SISTEMAS DE INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA

Germán Sergio Monroy Alvarado

Conferencia Presentada en el 1er. Seminario Interamericano de Informática en la

Administración Universitaria, organizado por la Organización Universitaria
Interamericana-Asociación Nacional de Universidades e Instituciones de Educación
Superior (ANUIES), Universidad Iberoamericana (UIA) y UAM, México D.F., 3 de Julio
1989.

Resumen
Se presentan los orígenes y evolución de las ideas que sustentan al enfoque
de sistemas y su aplicación al ver las organizaciones como sistemas,
describiendo el papel que desempeñan dentro de éstas los sistemas de
información, así como la planeación en general.

HACIA LA TEORIA GENERAL DE SISTEMAS

Todos los cambios que se suceden a nuestro alrededor en esta época

contemporánea, Rusell L. Ackoff, los explica en términos de una transición de
una era a otra, la cual involucra dejar una era cultural y tecnológica y entrar en
otra. Se viven las primeras etapas de un cambio en la concepción del mundo y
la manera en que pensamos al respecto, así como un cambio científico y
tecnológico con el que tratamos de alcanzar nuestros propósitos.

La época que estamos dejando se le llama la era de las máquinas y la

que estamos iniciando es la era de los sistemas.

ERA DE LAS MÁQUINAS

Dos ideas dan la fundamentación intelectual a la era de las máquinas, estas

dos ideas son respecto a la naturaleza del mundo y la manera en que se busca
entenderlo.

A la primera idea se le llama reduccionismo y consiste en creer que todo

en el mundo y toda experiencia al respecto, puede reducirse, descomponerse o
partirse en elementos últimos simples, en partes indivisibles. En física estas
partes indivisibles últimas fueron los átomos, en psicología el id, ego y
superego.

El reduccionismo hizo surgir un modo de pensar analítico que guió el

modo de buscar explicaciones y entender el mundo. Para muchos "analizar"
era equivalente a "pensar". Analizar consiste en partir aquello que se desea
explicar, descomponer, separar en sus componentes, en sus partes, de ser
posible, hasta sus partes independientes e indivisibles para así explicar el
comportamiento de esas partes y finalmente agregar esas explicaciones
parciales para obtener la explicación del todo.

Entender el mundo fue considerado como el obtener la suma o

resultante del entendimiento de sus partes, las cuales se conceptualizaron tan
independientes, las unas de las otras, como fuera posible. Esto permitió la
división del trabajo en la búsqueda del entendimiento del mundo en disciplinas
virtualmente independientes.
La segunda idea básica de la era de las máquinas es el mecanicismo.
Se creyó que todo fenómeno era explicable usando la relación última simple de
causa-efecto. Una cosa o evento se consideró la causa de otro (su efecto) si
era necesario y suficiente para que sucediera el último.

Ya que una causa se tomaba como suficiente para sus efectos, ninguna
otra cosa, con excepción de la causa, se requería para explicar los efectos, por
lo tanto, la búsqueda de causas se hizo en contextos "libres del ambiente". Las
leyes, como la de la caída libre de los cuerpos, se formulaban excluyendo los
efectos del ambiente. Se diseñaron .ambientes especiales, llamados
"laboratorios" para usarse, que excluyeron los efectos del ambiente sobre el
fenómeno en estudio.

Las leyes causales obtenidas en esos contextos libres de ambiente no

aceptaban excepciones. Los efectos estaban completamente determinados por
las causas. La visión que prevalecía del mundo era determinística y
mecanicista ya que la ciencia no necesitó de conceptos teleológicos (tales
como función, fines, propósito) para explicar ningún fenómeno natural. Los
conceptos teleológicos se consideraron innecesarios, ilusorios, o sin
significado.

El compromiso con estas ideas produjo una concepción del mundo como
una máquina. El mundo se tomó como un reloj herméticamente cerrado, un
mecanismo auto-contenido cuyo comportamiento estaba completamente
determinado por su estructura propia. La pregunta principal que surgió de esta
concepción fue: ¿el mundo es un reloj que se da cuerda a si mismo o requiere
de que alguien le de cuerda? La mayoría consideró al mundo como una
máquina creada por Dios para sus propósitos, una máquina para hacer el
trabajo de Dios y como se creyó que el hombre había sido creado a la imagen
de Dios, fue muy natural para el hombre tratar de desarrollar máquinas que
sirvieran a sus propósitos, que hicieran su trabajo.

La conceptualización de trabajo se obtuvo de la conceptualización del

mundo consistente, de manera última, de partículas de materia con dos
propiedades intrínsecas: masa y energía, y una propiedad extrínseca:
localización en el espacio y tiempo.

El trabajo se tomó como el movimiento de la masa por el espacio o la

aplicación de energía a la materia para transformar la materia o la energía. El
trabajo se mecanizó y analizó, tal análisis se llamó "estudio del trabajo"; para
ello se descompuso en elementos del trabajo, tareas indivisibles. Se
energetizaron las máquinas elementales y la energetización se hacia por otras
máquinas. Se desarrollaron máquinas para ejecutar cada vez más tareas
elementales. Hombres y máquinas, ejecutando repetitivamente una o pocas
tareas elementales, se organizaron en redes de procesamiento, llegaron a
hacer la producción en masa y la línea de ensamble.
 La revolución industrial con la mecanización trajo la sustitución del
hombre, como fuente del trabajo físico, por las máquinas. Este proceso afectó
la naturaleza del trabajo que quedaba para el hombre. Ya no tuvieron que
hacer todas las cosas necesarias para producir algo, más bien tuvieron que
ejecutar operaciones simples en el proceso de producción. Como
consecuencia, mientras más máquinas se usaban para sustituir al hombre en
su trabajo, se hizo que los trabajadores se comportaran como máquinas. Se
puede entonces decir que lo irónico de la revolución industrial es que produjo la
deshumanización del hombre en el trabajo.

