecciona la opción VALIDACIÓN DE


DATOS del menú DATOS

• Selecciona la opción de validación de datos para que te muestre la ventana en la que tienes
que llenar las opciones como se muestra en la imagen siguiente:

Da clic en aceptar para que se graben los cambios

• Ahora puedes capturar los datos, si intentas meter valores fuera del rango que indicaste te
mostrara el siguiente mensaje de error:

SUBMÓDULO 2 119
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

• Graba con el nombre de ACTIVIDAD17


• Solicita al profesor que revise tu actividad.

2.5 Crear temas que correspondan al formato requerido.

ACTIVIDAD 18

Lee el texto “Temas”, posteriormente contesta las preguntas que se te presentan:

Temas

Los temas son los que se muestran en la galería Temas. Aunque un tema puede ser un tipo
de archivo independiente, cada documento que se cree en la Versión de Office 2007 tiene un
tema incorporado (incluso los documentos nuevos en blanco tienen un tema aplicado). Los temas
integrados no contienen texto ni datos, pero los colores del tema, las fuentes del tema o los efectos
del tema se aplican a todas las partes del documento, incluido el texto y los datos.

En Excel 2007, en la ficha Diseño de página, en el grupo


Temas, haz clic en Temas y podemos buscar más en Más
temas en Microsoft Office Online.

Colores del tema

Cambiar los colores del tema (colores del tema: conjunto de


colores que se utiliza en un archivo. Los colores del tema,
las fuentes del tema y los efectos del tema constituyen un
tema) es el cambio más drástico que puede hacer en un
documento de Office, salvo cambiar el tema. Con un solo
clic puede cambiar la tonalidad de un documento de informal
a formal, o viceversa, cambiando los colores del tema.

120 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR HOJAS DE CÁLCULO


Informática para Oficinas 3 Semestre

Los colores del tema tienen 12 zonas de color. Los cuatro primeros colores horizontales son
para el texto y los fondos. El texto que se crea con colores claros siempre será visible sobre colores
oscuros, y el texto que se crea con colores oscuros siempre será visible sobre colores claros. Los
seis colores siguientes son colores de énfasis que siempre son visibles sobre los cuatro colores
de fondo posibles. Los dos últimos colores, que no se muestran en la imagen siguiente, están
reservados para los hipervínculos visitados (hipervínculo visitado: hipervínculo de un destino que
se ha visitado. Una vez que se visita un hipervínculo, cambia de color).

Los colores del tema admiten fondos oscuros y claros porque los libros Excel 2007 a menudo
son blancos. Hay reglas de visibilidad incorporadas en el tema para que pueda cambiar los colores
en cualquier momento y el contenido siga siendo legible y tenga la apariencia adecuada.

Al hacer clic en Colores en el grupo Temas, los colores que aparecen junto al nombre del tema
representan los colores de énfasis e hipervínculo de ese tema. Si cambia cualquiera de estos
colores para crear su propio conjunto de colores de tema, los colores que se ven en el botón
Colores y junto al nombre Tema se actualizarán según corresponda.

Los colores del tema se muestran en todas las galerías de


colores junto con un conjunto de tonos y matices que se basa en
dichos colores. Puede seleccionar colores de este juego ampliado
para elegir opciones de formato y aplicarlas a partes concretas del
contenido dentro del mismo tema. Al cambiar los colores del tema,
también cambia la galería de colores y los colores aplicados a todo
el contenido del documento que utiliza los colores del tema.

En la galería Colores del tema se muestran todos los conjuntos


de colores de los temas integrados. Para crear sus propios colores
del tema, en el grupo Temas, haga clic en Colores y luego en Crear
nuevos colores del tema.

Estilos de celda de Excel

Un estilo de celda es un conjunto definido de características de formato, como fuentes (fuente:


diseño gráfico aplicado a todos los números, símbolos y caracteres alfabéticos. También se
denomina tipo de letra. Arial y Courier New son ejemplos de fuentes. Las fuentes suelen venir en
diferentes tamaños, como 10 puntos, y varios estilos, como negrita), tamaños de fuente, formatos
de número, bordes de celda y sombreado de celda. Para impedir que otras personas realicen
cambios en determinadas celdas, también puede utilizar un estilo de celda que bloquee las celdas.

SUBMÓDULO 2 121
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Office Excel 2007 tiene varios estilos de celda integrados que puede aplicar o modificar. También
puede modificar o duplicar un estilo de celda para crear el suyo propio.

Los estilos de celda se basan en el tema (combinación de colores de temas, fuentes de temas
y efectos de temas). Se puede aplicar un tema a un archivo mediante una selección única de
documento que se aplica a todo el libro. Cuando se cambia a otro tema de documento, los estilos
de celda se actualizan para que coincidan con el nuevo tema.

ACTIVIDAD 19

Contesta correctamente las siguientes preguntas:

1. ¿Qué son los temas?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

2. ¿Qué son los temas integrados?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

3. ¿Qué representa los cuatro primeros colores horizontales del tema?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

4. ¿Qué representan los seis colores siguientes?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

5. ¿Los dos últimos colores qué representan?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

6. ¿Qué es un estilo de celda?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

122 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR HOJAS DE CÁLCULO


Informática para Oficinas 3 Semestre

ACTIVIDAD 20

Ingresa a Excel
Abre la práctica de la boleta de calificación
Aplícale un tema
Grábala con el nombre de ACTIVIDAD20
Llama a tu profesor para que te revise.

2.6 Trabajar con listas de datos.

ACTIVIDAD 21

Lee el texto “Tablas de datos”, posteriormente contesta las preguntas que se te presentan:

Tablas de datos (listas de datos)

Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila
contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos) y las demás filas contienen
los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho también se denominan
listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto podremos componer como
máximo una lista con 255 campos y 65535 registros.

Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de
operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda.

Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:

• Ordenar la los registros.


• Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio.
• Utilizar fórmulas para la lista, añadiendo algún tipo de filtrado.
• Crear un resumen de los datos.
• Aplicar formatos a todos los datos.

Las tablas de datos, ya se usaban en versiones anteriores de Excel, pero bajo el término Listas
de datos, incluso encontraremos, que en algunos cuadros de diálogo, se refiere a las tablas como
listas.

SUBMÓDULO 2 123
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

¿Cómo planear una lista?

Cuando planees una lista, considera la información que contendrá la lista y cómo trabajarás con
la información hoy y en un futuro, antes de empezar a introducir información en la hoja de cálculo
haz las siguientes consideraciones:

• Identifica el propósito de la lista.


• Determina el tipo de información que debe contener la lista.

• Planea la estructura de la lista.


• Determina los campos que conforman un registro.

• Anota los nombres de los campos.


• Los nombres de los campos pueden tener hasta 255 caracteres de longitud. Los nombres
de campo aparecen en la primera fila de una lista.

• Determina cualquier formato especial de número que requiera la lista.


• Casi todas las listas contienen texto y números. Se debe considerar que algunos campos
requieren prefijos o formato especial de números. Como Excel elimina cualquier cero al
principio de un número, se debe introducir un apóstrofo (‘), como en el caso de tu matrícula
de Cobach, por ejemplo, si escribes en Excel 00403343, se eliminarán los primeros ceros,
por lo que hay que escribir ´00403343 para que se conserven.

Crear una tabla

Para crear una lista tenemos que seguir los siguientes pasos:

• Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacías) que queremos incluir en la lista.
• SeleccionarTabla en la pestaña Insertar.

Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear tabla

124 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR HOJAS DE CÁLCULO


Informática para Oficinas 3 Semestre

Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer ahora.

Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado), activaremos la


casilla de verificación. La lista tiene encabezados.

• Al final hacer clic en Aceptar.

Al cerrarse el cuadro de diálogo, podemos ver que en la banda de opciones aparece la pestaña
Diseño, correspondiente a las Herramientas de tabla:

Y en la hoja de cálculo aparece en rango seleccionado con el formato propio de la tabla.

Modificar los datos de una tabla

Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla podemos teclear directamente los nuevos
valores en la tabla, o bien podemos utilizar un formulario de datos. Esta segunda opción viene muy
bien sobre todo si la lista es muy grande.

Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario escribir o mostrar con
facilidad una fila entera de datos (un registro).

Para abrir el formulario de datos, tenemos que posicionarnos en la lista para que esté activa, y
pulsar en el icono Formulario, el cual por default, no está en la cinta de opciones por lo que habrá
que agregarla tal como lo vimos al inicio de este módulo.

Cuando esté listo, podremos ver este icono.

SUBMÓDULO 2 125
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Al crear el formulario, disponemos de los siguientes botones:

• Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro.


• Eliminar: Eliminar el registro que está activo.
• Restaurar: Deshace los cambios efectuados.
• Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior.
• Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro.
• Criterios: Sirve para aplicar un filtro de búsqueda.
• Cerrar: Cierra el formulario.

Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos sobre el registro, luego
rectificamos los datos que queramos (para desplazarnos por los campos podemos utilizar las
teclas de tabulación), si nos hemos equivocado y no queremos guardar los cambios hacemos clic
en el botón Restaurar, si queremos guardar los cambios pulsamos la tecla Enter.

Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el botón Nuevo, Excel se posicionará en un
registro vacío, sólo nos quedará rellenarlo y pulsar Enter o Restaurar para aceptar o cancelar
respectivamente.

Después de aceptar Excel se posiciona en un nuevo registro en blanco por si queremos insertar
varios registros, una vez agregados los registros, hacer clic en Cerrar.

Para buscar un registro y posicionarnos en él podemos utilizar los botones Buscar anterior y
Buscar siguiente o ir directamente a un registro concreto, introduciendo un criterio de búsqueda.
Pulsamos en el botón Criterios con lo cual pasamos al formulario para introducir el criterio de
búsqueda, es similar al formulario de datos pero encima de la columna de botones aparece la
palabra Criterios.

Por ejemplo, si buscamos un registro con el valor Luna en el campo Apellidos, escribimos Luna
en Apellidos y pulsamos el botón Buscar Siguiente, Excel vuelve al formulario de datos y nos
posiciona en el registro de apellido Luna.

126 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR HOJAS DE CÁLCULO


Informática para Oficinas 3 Semestre

Modificar la estructura de la tabla

Pulsando en el icono Cambiar tamaño de la tabla, podemos


seleccionar un nuevo rango de datos. Pero si la tabla contiene
encabezados, estos deben permanecer en la misma posición, así que
sólo podremos aumentar y disminuir filas.

Podemos modificar directamente el rango de filas y columnas, estirando o


encogiendo la tabla desde su esquina inferior derecha.

Cuando necesitemos añadir una fila al final de la tabla


para continuar introduciendo datos, sólo tendremos que
pulsar la tecla TAB desde la última celda y aparecerá
una fila nueva.

Si necesitamos insertar filas y columnas entre las filas existentes de la tabla, nos posicionaremos
en la primera celda que queremos desplazar y elegiremos la opción correspondiente desde el
menú Insertar, en la pestaña de Inicio o en el menú contextual de la tabla.

Para eliminar filas o columnas, deberemos posicionarnos sobre una celda, y elegiremos Filas
o Columnas de la tabla en el menú Eliminar, disponible en la pestaña de Inicio y en el menú
contextual de la tabla.

Seleccionando una celda, fila o columna, y pulsando la tecla Delete, eliminamos los datos
seleccionados; pero no la estructura de la tabla.

Para eliminar la tabla completa, seleccionamos toda la tabla y pulsamos Delete. Si deseamos
eliminar la estructura de la tabla; pero conservar los datos en la hoja, entonces
pulsamos en la pestaña de Diseño de la tabla.

Estilo de la tabla

SUBMÓDULO 2 127
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Una forma fácil de dar una combinación de colores a la tabla que resulte elegante, es escogiendo
uno de los estilos predefinidos, disponibles en la pestaña Diseño de la tabla.

En Opciones de estilo de la tabla, podemos marcar o desmarcar otros aspectos, como que las
columnas o filas aparezcan remarcadas con bandas, o se muestre un resaltado especial en la
primera o última columna.

Las bandas y resaltados dependerán del estilo de la tabla.

