3-Almacenamiento de Medicamentos PDF

PLANT-A, versión 1
PROCEDIMIENTO Código AL-MFA
ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS

Versión 1
FARMACEUTICOS Y AFINES
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NOMBRE PUESTO FIRMA
1.Auxiliar de Enfermería CAP San

1.Gloria Estela Barrios
Pedro Sacatepéquez
2.Saira Rocío Chávez 2. Encargada de Bodega DAS
ELABORADO 3.Amparo Claudia Nova 3.Enfermera Auxiliar
4.Isaura Carmelina Miranda 4.Enfermera Auxiliar
5.Encargada de Almacén Distrito de

5.Luzmila Ochoa
San Pedro Sacatepéquez
1.Coordinador de la Unidad de
1.José Eduardo Silva
Gestión de Calidad
REVISADO
2.Enfermera Profesional CAP San
2.América Juárez
Pedro Sacatepéquez
1.Coordinador del CAP San Pedro

1.Aníbal Rubén Orozco Sacatepéquez
APROBADO
2.Director Área de Salud de San
2.Miguel Ángel Santizo
Marcos
Prohibida la reproducción de este documento. Si el documento tiene permiso para su reproducción, cada copia debe
tener el sello de la Unidad de Gestión de Calidad, de lo contrario no se considera del Sistema de Gestión de Calidad
del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social.
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A. INTRODUCCIÓN
En el presente procedimiento se detallan las actividades que deben seguir los encargados de
almacenar los medicamentos y productos farmacéuticos y afines en el Servicio del Centro de Salud,
Distrito y la Dirección de Área del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social (MSPAS).
B. TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Selección: Es la elección de los medicamentos y productos farmacéuticos y afines esenciales para

una DAS u hospital, pues responden al perfil epidemiológico local, atendido por los servicios de
salud. Como producto de este proceso se tiene la lista básica de medicamentos, que se utiliza como
referencia para realizar la programación y adquisición de los insumos.
Denominación Común Internacional: La Denominación Común Internacional (DCI) es el nombre

oficial, no comercial, de una sustancia farmacológica (medicamento o droga). El DCI ha permitido
que las autoridades de salud de diversos países puedan elaborar sus listados nacionales de
medicamentos con el fin de uniformar las compras y prescripciones de medicamentos, así como
facilitar la calidad de su producción y elaboración. Es el nombre común para los medicamentos
recomendada por la OMS, con el objeto de lograr su identificación internacional. Ejemplo:
Acetaminofén, Amoxicilina.
Programación: Proceso mediante el cual se determina las necesidades de medicamentos y

productos farmacéuticos y afines para un período determinado, con el propósito de atender la
demanda de los servicios. Es el punto de partida para una adquisición racionalizada que garantice la
disponibilidad de insumos en los servicios.
Método de consumo: Utiliza registros de consumo histórico de cada insumo individual, para
proyectar las necesidades futuras.
Almacenamiento: Proceso que permite la ubicación adecuada de los insumos para asegurar su
conservación; incluye las actividades de recepción, ubicación en un espacio físico apropiado, que
facilite los procedimientos de control de calidad y control de inventarios. El almacenamiento es el
punto central del proceso de distribución, porque es la combinación entre recibir y transportar los
insumos para el próximo punto de distribución, lo cual facilite disponer al final del insumo para su
uso.
El almacenamiento persigue conservar las propiedades físicas, químicas y de estabilidad de los

insumos para que mantengan su utilidad, seguridad, pureza y eficacia. La vida útil de los insumos
puede oscilar de seis meses a cinco años, según el tipo de producto. Los insumos deben
almacenarse y distribuirse de modo que los clientes puedan recibirlos en buen estado y a tiempo
para ser utilizados antes de su fecha de vencimiento.
Análisis organoléptico: es la inspección visual que permite revisar las características que tienen
los medicamentos y productos farmacéuticos y afines tales como forma, color, olor, sabor,
homogeneidad, textura, dimensiones u otros.
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Registro Diario de Demanda Real: Sirve para el registro de datos provenientes de las consultas
realizadas en los puestos y post-consultas de los centros de salud, en el cual se consigna las
unidades entregadas y las unidades no entregadas a los usuarios, por producto y presentación.
Tarjeta de Control de Suministros: Este formulario se utiliza en las bodegas y servicios de salud
donde se almacenan insumos, con el propósito de llevar un control de las existencias de cada uno de
los productos
Reporte de Balance, Requisición y Envío de Suministros –BRES-: Este es un informe que

