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GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN

· JEFE ADMINISTRACION HOTEL


FUNCIONES
Realizar de manera cualificada y responsable la dirección control y seguimiento de las
actividades contables, administrativas y de RRHH:
Organizar, dirigir y coordinar el trabajo del personal a su cargo.
Planificar y Organizar los departamentos de contabilidad y gestión administrativa de las
empresas.
Dirigir y supervisar los sistemas y procesos de trabajo de Administración.
Colaborar con la instrucción del personal a su cargo.
Misión: Proveer a la empresa de recursos financieros, materiales e informáticos que garanticen
la custodia de su patrimonio y el cumplimiento de sus objetivos.
Funciones :
Definir, administrar y mantener el sistema de información de la compañía

Confeccionar, analizar y presentar e interpretar los estados contables ante la presidencia

Realización, coordinación y administración del presupuesto general de la compañía y del


análisis de los desvíos resultantes del control presupuestario

Gestión financiera integral de la compañía lo que implica la obtención de fondos de operaciones


necesarios y la inversión de los excedentes en las mejores condiciones.

La planificación y ejecución de vinculaciones con entidades financieras y bancarias bajo


aprobación de la Presidencia

Cumplimiento de políticas administrativas financieras fijadas por la compañía en relación a la


agencia de turismo

Elaboración y seguimiento diario del flujo de caja proyectado

La propuesta y aplicación de políticas administrativo financieras fijadas por la compañia en su


conjunto, a la Presidencia

La gestión integral de créditos y cobranzas, lo cual implica velar en forma metódica y


permanente por la realización de: análisis de las cuentas corrientes, canjes por
contraprestaciones, control de los créditos otorgados, reclamos, etc.

Confección y propuesta a la Presidencia del planteamiento fiscal coordinado con los consultores
impositivos su seguimiento y control

La participación en el proceso de definición de políticas globales para la compañía generadas


por Presidencia

La representación operativa de la empresa en sus relaciones con la auditoria externa y asesores


impositivos
En análisis e instrumentación de los convenios por prestación de servicios tercearizados
relacionados con la compañía

La gestión y adquisición de las polizas de seguros que garanticen la cobertura adecuada de los
recursos humanos y materiales de la empresa, como asi también la responsabilidad ante terceros

La dirección, coordinación y el control respecto a la elaboración de información en tiempo y


forma para la toma de decisiones por parte del directorio, la presidencia y las otras áreas.

La custodia y actualización de los libros legales rubricados (actas de asambleas, etc.)

Proponer a la presidencia las políticas de personal del hotel

La alplicacion de las políticas de personal y la supervisión de la correcta aplicación de la


estructura salarial

El control sobre la aplicaciones de las políticas de retribución, incentivos y horas extras del
personal

Verificar la correcta liquidación de haberes, el control horario, la actualización y mantenimiento


de legajos del personal y libros obligatorios por ley, determinación de cargas previsionales,
sociales y sindicales.

Aplicación de las políticas de pagos en función a los lineamientos financieros aprobados por la
presidencia

Control y autorización de pagos dentro de los niveles definidos

Realizacion e instrumentación de las liquidaciones de remesas al exterior en concepto de


regalías aprobadas por la Presidencia

La autorización y firma de órdenes de compra en el marco de los niveles de autorización


definidos

La gestión administrativa de los inventarios y de la toma de inventarios físicos periódicos

Establecimiento de controles y circuitos necesarios para cumplimentar nuevas necesidades de


operación

Mantenimiento de los manuales de operación y procedimientos

Mantenimiento del plan de cuentas actualizado

El control de las liquidaciones fiscales y sociales y su adecuado depósito en tiempo y forma

Cumplimiento de los requisitos de información de los organismos oficiales d econtrol

La definición de los criterios contables y de imputacion de aplicación para toda la compañía

El análisis y decisión sobre necesidades de recursos informaticos y equipamientos


administrativos
La definición de políticas relativas al archivo y destrucción de la documentación

La transmisión de las políticas generales de la compañía, las directivas administrativo


financieras y los objetivos generales para cada area bajo su dependencia

)a propuesta y aplicación de políticas administrativo !inancieras !ijadas por la compa ía en su


conjunto, a la +residencia

)a gestión integral de cr*ditos y cobranzas, lo cual implica velar en !orma metódica y


permanente por la realización de4 análisis de las cuentas corrientes, canjes por
contraprestaciones, control de los cr*ditos otorgados, reclamos, etc.

&on!ección y propuesta a la +residencia del planteamiento !iscal coordinado con los consultores
impositivos su seguimiento y control

)a participación en el proceso de de!inición de políticas globales para la compa ía generadas


por +residencia

)a representación operativa de la empresa en sus relaciones con la auditoria e'terna y asesores


impositivos

n análisis e instrumentación de los convenios por prestación de servicios tercearizados


relacionados con la compa ía

)a gestión y ad$uisición de las pólizas de seguros $ue garanticen la cobertura adecuada de los
recursos humanos y materiales de la empresa, como así tambi*n la responsabilidad ante terceros

)a dirección, coordinación y el control respecto a la elaboración de in!ormación en tiempo y


!orma para la toma de decisiones por parte del directorio, la presidencia y las otras áreas.

