Omisiones en la aceptación de adquisiciones de TIC, un

mal común dentro del sector público costarricense

Randall Abarca Zúñiga | 16 mayo de 2018 | Instituto Tecnológico de Costa Rica

Las adquisiciones lideradas, o asesoradas, por las áreas de Tecnologías de

Información y Comunicaciones (TIC) son cada vez más frecuentes, esto debido al papel
que juegan hoy en día las mismas, pues cumplen una función más estratégica que en
los años noventa, cuando con la masificación de los computadores personales, estas
áreas estaban formadas, principalmente, por expertos en soporte técnico y paquetes de
ofimática. En esos tiempos, hace más de 25 años, el uso de una computadora para
realizar las tareas de un trabajo no era indispensable, tal como se considera hoy en día.
En la actualidad el solo hecho de pensar en realizar un trabajo sin la compañía de
un computador portátil (ya sea de escritorio o laptop) o un teléfono inteligente (el cual,
irónicamente, tiene más prestaciones que los computadores portátiles de los ochenta y
noventa), es absurdo. Esto ha llevado a las áreas de TIC a puestos gerenciales dentro
de las instituciones públicas. Estos puestos han ayudado al desarrollo de las TIC dentro
de dicho sector, pero también les ha dado más responsabilidades.
Así, en la era digital que nos encontramos los usuarios de servicios exigen una
atención pronta, con altos estándares de efectividad y eficiencia; de manera que
comparando el tamaño de Costa Rica con la rapidez del cambio tecnológico que se
observa y aunado a la velocidad que los ciudadanos demandamos de los servicios
administrativos, las adquisiciones deben ir acordes con el desarrollo pues este incide
directamente en la prestación de servicios de las TIC. Lamentablemente parece que la
velocidad con la que se aceptan las compras ha causado un desfase enorme entre lo
solicitado y lo entregado por los proveedores.
Lo anterior nos abre los ojos y nos pone a pensar en la mejor forma de crear
escenarios futuros en los cuales las instituciones públicas logren definir y sobre todo
darle la importancia que se merece a los parámetros de aceptación de cada adquisición.
Cuando se piensa en comprar dentro del ámbito de TIC de una organización,
muchas veces solo se le da importancia a la realización de un cartel con los
requerimientos necesarios y a la ejecución de la adquisición, pero muy pocas veces se
piensa en lo que pasará después de obtener el producto o servicio.
Con las iniciativas de Gobierno Digital y el empuje desde puestos gerenciales de
los directores de TIC’s en las instituciones públicas, y además con el pueblo
costarricense pidiendo cada vez mayores facilidades digitales, se augura un panorama
alentador para las adquisiciones en el futuro. Es por esto que debemos conocer e
implementar herramientas para medir el valor obtenido con cada adquisición.
 En mi opinión podemos dividir las adquisiciones de TIC en dos grandes grupos:
las adquisiciones de equipos (mouse, computadores, monitores, etc.) y las adquisiciones
de equipos o servicios configurables (equipos de red, equipos de acceso, sistemas de
información, etc.)
¿Por qué estos dos grandes grupos? En el primer grupo es menos importante
medir o asegurarse de tener parámetros luego de la adquisición, ya que son consumibles
y si fallan dentro de los periodos de garantía estos pueden ser cambiados sin mayor
afectación. Pero las adquisiciones del segundo grupo, al ser más especializadas, es
indispensable medir que se obtiene lo solicitado, y sobre todo que lo entregado le de
valor a la institución.
Estas mediciones son compartidas entre el negocio y TIC, si bien las TIC deben
conocer la parte técnica, identificar y parametrizar tiempos de respuesta de un servidor,
cargas de datos, uso de recursos de los servidores, entre otros; el negocio es el llamado,
a dentro de sus pruebas, medir tiempos de respuesta, por ejemplo, de un nuevo sistema
contra los tiempos antes del sistema.
Sin embargo, lo más importante de esto es tener claro que las mediciones deben
ser solicitadas desde la confección de los carteles, para poder exigir a los proveedores
su cumplimiento; además para solicitar estas mediciones es importante conocer nuestra
institución y el nivel que se tiene antes de una adquisición para identificar si con la
adquisición se está dando una mejora o no.
Es importante conocer nuestro negocio ya que de esto depende poder aplicar
herramientas para medir el valor obtenido con cada adquisición. Y también el mantener
herramientas estandarizadas con el fin de poder realizar comparaciones entre
adquisiciones.