ERA DE LOS SISTEMAS.

A pesar de que las eras no tienen un principio o fin preciso, se puede decir que
en los anos 40's comienza el fin de la era de las máquinas y el principio de la
era de los sistemas. Esta nueva era es el producto de un nuevo marco
intelectual en el cual las doctrinas del reduccionismo, el mecanicisrno y el modo
de pensar analítico se suplen y/o complementan por las doctrinas del
expansionismo de lo teleológico y por un nuevo modo de pensar sintético (de
sistemas).

El expansionismo es una doctrina que sostiene que todos los objetos y

eventos, así como todas las experiencias al respecto, son partes de "todos
mayores", todos más grandes. No se niega que tengan partes más bien se
cambia la visión enfocándose al "todo" al que pertenecen. El expansionismo
nos da un nuevo modo de ver las cosas que difiere, pero es compatible con el
reduccionismo. Hace que nuestra visión vuelva su atención de elementos
últimos a un "todo" mayor con partes interrelacionadas, a sistemas. La
preocupación sobre los sistemas surgió en los anos 40's y sólo una revisión
rápida de los acontecimientos principales se verán aquí.

En 1941 la filósofa Suzzanne Langer argumentó que en las pasadas dos

décadas la filosofía había cambiado su atención de partículas y eventos
elementales y sus propiedades, a fijarse en otra clase de elementos: el
símbolo. Un símbolo es un elemento cuyas propiedades físicas no tienen
esencialmente importancia.

En 1940 Charles W. Morris, otro filósofo, con el trabajo de Langer

construyó un marco de referencia para el estudio científico de los símbolos y
los todos a los que pertenecen los primeros: los lenguajes. Así, Morris expandió
el centro de atención.

En 1949, Claude Shannon, un matemático, desarrolló una teoría

matemática volviendo la atención a fenómenos aún mayores: la comunicación.

Otro matemático famoso, Norbert Wiener en su libro "Cibernética"

publicado en 1948, puso la comunicación en otro contexto más amplio: el
control.

A principios de los anos 50'5 se reconoció que el interés en la

comunicación y el control eran sólo aspectos de interés en fenómenos más
grandes los sistemas, para los que el biólogo Ludwing von Bertalanffy predijo
que el concepto de sistemas llegaría a ser un punto de apoyo en el
pensamiento científico moderno. Vió al concepto de sistemas como un ariete
que podría abrir la vista de la ciencia reduccionista y mecanicista para tratar
más efectivamente los problemas de la biología, el comportamiento y el
fenómeno social. Desde entonces, el concepto de sistemas ha desempeñado
un papel cada vez más importante organizando tanto nuestra visión científica
del mundo, como la no científica. El concepto de sistemas, no es nuevo, pero
su papel organizador, si lo es.

Un sistema es un conjunto de elementos, de cualquier clase,

interrelacionados. por ejemplo, los elementos pueden ser conceptos (como el
caso de un sistema numérico), pueden ser objetos (como el caso de un sistema
telefónico o el cuerpo humano), o pueden ser personas (como una sociedad) El
conjunto de elementos tiene las tres propiedades siguientes:

1,- Las propiedades o comportamiento de cada elemento del conjunto tiene un

efecto en las propiedades o comportamiento del conjunto como un todo. Por
ejemplo, todo órgano en el cuerpo de un animal afecta el funcionamiento del
cuerpo como un todo
2.- Las propiedades o comportamiento de cada elemento y la manera en que
afectan al todo, depende de las propiedades o comportamiento de al menos
otro elemento del conjunto. Por lo tanto, ningún elemento tiene un efecto
independiente en el todo. Por ejemplo, el efecto del corazón sobre el cuerpo
depende del comportamiento de los pulmones
3- Todo subgrupo posible de elementos del conjunto tiene las dos primeras
propiedades. Todo agrupamiento de elementos, tiene cada una un efecto en el
todo y ninguno es independiente. Por lo tanto, los elementos no se pueden
organizar en subgrupos independientes. Por ejemplo, todos los subsistemas en
el cuerpo de un animal, como el subsistema nervioso, respiratorio, digestivo y
motor, interactúan y cada uno afecta el funcionamiento del todo.

Por estas tres propiedades, un conjunto que forma un sistema tiene

siempre algunas características, o puede mostrar o realizar algún
comportamiento, que no pueden tener algunos de sus elementos o subgrupos.
Además, pertenecer al conjunto incrementa o decrementa las capacidades de
cada elemento, no se quedan inafectadas, pero un sistema es más que la
suma de sus partes, por ejemplo, un ser humano puede caminar, escribir y
ninguna de sus partes puede hacerlo.

Desde el punto de vista estructural, un sistema es un todo divisible, pero

visto funcionalmente es un todo indivisible, en el sentido de que algunas de sus
propiedades esenciales se pierden al partir el sistema.

El expansionismo produce al concepto de sistemas y estos hacen surgir

un modo de pensar sintético (sistémico). Sintetizar es poner las cosas juntas,
proceso contrario al analizar que fue poner las cosas separadas. Síntesis y
análisis no son procesos nuevos pero toman un nuevo significado en estas
eras. Son procesos que se complementan, no pueden separarse.
 La diferencia en el modo de pensar entre la era de las máquinas y la de
los sistemas no es que en una se analiza y en otra se sintetiza, sino que el
modo de pensar sistémico (sintético) combina los dos de una nueva manera.

En el modo de pensar o enfocar sistémico (sintético) se parte de

identificar el "todo" (el sistema) que contiene a la cosa que se quiere explicar,
se pasa entonces a explicar el comportamiento o propiedades del "todo" y
después a explicar el comportamiento o propiedades de la cosa por explicar en
términos de su papel o funciones dentro del todo que lo contiene.