)a custodia y actualización de los libros legales rubricados -actas de asambleas, etc.2


+roponer a la presidencia las políticas de personal del hotel

)a aplicación de las políticas de personal y la supervisión de la correcta aplicación de la


estructura salarial

l control sobre la aplicaciones de las políticas de retribución, incentivos y horas e'tras del
personal

6eri!icar la correcta li$uidación de haberes, el control horario, la actualización y mantenimiento


de legajos del personal y libros obligatorios por ley, determinación de cargas previsionales,
sociales y sindicales.

Aplicación de las políticas de pagos en !unción a los lineamientos !inancieros aprobados por la
presidencia

&ontrol y autorización de pagos dentro de los niveles de!inidos

%ealización e instrumentación de las li$uidaciones de remesas al e'terior en concepto de


regalías aprobadas por la +residencia

)a autorización y !irma de órdenes de compra en el marco de los niveles de autorización


de!inidos

)a gestión administrativa de los inventarios y de la toma de inventarios !ísicosperiódicos

stablecimiento de controles y circuitos necesarios para cumplimentar nuevas necesidades de


operación


Mantenimiento de los manuales de operación y procedimientos

Mantenimiento del plan de cuentas actualizado

l control de las li$uidaciones !iscales y sociales y su adecuado depósito en tiempo y !orma

&umplimiento de los re$uisitos de in!ormación de los organismos o!iciales de control

)a de!inición de los criterios contables y de imputación de aplicación para toda la compa ía

Gerencia de Recursos Humanos

A menudo se dice $ue la gente es el activo más importante de un hotel. ncontrar empleados
valiosos es más di!ícil $ue hallar un mobiliario o e$uipo de calidad, pero la conducta de los
directivos tiene una pro!unda in!luencia sobre el clima de hospitalidad $ue el hotel pretende
crear.

GERENCIA DE MARKETING

l personal de este departamento tiene, por lo general, tres !unciones básicas4 mercadotecnia -
estudio de mercados, etc.2, ventas y publicidad. "u desarrollo

depende del tama o, del tipo de hotel y de la cantidad y calidad de sus servicios -di Muro,
/0002. ste departamento coordina las siguientes actividades4

+olíticas de comercialización.

%eservaciones de grupos.

&onvenios y contratos especiales.


Fechas cerradas.

+ronósticos de ocupación.

Modi!icaciones en grupos alojados

Descripción

Persona responsable de liderar y coordinar el departamento de marketing de un establecimiento


turístico. En dependencia de la dirección general, velará por la orientación al mercado de la
organización. Con el fin de alcanzar los objetivos fijados anualmente para mejorar la imagen
corporativa a través de la gestión óptima de los clientes y el posicionamiento de la marca, su
responsabilidad se basa en sacar el máximo partido a los recursos destinados a la publicidad,
promociones, joint ventures (alianzas estratégicas entre dos o más organizaciones que implican
un acuerdo comercial de inversión conjunta a largo plazo), merchandising (actuaciones que se
llevan a cabo en establecimientos dirigidas a reafirmar o cambiar la conducta de compra, a favor
de los artículos o servicios más rentables para el establecimiento) y otras acciones comerciales
en desarrollo.
Tareas

Definición y planificación de las estrategias de marketing, junto con la dirección general:


- Desarrollo, planificación, implementación y supervisión del lanzamiento de nuevos productos
y/o servicios turísticos y proyectos estratégicos en la empresa.
- Definición de las líneas estratégicas que marcaran las políticas de producto, precios,
distribución y comunicación.
Elaboración de las previsiones de venta para el establecimiento de los objetivos comerciales.
Definición, ejecución, control y puesta en marcha del plan de marketing.
- Estudio y análisis del posicionamiento de la organización en el mercado turístico por el
conocimiento de productos, servicios y competencias.
- Análisis de la demanda potencial, identificación de las características y necesidades a cubrir
para detectar los segmentos estratégicos para la organización.
Detección de nuevas oportunidades de negocio.
Desarrollar, implementar y controlar todas las campañas de la organización dirigidas a potenciar
la venta en las diferentes unidades de negocio (servicios que ésta ofrece).
Coordinación, colaboración y aprobación de las estrategias de marketing mixto.
- Definición de producto/servicio
- Política de precios
- Planificación y despliegue de la distribución
- Plan de comunicación
Elaborar, controlar y gestionar el presupuesto del departamento, garantizando la optimización
de los recursos, tanto económicos como humanos.
Gestionar, coordinar y contratar el personal del departamento.
Hacer el seguimiento de las herramientas online:
- Identificación de las herramientas (sitio web propio, canales de distribución, sitios web de
opinión de usuarios,..) y valorar su adecuación.
- Puesta en marcha, mantenimiento y actualización de las herramientas.
- Detección de nuevas tecnologías aplicables al negocio.
Analizar y medir la rentabilidad y la eficacia de las acciones de marketing

INTERRELACIÓN DE LAS ÁREAS

DEPARTAMENTO DE RECEPCIÓN

)a importancia del departamento de %ecepción en el desarrollo operativo de unhotel es enorme,


no sólo debido a la gran cantidad de personas $ue acuden a *l,sino tambi*n por$ue es el centro
de operaciones de todo el hotel.Funciones4

&ontrol del estado de las habitaciones -ocupadas, vacías, sucias, etc.2, yasea de !orma manual o
computarizada.

