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Definición de gestión de inventarios

La gestión de inventarios se incluye dentro de la rama de la contabilidad de costes y se define


como la administración adecuada del registro, compra y salida de inventario dentro de la
empresa.

Una empresa suele mantener un número mínimo de stock para hacer frente a aumentos de
demanda, de la misma forma que también tiene que disponer del material necesario para
continuar con la producción y que no se produzca ninguna pausa en la actividad.

Tipos de inventarios
Pueden existir distintos tipos de inventarios como de materias primas, productos terminados,
etc.

Para la gestión de inventarios se suelen utilizar dos métodos:

 Sistema ABC
 Cantidad económica de pedido

Costos asociados a los inventarios


Los costos asociados al proceso de sostener un inventario se diferencian según la
naturaleza de la organización y consisten en:

 Costo de ordenar
Para la actividad comercial: Consiste en el proceso de emitir una orden de pedido
(llamadas telefónicas, preparación de formatos, gastos administrativos de papeleo,
además de los gastos intrínsecos a un proceso de pedir determinada cantidad de
unidades como lo son los asociados a los procesos de recepción).
Para la actividad productiva (fabricación o ensamble): Consiste en los costos asociados
a los procesos de alistamiento de corridas de producción, además del proceso logístico
de transmisión de órdenes "concepto de cliente interno".

 Costo de tenencia o sostenimiento del inventario


Los costos asociados al mantenimiento de un inventario (administrado por la
organización) se ven preponderantemente determinados por la permanencia de la
media de las unidades logísticas en un lugar determinado para ello en función del
tiempo, dado que cada unidad representa un costo de manipulación en los procesos de
recepción, almacenamiento, inspección y despacho.
Otro factor que incide en el costo de mantenimiento es el conocido costo de
oportunidad, el cual se relaciona con la inversión realizada en la operación de los
inventarios y que axiomáticamente ocasiona que la organización prescinda de su
disponibilidad para inversiones en procesos que estimulen la generación de valor
agregado.
Vale la pena recordar que sobre los costos de tenencia (mantenimiento) recaen aquellos
considerados en distintas fuentes como "costos de servicios de stock" como lo son: los
seguros, los impuestos y los sobre stocks.
Un factor no menos importante en el costo consolidado de mantenimiento es elriesgo,
este factor agrupa los costos de obsolescencia, los costos de averías y los costos de
traslado.
Para el inventario administrado por un tercero es importante la determinación de la
naturaleza de los costos (fijos y variables) ya que estos en mayor medida jugarán un rol
fundamental en la determinación de las unidades óptimas de pedido.

 Costo de quiebre de Stock (Costo de inexistencias)


El costo de quiebre de stock funciona como un "Shadow Price" en relación a cada unidad
en inventario que posibilita el proceso de partida doble en la búsqueda de un equilibrio
entre costos de operación de inventario. Dentro de este grupo de costos se incluyen
todos los consecuentes de un proceso de pérdida de ventas e incumplimiento de
contratos, que redundan en tres básicos grupos:

- Pérdida de ingresos por ventas


- Gastos generados por incumplimiento de contratos
- Repedido y sustitución

Sin embargo, identificar de manera cuantitativa el costo total por quiebre de stock es
una tarea compleja, dado que una necesidad insatisfecha puede generar la pérdida de
un cliente y la pérdida de credibilidad de la organización, factores difícilmente
cuantificables y que solo a través de un sistema de gestión de calidad podría lograr
óptimas aproximaciones, aunque igualmente subjetivas de las consecuencias del
quiebre de stock.
Tipos de inventarios
Clasificación según su nivel de terminación
Los inventarios se pueden catalogar según su grado de terminación en:

 Inventarios de Materias Primas


 Inventarios de Insumos y Materiales (Materias primas de segundo orden)
 Inventarios de Productos en proceso
 Inventarios de Productos terminados
 Inventarios de Productos en Embalaje

Clasificación según su localización respecto a las instalaciones de


la empresa
 Inventario en tránsito: Aquellas unidades pertenecientes a la empresa, y que no
se encuentran en sus instalaciones físicas destinadas como su ubicación puntual,
por ejemplo: Mercancía en ruta, en control de recepción (y su ubicación puntual
es otra), en transporte interno, en paqueteo, etc.

 Inventario en planta: Son todas las unidades bajo custodia de la empresa y que
se encuentran en sus instalaciones físicas puntuales, por ejemplo: Almacén de
materias primas, almacén intermedio, almacén de embalaje, almacén de
herramientas, almacén de mantenimiento, etc.

Beneficios de la Gestión Efectiva de Inventarios


Cuando una empresa asume las ventajas incorporadas a las soluciones de una gestión de
inventario puede apreciar inmediatamente los cambios evolutivos que implican tales soluciones.
Las organizaciones que tienen un firme control de su inventario conocen su valor comercial, el
valor de su producto, los cambios a los que tales productos serán susceptibles en el futuro y
precisamente la cantidad de producto que se necesita en sus existencias para cada uno de los
rubros o clases de productos que se manejen en el almacén. Las empresas que tienen una
comprensión sistemática de su inventario también encuentran que en el futuro nunca
necesitarán de espacio adicional de almacenamiento (excepto si se amplían las capacidades
instaladas de producción, comercialización o el negocio en sí), ya que gestionaron con
eficiencia las dimensiones físicas existentes destinadas a las operaciones de inventario.
Además de los beneficios anteriormente mencionados, hay una serie factores agregados de
provecho que los empresarios pueden obtener de la aplicación de adecuadas medidas de
gestión de inventario. En primer lugar, todos los propietarios de negocios deben estar
preparados para los imprevistos que pueden dar lugar a enormes pérdidas. Por ejemplo,
daños como consecuencia de siniestros, la empresa deberá iniciar gestiones relacionadas con
sus contratistas aseguradores. Si la empresa no es plenamente consciente de lo que tienen en
su inventario no estarán en condiciones de presentar una reclamación precisa.
técnicas y Métodos de Gestión de Inventarios
. Clasificación ABC

En cada empresa se utilizan diferentes productos, cada uno de ellos con sus propias
características, por lo tanto, cada uno de ellos necesita de un manejo particular, dependiendo
de su importancia en los procesos de la compañía y de las posibilidades de adquisición. El pensar
que todos los productos se deben controlar de la misma manera, es una visión limitada de la
realidad, que implica desgaste y sobrecostos innecesarios.

