Software Libre como factor de desarrollo para Pequeñas y Medianas Empresas

Software Libre como factor de desarrollo para

Pequeñas y Medianas Empresas
Orlando Iparraguirre1 y Andrés Epifania2

Resumen
El Software Libre puede transformarse en la solución tecnológica para las PYMES. Sin
embargo hay que considerar que su adopción depende de muchos factores, entre los
cuales se encuentra la disponibilidad de soluciones empresariales, capacidad de
adaptación a las necesidades y requisitos con niveles de funcionalidad, comunidad y
robustez adecuada, facilidad en el uso, etc. Todos sabemos cuándo emprendemos un
negocio, en lo último que pensamos es invertir en Tecnologías de Información, o si
decidimos hacerlo queremos que sea barato o gratis porque al inicio todo es gasto.
Ante este panorama se recomienda el uso del software libre como factor de desarrollo
para las Pymes, en el presente artículo se describe como evaluar, seleccionar un ERP
que se adecue a las necesidades de la empresa.

Palabras Clave
Tecnologías de información y comunicaciones, pequeñas y medianas empresas,
planificación de recursos empresariales
Abstract
El Software Libre puede transformarse en una solución tecnológica para las PYME.
Sin embargo debemos tener en cuenta que su adopción depende de muchos factores,
entre los que se que incluyen la disponibilidad de soluciones ERP, capacidad de
adaptación a las necesidades y requisitos, los niveles de funcionalidad y robustez
adecuada, y la facilidad de uso. Todos sabemos que cuando llevamos a cabo un
negocio, en lo último que pensamos, es invertir en tecnología de la información, o si
decidimos hacerlo, lo que queremos es que sea barato o gratis porque al principio todo
es gasto. En este contexto se recomienda el uso de software libre como un factor de
desarrollo para las PYME, en el presente artículo se describe cómo evaluar,
seleccionar un ERP para satisfacer las necesidades de la empresa.

Key Words

Information and communications technologies, Small and medium enterprises and

Enterprise Resource Planning.

Orlando Iparraguirre, Esc. De ingeniería de Sistemas, Universidad Católica Los

Ángeles de Chimbote-Perú E-mail: ivoc_ip@hotmail.com,
Orlando.uladech@gmail.com
Andrés Epifanía, Departamento de Registros académicos, Universidad Católica
Los Ángeles de Chimbote-Perú
 Software Libre como factor de desarrollo para Pequeñas y Medianas Empresas

Software Libre como factor de desarrollo para

Pequeñas y Medianas Empresas

1. Introducción
Las Tecnologías de Información y Comunicaciones (TICs) están siendo
ampliamente usadas en instituciones de diversa índole, para mejorar sus procesos
productivos, labores administrativas y la gestión en general. sin embargo, por
razones de costos, en la mayoría de los casos las Tics son sólo para un grupo muy
particular de empresas, es decir, para aquellas que pueden solventar las fuertes
inversiones que requiere la adquisición, implantación o incluso el desarrollo de una
solución tecnológica[1].

2. Materiales y métodos:

En esta fase se describen los fundamentos teóricos del presente artículo, luego se
describe la importancia del software libre en las Pymes, y las etapas de selección
de un sistema empresarial basado en software libre.

2.1. Fundamentos

2.1.1. Software Libre para pymes: actualmente estamos en la era de la

transformación por medio de las tecnologías de la información y
comunicaciones (Tics). Las Tics juega un papel muy importante en el desarrollo
empresarial, esto significa que los riesgos y oportunidades que se derivan del
rápido avance tecnológico nos obligan a estar atentos a los cambios y adoptar
iniciativas que nos permitan situarnos en la carrera tecnológica, y así
aprovechar el potencial de las Tics, y hacer de la innovación nuestra principal
ventaja competitiva, sin embargo, por razones de costos, en la mayoría de los
casos las Tics son sólo para un grupo muy particular de empresas, es decir,
para aquellas que pueden solventar las fuertes inversiones que requiere la
adquisición, implantación o incluso el desarrollo de una solución tecnológica.

