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INDICE DEL CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN................................................................................................1

2. ANTECEDENTES...............................................................................................2

3. OBJETIVO DEL SISTEMA..................................................................................3

4. ORGANIZACIÓN DEL MANUAL........................................................................3

5. DESCRIPCIÓN DEL MANUAL...........................................................................4

5.1. PRESENTACIÓN DEL MANUAL.................................................................4

5.1.1. Botones generales usados en el sistema..............................................5

5.1.2. Auxiliar del sistema de documento......................................................12

5.2. DEFINICIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS TÉCNICOS DEL SISTEMA


DE DOCUMENTO................................................................................................13

5.2.1. Requisitos Office 2013.........................................................................13

5.2.2. Requisitos Office 2016.........................................................................14

5.3. INGRESO Y SALIDA DEL SISTEMA DE DOCUMENTO...........................15

5.3.1. Ingreso al sistema................................................................................15

5.3.2. Salida del sistema................................................................................16

6. APLICACIÓN DEL SISTEMA DE DOCUMENTO.............................................19

6.1. MÓDULO REGISTRO DE DOCUMENTOS...............................................19

6.2. MÓDULO AÑADIR NUEVO DOCUMENTO AL SISTEMA.........................24

6.3. MÓDULO ESTADO GENERAL Y REPORTE DE LOS DOCUMENTOS


EXISTENTES.......................................................................................................25

6.4. MÓDULO TRAZABILIDAD DE DOCUMENTOS........................................27

6.5. MÓDULOS LISTA DE DOCUMENTOS Y MERCOSUR............................28


6.6. MÓDULO ACCESO A MANUAL DE USUARIO Y ACCESO A
RESPALDOS DE LOS MOVIMIENTOS...............................................................30

7. MANEJO DE ERRORES..................................................................................30

7.1. ERROR DE CANCELACIÓN PRESUROSO EN INTRODUCCIÓN DE


FECHA..................................................................................................................31

7.2. ERROR POR FALTA DE INTRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS..............31

8. CONTINGENCIAS Y SOPORTE TÉCNICO.....................................................32

9. GLOSARIO DE TÉRMINOS.............................................................................32
INDICE DE FIGURAS
FIGURA N° 1 - ESQUEMATIZACIÓN DE DIVISION DE LOS DOCUMENTOS...............5
FIGURA N° 2 – ILUSTRACIÓN DE LOS DIFERENTES BOTONES DENTRO DEL
SISTEMA DE DOCUMENTOS.................................................................................................6
FIGURA N° 3 – BOTÓN DE REGRESO A HOJA PRINCIPAL...........................................6
FIGURA N° 4 – UBICACIÓN DEL BOTÓN DE REGRESO EN LA HOJA DE
MOVIMIENTO.............................................................................................................................7
FIGURA N° 5 – UBICACIÓN DEL ACCESO AL REGISTRO DE MOVIMIENTOS..........8
FIGURA N° 6 – GENERADOR DE MOVIMIENTO................................................................8
FIGURA N° 7 – REGISTRO DE LOS DOCUMENTOS........................................................9
FIGURA N° 8 – UBICACIÓN DEL BOTÓN PARA AÑADIR NUEVO DOCUMENTO......9
FIGURA N° 9 – FORMULARIO PARA REGISTRAR NUEVO DOCUMENTO................10
FIGURA N° 10 – BOTÓN DE DESPLAZAMIENTO DE OPCIONES O CUADRO DE
LISTA.........................................................................................................................................10
FIGURA N° 11 – CUADRO DE LISTA O FILTROS.............................................................11
FIGURA N° 12 – BOTONES DE FILTROS..........................................................................11
FIGURA N° 13 – BOTONES DE SEGMENTACION DE DATOS......................................12
FIGURA N° 14 – BOTONES DE SEGMENTACION DE DATOS POR TIEMPO............12
FIGURA N° 15 – UBICACIÓN DEL BOTON DE CONSULTA...........................................13
FIGURA N° 16 – ACCESO DIRECTO AL SISTEMA DE GESTIÓN.................................16
FIGURA N° 17 – INGRESO DEL USUARIO........................................................................16
FIGURA N° 18 – SALIDA DEL SISTEMA PROCESO RECOMENDADO.......................17
FIGURA N° 19 – SALIR DEL SISTEMA DE GESTIÓN.....................................................17
FIGURA N° 20 – PROCEDIMIENTO PARA GUARDADO AVANZADO..........................18
FIGURA N° 21 – GUARDADO FORZADO..........................................................................18
FIGURA N° 22 – UBICACIÓN DEL BOTÓN PARA EL REGISTRO DE DOCUMENTO
....................................................................................................................................................20
FIGURA N° 23 – BOTÓN DE ACCESO AL REGISTRO DE DOCUMENTO..................20
FIGURA N° 24 – GENERADOR DE MOVIMIENTO...........................................................21
FIGURA N° 25 – REGISTRO DE FECHA............................................................................21
FIGURA N° 26 – INTRODUCCIÓN DE DATOS PARA EL MOVIMIENTO......................22
FIGURA N° 27 – BUSQUEDA DEL PERSONAL A RECEPCIONAR..............................22
FIGURA N° 28 – BUSQUEDA DEL DOCUMENTO A REGISTRAR................................23
FIGURA N° 29 – INTRODUCCION DE OBSERVACIÓN...................................................23
FIGURA N° 30 – UBICACIÓN DEL BOTÓN PARA AÑADIR NUEVO DOCUMENTO..24
FIGURA N° 31 – FORMULARIO DEL NUEVO DOCUMENTO.........................................25
FIGURA N° 32 - ESTADO GENERAL DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE
GESTIÓN..................................................................................................................................26
FIGURA N° 33 – CUADRO DE REPORTE..........................................................................27
FIGURA N° 34 – BOTÓN DE IMPRESIÓN DEL REPORTE ACTUAL............................27
FIGURA N° 35 – TRAZABILIDAD DE LOS DOCUMENTOS............................................28
FIGURA N° 36 – LISTA DE DOCUMENTOS.......................................................................28
FIGURA N° 37 – APARTADO DE LOS DOCUMENTOS NECESARIOS PARA LA
ACREDITACIÓN DEL MERCOSUR.....................................................................................29
FIGURA N° 38 – UBICACIÓN DE LOS BOTONES DE CONSULTA...............................30
FIGURA N° 39 – ERROR PRESUROSO EN CANCELACIÓN DE INTRODUCCION DE
FECHA DEL MOVIMIENTO....................................................................................................31
FIGURA N° 40 – ERROR DE GENERACIÓN DE RESPALDO SIN DOCUMENTOS
INTRODUCIDOS......................................................................................................................32