Por lo demás, a cada celda se le podrán aplicar los colores de fuente y fondo, fondo condicional,
etc.,como a cualquier celda de la hoja de cálculo.

En esta tabla, se ha cambiado el estilo y se han marcado las opciones Primera y Última columna.

Ordenar una tabla de datos

A la hora de ordenar una tabla, Excel puede hacerlo de forma simple, es decir, ordenar por un
único campo u ordenar la lista por diferentes campos a la vez.

Para hacer una ordenación simple, por ejemplo ordenar la lista anterior por el primer apellido,
debemos posicionarnos en la columna del primer apellido, después podemos acceder a la pestaña
Datos y pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenación o bien pulsar sobre uno de
los botones de la sección Ordenar y filtrar para que la ordenación sea ascendente o
descendente respectivamente. Estos botones también están disponibles al desplegar la lista que
aparece, pulsando la pestaña junto al encabezado de la columna.

Para ordenar la lista por más de un criterio de ordenación, por ejemplo ordenar la lista
por grupo más el primer apellido, en la pestaña Datos, pulsamos sobre Ordenar... nos aparece el
cuadro de diálogo Ordenar donde podemos seleccionar los campos por los que queremos ordenar
(pulsando Agregar nivel para añadir un campo), si ordenamos según el valor de la celda, o por
su color o icono (en Ordenar según), y Criterio de ordenación, donde elegimos si el orden es
alfabético (A a Z o Z a A) o sigue el orden de una Lista personalizada. En el cuadro podemos ver
que la ordenación se hará del grupo con el número de menor número al mayor, una vez hecho
esto, se ordenarán por apellido. Así tendremos todos los grupos ordenados y a su vez, cada grupo
estará ordenado alfabéticamente.

128 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR HOJAS DE CÁLCULO


Informática para Oficinas 3 Semestre

Seleccionando un nivel y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumentamos o
disminuimos la prioridad de ordenación de este nivel. Los datos se ordenarán, primero, por el
primer nivel de la lista, y sucesivamente por los demás niveles en orden descendente.

En la parte superior derecha tenemos un botón Opciones..., este botón sirve para abrir el cuadro
Opciones de ordenación dónde podremos especificar más opciones en el criterio de la ordenación.

ACTIVIDAD 22
Contesta correctamente las siguientes preguntas:

1. ¿Qué es una tabla?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

2. ¿Cuáles son los puntos que debes de considerar para planear una lista?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

3. ¿Cuáles son los pasos que tienes que seguir para modificar una tabla?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

SUBMÓDULO 2 129
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

4. ¿Qué es el estilo de la tabla?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

5 ¿Cómo puedes ordenar una tabla de datos?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

6 ¿Cuáles son los pasos a seguir para crear una tabla?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

ACTIVIDAD 23

Ingresa a Excel y realiza el ejercicio siguiente:

1.-Crea una lista con 5 campos (nombre, apellidos, edad, fecha de nacimiento, teléfono y
correo electrónico)

2.-Captura 20 registros completos

3.-Modifica los datos de la tabla (por lo menos 3 registros)

4.-Ordena los datos de la tabla de acuerdo a la edad

5.-Aplícale un estilo a la tabla

6.-Graba con el nombre de Actividad23

7.-Llama a tu profesor para que te revise.

130 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR HOJAS DE CÁLCULO


Informática para Oficinas 3 Semestre

2.7 Filtrar el contenido de un rango de datos

ACTIVIDAD 24

Lee el texto “Filtros”, posteriormente contesta las preguntas que se te presentan:

Filtros

Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango (la
lista con la que estemos trabajando) y trabajar con el mismo. Un rango filtrado muestra sólo las
filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. Microsoft Excel proporciona
dos comandos para aplicar filtros a los rangos:

• Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples


• Filtro avanzado, para criterios más complejos

A diferencia de la ordenación, el filtrado no reorganiza los rangos. El filtrado oculta temporalmente


las filas que no se desea mostrar.

Cuando Excel filtra filas, le permite modificar, aplicar formato, representar en gráficos e imprimir
el subconjunto del rango sin necesidad de reorganizarlo ni ordenarlo.

Para tener una idea de qué campos son mayores que otros, tomando en cuenta que hay
diferentes tipos de datos como: texto, fecha, numérico, moneda, etc., veremos la siguiente tabla:

López es mayor que Chávez


6/5/2005 es mayor que 15 de diciembre, 2004
00405432 es mayor que 311264
$15,000 es mayor que $1,250

Ahora sí, tenemos la siguiente lista que ya tiene sus encabezados con los botones que los
caracterizan:

SUBMÓDULO 2 131
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Si presionas en la flecha de cualquiera de los campos, se desplegará


el siguiente menú donde algunas de las opciones mostradas son:

• Ordenar de menor a mayor. Ordena la lista de acuerdo al


campo seleccionado en orden ascendente.
• Ordenar de mayor a menor. Ordena la lista de acuerdo al
campo seleccionado en orden descendente.
• Ordenar por color.
• Filtros de número.

En la parte de abajo están seleccionados los valores de los


registros, si queremos filtrar de acuerdo a un valor activamos
o desactivamos la casilla. Si seleccionamos solamente el 6:

Por lo que mostrará sólo los registros cuya calificación sea 6.

Si seleccionamos Filtros de número al momento de desplegar la información en cualquiera de


los campos, aparece una serie de opciones de donde elegiremos la que necesitemos.

Diez mejores

132 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR HOJAS DE CÁLCULO


Informática para Oficinas 3 Semestre

Personalizar

ACTIVIDAD 25

Contesta correctamente las siguientes preguntas:

1. ¿Qué entiendes por filtros?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

2. ¿Qué son los rangos con filtros?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

3. ¿Cuáles son los comandos para aplicar filtros?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

ACTIVIDAD 26

Ingresa a Excel y realiza el ejercicio siguiente:

1.- Abre tu archivo ACTIVIDAD23, que hiciste en la actividad anterior.

2.- Aplica filtros solamente para tus amigos que van a cumplir años en el presente mes.

3.- Graba con el nombre de ACTIVIDAD 24

4.- Llama a tu profesor para que te revise.

SUBMÓDULO 2 133
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

2.8 Elaborar gráficas mediante el uso de herramientas correspondientes

ACTIVIDAD 27

Lee el texto “Gráficos”, posteriormente contesta las preguntas que se te presentan:

Gráficos

Un gráfico es una representación de los datos de la hoja de cálculo. Excel ofrece 14 tipos de
gráficos, en 88 formatos incorporados. Para crear un gráfico hay que basarse en la forma del
rango de datos seleccionados y en los tipos de datos en la fila y columnas.

Un gráfico se puede crear directamente en una hoja de cálculo que se mostrará en pantalla
y se guardará como parte de la misma: a esto se le llama gráfico incrustado. O bien, se puede
crear un gráfico como un documento separado en su propia ventana. Los gráficos se vinculan
a los datos de la hoja de cálculo a partir de los que se generaron y se actualizarán cuando se
actualiza la hoja de cálculo.

Insertar un gráfico

Como ejemplo, tenemos la siguiente tabla donde se muestran los promedios de cada grupo
durante el semestre:

134 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR HOJAS DE CÁLCULO


Informática para Oficinas 3 Semestre

La seleccionamos y en la pestaña Insertar encontraremos el siguiente grupo:

Podemos elegir cualquiera de los modelos, o presionar el botón de la esquina inferior para que
se muestre el siguiente cuadro:

Seleccionaremos, sólo a manera de práctica, la gráfica de Columnas 2-D.

SUBMÓDULO 2 135
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Aparece la siguiente gráfica y la cinta de opciones cambia:

Observemos que la gráfica tomó también los valores de los grupos, y lo que necesitamos
son sólo los promedios. En la tabla podemos ver que está remarcada, basta con elegir el rango y
ajustarlo sólo a los promedios y quedará listo.

136 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR HOJAS DE CÁLCULO


Informática para Oficinas 3 Semestre

Para modificar el diseño de nuestro gráfico, podemos ver


el grupo Diseños de gráfico de la pestaña Diseño.

Títulos

En este cuadro están las opciones para agregarle un texto tanto al eje de categorías (X) y (Y),
así como al título del gráfico, obviamente las categorías (X) se presentarán en forma horizontal
en la parte inferior y superior (en caso de que exista segundo eje). El eje de categorías (Y) se
mostrarán en forma vertical a la izquierda, y en caso de que tenga un segundo eje de valores, el
texto aparecerá a la derecha.

Rótulos de datos

Cada punto representado en la gráfica, ya sea por una barra o una línea se basa en un dato que
proviene de la hoja de cálculo, este valor recibe el nombre de Rótulo. Al seleccionar la pestaña
Rótulo de datos las opciones que se ofrecen variarán de acuerdo a las casillas de verificación
que se elijan.

SUBMÓDULO 2 137
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Clave de leyenda, lo que hará simplemente es mostrar la leyenda (vista en la figura anterior
correspondiente al punto Leyenda) en los rótulos de la gráfica.

Leyenda

El cuadro que aparece abajo de la gráfica es precisamente la leyenda a la que nos referimos.
Sencillamente si queremos mostrarla u ocultarla, activamos o desactivamos la casilla de verificación
Mostrar leyenda. La ubicación se puede modificar sólo con un clic en cualquiera de las diferentes
opciones que hay en esta columna.

Eje

Las opciones en esta pestaña sirven para


mostrar u ocultar tanto el eje principal como el
secundario. Para hacerlo, sólo activa o desactiva
las casillas de verificación correspondiente a los
ejes.

Líneas de división

• Simplemente son líneas que se marcan en el gráfico para el eje de categorías (X) y (Y),
en el eje principal y secundario.

• Si activamos las casillas de verificación, irán apareciendo las líneas de división


correspondientes.

• Si seleccionamos la casilla Valor, la gráfica quedará, mostrando los valores de cada dato
de la siguiente manera.

Escala

Se refiere a la cantidad de divisiones que llevará la gráfica, así como las dimensiones de dichas
divisiones, tal como lo haríamos al trazar una gráfica en matemáticas, donde nosotros podemos
decidir la cantidad de divisiones, lo ancho, etc.

Aquí podremos modificar esos valores como se muestra en las siguientes imágenes.

138 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR HOJAS DE CÁLCULO


Informática para Oficinas 3 Semestre

ACTIVIDAD 28

Contesta correctamente las siguientes preguntas:

1. ¿Qué es un gráfico?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
2. ¿En qué se tienen que basar para crear un gráfico?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

3. ¿Qué es un gráfico incrustado?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

4. Menciona los pasos que tienes que seguir para crear un gráfico:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

5.- ¿Qué representan las siguientes opciones en los gráficos de Excel?

Títulos:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

Rótulos de datos:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

Leyenda:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

Líneas de División:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

Escala:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

SUBMÓDULO 2 139
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

ACTIVIDAD 29

Ingresa a Excel y realiza el ejercicio siguiente:

Si capturas y graficas lo anterior, probablemente tendrás este resultado. Modifica las opciones
del gráfico para que la leyenda esté abajo, la escala debe ir de 0 a 150 con intervalos de 25
unidades, encima de cada columna debes mostrar la cantidad correspondiente en un tamaño de
letra de 6, en negrita. Aparte, debemos quitar el fondo gris para que se aprecien los rótulos de
datos.

140 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR HOJAS DE CÁLCULO


Informática para Oficinas 3 Semestre

El resultado debe ser algo como la siguiente gráfica:

ACTIVIDAD 30

Ingresa a Excel y realiza el ejercicio siguiente:

• Utilizando gráficos de dispersión XY, obtén las graficas de las funciones y=x,
y=x2, y y=x3.

• Utiliza el proceso para copiar celdas para variar los parámetros de la función y
observemos lo que pasa si la variable la multiplicas por un número o si le sumas o
restas una cantidad. Por ejemplo y=2x2 -1, o y=x+3.

Podemos hacer algo parecido a esto:

SUBMÓDULO 2 141
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

ACTIVIDAD 31

Ingresa a Excel y realiza el ejercicio siguiente:

Traza la siguiente gráfica. Observemos y lee detenidamente la explicación que se encuentra


bajo la imagen.