Por lo anterior, pareciera ser casi imposible que las pequeñas y medianas
empresas (PYMES) pudiesen acceder a las bondades de las Tics. Sin
embargo, en la última década, se ha producido un movimiento muy importante
en el ámbito del desarrollo de software, que podrá transformarse en una
solución real para las PYMES. Se trata del Software Libre (Open Source), el
cual puede ser definido como cualquier programa cuyo código fuente fue
escrito con la intención declarada de dejarlo disponible para ser usado,
modificado, por terceros. El Software libre es usualmente desarrollado como

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una colaboración pública entre la comunidad de desarrolladores y puesto a

disposición del público de forma gratuita. De modo más preciso, se refiere a
las cuatro libertades de los usuarios del software.
 La libertad de usar el programa, con cualquier propósito.
 La libertad de estudiar cómo funciona el programa, y adaptarlo a las
necesidades.
 La libertad de distribuir copias, con lo que puedes ayudar a tu vecino.
 La libertad de mejorar el programa y hacer públicas las mejoras a los
demás, de modo que toda la comunidad se beneficie.

Un programa es software libre si los usuarios tienen todas estas libertada des.
Esto quiere decir que se tiene la libertad de distribuir copias, sea con o sin
modificaciones, sea gratis o cobrando una cantidad por la distribución, a
cualquiera, y en cualquier lugar. El ser libre significa que no se tiene que pedir
o pagar permisos [2].

2.1.2. ¿Qué ventajas tiene usar software libre en las Pymes?

La ventaja más relevante salta a la vista, el coste de licencias, se estima por

ejemplo que el gobierno peruano en el año 2008 tenía una multa de 18
millones de dólares por usar software pirata, multa impuesta por Indecopi
(irónico verdad? el estado se multa solo), En el gobierno de Extremadura con
solo 180 000.00 dólares lograron desarrollar una distribución de linux (Linex)
que resolvió todos sus problemas de software, sin ir muy lejos el gobierno
brasileño el año pasado se ahorro 123 millones de euros al usar programas de
software libre. Este es el beneficio principal para las pymes, otra ventaja es el
soporte, actualmente el software libre cuenta con un soporte de alta calidad
disponible de forma gratuita a través de Internet, en comunidades, redes
sociales y foros, etc. El soporte para esta tecnología se puede adquirir si se
desea de forma comercial. Existen empresas que basan su negocio del
software libre en negocio de servicios. Ni que decir de la seguridad: el software
libre es mucho más seguro con una muy baja tasa de infección por virus,
troyanos, gusanos, software espía y otros códigos maliciosos.

Esto se debe a que Linux y todos sus descendientes fueron diseñados desde
un principio con la seguridad en mente, en lugar de tratar de parchear graves
fallos de seguridad cuando es demasiado tarde, y así puedo ir en numerando
las ventajas del software libre que son muchas.

Ahora bien centrémonos un poco más en la utilidad que nos puede ofrecer esta
tecnología en las pymes, no podemos negar que el uso de software libre es
una de las tendencias más importantes que se viene dando en el campo

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empresarial, cada día avanza con mayor fuerza y va tomando creciente

importancia en el mundo de las Tics. Sin embargo su adopción se ve todavía
limitado por el escaso conocimiento que existe sobre sus posibilidades, en
particular entre las PYMES que potencialmente pueden beneficiarse en gran
medida de su aplicación.

Todos sabemos cuándo emprendemos un negocio, en lo último que pensamos

es invertir en Tecnologías de Información, o si decidimos hacerlo queremos
que sea barato o gratis porque al inicio todo es gasto. Ante este panorama se
recomienda el uso del software libre como factor de desarrollo para las Pymes,
si bien es cierto, que es una tecnología emergente, pero sabemos que en los
últimos años ha demostrado ser una alternativa solvente a comparación de
otros programas de software comercial.
Actualmente existen muchas soluciones de software libre disponibles para las
pymes, desde sistemas operativos, hasta comercio electrónico, recursos
empresariales, relaciones con el cliente e inteligencia de negocios, como
alternativas viables para el desarrollo de las pymes. Ahora bien, viene lo más
importante, el saber elegir la solución correcta para nuestro negocio, no se trata
de elegir por elegir, no por el hecho que se dispone de una suite de soluciones
libres, voy elegir lo primero, antes de pensar en implementar o adquirir una
solución hay que tener ciertas consideraciones como: el apoyo directivo, definir
los objetivos de migración o implementación, y lo más importante analizar las
principales soluciones existentes pensando en las necesidades de la empresa.
De aquí en adelante tratare de explicar algunos factores que se debe de tener
en cuenta para elegir correctamente un ERP (Planificación de recursos
empresariales) en software Libre para pymes.