INDICE DE TABLAS
TABLA N° 1 - Requisitos mínimos Office 2013:..............................................................13
TABLA N° 2 - Requisitos mínimos Office 2016:..............................................................14
MANUAL DE USUARIO PARA EL MANEJO DE LA HERRAMIENTA INFORMÁTICA

MANUAL DE USUARIO PARA LA HERRAMIENTA INFORMATICA EN EL


SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS

1. INTRODUCCIÓN
Los grandes beneficios que trajo los programas informáticos hacia las personas,
varían de acuerdo al trabajo que realizan, desde la automatización de trabajos
repetitivos a reducción en tiempo de trabajo.

Por lo tanto, si es llegado a ser introducidos a una organización demuestran


mayores beneficios, ya que la organización maneja un sistema interno de
realización de los procesos y/o actividades, mejorando en gran escala estos
sistemas internos, reduciendo el tiempo de actividades, controlando y haciendo
el seguimiento a los procesos que se elaboran, facilitando los trabajos que se
realizan actualmente de manera manual.

Actualmente, la carrera de ingeniería industrial no cuenta con una herramienta


informática que ayude a sus sistemas internos, manejando su organización de
manera manual, esto implica, que realizan mayor esfuerzo sus administrativos
para la organización de sus procesos internos. Un proceso indispensable que
tiene la carrera es de mejorar continuamente en la calidad de sus servicios,
para ello se suma a un proceso voluntario de acreditación por agencias
nacionales e internacionales, por medio en que la organización llega cumplir
ciertos estándares internacionales, mediante el cual se necesita la preparación
y organización a los requerimientos exigidos por estas agencias acreditadoras,
reflejado en un informe principal, mecanismo mediante el que se debe llenar y
respaldar con diferentes documentos que reflejan el cumplimiento de los
estándares internacionales. De este modo, la carrera de ingeniería industrial no
tiene un mecanismo informático que ayude a sus sistemas y procesos internos
para facilitar en manejo, control y recopilación de los documentos, para llegar a
cumplir sus procesos indispensables, siendo que, hoy por hoy, se cuenta con
programas informáticos como una herramienta ideal para el control de los
sistemas de una organización.

VERSIÓN 1.0. 1
MANUAL DE USUARIO PARA EL MANEJO DE LA HERRAMIENTA INFORMÁTICA

Para el desarrollo de esta aplicación se empleó diferentes conocimientos en el


ámbito informático, desde el lenguaje hasta la programación en cuadros de
formularios, sin descuidar los conocimientos en los métodos de organización de
un informe principal, adecuado para la presentación hacia los diferentes
agentes acreditadores, considerando el sistema actual que maneja la carrera de
ingeniería industrial y su forma de recopilación de información.

El presente manual se estructuro con los objetivos del manual, organización del
manual, descripción del manual, subdivididos en presentación del manual,
definición de los requerimientos de instalación y, forma de entrada y salida de la
herramienta. Continuando con aplicación del sistema, manejo de errores e
interpretación de cuadros.