Donde las entradas de los valores de x varían, en este caso, de 0º a 360º. Los valores de y
están dados por la función =SENO(número), la cual viene incluida en Excel, sólo que esta función
evalúa radianes, por lo que una simple conversión que se vio en segundo semestre (Bloque VI)
basta para obtener los resultados correctos =SENO(número*PI()/180), donde =PI() es el valor
numérico de Π (3.14159…)

142 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR HOJAS DE CÁLCULO


Informática para Oficinas 3 Semestre

INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN
I. INFORMACIÓN GENERAL PARA EL PROCESO DE EVALUACIÓN
NOMBRE DEL EVALUADOR: FECHA DE APLICACIÓN:
NOMBRE DEL CANDIDATO:
IECL
Código Título
Perfil de la NTCL que se evalúa

Utiliza software de aplicación para


elaborar documentos de texto.

UNIDAD 1 Utiliza software de aplicación para


Utiliza software de aplicación para elaborar hojas de calculo.
la elaboración de documentos.

Utiliza software de aplicación para


elaborar bases de datos.
Unidad:
Código Título Nivel

Elementos:
Referencia Título

Intento de evaluación Intento de evaluación Intento de evaluación


1 2 3
Domina el contenido No domina el
contenido
Juicio de la Evaluación del Con letra Con número
Submódulo 2
Juicio de evaluación
Resultado de Aprendizaje
Con letra Con número
R.2.1
R.2.2
R.2.3
R.2.4
R.2.5
R.2.6
R.2.7
R.2.8

SUBMÓDULO 2 143
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Modificar las opciones de Excel.


CONTENIDO SÍ NO N/A
1.- Establece las opciones para personalizar la barra de herramientas de
acceso y los métodos abreviados del teclado.
2.- Manipula las opciones más populares de Excel (opciones principales
para trabajar con Excel, opciones al crear nuevos libros y opciones para
personalizar la copia de Microsoft office).
3.- Manipula las opciones relativas al cálculo de fórmulas, rendimiento y
tratamiento de errores.
4.- Manipula y establece el modo en que Excel corrige y aplica el formato
a su texto.
5.- Personaliza la forma como se guardan los libros de trabajo en Excel.
6.- Establece y modifica las opciones avanzadas para trabajar con Excel.
Utilizar fórmulas y funciones avanzadas en Excel.
CONTENIDO SÍ NO N/A
1.- Elabora fórmulas, utilizando variables y constantes.
2.- Elabora fórmulas, utilizando referencias relativas, absolutas y mixtas.
3.- Elabora fórmulas, utilizando referencias a otras hojas.
4.- Elabora fórmulas, utilizando referencias a otros libros.
5.- Utiliza funciones de fecha y hora.
6.- Utiliza funciones de matemáticas y trigonométricas.
7.- Utiliza funciones de estadística.
8.- Utiliza funciones de texto.
9.- Utiliza funciones lógicas.
Utilizar las herramientas para la edición de múltiples hojas.
CONTENIDO SÍ NO N/A
1.- Inserta una hoja nueva al libro de trabajo.
2.- Cambia de nombre a las etiquetas de las hojas.
3.- Agrega color a las etiquetas de las hojas.
4.- Establece fondo a las hojas del libro.
5.- Mueve una hoja de lugar.
6.- Copia hojas del libro de trabajo.
7.- Oculta hojas del libro de trabajo.
8.- Muestra las hojas ocultas del libro.
9.- Eliminas hojas del libro.
10.- Selecciona y editas hojas adyacentes del libro.
11.- Selecciona y edita hojas no adyacentes del libro.
12.- Selecciona y edita todo el libro.

144 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR HOJAS DE CÁLCULO


Informática para Oficinas 3 Semestre

Establecer los valores permitidos en las celdas de la hoja de cálculo.


CONTENIDO SÍ NO N/A
1.- Aplica las reglas de validación para la introducción de valores
permitidos en las celdas.
2.- Configura y establece mensajes entrantes en la validación.
3.- Configura y establece mensajes de error en la validación.
4.- Comprueba la aplicación de las reglas de validación.
Crear temas que correspondan al formato requerido
CONTENIDO SÍ NO N/A
1.- Crea temas en los libros de la hoja electrónica de cálculo.
2.- Aplica formato condicional para las celdas de acuerdo al valor dado.
3.- Comprueba la aplicación de las actividades anteriores.
Trabajar con listas de datos.
CONTENIDO SÍ NO N/A
1.- Crea listas de datos en los libros de la hoja de cálculo.
2.- Ordena listas de datos generadas en la hoja de cálculo.
3.- Realiza el llenado de series.
4.- Aplica subtotales a un lista o rango específico de celdas.
Filtrar el contenido de un rango de datos.
CONTENIDO SÍ NO N/A
1.- Utiliza el autofiltro para organizar una tabla de datos.
2.- Utiliza filtros avanzados para organizar un rango de datos.
3.- Ordena la información filtrada de acuerdo a los criterios establecidos.
4.- Elimina o borra filtros que ya no se ocupen.
Elaborar gráficas mediante el uso de herramientas correspondientes.
CONTENIDO SÍ NO N/A
1.- Crea gráficas para representar los datos de una hoja de cálculo.
2.- Selecciona el tipo adecuado de gráfica de acuerdo con los datos
proporcionados.
3.- Asigna títulos a las gráficas.
4.- Establece el eje secundario de las gráficas.
5.- Configura las líneas de división de las gráficas.
6.- Agrega leyendas y rótulos a las gráficas.
7.- Modifica las escalas.
8.- Cambia el tipo de marco de las gráficas.
9.- Modifica el aspecto de la gráfica.
10.- Modifica el diseño de la gráfica.
11.- Cambia la ubicación de la gráfica.

SUBMÓDULO 2 145
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

MIS NOTAS:

146
Informática para Oficinas 3 Semestre

O 3
U L
Ó D
B M
S U
UTILIZAR SOFTWARE DE
APLICACIÓN PARA ELABORAR
BASES DE DATOS
SUBMÓDULO 3 147
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Submódulo
 
UTILIZAR SOFTWARE
DE APLICACIÓN PARA
ELABORAR BASES DE DATOS

 
Al término del módulo el alumno será competente para utilizar software de aplicación en la
elaboración de bases de datos.

El presente submódulo tiene como objetivo prepararte para que aprendas


a diseñar, estructurar y crear una base de datos. Por lo que como proyecto
elaborarás el diseño de una base de datos en Microsoft Access con las
características siguientes:
• En equipo de tres integrantes
• Cada equipo seleccionará un tema diferente. (Biblioteca, Boutique,
Restaurant, Zapatería, Revistas, Control Escolar, Tarjetas de Crédito,
PROPÓSITO: Venta de Celulares, etc.)
• 3 tablas
• Las tablas tienen que estar relacionadas por el campo principal.
• 2 consultas con criterios diferentes
• 3 formularios (uno por tabla)
• 2 Informes (uno por consulta)

COMPETENCIAS: • Utilizar software de aplicación en la aplicación de base de datos

CONTENIDOS:

3.1 Modificar las opciones de Access.


3.2 Crear bases de datos para administrar información.
3.3 Editar y modificar base de datos.
3.4 Diseñar formularios personalizados.
3.5 Realizar consultas a la información de las bases de datos.
3.6 Diseñar informes personalizados.
3.7 Utilizar macros para la realización de acciones requeridas.
3.8 Importar y exportar datos.

148 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR BASES DE DATOS


Informática para Oficinas 3 Semestre

ACTIVIDAD 1

En binas, lean la competencia que alcanzarán al término del submódulo, posteriormente


respondan las preguntas y al final, comenten sus respuestas a través de una discusión
guiada por el docente a la vez que atienden las explicaciones y ejemplos del mismo.

1.- ¿Qué competencia voy a desarrollar?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

2.- ¿Para qué me va a servir?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

3- ¿En qué momento creo que puedo aplicar la competencia?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

ACTIVIDAD 2

Lee el texto “Introducción”, posteriormente contesta las preguntas que se encuentran al


final de la lectura.

INTRODUCCIÓN
Una Base de Datos es un conjunto de información relacionada con un asunto, tema o actividad
específica. así, se pueden utilizar bases de datos para cosas tan sencillas como mantener un
registro de nuestra colección de discos de música, hasta llevar toda la gestión de una gran empresa
u organización.
Microsoft Access es un potente sistema de administración de Bases de Datos relacionales que
no son otra cosa más que documentos combinado donde se divide la información por partes de
objetos especializados.

Así por ejemplo, como elemento primario de información se encuentra las TABLAS, se crea una
para cada tipo de datos de los que componen la Base de Datos. Aunque las tablas se crean como
elementos independientes, pueden crearse RELACIONES entre distintas tablas para recuperar
datos de todas ellas mediante una consulta, formulario o informe.

SUBMÓDULO 3 149
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Las CONSULTAS se utilizan para localizar y recuperar los datos específicos que cumplen
con unos determinados criterios especificados por el usuario. Las consultas permiten, además,
actualizar varios registros al mismo tiempo, así como realizar operaciones de muy diversas índole
con los datos almacenados en las tablas.

Por otro lado, los FORMULARIOS permiten visualizar, introducir y modificar los datos de las
tablas de una forma muy sencilla y amena. Al abrir un formulario, Access recupera en él los datos
de una o varias tablas y les muestra en un diseño de ficha creado, bien de forma automática por el
Asistente para formularios o manualmente desde el principio por el propio usuario.

Los INFORMES se utilizan primordialmente para presentar, resumir e imprimir los datos en la
forma que resulte más apropiada para cada proyecto. Se pueden crear informes que incorporen
cálculos basándose en los datos de las tablas para mostrar resultados totales o promedios, o bien
para generar e imprimir catálogos, listas de nombres y direcciones o etiquetas postales.

Todos los elementos anteriores y algunos más, como Macros y Módulos están organizados en
Access en la ventana Base de Datos.

En esta ventana existen etiquetas para seleccionar la página que corresponde a cada una de
las categorías de objetos que hemos descrito anteriormente

150 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR BASES DE DATOS


Informática para Oficinas 3 Semestre

Por ejemplo, podemos considerar a una biblioteca como una base de datos, pues todos los libros
están ordenados para su fácil localización y consulta. De la misma forma trabaja una base de datos
digital.

Los programas que manejan las bases de datos se les conocen como sistemas gestores de
bases de datos, los cuales crean bases de datos, almacenan información y permiten su posterior
consulta.

¿Dónde se utilizan las bases de datos? Básicamente en cualquier lugar donde se trabaje con
una computadora. La agenda telefónica que tiene tu teléfono celular es una base de datos, tu
boleta de calificaciones proviene de un manejador de bases de datos, el sistema de una compañía
de vuelos tiene su base de datos en Internet en la que puedes apartar y pagar tu boleto de avión.
En fin, las aplicaciones actuales son muchísimas.

De la misma manera que existen diversos programas para manejar procesadores de textos y
hojas de cálculo, las bases de datos no son la excepción. Sólo por mencionarlos, aquí te mostramos
los nombres de algunos de ellos:

• Oracle.
• MySQL.
• Foxpro.
• Access.
• Interbase.
• Microsoft SQL Server.

Debido a que Access es el programa que viene en el paquete de Microsoft Office, es éste el que
estudiaremos en este módulo.
Características de las bases de datos
• Una base de datos se compone de tablas.
• No pueden existir dos tablas con el mismo nombre ni registro.
• Cada tabla es a su vez un conjunto de registros (filas y columnas).
• Existe una relación entre las tablas, se lleva a cabo por medio de la clave principal o
campo llave.

Ventajas de las bases de datos


• Obtener más información: La base de datos facilita al usuario obtener más información
debido a la facilidad que provee esta estructura para proveer datos a los usuarios (si se
tiene el privilegio).
• Compartir los Datos: Usuarios de distintas oficinas pueden compartir datos si están
autorizados. Esto implica que si un dato cambia de contenido como por ejemplo la dirección
de un cliente, todos los usuarios que pueden acceder ese dato, verán inmediatamente el
cambio efectuado.
• Se refuerza la estandarización: Debido a lo que se mencionó previamente, es más fácil
estandarizar procesos, formas, nombres de datos, formas, etc.

