INSTRUCTIVO PARA PROGRAMACIONES

SISTEMA DE INTEGRIDAD Código: IT-SEG-005

Y SOLICITUD DE AUTORIZACIONES
OPERACIONAL CERREJÓN
BASADO EN EL PRA-SEG-032 Versión 3, Fecha 2018/01/19

Revisó Aprobó
Analista de Seguridad Gerente de Seguridad

INSTRUCTIVO PARA PROGRAMACIONES Y SOLICITUD DE AUTORIZACIONES BASADO

EN EL PRA-SEG-032

1. OBJETO:
Servir de guía a las personas que buscan programarse a cursos de seguridad básica, manejo
defensivo y atención de emergencia, y solicitar las autorizaciones de conducción.

2. ALCANCE:
Este instructivo debe ser será aplicado por empleados y contratistas de Cerrejón para hacer
programaciones y solicitudes de cursos de seguridad industrial.

3. DEFINICIONES:
No aplican.

4. CONTENIDO

1. REQUISITOS GENERALES CONDUCCIÓN ............................................................................... 2

2. FASE: PROGRAMACIÓN ................................................................................................................ 2
3. FASE: TEORÍA .................................................................................................................................. 5
4. FASE: PRÁCTICA ............................................................................................................................. 6
5. FASE: SOLICITUD ............................................................................................................................ 7
6. FASE: EXPEDICIÓN DEL CARNET .............................................................................................. 9
ANEXO 1: SIIO – MATRIZ DE COMPETENCIAS ............................................................................. 10

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1. REQUISITOS GENERALES CONDUCCIÓN

Recuerde que los requisitos generales para obtener su autorización de conducción son:

 Estar debidamente registrado en Cerrejón bajo un contrato vigente

 Que para el desempeño de su trabajo requiera conducir
 Disponer de su licencia de conducción nacional vigente y aplicable para el equipo que
debe conducir
NOTA: Si su licencia nacional ha sido RETENIDA o INACTIVA o ANULADA por
infracciones de tránsito o cualquier otro cargo, su autorización de conducción en Cerrejón
automáticamente queda ANULADA y usted no podrá conducir. Para consultas usted puede
ingresar al link http://www.runt.com.co/ y “Consulta de ciudadanos”.

 Tenga en cuenta para la selección de los conductores los siguientes aspectos: Perfil del
cargo, Pruebas psicotécnicas que apliquen (viena test, acc-sys, 16pf, batería de
conductores), Test de somnolencia, Visiometría completa (ingreso y periódica) y
Examen físico ingreso y anual
 Disponer de visiometría vigente (1 año de antigüedad)
 Tener sus exámenes médicos al día
 Programarse al curso virtual de sueño, fatiga y cuidado de manos
 Programarse a prueba teórica
 Programarse a prueba práctica
 Realizar las observaciones de conducción de acuerdo a su requerimiento

2. FASE: PROGRAMACIÓN

 El Dpto. de Seguridad realizará las programaciones en SIIO – ENTRENAMIENTO para

el curso de Nuevos de seguridad básica y cursos de manejo defensivo de Cerrejón, así
como todas las excepciones que sean validadas.
 El ADMINISTRADOR DE CONTRATO deberá realizar las programaciones para los
refrescos de seguridad básica, Atención de Emergencias, Nuevos manejo defensivo,
Refrescos de manejo defensivo (excluye a Tajos que será programada por el Dpto. de
Seguridad) en SIIO – MATRIZ DE COMPETENCIAS (Ver Anexo 1)

Para las programaciones para empleados y contratistas que realiza el Departamento de

Seguridad se debe enviar correo a autorizaciones.seguridad@cerrejon.com (no enviar notas
particulares porque no serán atendidas) con la siguiente información:

En el ASUNTO por favor especificar la palabra PROGRAMACIÓN, el tipo de solicitud o

programación que necesitan (SEGURIDAD BÁSICA o CURSO DE MANEJO DEFENSIVO), indicar
el tipo de equipo que va a conducir (EQ. LIVIANO o EQ. MEDIANO); colocar si es NUEVO o
REFRESCO, fechas propuestas DD-MM-AAAA (el mes colocarlo siempre en letras)

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Ejemplo 1: PROGRAMACIÓN SEGURIDAD BÁSICA NUEVO 11-JUN-2018

Ejemplo 2: PROGRAMACIÓN CURSO MANEJO DEFENSIVO EQ. MEDIANO ZONA TAJOS
11-JUN-2018 (por alguna excepción)

 Se DEBE copiar en el correo al SUPERVISOR INMEDIATO (caso Cerrejón) o al

ADMINISTRADOR DEL CONTRATO (caso Contratistas). Si esta persona no está
copiada no será atendida la solicitud.
 Enviar un correo por tipo de solicitud.