En este proceso la síntesis precede al análisis. La síntesis mira hacia

afuera y el análisis hacia adentro. Ninguno niega el valor del otro, pero con el
pensamiento sintético ganamos entendimiento que no podemos obtener a
través del análisis, particularmente en fenómenos colectivos.

En el modo de pensar o enfocar sistémico se cree entonces, que se

incrementará la obtención de entendimiento expandiendo el sistema que se
quiere entender. El entendimiento procede del todo y no de sus partes.

Si el comportamiento de un sistema se explica refiriéndose al supra

sistema que lo contiene ¿cómo se explica el comportamiento de un supra
sistema? La contestación es simple: haciendo referencia a otro sistema mayor
que lo contiene. Ahora, la pregunta fundamental es si este proceso de
expansión tiene un fin. Este dilema ahora lo podemos resolver con los
conceptos de ideales de EA Singer Jr. El entendimiento completo de cualquier
cosa es un ideal al que nos podemos aproximar de manera continua, pero
nunca alcanzarlo. Con esto, no se necesita suponer la existencia de un todo
último al cual si entendemos, nos dará la última respuesta. Se libera uno
entonces de creer o no en un todo amplísimo unificador, contenedor de todo,
por los que si creen, llamado Dios, un Dios holístico.

Hay que recordar que en la era de las máquinas la relación central en

términos de la cual se buscaban todas las explicaciones fue la relación causa-
efecto. A principios de este siglo Singer distinguió que esa relación no sólo era
utilizada en los términos determinísticos de necesidad y suficiencia, sino que
también se usaba como necesaria pero no suficiente, a este sentido de relación
le llamó productor-producto, que se puede pensar como una relación causa-
efecto probabilística o no determinística.

Como un productor sólo es necesario y no suficiente para el producto, él

no puede proporcionar una explicación completa del producto. Siempre hay
otras condiciones necesarias, coproductores del producto. La relación
productor-producto requiere del ambiente, el contexto para explicar todo,
mientras que en causa-efecto no requería del ambiente para explicar algo. La
ciencia basándose en la relación productor-producto está orientada a
considerar un ambiente lleno, pleno y no situaciones libres del ambiente.

Singer mostró que el estudio del fenómeno usando la relación productor-

producto era compatible pero más rico que estudios restringidos al uso de la
casualidad determinística.
 Mostró además, que es posible desarrollar una teoría de la explicación,
en términos de productor-producto, del estudio objetivo y científico del
comportamiento con el propósito, funcional o buscador de fines, no necesitaban
más conceptos inapropiados y sin significado para un estudio científico.

El biólogo G. Sommerhoff llegó a esa misma conclusión y Wiener y

Bigelow mostraron el gran valor de conceptualizar las máquinas y los sistemas
hombres-máquinas como entidades funcionales, buscadores de fines, con
propósito.

Así en los anos 50's la teleología, el estudio del comportamiento con

propósito, buscador de fines, se introdujo en la ciencia y comenzó a dominar
nuestra conceptualización del mundo.

Por ejemplo, con el pensamiento mecanicista el comportamiento se

explica identificando lo que lo causa y no sus efectos, mientras que con el
pensamiento teleológico el comportamiento se puede explicar tanto por lo que
lo produce, como por lo que intenta producir.

Los fines de un sistema, metas, objetivos, ideales, se pueden ahora

estudiar y esos sistemas teleológicos son el interés de los investigadores de
sistemas. En la era de las máquinas los mismos hombres fueron considerados
corno máquinas, en la era de los sistemas las máquinas mismas se consideran
corno partes de sistemas con propósitos, se cree que una máquina no se
puede entender, sino refiriéndola al propósito para el que se usa dentro del
propósito del sistema del cual forma parte.

REVOLUCION POSTINDUSTRIAL.

Para completar la descripción de este cambio de eras en que estamos, se

deben considerar los efectos del pensamiento sistémico en la revolución
industrial.

La conversión de la revolución industrial en lo que se llama la revolución

postindustrial tiene sus orígenes en tres desarrollos tecnológicos

Uno de estos surgió con el telégrafo, el teléfono, la radio, la televisión.

Estos avances tecnológicos mecanizaron la comunicación, la transmisión de
símbolos. Como los símbolos no tienen materia su movimiento por el espacio
no constituye un trabajo físico.

El segundo desarrollo tecnológico surgió con los instrumentos que

pueden observar y registrar las propiedades de objetos y eventos. Estos
instrumentos generan símbolos que llamamos datos y los registran.
Odómetros, velocímetros son algunos ejemplos de estos Instrumentos a los
que podemos agregar el radar y el sonar.

Estos instrumentos que pueden observar y registrar, como las máquinas

anteriores de comunicación, tampoco realizan trabajos fiscos.
 El tercer desarrollo tecnológico emergió en los anos 40’s, la
computadora digital electrónica. Lo que esta máquina puede hacer es la
manipulación lógica de símbolos

La computadora electrónica apareció cuando se comenzó a poner las

cosas juntas (con enfoque de sistemas) y como la tecnología de observación,
comunicación, y computación comprendía el manejo de símbolos, la gente
comenzó a considerar los sistemas que contengan esas tres funciones y que
tales sistemas podían usarse para controlar otros sistemas, para automatizar.
Automatizar es fundamentalmente diferente que mecanizar; mecanizar tiene
que ver con el reemplazo del trabajo físico y automatizar, el remplazo del
trabajo mental. La automatización es para la revolución postindustrial lo que la
mecanización fue para revolución industrial. La tecnología de la revolución
postindustrial no es ni panacea, ni una plaga; es lo que hagamos de ella;
genera un sin fin de posibilidades y de problemas que el pensamiento sistémico
puede enfocar

ENFOQUE OE SISTEMAS

La idea básica de la era de los sistemas, es aceptada generalmente por la

mayoría de los profesionales, administradores e investigadores, pero muy
pocos la consideran en la práctica; recordemos que dicha idea consiste en que
la actividad o comportamiento de cualquier parte de un sistema tiene algún
efecto en la actividad o comportamiento de cualquier otra parte del mismo. Por
lo tanto, para evaluar determinada decisión, acción o comportamiento en
alguna parte del sistema con propósito es necesario identificar todas las
interacciones importantes (significativas) y evaluar también su impacto
"combinado" en el funcionamiento del sistema considerado como un todo y no
solamente en la parte originalmente involucrada.

