Está en la página 1de 18

SEMANA 2 TALLER DE TITULACIÓN

TALLER DE TITULACIÓN

SEMANA 2

Implementación de control interno

Todos los derechos de autor son de la exclusiva propiedad de IACC o de los otorgantes de sus licencias. No está permitido copiar, reproducir, reeditar, descargar, publicar, emitir, difundir, poner a disposición del público ni

utilizar los contenidos para fines comerciales de ninguna clase.

IACC-2017

SEMANA 2 TALLER DE TITULACIÓN

OBJETIVO ESPECÍFICO  Diseñar la implementación de un sistema de control interno, considerando sus etapas.
OBJETIVO ESPECÍFICO
 Diseñar la implementación de un sistema
de control interno, considerando sus
etapas.

IACC-2017

SEMANA 2 TALLER DE TITULACIÓN

SEMANA 2 – TALLER DE TITULACIÓN INTRODUCCIÓN   4 1. IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL

INTRODUCCIÓN

 

4

1.

IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO

5

1.1

CASO PRÁCTICO

5

1.1.1. SITUACIÓN ACTUAL DE LA ORGANIZACIÓN

7

1.1.2. DEPARTAMENTOS INVOLUCRADOS

8

1.1.3. SEGREGACIÓN DE FUNCIONES

9

1.1.4. RIESGOS EXISTENTES EN LA ORGANIZACIÓN

9

1.1.5. CONTROLES PARA MITIGAR RIESGOS

12

1.1.6. SEGREGACIÓN DE FUNCIONES LUEGO DE CONTROLES SUGERIDOS

14

COMENTARIO FINAL

16

REFERENCIAS

17

IACC-2017

SEMANA 2 TALLER DE TITULACIÓN

INTRODUCCIÓN

Esta semana corresponde la presentación de

propuesta de segregación de funciones para

un caso práctico referido a la implementación de control interno.

el

departamento auditado.

El

fin del desarrollo de este caso práctico es

El caso práctico presentará la situación de una empresa que no tiene implementado un control interno y comenzará con su primer departamento, explicando la situación actual de la empresa, los trabajadores del departamento en cuestión y el procedimiento general que se sigue.

El estudiante verá a lo largo del caso la secuencia de etapas que se llevan a cabo para implementar un control interno, partiendo por describir la situación de la organización, definir los departamentos involucrados, sus responsables y los procedimientos, para pasar a analizar la segregación de funciones existentes y pasar a las etapas de ejecución donde se determinan los riesgos existentes y los controles para mitigarlos y terminar ofreciendo una

IACC-2017

que el estudiante pueda llevar a cabo la evaluación de la semana siguiendo los lineamientos aquí propuestos y acompañado

de la materia estudiada en asignaturas anteriores, para de esta manera comprender

a cabalidad la implementación del control interno en las empresas

El control interno es la base de toda auditoría, debido a que de este se desprende el grado de confianza que obtendrá el auditor para la realización de pruebas de cumplimiento y sustantivas en auditorías de estados financieros, ante lo cual es muy importante comprender el funcionamiento de principio a fin del mismo.

SEMANA 2 TALLER DE TITULACIÓN

1. IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO

El control interno en las empresas es fundamental para el seguimiento de los objetivos y logra

minimizar los riesgos. Puede ser implementado en organizacioens de distintos tamaños y giros, lo importante es tener en cuenta que todas las empresas requieren crear controles para anticiparse

a las consecuencias negativas, para mitigar riesgos y además para trabajar bajo un estándar de eficiencia y eficacia.

En la asignatura Fundamentos de Control Interno, se explicó cómo un profesional podía implementar un sistema de control interno en la organización, pasando por cada etapa, siendo estas las siguientes:

Situación actual de la organización

Departamentos involucrados

Segregación de funciones

Riesgos existentes en la organización

Controles para mitigar riesgos

Segregación de funciones de los controles establecidos

A continuación, se presentará un caso práctico desarrollado para el análisis y comprensión.

