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Instituto de Educación Superior Tecnológico

Público “TRUJILLO”

OFIMÁTICA EMPRESARIAL
MÓDULO 1:

Administración de la información con Windows y Principales configuraciones


en Word
 Windows 10: Crear carpetas, pegar archivos, comprimir y
descomprimir archivos .zip o .rar
 Word 2013: Principales configuraciones
 Plantillas: crear un nuevo documento basado en una plantilla.
 Encabezados y pie de página, columnas, tablas.
 Interacción con OneDrive y Microsoft Word
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Archivos y Carpetas

Crear carpetas

1. Situarse en el lugar donde deseamos crear la carpeta.


2. Luego presionar clic en el botón Nueva carpeta de la Ficha Inicio
3. Escribir el nombre de la carpeta.

Escribimos el
nombre de la
carpeta

Elegimos la carpeta
Actividad como Raíz
para crear una nueva
carpeta

Otra forma de crear una carpeta es:

1. Ubicar el lugar donde se creará la carpeta, presionar clic derecho del mouse
2. Se abrirá un menú contextual, elegir la opción Nuevo
3. Luego la opción Carpeta, tal y como se ve en esta imagen.

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Copiar (CTRL+C)
Al copiar un elemento, lo que estamos haciendo es duplicarlo, crear una copia de él, en otra ubicación o
en la misma.

Pasos:

1. Copiar el original: Sobre el elemento que queremos copiar, hacer clic en el botón derecho del
mouse. Se desplegará el menú contextual y elegimos la opción Copiar. También podemos usar las
teclas rápidas Control + C.

2. Pegar: Vamos hacia la carpeta donde se ubicará la copia, hacer clic en el botón derecho del mouse.
Se desplegará el menú contextual y elegimos la opción Pegar. También podemos usar las teclas
rápidas Control +V.

Mover (CTRL+X)

1. Cortar el original: Pulsar el botón derecho del ratón sobre el elemento que queremos mover y
elegimos la opción Cortar. También podemos hacerlo con las teclas rápidas Ctrl + X.

2. Y pegarlo donde queramos: Buscamos la carpeta donde queramos ubicar la copia. Hacer clic
derecho, en el menú contextual pulsamos la opción Pegar.

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Comprimir archivos y carpetas

Empaquetar significa agrupar uno o más archivos y/o carpetas, al mismo tiempo disminuir el tamaño de
los archivos y empaquetarlos en uno solo, es muy útil para compartir y enviar por internet. Esta acción
es conocida también como COMPRIMIR.

Para esta tarea existen varios programas, los más conocidos son: WinZip, WinRar.

WINZIP WINRAR

WINZIP

WinZip es un compresor de archivos comercial que funciona en Microsoft Windows, desarrollado por
WinZip Computing. Puede manejar varios formatos de archivo adicionales.

A. Comprimir un archivo o carpeta:

1. Abrimos el Explorador de Windows.


2. Elegir el archivo o carpeta a comprimir.
3. Clic derecho – WinZip – Elegimos la segunda opción (es directa, toma el nombre del archivo o
carpeta que elegiste).
4. Automáticamente aparece el archivo listo y comprimido.

B. Comprimir varios archivos y/o carpetas:

1. Abrimos el Explorador de Windows.


2. Elegimos los ficheros y/o carpetas que queremos comprimir. (No olvidar que SI están seguidos
podemos seleccionar el primero, pulsamos la tecla [Mayúsculas] y seleccionamos el último. Pero

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si no están seguidos, seleccionamos uno de ellos, mantenemos pulsada la tecla [Control] y


vamos seleccionando los demás).

3. Hacemos clic con el botón secundario del ratón sobre uno de los seleccionados y en el menú
Contextual elegimos WinZip, elegir Add to Zip file.

4. En la ventana Add, el mismo programa WinZip escribe el nombre de la carpeta en la que estamos
trabajando. A continuación, escribimos el nombre del nuevo fichero (por ejemplo; Práctica) y
hacemos clic en el botón Add.

5. Aparece la ventana siguiente de WinZip comprimiendo los ficheros:

6. Al cabo de unos segundos tenemos creado los ficheros (archivo) en la misma carpeta.

7. Cerramos la ventana de WinZip y hemos terminado.

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WINRAR

WinRAR es un software de compresión de datos desarrollado por Eugene Roshal y distribuido por Ron
Dwight. Fue lanzado por primera vez alrededor de 1993. Aunque es un producto comercial, existe una
versión de prueba gratuita.

A. Comprimir un archivo o carpeta:


1. Abrimos el Explorador de Windows.
2. Elegir el archivo o carpeta a comprimir.
3. Clic derecho – WinRar – Elegimos la segunda opción (es directa, toma el nombre del archivo o
carpeta que elegiste)

4. Automáticamente aparece el archivo listo y empaquetado.

B. Comprimir varios archivos y/o carpetas:

1. Abrimos el Explorador de Windows.

2. Elegimos los archivos y/o carpetas que


queremos comprimir.

3. Hacemos clic con el botón secundario del ratón


sobre uno de los seleccionados y en el menú
Contextual elegimos Añadir al archivo.

4. En la ventana Nombre de Archivo y


Parámetros, asigna el nuevo nombre al
archivo, y luego eliges Aceptar.

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Descomprimir archivos comprimidos

Desempaquetar significa descomprimir uno o más archivos comprimidos con el objetivo de poder
visualizar y trabajar con los archivos.

WINZIP

1. Abrimos el Explorador de Windows.

2. Elegimos el archivo que deseamos descomprimir:

a. Si deseamos descomprimir en el mismo lugar donde se encuentra el archivo empaquetado,


basta con dar clic derecho
y elegir Extract to Here
(Extraer aquí). En unos
segundos tendrás tu
archivo o carpeta
descomprimida.

b. Si deseamos descomprimir y elegir una ubicación diferente para el archivo o carpeta ya


descomprimida, realizar los siguientes pasos:

 Presionamos doble clic sobre el archivo empaquetado.


 Seleccionamos el archivo (s) a desempaquetar.
 Elegimos la opción Extract.