VERSIÓN 1.0. 2
MANUAL DE USUARIO PARA EL MANEJO DE LA HERRAMIENTA INFORMÁTICA

2. ANTECEDENTES
Las organizaciones necesitan una forma eficiente de ejercer control de
documentos en los Sistemas de Gestión, de manera que los empleados
trabajen con un sistema centralizado y controlado, al que tengan acceso,
pudiendo así contar con la información que necesitan cuando la necesitan.

El Control de documentos en los Sistemas de Gestión debe garantizar la


disponibilidad de información actualizada, relevante y pertinente. Recordemos
que los documentos de una organización, suelen incluir procesos y
procedimientos, por lo cual es prioritario que la gestión de estos documentos
atienda lo dispuesto por un proceso estándar.

De no tener un control de esa manera, se manejaría como en tiempos


anteriores, donde todo documento que se llegue a la organización se guardaba
en un área en común sin diferenciar los documentos de otros, ralentizando los
procesos posteriores.

En cuanto a los procesos que se realiza la organización frente a una


autoevaluación acreditadora, bajo estos sistemas de gestión actuales, generan
retraso al momento de la elaboración del informe principal a presentar, por
motivo en falta de organización de los documentos. Llegando a generar un caos
días antes de su presentación.

Por estas razones se debe tener a disposición un mejor sistema de gestión y


control de los documentos, para evitar y mejorar los procesos internos
indispensables que tiene una organización, de esta forma contar con
herramientas que apoyen estas problemáticas mejorando su sistema de
gestión.

VERSIÓN 1.0. 3
MANUAL DE USUARIO PARA EL MANEJO DE LA HERRAMIENTA INFORMÁTICA

3. OBJETIVO DEL SISTEMA


Facilitar el manejo de documentos e identificar los documentos necesarios para
el proceso de acreditación.

4. ORGANIZACIÓN DEL MANUAL


Este manual dará conocer toda información y manejo del SISTEMA DE
GESTIÓN PARA LOS PROCESOS DE AUTOEVALUACIÓN INTERNA Y
EXTERNA DE LA CARRERA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL. En el siguiente
orden:

1. Se informará los procesos a seguir para el manejo adecuado del sistema,


viendo desde una recepción de documentos, hasta la totalidad de
documentos existentes.
2. Generación de reportes para un mejor control de los documentos para la
preparación a una acreditación.
3. Ilustración en el manejo correcto de las distintas informaciones
adecuadas en tablas, manejando de manera rápida y entendible, al
momento de ilustrar el estado general de los documentos.
4. Reconocerá las entradas y salidas de los diferentes documentos ya
establecidos en su base de datos, dentro del sistema de gestión.
5. También dará solución a los posibles errores, por manejo incorrecto del
sistema de gestión, que se pueda presentar.
6. El usuario podrá ver todos los documentos necesarios para una
acreditación, para que su organización puede prepararse con
anticipación.

5. DESCRIPCIÓN DEL MANUAL


El manual ha sido elaborado considerando los requerimientos de documentos,
necesarios para los procesos de acreditación, en este sentido, este documento
se detalla considerando los siguientes puntos.

VERSIÓN 1.0. 4
MANUAL DE USUARIO PARA EL MANEJO DE LA HERRAMIENTA INFORMÁTICA

5.1. PRESENTACIÓN DEL MANUAL


El SISTEMA DE GESTIÓN PARA LOS PROCESOS DE AUTOEVALUACIÓN
INTERNA Y EXTERNA, se basa en conjunto de conocimientos de los diferentes
tipos, de documentación que se tiene a disposición y que, en conjuntos con
otras organizaciones, se llega a conseguir la totalidad de los documentos
requeridos para una acreditación.

Tal documentación se encuentra ordenado para su mejor entendimiento, de


acuerdo a su tipo de documento, relacionamiento entre funciones y función
principal.

FIGURA N° 1 - ESQUEMATIZACIÓN DE DIVISION DE LOS DOCUMENTOS

En la figura se puede observar algunos tipos de documentos que se encuentra


relacionado a su función o unidad establecida, normas jurídicas e institucionales
mediante esa unidad se tiene los diferentes tipos de documentos como son:
manuales, resoluciones, reglamentos, etc.

VERSIÓN 1.0. 5
MANUAL DE USUARIO PARA EL MANEJO DE LA HERRAMIENTA INFORMÁTICA

5.1.1. Botones generales usados en el sistema


Desde la hoja principal, se observa todos los botones utilizables en el manejo
del sistema de gestión.

FIGURA N° 2 – ILUSTRACIÓN DE LOS DIFERENTES BOTONES DENTRO


DEL SISTEMA DE DOCUMENTOS

Se puede observas los diferentes botones que sirven para el traslado desde la
hoja principal, hasta los diferentes destinos a donde se quiera ir, de acuerdo a la
actividad que se quiera realizar.

