LAS HERRAMIENTAS ACTUALES DE LOS PROCESOS DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Por:

María Teresa Múnera Torres

Docente – Investigadora
Escuela Interamericana de Bibliotecología
Universidad de Antioquia

Resumen

Se hace una aproximación al panorama de las herramientas que se utilizan en la

organización de la información, en bibliotecas y centros de documentación. Se presentan
además, los sistemas tradicionales de organización documental, seguidas de las nuevas
tendencias al respecto, para culminar con propuestas alternas de organización, que se
aportan desde otros ámbitos.

INTRODUCCIÓN

A continuación se aborda una reflexión sobre las diferentes herramientas que se utilizan
en los procesos de organización de la información en las bibliotecas y centros de
documentación. Se hará alusión a las normas de catalogación tradicionales, así como a los
sistemas de análisis de información, traducidos en lo que se denomina como lenguajes
documentales, para luego pasar a otras opciones de organización que surgen como
producto del desarrollo de las Tecnologías de la Información y la comunicación y en las
que se aportan mayores desarrollos a los procesos de organización tradicionales y que en
muchas unidades de información, se están utilizando de manera continua.

Se culminará luego con otras propuestas de organización del conocimiento, que se

aportan desde Internet y que de forma similar se aplican en diferentes tipos de unidades
de información, con el propósito de optimizar y hacer fácilmente accesibles sus acervos
documentales a los usuarios, y al final concluir con unas consideraciones finales.

En síntesis se pretende con esta exposición, el presentar el panorama actual de las

herramientas que se han utilizado y se utilizan en la actualidad como componentes de los
procesos de organización de la información en bibliotecas, centros de documentación,
servicios de información, entre otros.

1
HERRAMIENTAS ACTUALES DE LOS PROCESOS DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Los procesos de organización documental que se llevan a cabo en diferentes unidades de

información, responden inicialmente a la tipología de las mismas, así como a la identidad
de sus correspondientes usuarios, ya que las políticas de organización de los documentos,
no son las mismas en una biblioteca infantil o escolar, que en una biblioteca académica o
especializada.

En el ámbito de la Bibliotecología y la Documentación existen diferentes propuestas de

organización y análisis documental, acorde con la tipología de bibliotecas o centros, a fin
de garantizar que el proceso de transferencia de la información se lleve a cabo de manera
eficiente y pueda lograr el fin de satisfacer la necesidad de información del usuario de
manera óptima.

En torno a este propósito, se han generado sistemas de organización de la información,

que han posibilitado a profesionales de la bibliotecología y la documentación, el poder
brindar servicios de referencia y de consulta de manera eficiente y acorde con las
características propias de los usuarios que demandan por los servicios específicos en un
campo dado del conocimiento. En consecuencia se han gestado una serie de
herramientas que le facilitan a los profesionales de la Información, la realización de la
descripción y análisis específica de los diversos tipos de documentos que conforman los
acervos bibliográficos y documentales de una colección determinada. A continuación se
evidenciarán algunas de dichas herramientas.

1. HERRAMIENTAS DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL TRADICIONALES

A lo largo de la historia, se han aportado diferentes propuestas de organización de los

contenidos temáticos de la diversa variedad de documentos. Entre algunas de dichas
herramientas se destacan:

1.1. REGLAS DE CATALOGACIÓN ANGLO AMERICANAS

Estas se inician a partir de 91 reglas que fueron impresas en el catálogo del Museo
Británico en 1841 por Panizzi, denominado en su momentos “El Guardián de los Libros”.
De igual forma, Charles Ammi Cutter publica en Estados Unidos las reglas que orientan
sobre los objetivos de la catalogación, aún vigentes para muchos. A finales del siglo XIX, la
American Library Association y la Library Association del Reino Unido trabajan
inicialmente en colaboración, pero no se ponen de acuerdo en algunos aspectos, situación
que motiva el que se publique de manera separada en el año de 1902 y en 1908. De
manera similar se trabaja por parte de la Library Congress junto con la ALA, en sus propias
reglas y después se publican unas complementarias para incrementar las reglas de la ALA.

2
Más adelante en el año de 1978 y luego de obtener aportes norteamericanos e ingleses,
siguiendo acuerdos sobre la ISBD dentro de IFLA y junto al deseo de los países de habla
inglesa de llegar a un acuerdo respecto a las reglas, se publican las RCA2, (Reglas de
Catalogación Anglo Americanas 2). Con esta segunda edición se logra que por primera vez
ambos países Inglaterra y Estados Unidos, se compartan las mismas reglas, a pesar de
algunas diferencias en algunos puntos relacionados con las opciones permitidas en ellas.

