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Sistemas de Información para la Gestión

Laboratorio - Sesión 3

Base de Datos en Red

El objetivo de esta sesión es poder utilizar una misma base de datos con
distintas interfaces de trabajo (tantas como diferentes usuarios o actores tenga el
sistema) y montadas eventualmente en distintos computadores, con la posibilidad de
registrar y leer información desde una única fuente o repositorio de datos. Esto quiere
decir que se podrán establecer distintos tipos de permisos para diferentes
funcionalidades, dependiendo del usuario que esté trabajando asociado a lo que cada
uno de ellos requiera, permitiendo resguardar la integridad y seguridad de la
información de una organización.

Ya que el conocimiento oportuno genera ventajas competitivas, las estructuras


que permiten el acceso rápido y simplificado a la información íntegra, generan un gran
valor agregado, eficiencias económicas y eficacia operacional. La tecnología ha
desarrollado estructuras (aplicaciones de software, fundamentalmente) que permiten
la conexión entre dos o varios usuarios, como por ejemplo Dropbox o Google Drive, las
cuales poseen herramientas didácticas y pueden ser utilizadas por personas sin
conocimientos técnicos específicos que permiten, por ejemplo, modificar documentos
en línea.

En esta sesión se realizarán consultas, formularios y modificaciones a una base


de datos en red, las cuales podrán observarse desde más de un computador en
simultáneo. Por esta razón se trabajará en parejas, para poder visualizar el potencial
de esta herramienta y realizar las siguientes instrucciones.

1) VINCULAR LA BASE DE DATOS EN RED

Cada integrante debe abrir un nuevo archivo Access en blanco. Luego vincular
la base de datos, es decir, incorporar al archivo las tablas que se modificarán en línea.
Para ello se selecciona la pestaña Datos Externos, y a continuación el ícono Access:

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Luego, se debe seleccionar la opción de Vincular al origen de datos creando


una tabla vinculada, y abrir la ubicación de la base de datos que le indicará su
ayudante. Hacer click en Aceptar, seleccionar todas las tablas que aparezcan en la
ventana emergente y Aceptar nuevamente.

De esta forma los cambios que se realicen en la base de datos por el ordenador
1, se actualizarán automáticamente en la base de datos original y, por tanto, las podrá
ver la otra persona en el ordenador 2.

Una vez que la base esté correctamente vinculada, debe aparecer un ícono en
forma de flecha al lado de las tablas:

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2) DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD

El contexto que se representará en el laboratorio corresponde a una empresa


constructora “QUINTA SERVICIOS S.A.” que realiza distintos proyectos de
construcción a otras empresas, que resultan ser sus clientes. Además, cada proyecto
en curso tiene un gerente responsable de su buena ejecución. Las tablas y atributos de
la base de datos se muestran a continuación:

Cada estudiante del laboratorio, representará un cargo de la empresa “QUINTA


SERVICIOS S.A.”. Una persona debe representar el cargo Jefe/a de Control quien tiene
la posibilidad de modificar las bases de datos a través de consultas. La otra persona
debe ser Analista Asesor/a, quien solo puede ejecutar acciones de visualización de
información y análisis, sin tener acceso a modificar la base de datos.

3) CREAR FORMULARIOS Y CONSULTAS

A continuación, cada integrante creará su interfaz de trabajo y las consultas


asociadas a cada botón. A medida que quien tiene el perfil de Jefe/a de Control ejecute
una consulta, debe avisarle a la otra persona para que revise en el otro computador si
la acción se ejecutó correctamente.

 Jefe/a de Control: debe crear un formulario con los siguientes botones:


Agregar Proyecto, Eliminar Cliente, y Editar Listados, cada uno con una
consulta asociada (en anexos, se encuentra detallado el procedimiento para
cada botón).

El botón Editar Listados debe abrir un nuevo formulario con las siguientes
acciones: Actualizar Nombre de Proyecto, Actualizar Teléfono de Cliente y
Volver. La interfaz se verá de la siguiente forma:

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 Analista Asesor/a: debe crear un formulario con los siguientes botones y


funciones: Ver Lista Proyectos, Ver Lista de Clientes, Análisis de Proyecto. El
último botón debe abrir un nuevo formulario que permita obtener: Total de
Pagos de Proyectos, Informe de Proyectos y Volver.

El botón Informe de Proyectos debe abrir un informe de todos los proyectos


agrupados por gerente responsable, para ello revisar la sección de anexos. La
interfaz se verá de la siguiente forma:

Es importante destacar que los botones Ver Lista de Proyectos y Ver Lista de
Clientes deben abrir las tablas correspondientes en modo solo lectura pues el cargo de
Analista Asesor/a no tiene acceso a modificar la información. Para ello, revisar la
sección anexos para recordar el procedimiento.

