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Guía para auditores principiantes. Auditorías por procesos (ISO)

24 20 febrero

Categories: Calidad, Sistemas de Gestión

Tradicionalmente los auditores, tanto internos como externos, usan la norma, punto por punto, para auditar los sistemas de gestión. Pero
desde que se incluyó en la Norma ISO 9001, la gestión por procesos, ¿no crees que tiene mucho más sentido hacer las auditorías por procesos?

Los objetivos principales de una auditoría de calidad son:

Verificar que el sistema de la calidad está implantado y cumple continuamente con los requisitos especificados, y
Establecer la eficacia y la eficiencia del sistema en la consecución de los objetivos de la calidad establecidos. 

Y el enfoque de la gestión por procesos, como ya conoces de sobra, es dividir tu sistema en procesos, conocer y gestionar las relaciones
existentes entre ellos y decidir y emprender mejoras individuales para cada uno de los procesos (siendo un proceso la actividad o conjunto de
actividades que utiliza recursos, y que se gestiona con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en resultados).

Para enfocar tu gestión a la gestión por procesos has tenido que hacer un esfuerzo de análisis, de estudio a fondo de cómo funciona tu
organización, qué actividades realiza, qué recursos necesita para realizarlas, qué entradas y qué salidas tienen, y cuáles son los resultados
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óptimos que quiere alcanzar. Las auditorías que usan el enfoque basado en procesos determinan si el trabajo está gestionado eficazmente
para alcanzar esos resultados óptimos.

Tu, como auditor buscarás determinar si:

1. Tu organización tiene una idea clara de lo que quiere hacer.


2. Ha identificado los medios para alcanzar los objetivos.
3. Está midiendo el cumplimiento de esos objetivos.
4. Y, si lo que se logra se ajusta a las necesidades de las partes interesadas.

Si estás acostumbrado a realizar las auditorías por puntos de la norma, quizá te resulte un poco complicado cambiar el chip, pero la verdad es
que una vez que les coges el truco, las auditorías por procesos van a ser más ágiles, te van a dar más información y para tí van a ser mucho más
fáciles de programar.

¿Por dónde empezar?

Muy fácil, por el mapa de procesos. Cógelo, y programa las actividades de auditoría siguiéndolo. Después, sólo te queda realizar la
auditoría para ver cómo funciona cada uno de ellos: Cómo lo planifican, cómo lo implementan, cómo lo miden y cómo lo mejoran.

Para ejecutar la auditoría puedes utilizar una lista de chequeo. La verdad es que nosotros, en general, no somos partidarios de las listas de
chequeo, pero evidentemente tienen dos cosas buenas:

1. Al tener que desarrollar las preguntas haces un primer análisis de cada uno de los procesos.
2. Te ayuda a registrar las evidencias y hallazgos de la auditoría.

Aquí te dejamos un ejemplo de auditoría al proceso de compras.

1. Define el alcance del proceso. qué aspectos del proceso de compras se va verificar
2. Describe el proceso: ¿Entradas?, ¿Salidas? ¿Cómo se resuelven los concursos, adjudicaciones, pedidos?
3. ¿Cómo se verifica el cumplimiento por parte de los proveedores de las condiciones establecidas en los contratos?
4. ¿Me puedes enseñar un "pliego de condiciones de contratación"?. Verificar si son completos y  definen con claridad las
características de los bienes o servicios a adquirir. Otro aspecto importante es que deben recoger el plazo máximo de entrega de las
ofertas y la forma de presentarlas (en sobre cerrados, vía e-mail, …) y la persona o Unidad en donde deben presentarse.
5. ¿Existe un listado de proveedores? ¿Cada cuanto se revisa? ¿cumplen las condiciones de las ofertas adjudicadas? Y si no, ¿que se
hace?
6. Las ofertas (por parte de proveedores) ¿se adecuan a los pliegos de condiciones, las condiciones ofertadas (plazo, calidad, etc.)?
7. ¿Conoces la política de calidad de la empresa? ¿dónde está publicada?
8. ¿Sabes donde encontrar el manual de calidad?
9. ¿Conoces los procedimientos que te aplican? ¿Puedes enseñármelos?
10. ¿Qué instrucciones técnicas utilizas en tu trabajo? ¿Me dices dónde están si necesitas consultarlas? ¿Me las puedes enseñar?
11. ¿Cómo comprobais que lo entregado se ajusta a lo pedido? 
12. Revisar si la facturación emitida por el Proveedor, y atendida por la Organización, se ajusta a los términos del contrato.
13. ¿Manejas registros al realizar tu trabajo? ¿Sabes cómo están identificados?
14. ¿Cómo controlas los documentos con los que trabajas?
15. Etc.