El análisis ABC es una manera de clasificar los productos de acuerdo a criterios la


mayor parte de los textos que manejan este tema, toman como criterio el valor de los
inventarios y dan porcentajes relativamente arbitrarios para hacer esta clasificación. Por
ejemplo, el 10% de los productos representan el 60% de las compras de la empresa por lo tanto
esta es la zona A, un 40% de los productos el 30%, que serían los que están ubicados en la zona
B, el resto (50% de los productos y 10% de las compras) son productos C.

Los valores anteriores son arbitrarios, cada empresa tiene sus particularidades, si alguien decide
utilizar este criterio debe ser consciente de las realidades de su empresa. Se debe pensar no solo
en los costos, es importante ver otros criterios, lo que es sin duda la principal dificultad en este
tipo de análisis. Es innegable, sin embargo, que un pequeño porcentaje de productos, desde
cualquier criterio, es indispensable para el funcionamiento de la empresa y/o para mejorar su
rentabilidad, estos serían clasificados como productos A típicos, y de acuerdo a este punto de
vista se van seleccionando los productos de las demás zonas; si uno considera oportuno podría
pensarse en la posibilidad de agregar una zona D, para productos realmente intrascendentes y
de costo muy bajo

La siguiente gráfica nos da una visión de la clasificación ABC, no se utilizaron porcentajes en


forma explícita, para no caer en la tentación de dogmatizar sobre un valor en particular, la idea
es que a los productos de la zona A se le busquen modelos que permitan un control muy fuerte
sobre el criterio clave que se esté manejando y a medida que se alejen los productos de esta
zona, los modelos puedan ser más flexibles; esto no quiere decir que se descuide el control de
los inventarios, ya que como se mencionó en la introducción ese no es el objetivo del presente
fascículo.
Función de costos.
Modelo de Cantidad Económica de Pedido.
Este modelo parte de una serie de supuestos fuertes, los cuales se van suavizando a medida que
se avanza en la teoría, sin embargo, sus aplicaciones y utilidad son importantes y los desarrollos
posteriores que ha permitido, lo hacen un punto de referencia obligado en todos los campos
donde se hable de inventarios. Por eso no es extraño encontrar menciones a este modelo en
múltiples libros de costos, de administración de operaciones, de logística, de cálculo y de otros
temas. Los supuestos sobre los que este modelo se construye son:

1. La demanda se conoce con certidumbre y es constante.

2. Los costos relacionados con el modelo permanecen constantes.

3. La cantidad de pedido por orden es la misma.

4. El pedido se recibe en el momento que se ordena.

5. El inventario se restablece en el momento en que se agota.

6. El proveedor surte las cantidades solicitadas en un solo lote.

7. Se considera un horizonte infinito y continuo en el tiempo

Tipos de Stock
Se distinguen cuatro tipos de stocks posibles según la función que éstos desempeñen:

• Stocks de ciclo: Muchas veces no tiene sentido producir o comprar materiales al


mismo ritmo en que son solicitados, ya que resulta más económico lanzar una orden
de compra o de producción de volumen superior a las necesidades del momento, lo
que dará lugar a este tipo de stocks.
• Stocks estacionales: Algunos productos presentan una demanda muy variable a lo
largo del año, aumentando mucho en determinados meses y disminuyendo en otros
(juguetes, helados, refrescos, etc.). Así, es lógico que la producción sea mayor
que la demanda en determinados períodos, por lo que se generará un stock de
carácter estacional.

• Stocks de seguridad: Suponen una garantía frente a posibles aumentos repentinos


de la demanda.

• Stocks de tránsito: Su función es actuar cómo reserva a fin de mantener el flujo


continuo de materiales entre las distintas fases del proceso productivo Incluso en
aquellos casos en que se desee mantener un nivel de inventarios constante, dicho nivel
variará cuando la demanda solicitada (salidas) difiera de las previsiones o cuando la
entrada de material (entradas) no coincida con lo esperad

Sistemas de Inventario
Sistemas de Inventario/Producción
En general, en los sistemas de producción se fabrica un producto final a partir de una serie de
componentes, cada uno de los cuales se produce en una localización. Por este motivo, los
sistemas de producción suelen ser convergentes, es decir, al principio del sistema hay
muchas instalaciones, y a medida que se avanza a lo largo del sistema el número de
localizaciones disminuye. Teniendo en cuenta que normalmente los primeros componentes
tienen menos valor que los últimos que están más cerca del producto final, es lógico que el coste
de mantenimiento suela ser menor en los primeros niveles de la cadena de producción. Por lo
tanto, suele ser más conveniente almacenar más stock en las primeras localizaciones del sistema
que en las últimas.

Sistemas de Inventario/Distribución
En los sistemas de distribución cada localización tiene un único predecesor que le suministra los
artículos. A su vez, cada instalación satisface la demanda de las localizaciones inmediatamente
sucesoras. Las localizaciones que no tienen sucesores son las encargadas de satisfacer la
demanda exterior de los clientes y las que no tienen predecesores obtienen los
artículos de un suministrador exterior.