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Observación: en el caso de que no se visualicen cambios en la base de datos en


el otro computador, podemos intentar actualizar la base de datos con la opción
Actualizar o Actualizar Todo en la pestaña de Inicio.

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ANEXO N°1: RECORDATORIO DE SESIONES ANTERIORES

Para realizar los formularios y consultas señalados, se presenta un pequeño


recordatorio con respecto al procedimiento:

a) Para crear Formularios y Botones

 Ir a la pestaña Crear
 Seleccionar diseño de formulario
 Seleccionar vista de diseño (inicio->ver)
 Colocar botones requeridos
 Hacer doble click sobre un botón
 Seleccionar eventos en la hoja de propiedades
 Seleccionar los 3 puntos suspensivos
 Elegir generador de macros
 Otorgarle las consultas necesarias
 Guardar formulario

b) Para realizar Acciones del tipo Ver Listado como Solo Lectura

 Hacer doble click sobre el botón


 Seleccionar eventos en la hoja de propiedades
 Seleccionar los 3 puntos suspensivos
 Elegir generador de macros
 Escoger la opción abrir tabla
 Seleccionar la tabla que se desea abrir
 Escoger modo de datos: solo lectura (ver imagen)
 Guardar y cerrar

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c) Para realizar Consultas del Tipo Valor Total

 Ir a la pestaña crear
 Seleccionar asistente para consultas (sencillas)
 Seleccionar solo el atributo que se requiera calcular
 Seleccionar resumen y luego opciones de resumen
 Seleccionar Max, Min, Prom o Suma según corresponda
 Guardar la consulta
 Asignarla a un botón

d) Para realizar Consultas del Tipo: Ingresar, Eliminar, Actualizar

 Ir a la pestaña crear
 Seleccionar diseño de consulta
 Seleccionar opción agregar, eliminar, etc.
 Guardar la consulta
 Asignarla a un botón

ANEXO N°2: INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA

a) Para Generar un Informe:

 Ir a la pestaña crear
 Seleccionar asistente para informes
 Seleccionar tabla o consulta y los respectivos campos que se quieren
visualizar
 Escoger agrupamiento deseado
 Escoger criterio de orden deseado
 Finalizar (se crea el informe)

b) Para Abrir un Informe con un Botón:

 Seleccionar el botón en vista diseño


 Seleccionar los 3 puntos suspensivos
 Elegir generador de macros
 Escoger la opción abrir informe
 Seleccionar el informe que se desea abrir
 Guardar y cerrar

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c) Hasta el momento solo se ha enseñado a crear formularios y botones en las


sesiones del laboratorio. Sin embargo, en esta experiencia también es
necesario el uso de consultas asignadas a distintos botones. Existen muchos
métodos para crear consultas y el que se utilizará en esta oportunidad es el
lenguaje SQL (Structured Query Language). Esta metodología se verá más
adelante dentro de las clases de catedra y sesiones del laboratorio, por lo que
no se profundizará mucho para esta ocasión.
Las siguientes sentencias son necesarias para las funciones de Jefe/a de
Control:

IMPORTANTE: Ir a Diseño de Consulta  Vista SQL  Copiar y pegar el código


que correspondiente. El detalle de esta sección se verá en la sesión 7.

Agregar un Nuevo Proyecto


INSERT INTO PROYECTO
VALUES ([Ingrese Código], [Ingrese Nombre], [Ingrese Pago], [Ingrese Zona],
[Ingrese ID Cliente], [Ingrese Código Gerente]);

Eliminar un Cliente
DELETE * FROM CLIENTE
WHERE CLIENTE.ID = [Ingrese ID Cliente a eliminar:];

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Actualizar Nombre de Proyecto


UPDATE PROYECTO SET PROYECTO.NOMBRE = [Ingrese nuevo nombre]
WHERE PROYECTO.CÓDIGO = [Ingrese código proyecto a actualizar];

Actualizar Teléfono de Cliente


UPDATE CLIENTE SET CLIENTE.TELÉFONO = [Ingrese nuevo Teléfono]
WHERE CLIENTE.ID = [Ingrese ID del cliente a actualizar];

Recuerde utilizar un ID de cliente y código de proyecto existente al ejecutar las


consultas, y que, para eliminar a un cliente, este no puede estar asociado a
ningún proyecto. En caso de estar asociado a algún proyecto, el proyecto debe
ser eliminado en primer lugar y luego se podrá eliminar al cliente.

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