1.2. NORMAS ISBD

Surgen en la IFLA en la década de los años 70 del siglo XX, como respuesta a la necesidad
de formalizar el control bibliográfico internacional y lograr una mayor cooperación
mundial en materia informativa. (Garrido Arilla,1996)1

Realmente desde el año de 1969 cuando se reúne el Comité Internacional de Expertos en

Catalogación, surgen las ISBD como normas que regulen las descripciones bibliográficas, lo
que da origen a las ISBD (Descripción Bibliográfica Internacional Normalizada), normas
que se han posicionado en el escenario bibliotecológico por más de 30 años, fomentando
procesos de normalización en torno a las mismas. “De hecho se puede decir que en la
historia de la catalogación ningún otro sistema de normas ha gozado de un grado de
aceptación mayor que el conseguido alrededor del concepto ISBD, que hoy día se aplica
de forma casi universal.”2

Más adelante se generan nuevas herramientas en torno a las ISBD, para normalización de
publicaciones seriadas, material no libro, material cartográfico, libros raros, música
impresa, recursos electrónicos, para las partes componentes, para asegurar armonía en el
tratamiento de la información y puntuación prescrita, así como el colaborar con los
autores de las Normas Angloamericanas de Catalogación 2 AACR2 en la preparación de las
ISBD (General). En los años 80 se introducen mejoras en asuntos relacionados con
materiales publicados en alfabetos no latinos.

En el año de 1988, aparecen las ISBD para la normalización de archivos de computador y

seguidamente se crea el Grupo de Trabajo para actualizar y ampliar la cobertura de la
norma, cuyo producto final se traduce en las ISBD para recursos electrónicos, en el año de
1997. En el año de 1998 se reconstituye en Grupo de Revisión de las ISBD y retoma su
tarea de revisión de las mismas y se generan nuevas revisiones y actualización de las
normas ISBD vigentes.

1
GARRIDO ARILLA, María Rosa. Teoría e historia de la catalogación de documentos. – Madrid : Síntesis,
1996. – p.29
2
BIRUM, John D. Nacimiento y renacimiento de las ISBDS: proceso y procedimientos para crear y para
revisar las descripciones bibliográficas internacionales normalizadas // En: 16th IFLA Council and general
conference. – Jerusalén : IFLA, 2000.

3
1.3. FORMATO MARC

El formato MARC se define como aquel Formato legible por máquina (Machine Readable
Cataloguing Record). Se constituye en un conjunto de normas que permite almacenar
información mediante registros de diversa índole, y poder así procesarla, ubicarla,
exportarla o disponerla para la consulta con los usuarios.

Este tipo de herramienta, se origina con el propósito de contribuir con el uso, desarrollo y
mantenimiento de las bases de datos de toda unidad de información, lo cual ha favorecido
la catalogación cooperativa y los procesos de automatización de las bibliotecas. El
formato MARC inició su aparición en los años 50 en la investigación para desarrollar un
formato legible por máquina en la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos.

El formato MARC I aportó información para establecer una norma para registros legibles
por máquina. Este formato fue perfeccionado y extendido a partir de 1967 en el formato
conocido como MARC II, concebido para intercambio de datos, capaz de almacenar
información bibliográfica sobre toda clase de materiales.

Adicional a lo anterior se destaca como el formato MARC II, es un formato de

comunicaciones, cuyo principal uso es el de permitir que diferentes unidades de
información, independientemente de sus sistemas, puedan transmitirse registros entre
ellas para ser usados en un sistema automatizado. La estructura del formato es aceptada
por la Organización Internacional de Normalización convirtiéndose en norma ISO 2709.
Esta norma, junto con la norma ANSI Z39.2, norma nacional americana, definen la
estructura del formato MARC.

1.4. LENGUAJES DOCUMENTALES

Como herramientas de los procesos de organización de la información, los Lenguajes

Documentales se definen desde la perspectiva de Blanca Gil Urdiciain como “aquellos
sistemas artificiales de signos normalizados que facilitan la representación formalizada del
contenido de los documentos para permitir la recuperación, manual o automática, de
información solicitada por los usuarios”3

Entre los principales Lenguajes Documentales que mayor uso tienen en bibliotecas y
centros de documentación, se encuentran las Listas de Encabezamientos de Materia, los
Sistemas de Clasificación, los sistemas de clave de autor, los Tesauros, las ontologías,
entre otros.

3
GIL URDICIAIN, Blanca. Manual de Lenguajes Documentales. -- Madrid : Noesis, 1996. – p. 18

4
1.4.1. LISTAS DE ENCABEZAMIENTOS DE MATERIA

Se caracterizan por ser un tipo de Lenguaje Documental que se manifiesta mediante una
lista alfabética de palabras o expresiones del lenguaje natural y que se estructura de tal
forma que pueda representar los temas específicos de los que trata un documento dado.
A su vez la lista está compuesta por encabezamientos de materia y subencabezamientos
de materia, así como por una serie de relaciones entre los encabezamientos y
subencabezamientos, tales como de Vease (V), Use por (UP), Véase además (VA). Es
posible además encontrar Listas de Encabezamientos de Materia, que presenten
relaciones semánticas similares a las que se dan en los tesauros. Por tanto, también
pueden aparecen las relaciones de USE, Use por, (UP), Término General (TG) , Término
Específico (TE), Término Relacionado(TR). Entre algunas de las listas de Encabezamientos
de materia más conocidas se pueden señalar, la LCSH (Library Congress Subjet Headings)
Lista de Encabezamientos de Materia de la Biblioteca del Congreso, que aparece en línea
en la actualidad. Lista de Encabezamientos de Materia de Sears, es más pequeña que la
de LCSH, y es muy útil para usar en Bibliotecas Escolares. La Lista de Encabezamientos de
Materia de la OEA (Carmen Rovira y Jorge Agüayo), La Lista de Encabezamientos de
Materia de Lemb, entre otras.