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c. Seleccionamos el lugar donde deseamos ubicar el archivo o carpeta desempaquetada.

d. Finalmente seleccionamos la opción Extract.

WINRAR

1. Abrimos el Explorador de Windows.

2. Elegimos el archivo que deseamos


descomprimir.
a. Si deseamos descomprimir en el mismo lugar
donde se encuentra el archivo
empaquetado, se da clic derecho y elegir
Extraer aquí.

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b. Si deseamos descomprimir y elegir una ubicación diferente:


 Presionamos doble clic sobre el archivo empaquetado.
 Seleccionamos el archivo (s) a desempaquetar.
 Elegimos la opción Extraer en...

 Seleccionamos el lugar donde deseamos ubicar el archivo o carpeta desempaquetada.

 Finalmente, Aceptar.

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MICROSOFT WORD 2013


Microsoft Word 2013 es el procesador de textos más popular del mundo, diseñado específicamente
para el sistema operativo Microsoft Windows. Un procesador de textos es un programa cuya principal
función es la gestión de documentos de textos. Dicho de otro modo, es un programa diseñado para
facilitar la creación, modificación e impresión de todos los documentos que desee escribir, desde los
más simples, como una carta, hasta los más complejos como libros y publicaciones especializadas. Con
Microsoft Word 2013 se podrá incorporar una serie de elementos y formatos a los documentos con el
fin de mejorar su apariencia, entre los que destacan, gráficos estadísticos, imágenes, fotos, tablas,
diferentes tipos y estilos de letras, etc.

Iniciar Microsoft Word 2013


Pasos:
1. Clic en el botón Inicio - Clic en Todos los Programas.
2. Buscar una carpeta Microsoft Office 2013

3. Clic en

Ventana de Microsoft Word 2013

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A continuación, una breve descripción del entorno de Word:


a) Barra de título. Proporciona el nombre del documento actual y el nombre de la aplicación, en el centro como
en la versión 2007. En el extremo izquierdo se muestra la Barra de herramientas de Acceso rápido y el extremo
opuesto: los botones de control de la ventana del programa.

b) Ficha Archivo. Proporciona el acceso a las opciones que permiten administrar las operaciones con archivos,
que incluyen Abrir, Guardar, crear Nuevo documento y Opciones para configurar Word en sus diferentes
aspectos. Sin embargo, proporciona información adicional en cada una de sus categorías.

c) Cinta de Opciones: La cinta de opciones es una de las novedades en la versión 2007 del programa y con algunas
mejoras en la versión 2010, sustituyendo a los antiguos menús del programa, mediante estas opciones se llevan
a cabo la mayor parte de las operaciones llevadas a cabo en Word.

La Cinta de opciones presenta sus opciones en Fichas o Pestañas, las cuales a su vez organiza los comandos en
Grupos o categorías que se presentan en forma de Botones, Listas desplegables, entre otros.

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Formatos de Página
Si bien, en Word los formatos de página no están perfectamente delimitados, éstos formatos pueden
afectar a una o más páginas, entre estos tenemos; Tamaño de papel, Orientación, Márgenes, etc.

Diseño de página
La Ficha Diseño de página de la Cinta de Opciones, proporciona todas las opciones necesarias para
establecer las características y propiedades del papel sobre el cual se imprimirá el documento,
adecuando las páginas según las necesidades. Al hacer clic en esta ficha, se obtiene las opciones o
comandos que se congregan en 5 Grupos, cuyas opciones se puede observar en la siguiente ilustración:

Grupo Temas
Un Tema es un conjunto de opciones de formato que incluyen un conjunto de
colores, un conjunto de fuentes del tema (incluidas fuentes para encabezados y
texto principal) y un conjunto de efectos del tema (incluidos efectos de líneas y
relleno) que se pueden aplicar a la totalidad del documento actual.
Microsoft Office Word, Excel y PowerPoint ofrecen muchos temas del
documento integrados aunque también puedes crear uno propio
personalizando y guardando un tema del documento. Los temas del documento
se comparten entre los programas de Office y pueden tener la misma apariencia
uniforme. Sin embargo, a diferencia de Word y Excel, PowerPoint incluye
opciones de personalización del estilo de fondo. Sus opciones se pueden
apreciar en la ilustración de la derecha:

Para aplicar un Tema a un documento:


1º Haz clic en la Ficha Diseño de página y, en el Grupo
Temas, haz clic en el botón Temas.
2º Selecciona un tema de la lista de temas disponibles.

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Grupo Configurar página


Probablemente, es el conjunto de comandos más importante de la ficha Diseño de página, ya que
proporciona opciones que nos permiten configurar los aspectos claves del documento, tales como los
márgenes, orientación y tamaño de la página, además de otras.

Márgenes
Los márgenes son los espacios que hay desde el
límite de la hoja del papel hasta donde comienza
el texto. Esto implica que hay márgenes superior,
inferior, izquierdo y derecho. Los márgenes
laterales, son el espacio que hay entre el papel y
la sangría general de los párrafos, que
habitualmente no suelen utilizarse.
El espacio reservado para los márgenes superior
e inferior contiene también el espacio destinado
a los encabezados y pie de página
respectivamente.
Para modificar los Márgenes utiliza los pasos
siguientes:
1º Sitúa el puntero en la página a partir de la
cual desea modificar márgenes. Si vas a
aplicar nuevos valores de márgenes a todo
el documento, el cursor puede estar el
cualquier lugar del documento.
2º Haz clic en la ficha Diseño de página y luego,
haz clic en el comando Márgenes.

3º Selecciona una opción de la lista o en su


defecto haz clic en Márgenes personalizados para establecer valores de márgenes propios. Por
cierto, Word va incluyendo en la lista los valores de márgenes que el usuario vaya estableciendo y
se muestra bajo la denominación Última configuración personalizada.

Orientación de página
La Orientación de página determina la forma en que se imprime el contenido de la página, la orientación
normal en la de Vertical y sólo en algunos casos se decidirá cambiar la orientación a Horizontal, por
ejemplo cuando se desee imprimir una tabla muy extensa.
Para modificar la Orientación de página utiliza los pasos siguientes:
1º Sitúa el puntero en la página a partir de la cual desea modificar la orientación de la página. Si vas a
aplicar la orientación a todo el documento, el cursor puede estar el cualquier lugar del documento.