Creo que con este listado, para nada exhaustivo, te has hecho una idea de cómo se audita por procesos.

Por último, y para que te sirva de apoyo, si es que al final te lanzas a auditar por procesos, te dejamos un formato genérico de informe de
auditoría interna, orientado a este modo de auditar.

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Si al final te lanzas a hacer auditorías por procesos nos encantaría conocer tu experiencia, compártela con nosotros.

Imagen destacada: www.freepik.es

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Tags: Auditorías, calidad, certificación, documentación, evidencias, éxito, ISO 9001, no conformidades, Objetivos, procedimiento, sistemas de gestión

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24 Responses to “Guía para auditores principiantes. Auditorías por procesos (ISO)”

1.

Ermelinda Lira 29/07/2015 at 6:30 am #

Muy interesante su articulo. Recientemente me encomendaron realizar una auditoria al proceso contable, cuya contabilidad se lleva a través del sistema SAP, ¿ Que tips me
puede dar, al respecto, tomando en cuenta la experiencia y trayectoria que tiene su equipo de trabajo.

Responder
2.

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HAZA CT 29/07/2015 at 6:55 pm #

Buenas tardes Ermelinda,


Te recomendamos que sigas los mismos pasos que hemos seguido en el post para auditar el proceso de compras, es más, te resultará más fácil ya que la norma ISO 9001 no tiene
requisitos específicos para temas contables, como sí que los tiene para compras.
Comienza por analizar el alcance del proceso y posteriormente cómo se describe dicho proceso (entradas, salidas, recursos, documentación relacionada, etc.) y tendrás tus
propias preguntas para la auditoría. Recuerda incluir las relacionadas directamente con el sistema de gestión:
¿Conoces la política de calidad de la empresa? ¿dónde está publicada?
¿Sabes donde encontrar el manual de calidad?
¿Conoces los procedimientos que te aplican? ¿Puedes enseñármelos?
¿Qué instrucciones técnicas utilizas en tu trabajo? ¿Me dices dónde están si necesitas consultarlas? ¿Me las puedes enseñar?
Etc.
Espero que te sirva de ayuda, sin ver el proceso es difícil ajustar más las preguntas.
Un saludo,
Carmen Machado

Responder
3.

Deily Urquiola 02/09/2015 at 5:07 am #

Hola. Buenas noches. Ha sido para mi tan grato leer esta publicacion. Tengo 28 años. Me ha salido una oportunidad laboral en el campo de la auditoria pero es mi primera vez y
al leer esto me he sentido tan tranquila y confiada que me lanzo sin temor alguno.

De verdad muchas gracias. Me han hecho sentir mucha confianza como principiante.

Responder

HAZA CT 02/09/2015 at 1:26 pm #

Muchas gracias Deily por tu comentario.


El fin de este blog es compartir nuestro conocimiento por si puede ser útil a otros, así que mensajes como el tuyo nos dan muchos ánimos para seguir.
Cuéntanos cómo te va en tu nuevo trabajo, nos encantará estar al día.
Un saludo,
Carmen Machado

Responder
4.

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Bart 27/04/2016 at 2:49 pm #

Hola!

Me parece bueno el formulario. Si me permiten, le agregaría un dato: Las entradas y salidas del proceso, para que quede claro desde donde y hasta donde se debe auditar.

Responder

HAZA CT 27/04/2016 at 5:45 pm #

Muy buen apunte, Bart.