recopila en un solo instrumento todos los datos esenciales del sistema logístico. Según el tipo de
nivel hay un reporte BRES por servicio de salud, un reporte BRES consolidado de Distrito (el cual
incluye datos consolidados de todos los servicios y bodega del Distrito) y un reporte BRES
consolidado de DAS (el cual incluye datos consolidados de todos los Distritos y bodega de DAS).
Sistema de Información: Conjunto organizado de datos y registros interrelacionados que brindan

información logística esencial. Tiene como propósito mejorar las decisiones gerenciales en materia
de logística.
Tiempo de solicitud y recepción (lapso de reabastecimiento): Es el tiempo comprendido entre el

momento en que se piden los medicamentos y el momento en que se reciben y están disponibles
para su uso.
Frecuencia de pedido (período de reabastecimiento): Es cada cuánto tiempo vamos a pedir los
insumos a un nivel superior
Nivel de existencia de reserva: La proporción del nivel mínimo que mantiene una reserva del
insumo a ser utilizada en el caso de aumentos imprevistos en la demanda o entregas retrasadas
Nivel Mínimo: Es el nivel más bajo establecido para el almacenamiento, el cual se expresa en
meses. Equivale a dos tiempos de solicitud y recepción. Los pedidos deben volver al nivel máximo,
en este punto.
Nivel Máximo: Es el nivel más alto establecido para el almacenamiento, el cual se expresa en
meses. Equivale al nivel mínimo más la frecuencia de pedido.
Cantidad Mínima: La cantidad de suministros por debajo de la cual no deben bajar los niveles de
existencias, durante condiciones de distribución o demanda normal. Se calcula multiplicando el
Promedio Mensual de Demanda Real (PMDR) por el nivel mínimo.
Cantidad Máxima: La cantidad de suministros por encima de la cual no deben subir los niveles del
inventario durante condiciones normales. Se calcula multiplicando el Promedio Mensual de Demanda
Real (PMDR) por el nivel máximo.
Cantidad a solicitar: Es la cantidad de insumos que debe ser solicitada para llegar al nivel máximo.
Será la diferencia entre la cantidad máxima y el saldo del mes siguiente del nivel que solicita.
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Demanda Real: Es la suma de las cantidades de insumos entregadas a los usuarios/as y las
cantidades de insumos que se dejaron de entregar por desabastecimiento.
Promedio Mensual de Demanda Real (PMDR): Es el promedio mensual de la “demanda real”; por
lo general, se utilizan los seis meses más recientes para el cálculo.
Meses de existencia disponible (MED): Es el número de meses en existencia, tomando como base
el saldo del mes dividido por el PMDR.
Calendario logístico: El sistema de información logístico consta de registros e informes o reportes,

en los cuales se utilizan los datos esenciales descritos en la sección anterior.
Todos los datos esenciales deben de registrarse dentro de las fechas de corte establecidas por el
calendario logístico, lo que permite un manejo estandarizado de la información y la misma es veraz y
oportuna.
Saldo: Es la cantidad de existencias utilizables o disponibles en un nivel o en todos los niveles en un