3. Eligiendo un ERP en software libre para Pymes

Antes de pensar en buscar o implementar un sistema ERP debe tener en cuenta

los siguientes aspectos. Es que permita a la empresa alcanzar los siguientes
objetivos: optimizar los procesos, reducir los costos operativos, mejorar la
eficiencia, tomar mejores decisiones empresariales, incrementar la satisfacción de
sus clientes, minimizar los errores humanos y reducir el inventario y los faltantes.

3.1. ¿Por qué usar el software Libre en las Pymes?

El Software Libre aporta de muchas formas al desarrollo y crecimiento de las

pymes, haciendo de ésta una estrategia para poder competir en esta carrera

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tecnológica, a continuación algunas razones por las cuales las pymes deberían
usar Software Libre:
 Propiedad: el software Libre es gratis desde el momento que se descarga, aun
que no hayamos tecleado ni una sola línea de código.
 Costo: el software libre está disponible sin ningún costo.
 Soporte: cuenta con un soporte de alta calidad disponible de forma gratuita
 Madurez: no existe ningún temor a que las aplicaciones se queden obsoletas.
 Seguridad: es mucho más seguro con una muy baja tasa de infección.
 Competividad: El software libre puede conseguir hacernos más competitivos en
nuestro sector.
 Compatibilidad: estándares de formato de archivos.
 Innovación: el software libre no solo puede aportar innovación en los productos,
si no que observa que también está aportando innovación en la forma como se
lleva acabo ciertas actividades.
3.2. Cuál es el mejor ERP en software libre

Cuando se trata de sistemas empresariales (ERP) existen muchos como:

Openbravo, openErp, AbanQ, Adempiere, Xendra, Open Licita, etc. Y así podemos
seguir enumerando, pero muchas veces las Pymes no cuentan con los recursos
necesarios para evaluarlas, esto se debe a que no asignan suficiente tiempo y
recursos al proceso y no tienen metodologías de selección, lo cual contribuye a
que quienes toman las decisiones puedan seleccionar un producto sin más
investigación. El reto de un ERP se resume en brindar soporte y automatización
a los procesos.

Figura 1: Procesos generales de un ERP

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En la figura 1, podemos apreciar los procesos más relevantes de un ERP, el

proceso de selección de un ERP tiene tres fases principales: la investigación,
evaluación y selección. A continuación se describirá las actividades principales
de cada uno de los ellos.
3.2.1. Investigación: Esta etapa inicial de investigación consiste en un
estudio preliminar y en la definición de sus estrategias y tácticas empresariales.
Las empresas en esta etapa deben empezar a comprender la estrategia
general con respecto al tipo de software que pretenden implementar.
Adicionalmente, la empresa debe saber cuáles son sus objetivos y restricciones
de corto y largo plazo para sus procesos empresariales. Durante esta fase, es
importante revisar los sistemas que se utiliza en la actualidad, para determinar
si es mejor actualizar el sistema existente o si es preferible adquirir uno
completamente nuevo, en el caso que se decidiera adquirir uno nuevo, el
primer paso sería encontrar la solución ERP apropiada que se adecue a las
necesidades de la empresa. Durante esta etapa es importante tener una buena
comprensión de los procesos de la empresa y el por qué, no solo para ayudarle
a encontrar el ERP indicado, sino también para definir o redefinir los procesos y
flujos de trabajo.
Para lograr el mayor compromiso y el uso eficiente de los recursos internos, a
continuación tenemos los parámetros a seguir para la búsqueda de un sistema
para la planeación de los recursos empresariales (ERP).
Establezca quién hace qué en su empresa. Para ello, se debe hacer una lista
de todos empleados de la empresa, junto con sus actividades más importantes
y el tiempo que lleva realizarlas, por ejemplo.