1.4.2. TESAUROS

Se constituyen en otro tipo de Lenguaje Documental de carácter especializado, que se

conforma con estructuras conceptuales denominadas descriptores y complementados con
una serie de relaciones semánticas que se establecen entre los descriptores y los no
descriptores, o entre los descriptores y los términos equivalentes. Desde el punto de vista
de la norma internacional ISO 2788 de 1986, se define al Tesauro desde dos puntos de
vista: “de su función y de su estructura. Según su función, un Tesauro es un instrumento
de control terminológico que traduce a un lenguaje sistémico o documental el lenguaje
natural empleado en los documentos y por los usuarios. En razón de su estructura, el
tesauro consiste en un vocabulario controlado y dinámico de términos relacionados
semántica y jerárquicamente, que se aplica a un campo específico del conocimiento”.4

1.4.3. SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN

Se constituyen en otra modalidad de Lenguaje Documental, mediante el cual se organiza

el conocimiento en áreas específicas y se otorgan una serie de códigos a cada una de las
áreas en las cuales se organiza el saber. Según Blanca Gil Urdiciain “clasificar en términos
generales, es el acto de organizar el universo del conocimiento en algún orden sistemático.
Ha sido considerada la actividad más fundamental de la mente humana.

4
GIL URDICIAIN, Blanca. Ibid. p. 183

5
El acto de clasificar consiste en el dicotómico proceso de distinguir cosas u objetos que
poseen cierta característica de aquellos que no la tienen, y agrupar en una clase cosas u
objetos que tienen una propiedad o característica en común”.5

Existen diversas propuestas y sistemas de clasificación. No obstante los sistemas de

clasificación más utilizados en las bibliotecas son el Sistema Decimal de Clasificación
Dewey, la Clasificación Decimal Universal (CDU), El Sistema de Clasificación de la
Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos, El Sistema de Clasificación de Ranganathan
o Clasificación Colon, la clasificación facetada, entre otros.

1.4.4. ONTOLOGÍAS

Con el advenimiento de las Tecnologías de la Información y la Comunicación, se van

introduciendo nuevas perspectivas de organización del saber desde la perspectiva de la
Representación. Es así como surge una nueva propuesta de organizar los términos y los
conceptos en ámbitos del saber especializado como otra modalidad de lenguaje
documental, esta nueva propuesta se denomina ontología.

Según Silvia Arano “Una ontología es una representación formal del conocimiento donde
los conceptos, las relaciones y las restricciones conceptuales son explicitadas mediante
formalismos en un determinado dominio. Su función más frecuente en la Lingüística es de
apoyo para sistemas de Traducción Automática Basada en el Conocimiento y para la
Terminografía (práctica de la Terminología). En ambos casos, la ontología es una
representación formal y explícita de la estructura conceptual del campo sobre el que se
trabaja. Este recurso lingüístico incluye como mecanismo de inferencia a la herencia, que
implica una economía en la codificación de la información: los conceptos superiores
transmiten sus características a los conceptos inferiores. Por consiguiente, la ontología es
uno de los módulos asociados a un sistema de conocimiento donde su función es la de
apoyo semántico para las unidades léxicas, es decir que las unidades léxicas son descritas
como objetos lingüísticos en una base de datos léxica y son relacionadas con una jerarquía
conceptual localizada en una ontología.”6

Desde la perspectiva de Lenguaje Documental, la Ontología se evidencia y denomina

según algunos expertos como Base de Conocimiento léxico o tesauro computacional
(Gamillo Otero 2000:1)”

Por tanto las bases de conocimiento, ontologías o tesauros, se constituyen en una opción
avanzada de base de datos que no solo almacena, recupera y modifica enormes
cantidades de información, sino que además plasman elementos de conocimiento, así
como las formas en las cuales debe ser usado el mismo.

5
GIL URDICIAIN, Blanca. Ibid. p. 67
6
ARANO, Silvia . La ontología: una zona de interacción entre la Lingüística y la Documentación [en linea].
"Hipertext.net", núm. 2, 2003. <http://www.hipertext.net>

6
Según Arano, “La base de conocimiento utiliza al esquema de representación como
notación precisa para representar el conocimiento que contiene. El tipo de esquema de
representación de mayor difusión son las redes semánticas que estructuran sus datos en
nodos que simbolizan a los conceptos unidos por arcos que representan las relaciones
conceptuales. La red semántica también utiliza la herencia como método de inferencia,
donde los nodos inferiores heredan las características de los nodos superiores
permitiendo así una economía de codificación.”7

2. LAS NUEVAS HERRAMIENTAS DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Con el desarrollo de las tecnologías de la información y la comunicación, muchas de las

actividades de la vida cotidiana, se optimizan, lo cual facilita el desarrollo de diferentes
manifestaciones de orden administrativo, comercial, industrial, financiero, cultural y por
tanto la dinámica en el trabajo de las unidades de información se transforma gracias a
estas novedosas tendencias de desarrollo. En consecuencia, los procesos de organización
documental, introducen en su dinámica la utilización de programas de computador que
posibilitan el ingreso, almacenamiento y recuperación de la información de manera
electrónica. También surgen nuevos soportes del conocimiento y la incorporación de
formatos electrónicos, situación que motiva el surgimiento de nuevas normas para la
organización de materiales electrónicos, así como para documentos que se publican en
Internet.