Ejemplo: Si usted va a enviar una programación de seguridad básica para nuevo y manejo
defensivo, debe enviar dos tipos de correo diferentes.

 En el cuerpo del correo deben diligenciar la información a continuación solicitada:

PROGRAMACIONES CERREJÓN Y CONTRATISTAS

INFORMACIÓN GENERAL
NOMBRE
COD. CONTRATO
EMPRESA
NIT. EMPRESA TELEFONO EMPRESA
NOMBRE
CORREO GERENTE
GERENTE
DEPARTAMENTO SUPERINTENDENCIA
ADMIN. DE CONTRATOS (CONTRATISTAS) /
SUPERVISOR INMEDIATO (CERREJON)

INFORMACIÓN USUARIOS
AUTORIZACION
CEDULA AUTORIZACION
ACTUAL
NOMBRE COMPLETO (SIN PUNTOS, NI SOLICITADA
COMAS)
(EN CASO DE
(EN CASO DE MANEJOS)
MANEJOS)

 Antes de programar a sus empleados (Cerrejón / Contratistas) al curso de NUEVOS

Manejo Defensivo Equipo MEDIANO (Zona Industrial) y/o para re-categorización de EQ
a conducir; es necesario gestionar el endoso de validación por competencias ante RRHH –
Entrenamiento a cargo de Cristobal Matos (Cristobal.matos@cerrejon.com); a quien para su
ejercicio se le debe enviar la siguiente información:
o Si el usuario tiene experiencia en el equipo mediano a conducir: enviar una carta de
referencia donde se certifique la experiencia del conductor en el equipo, además
presentar un certificado de competencias expedido por un ente certificado. (SENA,
Escuelas de conducción, etc.)
o Si el usuario no tiene suficiente experiencia en el equipo mediano a conducir:
garantizar entrenamiento con un ente certificado sea interno o externo. Completado
este entrenamiento, se debe presentar carta de certificación expedida por el ente
seleccionado donde conste la duración y aprobación del entrenamiento realizado.

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Cristobal Matos, remitirá directamente al Dpto. de Seguridad el listado de las personas

aprobadas, para su posterior programación a los cursos que le apliquen.

HORARIOS DE CURSOS: En la programación se maneja excepción de una jornada o dos

jornadas completa por mes en relación a la seguridad Básica.

JORNADA LUNES MARTES MIÉRCOLES JUEVES VIERNES

MANEJO DEFENSIVO
EQ. MEDIANO ZONA
INDUSTRIAL
(Salón Atujawa)
MANEJO DEFENSIVO
INDUCCION SEG. C/15 DÍAS
EQ. MEDIANO ZONA
MAÑANA NO HAY BASICA NO HAY
PERIMETRAL
(Salón Atujawa) MANEJO DEFENSIVO
(Salón Atujawa)
EQ. MEDIANO ZONA
TAJOS
(Salón Atujawa)
C/15 DÍAS

MANEJO DEFENSIVO
EQ. LIVIANO ZONA
INDUSTRIAL
MANEJO DEFENSIVO (Salón Atujawa)
EQ. LIVIANO ZONA REFRESCO SEG REFRESCO SEG C/15 DÍAS
TARDE NO HAY PERIMETRAL BASICA BASICA
(Salón Atujawa) (Salón Atujawa) (Salón Atujawa) MANEJO DEFENSIVO
EQ. LIVIANO ZONA
TAJOS
(Salón Atujawa)
C/15 DÍAS

 Para programación o activación de los cursos virtuales de S&F (Sueño y Fatiga) deben
enviar un correo a RRHH – Entrenamiento (andres.henriquez@cerrejon.com) con la
siguiente información:

NOMBRE COMPLETO DE LA PERSONA A INSCRIBIR CEDULA

(SIN PUNTOS, NI COMAS)

NOTA: Recuerde que este es un requisito indispensable para la obtener su autorización

de conducción de equipos.

