a ACTA DE REUNION Bo ce ) Fecha SS Dia | Mey | Afio Seawnioge UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA m penicay 06 | 04) | 2018 | J Proceso/Dependencia | Vicerrectoria Administrativa — Divisién Servicios Logisticos Tipo de reunién Reunién de Empalme Hora 2:00 p.m. Proxima | Dia | Mes | Aiio Lugar Vicerrectoria Administrativa, bloque 16 | _reunién J Asistentes Asistié N Cargo Nombre Proceso/Dependencia_|||Si_| No Vicerrector Vicerrectoria * | administrative femandogoben Eernal Administrativa ul Representante de la s Vicerrectoria 2 | administracién entrante_| Ramén Javier Mesa C Administrativa Representante de la 8 Vicerrectoria | 3 | administracién entrante_| J" Albeiro Osorio A. Administrativa i Representante dela F Vicerrectoria 4 | administracién entrante_| Rubén Agudelo 6 ‘Administrativa «5 | Jefe Division Servicios | Claudia Patricia Nohava Vicerrectori f | Logisticos Bravo Administrativa (Orden del dia Ne Tematica Responsdble Presentacién y entrega de informacidn del empalme de la 1 | Division de Servicios Logisticos ~ adscrita a la Vicerrectoria_| Claudia Patricia Nohay Administrativa Ne Desarrollo de la reunion Se inicia con una exposicién general de la Division por parte de Claudia Nohavé, describiendo la mision de la dependencia y los procesos adscritos a ella. Ver anexo 1. Presentacién Division Servicios 1 | Logisticos y el anexo 2. Resolucién Rectoral 44063 de marzo 15 de 2018. Se precisa que esta Divisién se crea con la adecuacin administrativa implementada en el 2017, y es el resultado de la supresién de la Direccién de Gestion de Logistica e Infraestructura, que le dio paso a lag divisiones de DL-AP-FO-010, Version: 01Infraestructura y Mantenimiento y Servicios Logisticos y ahora son parte de la Vicerrectoria ‘Administrativa. Se pregunté sobre el estado de incorporacién de la reforma que inducen las normas de la nueva estructura, esta esté avanzando y es reciente y no esté completamente reglamentada, falta especificar todas las competencias. poms lara iste rite Core ‘eanee err ranisonin — SOLVICIOS spin sore _logisticos = ssa stn nn ad a Se llustracién 1. Procesos Divistén Servicios Log(sticos Se continia con la presentacién de la estructura organizacional, donde se describe el tipo de vinculacién de los servidores de cada proceso y los pendientes por contratar. En la fecha la planta es de 162 personas vinculadas y se tiene nueve (9) personas por contratar. | Por otra parte, se comparte el presupuesto de funcionamiento de la dependencia ($1.344.777.245, de los cuales $1.179.839.125 pertenecen a los fondos especiales y 164.938.120 a los fondos generales) y se cuenta con otro presupuesto de apoyo a los procesos misionales y de soporte de la Institucién, los cuales corresponden a los gastos de seguridad; correspondencia y mensajeria; seguros; mantenimientos del parque automotor Institucional y servicio de fotocopiado ($14.566.835.943, de los cuales $10.971.050.196 fondos generales y $3.595.785.747 fondos especiales), por la cuantia de estos tltimos contratos se llevan a cabo mediante invitacién publica, ren aval del Comité Técnico de Contratacién y son competencia del sefior Vicerrector Administrativo celebrar esos contratos. Se pide por parte del profesor Jair Osorio, una ejecucién presupuestal de estos rubros. Se precisa que el presupuesto aprobado en 2017, contempla estas partidas en la Direccién de Gestién Logistica e Infraestructura. Pero se construira la informacion y queda como un compromiso. DI-AP-FO-010, Version: 0%‘También se presenta los contratos vigentes para cada proceso de la Division, con sus | de inicio y terminacién, monto ejecutado y observaciones a considerar. Ver Anex: Contratos Vigentes DSL. Se precisa cudles han sido celebrados por el Vicerrt directamente por la Dependencia. El doctor Mesa Callejas, solicita que se relacion independiente las alertas de fecha de terminacién y nuevas aperturas que sea de ater Por parte de la Vicerrectoria. Por Ultimo, se presenta acciones estratégicas, estadisticas de gestion y los retos d Entre otros asuntos, se da cuenta di Gestién de proveedores Proceso en estructuracién, que ha venido analizando la configuracién de la base de d: de proveedores de la Institucién, donde se resalta que solo el 27% permanece com Universidad. Ademas, se ha venido configurando un modelo de gestién de proved como referencia la matriz de Kraljic, donde se analiza la compra estratégica desde su resultados financieros y en la actividad misional; y la complejidad del suminist suministro, consideraciones geogréficas (compras nacionales o internacionales), cost adquisicién, plazos de pago, tiempos, garantias. Este andlisis puede orientar la Fequisitos para el registro de proveedores por categoria estratégica de la matriz, el ti | 2 celebrar (acuerdos globales de precio, contratos de consumo, entre otros) y las negociar para celebrar las adquisiciones. (apagancanas yr eerearecicog ———— (eee Moun action S| Comanacor + Lalnayerace bienes Yoon ove 2 9 eoseerereere oe § [mame ES z 1+ Servicio de scueducto, S|. comminysinalins de men, say 1 Sever a exours tome sone S|: ltemos" ‘cn “couteedie"y + Aguresequpes a] ° Som ay S) Sen cata Seine pata Poni Sone! z i icO0e SusTaOS Ate llustraci6n 2. Adaptacién de la matriz de kraljic para la Universidad de Antioquia Retos del proceso lantias, fechas 8. Relacién de ctor y cudles len un archivo in prioritaria, |cada proceso. tos de registro ferente de la 5, que toma pacto en los ; escasez del logisticos de figuracién de de contrato condiciones a DI-AP-FO-010, Versién: 0+