Así también se evidencia que se han auditado todos los procesos que se debían o se querían auditar.
Muchas gracias por el aporte.
Un saludo,
Carmen Machado

Responder
5.

bigos 23/05/2016 at 6:09 pm #

Buen Día. Me pueden ayudar con un proceso para realizar auditoria completa a un restaurante.. somos nuevos en esto con mi compañero y tenemos que presentar un plan de
trabajo pronto

Responder

HAZA CT 26/05/2016 at 9:45 am #

Buenos días,
No sé exactamente lo que nos solicitas. Si estáis preparando vuestra primera auditoría interna, tened en cuenta los siguientes aspectos:
– Planificar un programa de auditorías tomando en consideración el estado y la importancia de los procesos y las áreas a auditar, así como los resultados de auditorías
previas.
– Definir los criterios de auditoría, el alcance de la misma, su frecuencia y la metodología.
– La selección de los auditores y la realización de las auditorías deben asegurar la objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría.
Los auditores no deben auditar su propio trabajo.
– Establecer un procedimiento documentado para definir las responsabilidades y los requisitos para planificar y realizar las auditorías, establecer los registros e informar
de los resultados.
Mantener registros de las auditorias y de sus resultados.
– La dirección responsable del área que esté siendo auditada debe asegurarse de que se realizan las correcciones y se toman las acciones correctivas necesarias sin demora
injustificada para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas.
– Las actividades de seguimiento deben incluir la verificación de las acciones tomadas y el informe de los resultados de la verificación.

El plan de auditoría puede tener los siguientes campos:


Departamento / Proceso / Delegación -Nombre y Apellidos (del auditado) -Día -Hora -Auditor
Espero haberos ayudado.
Un saludo,
Carmen Machado Privacy & Cookies Policy

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6.

Frency Figueroa 26/05/2016 at 6:41 pm #

Muy buenos días, tu articulo me ha despejado alguna dudas, me han asignado auditar la parte gerencial de una institución educativa, sera que me pueden colaborar con un
ejemplo de preguntas para este proceso como el que esta de ejemplo el proceso de compras? Muchas gracias estaré altamente agradecida

Responder

HAZA CT 30/05/2016 at 9:49 am #

Buenos días Frency,


Para cualquier proceso que quieras auditar las preguntas deben ser definidas en función de los objetivos de la auditoría, y del alcance de la misma. Sin más conocimiento
de tu sistema, y tu mapa de procesos no me es posible ayudarte más.
Sigue el modelo del ejemplo y los comentarios de nuestros colegas y, estoy segura, te saldrán las preguntas más adecuadas a tu proceso.
Un saludo,
Carmen Machado

Responder
7.

Enrique 08/06/2016 at 4:30 pm #

Buenos dias soy administrador de empresas y laboro en un corredor de seguros y tengo que auditar y hacer procedimientos de control de calidad, como puedo iniciarlos si
desconozco como auditar.nunca lo e hecho que guia puedo tomar. es mi primer trabajo. estarre agradecido si me apoyan

Responder

HAZA CT 28/06/2016 at 7:23 pm #

Buenas tardes Enrique,


Te recomendamos que realices alguna formación en sistemas de gestión de calidad, sólo con una guía te va a ser muy difícil poner en pie tu sistema y auditarlo.
Un saludo,
Carmen

Responder
8.

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Leticia Pérez 25/08/2016 at 4:55 pm #

Hola muy interesante es te artículo, pero ahora me pregunto y la parte de enfrente como se debe desarrollar? O sea Yo como auditado que debo hacer, como me debo comportar
ya sea para auditorías internas como de Auditorías Regulatorias?

Por su ayuda, muchas gracias.

Responder

HAZA CT 31/08/2016 at 6:48 pm #

Muchas gracias Leticia, espero que te haya servido de ayuda.


Respecto a cómo debes recibir las auditorías daría para una nueva entrada, de hecho, incluiremos este tema en nuestra programación a partir de septiembre.
Un saludo,
Carmen Machado

Responder
9.

Rodrigo 29/10/2016 at 1:25 pm #

buenos días , me encuentro realizando la auditoría interna de una empresa y detecte que hay gastos sin factura del prestador/proveedor, quisiera saber cual es el riesgo de
efectuar pagos de esa manera?

Responder

HAZA CT 31/10/2016 at 9:43 am #

Buenos días Rodrigo,


No somos especialistas en finanzas ni en legislación fiscal como para saber cuál sería el riesgo en este caso, lo que sí podemos decirte es que es recomendable que en la
evaluación de los riegos se impliquen las diferentes partes de la organización y no sólo calidad, para que así se puedan evaluar este tipo de riesgos.
Gracias por seguirnos y participar en nuestro blog.
Un saludo,
Carmen Machado

Responder
10.