El siguiente botón, es de regreso, el cual se puede observar en todas las hojas


del libro.

FIGURA N° 3 – BOTÓN DE REGRESO A HOJA PRINCIPAL

Mediante este botón, pulsándolo, traslada al usuario a la hoja principal.

VERSIÓN 1.0. 6
MANUAL DE USUARIO PARA EL MANEJO DE LA HERRAMIENTA INFORMÁTICA

FIGURA N° 4 – UBICACIÓN DEL BOTÓN DE REGRESO EN LA HOJA DE


MOVIMIENTO

De igual forma este botón se encuentra ubicado en lugares específicos y a la


vista del usuario, en todas las funciones llamados módulos que tiene el sistema
de gestión.

El siguiente botón es de registro de documentos:

VERSIÓN 1.0. 7
MANUAL DE USUARIO PARA EL MANEJO DE LA HERRAMIENTA INFORMÁTICA

FIGURA N° 5 – UBICACIÓN DEL ACCESO AL REGISTRO DE


MOVIMIENTOS

Mediante este botón tendrá acceso a una serie de cuadros para el posterior
llenado, donde generará el movimiento correspondiente para el registro de
documento.

FIGURA N° 6 – GENERADOR DE MOVIMIENTO

Cuadro de definición, en donde el usuario definirá el movimiento a realizar.

VERSIÓN 1.0. 8
MANUAL DE USUARIO PARA EL MANEJO DE LA HERRAMIENTA INFORMÁTICA

FIGURA N° 7 – REGISTRO DE LOS DOCUMENTOS

Cuadro para seleccionar al usuario responsable y el documento


correspondiente para su movimiento.

Botón de “Añadir Nuevo Documento”, donde por medio de cuadros a llenar,


introducirá y guardará, el nuevo documento que el usuario quiera tener dentro
del sistema de gestión.

FIGURA N° 8 – UBICACIÓN DEL BOTÓN PARA AÑADIR NUEVO


DOCUMENTO

Ilustra la ubicación del botón para añadir nuevo documento.

VERSIÓN 1.0. 9
MANUAL DE USUARIO PARA EL MANEJO DE LA HERRAMIENTA INFORMÁTICA

FIGURA N° 9 – FORMULARIO PARA REGISTRAR NUEVO DOCUMENTO

Formulario a llenar de acuerdo a las características y conocimientos técnicos


del documento a introducir.

Los siguientes botones son para poder observar y controlar los diferentes
documentos introducidos dentro del sistema de gestión.

FIGURA N° 10 – BOTÓN DE DESPLAZAMIENTO DE OPCIONES O CUADRO


DE LISTA

Botón que indicará las diferentes opciones que ser requiera ver por parte del
usuario.

VERSIÓN 1.0. 10
MANUAL DE USUARIO PARA EL MANEJO DE LA HERRAMIENTA INFORMÁTICA

FIGURA N° 11 – CUADRO DE LISTA O FILTROS

Mediante cuadros deslizable, el usuario podrá ordenar la información de los


documentos introducidos, por tipos de documentos, en el sistema de gestión.

Los siguientes botones ordenará la información por tipos de movimiento, tipos


de documentos y por fecha de registro:

FIGURA N° 12 – BOTONES DE FILTROS

Ubicados en ciertos apartados del sistema de gestión. Para facilitar la


información existente por medio de diferentes filtros.

VERSIÓN 1.0. 11
MANUAL DE USUARIO PARA EL MANEJO DE LA HERRAMIENTA INFORMÁTICA

FIGURA N° 13 – BOTONES DE SEGMENTACION DE DATOS

Por medio de tipos de movimiento y documentos.

FIGURA N° 14 – BOTONES DE SEGMENTACION DE DATOS POR TIEMPO

Por medio de fechas de registro, realizado en el sistema.

5.1.2. Auxiliar del sistema de documento


Toda ayuda se refleja dentro del manual de usuario, el cual estará añadido
dentro del sistema en la hoja principal, para que todo usuario pueda acceder a
este manual. Donde podrá dar solución en el aparto de MANEJO DE
ERRORES.

VERSIÓN 1.0. 12
MANUAL DE USUARIO PARA EL MANEJO DE LA HERRAMIENTA INFORMÁTICA

FIGURA N° 15 – UBICACIÓN DEL BOTON DE CONSULTA

Botón que dará a conocer al usuario para poder acceder a este manual.

5.2. DEFINICIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS TÉCNICOS DEL


SISTEMA DE DOCUMENTO
El sistema de documentos desarrollado presenta como requisitos conocer el
sistema operativo que tiene instalado la computadora, el cual debe tener
compatibilidad con los paquetes informáticos del Office 2013 y 2016.

5.2.1. Requisitos Office 2013


Office 2013, es una versión de Microsoft Office, una suite informática para el
sistema operativo Windows. Incluye soporte de formato de archivo extendido,
actualizaciones a la interfaz de usuario y soporte para dispositivos táctiles.