%egistro de hu*spedes -chec8 in y chec8 out2

%eservaciones

Facturación

Asignación de habitaciones

:n!ormar a los hu*spedes sobre costos y servicios -

GERENCIA DE MANTENIMIENTO
Garantiza el correcto !uncionamiento de las instalaciones y ma$uinarias del hotel atrav*s de su
permanente monitoreo re!acción y>reemplazo.Funciones4


&ontrolar el correcto !uncionamiento de las ma$uinarias del hotel y coordinarlas reparaciones
con los proveedores de servicios e'ternos.

&oordinar las reparaciones y operaciones de mantenimiento de la estructuraedilicia del hotel

Administrar el pa ol, responsabilizándose del stoc8, las compras, suconservación y limpieza.

&on!eccionar el +lan Anual de mantenimiento, elevándolo a la #erencia#eneral para
su aprobación

Analizar y justi!icar los desvíos con el plan anual de mantenimiento trazado ein!ormarlos a la
#erencia #eneral

&oordinar los cursos de capacitación de seguridad para todo el personal delhotel, junto con la
Dirección de %ecursos umanos seg(n la política de!inida-"imulacro de vacuación2

stablecer las prioridades sobre las reparaciones solicitadas por los diversossectores

Mantener y controlar los elementos de seguridad de la estructura edilicia y delos mecanismos de
prevención -p.ej. mata!uegos2

&oordinar con Ama de )laves las tareas a e!ectuarse en las habitaciones

&oordinar con %ecepción la disponibilidad de habitaciones para e!ectuar lastareas de
mantenimiento.

Asesorar al Departamento de &ompras, en la ad$uisición de productos einsumos relacionados
con su área

:n!ormar a 3an$uetes y a %eservas las tareas a e!ectuarse en habitaciones,salones o espacios
comunes

Mantener las condiciones de temperatura del aire y del agua programadaspara cada sector del
hotel

"olicitar la provisión de materiales al "ector &ompras con la autorizaciónpertinente

valuar la per!ormance de los servicios prestados por proveedores e'ternos

Administrar el !ondo !ijo para compras e'traordinarias cuyo valor serádeterminado por el área
administrativa del hotel

!ectuar compras de urgencia con montos establecidos por el hotel.

standarizar los tiempos insumidos en cada una de las tareas desarrolladasen su sector

+lani!icar y e!ectuar las tareas de mantenimiento en pisos, techos y paredescomo ser4
pintura, empapelado, tratamiento de maderas, yesería, etc.aprobadas por la Dirección


%esolver las urgencias de electricidad, plomería, cale!acción, aireacondicionado y tareas
diversas

6elar por la aplicación de la política de atención al cliente $ue compete a susector

&umplir con los circuitos administrativos previstos para el sector

Diagramar los turnos, actividades y tiempos del personal a cargo

!ectuar las guardias ejecutivas nocturnas y>o de !ines de semanacorrespondientes

!ectuar las tareas de administración de personal de su área seg(n la políticade!inida

%ealizar los in!ormes re$ueridos por las distintas direcciones y gerencias delnivel superior

"uministrar los datos necesarios sobre su área al #erente #eneral del otelpara la con!ección del
presupuesto de la &ompa ía

valuar y justi!icar los desvíos resultantes del control presupuestario

valuar las necesidades de compras y mantenimiento de ma$uinarias einsumos a la luz de los
avances tecnológicos

Analizar las tareas registradas en los libros correspondientes, evaluando suduración, volumen
de trabajo, distribución de actividades, etc. y estudiar losdesvíos del +lan Anual.

Analizar los presupuestos de compras y mantenimiento de ma$uinarias y dead$uisición de
insumos

!ectuar periódicamente in!ormes de tareas realizadas y su programación a!uturo dirigidos a
la #erencia #eneral del otel

Biblografia
http://www.losrecursoshumanos.com/mision-y-funciones-del-gerente-administrativo-de-un-
hotel-5-estrellas/
https://es.scribd.com/doc/316583507/Funciones-personal-administrativo-hotel-5-Estrellas
https://www.monografias.com/docs/Departamento-de-recursos-humanos-de-un-hotel-
P3CB5K4CMZ
https://treball.barcelonactiva.cat/porta22/es/fitxes/D/fitxa6013/directora-de-marketing-
hotelero.do
http://www.ula.ve/personal/cargos_unicos/jefe_manteni_y_reparaciones.htm
fijar https://rincondeluniversitario.blogspot.com/2010/02/relacion-de-los-diferentes.html