Este enfoque es contrario a la inclinación "natural" de algunos

investigadores, administradores o profesionales, en el sentido de reducir la
magnitud de los problemas y de aislarlos de su medio ambiente o contexto, o
bien de eliminar los aspectos que dificultan su solución, efectuando tales
reducciones hasta el punto en el que el manejo de los problemas es posible a
través de técnicas estándar o juicios basados en la experiencia.

El enfoque de sistemas va deliberadamente en la dirección opuesta:

extiende y complica el planteamiento del problema hasta que todas las
interacciones importantes quedan incluidas.

El término “importante" o "significativo" es capital porque no todas las

interacciones en un sistema son significativas ni medibles. Así, al estudiarse un
sistema, sus componentes deben seleccionarse considerando su grado de
significación y susceptibilidad de medición.

El problema en una organización, vista como sistema, este enfoque trata

de cubrir el área entera bajo el control del administrador o del ejecutivo, sin
concentrarse en alguna de sus partes; la investigación tampoco se Iimita a
dicha área y generalmente se examinan los efectos de las políticas tomadas
fuera de ella. Esto permite al administrador, en muchos casos, formar las
bases para investigaciones a más altos niveles, involucrando políticas que
muchas veces afectan el funcionamiento de su área de manera adversa.

Al expanderse y complicarse el establecimiento de un problema se

podría cree que la investigación nunca va a terminar. Sin embargo, la
investigación llega a un fin, ya, sea porque (1) se alcancen los límites del
control responsable del sistema, (2) se alcance el punto en el cual una mayor
profundidad en la investigación no promete suficientes beneficios o porque (3)
otra área de investigación más importante requiere la atención de los
investigadores.

PROBLEMAS ORGANIZACIONALES EN LA ERA DE LOS SISTEMAS

Como la era de los sistemas tiene una orientación teleológica, se preocupa de

sistemas que tienen propósito, es decir, con sistemas que pueden escoger su
comportamiento en lo que respecta a medios, fines o ambos. Se interesa en
sistemas mecánicos solamente en tanto que se usan como instrumentos de
sistemas con propósitos. El hombre de la era de los sistemas se preocupa de
aquellos sistemas con propósitos en los que algunas de sus partes son
elementos con propósitos, con grupos sociales, y de esto, el tipo de grupo que
considera más importante, es aquel que contiene partes que ejecutan
diferentes funciones, que tienen una división del trabajo, las organizaciones.

Los grupos sociales y las organizaciones son partes de sistemas

mayores con propósito. Todos ellos son sistemas con propósito cuyas partes
son sistemas con propósitos y que pertenecen a todos mayores con propósito.

Todas las organizaciones e instituciones que forma parte de nuestra

sociedad misma, son parte de los sistemas de interés de esta era.

En el manejo, administración y control de sistemas con propósito, surgen

tres problemas centrales:

• Autocontrol: ¿Cómo incrementar la efectividad en la persecución de sus

propios propósitos?

¿Como diseñar y manejar sistemas con propósitos de manera que puedan

enfrentarse eficazmente a conjuntos interactuantes de problemas, que crecen
con complejidad y surgen rápidamente y cuyo ambiente también crece en
complejidad y dinamismo?
• Humanización: ¿Cómo incrementar la efectividad en la persecución de
los propósitos de sus partes?

¿Como diseñar y manejar sistemas con propósito de manera que se puedan

alcanzar más efectivamente los propósitos de sus elementos y se continúe
persiguiendo, de manera efectiva, el propósito del sistema mismo?

• Ambientalización: ¿Cómo incrementar la efectividad en la presecusión

de los propósitos de los sistemas de los que forma parte?
¿Como diseñar y manejar sistemas con propósito de manera que se puedan
alcanzar más efectivamente los propósitos de los sistemas contextuales,
ambientales, de los que forman parte y se continue persiguiendo de manera
efectiva, el propósito del sistema mismo?

Ver una organización como sistema es tratar de resolver de manera

integral los problemas organizacionales.

Ver una organización como sistema difiere radicalmente del modo de

verla que la mayoría de las teorías organizacionales clásicas han propuesto.

Ver una organización como sistema enfatiza verla corno un sistema de

problemas a resolver, el cual se aborda llevando a cabo acciones emanadas de
un proceso de toma de decisión para resolver el sistema de problemas.

Todo proceso de toma de decisiones tiene como uno de sus

fundamentos el conocimiento de la situación, del conocimiento de lo que
sucede que se plasma en datos y transforma en información útil para la toma
de decisiones.

Así al ver a una organización como sistemas cobran especial

importancia los sistemas para el manejo de datos e información sean estos o
no computarizados, sin embargo, por las tendencias actuales nos enfocaremos
aquí a los sistemas computarizados para el manejo de datos e información y
los relacionaremos con la evolución que se está dando en la construcción de
sistemas de administración que enfocan la organización como sistema.

SISTEMAS DE INFORMACION-ADMINISTRACION

Procesamiento de datos

La primera aplicación de la computadora envolvió la manipulación más simple

de símbolos, la conversión de datos en información. Los datos consisten de
símbolos que representan propiedades de objetos y eventos. Los datos se
convierten en información cuando los símbolos son transformados a una forma
usable. La utilización de la computadora en esta transformación de datos e
información es la mecanización de dicho proceso, se produjeron así los
sistemas de procesamiento de datos. (Fig.1).