1.1 CASO PRÁCTICO

La empresa Novasol Ltda., solicita al equipo de auditores de IACC, la implementación de un sistema de control interno en el área de compras, esto conforme a que se busca estandarizar los procesos, mejorar la eficiencia de los mismos e identificar los riesgos existentes, partiendo por esta área, con miras a implementar control interno en los demás departamentos en un horizonte de un año.

Para ello, la empresa entrega la información referente a la organización en general y además los procesos actuales de inventario y ventas para su posterior análisis.

Información general:

La empresa Novasol Ltda., de giro comercializadora de vestuario, lleva 8 años en funcionamiento. Cuenta con 20 trabajadores y un ingreso promedio anual de $70.000.000. Dentro de sus departamentos se encuentran, Contabilidad y Finanzas, Compras, Inventarios y Ventas, contando con un gerente general a la cabeza de estos departamentos. Cada departamento cuenta con su jefe respectivo y su equipo correspondiente.

IACC-2017

SEMANA 2 TALLER DE TITULACIÓN

La empresa solo tiene una casa matriz, vende en este local y además por internet, a través de su página web.

No existen manuales de procedimientos, pero la organización sigue un mismo esquema planteado desde hace años, traspasando la experiencia de trabajador en trabajador, cuando entran nuevas incorporaciones.

No existe ERP, pero se contabiliza todo hecho económico en planillas Excel que se comparten en “carpetas compartidas”, las cuales son aprobadas mediante correo electrónico por los distintos jefes de cada área, siendo todo reportado al gerente general. Son facturadores electrónicos, por lo que la información respecto a compras y ventas mensuales, se encuentra en el Servicio de Impuestos Internos (SII) en forma online. El pago mensual y anual de impuesto está a cargo del Departamento de Contabilidad y Finanzas.

Área Compras

En el área de compras se encuentra el siguiente equipo:

Jefe de compras

Francisco Pérez

Asistente de compras

Sandra Milla

Asistente de proveedores

Pablo Soto

El proceso de compras actualmente se desarrolla de la siguiente manera:

- La empresa compra artículos de vestuario mensualmente, según la estimación del Departamento de Ventas entregada cada quincena.

- Para realizar la compra de vestuario, la empresa cuenta con 3 proveedores fijos, los cuales proporcionan diferentes prendas que la empresa necesita. Por ejemplo, el proveedor A vende solo vestuario femenino, el proveedor B solo vestuario masculino y la empresa C solo calzado.

- Para la compra, dependiendo del producto a solicitar, se envía solicitud al proveedor correspondiente (realizado por asistente de compra), para que este envíe cotización. Cabe destacar que en atención a que solo se cuenta con 3 proveedores, la cotización que envían se acepta y no existe más búsqueda en el mercado.

- El asistente de compra recibe de vuelta la cotización y debe llevarla donde el jefe de compras para su autorización mediante firma.

- Una vez autorizada la cotización, el asistente de compra la envía escaneada al proveedor correspondiente y los productos llegan en 72 horas como máximo.

- Cuando llegan los productos a la empresa, el que realiza la recepción conforme es el asistente de compras, ya que coteja la factura con la cotización y además revisa los productos.

IACC-2017

SEMANA 2 TALLER DE TITULACIÓN

- Si la recepción es conforme, se firma la copia de factura del proveedor y los productos ingresan a inventario, siendo recibidos en bodega por el asistente de bodega, quien se encarga de colocar los productos en los estantes según estructura.

- El asistente de Compras incorpora en un Excel la recepción conforme de los productos (el archivo se llama Recepción_diaria), la factura con la cual llegaron y el cierre de la cotización correspondiente.

- El archivo Recepción_diaria es enviado al final del día al jefe de Compras, quien una vez revisado y no teniendo dudas, le envía un correo al asistente de Compras, diciéndole que ha recibido conforme.

- El asistente de proveedores es el encargado de atender los llamados de proveedores y coordinar los pagos mensuales. Es importante destacar que esta persona ha propuesto en variadas ocasiones que se coticen otros proveedores y buscar la posibilidad de rebajar costos con las cotizaciones en la mano. No tiene otra función más que las proporcionadas.

Conforme a los datos entregados, se solicita diseñar la implementación del control interno en el área de Compras considerando sus etapas, todo redactado en un informe a la empresa.