Es así como con el advenimiento de nuevas propuestas de organización del conocimiento,

enmarcadas dentro del ámbito de las innovaciones tecnológicas, surge la necesidad de
incorporar herramientas de organización documental que se adapten a los nuevos
soportes de información que se ponen en escena en la red de redes, Internet.

2.1. CATÁLOGOS OPACs:

El catálogo en Línea Opac surge como fruto de la incorporación de las nuevas tecnologías
de la información y la comunicación en el escenario de las bibliotecas y centros de
documentación, aparece el Catálogo en Línea OPAC, como producto de la automatización
de las unidades de información y el proceso de desarrollo de las normas ISBD y el formato
MARC. Su aparición en escena se da en los Estados Unidos, en la década de los años 70,
en Europa a principios de los 80 y en América Latina a finales de la década de los años 80.

“ El nacimiento de los OPACS está relacionado con el proceso de automatización de tareas

en las bibliotecas, de tal manera que no surgen por generación espontánea sino como
fruto de un proceso lento de implantación de los ordenadores en los centros.

7
ARANO, Silvia. Ibid. [en línea]. “Hipertext.net”, núm. 2, 2003 <http://www.hipertext.net>

7
La evolución de los OPACS se ha producido debido a la evolución de la informática, por los
avances tecnológicos en las telecomunicaciones. Así, hace unos años las interfaces eran
aún muy toscas y se accedía a ellas mediante conexiones telnet, actualmente son más
amigables y se accede mediante conexiones web utilizando el protocolo http, la
realización de investigaciones que ponen de manifiesto los errores existentes o los
problemas que tienen los usuarios para realizar consultas, al tiempo que proponen
mejoras, las propias exigencias de los usuarios, cuando se les pide su opinión (a través de
entrevistas, encuestas…)

“Charles Hildreth (1989), señalaba, a finales de los años ochenta, tres característica de los
catálogos automatizados que en aquel momento parecían una novedad (aunque
actualmente puedan parecer casi una obviedad):

- Son interactivos: porque se pueden comunicar dinámicamente con sus usuarios y

responder.

- Son expansibles: porque sus puntos de acceso y rutas de recuperación de datos se

pueden ampliar.

- Son públicos y transparentes: porque la actividad de los usuarios se puede registrar y

analizar sus patrones de búsqueda.”8

Por otra parte Hildreth establece una clasificación de los catálogos OPACS con base en su
desarrollo. Es así como define OPACS de 1ª, 2ª y 3ª generación.

Catálogos OPACS de 1ª generación: Se originan en la década de los años 70 como una

versión automatizada de los catálogos manuales de las bibliotecas, en el sentido de contar
con la información atinente al contenido, acceso y organización de los registros. No
obstante aún se presentaba dificultad en el proceso de recuperación de la información.

Catálogos OPACS de 2ª generación: Surgen como respuesta a la solución de las

dificultades en cuanto a los procesos de recuperación de la información. Se manifiesta un
mejor desarrollo y se caracterizan por integrar en una sola herramienta los diferentes
tipos de catálogos de autor, título, materia y palabra clave, por la aplicación de las normas
ISBD y el formato MARC, así como con herramientas de recuperación más desarrolladas.
Posibilidades de consulta más amigables y uso de operadores booleanos más potentes.

Catálogos OPACS de 3ª generación: Surgen para reducir deficiencias de los opacs de

primera y segunda generación. En la década de los años 90, se incorporan a la interfaz
gráfica de Windows para optimizar aún más la amigabilidad para los usuarios.

8
GARCÍA LÓPEZ, Genaro Luis. Los sistemas automatizados de acceso a la información bibliográfica:
evaluación y tendencias en la era de Internet. Salamanca : Universidad, 2007. – p. 30-31

8
Al aparecer en Internet en las bibliotecas, estimula el incremento de su utilización, así
como el desarrollo de sus aplicaciones y servicios. Se caracterizan fundamentalmente por:
Estar diseñados para el entorno web, con formularios y estrategias de búsqueda abiertos.

Adopta un concepto de universalidad, con base en la estructura de Internet y

trascendiendo las limitaciones físicas de las bibliotecas. Se fundamenta en las normas
bibliográficas y de comunicación internacionales.

2.2. NORMAS RDA

Es así como a principios de la década de los años 90, se conforma en la IFLA el Grupo de
Estudio sobre “Requisitos Funcionales para Registros Bibliográficos” (FRBR) Functional
Requirements for Bibliographic Records e introducen nuevas propuestas de realizar la
descripción bibliográfica. Es así como se empiezan a gestar las normas de catalogación
RDA.