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2º Haz clic en la ficha Diseño de página y luego, haz clic en el comando Orientación.

3º Selecciona el valor de orientación que desees.

Tamaño de página
Word proporciona varios tamaños de papel, cuyo uso dependerá del
tipo de documento de estés redactando. Los más usuales son: Carta, A4
y Oficio, además de tamaños de sobres como el COM 10 Env, DL Env y
C5 Env. Si en algún caso se necesita usar un tamaño de papel que no
sea alguno de estos estándares, se puede indicar su tamaño
manualmente a través del valor Tamaño personal.
Para cambiar el tamaño de papel utilice el siguiente procedimiento:
1º Sitúa el cursor en la página cuyo tamaño desea cambiar. Si los
cambios van a afectar a todo el documento, la posición del cursor
es indiferente.
2º Haz clic en la ficha Diseño de página y luego haz clic en el comando
Tamaño.

3º Selecciona un tamaño de página que necesites. Si no encuentras el


tamaño de página que necesitas, haz clic en la última opción Más
tamaños de papel… y busca el tamaño, de lo contrario ingresa los
valores de Ancho y alto.

Cuadro de diálogo Configurar página


El cuadro de diálogo Configurar página proporciona todas las opciones adicionales que permiten
configurar las páginas de un documento cuando los comandos del grupo Configurar página resultan
insuficientes, para abrir éste cuadro de diálogo debes hacer clic en el Iniciador de cuadros de diálogo
del grupo:

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Las opciones de éste cuadro de diálogo se distribuyen en 3 fichas: Márgenes, Papel y Diseño.
Ficha Márgenes:
Permite establecer valores propios de márgenes, además proporciona otras opciones entre las que
tenemos:
 Encuadernación permitir fijar un valor de margen de encuadernación independiente de los valores
de márgenes izquierdo y derecho, el cual de añade al margen derecho en las páginas pares y al
margen izquierdo en las páginas impares. Establecer este valor es importante cuando el documento
se va a imprimir a dos caras, en el caso de libros y revistas.

 Posición del margen izquierdo, en esta lista desplegable se determina la ubicación por donde se
encuadernará el documento, normalmente es Izquierda, sin embargo, si usted desea que el
documento tenga la apariencia de un bloc deberá elegir Arriba.
 Orientación, como ya se mencionó anteriormente permite cambiar la orientación de la página, si
lo considera necesario.

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 En la sección Página, haz clic en la lista Varias páginas para


establecer las opciones para imprimir varias páginas. Las opciones
incluyen Normal, Márgenes simétricos, Dos páginas por hoja y
Formato libro. Si utiliza una de estas opciones, la opción Posición
del margen interno no estará disponible.

Por ejemplo, seleccione la opción Márgenes simétricos si el documento se va a imprimir a dos caras y
si la impresora lo permite.
 En la sección Vista previa, haga clic en la lista desplegable Aplicar a, para establecer la parte del
documento que quedará afectado por la orden.
Nota: Para cambiar los márgenes de una parte del documento, seleccione el texto y, a continuación,
configure los márgenes que desee. En el cuadro Aplicar a, haga clic en Texto seleccionado.
Microsoft Word inserta automáticamente saltos de sección antes y después del texto con los
márgenes nuevos. Si el documento ya está dividido en secciones, haga clic en una sección o
seleccione varias secciones y, a continuación, cambie los márgenes.
Ficha Papel:
Permite establecer valores propios de Tamaño de papel en el caso de que las dimensiones que se necesiten
no estén en la lista.

Además, proporciona opciones adicionales tales como:

 Origen del papel: Normalmente, esta opción no se utiliza con frecuencia, ya que la mayoría de las
impresoras que se utilizan tienen un lugar posible donde introducir el papel. Pero con las cada vez
más habituales y económicas impresoras láser, existe la posibilidad de introducir el papel en una
bandeja y manualmente.
En alguna ocasión puede necesitar que la primera página de un texto requiera, para su impresión,
de una alimentación manual y el resto del texto se imprima en las hojas que contiene la bandeja, en

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tales casos debe establecer dichos valores en los cuadros de lista Primera página y Otras páginas,
respectivamente.

 En la lista desplegable Aplicar a, puedes indicar la parte del documento que quedará afectada por
el comando, el valor por omisión es Todo el documento.
 Puede utilizar el botón Predeterminar, para que los valores establecidos afecten a los nuevos
documentos que se creen a partir de ese momento.

Ficha Diseño de página:


La ficha Diseño, proporciona opciones de configuración avanzadas, útiles para documentos extensos
como revistas, tesis y libros. Estas opciones tienen que ver, principalmente, con la distribución de los
encabezados y pies de página, alineación vertical del documento, entre otros.

Algunas de estas opciones son:


 En Sección Empezar sección. Muestra las ubicaciones en las que Microsoft Word inicia las secciones del
documento nuevo.
 En Encabezados y pies de página: La casilla Pares e impares diferentes. Crea un encabezado y/o pie
de página diferente en las páginas con numeración par y con numeración impar. La casilla Primera
página diferente. Crea un encabezado o pie de página diferente para la primera página del documento o
sección.
 En Desde el borde, se determina la ubicación del Encabezado y el Pie de página que habitualmente se miden
desde el borde del papel.