Dura
Día Departamento Frecuencia Tarea
ción
Carlos / Almacén Semanal Ingreso de Suministros 2h
Lunes
Zulema / Contabilidad Mensualmente Declaraciones contables 1h
José / Sistemas Semanal Control de servicios 4h
Martes
Pedro / Almacén Cada semana Recibe los suministros 1h

Por su puesto siempre va existir excepciones, no es fácil sacar el tiempo

estimado de cada actividad. A pesar que los empleados deben de saber
cuáles son los tiempos aproximados que toma realizar las operaciones
principales. Una vez que tengamos la lista, se tiene que resumir para presentar
las actividades más importantes, dependiendo de su prioridad, duración y

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recurrencia. Por ejemplo, la conciliación bancaria puede tomar una hora, pero
puede ser más importante que el ingreso de suministros, la cual puede tomar
un par de horas semanales.

Una vez obtenido la lista general de los procesos, lo cual es el punto de partida
para el proceso de selección, la decisión no debe estar basado solamente en
esto. Se debe profundizar en los detalles dependiendo de la complejidad de los
procesos empresariales y del crecimiento futuro de la empresa.

Para encontrar el mejor sistema ERP que se adecue a nuestra empresa, es

muy importante tener claro cuáles son los procesos más apropiados.
Apropiado, en este caso, significa el indicado para la empresa, pero también
eficiente muchas veces los procesos son definidos en el camino por las
personas que tratan de hacer sus vidas más fáciles, no siempre incluyendo a
otros, y esto termina generando problemas. Tener bien definidos las
actividades de la empresa nos ayudará a saber lo que necesitamos que haga
una solución ERP, para terminar esta fase, a esta alturas ya debemos tener
una idea bien clara sobre los requisitos para la solución que se requiere.
3.2.2. Evaluación: En esta fase de evaluación veremos las consideraciones
que debemos tener en cuenta para evaluar un ERP, algunos pasos importantes
en esta fase incluye:

 Recopilar y priorizar los requisitos

 Transformar los requisitos en un modelo de decisión
 Crear una lista de todos sistemas ERP Libres
 Evaluar los recursos disponibles
Actualmente no existe una metodología establecida para la búsqueda de un
sistema empresarial en software, es por la cual se recomienda realizarlo
siguiendo los siguientes pasos:
Asesorarse de personal experto, crear su propio catálogo de opciones para
personalizar la solución. Ello se puede realizar internamente con la asistencia
de personal que haya tenido experiencia en implementación de sistemas de
este tipo, empezando con las funcionalidades generales que pueden detallarse
en la medida en que se necesite, es la mejor opción para evaluar este tipo de
sistemas.
3.2.3. Selección: en esta tercera fase ya tenemos una idea más clara sobre el
tipo de sistemas que puede satisfacer las necesidades de nuestra empresa y
su localización de los ERPs.

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3.2.3.1. Principales pasos en la selección de un Sistema ERP: el

beneficio de un sistema empresarial solo se da cuando se hace la elección
correcta. Por medio del uso de criterios actualizados y relevantes sobre las
funcionalidades del sistema empresarial, estaremos mejor informado sobre
las opciones. Utilizando un proceso de análisis adecuado, el personal
encargado de selección puede realizar una valoración precisa sobre la
idoneidad de cada solución para satisfacer las necesidades de la empresa,
lo cual asegure el ERP más apropiado.
Los principales pasos a realizar en la fase de selección son las actividades
relacionadas con la creación de escenarios guías, basados en los requisitos
empresariales más importantes:
 Programar demostraciones y pruebas
 Evaluar las estrategias de implementación
 Realizar un análisis sobre el costo implementación
 Identificar la solución idónea
 Obtener la aprobación de los ejecutivos
 Realizar verificaciones sobre las referencias, si está localizado en
nuestro medio, etc.
3.2.3.2. Demostraciones y pruebas: El aspecto más importante, las
pruebas, para que tenga éxito deberá crear una guía con los procesos que
se desea probar, de esta manera tendrá que demostrar como cubre el
sistema las funcionalidades que son más importantes.
Las demostraciones es igualmente una oportunidad para evaluar los
aspectos cualitativos del software, como la facilidad de uso. Por otro lado,
hay que calificar cada funcionalidad probada de forma tal que se puede
comparar los resultados al fin del proceso. Aquí un ejemplo de una guía
típica para ver algunas funcionalidades.