SUBMÓDULO 3 151
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

• Consistencia: Al controlarse la redundancia, cuando actualizas un dato, todos los usuarios


autorizados de la Base de Datos pueden ver el cambio independientemente de que estén
trabajando en distintos sistemas.

• Integridad: La base de datos tiene la capacidad de validar ciertas condiciones cuando los
usuarios introducen datos y rechazar entradas que no cumplan con esas condiciones.

• Seguridad: La Base de Datos le provee mecanismos que le permiten crear niveles de


seguridad para distintos tipos de Usuarios. En COBOL esta opción tendría que programarse.

• Flexibilidad y rapidez al obtener datos : Aquí el usuario puede fácilmente obtener


información de la Base de Datos con tan solo escribir unas breves oraciones.

ACTIVIDAD 3

Contesta correctamente las siguientes preguntas:

1. ¿Qué entiendes por una base de datos?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

2. ¿En qué se puede aplicar una base de datos?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

3. Menciona los elementos primarios de una base de datos:


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

4. ¿Cómo se les conoce a los programas que manejan las bases de datos?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
5. Menciona 3 características de las bases de datos:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

152 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR BASES DE DATOS


Informática para Oficinas 3 Semestre

6. Menciona 3 programas de bases de datos:


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

7. Menciona 5 ventajas de utilizar las bases de datos:


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

ACTIVIDAD 4

Lee el texto “ELEMENTOS BÁSICOS DE ACCESS 2007”, posteriormente realiza la actividad


que se encuentra al final de la lectura.

ELEMENTOS BÁSICOS DE ACCESS 2007

Arrancar y cerrar Access 2007

La forma típica es dar doble clic en el icono de Access si éste se encuentra en el escritorio o en
el menú Inicio si ya se había abierto recientemente.

Si no lo está, presionamos el botón Inicio, luego a Todos los programas y buscamos


la carpeta de Microsoft Office, una vez que entremos ahí, encontraremos el icono de
Microsoft Access.

La pantalla inicial

Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como ésta:

SUBMÓDULO 3 153
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Si damos un clic en Base de datos en blanco, nos


pedirá con anticipación el nombre de nuestra base
de datos.

Observa que le pusimos como nombre Mi Base de Datos. Presionamos Crear y accedemos a
la pantalla principal.

La barra de título contiene el nombre del programa y del archivo con el que estamos trabajando
en el momento actual.

En el extremo de la derecha están los botones para minimizar, maximizar/restaurar y cerrar.

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Access como Guardar,
Imprimiro Deshacer. .

La Cinta de Opciones

La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer
clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la creación de los diferentes
elementos que se pueden crear en Access.

154 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR BASES DE DATOS


Informática para Oficinas 3 Semestre

Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más habituales podríamos
añadirlas a la barra de acceso rápido.

En algunos momentos, algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen
un color atenuado. Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en
que te encuentres cuando trabajes con Access. Está diseñada para mostrar solamente aquellas
opciones que te serán útiles en cada pantalla.

Panel de exploración: El Panel de Exploración es la herramienta de Access 2007 que nos permitirá
acceder a los diferentes objetos almacenados en nuestra base de datos.

El Panel de Exploración puede contraerse para ocupar menos espacio haciendo clic en
el botón

Para volver a mostrar el panel bastará con volver a pulsar el botón (esta vez en el sentido contrario
) o directamente sobre su nombre en la barra que se mostrará en el lateral izquierdo
de la ventana.

La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre


el estado de la aplicación, proporciona distinta información según la pantalla en la que estemos en
cada momento.

En el botón de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás


desplegar un menú con las opciones que puedes ver en la imagen como Guardar, Imprimir... Si
conoces versiones anteriores de Access es el sustituto del menú Archivo.

ACTIVIDAD 5
`
Coloca el número del nombre, dentro de cada recuadro según le corresponda

SUBMÓDULO 3 155
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

3.1 Modificar las opciones de Access

ACTIVIDAD 6

Ingresa a Access 2007, abre la sección de “OPCIONES DE ACCESS” revisa el menú de


opciones que te muestra y responde cada una de las preguntas que se te presentan.

Para que puedas ingresar a las opciones más frecuentes de Access es necesario que sigas los
pasos siguientes:

1.- Clic en la flecha de la barra de acceso rápido.


2.- En la ventana que despliega selecciona más comandos para que ingreses a la ventana de
opciones de Access.

Desde esta ventana puedes modificar todas las opciones de Access.

156 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR BASES DE DATOS


Informática para Oficinas 3 Semestre

Opciones más Frecuentes

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opción:


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

¿En qué momento pudieras aplicar estas opciones?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

Opciones para la base de datos actual

SUBMÓDULO 3 157
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opción:


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

¿En qué momento pudieras aplicar estas opciones?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

Opciones para la hoja de datos

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opción:


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

158 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR BASES DE DATOS


Informática para Oficinas 3 Semestre

¿En qué momento pudieras aplicar estas opciones?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

Opciones para diseñadores de objetos

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opción:


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

¿En qué momento pudieras aplicar estas opciones?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

SUBMÓDULO 3 159
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Opciones de revisión

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opción:


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

¿En qué momento pudieras aplicar estas opciones?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

Opciones avanzadas de Access

160 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR BASES DE DATOS


Informática para Oficinas 3 Semestre

Menciona los cambios que puedes realizar en esta opción:


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

¿En qué momento pudieras aplicar estas opciones?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

Opción de Personalizar.

En esta opción vamos a personalizar la banda de opciones, de tal forma que sólo coloques los
botones que más utilizas.

SUBMÓDULO 3 161
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Para modificar la barra de herramientas sigue los pasos siguientes:

1.- En la opción de comandos disponibles:


selecciona el menú de opciones que deseas
personalizar.

2.- En personalizar barra de herramientas de acceso


rápido puedes seleccionar para todo los documentos. Esto
es que la barra que modifiques estará disponible en todos los
documentos que crees.

3.- Selecciona el botón que desees que aparezca en tu barra, después


da clic en agregar para pasarlo a la lista de botones o en su caso da clic
en el botón de quitar si deseas eliminarlo de la lista que estas generando.

4.- Observa como los botones que seleccionaste aparecen en lista del lado derecho, si ya
terminaste de agregar los botones que necesitas, da clic en aceptar para que quede lista tu nueva
barra de opciones.

Con estos botones puedes reorganizar los botones de la lista.

162 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR BASES DE DATOS


Informática para Oficinas 3 Semestre

Agrega más botones a la barra de acceso rápido y redacta tus comentarios sobre el proceso que
seguiste.
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

3.2 Crear bases de datos para administrar información.

Conceptos básicos de access

ACTIVIDAD 7

Mediante una búsqueda en Internet, define los siguientes conceptos básicos de Microsoft
Access:
Base de datos:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

SUBMÓDULO 3 163
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Access:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Tabla:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Campo:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Registro:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Campo llave:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Consultas:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Formulario:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
Informe:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

ACTIVIDAD 8

Para que puedas crear las tablas de tu base de datos es necesario que realices la lectura
“Crear una tabla de datos”.

Crear una tabla de datos

Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla
contiene información sobre un tema o asunto particular, como pueden ser clientes o pedidos.

Las tablas, al igual que en Excel, se forman de columnas y renglones.

164 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR BASES DE DATOS


Informática para Oficinas 3 Semestre

Las columnas reciben el nombre de Campos, por ejemplo, un campo puede ser el Nombre,
otro sería la Dirección, otro la Fecha de Nacimiento.

Los renglones forman lo que se conoce como Registro, cada registro contiene los campos
agrupados para un mismo objeto de la tabla (cada cliente).

Y al conjunto de registros con los que cuente nuestra tabla, a eso es a lo que ya le podemos
llamar Base de Datos.

En una posible base de datos con los datos de una empresa, una tabla de CLIENTES podría ser:

CAMPOS
 

  Código Nombre Dirección Fecha de Nac.


REGISTROS

100 Daniel Ayala Av. Lomas del 10 deoctubre


Río
200 Tomás Rentería Calle 29 de enero
Independencia
300 Armando Rodríguez Av. Puente Chico 12 de agosto

Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos
se crean a partir de éstas.

Existen diferentes formas de crear una tabla:

• El botón Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en
la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que tiene
la columna.
• Vista diseño es el método que detallaremos en esta sección de la guía.

• Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una tabla
de este tipo y sólo tendrás que rellenarla con sus datos.

Clave principal

Toda tabla en nuestra base de datos debe contener una clave principal. En la imagen anterior
puedes ver que por default viene nombrada como “Id” y está representada por una llave (tal vez
porque clave y llave se escriben igual en inglés: “key”). Este campo es importante porque es como
la tabla distinguirá todos los registros de la tabla, asegurándose de que no se repitan. Además, es
indispensable para cuando se requieran enlazar dos tablas.

Si por algún motivo necesitamos cambiar el campo clave, basta con que
presionemos el botón Clave Principal ubicado en la pestaña Diseño en el Grupo
Herramientas.

SUBMÓDULO 3 165
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

El campo clave nunca tendrá valores repetidos.

Rellenaremos la rejilla, definiendo cada una de las


columnas que compondrá la tabla, diseñaremos una donde
se capturen las calificaciones de los alumnos de un grupo del
COBACH.

Observa que el campo clave es la matrícula, ya que en


una misma institución, cada alumno tiene su propia matrícula
y ésta no se repite. En COBACH, tu matrícula empieza con
el año cuando ingresaste seguido de un número consecutivo
formado de cinco dígitos. Por ejemplo, 009 12345. Entraste
en 2009, y eres el alumno 12345 que se inscribió.

Cada campo debe tener un tipo de datos correspondientes,


los diferentes tipos de datos los puedes observar al presionar
el triángulo en cada tipo de datos. Cada tipo de datos tiene sus propias características, por ejemplo,
puedes definir si el formato de número va a tener varios decimales.

ACTIVIDAD 9

Ingresa a la ayuda de Access y llena la siguiente tabla descriptiva de los tipos de campos
que puedes utilizar:

TIPO CONTENIDO Y USO TAMAÑO

Texto

Memo

Numérico

Fecha/Hora

166 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR BASES DE DATOS


Informática para Oficinas 3 Semestre

Moneda

Autonumérico

Sí/No

ObjetoOle

Hipervínculo

Datos adjuntos

ACTIVIDAD 10

Contesta correctamente las siguientes preguntas:

1. ¿Qué entiendes por una Tabla de datos?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

2. ¿De qué están formadas las tablas en una base de datos?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

SUBMÓDULO 3 167
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

3. ¿Qué representan cada uno de los componentes de una tabla?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

4. ¿De qué están formadas las tablas en una base de datos?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

5. ¿Cuáles son las diferentes formas de crear una tabla?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

6. ¿Qué es la clave principal y que representa?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

ACTIVIDAD 11

Organízate en equipo de tres integrantes para qué empieces a realizar tu proyecto, selecciona
el tipo de negocio para el que vas a crear tu base de datos (no tienen que repetirse).
Cada integrante va a realizar una tabla con 7 campos y 20 registros para posteriormente
establecer una relación entre ellas.
Sigue los pasos que a continuación se te indican para crear la tabla.

Antes de empezar a crear tu tabla es recomendable que realices una lista de los campos que vas
a trabajar así como el tipo de campo de cada dato.

Por ejemplo una base de datos para una video va a tener:

• Una tabla para el registro de las películas.


• Otra tabla para las membrecías de los usuarios
• Una última tabla para llevar el control de los préstamos.

168 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR BASES DE DATOS


Informática para Oficinas 3 Semestre

La tabla para el registro de películas va a tener los campos siguientes:

CAMPO TIPO
Película Texto
Actor principal Texto
Género Texto
Clasificación Texto
Duración Numero
Idioma Texto
Subtitulada Si/no
Reseña Memo

Con base en el ejemplo anterior escribe en la tabla siguiente los campos que vas a
utilizar en tu tabla.

CAMPO TIPO

Comencemos abriendo el programa Access:

1. Selecciona el menú inicio y la opción todos los programas


2. Ir a la carpeta Microsoft Office y selecciona Microsoft Access
3. Aparecerá la siguiente pantalla, presiona el botón Base de datos en
blanco

4. Enseguida, escribe el nombre de la base de datos y da clic en el botón


Crear.