En organizaciones productoras de bienes o servicios, la aplicación de

estos sistema mecanizados de procesamiento de datos Incluyó la preparación
de nómina órdenes de compra, facturación, contabilidad, etc. 1

Las operaciones lógicas y matemáticas utilizadas en esas aplicaciones son

relativamente simples. La complejidad de estos procesos generalmente se
relaciona a la gran cantidad de datos y la variedad de tratamientos a hacer.

Sistemas de información.
Los sistemas mecanizados de procesamiento de datos no han reemplazado
empleados que antes hacían eso. Los empleados comenzaron a hacer algo
que dichos sistemas no hacían. Esos empleados estaban ocupados
respondiendo preguntas, las cuales se habían incrementado con la introducción
de los sistemas de procesamiento de datos.

Un empleado no solo procesa datos, sino también contesta preguntas de

las personas que reciben la información. Quien la recibe puede encontrar
errores, inconsistencias deficiencias de algún tipo y cuando esto sucede
pregunta a quienes generaron la información para aclarar, corregir o
complementar.

Quienes diseñaban los sistemas mecanizados para la manipulación de

símbolos, enfocaron entonces su atención a ese proceso de preguntar y
contestar. Observaron que la mayoría de las preguntas eran contestadas por
los empleados Ilendo a los archivos de datos de donde la información había
sido obtenida, recuperaban Ios datos relevantes y reprocesaban para producir
la información deseada. En algunos casos tengan que obtener datos
adicionales.

Se desarrollaron así sistemas computarizados que generaban,

recolectaban, almacenaban, recuperaban y procesaban datos de tal modo de
responder preguntas específicas. Estos se llamaron sistemas computarizados
de información, cuyos archivos, también computarizados, juegan un papel
principal y se les conoce como bancos de datos. (Fig. 2).

Sistemas de información para la administración.

Especial atención comenzó a darse a un tipo de usuario de la información, los

administradores de organizaciones. Los administradores afectan el
comportamiento del sistema que genera los datos procesados por el sistema
de procesamiento de datos e información Lo afectan transformando la
información recibida en instrucciones. Así, el administrador, el sistema de
procesamiento de datos y el de información y el sistema que el administra
forman un todo que constituye al sistema de información para la administración.
(Fig. 3).

Un buen sistema de información para la administración no reemplaza al

administrador ni realiza ninguna de sus funciones como la toma de decisiones.

Sistemas de decisión.

El siguiente paso en el proceso de mecanización fue poner la toma de

decisiones en la computadora. Sin embargo, hacer esto requiere de entender
como se toman las decisiones o de preferencia como deberían tomarse. Esto
fue lo que ciertos especialistas habían estado haciendo desde antes de que las
computadoras existieran y con su trabajo fue posible comenzar la
mecanización de la toma de decisiones y además corno la toma de decisiones
nos orienta hacia el control, la mecanización de estos aspectos del trabajo de
administrar se le nombra como automatizar.
 Para mecanizar la toma de decisiones es necesario construir una
representación de la situación, un modelo de decisión en el que se representa
el problema, el sistema, el contexto, los medios disponibles y los resultados, así
corno la preferencia de lo que deseamos obtener; para mecanizar la toma de
decisiones también debe de existir un procedimiento para encontrar la mejor
solución a la situación. Cuando todo esto es posible obtener, es posible
mecanizar la toma de decisión, sólo así la computadora reemplaza la toma de
decisiones del administrador. (Fig.4).

Pero las decisiones que pueden modelarse y resolverse son

relativamente simples. Tienden a ser comunes, rutinarias, repetitivas,
decisiones tácticas. En tanto se mecanizan estas decisiones los
administradores se van liberando de ellas y pueden dedicar más tiempo a
decisiones no rutinarias y más estratégicas.

Además, se presentan las situaciones en que es posible construir un

modelo de decisión pero sin embargo, no se cuenta con procedimientos para
obtener soluciones al problema, no pudiéndose obtener la mejor solución.

En estos casos el modelo de decisión computarizado puede utilizarse

para determinar la factibilidad y estimar los resultados que se obtendrían de
soluciones que se propongan y comparar alternativas.

En estos casos, es posible usar los modelos en forma de un diálogo

administrador-computadora. (Fig. 5).

Sistemas de decisión y apoyo.

Para poder diseñar, implantar y operar un sistema con las características

anteriores se requiere la realización de dos funciones de apoyo que interactúan
con los elementos anteriores, una relativa a sistemas de información y otra a
modelación para la toma de decisiones. (Fig. 6).

Sistema de administración

Para tener un sistema integral de administración es necesario incorporar otros

elementos que permitan al sistema mejorar el mismo, a través del aprendizaje y
el ser capaz de adaptarse a cambios internos y externos. Esto involucra tener
posibilidades de predicción y memoria, así como elementos para identificar
síntomas. (Fig. 7, 8, 9 y 10).

Diseñarla, implantar y operar un sistema de administración con las

características anteriores permite a los administradores tener bases sólidas
para enfrentar problemas estratégicos de las organizaciones.
PLANEACION y DESARROLLO

Para comenzar a caracterizar la planeación, se puede decir que se trata de un

proceso de toma de decisiones, pero no todos estos son planeación debido
esencialmente a tres características:

1. La planeación es algo que se hace antes de llevar a cabo la acción: es

toma de decisión antlcipatoria. Es el proceso de decidir que hacer y como
hacerlo antes de la acción si se desea que, para algún tiempo futuro, un cierto
estado ocurra, toma tiempo decidir qué y como hacerlo, tomar las decisiones
antes de la acción. Si las decisiones se pudieran tomar rápidamente sin pérdida
de eficiencia, la planeación no sería necesaria.

2. La planeación es necesaria cuando el estado futuro deseado involucra

un conjunto interdependiente de decisiones, un sistema de problemas. La
principal dificultad de la planeación se deriva de esta interrelación entre las
decisiones.