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ROMANIELA 19/12/2016 at 7:00 am #

Buenas noches, me agrada saber que existan personas como ustedes, con el animo de ayudar a las personas, sin interés algunos.
Pues yo les digo que la recompensa viene de Dios.
tengo que elaborar un informe de asistencia laboral, si cumple o no con la norma interna.
nunca he realizado un informe es primera vez.
No quiero quedar al mal, mis jefes y compañeros saben que no tengo experiencia alguna, pero quiero intentar hacer lo mejor que pueda, creo que despues que uno tenga interes
puedo lograr muchas cosas,
como elaboro ese informe.
tengo la asistencia de los trabajadores, algunos se fueron temprano, otros en su hora normal y hora extra.
como se prepara este informe .
puedes darme pistas con modelo. bueno si se puede. gracias por todo.
me llamo

Responder

HAZA CT 19/12/2016 at 11:19 am #

Hola Romaniela,
Muchas gracias por tus piropos!
Respecto a tu consulta, la verdad es que es muy difícil ayudarte sin más datos sobre tu organización, ni sobre los resultados que se quieren obtener. Sólo comentarte que
te puedes apoyar en informes de absentismo laboral, hay muchos y muy buenos en internet, para ver qué indicadores se suelen utilizar y cómo se presentan.
No podemos ayudarte más, al no ser ésta una actividad principal para nosotros, no disponemos de modelos testados que podamos compartir.
Un saludo,
Carmen Machado

Responder
11.

Alberto Sainz 23/01/2017 at 8:20 pm #

Buenas tardes Carmen,

De antemano gracias por el aporte, les comento que me surgio una oportunidad de trabajo como auditor interno, aun no se el ramo de la empresa, no estudie contabilidad pero
tengo nociones de ella, estudie Informatica Administrativa por lo que lleve contabilidad y administracion, mas no se nada de auditoria, he empezado a investigar y este blog me
ha llenado de informacion jeje, quizas em aviente al vacio pero la paga es muy buena por lo que me intereso, fungire como contador aunque no lo soy, oportunidades aqui en
Mexico son pocas y por eso la aprovechare jeje.
Solo queria compartirles mi futura experiencia y poder recibir algun consejo.
Agradezco su interes por nosotros y la informacion que comparten.
Saludos Cordiales desde Sinaloa, Mexico.

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HAZA CT 16/02/2017 at 9:54 am #

Buenos días Alberto,


Buena suerte en tu nueva andadura profesional. Por lo que deduzco de tu mensaje, vas a hacer auditorías contables, ¿no?. Si es así, nosotros no podemos aconsejarte
demasiado, ya que se escapa a nuestro ámbito.
Gracias por escribirnos y, por favor, mantennos informados de cómo te va en el trabajo.
Un saludo de parte del equipo de HAZA

Responder
12.

Iris Márquez 14/02/2017 at 3:36 am #

Me parece excelentisimo esta información, me ha sido de gran ayuda, ya que me encuentro en un proceso de auditoría. Muchisimas gracias.

Responder

HAZA CT 16/02/2017 at 9:48 am #

Gracias a ti, Iris. Nos encanta ver que os somos de ayuda.


Un saludo de parte del equipo de HAZA

Responder
13.

Alejandra 15/03/2017 at 12:22 am #

buenas tardes e estado siguiendo las publicaciones para guiarme, me pusieron en el puesto de coordinador de ISO (es un nuevo puesto) hace aproximadamente un año y e esta
haciendo las cosas como e estado investigando ya que no hay nadie que me pueda asesorar acerca de ISO en la empresa.
Bueno mi pregunta es, como puedo llevar las auditorias internas según esta nueva actualización? (la e estado haciendo elaborando un check list según los procedimientos que
tenemos, pero no se si en realidad lo e estado haciendo bien.)

Responder
14.

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Victoria 30/06/2017 at 4:58 am #

Muy interesante, acabo de entrar a laborar y estoy como responsable del sistema de gestión integral , manejan todas las ISOS y tengo una auditoría en un mes, estoy con los
nervios de punta… Que hago?? no hay registros y no hubo continuidad de las No conformidades …. Y nadie me capacito….

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