(Te sugiero que el nombre de la base de datos sea


el nombre del producto que vas a trabajar.)

SUBMÓDULO 3 169
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

5. A continuación se activará la vista hoja de datos, a partir de esta vista se puede comenzar a
capturar los campos de la tabla, pero se recomienda que se trabaje a partir de diseño de tabla.
Para eso cierra esta ventana.

6. Para trabajar desde la ventana de diseño de tabla selecciona el menú crear y da clic en Diseño
de Tabla

170 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR BASES DE DATOS


Informática para Oficinas 3 Semestre

7. En la ventana siguiente Introduce los campos de tu tabla y selecciona el tipo de campo, en


la columna de descripción puedes agregar un breve comentario sobre el tipo de dato que vas a
introducir en ese campo, como se muestra en la ventana siguiente:

8. Para guardar tu tabla sólo da clic en el botón de guardar y escribe el nombre de tu tabla y
presiona el botón aceptar.

(Te sugiero que el nombre que asignes tenga relación con los datos que vas a registrar en la tabla.)

SUBMÓDULO 3 171
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Después de grabar tu base de datos deberá de quedar de la siguiente forma:

Pu edes obser va r q u e en la b a rra de e x p lo ra c ió n a p a re c e e l n o mb re d e la t a b la


q u e acabas de g rabar.

9.- Después de crear de tu tabla, ya puedes ingresar los datos para conformar los registros. Para
realizar este procedimiento selecciona la tabla y da doble clic sobre ella

Captura en cada campo los datos correspondientes según la indicación de tu maestro.

HASTA ESTE PUNTO DEBES DE TENER TERMINADA LAS TRES TABLAS DE TU PROYECTO
(una por integrante de equipo).

172 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR BASES DE DATOS


Informática para Oficinas 3 Semestre

ACTIVIDAD 12
Almacena las tres tablas que hiciste en equipo (recuerda que fue una tabla diferente por
cada integrante de equipo) en una sola memoria USB para que las puedas juntar todas en
una base de datos.
Para realizar este proceso es necesario que sigas los pasos que se te indican en el punto
3.8 importar y exportar datos que se encuentra más adelante.
Conserva la base de datos con las tres tablas que acabas de generar porque continuaremos
trabajando con ellas.

3.3 Editar y modificar bases de datos.

ACTIVIDAD 13

Lee el texto “Modificar tablas de datos”, posteriormente contesta las preguntas que se te
presentan.

Modificar tablas de datos

Modificar el diseño de una tabla

Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definición (añadir una nueva
columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc.) tendremos que realizar
una modificación en su diseño.

• Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar, en el caso de que no lo


estuviera.
• Hacer clic derecho sobre la tabla que queremos modificar, seleccionar Vista Diseño en el
menú contextual:

Aparecerá la ventana de diseño de tablas estudiada con anterioridad.

Para modificar la definición de un campo, posicionar el cursor sobre el campo a modificar y


realizar las sustituciones necesarias.

SUBMÓDULO 3 173
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Para añadir un nuevo campo:

• Ir al final de la tabla y escribir la definición del nuevo campo,


• Situarse en uno de los campos ya creados y hacer clic en el botón de la pestaña
Diseño, en este último caso el nuevo campo se insertará delante del que estamos
posicionados.

Para eliminar un campo:

• Posicionarse en el campo y hacer clic en el botón de la pestaña Diseño. O bien


• Seleccionar toda la fila correspondiente al campo, haciendo clic en su extremo izquierdo y
cuando esté remarcada pulsar la tecla Supr o Del. Se borrará el campo de la definición de
la tabla y los datos almacenados en el campo también desaparecerán.

Introducir y modificar datos en una tabla

Para introducir datos en una tabla, podemos elegir entre:


• Hacer doble clic sobre el nombre de la tabla en el Panel de Exploración.
• Desde el Panel de Exploración hacer clic derecho sobre la tabla a rellenar y seleccionar la
opción en el menú contextual.
• Si estamos en la vista de Diseño de tabla, hacer clic sobre el botón Vistas de
objeto y elegir Vista Hoja de datos en la pestaña Inicio o diseño.

En los tres casos aparecerá la ventana Hoja de datos:

– Cada fila nos sirve para introducir un registro.


– Escribir el valor del primer campo del registro.
– Pulsar Enter para ir al segundo campo del registro.

Cuando terminamos de introducir todos los campos del primer registro, pulsar Enter para
introducir los datos del segundo registro.

174 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR BASES DE DATOS


Informática para Oficinas 3 Semestre

En el momento que cambiamos de registro, el registro que estábamos introduciendo se


almacenará, no es necesario guardar los registros de la tabla.
– Hacer clic sobre el botón Cerrar para terminar con dicha tabla.
– Si lo que queremos es borrar un registro entero:

Seleccionar el registro a eliminar, haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del registro. El
registro quedará seleccionado.

Pulsar la tecla DELETE del teclado o haz clic en el botón Eliminar que se encuentra en el panel
Registros de la pestaña Inicio.

Si lo que queremos es modificar algún valor introducido, no tenemos más que situarnos sobre
el valor a modificar y volverlo a escribir.

Si queremos cambiar algo de la estructura de la tabla,


tenemos que pasar a la Vista Diseño, haciendo clic sobre el
botón de Vista de objeto de la pestaña Inicio.

Desplazarse dentro de una tabla

Para desplazarse por los diferentes registros de una tabla


vamos a utilizar la barra de desplazamiento:

La barra nos indica en qué registro estamos situados y el


número total de registros de la tabla.

El recuadro en blanco nos está diciendo el registro actual.

Al final donde pone de 3 nos indica el número total de registros que en nuestro caso es tres.
Haciendo clic sobre los diferentes botones, realizaremos las operaciones indicadas a
continuación:

Para ir al primer registro de la tabla.


Para ir al registro anterior en la tabla.
Para ir al registro siguiente en la tabla.
Para ir al último registro de la tabla.
Para crear un nuevo registro que se situará automáticamente al final de la tabla.

Podemos ir también directamente a un registro determinado de la siguiente forma:

– Hacer doble clic sobre el cuadro en blanco donde pone el número del registro actual.
– Escribir el número del registro al cual queremos ir. Pulsar ENTER.

SUBMÓDULO 3 175
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

También podemos desplazarnos por los diferentes campos y registros, pulsando las teclas
FLECHA ABAJO, FLECHA ARRIBA, FLECHA IZQUIERDA y FLECHA DERECHA del teclado.

Buscar y reemplazar datos

Muchas veces necesitaremos buscar algún registro, conociendo el valor de


alguno de sus campos. Para poder realizar esta operación tenemos a nuestra
disposición la herramienta Buscar de Access 2007. Para hacer uso de esta
herramienta debemos visualizar los datos por ejemplo con la vista Hoja de
datos, a continuación posicionar el cursor en el campo donde queremos buscar
y finalmente, hacer clic en el botón Buscar de la pestaña Inicio:

Aparecerá el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar siguiente:

En el cuadro Buscar: escribimos el valor a buscar.

En el cuadro Buscar en: indicamos el campo donde se encuentra el valor a buscar. Por defecto
escoge el campo donde tenemos el cursor en ese momento, si queremos que busque en cualquier
campo seleccionamos de la lista el nombre de la tabla.

En el cuadro Coincidir: elegimos entre estas tres opciones:


• Hacer coincidir todo el campo para que el valor buscado coincida exactamente con el valor
introducido en el campo.
• Cualquier parte del campo para que el valor buscado se encuentre en el campo pero no
tiene por qué coincidir exactamente con él.
• Comienzo del campo para que el valor buscado sea la parte inicial del campo. Después
podemos indicarle Buscar:
• Todos para buscar en todos los registros de la tabla.
• Arriba para buscar a partir del primer registro hasta el registro en el que nos encontramos
situados.
• Abajo para buscar a partir del registro en el cual nos encontramos situados y hasta el
último.

176 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR BASES DE DATOS


Informática para Oficinas 3 Semestre

Si activamos la casilla Mayúsculas y minúsculas difiere a la hora de buscar entre mayúsculas y


minúsculas (si buscamos José no encontrará José).

Hacemos clic sobre el botón Buscar siguiente para empezar la búsqueda y se posicionará en el
primer registro que cumpla la condición de búsqueda. Si queremos seguir la búsqueda, hacer clic
sobre el botón Buscar siguiente sucesivamente para encontrar todos los valores que buscamos.

ACTIVIDAD 14

Menciona los pasos que tienes que seguir para realizar las siguientes actividades:

1. Modificar una tabla:


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

2. Añadir un campo:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

3. Eliminar un campo:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

4. Las 3 formas de introducir datos a una tabla:


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

5. Buscar y reemplazar datos en una tabla:


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

SUBMÓDULO 3 177
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

ACTIVIDAD 15

Es importante que las tablas se encuentren relacionadas, por lo que es necesario que
habrás tu base de datos y sigas los pasos que a continuación se describen para que
puedas establecer la relación entre las 3 tablas.

1.- Abre la base de datos.


2.- Selecciona la pestaña de Herramientas de base de datos.
3.- Selecciona el botón de Relaciones del grupo Mostrar u ocultar.

4.- En la ventana que a continuación te presenta deberás de seleccionar las tablas que vas a
relacionar (en este caso son las tres) después da clic en aceptar.

5.- Tus tablas deben de quedar agregadas de la siguiente forma:

178 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR BASES DE DATOS


Informática para Oficinas 3 Semestre

6.- Enseguida da clic en el campo clave de la tabla principal y sin soltar el botón del mouse,
arrástralo hasta el campo principal de la tabla secundaria. Al momento se soltar el botón del mouse
aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones que se observa abajo.

En el cuadro aparecerá el nombre de cada tabla y debajo de este el nombre del campo clave,
los cuales deben de ser del mismo tipo. Activa la casilla Exigir integridad referencial.

7.- Haz clic en el botón Crear. Se creará la relación y aparecerá en la ventana de relaciones.

8.- Una vez que relaciones las tablas, debes grabarlas y cierras la ventana desde el botón cerrar
que se encuentra al final de la banda de relaciones.

Continúa conservando en tu memoria USB tu base de datos ya que vamos a seguir trabajando
con ella.

SUBMÓDULO 3 179
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

3.4 Diseñar formularios personalizados.

ACTIVIDAD 16

Lee el texto “Los formularios” a la vez que vas creando los formularios de tu base de
datos. Deberás de generar 3 formularios uno por cada tabla que tienes en tu base de datos,
grábalos con el mismo nombre de las tablas.

Los formularios

Los formularios sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla
o consulta. En este apartado veremos cómo crear un formulario, manejarlo para la edición de
registros y cambiar su diseño.

Las opciones que tenemos para crear un formulario las encontramos en la pestaña Crear.

A continuación se describen cada una de ellas:

• Diseño del formulario abre un formulario en blanco en la vista diseño y tenemos que ir
incorporando los distintos objetos que queremos que aparezcan en él. Este método no se
suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un
autoformulario o utilizar el asistente y después sobre el formulario creado modificar el diseño
para ajustar el formulario a nuestras necesidades.
• Asistente para formularios utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la
creación del formulario.
• Formulario consiste en crear automáticamente un nuevo formulario que contiene todos los
datos de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploración.
• Gráficos dinámicos abrirá un formulario en blanco basado en la utilización de gráficos
dinámicos. Explicaremos a continuación la forma de crear un formulario, utilizando el asistente.

180 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR BASES DE DATOS


Informática para Oficinas 3 Semestre

Crear formularios

1. Abre tu base de datos en la que tienes almacenada tus tres tablas


para que puedas crear el formulario.

2. Selecciona la base de datos a la que le vas a crear el


formulario.

3. Da clic en Crear, enseguida en Formulario.

4. Automáticamente, se creará el formulario con todos los campos que integran la tabla.

5. Además se activa la cinta de opciones Formato donde encontraras elementos para aplicar
formato, Fuente, Formato, Líneas de división, controles como logotipo, titulo, fecha y hora,
aspectos de líneas.