momento dado en el tiempo.
Dato de Consumo: Información sobre la cantidad de insumos entregados a los/as usuarios/as
Dato de Distribución: Información sobre la cantidad de producto enviado de una bodega a otra
dentro del sistema; el producto no ha sido entregado al usuario/a.
Tiempo de solicitud y recepción: Es el tiempo que pasa desde que solicitamos hasta que está
disponible para su uso
Frecuencia de pedido: Establece cada cuánto se debe realizar los pedidos
Reajustes positivos: Los reajustes positivos se suman a los saldos y se dan cuando, existen
sobrantes en el inventario y en el momento de la recepción; se reciben traslados o préstamos; existe
error en el registro; se reciben devoluciones de un nivel inferior; se reciben donaciones que no vienen
del nivel superior
Reajustes negativos: Los reajustes negativos se restan a los saldos y se dan cuando, existen
faltantes en el inventario y en el momento de la recepción; se realizan traslados o préstamos; existe
error en el registro; cuando se hacen devoluciones a un nivel superior; se tiene existencias vencidas
o dañadas
Fecha de vencimiento y número de lote: Estos datos son importantes para realizar reclamos o
seguimiento a productos que no cumplen las especificaciones, después de realizar monitoreos de
calidad
Sistema de distribución Es la cadena completa de instalaciones y transporte por los cuales tienen
que pasar los insumos hasta ser entregados al usuario incluyendo bodegas, medios de transporte,
unidades de salud y el personal de salud.
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Distribución Directa: Se realiza cuando los programas y proveedores entregan los insumos a la
DAS y/o hospital. Luego la DAS distribuye a los puestos y post-consultas de centros de salud, sin
intermediario
Distribución Indirecta: En esta modalidad, los programas y proveedores entregan los insumos a la
DAS y/o hospital. Luego la DAS distribuye primero a los DMS y estos últimos, son los responsables
de abastecer a sus puestos de salud y post-consulta del centro de salud.
C. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
C.1. Recepción y Verificación
El encargado de almacén recibe los Medicamentos y productos farmacéuticos y afines de acuerdo al

nivel de la bodega
Bodega Dirección de Área

Aspectos Administrativos que el encargado de almacén debe verificar en cada documento descrito
en el siguiente cuadro
Solicitud de Pedido Orden de Compra Factura original
Nombre del proveedor, Nombre del proveedor, dirección y NIT

Descripción de medicamentos Descripción de medicamentos y productos
y productos farmacéuticos y farmacéuticos y afines, denominación Descripción de medicamentos y productos
afines, denominación común común internacional del producto, forma farmacéuticos y afines, denominación
internacional del producto, farmacéutica y concentración común internacional del producto, forma
forma farmacéutica y farmacéutica y concentración
concentración
Cantidad de medicamentos y Cantidad de medicamentos y productos Cantidad de medicamentos y productos

productos farmacéuticos y farmacéuticos y afines farmacéuticos y afines
afines
Precio unitario y total de medicamentos y Precio unitario y total de medicamentos y

productos farmacéuticos y afines productos farmacéuticos y afines
Unidad de medida Unidad de medida Unidad de medida

Certificado de Calidad ( número de lote,
fecha de vencimiento, fecha de fabricación,
forma farmacéutica, concentración)
NIT del MSPAS o de la Unidad Ejecutora
que corresponde
Fecha (que la fecha contenida en la factura
no tenga más de 8 días de atraso contra
entrega)
La factura debe ser original numerada,
autorizada por la SAT (que la factura
contenga la resolución de impresión),
descripción del régimen tributario
Monto total en letras y en números
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Aspectos técnicos de medicamentos y productos farmacéuticos y afines que el encargado de

almacén debe verificar en cada documento descrito en el siguiente cuadro
Etiquetado Empaque
En el empaque primario y/o secundario debe estar Empaque Terciario: sellado, sin violación
registrado el nombre del producto, concentración, forma
farmacéutica, número de registro sanitario, número de lote,
fecha de vencimiento, presentación, vía de administración y
condiciones especiales de almacenamiento
Empaque Secundario: sin decoloración, sin manchas, sin

signos de humedad
Empaque primario: Sellado, etiquetado, sin perforaciones,

sin fisuras, etc
Aspectos Visuales de medicamentos y productos farmacéuticos y afines

(Aspecto físico del producto o propiedades organolépticas) que el encargado de almacén debe
verificar en cada documentos descrito en el siguiente cuadro
Producto Aspectos a considerar
La superficie debe ser lisa. Puede tener una hendidura de un lado

para poder partirse. Los comprimidos rasgados, con fisuras o con
Comprimidos los bordes imperfectos deberán ser devueltos. No debe presentar
variaciones de color
Capsulas Superficie lisa, sin signos de ablandamiento, manchas o

perforaciones
Jarabes Deben presentarse límpidos, viscosos y con olor agradable. No

deben tener olor repugnante. No deben contener partículas
extrañas o sólidos en el fondo
Suspensión Debe mantenerse dispersa, homogénea, siendo fácilmente

redispersable por agitación los precipitados que eventualmente se
formen.
Soluciones Líquido cristalino sin presentar ningún tipo de material en

suspensión (sólidos)
Emulsiones Debe observarse con aspecto homogéneo, sin olor desagradable,

sin partículas flotando
NOTA: El encargado de almacén verifica los aspectos técnicos y visuales en una muestra del
producto recibido según la fórmula establecida.
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Si todo cumple, el encargado/Auxiliar de Almacén efectúa el ingreso físico a la bodega de almacén.
Si no cumple con alguna de las especificaciones entre los documentos, el encargado/Auxiliar de

