Libro mayor

1 Objetivo
La tarea central de la contabilidad principal es ofrecer una imagen global de las
cuentas y contabilidad externa. Al registrar todas las operaciones empresariales
(contabilizaciones de referencia y liquidaciones de contabilidad interna) en un
sistema de software completamente integrado con el resto de áreas operativas
de la empresa, se garantiza que los datos de contabilidad son íntegros y
exactos.

La contabilidad principal SAP FI tiene las siguientes características:

 Libre elección del nivel: grupo de empresas o sociedad GL

 Contabilización automática y simultánea de todas las posiciones del
libro auxiliar en las cuentas de la contabilidad principal adecuadas
(cuentas asociadas)
 Actualización simultánea de la contabilidad principal y las áreas de la
contabilidad de costes
 Evaluación en tiempo real y gestión de informes de los datos de
contabilidad actuales, en forma de visualización de cuentas, balances
contables con diferentes estructuras de balance/PyG, y análisis
adicionales.

Básicamente, la contabilidad principal cumple la función de registro

exhaustivo de todas las operaciones contables. Es la referencia central y
actualizada para la presentación de cuentas. Las transacciones individuales
reales se pueden verificar en cualquier momento durante el procesamiento en
tiempo real visualizando los documentos originales, las partidas individuales y
las cifras de movimiento en diversos niveles como:

 La información sobre cuentas

 Diarios

 Totales/cifras de movimiento

 Balance/Evaluaciones de pérdidas y ganancias

 2 Requisitos
2.1 Datos maestros
Valores estándar de SAP Best Practices
En su sistema ERP se han creado una serie de datos maestros y organizativos
indispensables durante la fase de implementación, como los datos que reflejan
la estructura organizativa de su empresa y los datos maestros que se ajustan a
su enfoque operativo, por ejemplo, datos maestros para materiales,
proveedores y clientes.
Estos datos maestros suelen consistir en valores propuestos de SAP Best
Practices estandarizado y permiten seguir las etapas del proceso de este
escenario.

2.2 Roles
Utilización
Los siguientes roles se deben haber instalado para probar este escenario en el
SAP NetWeaver Business Client (NWBC). Los roles de la Documentación de
proceso empresarial se deben asignar al usuario o usuarios que prueben este
escenario. Estos roles sólo son necesarios si se utiliza la Interfaz NWBC. Si se
utiliza el SAP GUI estándar, no son necesarios.

Requisitos
Los roles de usuario se han asignado al usuario que está probando este
escenario.

3 Etapas del proceso

3.1 Contabilización de documentos de cuenta de
mayor
Utilización
Se han recibido documentos de la cuenta de mayor que se deben contabilizar
manualmente en el sistema SAP.

Procedimiento
1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de
navegación:
Opción 1: Interfaz gráfica de usuario SAP (SAP GUI)

Opción 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) mediante rol

de usuario
2. Seleccione Continuar.

Para cambiar la sociedad, seleccione Tratar  Cambiar Sociedad.

3. Para revisar el documento antes de que se contabilice, seleccione Simular

(F9).
De este modo, podrá visualizar el documento, incluido el IVA soportado
que se debe contabilizar, y corregirlo si es necesario. Confirme todos los
mensajes que se muestren y pulse Intro.
4. Para contabilizar el documento, seleccione Contabilizar (Ctrl+S).
5. En la parte inferior de la pantalla aparecerá el mensaje Documento xxxxx se
contabilizó en sociedad yyyy, en el que xxxxx es el número de documento
secuencial asignado por el sistema.
6. Anote el número de documento.

3.2 Visualización y modificación de partidas

individuales
Utilización
Visualización y modificación de partidas individuales en una cuenta de mayor.

Requisitos
Se han actualizado en el Customizing las variantes de estructura de líneas, las
variantes de totales y los campos de selección.

Procedimiento
En el siguiente procedimiento se describe la manera de visualizar un
documento.
1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de
navegación:
Opción 1: Interfaz gráfica de usuario SAP (SAP GUI)

Opción 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) mediante rol

de usuario

Si selecciona Partidas todas, el sistema muestra todas las posiciones de la

cuenta. También puede optar por visualizar únicamente partidas abiertas o
compensadas. Proceda del siguiente modo para modificar el documento:
2. Para seleccionar la posición que se desea modificar, haga clic en la casilla
situada al principio de la fila.
3. Seleccione Modificar Documento (icono en forma de lápiz).
4. En la pantalla Modificar documento: Posición <número>, efectúe los
cambios necesarios en la posición correspondiente. Tenga en cuenta que no
puede modificar todos los campos. No puede modificar, por ejemplo, las
imputaciones adicionales ni el importe.
5. Grabe las entradas.