SUBMÓDULO 3 181
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

6. También puedes utilizar la galería de Autoformato,


la cual cuenta con combinaciones de colores de fondo y
bordes, (aquí debes darle el formato que quieres que tenga
tu pantalla cuando consultes tu tabla, utiliza tu creatividad).


7. Después de aplicar el diseño que desees selecciona el botón Ver del grupo Vistas para que
se genere el formulario, como lo muestra la imagen:

8. Cuando termines de diseñar el formulario, grábalo, dando clic en el botón , de la Barra


de herramientas de acceso rápido, si es la primera vez que la guardas deberás asignarle el
nombre FORMULARIO (Y EL NOMBRE DE LA TABLA), por ejemplo: MEMBRESÍAS.

182 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR BASES DE DATOS


Informática para Oficinas 3 Semestre

9. Puedes observar que en tu base de datos aparece tu formulario. Nota que el icono del formulario
es diferente al de las tablas.

10. Este procedimiento lo debes hacer con todas las tablas que tengas en tu base de datos.

11. Cierras tu base de datos

Editar datos de un formulario

Para editar datos de una tabla, utilizando un formulario, debemos abrir el formulario,
posicionándonos en éste, en el Panel de Exploración, hacer clic derecho y seleccionar la opción
en el menú contextual.

O simplemente hacer doble clic sobre el nombre del formulario.

Aparecerán los datos del origen del formulario con el aspecto definido en el formulario (la vista
Formulario). Podemos a continuación buscar datos, reemplazar valores, modificarlos como si
estuviéramos en la vista Hoja de datos de una tabla, desplazarnos a lo largo de la tabla, utilizando
la barra de desplazamiento por los registros que ya conocemos, lo
único que cambia es el aspecto de la pantalla.

ACTIVIDAD 17

Contesta correctamente las siguientes preguntas:

1. ¿Qué entiendes por un formulario?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

SUBMÓDULO 3 183
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

2. ¿Cuáles son las 4 formas de crear un formulario?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

3. Menciona los pasos que tienes que seguir para crear un formulario:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

4. Menciona los pasos que tienes que seguir para editar un formulario:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

5. ¿Para qué sirve la galería de autoformato?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

6. Menciona los pasos que tienes que seguir para grabar el formulario:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

184 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR BASES DE DATOS


Informática para Oficinas 3 Semestre

3.5 Realizar consultas a la información de las bases de datos.

ACTIVIDAD 18

Lee el texto “Consultas” a la vez que vas creando las consultas de tu base de datos.
Deberás de generar 2 Consultas con criterios diferentes.

Consultas

Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla,
modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla.

Crear una consulta

Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:

1. Abre tu base de datos.

2. Hacer clic en el botón Diseño de Consulta que se


encuentra en la pestaña Crear:

3. Muestra la ventana en la que tienes que seleccionar las tablas que deseas consultar, ahora
selecciona la tabla y da clic en aceptar.

SUBMÓDULO 3 185
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

4. Después de que agregues las tablas te debe aparecer la ventana siguiente:

Si observas la pantalla, en la parte superior tenemos la zona de tablas donde aparecen las
tablas añadidas con sus correspondientes campos, y en la parte inferior hay una cuadrícula donde
definimos la consulta.

Cada columna de la cuadrícula corresponde a un campo. Basta con activar la casilla para que
se muestre en la consulta.

Cada fila tiene un propósito:

Campo: Pondremos el campo a utilizar que en la mayoría de los casos será el campo a visualizar,
puede ser el nombre de un campo de la tabla y también puede ser un campo calculado.

Tabla: Nombre de la tabla de la que obtenemos el campo. Nos será útil cuando definamos
consultas basadas en varias tablas.

Orden: Sirve para ordenar las filas del resultado.

Mostrar: Si la casilla de verificación aparece desactivada la columna no aparecerá en el


resultado, se suele desactivar cuando queremos utilizar el campo para definir la consulta pero no
queremos que aparezca en el resultado.

Criterios: Sirve para especificar un criterio de búsqueda. Un criterio de búsqueda es una


condición que deben cumplir los registros que aparecerán en el resultado de la consulta. Por tanto,
está formado por una condición o varias condiciones unidas por los operadores Y y O. En este

186 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR BASES DE DATOS


Informática para Oficinas 3 Semestre

ejemplo colocamos un “<6”, lo cual indica que queremos que se nos muestre a los alumnos que en
la primera calificación obtuvieron menos de 6.

5. Añadir campos

Para añadir campos a la cuadrícula podemos:


• Hacer doble clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas, este se
colocará en la primera columna libre de la cuadrícula.
• Hacer clic sobre el nombre del campo que aparece en la zona de tablas y sin soltar el botón
del mouse arrastrar el campo sobre la cuadrícula, soltar el botón cuando estemos sobre la
columna delante de la cual queremos dejar el campo que estamos añadiendo.
• Hacer clic sobre la fila Campo: de una columna vacía de la rejilla, aparecerá a la derecha
la flecha para desplegar la lista de todos los campos de todas las tablas que aparecen en la
zona de tablas. Si tenemos muchos campos y varias tablas podemos reducir la lista,
seleccionando primero una tabla en la fila Tabla:, así en la lista desplegable sólo aparecerán
campos de la tabla seleccionada.
• También podemos teclear directamente el nombre del campo en la fila Campo: de una
columna vacía de la cuadrícula.
• Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el resultado de la consulta
podemos utilizar el asterisco * (sinónimo de ‘todos los campos’).

Como puedes observar ya añadimos los campos de las tablas que queremos consulta.

6. Guardar la consulta

Podemos Guardar la consulta:


• Haciendo clic sobre el botón Guardar de la barra de Acceso Rápido, o bien
• Seleccionando la opción Guardar del Botón de Office. Si es la primera vez que guardamos
la consulta aparecerá el cuadro de diálogo para darle un nombre.

SUBMÓDULO 3 187
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Se puede poner cualquier nombre excepto el de una tabla ya creada. A continuación


hacer clic sobre el botón Aceptar.

Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botón cerrar.

Puedes observar que el icono de la consulta es diferente al


de las tablas y formularios.

7. Ejecutar la consulta

Podemos ejecutar una consulta desde la ventana Diseño de


consulta o bien desde el Panel de
Exploración.

Desde el Panel de Exploración, haciendo doble clic sobre su


nombre.

Desde la vista diseño de la Consulta, haciendo clic sobre el botón


Ejecutar de la pestaña Diseño:

188 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR BASES DE DATOS


Informática para Oficinas 3 Semestre

Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmente es la parte
de la tabla que cumple los criterios especificados, por tanto, si modificamos algún dato de los que
aparecen en la consulta estaremos modificando el dato en la tabla (excepto algunas consultas que
no permiten esas modificaciones). En nuestro ejemplo, nos mostró los alumnos que obtuvieron
menos de 6.

Modificar el diseño de una consulta

Si lo que queremos es modificar el diseño de una consulta:

• Situarse en el Panel de Exploración y hacer clic derecho sobre el nombre de la consulta.


• En el menú contextual seleccionar Vista Diseño.

Combinar tablas

Combinamos dos tablas por un campo (o varios) de unión de la misma forma que relacionamos
tablas en la ventana Relaciones, arrastrando el campo de unión de una de las tablas sobre el
campo de unión de la otra tabla. De hecho, si añadimos a la zona de tablas relacionadas, éstas
aparecerán automáticamente combinadas en la zona de tablas de la ventana Diseño de Consulta.

También se combinan automáticamente tablas que tengan un campo con el mismo nombre en
las dos tablas aunque no exista una relación definida entre ellas. En el ejemplo se enlazan las dos
tablas con un campo llave.

SUBMÓDULO 3 189
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Aparece el recuadro donde podemos modificar las


relaciones entre tablas.

Las tablas están enlazadas por medio del campo llave.

Cuando dos o más tablas están combinadas en una consulta, para cada fila de una de las
tablas Access busca directamente en la otra tabla las filas que tienen el mismo valor en el campo
de unión, con lo cual se emparejan sólo las filas que luego aparecen en el resultado y la consulta
es más eficiente.

ACTIVIDAD 19

Contesta correctamente las siguientes preguntas:

1. ¿Qué entiendes por una consulta?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

190 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR BASES DE DATOS


Informática para Oficinas 3 Semestre

2. Menciona los pasos que tienes que seguir para crear una consulta:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

3. ¿Para qué sirven los criterios al momento de crear una consulta?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

4. ¿Cómo puedes añadir un campo?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

5. Menciona los pasos que tienes que seguir para modificar una consulta:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

3.6 Diseñar informes personalizados.

ACTIVIDAD 20

Lee el texto “Informes” a la vez que vas creando los Informes de tu base de datos. Deberás
de generar 2 Informes uno por cada consulta que tienes en tu base de datos, grábalos con
el mismo nombre de las consultas.

INFORMES

Los informes sirven para presentar los datos de una tabla o consulta generalmente para
imprimirlos. La diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el
informe sólo se pueden visualizar o imprimir (no se puede modificar).

SUBMÓDULO 3 191
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Existen diferentes formas de crear un informe, a continuación se describen cada una de


ellas:

• Diseño de informe abre un informe en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando
los distintos objetos que queremos aparezcan en él. Este método no se suele utilizar ya que
en la mayoría de los casos es más cómodo y rápido crear un autoinforme o utilizar el
asistente y después sobre el informe creado modificar el diseño para ajustar el informe a
nuestras necesidades. En esta unidad veremos más adelante cómo modificar el diseño de
un informe.
• Asistente para informes utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación
del informe.
• Informe consiste en crear automáticamente un nuevo informe que contiene todos los datos
de la tabla o consulta seleccionada en el Panel de Exploración.
• Informe en blanco abre un informe en blanco en vista Presentación.

Crea un informa con el asistente para informes

1. Para arrancar el asistente para informes haz clic en el botón Asistente para informes que
puedes encontrar en el menú crear.

2. Aparece la primera ventana del asistente:

192 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR BASES DE DATOS


Informática para Oficinas 3 Semestre

En esta ventana vamos a introducir los campos que queremos en el informe.

Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde se tomarán los datos del cuadro Tablas/
Consultas, éste será el origen del informe. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor será
crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del informe esa consulta.

A continuación, seleccionamos los campos, haciendo clic sobre el campo para seleccionarlo y
clic sobre el botón o simplemente doble clic sobre el campo.

Si nos hemos equivocado de campo pulsamos el botón y el campo se quita de la lista de


campos seleccionados.

Podemos seleccionar todos los campos a la vez haciendo clic sobre el botón o
deseleccionar todos los campos a la vez, haciendo clic sobre el botón .

Ya que hayas seleccionado los campos que van a formar tu informe das clic en el botón

3. En esta pantalla elegimos los niveles de agrupamiento dentro del informe. Podemos agrupar
los registros que aparecen en el informe por varios conceptos y para cada concepto añadir
una cabecera y pie de grupo, en el pie de grupo normalmente se visualizarán totales de ese
grupo.

SUBMÓDULO 3 193
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Por ejemplo, al ser el informe un listado de calificaciones, podemos agrupar las calificaciones
por grupos y hasta por plantel. Las combinaciones son de acuerdo a tus necesidades.

Para añadir un nivel de agrupamiento, en la lista de la izquierda, hacer clic sobre el campo por
el cual queremos agrupar y hacer clic sobre el botón (o directamente hacer doble clic sobre
el campo).

Para quitar un nivel de agrupamiento, hacer clic sobre la cabecera correspondiente al grupo
para seleccionarlo y pulsar el botón .

Si queremos cambiar el orden de los grupos definidos utilizamos los botones, la flecha
hacia arriba sube el grupo seleccionado un nivel, la flecha hacia abajo baja el grupo un
nivel.

Con el botón podemos refinar el agrupamiento.

4. En esta pantalla podemos elegir ordenar los registros por hasta cuatro campos de
ordenación. Seleccionamos el campo por el que queremos ordenar los registros que saldrán
en el informe, y elegimos si queremos una ordenación ascendente o descendente.