Auditores Independientes Azul K Spa.

Señores Novasol Ltda.

Presente

De nuestra consideración:

Santiago, 30 de octubre de 2017

En atención a la solicitud realizada a nuestro equipo de auditores, para diseñar la implementación de control interno en el área de Compras de la empresa Novasol Ltda., a continuación se presentan las etapas de realización, desarrolladas en detalle para vuestro conocimiento.

1.1.1. SITUACIÓN ACTUAL DE LA ORGANIZACIÓN

(Se considera la información entregada en el ejemplo, pero debiese incorporarse todo lo que el auditor pueda visualizar en la organización en su propio recorrido o reuniones con las autoridades correspondientes.)

IACC-2017

SEMANA 2 TALLER DE TITULACIÓN

La empresa Novasol Ltda., de giro comercializadora de vestuario, lleva 8 años en funcionamiento. Cuenta con 20 trabajadores y un ingreso promedio anual de $70.000.000. Dentro de sus departamentos se encuentran, Contabilidad y Finanzas, Compras, Inventarios y Ventas, contando con un gerente general a la cabeza de estos departamentos. Cada departamento cuenta con su jefe respectivo y su equipo correspondiente.

La empresa solo tiene una casa matriz, vende en este local y además por internet, a través de su página web.

No existen manuales de procedimientos, pero la organización sigue un mismo esquema planteado desde hace años, traspasando la experiencia de trabajador en trabajador, cuando entran nuevas incorporaciones.

No existe ERP, pero se contabiliza todo hecho económico en planillas Excel que se comparten en “carpetas compartidas”, las cuales son aprobadas mediante correo electrónico por los distintos jefes de cada área, siendo todo reportado al gerente general. Son facturadores electrónicos, por lo que la información respecto a compras y ventas mensuales, se encuentra en el SII en forma online. El pago mensual y anual de impuesto está a cargo del Departamento de Contabilidad y Finanzas.

1.1.2. DEPARTAMENTOS INVOLUCRADOS

Conforme a la solicitud por parte de la empresa y la información presentada de los procesos, el departamento principal involucrado es Compras, y en forma secundaria el Departamento de Inventarios, a través de la interacción con el asistente de bodega.

En este sentido, la composición del Departamento de Compras es:

Jefe de compras

Francisco Pérez

Asistente de compras

Sandra Milla

Asistente de proveedores

Pablo Soto

El proceso de compras es explicado en detalle por la empresa y ha podido ser evidenciado mediante prueba de recorrido por parte de un auditor del equipo, la cual fue aceptada por las autoridades de la organización.

Existe documentación asociada a los procesos de validación, realizados en archivos Excel, pero no existe un manual o un procedimiento escrito que determine cómo debe llevarse a cabo el proceso.

Las personas que trabajan en el departamento conocen el proceso de palabra, y logran las tres personas detallar el mismo proceso, por lo cual hay coherencia en lo que se realiza.

IACC-2017

SEMANA 2 TALLER DE TITULACIÓN

1.1.3. SEGREGACIÓN DE FUNCIONES

Una vez verificado el proceso realizado en el área de compras, se evidencia lo siguiente:

a) La mayor parte del proceso es llevado a cabo por el asistente de compras.

b) Las validaciones son realizadas por el jefe del departamento, a través de firma o correo electrónico.

c) El asistente de proveedores se encarga exclusivamente del contacto con proveedores y la coordinación de su pago (3 proveedores).

Se evidencia que existe una segregación de funciones por mejorar en el Departamento de Compras, debido a que la mayor parte de las acciones son llevadas por el asistente de compras, lo cual, y en concordancia con la eficiencia y transparencia de los procesos, debiese ser repartido.

El asistente de compras, en términos resumidos, realiza la solicitud de compra, recibe la cotización, la manda autorizada a proveedores y recibe los productos. Esta serie de acciones concentrada en una sola persona se traduce en un riesgo de alto impacto, que será desarrollado en la siguiente etapa.

También, más adelante, se sugerirán los cambios a realizar en las funciones de los trabajadores del departamento auditado.