Grupo Fondo
En la ficha Diseño, este grupo nos proporciona 3 opciones que permiten, principalmente, decorar las páginas de
un documento:

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 Marca de agua: Una marca de agua es un texto o una imagen que aparece detrás del texto del documento,
usualmente en tonos más tenues para que no se confunda con el texto. Normalmente se usa para resaltar o
decorar las páginas del documento o para indicar el estado del documento, como por ejemplo: Copia,
Borrador o Confidencial.
Para insertar una marca de agua realiza el siguiente procedimiento:
1.º Sitúa en cursor en la página donde desees insertar la marca de agua.
2.º Haz clic en la ficha Diseño de página y luego, en el grupo Fondo, haz clic en el comando
Marca de agua:

3.º Selecciona el tipo de marca de agua que


desees insertar, por ejemplo: Confidencial
1, Confidencial 2.
4.º Si deseas insertar una imagen como marca
de agua, selecciona la opción Marcas de
agua personalizadas:

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5.º Haz clic en la opción Marca de agua de imagen, luego haces clic en el botón Seleccionar imagen y a
continuación busca y selecciona la imagen. De manera predeterminada la marca de agua se inserta en el
centro de la página. Finalmente, haz clic en el botón
 Color de página: Esta opción permite aplicar un color de fondo a la página, sin embargo, no se utiliza para
que la página se imprima con ese color, sino más bien para simular cómo quedaría el documento en un papel
de un color determinado. Otra aplicación del color de fondo es en el caso de convertir el documento en una
página web, desde la vista Diseño web, con la finalidad de decorar o resaltar la vista de la página web.
Para aplicar un color de fondo a la página realiza los pasos siguientes:
1.º Sitúa el cursor en la página cuyo color de fondo quieras cambiar.
2.º Haz clic en la ficha Diseño de página y luego, en el grupo Fondo, haz clic en el comando Color
de página:

3.º Selecciona el color que desees.


 Borde de página: Los bordes de página son marcos decorativos que se pueden añadir a una página. Word
proporciona un conjunto muy variado de bordes y para añadirlos realiza los pasos siguientes:
1.º Sitúa el cursor en la página en la página donde desees insertar el borde de página.
2.º Haz clic en la ficha Diseño de página y luego, en el grupo Fondo, haz clic en el comando
Bordes de página.

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3.º En la sección Valor, selecciona Cuadro, Sombra o 3D.


4.º En la sección Estilo, selecciona el estilo de los bordes. En la lista Color elije el color de los bordes y en la
lista Ancho selecciona un valor de Ancho o grosor de los bordes.
5.º Si deseas añadir un borde artístico, haz clic en la lista Arte y selecciona una opción de la lista:

6.º Finalmente, haz clic en el botón .

Encabezados y pies de página


Los Encabezados y Pies de página están formados por texto o gráficos que se localizan en la parte superior e
inferior, respectivamente, de cada página de un documento y se imprimen en el espacio que corresponden a los
márgenes superior e inferior. Normalmente, en los encabezados y pies se indican el número de página, nombre
de la publicación, fecha de creación, etc. y se utilizan en documentos como informes, tesis, libros, y revistas. Así
mismo, se puede especificar un encabezado o pie de página diferente para las páginas pares y las impares, como
los que se utiliza en el presente documento.

Pasos para crear encabezados y pies de página


1.º En la Cinta de opciones, haz clic en la ficha Insertar. Luego, ubica el grupo
Encabezado y Pie de página:

2.º Haz clic en el comando Encabezado, para desplegar la lista de estilos de encabezado que
proporciona Word:

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3.º Selecciona uno de los estilos de la lista, por ejemplo: En blanco (tres columnas). Microsoft Word
muestra lo siguiente:

4.º Selecciona los campos de texto y a continuación escribe el texto del encabezado o
inserta una imagen.
5.º Puedes seleccionar cada bloque de texto y aplicar los formatos que desees, tales como Fuente,
Tamaño de fuente, Color de fuente, etc.
6.º Es posible insertar otros elementos, tales como Fecha y hora, Número de página, como se puede
apreciar en la ficha Herramientas para Encabezados y pies de página:

 El grupo Encabezado y Pie de página permite insertar o cambiar


los encabezados y pie de página. Además, la opción Número de
página permite insertar el número de página al documento.

 El grupo Insertar permite insertar, entre otras cosas, Fecha y hora


del sistema, Propiedades del documento (Elementos rápidos),
Imágenes desde archivo e Imágenes prediseñadas.

 El grupo Navegación, permite desplazarse entre el encabezado y


pie de página (Ir al encabezado e Ir al pie de página), además si
los encabezados y pies de página son diferentes, los botones
Siguiente y Anterior, se utilizan para navegar entre éstos.

 Los grupos Opciones y Posición son las mismas que aparecen en la ficha Diseño del cuadro de
diálogo Configurar página.

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 Finalmente, El grupo Cerrar, proporciona un único comando Cerrar, que nos


permite salir del modo Edición de Encabezado y Pie de página y regresar al
documento.

El resultado podría ser como el que se aprecia en la siguiente ilustración:

7.º En el grupo Encabezado y pie de página, haz clic en el comando Pie de página:

8.º Selecciona uno de los estilos de la lista, por ejemplo: En blanco (tres columnas). Microsoft Word
muestra lo siguiente:

9.º Pulsa Intro para dejar una línea en blanco, luego selecciona los campos de texto ya
continuación escribe el texto del encabezado o inserta una imagen.

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10.º Puedes seleccionar cada bloque de texto y aplicar los formatos que desees, tales como Fuente,
Tamaño de fuente, Color de fuente, etc. El resultado puede ser el siguiente:

11.º Finalmente, para regresar al documento, una vez terminada la edición del encabezado y pie
de página, haz clic en el botón Cerrar de la ficha Herramientas para encabezado y pie de
página.

Eliminar un Encabezado o pie de página


Para eliminar un encabezado o pie utiliza el siguiente procedimiento:
1.º Sitúa el puntero del mouse sobre el encabezado o pie de página que desees eliminar.
2.º Haz doble clic y selecciona todo el encabezado o pie de página y pulsa la tecla Supr.
Insertar número de página
Una forma de insertar números de página a un documento sin la necesidad de hacerlo expresamente
en los encabezados o pie de página, aunque se pueden insertar en esas posiciones, es mediante los
pasos siguientes:
1.º Haz clic en la ficha Insertar.
2.º En el grupo Encabezado y pie de página, haz clic en el comando Número de página:

3.º Selecciona la posición donde deseas insertar el número


de página, al Principio de la página, al Final de la página,
en los Márgenes de página o, incluso, en la Posición
actual del cursor.
4.º La opción Formato del número de página proporciona
opciones adicionales que permiten aumentar el control
sobre la numeración. Cuando seleccionas esta opción se
obtiene el cuadro de diálogo que se muestra en la
ilustración de la derecha:
5.º En la lista desplegable Formato de número puedes
seleccionar el tipo de numeración, es decir, números
normales, letras o números romanos. Si se activa la
casilla de la sección Incluir número de capítulo,
aparecerá el número de capítulo junto al número de
página.