Almacén consulta al Encargado de Compras la confirmación de la recepción, si el Encargado de
Compras aprueba la recepción recibe y solicita el llenado de la “Validación y recepción de
productos” al Encargado de Compras, si no procede, devuelve al Proveedor para su corrección se
registra la razón del rechazo en la “Validación y recepción de productos”, y se traslada copia al
Encargado de Compras.
Bodega de Distritos y Servicios

Aspectos Administrativos que el encargado de almacén debe verificar en el documento descrito en el
siguiente cuadro
BRES
Descripción de medicamentos y productos farmacéuticos y afines, nombre

comercial del producto, forma farmacéutica y concentración
Cantidad de medicamentos y productos farmacéuticos y afines
Unidad de medida
NOTA: El proveedor de salud debe tomar en cuenta que los medicamentos y productos
farmacéuticos y afines cuenten con una vida útil que les permita distribuirlos a los servicios y pueden
ser entregados al usuario sin llegar a su fecha de vencimiento.
Bodegas de Distritos y Servicios

Aspectos técnicos de medicamentos y productos farmacéuticos y afines que el encargado de
almacén debe verificar en cada documento descrito en el siguiente cuadro
Etiquetado Empaque
En el empaque primario y/o secundario debe estar Empaque Terciario: sellado, sin violación
registrado el nombre del producto, concentración, forma
farmacéutica, número de registro sanitario, número de lote,
fecha de vencimiento, presentación, vía de administración y
condiciones especiales de almacenamiento
Empaque Secundario: sin decoloración, sin manchas, sin

signos de humedad
Empaque primario: Sellado, etiquetado, sin perforaciones,

sin fisuras, etc
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Bodega de Distritos y Servicios

Aspectos Visuales de medicamentos y productos farmacéuticos y afines
(Aspecto físico del producto o propiedades organolépticas) que el encargado de almacén debe
verificar en cada documento descrito en el siguiente cuadro
Producto Aspectos a considerar
La superficie debe ser lisa. Puede tener una hendidura de un lado

para poder partirse. Los comprimidos rasgados, con fisuras o con
Comprimidos los bordes imperfectos deberán ser devueltos. No debe presentar
variaciones de color
Capsulas Superficie lisa, sin signos de ablandamiento, manchas o

perforaciones
Jarabes Deben presentarse límpidos, viscosos y con olor agradable. No

deben tener olor repugnante. No deben contener partículas
extrañas o sólidos en el fondo
Suspensión Debe mantenerse dispersa, homogénea, siendo fácilmente

redispersable por agitación los precipitados que eventualmente se
formen.
Soluciones Líquido cristalino sin presentar ningún tipo de material en

suspensión (sólidos)
Emulsiones Debe observarse con aspecto homogéneo, sin olor desagradable,

sin partículas flotando
NOTA: El proveedor de salud verifica los aspectos técnicos y visuales del producto que recibe de la
bodega de Distrito y en el caso de encontrar diferencias en cantidades o productos en mal estado, lo
consigna en el BRES y se anota la cantidad de producto que fue recibido.
C.2. Registro
El Encargado almacén de Área, elabora “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario forma

1H”, llenando las casillas siguientes:
Encabezado del formato Cuerpo del formato Píe de formato