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NOTAS ACLARATORIAS:

 Sólo se podrá inscribir en las diferentes sesiones un máximo de seis personas por
empresa Contratista y contrato.
 Debe existir coherencia entre el personal inscrito en la plataforma SIIO y los asistentes al
curso; para ello los Instructores deben verificar en línea por medio de la plataforma los
asistentes inscritos a cada sesión. El personal que no aparezca registrado en el listado
como usuarios inscritos no será admitido en el evento.
 Las personas inscritas a los eventos y no asistan, se les notificará a los administradores de
contrato para que estos tomen las medidas contractuales pertinentes.
 Inscripciones extraordinarias se podrán realizar con la autorización de Ernesto Torrealba
(Seguridad Básica) - Cristobal Matos (Manejos Defensivos) y se realizarán por
requerimiento excepcional de la operación.

El buen uso de la Plataforma SIIO brindará al proceso una mayor trazabilidad y control,
asegurando de esta manera nuestra gestión y el uso del recurso de instructores; ayudando así
con la optimización de recursos a la que le apunta la compañía.

3. FASE: TEORÍA

Al momento de asistir al curso teórico el empleado o contratista no debe presentar ningún tipo
de documento. Deberán asistir de acuerdo a las programaciones que se hayan realizado
previamente.

Se trabajará con el listado de usuarios inscritos en el sistema SIIO, el instructor deberá validar
la lista de inscritos acorde a lo reportado por el Dpto. de Seguridad y colocar su visto bueno
para aquellas personas que aprueban el examen.

Quedarán registradas directamente en nuestro sistema (SIIO) únicamente las personas que
aprueben satisfactoriamente los respectivos exámenes hechos al finalizar los entrenamientos
teóricos (Seguridad Básica / Manejos Defensivos)

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4. FASE: PRÁCTICA

Las programaciones para pruebas prácticas deben realizarse teniendo en cuenta la siguiente
información:

PRUEBAS PRACTICAS
Evento Observaciones
Programarse a los siguientes contactos:
Correo: entrenamientos@cerrejon.com
ZONA INDUSTRIAL

Extensión: 5162
LIVIANO (NUEVO)
Punto de Encuentro:
 Antiguo Aeropuerto - Al lado del patio de Contratistas
Programarse a los siguientes contactos:
Correo: entrenamientos@cerrejon.com
Extensión: 5162
MEDIANO (NUEVO)
Punto de Encuentro:
 Parqueadero Interno Papa1 ó Parqueadero Externo Papa1 (Para Mediano
Industrial)
Programarse a los siguientes contactos:
LIVIANO (NUEVO) Correo: entrenamientos@cerrejon.com
Extensión: 5162
ZONA PERIMETRAL

Punto de Encuentro: Isla 4 - frente al CIS (Pentágono)

Simulador: ubicado en el Pentágono

LIVIANO (REFRESCO) Horario: Martes 10am a 5pm / Miércoles 7am a 5pm / Jueves 7am a 10am
No requiere inscripción previa, se atienden por orden de llegada
Extensión: 6916

Programarse a los siguientes contactos:

MEDIANO Correo: entrenamientos@cerrejon.com
Extensión: 5162
Punto de Encuentro: Isla 4 - frente al CIS (Pentágono)

Programarse a los siguientes contactos:

LIVIANO Correo: entrenamientos@cerrejon.com
Extensión: 5162
Punto de Encuentro: Isla 4 - frente al CIS (Pentágono)
ZONA TAJOS

Programarse a los siguientes contactos:

MEDIANO Correo: entrenamientos@cerrejon.com
Extensión: 5162
Punto de Encuentro: Isla 4 - frente al CIS (Pentágono)

Programación al siguiente contacto:

OBSERVACIONES Correo: rafael.mazzilli@cerrejon.com
ESPECIALIZADAS Extensión: 5384
Punto de Encuentro a convenir de acuerdo a la solicitud.