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En este caso, se puede establecer el estilo que se aplica al capítulo y el separador entre el
número de capítulo y número de página, con los controles Empezar con el estilo y Usar
separador.
6.º En la sección Numeración de páginas puedes seleccionar el número por el que Word debe comenzar
a numerar las páginas del documento. Por ejemplo, los distintos capítulos de un libro no empiezan
todos por la página número 1. Para esto utilice las opciones Continuar desde la sección anterior, útil
en los documentos maestros, o Iniciar en donde se puede indicar manualmente el número de la
página primera.

7.º Modos de Visualización


8.º Según la extensión y el tipo de documento que está elaborando, en Word, es posible ver en la pantalla el
documento de varias formas. Las opciones que controlan los diferentes modos de visualización se encuentran
contenidas en la ficha Vista, como se puede observar en la siguiente ilustración:

9.º
10.º A continuación se describen los principales modos de visualización:
11.º Vista Diseño de Impresión: Es el modo de visualización por defecto y muestra el aspecto que tendrá el
documento impreso. Podrá ver todos los elementos que serán impresos en el papel, por ejemplo, márgenes,
números de páginas, encabezados y pies de página.
12.º Diseño de Lectura de pantalla completa: Muestra el documento de tal manera que facilita la lectura del
mismo, ocultando todas las barras de herramientas excepto las que corresponde al Diseño de lectura y
revisión. Cuando abra un documento de Microsoft Word recibido como datos adjuntos de correo electrónico,
Word cambiará de forma automática a la vista Diseño de lectura. Para acceder a la vista Diseño de lectura
utilice la combinación ALT+R o haga clic en el botón Lectura de la barra de estado.
13.º Vista Diseño Web. En este modo de visualización es posible crear y editar páginas web como si fueran
documentos normales. Puede hacer uso de todas las herramientas propias para la creación de un documento
cualquiera, además de otras incorporadas para páginas web, tales como la opción Temas y Fondo de la ficha
Diseño de página. Posteriormente, puede grabar el documento en el formato HTML.
14.º Vista Esquema: Muestra el documento por niveles compuestos por los títulos y subtítulos, junto a los que se
encuentran un símbolo más (+) o menos (-) que se utilizan para expandir o contraer el documento. La utilidad
principal de este modo de visualización es que permite repasar título y subtítulos de un documento ocultando
o visualizando los niveles inferiores de cada uno de ellos.
15.º Vista Borrador muestra una versión simplificada del documento, el cual permite apreciar las reglas, las barras
de herramientas y otros elementos. Este modo de visualización se puede considerar ideal a la hora de escribir y
editar el texto, y desplazarse por el documento. En este modo los saltos de página se representan por medio de
líneas punteadas, las columnas múltiples aparecen como una sola columna y los objetos de dibujo, los cuadros
de texto, los márgenes, encabezados y pies de página no se ven.

Plantillas
Una plantilla es un modelo o patrón para crear nuevos documentos, donde ya viene establecida la estructura y el
formato de los elementos que contendrá: estilo y tamaño de fuente, formato y tabulaciones de las tablas,
numeración de páginas, cabeceras y pies de página, etc. Es útil utilizarla cuando vamos a generar documentos
idénticos en los que sólo cambian los datos, como en un fax, un currículum o una factura.

La plantilla se diferencia de un documento ordinario de Word por estar guardada en formato .dotx (.dot para las que
contienen macros). Al crear un documento a partir de ella, los datos que introduzcamos y los cambios que apliquemos
se guardarán en un documento normal de Word de tipo .docx, sin alterarla.

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Crear un documento a partir de una plantilla


 Para utilizar las plantillas haremos clic en Archivo > Nuevo.
Normalmente hacíamos clic en Documento en blanco para crea un nuevo documento. Para utilizar una plantilla
deberemos utilizar las otras opciones disponibles. Como puedes ver en la imagen hay varias posibilidades a la hora
de elegir una plantilla:

- Plantillas prediseñadas. Son las creadas por Microsoft que aparecen en la pantalla, dentro de la sección
DESTACADAS. Como veremos más adelante, nosotros también podemos crear plantillas, si ya hemos creado
alguna aparecerá al hacer clic en la sección PERSONAL. En cualquier caso, para usar una plantilla basta hacer clic
sobre una de ellas y luego pulsar Crear.

- Buscar plantillas en línea. Permite buscar en Office.com. Siempre y cuando tengamos acceso a internet,
podremos acceder a las plantillas de la web de Microsoft desde aquí. Las podremos descargar gratuitamente y
directamente desde Word, sin tener que ir a la página web. Además, también hay unas buscas sugeridas, por
ejemplo: Cartas, Curriculo, Fax, etc.

Las categorías y ficheros disponibles en este apartado de plantillas online son susceptibles a variaciones.
Dependerán de los recursos disponibles en la página web de Microsoft. Por ello, es posible que una plantilla o
categoría desaparezca sin más y aparezcan otras nuevas.

 Una vez has utilizado el cuadro de búsqueda, en la parte derecha aparece una lista de categorías relacionadas
con la búsqueda. Puedes hacer clic en una categoría para buscar plantillas dentro de la misma.

 El proceso para utilizar la plantilla siempre será el mismo. Localizarla, hacer clic sobre ella y pulsar el botón

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Crear que aparecerá debajo junto a la previsualización.

Una vez hemos pulsado el botón Crear, veremos un documento nuevo normal pero con la estructura de la
plantilla escogida.
Una vez rellenada la información, guardaremos el documento normalmente, dándole nombre. La plantilla no
se verá afectada.

Crear plantillas a partir de documentos Word


Las plantillas y los documentos Word se diferencian esencialmente en que son distintos tipos de
documentos. Por lo tanto, a partir de un documento Word 2013 podemos crear una plantilla
simplemente cambiándole el tipo de documento.

Así pues, para crear una plantilla a partir de un documento de Word 2013 tendremos que:

1. Diseñar el documento Word 2013

Modificar el documento para darle el aspecto de una plantilla.