Las RDA (Resource Description and Access) Descripción y Acceso de Recursos, vienen a
reemplazar las Reglas de Catalogación Angloamericanas RCA2 debido a que en “los
últimos años las reglas RCA han recibido muchas críticas por la complejidad de su
estructura; por estar muy ligadas a los procedimientos y modelos establecidos para los
catálogos de fichas; por las dificultadas que presentan para describir los recursos
electrónicos y digitales; por la ausencia de ejemplos aplicables a los países de América
Latina; por su extensión y por ser poco amigables para quien no es un experto en el
tema.”9

En consecuencia, estas normas RDA se constituyen en “un nuevo código de catalogación

adaptado al entorno digital. La mayoría de las diferencias de las RCA2 se encuentra en los
nuevos conceptos, terminología y la estructura en la descripción de monografías. Se
constituyen en un conjunto de instrucciones para la descripción y el acceso a recursos de
todo tipo de contenido y soporte. Se centra en las tareas del usuario y abandona las áreas
de descripción. Permite la descripción técnica y de contenido como la catalogación de
recursos tradicionales.”10

Estas normas se relacionan directamente con los modelos conceptuales de FRBR, que
proveen al RDA de un marco conceptual que le permite abarcar los diferentes tipos de

9
MEJÍA, Gloria María Botero de. Tendencias en organización y tratamiento de la información. // En: IX
Congreso Nacional de Bibliotecología y Ciencias de la Información y XII Encuentro Nacional de Bibliotecas
Públicas. – Armenia, Quindío : [Ascolbi], 2007.
10
PÉREZ, Marina Estela. RDA – FRBR. De RCA2 A RDA: Descripción y acceso a los recursos. // En: VII
Encuentro de la Red Latinoamericana de Información Teológica -- Asunción, Paragüay : Instituto
Bíblico Asunción, 2008. -- 13 p.

9
contenido y soporte y ser lo suficientemente flexible para acomodar nuevas
características de los recursos. Estos modelos serían:

- FRBR (Requerimientos funcionales de los Registros Bibliográficos)

- FRAD (Requerimientos funcionales para Registros de Autoridad)

2.3. METADADOS

Según Filiberto Felipe Martínez Arellano del CUIB, UNAM, “Los metadatos han sido
definidos de diversas formas, desde las definiciones más simples: datos acerca de datos o
información acerca de información; o conjunto de elementos que pueden ser usados para
describir y representar objetos de información, los cuales también podrían ser aplicables a
la catalogación descriptiva, hasta otras en donde se toman en cuenta la naturaleza y las
características de los recursos de información electrónica. Los metadatos también han
sido definidos como datos asociados con objetos de información, los cuales permiten a sus
usuarios potenciales tener un conocimiento previo de sus existencia y/o sus características
(Dempsey y Heery). Datos que describen los atributos de un recurso de información y
apoyan su localización, identificación, evaluación y selección, entre otras funciones, las
cuales pueden ser llevadas a cabo por un usuario final o por sus agentes.”11

Existen diferentes tipos de Metadatos, por ejemplo se encuentran los Metadatos

Descriptivos, estructurales y administrativos.

Los Descriptivos se definen como aquellos que otorgan la descripción para la localización e
identificación de los recursos de información. Como componentes de este tipo de
metadatos se pueden señalar : título, autor/creador, idioma, palabras claves, atributos
físicos, como mesdios, condición de las dimensiones.

Los Estructurales facilitan la navegación y presentación de recursos electrónicos,

proporcionan información sobre la estructura interna de los recursos, incluyendo página,
sección, capítulo, numeración, índices y tabla de contenidos. Este tipo de metadatos
describen la relación entre los materiales, ejemplo: la fotografía B fue incluida en el
manuscrito A. Unen los archivos y los textos relacionados. Ejemplo: Archivo B es el
formato JPEG de la imagen de archivo del Archivo C. Como componentes presentan
etiquetas para la estructura de los documentos, ejemplo, la página del título, la tabla de
contenidos, capítulos, partes, índice, relación con un sub-objeto. (Fotografía de una
revista).

11
MARTÍNEZ ARELLANO, Filiberto Felipe. Organización de la información: del catálogo a la web
semántica. // En: Memoria del XXVI Coloquio de Investigación Bibliotecológica y sobre la Información /
Filiberto Felipe Martínez Arellano, Juan José Calva González. – México : UNAM, CUIB, 2009. – p. 6

10
Los Administrativos, se constituyen en datos técnicos tales como tipo y modelo de
escáner, resolución, profundidad de bit, espacio de color, formato de archivo,
comprensión, fuente de luz, propietario, fecha de registro de derecho de autor,
limitaciones en cuanto al copiado y distribución, información sobre licencia, actividades de
preservación, etc.

3. HERRAMIENTAS ALTERNAS DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

3.1. INTERNET COMO HERRAMIENTA DE ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Con el advenimiento del Internet se generan nuevas formas de llevar a cabo diversas
dinámicas de la vida diaria, es el caso de las bibliotecas, escenarios en los cuales las
aplicaciones de Internet, se manifiestan en los procesos técnicos, los servicios que se
ofrecen, los sistemas de comunicación, entre otros. Para el caso específico de la
organización de la Información, en los procesos de catalogación y clasificación. Por tanto,
en Internet se logran encontrar fuentes de información acerca de diversos formatos
bibliográficos, sistemas de clasificación, tesauros, ontologías, listas de encabezamientos,
entre otras.