El conjunto de decisiones que requieren de planeación tienen las

siguientes características:

a) Es un conjunto de numerosas decisiones como para manejarla todas

simultáneamente. Por lo que la planeación debe dividirse en etapas 0 fases
que se lleven a cabo secuencialmente por un solo grupo decisor, o
simultáneamente por diferentes grupos o combinación de esfuerzos. La
planeación debe planearse.

b) El conjunto de decisiones necesarias no se puede dividir en

subconjuntos independientes ya que forman un sistema. Esfuerzos
secuenciales, simultáneos o combinados. Deben considerar la relación
sistémica. Por ejemplo, decisiones que se tomen al principio del proceso de
planeación debe considerarse en la toma de decisiones posterior y las primeras
revisarse a la luz de las últimas. Esto muestra porque la planeación debe
hacerse antes de la acción.

Estas dos propiedades muestran el porque la planeación no es un acto

sino debe ser un proceso, un proceso que no tiene un punto natural de
conclusión o terminación. Es un proceso que se espera lo acerque a uno a la
"solución", la cual no se alcanzará por dos razones. Primero, porque no hay un
límite a la posible revisión de las decisiones previas, sin embargo, hay un punto
en el tiempo en que hay que tomar acciones yeso detiene la revisión con una
cierta aproximación. Segunda, porque tanto el sistema y su ambiente cambian
durante el proceso de planeación y nunca se pueden tomar en consideración
todos esos cambios. La necesidad de actualización permanente y
mantenimiento del plan se deriva en parte de esta razón.

3. La planeación es un proceso dirigido a producir uno o más estados de

futuros deseados que no se espera que ocurran a menos que se haga algo. La
planeación se preocupa tanto con evitar acciones incorrectas, como con fallar
en utilizar oportunidades. La planeación tiene una componente pesimista y otra
optimista. La pesimista cree que a menos que hagamos algo, el estado futuro
deseado no ocurrirá. La optimista cree que se puede hacer algo para
incrementar las oportunidades de alcanzar el futuro deseado.

A pesar de que se han hecho un sinnúmero de esfuerzos para

desarrollar métodos para la solución de problemas, solo recientemente se han
comenzado esfuerzos para desarrollar métodos para la planeación de
sistemas.

La efectividad en la resolución del problema organizacional de la era de

los sistemas del auto-control y de los otros dos, depende de manera crítica en
utilizar el mejor proceso de planeación disponible y mejorarlo.

ACTITUDES SOBRE LA PLANEACION.

Existen muchos profesionales, investigadores, ejecutivos y administradores que

no creen en la planeación.

De la amplia variedad de actitudes aquí sólo describiremos la de mayor

potencialidad: la actitud interactiva hacia la planeación.

Los interactivos están insatisfechos tanto en el estado actual de las

cosas, como en cómo se están desarrollando. Su actitud respecto al futuro es
de tratar de construirlo. Creen que se es capaz de al menos influir, sino
controlar, en muchos cambios del futuro de manera tal de mejorar la calidad de
vida. Tratan de cambiar la naturaleza de los sistemas para prevenir problemas
y no solo estar preparados para ellos, tratan de crear oportunidades y no sólo
de aprovechar las que aparecen.

Los interactivos creen que no hay que gastar mucho tiempo tratando de
predecir el futuro. Argumentan que el futuro depende mas de lo que hagamos
entre el ahora y el entonces, que lo que ha sucedido entre el pasado y el ahora.
No solo hay que predecir el futuro, hay que crearlo.
Los interactivos no se conforman con la sobre vivencia o el crecimiento,
buscan un propio desarrollo y realización: incrementar su habilidad para
controlar su destino. No buscan la satisfacción y la optimización, buscan
ideales. Para ellos, la formulación de ideales no es un ejercicio hueco o vacío
de utopías, sino es un paso necesario para establecer rumbos de largo plazo
para el desarrollo continuo. No manejan los ideales corno conceptos absolutos,
sino como relativos a conocimiento y entendimiento, que se tiene de uno
mismo y del ambiente. Los ideales están sujetos a constantes reformulaciones
en tanto se expande el conocimiento y el entendimiento.

Los interactivos continuamente rediseñan el sistema que controlan para

incrementar su habilidad para cambiar ellos mismos. En estos cambios no
excluyen parte alguna del sistema, manipulan la estructura del sistema, su
funcionamiento, organización y recursos.

Dado las tasas aceleradas de cambio tecnológico y social, los

interactivos sostienen que la experiencia ya no es la mejor maestra, ahora es
lenta, ambigua e imprecisa. Por lo tanto trata de remplazar experiencia con
experimentación. Tratan de disertar la implantación de cada decisión como un
experimento que prueba su efectividad, la validez de la información usada, las
suposiciones y el procedimiento de toma de decisiones, así como la habilidad
de la organización para implementar la decisión.

Los interactivos tratan de influir o presionar al contexto del sistema

(sobre el que no tienen control directo) con cambios que consideran tan
fundamentales como los que prescribe dentro del sistema.

Los interactivos consideran que la tecnología no es ni buena ni mala,

sino que tiene potencial para ambos casos. Cree que sus efectos dependen de
como la usa la gente. Consideran que la sociedad y la tecnología son aspectos
inseparables de los sistemas sociotécnicos. Piensan que la ciencia y las
humanidades son aspectos inseparables de una cultura. Buscan llevar a cabo
la planeación considerando aspectos que van más allá de las disciplinas, de
manera metadisciplinario.

Los interactivos son radicales revolucionarios, tratan de cambiar las

bases y superestructuras de los sistemas. Ni buscan resistir, ni llevarse por la
corriente, ni navegar frente a la corriente, sino tratan de controlar la situación.