1.1.4. RIESGOS EXISTENTES EN LA ORGANIZACIÓN

Al interior de la organización y en el área sujeta de implementación de control interno, existen riesgos asociados dados por los procedimientos actualmente llevados a cabo y por falta de algunas incorporaciones.

A continuación se detallan:

a) No existen procedimientos por escrito que reglamenten los procesos de la empresa.

b) El registro de los hechos económicos y cualquier proceso de validación se llevan a cabo en planillas Excel.

c) En el área propiamente tal de Compras, la asistente tiene a cargo labores de solicitud de adquisición de mercaderías y además es quien las recibe y coteja con documentación asociada.

d) Existen pocos proveedores para mantener constantemente el stock.

IACC-2017

SEMANA 2 TALLER DE TITULACIÓN

Con estos riesgos identificados se pasa a crear la matriz de riesgos para su mejor visualización de impacto y probabilidad del riesgo, donde se utilizará una escala estándar por parte de la empresa, la cual se muestra a continuación:

riesgo, donde se utilizará una escala estándar por parte de la empresa, la cual se muestra
riesgo, donde se utilizará una escala estándar por parte de la empresa, la cual se muestra

IACC-2017

SEMANA 2 TALLER DE TITULACIÓN

Departamento al que afecta el riesgo

Descripción

del

Efecto

que

Impacto

Probabilidad

Calificación

riesgo

puede

producir

Desde

la

No

existen

Los

3

2

6

organización

procedimientos

trabajadores

hacia

el

por

escrito

que

pueden realizar

Departamento

reglamenten

los

los procesos de forma errónea,

de Compras

procesos

de

la

empresa.

afectando

la

eficiencia

y

eficacia en

el

logro

de

los

objetivos.

Desde

la

El registro

de los

La

información

3

3

9

organización

hechos

registrada

se

hacia

el

y cualquier proceso

económicos

puede

perder

Departamento

ante

cualquier

de Compras

de

validación se

eventualidad

llevan a cabo planillas Excel.

en

no (mal funcionamiento de PC, o causas naturales como terremotos incendios), incluso forma intencional, por

intencional

o

o

en

 

parte de uno varios trabajadores.

a

Desde

la

En el

área

de

El asistente

de

2

2

4

organización

Compras

la

Compras puede

hacia

el

asistente tiene a cargo labores de

realizar

Departamento

adquisiciones

de Compras

solicitud

de

para

su

adquisición de mercaderías y además es quien las recibe y coteja con documentación

beneficio,

obviando

la

autorización del

jefe

del

departamento, lo que generará

IACC-2017

SEMANA 2 TALLER DE TITULACIÓN

 

asociada

un costo mayor en inventario no ingresado.

     

(segregación

de

funciones).

Departamento

Existen

pocos

Si uno o más de los proveedores

3

3

9

de Compras

proveedores

para

mantener

actuales

no

constantemente

puede entregar

el stock.

la

mercadería

en

la

fecha

acordada,

la

empresa

se

queda sin stock

para

la

venta,

paralizando

el

funcionamiento

Con base en el análisis generado se pasa a la siguiente etapa:

1.1.5. CONTROLES PARA MITIGAR RIESGOS

En esta etapa, el equipo de auditores sugerirá los debidos controles que la empresa debe implementar con el fin de minimizar los riesgos existentes, considerando su estructura actual. No se consideran controles correctivos, debido a que la organización no ha informado problemáticas ni errores graves en sus procedimientos que lleven a determinar una corrección. Conforme a esto se manejarán controles preventivos y perceptivos como primera implementación de control interno, sujeto a cambios en el tiempo conforme a posteriores auditorías al sistema.

IACC-2017

SEMANA 2 TALLER DE TITULACIÓN

Departamento al que afecta el riesgo

Descripción del

Efecto

que

Control preventivo

Control perceptivo

riesgo

 

puede producir

Desde

la

No

existen

Los

trabajadores

Elaborar

manual

de

 

organización

procedimientos

pueden

realizar

procedimientos

con

hacia

el

por

escrito

que

los

procesos

de

los

procesos

que

Departamento

reglamenten

los

forma

errónea,

actualmente

se

de Compras

procesos

de

la

afectando

la

manejan,

empresa.