2. Guardar como plantilla

Hacer clic en Guardar y en el campo Tipo seleccionar Plantilla de Word (*.dotx). Como ya sabes,
automáticamente Word 2013 te propondrá que la guardes en la carpeta por defecto para las plantillas.
Recuerda que debes guardarla ahí si quieres que luego aparezca la sección PERSONAL.

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IESTP “TRUJILLO”

Interactuando con OneDrive y Microsoft Word 2013

Guardar sus archivos en la nube le permite acceder a ellos desde cualquier


lugar, en cualquier momento y hace que sea más fácil compartirlos con
familiares y amigos. Para guardar documentos en línea con OneDrive, inicie
sesión en Office.

4. Iniciar sesión (utilizar su cuenta Outlook o Hotmail.com)

3
2

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IESTP “TRUJILLO”

5. Escribir su dirección de correo electrónico para iniciar sesión, luego siguiente.

7. Luego de realizar la conexión con OneDrive en la parte superior derecha aparece el


nombre de su cuenta, ahora Examinar para encontrar la ubicación donde desea guardar
la información.

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IESTP “TRUJILLO”

7. De la misma forma que usted crear carpetas y subcarpetas en tu PC lo puedes hacer en la nube
y/o ubicar la carpeta donde se desea guardar la información, finalmente guardar.

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IESTP “TRUJILLO”

Abrir 1

1. Clic en la Ficha Archivo.


2. Clic en la opción Abrir.
3. Seleccione la ubicación donde va abrir en

OneDrive

2
1 3

4. De la misma forma que usted abre archivos en su pc o en otros programas lo puede hacer la nube.
Seleccionar archivo y abrir.

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Compartir 1
1
1. Clic en la Ficha Archivo
2. Clic en la opción Compartir
3. Guardar en la nube antes de compartir

2
1

4. Clic en la opción Invitar a personas.

5. Escribir los correos a quienes se desea compartir el archivo.


6. Finalmente, Compartir.

4
1

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IESTP “TRUJILLO”

Columnas de Texto
El texto normal que se escribe en una página, realmente, se distribuye en una columna, sin embargo,
ocasionalmente puede necesitar distribuir el documento en dos o más columnas, como sería el caso en boletines,
revistas y periódicos. Word sólo dispone de un tipo de columnas: periodísticas, que son aquellas que van del
principio al final de la hoja y continúan a la columna que se encuentra a la derecha, cuando ya no caben más
columnas en la página se sigue el mismo proceso en la siguiente página.
Utilizando Word, tenemos varias posibilidades para trabajar con columnas periodísticas. En un principio mientras
no indiquemos nada, el propio programa gestionará las columnas y realizará los saltos de una columna a otra
cuando la columna llegue al final de la página. Sin embargo, es posible determinar en qué momento queremos
pasar a la otra columna insertando un salto manual de columna, desde el cuadro de diálogo Salto o pulsando las
teclas CTRL+SHIFT+ENTER.

Crear varias columnas


Para crear columnas de ancho igual utiliza el siguiente procedimiento:
1º Para aplicar columnas de texto a un documento debes tener en cuenta los siguientes casos:
 Si el documento sólo tiene una sección y deseas dar formato de columnas a todo el texto, coloca el cursor
o punto de inserción en cualquier parte del documento.
 Si sólo deseas dar el formato de columnas a una parte del documento, selecciona el texto al que desees
dar dicho formato.
 Si el documento tiene más de una sección, sitúa el cursor o punto de
inserción en la sección a la que deseas aplicar este formato.
2º Haz clic en la ficha Diseño de página y el grupo Configurar página haz clic en
Columnas:

Elige en número de columnas en las que desees que el texto se disponga (Dos o Tres). Las opciones Izquierda y
Derecha, permiten insertar columnas con anchos diferentes.

Crear columnas de diferente ancho


Es posible crear columnas de diferente ancho en un documento. Las secciones permiten variar el número de
columnas y su ancho en un documento o en una página. Word dispone de dos formatos que pueden ser utilizados
en cuadro de diálogo Columnas para crear columnas de diferente ancho. El formato preestablecido Izquierda hace
que la columna de la izquierda sea más angosta que la columna de la derecha; el formato preestablecido Derecha

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hace que la columna de la derecha sea la más angosta. Para crear dos columnas de diferente ancho efectúe el
siguiente procedimiento:

1º Dependiendo del alcance que desees dar a las


comunas, sigue uno de estos pasos.
 Si deseas dar formato de columnas a todo
el texto, coloca el cursor en cualquier parte
del documento.
 Si sólo deseas presentar en columnas a una
parte del documento, selecciona el texto.
 Si el documento tiene más de una sección,
sitúa el cursor en la sección a la que desees
aplicar columnas.
2º Haz clic en la ficha Diseño de página y desde el
grupo Configurar página, haz clic en Columnas,
luego selecciona la opción Más columnas. Word
muestra el cuadro de diálogo siguiente:
3º En la sección Preestablecidas selecciona Izquierda o Derecha, para elegir dos columnas de texto de ancho
diferente. También puede hacer clic en las opciones Dos o Tres para establecer 2 o 3 columnas del mismo
ancho. Si el número de columnas es mayor que 3, ingresa el valor en el cuadro Número de columnas.
4º La casilla Columnas de igual ancho está activada por defecto, por lo que si deseas que las columnas tengan
diferente ancho debes desactivarla. Luego debes escribir o seleccione las medidas desde la sección Ancho y
espacio, aquí mismo puede indicar el espacio de separación entre las columnas.
5º Puede activar la casilla Línea entre columna, para insertar una línea entre las columnas.
6º Si es necesario, puede establecer el ámbito en que las columnas afectarán al documento, por defecto, se
aplica a todo el documento.
7º Finalmente, haga clic e el botón Aceptar.

Para cambiar el número de columnas, sitúa el cursor en la sección que desee cambiar. Si
las columnas son del mismo ancho, repite el procedimiento anterior, estableciendo un
número de columnas diferente.