El personal Contratista y Cerrejón deberá entregar los siguientes documentos para poder
presentar su prueba práctica:

 Licencia Nacional de Conducción vigente y aplicable al equipo a conducir

 Visiometría con vigencia inferior a 1 año

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 Seguridad básica vigente (contratistas)

 Autorización de conducción vigente (para refrescos); en caso de estar vencida, será
válido el endoso por parte del Dpto. de Seguridad mediante correo electrónico (para
esto, el usuario debe enviar previamente la solicitud con copia a su administrador
(caso contratistas) o supervisor inmediato (caso Cerrejón)

NOTA: sin estos requisitos NO ES POSIBLE REALIZAR la prueba práctica

Los reportes los enviará la empresa encargada de los entrenamientos al Dpto. de Seguridad
(autorizaciones.seguridad@cerrejon.com) con un (1) día de diferencia.

5. FASE: SOLICITUD

CERREJÓN Y CONTRATISTA: Enviar correo a autorizaciones.seguridad@cerrejon.com con la

siguiente información:

En el ASUNTO por favor especificar la frase SOLICITUD CARNET DE CONDUCCIÓN, tipo de

equipo a conducir (EQ. LIVIANO o EQ. MEDIANO), de autorización (ZONA INDUSTRIAL o
EN PERIMETRAL o ZONA TAJOS).

Ejemplo 1: SOLICITUD CARNET CONDUCCIÓN EQ. LIVIANO ZONA INDUSTRIAL

Ejemplo 2: SOLICITUD CARNET CONDUCCIÓN EQ. LIVIANO ZONA PERIMETRAL
Ejemplo 3: SOLICITUD CARNET CONDUCCIÓN EQ. MEDIANO ZONA TAJOS

En el cuerpo del correo deben diligenciar la información a continuación solicitada:

INFORMACIÓN GENERAL

NOMBRE
COD. CONTRATO
EMPRESA
NOMBRE
CORREO GERENTE
GERENTE
DEPARTAMENTO SUPERINTENDENCIA
ADMIN. DE CONTRATOS (CONTRATISTAS) /
SUPERVISOR INMEDIATO (CERREJON)

INFORMACIÓN USUARIOS

CÉDULA AUTORIZACI CAMBIO

AUTORIZACI EQ/CAT. A
NOMBRE COMPLETO (SIN PUNTOS, NI ÓN EMPRESA
COMAS)
ÓN ACTUAL CONDUCIR
SOLICITADA (SI/NO)

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Para cambio de empresa, se deben adjuntar las Observaciones de conducción en los formatos
vigentes FO-SEG-003 (Eq. Liviano) y FO-SEG-061 (Eq. Mediano), diligenciadas en su totalidad
y con las firmas requeridas.

NOTA: si todos los campos no están diligenciados y no cuenta con el visto bueno
correspondiente, la SOLICITUD NO SERÁ ATENDIDA.

- CAMBIO DE EMPRESA: presentar DOS (2) observaciones donde validen las competencias
del conductor hechas por el CIO, Supervisores o Gerente de la empresa)

REQUISITOS SEGÚN LA AUTORIZACIÓN A SOLICITAR

Conducción Puerto
Autorización Actual Bolívar o Conducción
Zona Industrial

Proceso Renovar

Tiene autorización a
NA
Tajos? (Sticker)

Requerimiento de Teoria y Práctica Zona

Entrenamiento Industrial

Conducción Zona
Autorización Otorgada
Industrial

10 años (liviano
Tiempo de Vigencia
3 años (Mediano)

Siguiente Paso

Tiempo de Vigencia

Autorización Actual Conducción Mina con Acompañante

Renovación con +3
Proceso Aumento de categoría Renovar
meses de vencimiento

Tiene autorización a
Sticker No Sticker Sticker No Sticker No Sticker
Tajos? (Sticker)

Requerimiento de Teoría Tajos + Práctica Teoría Mina o Zona

Teoría Mina + 5 Obs + Pract Mina Teoría Perimetral
Entrenamiento Tajos Perimetral

Conducción Zona Conducción Zona Conducción Zona Conducción Zona

Autorización Otorgada Conducción Zona Tajos
Tajos Perimetral Perimetral Perimetral

Tiempo de Vigencia 2 años 2 años 1 mes 2 años 1 mes

Observación
Siguiente Paso 5 Observaciones
Especializada

Tiempo de Vigencia 2 años 2 años

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Autorización Actual Conducción en Mina

Renovación con +3
Proceso Renovar con Sticker Renovar Sin Sticker
meses de vencimiento

Tiene autorización a
Sticker Sticker No Sticker Sticker
Tajos? (Sticker)

Requerimiento de Teoría Tajos + Práctica Teoría Perimetral o Teoría Tajos + Práctica