 

eficiencia

y

estableciendo

 

eficacia

en

el

responsables,

logro

de

los

tiempos

y

objetivos.

coordinación

entre

 

los

distintos

departamentos,

el

cual

debe

ser

entregado

a

cada

trabajador, firmando

un

acta

de

su

recepción

y

conocimiento.

Desde

la

El registro de los hechos económicos cualquier proceso

y

La

información

Implementar a la

Generar

perfiles

de

organización

registrada

se

brevedad

un

usuario

en

el

hacia

el

puede

perder

software contable o un ERP, que permita

software

contable

o

Departamento

ante

cualquier

ERP,

con

distintos

de Compras

de validación

se

eventualidad

no

guardar

la

niveles

de

permiso

lleva

a

cabo

en

intencional

(mal

información en un servidor externo (fuera de la empresa) o la web, y al cual tengan acceso los diferentes

para

resguardar

la

planillas Excel.

funcionamiento

 

información.

 

de

PC,

o

causas

 

naturales

como

terremotos

o

incendios),

o

incluso

en

forma

departamentos de la organización.

intencional

por

parte

de

uno

o

 

varios

 

trabajadores.

 

Desde

la

En

el

área

de

El asistente de Compras puede realizar adquisiciones

El

asistente

de

Implementar

 

organización

Compras

la

Compras

no

debe

validación

de

hacia

el

asistente tiene a

recibir la mercadería

solicitudes

y

Departamento

cargo labores de

que

llega

a

las

cotizaciones

en

de Compras

solicitud

 

de

para su beneficio,

dependencias.

Estas

forma

adquisición de mercaderías y además es quien las recibe y coteja con documentación

la

autorización del

obviando

ser solo por el asistente

recibidas

deben

computacional,

través

a

usuario

del

jefe

del

de

bodega,

quien

jefe de Compras, de no

solicitarse un

manera

pueda

que

departamento, lo

que generará un costo mayor en

cotejará

documentación

la

que

le

haya

enviado

el

producto

a

un

IACC-2017

SEMANA 2 TALLER DE TITULACIÓN

 

asociada

inventario

no

asistente de Compras (cotización

proveedor y a su vez

(segregación

de

ingresado.

no

se pueda

funciones).

 

autorizada)

con

la

recepcionar un producto sin esta autorización visible para los usuarios que interactúan en el Por

proceso.

factura

y

los

productos

recepcionados,

enviando

un

correo

de

reporte

de

conformidad

al

jefe

ejemplo, no podría el asistente de bodega ingresar productos al inventario sin esta validación, porque el sistema no se lo

de

Compras

con

copia al asistente de

Compras

y

de

Proveedores

para

la

planificación

del

pago.

permitiría

Existen pocos

Existen

pocos

Si uno o más de

Se sugiere aumentar

Antes de definir el

proveedores

proveedores

los proveedores

el

número

de

proveedor al que se le comprará, el

para

para

mantener

actuales

no

proveedores

en

al

mantener

constantemente

puede

entregar

menos

3

asistente

de

constante

el stock.

la

mercadería

posibilidades

(en

lo

Proveedores deberá entregar al jefe de

stock

en

la

fecha

posible

más)

por

cada

línea

de

Compras

2

acordada,

la

producto,

cotizaciones de los mismos productos, misma fecha y misma forma de pago, para comparar la mejor relación precio- beneficio y contar con segunda opción en caso de que falle la primera.

empresa

se

minimizando

el

queda sin stock

riesgo de quedar sin

para

la

venta,

stock.

paralizando

el

funcionamiento.

1.1.6. SEGREGACIÓN DE FUNCIONES LUEGO DE CONTROLES SUGERIDOS

A partir de lo analizado en las etapas anteriores, se sugiere la siguiente repartición de actividades para los trabajadores actuales del Departamento de Compras. En base al procedimiento, debiese ser la siguiente:

- El asistente de Compras será el encargado de recibir la estimación de necesidad de mercaderías entregada por el Departamento de Ventas y además recibir las necesidades de compras levantadas por cualquier departamento.