Cambiar el ancho de columnas con los marcadores


Cuando se aplica el formato columnas al texto, en la regla horizontal aparecen los marcadores de
columna, éstos tienen por función cambiar el ancho de las columnas y el espacio de separación entre
éstas. Según sea el caso, al situar el puntero (que toma la forma de una doble flecha), en el marcador
se pueden realizar tres operaciones:
 Si señala el lado izquierdo del marcador (aparece el rótulo Margen derecho), podrá controlar el
margen derecho de la columna, modificando el espacio de separación entre las columnas y a la vez
aumentando el ancho de la columna de la izquierda. Las columnas de la derecha mantienen sus
dimensiones.
 Si señala el centro del marcador (aparece el rótulo Mover columna), puede aumentar el ancho de
la columna de la izquierda manteniendo las medidas del espacio de separación de las columnas,
pero a la vez disminuirá el ancho de la columna de la derecha, si hay una tercera columna su ancho
no se ve alterado.

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 Si señala el lado derecho del marcador (aparece el rótulo Margen izquierdo), podrá controlar el
margen izquierdo de la columna de la derecha, modificando el espacio de separación entre las
columnas y a la vez aumentando o disminuyendo el ancho de la columna de la derecha.
Es importante tener en cuenta que la ubicación del cursor facilita la tarea de hacer los ajustes del
ancho de las columnas. En la figura siguiente, si arrastra el Mouse a la derecha o a la izquierda,
aumentará o disminuirá el ancho de la primera columna, si modificar el espacio de separación:

Si arrastras el Mouse a la derecha o a la izquierda, aumentará o disminuirá el ancho de la


segunda columna, aumentando o disminuyendo, también, el espacio de separación entre la
primera y segunda columna, la tercer columna mantiene sus dimensiones.

Control de los saltos de columnas


Un salto de columna es el punto del texto en el que termina una columna y empieza la siguiente. Word distribuye
automáticamente las columnas en las páginas, pero es posible insertar saltos de columnas en el lugar en que desee
que termine una columna y empiece la siguiente. También puede evitar saltos de columna no deseados entre
párrafos o entre un párrafo y un gráfico, cuando desee mantenerlos juntos.
Para insertar un salto de columna realice el procedimiento siguiente:
1º Sitúa el cursor donde deseas iniciar la nueva columna.
2º Siga uno de estos pasos:
 Haz clic en la Ficha Diseño de página y en el grupo Configurar página haz clic en el comando Salto, a
continuación haz clic en la opción Columna.
 Pulsa las teclas Ctrl+Mayus+Intro.

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Luego de pulsar CTRL+MAYUS+INTRO Word inserta el código Salto de columna


que marca el punto en el que el texto pasó a la siguiente columna…

Tablas en Microsoft Word


El término tabla se suele asociar únicamente a las grandes cantidades de datos mostrados en forma de filas y
columnas, como en una hoja de cálculo, por ejemplo. Sin embargo, cuando en Word se emplea el término tabla,
se está haciendo referencia a una forma de distribuir la información en filas y columnas, independientemente de
la información de la que se trate.

Partes de una Tabla


Control de selección
de la tabla

Celda

Filas

Columnas
Control de Tamaño
de la tabla

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Creación de tablas
Aunque Word proporciona distintas formas de crear tablas, la principal es mediante comando (o
botón) Tabla de la ficha Insertar. A continuación se indican los pasos para insertar una tabla.
1º Sitúa el cursor en el lugar donde se deseas insertar la tabla la tabla.
2º Haz clic en la ficha Insertar y, luego, clic en el comando Tabla:

3º Las opciones de Tabla muestran en primer lugar una cuadrícula que representa las filas y columnas que se
desearía establecer, lo único que debes hacer es situar el puntero de forma que señale las filas y columnas de
la tabla, si necesitas más filas y columnas, sólo tienes que arrastrar el puntero. En simultáneo, en la página del
documento se dibuja la tabla a medida que se vayan señalando las filas y columnas, como se puede apreciar
en la siguiente figura:

4º Puedes usar las opciones Insertar tabla o Dibujar tabla como otras alternativas de insertar las tablas. Si usas
Insertar tabla se despliega el siguiente cuadro de diálogo:
 En el cuadro Número de columnas ingresa el
número de columnas para la tabla.
 En el cuadro Número de filas ingresa el número
de filas para la tabla.
 En la sección Autoajuste elije una de las 3
opciones dependiendo de cómo quieres que se
comporte la tabla respecto su contenido.
 Y, si activas la casilla Recordar dimensiones para
tablas nuevas, Word mostrará los últimos valores
ingresados.
 Haz clic en Aceptar para terminar.

Módulo 1 36
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Dibujar tabla
La tercera forma de crear una tabla es “dibujándola”, para lo cual utilice los pasos siguientes:
1º Haz clic en la ficha Insertar, selecciona el comando Tabla y haz clic en la opción Dibujar tabla.
2º El puntero se convierte en un lapicito con el cual podrás dibujar la tabla arrastrando el puntero para establecer
sus dimensiones o borde externo.
3º En el interior de la tabla, dibuja líneas horizontales para definir las filas de la tabla.
4º Finalmente, dibuja líneas verticales para definir las columnas de la tabla.

Herramientas de tabla
Cuando el cursor se encuentra dentro de una tabla, se activan dos fichas que conforman las Herramientas de tabla
proporcionando todas opciones que están relacionadas con el manejo y administración de una tabla, en las siguientes
figuras se muestran sus comandos:
La Ficha Diseño proporciona opciones asociadas al formato o apariencia de la tabla, en esta ficha destaca las opciones
para aplicar estilos predefinidos a la tabla.

La Ficha Presentación proporciona las opciones que permiten realizar tareas básicas con las celdas, tales como añadir o
eliminar filas y columnas, combinar o dividir celdas, alinear el contenido de las celdas, etc.

Agregar texto y gráficos


Para añadir texto o gráficos, haz clic en cualquier celda. El punto de inserción o cursor aparecerá junto a la marca
de fin de celda (¤), a continuación puedes escribir como si se tratase de un párrafo normal o insertar un gráfico.
Para desplazarte entre las celdas, haz clic en la celda indicada, pulsa la tecla TAB o SHIFT+TAB, o usa las teclas
flechas de dirección. Para insertar una marca de tabulación, presione CTRL+TAB.