Por ejemplo, es ya común la consulta en línea de catálogos OPACS y que en muchos casos
forman parte de catálogos colectivos que contribuyen a la optimización del trabajo en
muchas unidades de información.

Otro aspecto que se ve muy beneficiado con la utilización del Internet en los procesos de
organización de la información, es la consulta y en algunas ocasiones descarga de registros
bibliográficos de catálogos de bibliotecas o centros de documentación similares, con lo
cual se contribuye además de la normalización, a la optimización del tiempo. Un ejemplo
de esta situación se puede observar en el protocolo Z39-50, que consiste en un protocolo
para la estandarización en la recuperación de la información a nivel electrónico. REBECA,
es una red de la cual se pueden extraer registros de manera gratuita, para ser integrados
en catálogos automatizados de las bibliotecas que trabajen con el formato Ibermarc.

De forma similar, se pueden encontrar en Internet herramientas de software libre que

puede ayudar dentro de los procesos de organización de la información en determinada
biblioteca o centro de documentación y que se adapten a las condiciones y características
de los mismos.

A continuación se dará una idea sobre algunas propuestas de software libre que se
ofrecen a través de Internet, según apreciaciones de Dante Ortiz Ancona de la Dirección
General de Bibliotecas de la Universidad Nacional Autónoma de México.

11
3.2. HERRAMIENTAS DE SOFTWARE LIBRE:

“ Las herramientas de sofware libre para indexación, búsqueda y recuperación más

comunes son Lucene, Zebra y Managing Gigabytes. Todas estas herramientas tienen
como núcleo la representación de índices investidos. Managing Gigabytes incorpora un
núcleo de nivel más bajo que maneja algoritmos bastante sofisticados para comprimir la
información y manejar de manera más eficiente imágenes, audio y video.

LUCENE : Es una interfaz para programas de aplicaciones que contiene un motor para
indexar, buscar y recuperar información tanto de registros como texto completo. Es sin
duda, dentro de su clase, el software con mayor respaldo en soporte, documentación y
desarrollo de proyectos. Aun cuando utiliza principalmente el idioma inglés, provee una
interfaz de programación que le permite incorporar, con gran facilidad, otros idiomas. Fue
desarrollado en el lenguaje de programación Java, esto le ha permitido una gran
portabilidad para funcionar en cualquier sistema operativo y arquitectura de cómputo, así
como una gran interoperabilidad con otros sistemas computacionales. No utiliza un
sistema de metadatos descriptivo, sin embargo, resulta bastante simple adaptarse a
cualquier sistema de metadatos.

A su vez esta interfaz utiliza por defecto un analizador lexicográfico, para texto en idioma
inglés, eliminando del vocabulario palabras sin importancia en búsqueda de información
(stopwords) tales como artículos, preposiciones, verbos comunes (is, have, get, etc.)
palabras acerca de la estructura del texto, etc. El analizador sintáctico permite que un
usuario o programador especifique un archivo que contenga esta lista de palabras dando
la posibilidad de aumentar o disminuir el diccionario de palabras sin importancia.

Aun cuando el motor de Lucene fue desarrollado para indexar, buscar y recuperar
información en texto plano. Se han desarrollado otras herramientas de software libre
tales como Zilverline, LIUS y Regain que tienen como núcleo a Lucene y que amplían su
funcionalidad al incorporar filtros que permiten transformar documentos de diferentes
formatos (word, powerpoint, excel, postscript, PDF, HTML, XML, etc.) a texto plano. Estas
herramientas proveen una interfaz de usuario vía web para administrar el índice,
incorporar documentos de texto, realizar búsquedas avanzadas (incorporando operadores
lógicos, de agrupamiento, de selección de campos, comodines, de proximidad y de rangos)
y recuperar información ya sea textual o descriptiva.

ZEBRA es una interfaz para programas de aplicaciones que contiene un motor para
indexar, buscar y recuperar información. Es una herramienta de propósito general y de
rendimiento alto, indexa texto estructurado, lee registros en una variedad de formatos de
entrada (correo electrónico, XML, MARC) proporcionando acceso a ellos a través de una
poderosa combinación de expresiones de búsquedas lógicas y de relevancia. Soporta
bases de datos grandes (decenas de millones de registros, decenas de gigabytes de datos)

12
permitiendo actualizaciones seguras en tiempo real. Soporta el protocolo estandarizado
Z39.30 para recuperación e intercambio de información.
Cuenta con un amplio respaldo en soporte, documentación y desarrollo. Fue desarrollado
en el lenguaje de programación C estándar, esto le ha permitido una gran portabilidad
para funcionar en cualquier sistema operativo y arquitectura de cómputo, así como
interoperabilidad con otros sistemas computacionales. Provee una interfaz en modo de
comandos para administrar el índice y para búsqueda y recuperación de información,
permitiendo realizar búsquedas avanzadas (incorporando operadores lógicos, de
agrupamiento, de selección de campos, comodines y proximidad).