A pesar de considerar la actitud interactivista la más completa y rica en

posibilidades, es necesario reconocer que hay situaciones en las cuales otra
actitud puede ser más apropiada. Por ejemplo, si la dinámica interna y externa
del sistema lo está llevando a donde se quiere ir y esto sucede con la rapidez
necesaria, entonces una actitud inactiva es la más efectiva.

La manera en que la planeación interactiva se lleve a cabo depende de

tres principios operativos: participación, continuación y holismo.

PRINCIPIO DE PARTICIPACION.

Los beneficios de la planeación no se derivan del uso de su producto, un plan,

el proceso que es el producto más importante de la planeación. El beneficio
principal se deriva de participar en el proceso. Participando en la planeación
interactiva los miembros de una organización pueden desarrollarse. La
participación les permite entender la organización y los posibilita servir los fines
organizacionales de manera más efectiva y facilita el desarrollo organizacional.
La planeación eficaz no puede hacerse para un sistema, debe hacerse por el
sistema. No se puede hacer planeación eficaz para otro, hay que planear para
uno mismo (no importa que tan mala sea), en vez de que planeen otros lo de
nosotros (no importa que tan bien 10 hagan). Esto resulta del concepto de
desarrollo como el incremento de los deseos y habilidades propias para
satisfacer nuestros deseos y los de otros. Así, el papel que debe desempeñar
un planeador profesional no es el planear él mismo, sino facilitar la planeación
de otros, proporcionando la motivación, la información, el conocimiento, el
entendimiento, la sabiduría y la imaginación que otros requieren para que ellos
planeen por si mismos.
PRINCIPIOS DE CONTINUIDAD.

Como el sistema y su ambiente cambian continuamente ningún plan mantiene

su calidad al paso del tiempo. Los planes deben actualizarse, extenderse,
corregirse continuamente. La planeación no es una cosa que se hace una sola
vez, ningún plan funciona como se prevé o esperaba. De manera contínua se
debe seguir, evaluar y modificar un plan. También hay cambios porque cuando
perseguimos algo valioso, el valor que le damos a menudo cambia conforme
nos acercamos a lo que queremos. Este principio hace necesario el desarrollo
de un sistema con capacidad de adaptarse y aprender, de un sistema que
puede planear y controlar los resultados del proceso de manera continua. Al
planear se busca un control, pero el proceso de planeación debe ser controlado
él mismo.

PRINCIPIO HOLISTICO.

Este principio consta de dos partes: el principio de coordinación y el principio

de integración. Cada uno tiene que ver con una dimensión diferente de las
organizaciones. Las organizaciones se dividen en niveles y los niveles en
unidades que se dlferencían por función, producto o mercado. La coordinación
tiene que ver con la interacción entre las diferente unidades al mismo nivel e
integración con la interacción entre unidades de diferentes niveles.

El principio de coordinación enuncia que ninguna parte de una

organización puede planear efectivamente silo hace independiente de las
unidades a su mismo nivel. La planeación debe hacerse en las unidades del
mismo nivel, simultánea e interdependientemente ya que el reto o la
oportunidad que puede aparecer en una unidad puede ser tratado mejor por
otra u otras unidades del mismo nivel simultáneamente.

Los problemas de una unidad se derivan más de las interacciones con

otras, que por sus propias acciones que no afectan o son afectadas por otra
unidad. Los problemas que surgen deben enfrentarse simultáneamente y
cooperativa mente desde diferentes puntos de vista.

El principio de integración enuncia la necesidad de efectuar la

planeación de manera interdependiente entre los diferentes niveles. En
organizaciones cuyos fines dominan a los fines de sus miembros, como una
corporación, las estrategias fluyen de arriba hacia abajo y los aspectos tácticos
fluyen de abajo hacia arriba. En sistemas cuyos fines principales son servir a
sus miembros, como las ciudades, las estrategias y las tácticas fluyen al
contrario del caso anterior. Estas situaciones en muchos sistemas se dan en
forma combinada causando conflicto que se trata de eliminar con el principio de
integración.

El conflicto entonces puede aparecer tanto en el mismo nivel como en

diferentes y sólo se puede remover con el principio holístico.
 DATOS

PROCESADOR
INFORMACIÓN Y
BANCO DE
DATOS

Figura 1

USUARIO

DATOS

PROCESADOR
INDAGACIONES Y
BANCO DE
DATOS

Figura 2
ADMINISTRADOR

INSTRUCCIÓN
SISTEMA Y SU
AMBIENTE

DATOS

PROCESADOR
INDAGACIONES Y
BANCO DE
DATOS

Figura 3
 INFORMACIÓN

MODELO DE
ADMINISTRADOR
DECISIÓN

INSTRUCCIÓN INSTRUCCIÓN
SISTEMA Y SU
AMBIENTE

DATOS

PROCESADOR
INDAGACIONES Y
INDAGACIONES
BANCO DE
DATOS

Figura 4
 INFORMACIÓN

SOLS. PROPUESTAS MODELO DE

ADMINISTRADOR
EVAL. DE PROPUESTAS DECISIÓN

INSTRUCCIÓN INSTRUCCIÓN
SISTEMA Y SU
AMBIENTE

DATOS

PROCESADOR
INDAGACIONES Y
BANCO DE
INDAGACIONES
DATOS

Figura 5
 INFO. E INSTRUCCIONES DESDE ARRIBA INFORMACIÓN

INFO. HACIA ARRIBA

SOLS. PROPUESTAS

INFORMACIÓN PROPUESTAS EVALUADAS MODELO DE

ADMINISTRADOR
DECISIÓN

DESARR. Y PROGRAMAC.
INFO. E INDAGACIÓN

INFORMACIÓN INDAGACIONES

DATOS E INFO. FUENTES DATOS E INFO.