VERSIÓN 1.0. 13
MANUAL DE USUARIO PARA EL MANEJO DE LA HERRAMIENTA INFORMÁTICA

TABLA N° 1 - Requisitos mínimos Office 2013:

Componente Requisito
Equipo y procesador Un procesador x86 o x64 bits a 1 gigahertz o más rápido
con un conjunto de instrucciones SSE2
Memoria (RAM) RAM de 1 gigabyte (GB) (32 bits); RAM de 2 gigabytes
(GB) (64 bits)
Disco duro 3,0 gigabytes (GB) disponibles
Pantalla La aceleración gráfica de hardware requiere una tarjeta
gráfica DirectX10 y una resolución de 1024 x 576
Sistema operativo Windows 7, Windows 8, Windows Server 2008 R2 o
Windows Server 2012
Navegador Microsoft Internet Explorer 8, 9 o 10; Mozilla Firefox 10.x
o una versión posterior; Apple Safari 5; o Google Chrome
17.x
Versión de .NET 3.5, 4.0 o 4.5

5.2.2. Requisitos Office 2016


Office 2016, tiene a su disposición nuevas características de la versión de
Windows, incluyen la posibilidad de crear, abrir, editar y guardar archivos en la
nube directamente desde el escritorio, una nueva herramienta de búsqueda
para comandos disponibles en Word, PowerPoint, Excel y Outlook denominada
"Tell Me", más la opción "Enviar como" en Word y PowerPoint y coautoría en
tiempo real con usuarios conectados a Office Online.

TABLA N° 2 - Requisitos mínimos Office 2016:

Componente Requisito

VERSIÓN 1.0. 14
MANUAL DE USUARIO PARA EL MANEJO DE LA HERRAMIENTA INFORMÁTICA

Equipo y procesador CPU x86 a 1 GHz con instrucciones SSE2.


Memoria (RAM) 2 GB de RAM.
Disco duro 3,0 gigabytes (GB) disponibles
Pantalla La aceleración gráfica de hardware requiere una tarjeta
gráfica DirectX10 y una resolución de 1.280 x 800.
Sistema operativo Windows 7 SP 1 o superior.
Navegador Microsoft Edge, Mozilla Firefox 35, Chrome 40, Internet
Explorer 9 o superiores.
Versión de .NET .NET 3.5 como mínimo.

5.3. INGRESO Y SALIDA DEL SISTEMA DE DOCUMENTO


El ingreso y acceso al sistema de documentos, nos indica como el usuario
puede ingresar al sistema de gestión, y la salida del sistema de documento, la
forma adecuada de salir del sistema de gestión, sin perder ninguna información
en el transcurso de estas actividades.

5.3.1. Ingreso al sistema


Se ingresa al sistema de gestión por medio del siguiente acceso directo:

FIGURA N° 16 – ACCESO DIRECTO AL SISTEMA DE GESTIÓN

VERSIÓN 1.0. 15
MANUAL DE USUARIO PARA EL MANEJO DE LA HERRAMIENTA INFORMÁTICA

El acceso directo se encuentra en el escritorio para mayor rapidez al ingreso de


sistema.

FIGURA N° 17 – INGRESO DEL USUARIO

Al momento de ingresar al sistema de gestión, el usuario debe introducir su


login como su contraseña. Una vez el sistema haya reconocido el login del
usuario, ingresará al sistema, donde podrá realizar las diferentes actividades
que desea realizar el usuario.

VERSIÓN 1.0. 16
MANUAL DE USUARIO PARA EL MANEJO DE LA HERRAMIENTA INFORMÁTICA

5.3.2. Salida del sistema


Para salir del sistema se debe primero guardar todo movimiento realizado, de
manera normal.

FIGURA N° 18 – SALIDA DEL SISTEMA PROCESO RECOMENDADO

Antes de salir del sistema de gestión, el usuario debe guardar todo


procedimiento realizado, pulsando el icono de “Guardar” o presionando la
combinación de tecla (Ctrl + G).

FIGURA N° 19 – SALIR DEL SISTEMA DE GESTIÓN

Posteriormente se debe dar al icono mostrado en la figura anterior, para cerrar


por completo el sistema de gestión.

También puede guardarse de la siguiente manera:

VERSIÓN 1.0. 17
MANUAL DE USUARIO PARA EL MANEJO DE LA HERRAMIENTA INFORMÁTICA

FIGURA N° 20 – PROCEDIMIENTO PARA GUARDADO AVANZADO

Guardando el documento de esta forma, se debe tener cuidado de crear otro


sistema, se debe guardar sustituyendo el anterior, para no crear duplicados.