Teoría Tajos
Entrenamiento Tajos Tajos Tajos

Conducción Zona
Autorización Otorgada Conducción Zona Tajos Conducción Zona Tajos Conducción Zona Tajos
Perimetral

Tiempo de Vigencia 1 año 1 mes 2 años 1 mes

Observación Observación Observación

Siguiente Paso
Especializada Especializada Especializada

Tiempo de Vigencia 2 años 2 años 2 años

Para renovación de carnet de conducción de equipo liviano o mediano, en zona industrial, zona
perimetral y zona tajos se deben adjuntar los siguientes documentos:

1. Fotocopia de licencia de conducción nacional

2. Visiometría vigente último año
3. Fotocopia de la cédula de ciudadanía
4. Seguridad básica (para contratistas)

6. FASE: EXPEDICIÓN DEL CARNET

Las autorizaciones las realiza el Dpto. de Seguridad a través del módulo SIIO –
AUTORIZACIONES y serán entregadas al administrador de contratos o supervisor inmediato
por correo interno. En caso de ser requerido se entregarán en las oficinas de seguridad en los
siguientes horarios:

LUNES A VIERNES 16:00 a 17:00 HORAS

NOTA: Recuerde que debe cumplir con todos los requisitos y enviar la información
completa para que la solicitud sea atendida y evitarle retrasos en su proceso. En lo
posible inicie el proceso de PROGRAMACIÓN con un mes de anticipación a la fecha de
vencimiento de su carnet para que se evite inconvenientes.

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ANEXO 1: SIIO – MATRIZ DE COMPETENCIAS

INSCRIPCIÓN DE CONTRATISTAS A SESIONES DE ENTRENAMIENTO

Al realizar la consulta de la matriz de competencias, una vez selecciona el rol y se

muestran sus requisitos, se mostrará la opción “Inscribir contratistas” en aquellos
requisitos que estén vinculados a un curso que ofrezca Cerrejón. Haga clic en esta
opción para realizar la inscripción de contratistas a un de las sesiones disponibles para
ese curso.

Los cursos de Seguridad Básica y Atención de Emergencias se encuentran vinculados

en la categoría “Competencias Generales” y los cursos de manejo defensivo en las
categorías “Conducción de equipo liviano” y “Conducción de equipo mediano”

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INSCRIPCIÓN POR ARCHIVO PLANO

Al hacer uso de la opción “Inscribir contratistas” tendrá la opción de realizar la

inscripción masivamente a través de un archivo plano, el cual debe contener los
números de cédula de las personas que desean inscribir al curso. Para esto haga clic
en el botón “Archivo Plano”

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Luego se mostrará un interfaz con los datos generales de la sesión seleccionada y un

cuadro para seleccionar el archivo de texto que contiene las cédulas (Una por línea).
Haga clic el botón “Browse…”

Ejemplo documento de texto (Notepad) con los números de cédula, uno por fila.

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Una vez seleccione el archivo el sistema inmediatamente empezará a validar la cédula

en cada fila del archivo. Las cédulas no serán inscritas al curso en los siguientes casos:

a. La cédula no se encuentra en la base de datos de contratistas de SAIWEB.

b. La cédula pertenezca a un empleado de cerrejón.
c. Que usted no sea el administrador de contrato de la persona.
d. Que la persona ya se encuentre inscrita a esa sesión del curso.

El sistema le mostrará el listado de las cédulas contenidas en el archivo y cuáles de

ellas son válidas para la inscripción. Seleccione la empresa a que pertenecen todas las
personas y haga clic en el botón “Guardar Datos”.

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INSCRIPCIÓN POR NÚMERO DE CONTRATO

Al hacer uso de la opción “Inscribir contratistas” tendrá la opción de realizar la

inscripción masivamente a través de un número de contrato al cual están asociadas las
personas que desean inscribir al curso. Para esto haga clic en el botón “Nro. Contrato”

Luego se mostrará un interfaz con los datos generales de la sesión seleccionada y un

campo para escribir el número de contrato, luego de escribirlo presione la tecla <Enter>
para que el sistema busque las persona que aparecen asociadas al contrato en
SAIWEB.

Una vez que el sistema realice la consulta debe seleccione las personas que desea
inscribir, seleccione la empresa a que pertenecen todas las personas y finalmente haga
clic en el botón “guardar Datos”.

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