Dependencia Cantidad Firma y sello en la sección de
Programa Descripción del artículo “Guardalmacén o empleado responsable”
Proveedor Código del gasto renglón
Fecha Folio libro de almacén
Número Precio por unidad
(Cuando aplique)
Orden de C.Y P. No. (Cuando aplique) Valor total
Número de factura
Nota: El responsable de la firma en la casilla de “Guardalmacén o empleado responsable” no puede

delegar las funciones y responsabilidades de encargado de almacén en otra persona. Según el
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artículo 79 de la Ley Orgánica de Presupuesto debe causionar su responsabilidad mediante fianza a

favor del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social.
El Encargado de Almacén, registra y actualiza cada medicamento y producto farmacéutico y afín

almacenado en su bodega, por medio del la “Tarjeta de control de suministros (kardex)”
autorizadas por la Contraloría General de Cuentas.
Para el caso de las donaciones, el Encargado de Almacén ingresa el producto donado a la tarjeta de
control de suministro (kardex) agregando la palabra “DONACIÓN” y numero de acta, para diferenciar
la donación de los productos comprados o maneja un cardex por separado.
Para el caso de las Unidades Ejecutoras que cuenten con Auxiliares de Almacén, elaboran la
“Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario forma 1H” y trasladan al encargado de
Almacén para la firma correspondiente.
El Encargado de Almacén completa los datos, solicita firma y sello de visto bueno en la sección del
píe del formato de la “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario forma 1H” al Gerente
Administrativo Financiero de la Unidad Ejecutora.
El Gerente Administrativo Financiero de la Unidad Ejecutora, firma y regresa el documento al

Encargado de Almacén.
El Encargado/Auxiliar de Almacén, traslada al Encargado de Compras/ Asistente/Analista de

Compras, factura original y “Constancia de Ingreso a Almacén y a Inventario forma 1H” original.
Encargado/Auxiliar de Almacén recibe copia firmada y sellada de recibido de la “Constancia de

Ingreso a Almacén y a Inventario forma 1H” y factura
El Encargado/Auxiliar de almacén, archiva la copia de la “Constancia de Ingreso a Almacén y a

Inventario 1H” copia de factura y copia de “Orden de Compra”.
C.3. Almacenamiento en Bodega
El Encargado de Almacén, al realizar el ingreso de los medicamentos y productos farmacéuticos y

afines, debe clasificar los productos por presentación “Suspensión (Vía oral, vía tópica, vía parenteral
y vía rectal) y tableta” o en forma alfabética para su fácil ubicación.
Si dentro de los medicamentos y productos farmacéuticos y afines se encuentran productos con

fecha de vencimiento, también los identifica como Perecederos.
Perecederos: El Encargado de Almacén, clasifica todos los medicamentos y productos

farmacéuticos y afines que contenga fecha de vencimiento y para el cual se utiliza el criterio de
entrega del sistema PEPE “Primero en expirar primero en entregar”.
Debe llevar un control de fechas de vencimiento de los productos identificados como perecederos de
la siguiente forma
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Para el control de los vencimientos de medicamentos, el encargado del almacén coloca en un lugar
visible colores para que visualmente identifique los medicamentos y productos farmacéuticos y afines
próximos a vencer:
Rojo: para los medicamentos y productos farmacéuticos y afines que tienen un lapso de vida de 1 a
3 meses según su fecha de vencimiento.
Amarillo: para los medicamentos y productos farmacéuticos y afines que tienen un lapso de vida de
4 a 12meses según su fecha de vencimiento.
Verde: para los medicamentos y productos farmacéuticos y afines que tienen un lapso de vida de 12
meses o más.
Adicionalmente, en forma mensual al momento de realizar inventario físico se hace una verificación
de fechas de vencimiento.
Si el Encargado de Almacén identifica productos que no cumplan con los requisitos del solicitante al
momento de su entrega o solicitud, es decir todos los productos que durante su almacenamiento,
caducaron, sufrieron alguna destrucción o deterioro, separa los productos e identifica como producto
no conforme (para registrar y dar tratamiento del producto no conforme, ver procedimiento de
Producto No Conforme) e informar al Gerente Administrativo/Director de Distrito, para realizar la baja
y destrucción de los mismos, el Encargado de Almacén realiza un oficio donde describe la cantidad,
lote (si aplica), número de tarjeta de control de suministro (kardex), precio, fecha de vencimiento (si
aplica) para iniciar el proceso de baja y disposición final, solicitando apoyo a la auditoría del MSPAS.
Para la identificación de los medicamentos y productos farmacéuticos y afines se utiliza el nombre de

la sustancia activa (Genérico).
C.3.1. Condiciones de Almacenamiento Generales
El encargado de almacén debe aplicar los siguientes criterios para conservar las propiedades en
general de los medicamentos y productos farmacéuticos y afines:
• Limpiar, organizar y desinfectar el almacén