MANAGING GIGABYTES es una interfaz para programas de aplicaciones que contiene un

motor para indexar, buscar y recuperar información de texto completo, archivos binarios,
imágenes pictóricas o textuales. Tiene muy poco respaldo en soporte y la única
documentación es el libro. A diferencia de otras herramientas, provee algoritmos
bastante sofisticados para comprimir texto e imágenes. Fue desarrollado en el lenguaje
de programación C y puede interactuar con otros sistemas computacionales. No utiliza un
sistema de metadatos descriptivo. Provee un diccionario, en idioma inglés, de palabras
sin importancia en búsqueda de información (stopwords) y manejo de raíces de palabras
(stemming) para aumentar relevancia en recuperación de documentos y reducir la
dimensión del índice. Tiene implantados métodos estadísticos para clasificación y
organización de información. Permite realizar búsquedas avanzadas (incorporando
operadores lógicos, de agrupamiento, de selección de campos, comodines y proximidad) y
recuperación de información de forma interactiva y distribuida.

DSPACE es el software más difundido y de mayor uso en la construcción de repositorios

digitales. Tiene un fuerte respaldo en soporte, documentación y está en constante
desarrollo. Está programado en Java, esto le ha permitido una gran portabilidad para
funcionar en cualquier sistema operativo y arquitectura de cómputo. Lucene forma parte
de su núcleo y utiliza sistemas de administración de bases de datos como Postgres y
Oracle para el almacenamiento de metadatos y documentos digitales. Aunque maneja
Dublín Core por defecto, puede configurarse para aceptar otro sistema de metadatos
como MARC21. Para el intercambio de información usa el estándar OAI-PMH. Provee una
interfaz de usuario, que funciona en WEB, que permite administrar colecciones, definir
niveles de acceso a la información y crear usuarios con diferentes permisos para la
administración, búsqueda y acceso a los recursos digitales. Se basa en el modelo de
referencia OAIS (OPEN ARCHIVE INFORMATION SISTEM) para la preservación y
conservación digital, incorporando algunas estrategias tales como la autenticidad y
replicación.

FEDORA Es un software con una gran simplicidad, para instalar y usar, comparado con
otras herramientas de software similares. Tiene un fuerte respaldo en soporte,
documentación y está en constante desarrollo. Está programado en Java, esto le ha

13
permitido una gran portabilidad para funcionar en cualquier sistema operativo y
arquitectura de cómputo.
Lucene forma parte de su núcleo y utiliza sistemas de administración de bases de datos
como McKoi, MySQL, Postgres y Oracle para el almacenamiento de metadatos y
documentos digitales. Su sistema de metadatos es FOXML, Dublín Core y aparentemente,
puede configurarse para aceptar otro sistema de metadatos. Para el intercambio de
información usa el estándar OAI-PMH y Z39.50. Provee una interfaz de usuario que
permite administrar colecciones. Se han desarrollado otras herramientas para ampliar su
funcionalidad y definir niveles de acceso a la información y crear usuarios con diferentes
permisos para la administración, búsqueda y acceso a los recursos digitales. Ofrece un
conjunto de servicios web para proveer, a otros estrategias de preservación digital como
autenticidad, replicación y manejo de versiones.

GREENSTONE Es un software que ofrece una gran funcionalidad, tiene un fuerte respaldo
en soporte, documentación y está en constante desarrollo. Está programado en varios
lenguajes pero principalmente en C estándar y Perl, esto le ha permitido una gran
portabilidad para funcionar en cualquier sistema operativo y arquitectura de cómputo.
Managing Gigabytes y Zebra forman parte de su núcleo. Cuenta con un sistema de
administración de bases de datos propios (GDBM) para el almacenamiento de metadatos
y documentos digitales. Provee Dublín Core por defecto, pero tiene conectores con una
gran variedad de metadatos como MARC, XML, METS, CDS/ISIS, etc. Para el intercambio
de información usa el estándar OAI-PMH y Z39.50. Provee una interfaz de usuario, que
funciona en WEB, que permite administrar colecciones, definir niveles de acceso a la
información y crear usuarios con diferentes permisos para la administración, búsqueda y
acceso a los recursos digitales. Provee algunas estrategias par la preservación y
conservación digital tales como reformateo, rejuvenecimiento y replicación, incorporando
algunas herramientas de software para este fin.”12

12
ORTIZ ANCONA, Dante. Software libre en la representación, búsqueda, recuperación e intercambio de
información. // En: Memorias del I Simposio Internacional sobre Organización del Conocimiento:
bibliotecología y terminología / Catalina Naumis Peña. – México: UNAM, CUIB, 2009. – p. 422-430

14
 4. CONCLUSIONES

Luego de hacer un recorrido por las diferentes propuestas de organización de la

información que se han manifestado desde finales del Siglo XIX, con las propuestas del
catálogo bibliográfico universal de Paul Otlet y Henry Lafontaine, seguidos luego en el
siglo XX por desarrollos en el campo de la organización del conocimiento manifestados
desde la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos, con la generación de herramientas
de descripción y análisis documental, tales como las normas ISBD y las Listas de
Encabezamientos de Materia de dicha Biblioteca, para iniciar el siglo XXI, con la
proliferación y desarrollo de propuestas que contribuyen a llevar a cabo dichos procesos
de organización con mayor rapidez y eficiencia, gracias a las bondades y ventajas del
desarrollo de las TICS, se hace un interesante balance de la evolución de estos procesos de
organización documental.