194 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR BASES DE DATOS


Informática para Oficinas 3 Semestre

5. Luego elegimos la distribución y podemos ver el aspecto que tendrá nuestro informe.

En la siguiente pantalla elegimos el estilo que queremos dar al informe:

SUBMÓDULO 3 195
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

6. Aparece la última pantalla del Asistente para informes. En esta ventana el asistente nos
pregunta el título del informe, este título también será el nombre asignado al informe.

7. Por último haces clic en finalizar. Puedes observar en el panel de exploración que el informe
tiene un icono diferente a las tablas, consultas y formularios,

8. Por último tu informe queda de la siguiente forma:

196 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR BASES DE DATOS


Informática para Oficinas 3 Semestre

Modificar el diseño del informe

Si seleccionamos esta opción aparecerá la ventana Diseño de informe donde podremos


modificar el aspecto del informe.

La vista diseño de informe

La vista diseño es la que nos permite definir el informe, en ella le indicamos a Access cómo
debe presentar los datos del origen del informe.

Para entrar en la vista diseño debemos posicionarnos en la ventana Base de datos con el
informe seleccionado y a continuación hacemos clic en el botón .

Nos aparece la ventana diseño:

El área de diseño consta normalmente de las siguientes secciones:


• Encabezado del informe. En ella ponemos lo que queremos que aparezca al principio del
informe.
• Encabezado de página. Aquí ponemos lo que queremos que aparezca al principio de cada
página.
• Detalle. En ella aparecerán los registros del origen del informe, o varios registros o uno sólo
por página según el tipo de informe. Aunque se visualicen varios registros en una página,
debemos indicar en la sección Detalle el diseño correspondiente a un sólo registro.
• Pie de página. En ella ponemos lo que queremos aparezca al final de cada página.
• Pie de informe. En ella ponemos lo que queremos aparezca al final del informe.

Podemos eliminar los encabezados y pies con las opciones encabezado o pie de página y
encabezado o pie de página del informe que encontrarás en la pestaña Organizar:

Si quitamos las secciones perderemos todos los controles definidos en ellas.

Para abrirlas, sólo tenemos que volver a seleccionar la opción.

SUBMÓDULO 3 197
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Alrededor del área de diseño tenemos las reglas que nos permiten medir las distancias y los
controles, también disponemos de una cuadrícula que nos ayuda a colocar los controles dentro del
área de diseño.

Para ver u ocultar las reglas o la cuadrícula tenemos en la sección Mostrar u ocultar las opciones
Regla y Cuadrícula respectivamente, en la imagen anterior puedes ver estas opciones.

La pestaña Diseño de informe

Si has entrado en diseño de informe podrás ver la pestaña de Diseño que muestra las siguientes
opciones:

Esta barra es muy parecida a la que estudiamos en los formularios.

El primer botón nos permite pasar de una vista a otra,


si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseño la
que estamos describiendo ahora, la Vista Presentación
que muestra un híbrido entre la vista Informes y Diseño, y
finalmente la Vista Informes que muestra el informe en
pantalla.

La Vista Preliminar nos permite ver cómo quedará la


impresión antes de mandar el informe a impresora.

Haciendo clic en el botón Agregar campos existentes,


harás aparecer y desaparecer el cuadro lista de campos en
el que aparecen todos los campos del origen de datos para
que sea más cómodo añadirlos en el área de diseño como
veremos más adelante.

El botón permite modificar los niveles de agrupamiento como veremos más adelante.
Todo informe tiene asociada una página de código en la que podemos programar ciertas acciones,
utilizando el lenguaje VBA (Visual Basic para Aplicaciones), se accede a esa página de código,
haciendo clic sobre el botón .

Con el botón hacemos aparecer y desaparecer el cuadro Propiedades del


control seleccionado. Las propiedades del informe son parecidas a las de un formulario.

198 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR BASES DE DATOS


Informática para Oficinas 3 Semestre

La sección Controles y campos


Para definir qué información debe aparecer en el informe y con qué formato, se pueden utilizar
los mismos controles que en los formularios aunque algunos son más apropiados para formularios
como por ejemplo los botones de comando.

En la pestaña Diseño encontrarás los mismos controles que vimos en el tema anterior:

Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control, haciendo
doble clic sobre él (aparecerá rodeado de una línea más oscura), a partir de ese momento se
podrán crear todos los controles que queramos de este tipo sin necesidad de hacer clic sobre el
botón correspondiente cada vez. Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre el botón .

El cuadro incluye los siguientes tipos de controles:

Etiqueta : sirve para visualizar un texto fijo, texto que escribiremos directamente dentro
del control o en su propiedad Título.

Para insertar un hipervínculo contamos con el botón .

Grupo de opciones : Se utiliza para presentar un conjunto limitado de alternativas. Se suele


utilizar más en formularios, para más detalle repasar la unidad de formularios.

Botón de alternar : Se suele utilizar para presentar un campo de tipo Sí/No, si el campo
contiene el valor Sí, el botón aparecerá presionado.

Botón de opción : Se suele utilizar para presentar un campo de tipo Sí/No.

Casilla de verificación : Se suele utilizar para presentar un campo de tipo Sí/No.

Cuadro de texto : Se utiliza mayoritariamente para presentar un dato almacenado


en un campo del origen del informe. Este tipo de cuadro de texto se llama un cuadro de texto
dependiente porque depende de los datos de un campo. Los cuadros de texto también pueden
ser independientes, por ejemplo para presentar los resultados de un cálculo. En la propiedad
Origen del control tenemos el nombre del campo de la tabla al que está asociado (cuando es un
dependiente) o una fórmula de cálculo cuando queremos que nos presente el resultado de ese
cálculo, en este último caso hay que preceder la fórmula por el signo de igualdad (=).

SUBMÓDULO 3 199
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Cuadro combinado , Cuadro de lista , Grupo de opciones , Botón de comando


y Control pestaña : Se suelen utilizar más en formularios, para más detalle repasar la unidad
de formularios.

Control imagen : Para insertar imágenes en el informe, esta imagen no variará al cambiar de
registro.

Marco de objeto independiente : Para insertar controles como un documento Word, un


gráfico, etc. Serán controles que no variarán al cambiar de registro.

Marco de objeto dependiente : Para insertar una imagen u otro objeto que cambia de un
registro a otro.

Salto de página : Produce un cambio de página, aunque no se haya llegado al final de la


página.

También podemos agregar un subinforme ,el cual es un informe que se inserta en otro. El
informe primario se denomina informe principal. Una combinación informe/subinforme se llama a
menudo informe jerárquico, informe principal/detalle o informe principal/secundario. Funciona de
forma idéntica a los subformularios que vimos en el tema anterior.

Línea : Para añadir una línea en el informe.

Rectángulo : Para añadir un rectángulo al informe.

Por último, podemos añadir más controles, más complejos con el botón .

Puesto que el manejo de los controles en informes es idéntico al de los controles de un formulario,
si tienes alguna duda sobre cómo añadir un control, cómo moverlo de sitio, copiarlo, cambiar su
tamaño, cómo ajustar el tamaño o la alineación de varios controles, repasa la unidad anterior.

Imprimir un informe

Para imprimir un informe, lo podemos hacer de varias formas y desde distintos puntos dentro
de Access.

• Imprimir directamente:
Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir en el Panel de Exploración para
seleccionarlo. Despliega el Botón de Office y coloca el ratón sobre la flecha que aparece junto
al comando Imprimir, en el desplegable que se abrirá selecciona Impresión Rápida.

200 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR BASES DE DATOS


Informática para Oficinas 3 Semestre

Antes de mandar la primera impresión del documento, es conveniente comprobar las opciones
definidas en ese momento, para ello tenemos que abrir el cuadro de diálogo Imprimir.

• Abrir el cuadro de diálogo Imprimir


Hacer clic sobre el nombre del informe que queremos imprimir para seleccionarlo, y seleccionando
la opción Imprimir del Botón de Office, se abrirá el cuadro de diálogo Imprimir en el que podrás
cambiar algunos parámetros de impresión como te explicaremos a continuación:

Si tenemos varias impresoras conectadas a nuestra computadora, suele ocurrir cuando están
instaladas en red, desplegando el cuadro combinado Nombre: podemos elegir la impresora a la
que queremos enviar la impresión.

En el recuadro Intervalo de impresión, podemos especificar si queremos imprimir Todo el informe


o bien sólo algunas páginas.

Si tenemos registros seleccionados cuando abrimos el cuadro de diálogo, podremos activar la


opción Registros seleccionados para imprimir únicamente esos registros.

En el recuadro Copias, podemos especificar el número de copias a imprimir. Si la opción


Intercalar no está activada, imprime una copia entera y después otra copia, mientras que si
activamos Intercalar imprime todas las copias de cada página juntas.

La opción Imprimir en archivo permite enviar el resultado de la impresión a un archivo del disco
en vez de mandarlo a la impresora.

SUBMÓDULO 3 201
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Con el botón Propiedades accedemos a la ventana de propiedades de la impresora, esta ventana


cambiará según el modelo de nuestra impresora pero nos permite definir el tipo de impresión por
ejemplo en negro o en color, en alta calidad o en borrador, el tipo de papel que utilizamos, etc.

Con el botón Configurar... podemos configurar la página, cambiar los márgenes, impresión a
varias columnas, etc.

Por último, pulsamos el botón Aceptar y se inicia la impresión. Si cerramos la ventana sin aceptar
no se imprime nada.

• Abrir el informe en vista previa:


Para comprobar que la impresión va a salir bien es conveniente abrir una vista previa del
informe en pantalla para luego si nos parece bien mandar la impresión definitiva.

Para abrir la vista previa tienes dos opciones:


• Con el objeto Informe seleccionado, desplegar el Botón de Office, colocar el mouse en la
flecha al lado del comando Imprimir y seleccionar Vista previa en el menú desplegable.
• También puedes hacer clic derecho sobre el Informe en el Panel de Exploración y seleccionar
la opción en el menú contextual.
• O si aparece, elegir directamente Vista previa en el cuadro de Vistas.

La ventana Vista previa

En esta ventana vemos el informe tal como saldrá en la impresora.

Para pasar por las distintas páginas tenemos en la parte inferior izquierda una barra de
desplazamiento por los registros con los botones que ya conocemos para ir a la primera página,
a la página anterior, a una página concreta, a la página siguiente o a la última página. En la parte
superior tenemos una nueva y única pestaña (la pestaña Vista preliminar) con iconos que nos
ayudarán a ejecutar algunas acciones:

202 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR BASES DE DATOS


Informática para Oficinas 3 Semestre

El botón reduce el tamaño del informe para poder ver dos páginas en una sola pantalla,
permite visualizar hasta seis páginas en la misma pantalla.

Envía el informe a un documento Word, desplegando el cuadro podemos elegir


también enviarlo a una hoja de cálculo Excel por ejemplo.

Utiliza la opción PDF o XPS para guardar una copia del informe en formato PDF o XPS.

Cerrar Vista Previa cierra la vista preliminar sin enviar el informe a impresora.

ACTIVIDAD 21

Contesta correctamente las siguientes preguntas:

1. ¿Qué entiendes por un informe?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

2. Menciona las 4 formas que existen para crear un informe:


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

3. ¿Para qué sirven la vista diseño de informe?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

4. Menciona 3 opciones con las que cuenta la pestaña diseño de informe:


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

SUBMÓDULO 3 203
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

5. Menciona para qué sirve la sección controles y campos:


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

6. Menciona 5 opciones de la sección controles y campos:


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

7. Menciona los pasos que tienes que seguir para imprimir un informe:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

3.7 Utilizar macros para la realización de acciones requeridas.

ACTIVIDAD 22

Lee el texto “Las Macros”, posteriormente contesta las preguntas que se te presentan al
final de la lectura.

Las macros

Las Macros son un método sencillo para llevar a cabo una o varias tareas básicas como abrir y
cerrar formularios, mostrar u ocultar barras de herramientas, ejecutar informes, etc.

También sirven para crear métodos abreviados de teclado y para que se ejecuten tareas
automáticamente cada vez que se inicie la base de datos.