En caso de cerrar el programa sin guardarlo, le aparecerá la siguiente ventana,


donde el usuario debe confirmar el guardado:

FIGURA N° 21 – GUARDADO FORZADO

Este mensaje aparece si no se guarda el documento de cualquiera de las


formas mencionadas anteriormente. Es un sistema de alerta para que el usuario
tengo conocimiento de que se realizó un movimiento en sistema.

VERSIÓN 1.0. 18
MANUAL DE USUARIO PARA EL MANEJO DE LA HERRAMIENTA INFORMÁTICA

6. APLICACIÓN DEL SISTEMA DE DOCUMENTO


El SISTEMA DE GESTIÓN PARA LOS PROCESOS DE AUTOEVALUACIÓN
INTERNA Y EXTERNA, tiene programadas varias funciones llamados
“módulos”, los cuales fueron descritas en el presente manual de usuario.

Entre los módulos se tiene el registro de entradas y salidas, de los documentos.


Este módulo define como entrada, al ingreso de o los documentos a la
organización. Salidas, como retiro y envió hacia otra organización.

Asimismo, consta con el módulo de añadir nuevo documento, ver reportes y


estados general de los documentos existentes.

También existe otros módulos que son de seguimientos a los documentos, entre
los cuales son de lista de documentos, trazabilidad de documentos, Mercosur,
acceso a manual de usuario y acceso a respaldos.

6.1. MÓDULO REGISTRO DE DOCUMENTOS


Una vez ingresado al sistema con usuario y contraseña, en la hoja principal
podrá ver un botón de registro de documento, en el cual se realizará el registro
del documento(s), ya sea de entrada o salida del documento(s), llamado
Movimientos.

VERSIÓN 1.0. 19
MANUAL DE USUARIO PARA EL MANEJO DE LA HERRAMIENTA INFORMÁTICA

PASO 1:

FIGURA N° 22 – UBICACIÓN DEL BOTÓN PARA EL REGISTRO DE


DOCUMENTO

Pulsando en el botón de registro, el sistema se ubicará a una nueva hoja


denominada “MOVIMIENTO”, en la cual uno accederá a registrar los diferentes
movimientos que se requiera.

PASO 2:

FIGURA N° 23 – BOTÓN DE ACCESO AL REGISTRO DE DOCUMENTO

VERSIÓN 1.0. 20
MANUAL DE USUARIO PARA EL MANEJO DE LA HERRAMIENTA INFORMÁTICA

Para acceder al registro correspondiente, el usuario debe pulsar dentro de la


imagen ilustrado en la figura anterior.

El cual abrirá los siguientes cuadros a llenar:

PASO 3:

FIGURA N° 24 – GENERADOR DE MOVIMIENTO

En él se puede observar dos tipos de movimientos, “ENTRADAS” y “SALIDAS”;


entrada, son los documentos que ingresan a la organización; salidas, son los
documentos que salen de la organización.

PASO 4:

El sistema nos mostrará un cuadro, en el cual se definirá la fecha del


movimiento.

FIGURA N° 25 – REGISTRO DE FECHA

El sistema de gestión automáticamente indicará la fecha actual.

VERSIÓN 1.0. 21
MANUAL DE USUARIO PARA EL MANEJO DE LA HERRAMIENTA INFORMÁTICA

PASO 5:

El procedimiento a seguir después de seleccionar el movimiento y aceptar la


fecha.

FIGURA N° 26 – INTRODUCCIÓN DE DATOS PARA EL MOVIMIENTO

Es seleccionar el usuario que está ejecutando tal movimiento en el cuadro


“REGISTRAR USUARIO” y luego seleccionar el cuadro de “REGISTRAR
DOCUMENTOS”

FIGURA N° 27 – BUSQUEDA DEL PERSONAL A RECEPCIONAR

Se registra el usuario que realizará el movimiento del o los documentos.

VERSIÓN 1.0. 22
MANUAL DE USUARIO PARA EL MANEJO DE LA HERRAMIENTA INFORMÁTICA

FIGURA N° 28 – BUSQUEDA DEL DOCUMENTO A REGISTRAR

Se busca el documento que se está realizando la recepción.

Posteriormente el sistema le indicara que coloque una observación.

FIGURA N° 29 – INTRODUCCION DE OBSERVACIÓN

En el apartado de observación, lo que el usuario introducirá debe ser claro y


preciso, en este apartado se debe escribir ¿dónde se dejará el documento?
Y cualquier otra característica sobre el movimiento de ese documento.

El sistema lanzará la siguiente pregunta, ¿Son correctos los datos


introducidos?, de dar Si, lanzará la pregunta de, ¿Desea ingresar más
documentos?, de ser la respuesta Si, deberá ingresar otro documento, caso

VERSIÓN 1.0. 23
MANUAL DE USUARIO PARA EL MANEJO DE LA HERRAMIENTA INFORMÁTICA

contrario deberá pulsar en cuadro de “GUARDAR” para generar el respaldo de


Movimiento.

El sistema de manera automática generará un .PDF para imprimir, el cual


llegará a ser el respaldo del movimiento.