• Almacenar los productos en lugar seco, libre de humedad y filtraciones de agua
• No tener medicamentos y productos farmacéuticos y afines en el suelo y pegados a la pared.
• Acomodar las cajas de los empaques terciarios con la flecha apunte hacia arriba si aplica y
que se puedan visualizar las etiquetas de identificación, fechas de vencimiento y fabricación.
• Que los productos se encuentren almacenados de acuerdo al sistema PEPE (primero en
expirar, primero en entregar)
• Almacenar por separado los medicamentos y farmacéuticos y afines de insecticidas,
productos químicos, archivos viejos, insumos de oficina y otros materiales.
• Almacenar los productos de látex (preservativos, guantes y otros) lejos de motores eléctricos
y luces fluorescentes.
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C.3.2. Control de Temperatura
Para el caso de biológicos y otros productos que de acuerdo a las especificaciones del proveedor
se requiera refrigeración debe existir un programa para mantener la cadena de frio.
Si dentro de los medicamentos y productos farmacéuticos y afines se encuentran productos que

no tiene fecha de vencimiento, también los identifica como No Perecederos y para la identificación
de los medicamentos y productos farmacéuticos y afines se utiliza el nombre de la sustancia
activa (Genérico) o el nombre del suministro o equipo.
C.4. Distribución
C.4.1. Atención al Usuario
El encargado de logística/proveedor de salud del servicio entrega el medicamento de acuerdo a

orden medica a cada usuario y lo registra en el SIGSA 4CS pos consulta de centros de salud y el
3PS si es puesto de salud.
El proveedor de salud diariamente realiza un consolidado de lo entregado y no entregado y lo

incluye en el “Registro diario de demanda real” y traslada a las columnas correspondientes de los
productos farmacéuticos y afines de este registro
Al final de cada mes según el calendario logístico, el encargado de Logística/proveedor de salud

de los servicios suma lo entregado y lo no entregado y realiza un consolidado y traslada al
Encargado de Logística/proveedor de salud de los servicios
C.4.2. Requisición y Envío de Insumos de los Servicios a los Distritos
El Encargado de Logística/proveedor de salud de los servicios elabora al final de cada mes del 26
al 28 de acuerdo al calendario logístico, el BRES simple en base al “registro diario de demanda
real” y la “tarjeta de control de suministro (kardex)”, firma y traslada al encargado de logística del
Distrito.
El encargado de Logística/proveedor de salud del servicio verifica si de acuerdo a su frecuencia

de pedido, debe requerir al Distrito (distribución indirecta) o a la Dirección de Área (distribución
directa por medio del reporte BRES simple; si requiere insumos, aplica los siguientes criterios:
Frecuencia de pedido establecida por el Área

Promedio mensual de demanda real del Servicio
Existencias en bodegas del Servicio
Niveles máximos y mínimos del Servicio
Si no requiere insumos el encargado de Logística/proveedor de salud del servicio, traslada al

Encargado de Logística del Distrito el reporte BRES simple de acuerdo al calendario logístico.
El encargado de logística del Distrito/encargado de almacén recibe BRES simple y revisa el saldo
mes siguiente el cual debe coincidir con el saldo mes anterior del BRES correspondiente, los
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niveles de existencia, existencias en bodega y que las entradas de nivel superior coincida con los
despachos del Servicio, si no está conforme devuelve el BRES para su corrección.
Si está conforme, el encargado de logística/encargado de almacén y despacha lo solicitado al

encargado del servicio (cuando solicita), el encargado de logística del Distrito actualiza la tarjeta
de control de suministro (Kardex) por cada producto entregado, guardando el formulario firmado
de recibido del BRES simple de cada servicio.
El encargado del servicio recibe y verifica la cantidad, empaque, fecha de vencimiento, numero de
lote, de los productos farmacéuticos y afines enviados, firma de conformidad en el BRES simple y
el original lo traslada al encargado de la bodega de distrito.
Las cantidades recibidas de los productos farmacéuticos y afines la registra en las tarjeta de
control de suministro (kardex) y almacena de acuerdo al procedimiento de almacenamiento de
materiales, suministros, mobiliario y equipo, sección de almacenamiento.
C.4.3. Requisición y Envío de Insumos del Distrito al Área
Al final de cada mes según el calendario logístico, el encargado de Logística/encargado de