EXTERNAS

REQUERIMIENTOS INFORMACIÓN

GRUPO DE
GRUPO DE INFORMACIÓN + INDAGACIONES INVESTIGACIÓN
INFORMÁTICA
DE OPERACIONES

DATOS DATOS
INFORMACIÓN

MUESTREO INVESTIGACIÓN

INSTRUCCIONES SISTEMA Y SU INSTRUCCIONES

AMBIENTE

DATOS
DESARR. Y
PROGRAMAC. INDAGACIONES
PROCESADOR
INDAGACIONES Y
BANCO DE
INDAGACIONES DATOS INDAGACIONES

Figura 6
 PREDICCIÓN DE FUNCIONAMIENTO

REPORTE DE DESVIACIONES

PREDICCIÓN DE
MEMORIA
MODELO DE FUNCIONAMIENTO
ADMINISTRADOR Y
DECISIÓN
COMPARADOR
NOTIFICACIÓN DE ELECCIÓN
REPORTE DE ERRORES

REPORTES SOBRE MODELOS Y PROBLEMAS

MODIFICACIÓN
DESARR. Y PROGRAMAC.

REPORTE DE
DESVIACIONES

GRUPO DE
GRUPO DE
INVESTIGACIÓN
INFORMÁTICA
DE OPERACIONES
REPORTE DE ERRORES

PROCESADOR
Y
BANCO DE REPORTE DEL FUNCIONAMIENTO ACTUAL
DATOS

Figura 7
ADMINISTRADOR

REPORTES SOBRE MODELOS Y PROBLEMAS

GRUPO DE IDENTIFICADOR
DESAR. Y PROGRAMAC.
INVESTIGACIÓN DE SÍNTOMAS
DE OPERACIONES
REPORTE DE SÍNTOMAS

PROCESADOR
Y DATOS DEL FUNCIONAMIENTO Y AMBIENTE
BANCO DE
DATOS

Figura 8
 INFO. E INSTRUCCIONES DESDE ARRIBA INFORMACIÓN
PREDICCIÓN DE FUNCIONAMIENTO
INFO. HACIA ARRIBA
REPORTE DE DESVIACIONES

SOLS. PROPUESTAS
PREDICCIÓN DE
INFORMACIÓN PROPUESTAS EVALUADAS MEMORIA
MODELO DE FUNCIONAMIENTO
ADMINISTRADOR Y
DECISIÓN
INSTRUCCIONES COMPARADOR
NOTIFICACIÓN DE ELECCIÓN

DESARR. Y PROGRAMAC.
REPORTES SOBRE MODELOS Y PROBLEMAS
INSTRUCCIONES

REPORTE DE ERRORES
INFO. E INDAGACIÓN
INFORMACIÓN

MODIFICACIÓN
INFORMACIÓN INDAGACIONES
DESARR. Y PROGRAMAC.

DATOS E INFO. FUENTES DATOS E INFO. REPORTE DE

EXTERNAS DESVIACIONES

REQUERIMIENTOS INFORMACIÓN

GRUPO DE
GRUPO DE INFORMACIÓN + INDAGACIONES DESAR. Y PROGRAMAC. IDENTIFICADOR
INVESTIGACIÓN
INFORMÁTICA DE SÍNTOMAS
DE OPERACIONES
REPORTE DE ERRORES REPORTE DE SÍNTOMAS

DATOS DATOS
INFORMACIÓN

INFORMACIÓN
MUESTREO INVESTIGACIÓN

SISTEMA Y SU
AMBIENTE

INDAGACIONES
PROCESADOR
INDAGACIONES DATOS DEL FUNCIONAMIENTO Y AMBIENTE
Y
BANCO DE DATOS DE FUNCIONAMIENNTO
INDAGACIONES DATOS INDAGACIONES

Figura 9
 (6) REGISTRO DE DECISIONES: EXPECTTIVAS, SUPOSICIONE, INFORMACIÓN Y PROCESO USADO

(16) CAMBIO

(14) REGISTRO DE DIAGNÓSTICO Y

(D) (13) RETOS Y PRESCRIPCIÓN (E)
SUBSISTEMA DE OPORTUNIDAES MEMORIA
TOMA DE (9) DESVIACIONES Y
(F)
DECISIÓN COMPARADOR
DIAGNÓSTICO Y
PRESCRIPCIÓN (15) INSTRUCCIONES DE
(10b) CAMBIO
INFORMACIÓN REQUERIDA

(12) SÍNTOMAS Y
(10c) CAMBIO PRESÍNTOMAS

(17) RETOS Y
OPORTUNIDAES
(10d) CAMBIO
(B) MEDIO
AMBIENTE

(G)
(A) ANÁLISIS DE
ORGANIZACIÓN SIÍNTOMAS Y
(5) INSTRUCCIONES PRESÍNTOMAS

(10a) CAMBIO
(1)
(4) INDAGACIONES DATOS

(11) INDICADORES DE
(2) INFORMACIÓN FUNCIONAMIENTO
(C)
(3) SOLICITUDES SUBSISTEMA DE
INFORMACIÓN

(7) INSTRUCCIONES SOBRE (8) SUPOSICIONES-INFORMACIÓN RELEVANTE

INFORMACIÓN SOLICITADA Y FUNCIONAMIENTO ACTUAL

Figura 10

BIBLIOGRAFIA

Ackoff, A. L., (1974), REDESIGNING THE FUTURE -A SYSTEMS APPROACH

TO SOCIETAL PROBLEMS, New York, John Wiley & Sons.

Ackoff, A. L., (1981), CREATING THE CORPORATE FUTURE, New York, N.

Y., John Wiley & Sons.

Ackoff, A. L., (1970), "The Evolution of Management Systems", CANADIAN

OPERATIONAL RESEARCH SOCIETYJOURNAL, Vol.8 No.3, march 1970.

Ackoff, A. L., (1967), "Management Misinformation Systems", MANAGEMENT

SCI., Vol.14 No.4, december1967.

Checkland, P. S., (1981), SYSTEMS THINKING, SYSTEMS PRACTICE, New

York, N. Y., John Wiley & Sons.