Criterio Contenido
(S/N)
Ventas
1. Órdenes de Venta
1.1.Generar rápidamente una orden de venta desde cero
1.2. Crear rápidamente una orden de venta de una cotización
1.3. Crear rápidamente una orden de ventas desde una
orden de venta existente(duplicado)
2. Facturación
2.1. Modifique los descuentos y los precios en la factura
2.2. Alerte a los usuarios cuando existan problemas con el
crédito
2.3. Opción para imprimir la lista de artículos empacados
cuando se genera la factura
Evaluación cualitativa
1. Facilidad de uso

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2. Ajuste a los procesos de la empresa

3. Grado en el cual el sistema puede mejorar el proceso

Una vez concluida esta parte, recuerde que las pruebas solo cubre las
funcionalidades, de allí se debe tener en cuenta los factores técnicos para la
solución, como por ejemplo los sistemas operacionales, soporte de la base
de datos, integración con otros sistemas (como los de contabilidad,
relaciones con los clientes, etc.), administración de múltiples localidades,
seguridad, gestión de los dispositivos de la interfaz y las herramientas de la
aplicación (los programas que permiten administrar o desarrollar el
software).

Los ERPs Finalistas: Antes de revisar las pruebas de los sistemas, es

posible que tengamos una lista de 3 o más ERPs. Si se ha realizado
apropiadamente, las pruebas y demostraciones y los criterios técnicos
mencionados con anterioridad, habremos logrado evaluar y seleccionar la
mejor solución empresarial que se adecue a nuestro negocio.

4. Conclusión
No hay sistemas buenos o malos, pero solo unos de ellos serán ideales. Esta es
la razón por la cual todas las fases descritas con anterioridad son sumamente
importantes para la investigación, evaluación y selección de la mejor solución
para las pymes. Con frecuencia, la selección de una solución ERP es un
compromiso que debemos tener en cuenta, en no comprometer las
funcionalidades o características de la solución que puedan generar un gran
impacto sobre la empresa en el futuro y llevarnos a perder dinero si la inversión
en el sistema no genera los resultados esperados. Los resultados que
obtengamos mucho va depender si lo utilizamos o no en conjunto las tres fases,
si alguna de ellas es tratada con ligereza, puede afectar el proceso y su
resultado final puede no ser lo que estábamos buscando.

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Referencias bibliográficas.

[1]. Open PYME: es un proyecto promovido por la universidad de la Laguna, bajo

el marco de colaboración científico-tecnológico, entre la cámara de
investigación, innovación y sociedad de la información del gobierno de
canarias y la universidad de la Laguna http://openpyme.osl.ull.es/

[2]. Metodología detallada y estructurada para un proyecto de implantación de

OpenErp.http://www.openerpsite.com/erp-openerp-modulos/metodologia-y-
tecnologia

[3]. Análisis de implantación de software libre en la sociedad española, en la

administración pública y privada:
http://www.libroblanco.com/document/II_libroblanco_del_software_libre.pdf.

[4]. OpenERP es un completo sistema de gestión empresarial (ERP) que cubre

las necesidades de las áreas de contabilidad, ventas, compras, y almacén e
inventario, entre otras: http://www.openerpspain.com/comparativa-entre-
modelos-de-desarrollo-erps-libre-y-propietario.

[5]. 15 razones para usar Software Libre”Orlando Iparraguirre Villanueva”:

http://www.scribd.com/doc/34952137/15-Razones-Para-Usar-Software-Libre.

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