almacén del Distrito realiza el cierre de la tarjeta de control de suministro (kardex) en la cual
consigna todo lo recibido por el área o despachado a los Servicios.
El Encargado de logística del Distrito recopila los BRES simples de todos sus servicios entre los 3
días hábiles de cada mes y elabora el reporte de BRES consolidado de Distrito en base a los
reportes de BRES simples y la tarjeta de control de suministro (kardex) de la bodega del distrito.
El encargado de Logística del Distrito, verifica si de acuerdo a su frecuencia de pedido, debe

requerir al Área (distribución indirecta) por medio del reporte BRES consolidado de Distrito; si
requiere insumos, aplica los siguientes criterios:
Frecuencia de pedido establecida por el Área

Promedio mensual de demanda real (consolidado de los reportes de los servicios)
Existencias en bodegas del Distrito
Niveles máximos y mínimos del Distrito
Si no requiere insumos el encargado de Logística del Distrito, traslada al encargado de Logística

del Área el reporte BRES consolidado de acuerdo al calendario logístico.
El encargado de logística del Área recibe BRES consolidado de los Distritos y revisa el saldo mes
siguiente el cual debe coincidir con el saldo mes anterior del BRES correspondiente, los niveles de
existencia, existencias en bodega y que las entradas de nivel superior coincida con los despachos
del Área, si no está conforme devuelve el BRES para su corrección.
Si está conforme, el encargado de logística del Área, traslada al equipo de análisis de

suministros/comité de farmacoterapia para el visto bueno.
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El encargado de logística del Área recibe el BRES con el visto bueno del equipo de análisis de
suministros/comité de farmacoterapia y traslada al encargado de almacén para que despache lo
solicitado y autorizado al encargado de Distrito, el encargado de Almacén del Área actualiza la
tarjeta de control de suministro (kardex) por cada producto entregado guardando el formulario
firmado de recibido del BRES consolidado de cada Distrito.
El encargado del Distrito recibe y verifica la cantidad, empaque, fecha de vencimiento, numero de
lote, de los productos farmacéuticos y afines enviados, firma de conformidad en el BRES simple y
el original lo traslada al encargado de la bodega de distrito.
Las cantidades recibidas de los productos farmacéuticos y afines las registra en la tarjeta de
C.4.4. Recepción de la Requisición y Envío de Insumos a Nivel del Área
Al final de cada mes según el calendario logístico, el encargado de Almacén del Área realiza el
cierre de la tarjeta de control de suministro (kardex) en la cual consigna todo lo recibido a través
de proveedores, programas de atención (biológicos, tuberculosis, antirrábica humana, antirrábica
canina), donaciones; también consigna en la tarjeta de control de suministro (kardex) todo lo
despachado a los Distritos (distribución indirecta) o a los Servicios (distribución directa).
Si es distribución Directa, el encargado de logística del Área, recopila los BRES simples de todos
sus Servicios los primeros tres días hábiles de cada mes para medicamentos y elabora el reporte
de BRES consolidado del Área en base a los reportes de BRES simples y la tarjeta de control de
suministro (kardex) de la bodega del Área.
Si es distribución Indirecta, el encargado de logística del Área, recopila los BRES consolidados de
todos sus Distritos durante los tres días hábiles de cada mes para medicamentos y elabora el
reporte de BRES consolidado del Área en base a los reportes de BRES consolidados de los
Distritos y la tarjeta de control de suministro (kardex) de la bodega del Área.
El encargado de Logística del Área, verifica si tiene que realizar una “Solicitud de Pedido” según
las actividades descritas en el proceso de Compras, una requisición a los programas o un
préstamo entre Áreas u Hospitales, aplicando los siguientes criterios:
Proyección de necesidades
Lista básica de medicamentos
Frecuencia de pedido
Demanda real (consolidado de los reportes de los servicios o distritos)
Existencias en bodegas del Área
Niveles máximos y mínimos del Área
Para solicitar a los Programas el encargado de logística lo realiza por medio del BRES
consolidado del Área.
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El encargado de logística del Área notifica al encargado de Almacén del Área las solicitudes
realizadas de los insumos por medio de un proceso de compra o hacia los programas para
preparar el espacio al momento de la recepción del producto.
Si no requiere insumos el encargado de Logística del Área, traslada el reporte BRES consolidado
del Área a las Dependencias del Nivel Central Correspondientes del Ministerio de Salud Públicas y
Asistencia Social a más tardar el 10 de cada mes.
Las cantidades recibidas de los productos farmacéuticos y afines las registra en la tarjeta de