Si guardamos la Macro con el nombre de AutoExec, cada vez que se inicie la base de datos,
se ejecutará automáticamente. Esto es debido a que Access al arrancar busca una macro con ese
nombre, si la encuentra será el primer objeto que se ejecute antes de lanzar cualquier otro.

204 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR BASES DE DATOS


Informática para Oficinas 3 Semestre

Esta opción es muy socorrida a la hora de efectuar comprobaciones o lanzar procesos antes de
que el usuario empiece a trabajar con la base de datos. La configuración por defecto de Access,
nos impedirá ejecutar ciertas acciones de macro si la base de datos no se encuentra en una
ubicación de confianza, para evitar acciones malintencionadas.

Crear una Macro

Para definir una macro, indicaremos una acción o conjunto de acciones que automatizarán un
proceso. Cuando ejecutemos una Macro, el proceso se realizará automáticamente sin necesidad,
en principio, de interacción por nuestra parte.

Por ejemplo, podríamos definir una Macro que abra un formulario cuando el usuario haga clic
en un botón, o una Macro que abra una consulta para subir un diez por cien el precio de nuestros
productos.

Crear una Macro es relativamente fácil, sólo tienes que hacer clic el botón Macro de la pestaña
Crear. Se abrirá la Vista de diseño de Macro.

Esta ventana es muy parecida a la vista Diseño de tabla que ya conoces y tiene la misma
dinámica; pero ahora en vez de campos lo que definimos son las acciones que queremos que se
ejecuten.

Como podrás observar, al principio consta de dos columnas: Acción, Argumentos y Comentario.

En la imagen puedes ver cómo en la columna Acción deberemos seleccionar una acción de
entre las existentes en el cuadro desplegable. En la columna Comentario podremos escribir una
pequeña descripción opcional sobre el porqué de la acción o un comentario sobre su efecto.
Cuando selecciones una Acción en la lista desplegable, en la parte inferior izquierda aparecerán
sus opciones y a la derecha una descripción breve de lo que hace la acción. Podemos añadir
tantas acciones como queramos, simplemente deberemos colocarlas una después de otra y en el
orden que queremos que se ejecuten.

Recuerda que deberás tener cuidado con el orden en el que estableces las acciones, pues es
muy importante. Imagina que tienes dos acciones (entre varias) que abren y cierran un formulario.

SUBMÓDULO 3 205
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

El formulario deberá estar abierto antes de ejecutar la orden de cerrar el formulario, por lo que la
acción de apertura debería ir antes de la de cierre.

En todo momento podrás utilizar los botones de Insertar o Eliminar filas para insertar
nuevas acciones entre dos existentes o eliminar una acción.

Para cambiar el orden en el que se encuentren las acciones puedes seleccionar algunas de
ellas y arrastrarlas con el mouse para colocarlas en otra posición.

Cuando la Macro está terminada, puede guardarse , ejecutarse y cerrarse. Más tarde,
podremos llamarla desde un control Botón de comando, o ejecutarla directamente desde la ventana
de la base de datos, haciendo clic en Ejecutar o bien haciendo doble clic directamente sobre ella.

Acciones más utilizadas

ACTIVIDAD 23

Acude a la ayuda de Access para que puedas investigar cada una de las acciones más
utilizadas en macros y completa la siguiente tabla descriptiva:

ACCIÓN DESCRIPCIÓN

Abrir
Consulta.

Abrir
Formulario.

Abrir
Informe.

Abrir Tabla.

Buscar
Registro.

Buscar
Siguiente.

206 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR BASES DE DATOS


Informática para Oficinas 3 Semestre

Cancelar
Evento

Cerrar.

Cuadro Msj.

Detener
Macro.

Detener
Todas
Macros.

Ejecutar
Comando.

Ir A Registro.

Maximizar.

Minimizar.

Salir.

SUBMÓDULO 3 207
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

ACTIVIDAD 24
Contesta correctamente las siguientes preguntas:
1. ¿Qué entiendes por una macro?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

2. ¿Para qué sirven las macros?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

3. Menciona los pasos que tienes que seguir para crear una macro:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

4. ¿Cuáles con las actividades que puedes realizar al tener terminada una macro?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
3.8 Importar y exportar datos

ACTIVIDAD 25

Sigue los pasos que aquí se te indican para que puedas importar las tablas de tus
compañeros de equipo a tu base de datos.

208 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR BASES DE DATOS


Informática para Oficinas 3 Semestre

Importar datos

Access te permite importar objetos de otra base de datos a la tuya rápidamente. Para ello, sigue
los siguientes pasos:

1. Abre la base de datos a la que le quieres agregar algún objeto


como tablas, informes, formularios o consultas.

2. Ahora selecciona la pestaña Datos externos,


una vez allí seleccionar una opción de la sección
Importar.

3. Aquí podemos seleccionar qué tipo de archivo contiene los datos que queremos importar. Si
quieres importar objetos de una base de datos a otra sólo tienes que hacer clic en el botón
Access. Sin embargo; puedes importar tablas de Excel e incluso archivos de texto, como los de
Word. Seleccionamos Access ya que vamos a importar una tabla de una base de datos.

4. Se abrirá la siguiente ventana de diálogo:

SUBMÓDULO 3 209
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Con el botón examinar buscamos el archivo que queremos importar. Si te fijas, Access nos da
dos opciones:

Elegimos la primera y nos muestra la ventana siguiente:

Puedes observar las tablas que existen en la bases de datos.

5. Aquí tienes que seleccionar la tabla que quieres importar a la base de datos que tienes
abierta en este momento.

Ya seleccionada la tabla que quieres importar das clic en aceptar.

210 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR BASES DE DATOS


Informática para Oficinas 3 Semestre

Como puedes observar se importa la tabla de préstamos a la base de datos que está abierta.

Exportar datos

El proceso es el mismo pero a la inversa. Es probable que alguna de tus tablas en una base de
datos la requieras guardar en Excel e inclusive, puedes exportarla a Word o a PDF. Tomemos el
ejemplo de la tabla Direcciones:

SUBMÓDULO 3 211
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

En el grupo Exportar, seleccionamos la opción Excel.


Esto hará que la tabla de Access la convirtamos a
una tabla de Excel.

Llegaremos al siguiente cuadro de diálogo donde le diremos dónde queremos guardar, el


nombre que asignaremos y el formato (Excel 2007 o anteriores). Incluso, podemos exportar con el
formato original o al menos la mayor parte.

Es todo, sólo aparecerá una ventana de confirmación.

212 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR BASES DE DATOS


Informática para Oficinas 3 Semestre

El archivo ya está en formato de Excel, al buscarlo y abrirlo estará del siguiente modo:

ACTIVIDAD 26

Contesta correctamente las siguientes preguntas:

1. ¿Qué entiendes por importar datos?


_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
2. ¿Para qué sirve la opción de exportar datos en Access?
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
3. Menciona los pasos que tienes que seguir para importar un archivo:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
4. Menciona los pasos que tienes que seguir para exportar un archivo:
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________

SUBMÓDULO 3 213
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

ACTIVIDAD 27

Imprime tu base de datos que desarrollaste en el transcurso de este módulo con las
características siguientes:

ŽŽ En equipo de tres integrantes


ŽŽ Portada
ŽŽ 3 tablas
ŽŽ 3 formularios (uno por tabla)
ŽŽ 2 consultas con criterios diferentes
ŽŽ 2 Informes (uno por consulta)
ŽŽ Impreso
ŽŽ Engrapado.

INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN
I. INFORMACIÓN GENERAL PARA EL PROCESO DE EVALUACIÓN
NOMBRE DEL EVALUADOR: FECHA DE APLICACIÓN:
NOMBRE DEL CANDIDATO:
IECL
Código Título
Perfil de la NTCL que se evalúa

Utiliza software de aplicación para


elaborar documentos de texto.

UNIDAD 1
Utiliza software de aplicación para Utiliza software de aplicación para
la elaboración de documentos. elaborar hojas de calculo.

Utiliza software de aplicación para


elaborar bases de datos.
Unidad:
Código Título Nivel
Elementos:
Referencia Título
Intento de evaluación Intento de evaluación Intento de evaluación
1 2 3
Domina el contenido No domina el
contenido
Juicio de la Evaluación del Con letra Con número
Submódulo 3

214 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR BASES DE DATOS


Informática para Oficinas 3 Semestre

Juicio de evaluación
Resultado de Aprendizaje
Con letra Con número
R.3.1
R.3.2
R.3.3
R.3.4
R.3.5
R.3.6
R.3.7
R.3.8
Modificar las opciones de Access
CONTENIDO SÍ NO N/A
1.- Manipula las opciones más comunes de Access (opciones principales para
trabajar con Access, para crear bases de datos y para personalizar la copia de
Microsoft Office).
2.- Manipula y establece las opciones de la base de datos actual.
3.-Manipula las opciones para personalizar la apariencia de las hojas de
datos (colores predeterminados, efectos de cuadrícula y celda y fuente
predeterminada).
4.- Manipula las opciones para crear y modificar objetos de bases de datos en
Access (diseño de la tabla y diseño de la consulta).
5.-Manipula las opciones para cambiar la forma en que Access corrige el
contenido de las bases de datos (opciones de autocorrección y para corregir
ortografía).
6.- Manipula las opciones avanzadas de personalización de Access (opciones
de edición, mostrar, imprimir, general y avanzadas).
Crear base de datos para administrar información.
CONTENIDO SÍ NO N/A
1.- Crea una base de datos para administrar la información de un sistema.
2.- Diseña las tablas necesarias para administrar la información de la base de
datos.
3.- Define los campos necesarios para las tablas de la base de datos,
especificando los tipos de datos y propiedades de los campos.
4.- Define los campos clave o llave de las tablas de la base datos.
Editar y modificar bases de datos.
CONTENIDO SÍ NO N/A
1.- Edita la base de datos para su modificación.
2.- Modifica el diseño y estructura de las tablas.
3.- Modifica las consultas realizadas.
4.- Modifica los formularios de la base de datos.
5.- Modifica los informes de la base de datos.

SUBMÓDULO 3 215
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

Diseñar formularios personalizados.


CONTENIDO SÍ NO N/A
1.- Diseña formularios personalizados para los elementos de la base de
datos.
2.- Diseña formularios para la captura de datos de las tablas.
3.- Inserta imágenes o fotos en los formularios para la captura de datos
de las tablas.
4.- Diseña formularios para las consultas de la base de datos.
5.- Modifica y aplica formato a los formularios de la base de datos.
Diseñar informes personalizados.
CONTENIDO SÍ NO N/A
1.- Crea relaciones entre las tablas de la base de datos.
2.- Realiza consultas a la información de la base de datos.
3.- Diseña consultas de acción y de resumen.
4.- Diseña consultas de referencias cruzadas.
5.- Diseña consultas para formar expresiones.
6.- Diseña consultas para la combinación de tablas.
Utilizar macros para la realización de acciones requeridas.
CONTENIDO SÍ NO N/A
1.-Crea macros para la realización de acciones predefinidas por el
administrador de bases de datos.
2.- Comprueba la aplicación de las macros en la base de datos.
3.- Elimina las macros que no son necesarias o que ya no se utilicen.
Importar y exportar datos.
CONTENIDO SÍ NO N/A
1.- Importa datos a la base de datos desde archivos o bases de datos
creados en otra aplicación.
2.- Exporta datos de la base de datos hacia un archivo o base de datos
de otra aplicación.

216 UTILIZAR SOFTWARE DE APLICACIÓN PARA ELABORAR BASES DE DATOS


Informática para Oficinas 3 Semestre

BIBLIOGRAFÍA

1.- ANDERSON, Virginia. Access 2007 Paso a Paso.

Editorial McGraw-Hill

2.- HART-DAVIS, Guy. Excel 2007 Paso a Paso.

Editorial McGraw-Hill.

3.- HART-DAVIS, Guy. Word 2007 Paso a Paso.

Editorial McGraw-Hill.

4.- LEONHARD, Bott y Woody. La Biblia de Office 2007.

Editorial Anaya multimedia

217
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

MIS NOTAS:

218
Informática para Oficinas 3 Semestre

MIS NOTAS:

219
Formación Para el Trabajo - Tercer Semestre

MIS NOTAS:

220

También podría gustarte