- El asistente de Compras se encargará de analizar y priorizar la información recibida, para ser enviada al jefe de Compras, quien debe autorizarla mediante correo con copia al gerente general.

IACC-2017

SEMANA 2 TALLER DE TITULACIÓN

- Una vez recibida la autorización, el asistente de Compras envía la información al asistente Proveedores para que solicite 2 cotizaciones a distintos proveedores de lo solicitado.

- Una vez recibidas las cotizaciones (asistente de Proveedores las recibe), estas deben ser enviadas directamente al jefe de Compras, para que decida a qué proveedor le solicitará los productos, dirigiendo un correo de vuelta al asistente de Proveedores con su decisión.

- El asistente de Proveedores procede a aceptar la cotización realizada por el proveedor elegido, a través de correo electrónico y llamado telefónico, solicitando que los productos sean despachados en el menor plazo posible.

- La cotización aceptada (autorizada por el jefe de Compras) debe quedar en una carpeta compartida, en un software contable o un ERP, que permita visualizar al asistente de bodega una vez que se recepcionen los productos, para poder cotejar la factura y los productos recibidos.

- Una vez recibidos conformes los productos, el asistente de bodega debe firmar la copia de factura del proveedor y dar el alta de la cotización en el sistema que se implemente, para que pueda ser visualizada por el Departamento de Compras.

- Con esta información el asistente de Compras, al final de cada semana, enviará un reporte con las cotizaciones dadas de alta y las observaciones que pudiesen darse, como recibos no conformes.

Se ha finalizado la presentación del diseño de control interno para el Departamento de Compras.

Es importante destacar que la empresa debe, en el corto plazo, elaborar los manuales de procedimientos y repartirlos entre los miembros de la empresa, con el fin de que exista un trabajo estandarizado y minimizando el riesgo de error, permitiendo en un futuro cercano, realizar revisiones de control interno, tomando como base los procedimientos descritos.

Se agradece la disposición de todos a proporcionar la información necesaria para llevar a cabo este diseño y permitirnos recorrer sus dependencias.

Ante cualquier incertidumbre, no dude en comunicarse con nosotros nuevamente.

Saludos cordiales

Auditores Independientes Azul K Spa

IACC-2017

SEMANA 2 TALLER DE TITULACIÓN

COMENTARIO FINAL

El caso práctico presentado permite al estudiante situarse en una situación cotidiana del mundo laboral, donde muchas empresas, sobre todo del segmento de las pymes, no consideran el control interno como una de sus prioridades durante años.

El control interno permite la eficiencia y eficacia en las operaciones, conceptos que deben ser fundamentales para las organizaciones, porque fomentan su evolución y crecimiento en el tiempo.

La revisión constante del cumplimiento de los procedimientos provee a la empresa de información esencial para su operación diaria y además minimiza los riesgos de consecuencias negativas a través de la incorporación de controles.

Siempre que una persona pregunte si el control interno es importante y prioritario, el estudiante de la carrera Contador Auditor debe responder afirmativamente, ya que constituye la base que entrega el grado de confianza para el auditor en la posterior auditoría de estados financieros que la empresa requiera.

El material que precede a esta semana es la asignatura Fundamentos de Control Interno, específicamente,
El material que precede a esta semana es la asignatura Fundamentos de
Control Interno, específicamente, para el desarrollo del ejercicio
práctico, la semana 8 (Implementación de un sistema de control interno
en la organización), en la cual el estudiante puede apoyarse en caso de
requerirlo.

IACC-2017

SEMANA 2 TALLER DE TITULACIÓN

REFERENCIAS

IACC (2017). Implementación de un sistema de control interno en la organización. Fundamentos de

Control Interno. Semana 8.

PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE: IACC (2017). Implementación de control interno. Taller de Titulación.
PARA REFERENCIAR ESTE DOCUMENTO, CONSIDERE:
IACC (2017). Implementación de control interno. Taller de Titulación. Semana 2.

IACC-2017

SEMANA 2 TALLER DE TITULACIÓN

IACC-2017