Al mirar el panorama de las herramientas que se utilizan dentro de los procesos de

organización de la información, con miras a ser puestas al servicio de la consulta de los
usuarios, se puede apreciar los importantes esfuerzos que se han llevado a cabo por
organismos como la IFLA para estructurar propuestas normalizadas que contribuyan con
la optimización de este proceso de organización en diferentes bibliotecas del mundo. Lo
anterior se puede evidenciar con el proceso de desarrollo de las normas angloamericanas
de catalogación RCA que han evolucionado hasta el siglo XXI, en las normas RDA y que en
la actualidad se están introduciendo en las dinámicas de procesamiento técnico de
materiales documentales de diferentes bibliotecas de América y Europa.

De igual forma, es importante resaltar como algunos tipos de lenguajes documentales

tales como listas de encabezamientos de materia y tesauros, han evolucionado a formatos
electrónicos que se pueden utilizar a través de internet y que a su vez pueden propiciar la
utilización cooperada de dichas herramientas en línea.

No obstante existir propuestas de herramientas para la organización de la información en

las bibliotecas o centros de documentación, surgen como desarrollo de las TICS novedosas
propuestas de organizar el conocimiento que de manera alternativa se presentan en
Internet y que en muchas ocasiones, pueden ser de uso para bibliotecas que no cuenten
con una infraestructura que les permita hacer uso de las herramientas tradicionales para
la organización e su información.

Se ofrece en consecuencia una mirada y valoración a las diversas propuestas de

herramientas que se pueden utilizar en diferentes tipos de bibliotecas, acordes con los
recursos, posibilidades y creatividad que tengan los profesionales de la información, para
organizar las colecciones y acervos documentales que se almacenen en dichas unidades
de información.

15
5. BIBLIOGRAFIÍA

1. ARANO, Silvia.
La ontología: una zona de interacción entre la Lingüística y la Documentación
[en línea]. // En: Hipertext.net. – Barcelona. – Número 2 (2003). –
http://www.hipertext.net

2. BIRUM, John D.
Nacimiento y renacimiento de las ISBDS: proceso y procesimientos para crear y para
revisar las descripciones bibliográficas internacionales normalizadas // En: 16th IFLA
Council and general conference. – Jerusalén : IFLA, 2000.

3. GARCÍA LÓPEZ, Genaro Luis.

Los sistemas automatizados de acceso a la información bibliográfica : evaluación y
tendencias en la era de Internet. – Salamanca : Universidad, 2007. – p. 30-31

4. GARCÍA LÓPEZ, Genaro Luis

Los sistemas automatizados de acceso a la información bibliográfica : evaluación y
Tendencias en la era de Internet. – Salamanca : Ediciones Universidad de Salamanca,
2007. – 308 p.

5. GARRIDO ARILLA, María Rosa.

Teoría e historia de la catalogación de documentos. – Madrid : Síntesis, 1996. – p. 29

6. GIL URDICIAIN, Blanca

Manuel de Lenguajes Documentales. – Madrid : Noesis, 1996. – p. 18

7. MARCONDES, Carlos H.
Bibliotecas digitais: saberes e Práticas / Carlos H. Marcondes … [et al].
Salvador/Brasilia : UFBA/IBICT, 2006. – 336 p.

8. MARTÍNEZ ARRELLANO, Filiberto Felipe

Organización de la información: del catálogo a la web semántica // En: Memoria del
XXVI Coloquio de Investigación Bibliotecológica y sobre la Información / Filiberto Felipe
Martínez Arellano, Juan José Calva Conzález. – México : UNAM, CUIB, 2009. – p. 6

16
9. MEJÍA DE BOTERO, Gloria María
Tendencias en organización y tratamiento de la información // En: IX Congreso
Nacional de Bibliotecología y Ciencias de la Información y XII Encuentro Nacional de
Bibliotecas Públicas. – Armenia, Quindío ; [ASCOLBI], 2007.

10. NAUMIS PEÑA, Catalina

Memoria del I Simposio Internacional sobre organización del conocimiento:
Bibliotecología y terminología / Catalina Naumis Peña. – México : CUIB, UNAM, 2009.

11. ORTIZ ANCONA, Dante. Software libre en la representación, búsqueda, recuperación e

Intercambio de información. // En: Memorias del I Simposio Internacional sobre
Organización del conocimiento : bibliotecología y terminología / Catalina Naumis Peña.
México : UNAM, CUIB, 2009. – p. 422-430

12. PÉREZ, Marina Estela

RDA – FRBR De RCA2 a RDA: descripción y acceso a los recursos // En: VII Encuentro
De la Red Latinoamericana de información Teológica. – Asunción, Paragüay : Instituto
Bíblico Asunción, 2008. – 13 p.

17