6.2. MÓDULO AÑADIR NUEVO DOCUMENTO AL SISTEMA


Esta función o módulo es para añadir un documento nuevo al sistema, donde el
usuario debe estar capacitado de los diferentes documentos existentes y
necesario para una acreditación.

PASO 1:

Seleccionamos la opción de “Añadir Nuevo Documento” en la hoja principal:

FIGURA N° 30 – UBICACIÓN DEL BOTÓN PARA AÑADIR NUEVO


DOCUMENTO

De este modo, generará un cuadro donde se introducirá las características


técnicas del nuevo documento, desde su unidad representativa del documento,
el tipo de documento y su relación de función del documento. Posteriormente se
debe colocar un título con la cual se guardará el nuevo documento, el título
que llevará el nuevo documento debe ser lo más detallado posible.

VERSIÓN 1.0. 24
MANUAL DE USUARIO PARA EL MANEJO DE LA HERRAMIENTA INFORMÁTICA

FIGURA N° 31 – FORMULARIO DEL NUEVO DOCUMENTO

Una vez llenado los cuadros, el usuario debe seleccionar a que dimensión
pertenece este documento, de no tener conocimiento la pertenencia del
documento, seleccionar “OTROS”; Otros, es una opción en caso de no tener en
claro la pertenencia del documento, o cuyo caso, pertenecer a otros tipos de
acreditación.

PASO 2:

Finalizando el registro pulsando en “REGISTRAR NUEVO DOCUMENTO”.

6.3. MÓDULO ESTADO GENERAL Y REPORTE DE LOS


DOCUMENTOS EXISTENTES
Los estados generales son para conocer el estado actual de los documentos
dentro del sistema de gestión, que por consiguiente se puede ver todos los
documentos separados por su unidad, tal cuadro de información se puede filtrar
por tipos de documentos, para su mejor control.

VERSIÓN 1.0. 25
MANUAL DE USUARIO PARA EL MANEJO DE LA HERRAMIENTA INFORMÁTICA

FIGURA N° 32 - ESTADO GENERAL DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA


DE GESTIÓN

Estos documentos mostrados también indicarán, pulsando dos veces sobre el


documento, la pertenencia o ubicación dentro del formato del informe general
del MERCOSUR.

La columna de saldo indica la cantidad de documento registrados dentro del


sistema, y que por consiguiente se debe tener en físico en la organización
actual.

Reportes de documentos, cumplen con la misma función que el estado general,


informando al usuario de los movimientos realizados, la fecha, el usuario que
realizó tal movimiento y da la información, de la observación que se dio al
momento de generar el movimiento.

VERSIÓN 1.0. 26
MANUAL DE USUARIO PARA EL MANEJO DE LA HERRAMIENTA INFORMÁTICA

FIGURA N° 33 – CUADRO DE REPORTE

De este modo se tiene el control respectivo de los movimientos realizados,


utilizando los botones de filtros puede tener mayor precisión de la información
que el usuario requiera. Desde solo ver los movimientos de entradas o salidas,
hasta ver solo los documentos de algún tipo en específico.

En este módulo tiene la peculiaridad de que el usuario, pueda imprimir tal


reporte, guardando el reporte a la ubicación que uno desea.

FIGURA N° 34 – BOTÓN DE IMPRESIÓN DEL REPORTE ACTUAL

A pulsar el botón de impresión, generará un .PDF para su posterior impresión,


tal archivo se debe guardar bajo un nombre y lugar que se desea tener.

VERSIÓN 1.0. 27
MANUAL DE USUARIO PARA EL MANEJO DE LA HERRAMIENTA INFORMÁTICA

6.4. MÓDULO TRAZABILIDAD DE DOCUMENTOS


La trazabilidad de documentos es una forma de ver por separados los
diferentes movimientos realizados, entradas o salidas.

FIGURA N° 35 – TRAZABILIDAD DE LOS DOCUMENTOS

A su vez da la información del usuario que registro tales movimientos, la fecha


del movimiento y, el número del movimiento, el cual estará vinculado a su
Respaldo.

6.5. MÓDULOS LISTA DE DOCUMENTOS Y MERCOSUR


La lista de documentos es otra forma de ver, los documentos dentro del sistema
y con los cuales trabaja, cualquier nuevo documento se añadirá a esta lista, y
estará vinculada con todo el sistema de gestión.

FIGURA N° 36 – LISTA DE DOCUMENTOS

VERSIÓN 1.0. 28
MANUAL DE USUARIO PARA EL MANEJO DE LA HERRAMIENTA INFORMÁTICA

En esta lista se puede apreciar toda información general de cada documento,


inclusive la cantidad de ellos.

El apartado de MERCOSUR, es una información detallada de la ubicación, que


debe tener cada documento dentro del informe general, a presentar hacia la
organización acreditadora correspondiente.