Principales operaciones con una tabla


 Seleccionar celdas, filas y columnas
Puedes utilizar el Mouse o el teclado para seleccionar rápidamente celdas, filas y columnas, procedimiento
necesario para realizar modificaciones en la tabla, como cambiar el tipo y tamaño de fuente, aplicar bordes y
sombreado, modificar el ancho de la columna o la altura de la fila, o eliminar o insertar filas y columnas. En el cuadro
siguiente se resume las acciones que debe hacer para seleccionar estos elementos de una tabla usando el Mouse

Módulo 1 37
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Para seleccionar... Haga esto...


Una celda Haga clic en la barra de selección de celdas
Una fila Haga clic en la barra de selección de filas a la izquierda de la fila.
Una columna Haga clic en la parte superior de la cuadrícula o borde
Varias celdas, filas o Arrastre sobre las celdas, filas o columnas; o bien seleccione una celda, fila o
columnas columna y mantenga presionada la tecla SHIFT mientras hace clic en otra celda.
En las siguientes figuras se representan estas operaciones:

Barra de selección de la celda,


haz clic para seleccionar la celda

Barra de selección de la fila, Barra de selección de la columna,


Haz clic para seleccionar la fila Haz clic para seleccionar la columna…

La selección de filas, columnas o toda la tabla también puede realizarse usando el menú Tabla, para lo cual
debe colocar el punto de inserción de texto o cursor en cualquier celda de la tabla, hacer clic en el menú
Tabla y elegir la opción Seleccionar fila, la opción Seleccionar columna o la opción Seleccionar tabla (Alt+5),
según sea la necesidad.

 Insertar celdas, filas y columnas


Para insertar filas o columnas realiza los pasos siguientes:
1º Selecciona las celdas, filas o columnas junto al lugar
donde desees añadirlas.
2º Si no está activa, haz clic en la ficha Presentación y
en el grupo Filas y columnas elije la opción que
requieras, las mismas que se refieren a la ubicación
del cursor o las celdas seleccionadas.

 Combinar y dividir celdas


Además de poder añadir filas y columnas, también es posible unir dos o más celdas para formar una sola, algo
muy habitual en los títulos de las tablas, o dividir celdas en otras, adecuando la apariencia de la tabla a las
exigencias de un formato particular. En seguida se describen los pasos para lograr estos efectos:

Módulo 1 38
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Para combinar dos o más celdas:

1º Selecciona las celdas que deseas combinar.


2º Si no está activa, haz clic en la ficha Presentación y en el grupo Combinar
haz clic en el botón Combinar celdas.

Para dividir celdas:

1º Selecciona la celda que deseas dividir.


2º Si no está activa, haz clic en la ficha Presentación y en el grupo Combinar
haz clic en el botón Dividir celdas.

 Ancho de columna y altura de fila


Es posible cambiar el ancho de las celdas seleccionadas y de columnas enteras arrastrando los marcadores de
columna de la tabla en la regla o arrastrando los límites de la columna dentro de la misma tabla. Para modificar
el ancho de una columna
1º Haz clic en cualquier celda de la tabla. En la regla aparecen las marcas que indican las distintas
columnas de la tabla, así como las sangrías y tabuladores de la celda en la que se encuentra el punto de
inserción de texto.
2º Sitúa el puntero en la marca de la columna a la que deseas cambiar su ancho. El puntero se transforma
en una flecha de dos puntas y aparece un rótulo Mover columna de tabla.
3º Haga clic y arrastre el Mouse a la derecha o izquierda para aumentar o disminuir el ancho. Word cambia
el ancho de la columna actual y mantiene el ancho de todas las columnas de la derecha.
Si arrastras el marcador de la columna mientras mantiene presionada la tecla Mayus, se modificará
también el ancho de la columna de la derecha.
En las figuras siguientes se representa las diferentes formas de cambiar el ancho de las columnas:
Cuando el puntero se sitúa en éste marcador, Cuando sitúes el puntero del mouse en la línea
puedes arrastrar a la derecha o izquierda para que divide a las columnas y cambie a una doble
modificar el ancho de la columna flecha, también puedes modificar su ancho…

 Centrar una tabla y alinear filas


Cuando una tabla es más pequeña que el ancho del texto, tal vez necesites centrarla entre los márgenes de la
página, esto se consigue mediante el siguiente procedimiento.

1º Selecciona toda la tabla


2º Si no está activa, haz clic en la ficha Presentación y en el grupo Tabla, haz clic
en el botón Propiedades.

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3º En la sección Alineación haz clic en la opción Centro.


4º Haz clic en el botón Aceptar para observar el resultado.

 Aplicar estilos a tablas


A las distintas celdas de una tabla se le pueden aplicar todas las características de formato aplicables a
caracteres y a párrafos, dándole a la tabla una apariencia atractiva. La asignación de estos formatos puede
hacerse de manera independiente o, en su defecto, utilizando formatos preestablecidos que proporciona
Word a través del comando Estilos de tabla. La siguiente secuencia de pasos indica cómo hacerlo:
1º Haz clic en cualquier parte de la tabla o selecciónala, luego haz clic en la Ficha Diseño en Herramientas
de tabla.
2º En el grupo Estilos de tabla, haz clic en el botón Más para desplegar la lista de estilos y selecciona uno de
los estilos.

3º Los estilos de tabla que proporciona Word, modifican tanto el aspecto de la tabla, como de su contenido.
Si deseas realizar algún cambio en los colores de relleno y bordes, puedes hacer uso de los botones
Sombreado y Bordes.

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4º Las opciones al final de la lista, permiten modificar o crear nuevos estilos y eliminar los estilos creados, si
fuera necesario.
Elabora las siguientes tablas:

VALOR
CANT. DESCRIPCION P. UNITARIO
VENTA

SUB.TOTAL
I.G.V.
TOTAL

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MS Word Dossier de Definición Fecha:


Versión
2013 Calidad Ref:
Denominación: Cliente:
Ref. Cliente Ref. Interna
Medios de Control – Metodología
Nº Medios Revisión Existe Revisión
Estándar Cada Cada

Observaciones Responsable:
Firma:

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