3.3 Visualización de saldos

Utilización
Se notifican los saldos de cuentas de mayor.

Requisitos
La cuenta de mayor contiene posiciones.

Procedimiento
En el siguiente procedimiento se describe la manera de visualizar un
documento.
1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de
navegación:
Opción 1: Interfaz gráfica de usuario SAP (SAP GUI)

Opción 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) mediante rol

de usuario
2. Sólo SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC):
Seleccione los criterios de búsqueda necesarios:
3. Sólo SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC):
Seleccione Tomar. Marque la línea deseada (cuenta) y elija Visualizar
saldos de cuentas de mayor, indique el ejercicio y seleccione Ejecutar (F8).

4. Sólo la Interfaz gráfica de usuario SAP (SAP GUI):

En la pantalla Visualización saldos cuenta de mayor, indique los datos
necesarios.

5. Interfaz gráfica de usuario SAP (SAP GUI):

Seleccione Ejecutar (F8).

Resultado
Se visualizan los saldos de cada período del año.

Para ver cada una de las entradas de documento de un período,

seleccione el campo de saldo del período que desee haciendo doble
clic.
Para ver todos los documentos del año, seleccione el campo de saldo
total haciendo doble clic.

3.4 Anulación de documentos

Utilización
En este escenario se describe el procedimiento para la anulación de
documentos contables. Durante este proceso, el sistema genera documentos
contables, añade información a los documentos existentes y actualiza las cifras
de movimiento de los ledgers afectados.
El sistema admite los tipos de anulación siguientes:
Anulación individual
Anulación en masa

Requisitos
Los documentos contables se contabilizaron y se deben anular.

3.4.1 Anulación de documentos: Anulación

 individual
Utilización
Se puede anular un documento creado en la contabilidad financiera.

Requisitos
Se han contabilizado los documentos.

Procedimiento
1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de
navegación:
Opción 1: Interfaz gráfica de usuario SAP (SAP GUI)
Opción 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) mediante rol
de usuario
2. Sólo SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC):
Seleccione los criterios de búsqueda necesarios.

3. Sólo SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC):

Seleccione Tomar.
4. Sólo SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC):
Marque la línea (documento) necesaria y seleccione Anular documento.

5. En la pantalla Anular documento: Datos cabecera.

6. Contabilice (Ctrl+S) el documento de anulación.

Si no se indica una fecha de contabilización, se contabilizará el

documento con la fecha actual.
7. Si ha olvidado el número del documento que desea anular, puede
encontrarlo con la función de ayuda para búsqueda. Para ello, seleccione
Lista documentos (F6).
8. Puede volver a visualizar el documento para comprobarlo antes de anularlo.
Para ello, seleccione Visualizar antes de anular (F5).
9. Seleccione Contabilizar (Ctrl+S) para contabilizar el documento de
anulación.
 El sistema mostrará el mensaje Documento xxxxxxxxxx ha sido anulado en
la Sociedad 1000.
10.Anote el número de documento.

Tenga en cuenta que no se puede volver a anular un documento

anulado.

Resultado
Cuando contabilice la anulación, el sistema anulará el documento original. La
selección del motivo de la anulación le permite dar a las cifras de movimiento
(después de la anulación) el estatus que tendrían sin contabilizar el documento
anulado y su documento de anulación. Este tipo de anulación se denomina
contabilización negativa.
.

3.5 Balance contable

Utilización
Este informe se utiliza para crear el balance y las cuentas de pérdidas y
ganancias para un período del informe definido por el usuario en un ejercicio
con comparaciones absolutas y relativas en un período de comparación.

Requisitos
Debe estar definida en el sistema la versión de balance contable especificado.
Deben estar definidas las partidas individuales para la versión de balance
contable.

Procedimiento
1. Acceda a la transacción mediante una de las siguientes opciones de
navegación:
Opción 1: interface gráfica de usuario SAP (SAP GUI)

Opción 2: SAP NetWeaver Business Client (SAP NWBC) mediante rol

de usuario
2. En la pantalla Balance/PyG, efectúe las entradas necesarias para ejecutar el
informe como desee. Otra alternativa consiste en utilizar también los
 valores plan para la comparación. Para ello se debe especificar el número de
versión plan en el campo Versión de planificación.
3. Con este informe, se crean tantos balances y cuentas de pérdidas y
beneficios como sea necesario, en función de los distintos principios de
agrupación que se definan. La forma en que se crea el balance y las cuentas
de pérdidas y ganancias se determina mediante la estructura de balance/PyG
que se especifique en el campo Estructrua balance/PyG.

Resultado
El programa crea un balance y/o una cuenta de pérdidas y ganancias.