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ELABORADO 3.Amparo Claudia Nova 3.Enfermera Auxiliar

4.Isaura Carmelina Miranda 4.Enfermera Auxiliar

5.Encargada de Almacén Distrito de

1.Coordinador del CAP San Pedro

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Selección: Es la elección de los medicamentos y productos farmacéuticos y afines esenciales para

Denominación Común Internacional: La Denominación Común Internacional (DCI) es el nombre

Programación: Proceso mediante el cual se determina las necesidades de medicamentos y

El almacenamiento persigue conservar las propiedades físicas, químicas y de estabilidad de los

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Reporte de Balance, Requisición y Envío de Suministros –BRES-: Este es un informe que

Sistema de Información: Conjunto organizado de datos y registros interrelacionados que brindan

Tiempo de solicitud y recepción (lapso de reabastecimiento): Es el tiempo comprendido entre el

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Calendario logístico: El sistema de información logístico consta de registros e informes o reportes,

Saldo: Es la cantidad de existencias utilizables o disponibles en un nivel o en todos los niveles en un

Dato de Consumo: Información sobre la cantidad de insumos entregados a los/as usuarios/as

Frecuencia de pedido: Establece cada cuánto se debe realizar los pedidos

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C. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

C.1. Recepción y Verificación

El encargado de almacén recibe los Medicamentos y productos farmacéuticos y afines de acuerdo al

Bodega Dirección de Área

Solicitud de Pedido Orden de Compra Factura original

Nombre del proveedor, Nombre del proveedor, dirección y NIT

Cantidad de medicamentos y Cantidad de medicamentos y productos Cantidad de medicamentos y productos

Precio unitario y total de medicamentos y Precio unitario y total de medicamentos y

Unidad de medida Unidad de medida Unidad de medida

ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS

Aspectos técnicos de medicamentos y productos farmacéuticos y afines que el encargado de

Empaque Secundario: sin decoloración, sin manchas, sin

Empaque primario: Sellado, etiquetado, sin perforaciones,

Aspectos Visuales de medicamentos y productos farmacéuticos y afines

Producto Aspectos a considerar

La superficie debe ser lisa. Puede tener una hendidura de un lado

Capsulas Superficie lisa, sin signos de ablandamiento, manchas o

Jarabes Deben presentarse límpidos, viscosos y con olor agradable. No

Suspensión Debe mantenerse dispersa, homogénea, siendo fácilmente

Soluciones Líquido cristalino sin presentar ningún tipo de material en

Emulsiones Debe observarse con aspecto homogéneo, sin olor desagradable,

ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS

Si todo cumple, el encargado/Auxiliar de Almacén efectúa el ingreso físico a la bodega de almacén.

Si no cumple con alguna de las especificaciones entre los documentos, el encargado/Auxiliar de

Bodega de Distritos y Servicios

Descripción de medicamentos y productos farmacéuticos y afines, nombre

Cantidad de medicamentos y productos farmacéuticos y afines

Bodegas de Distritos y Servicios

Empaque Secundario: sin decoloración, sin manchas, sin

Empaque primario: Sellado, etiquetado, sin perforaciones,

ALMACENAMIENTO DE MEDICAMENTOS Y PRODUCTOS

Bodega de Distritos y Servicios

Producto Aspectos a considerar

La superficie debe ser lisa. Puede tener una hendidura de un lado

Capsulas Superficie lisa, sin signos de ablandamiento, manchas o

Jarabes Deben presentarse límpidos, viscosos y con olor agradable. No

Suspensión Debe mantenerse dispersa, homogénea, siendo fácilmente

Soluciones Líquido cristalino sin presentar ningún tipo de material en