FIGURA N° 37 – APARTADO DE LOS DOCUMENTOS NECESARIOS PARA


LA ACREDITACIÓN DEL MERCOSUR

VERSIÓN 1.0. 29
MANUAL DE USUARIO PARA EL MANEJO DE LA HERRAMIENTA INFORMÁTICA

Este cuadro es de información y no se encuentra asociado a las demás,


cualquier modificación se debe manejar con cautela.

Esta tabla se encuentra dividido por dimensiones, componente e indicadores.


Donde se puede observar que documentos son necesarios, donde se debe
introducir en el informe general y el orden de estos. Para mejor manejo se
consta de botones para ver los documentos por dimensiones.

6.6. MÓDULO ACCESO A MANUAL DE USUARIO Y ACCESO A


RESPALDOS DE LOS MOVIMIENTOS
En la hoja principal se puede acceder al manual de usuario pulsando el botón
de “MANUAL DE USUARIO”.

También pueden acceder a la carpeta donde se aloja todos los respaldos de


movimientos generados.

FIGURA N° 38 – UBICACIÓN DE LOS BOTONES DE CONSULTA

VERSIÓN 1.0. 30
MANUAL DE USUARIO PARA EL MANEJO DE LA HERRAMIENTA INFORMÁTICA

De este modo, se puede acceder a la consulta del mismo manual de usuario


para poder ver el funcionamiento de cualquier módulo, como también puede
acceder a la carpeta donde se aloja todos los respaldos de los movimientos
realizados.

7. MANEJO DE ERRORES
Los usuarios que no tienen experiencia en el manejo del sistema de documento,
pueden incurrir en errores. Para ayudar a resolver estas instancias de fallas se
puede acceder a los auxiliares de ayudas, los cuales consiste en:

7.1. ERROR DE CANCELACIÓN PRESUROSO EN INTRODUCCIÓN


DE FECHA
Este error sucede, en el procedimiento de generación de movimiento, por no
seguir con los pasos indicados. Al tratar de cancelar todo de manera presuroso,
en el momento justo de introducción de la fecha del movimiento.

FIGURA N° 39 – ERROR PRESUROSO EN CANCELACIÓN DE


INTRODUCCION DE FECHA DEL MOVIMIENTO

VERSIÓN 1.0. 31
MANUAL DE USUARIO PARA EL MANEJO DE LA HERRAMIENTA INFORMÁTICA

Solución:

Para resolver el error, se debe pulsar en la opción de “Finalizar”,


posteriormente, realizar de nuevo la generación del movimiento.

7.2. ERROR POR FALTA DE INTRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS


Este error sucede, al momento de querer generar un movimiento, sin antes
haber introducido el documento a registrar. El sistema le rebota mandando el
siguiente error.

FIGURA N° 40 – ERROR DE GENERACIÓN DE RESPALDO SIN


DOCUMENTOS INTRODUCIDOS

VERSIÓN 1.0. 32
MANUAL DE USUARIO PARA EL MANEJO DE LA HERRAMIENTA INFORMÁTICA

Solución:

Para resolver el error generado, se debe pulsar en la opción de “Finalizar”,


posteriormente realizar todo el procedimiento del módulo, registro de
documento.

Si no genera el documento u respaldo, contacte con técnico encargado.

8. CONTINGENCIAS Y SOPORTE TÉCNICO


Para una revisión técnica completa, sobre cualquier problema sobre el sistema,
enviar un correo con una captura de imagen del problema, al correo
jorge.rrt46@gmail.com

9. GLOSARIO DE TÉRMINOS
Unas series de términos utilizados en el manual.

Sistema de gestión. - Da referencia al sistema interno con la cual está


organizada la herramienta informática.

Sistema de documento. – Designación del título que lleva la herramienta


informática, es la herramienta informática o programa aplicativo con la cual se
trabaja.

Herramienta informática. – Programa o aplicación constituida por diferentes


comandos utilizados para la construcción de su funcionamiento interno de
dicho, programa o aplicación.

Ingreso al sistema de documento. - Procedimiento adecuado para poder iniciar


la herramienta informática y tener acceso a ella.

Salida del sistema de documento. - Procedimiento adecuado para poder salir y


cerrar la herramienta informática.

Entrada de documento. – Ingreso y registro de los documentos entrantes a la


organización.

VERSIÓN 1.0. 33
MANUAL DE USUARIO PARA EL MANEJO DE LA HERRAMIENTA INFORMÁTICA

Salida de documento. – Retiro y registro de los documentos salientes de la


organización.

Módulo. – Funciones programados dentro de la herramienta informática, que


contiene una serie de actividades para llegar a cumplir un procedimiento
específico.

Respaldo. – Documento en .PDF generado por medio del módulo registro de


documento, es un informe que indica el movimiento, la cantidad, los
documentos y el usuario que realizó tal procedimiento.

VERSIÓN 1.0. 34