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Curso: Desarrollo de Nuevas Estrategias Comerciales

Semana 1: La vinculación del Cliente Vs. La información requerida

Material de Apoyo

Documento de Apoyo compilado por Isaías Velasco Instructor CSF SENA


Regional Distrito Capital

INFORMACIÓN FINANCIERA
Las entidades financieras tienen como costumbre requerir para el trámite de las
solicitudes de productos y servicios requeridas por sus clientes la siguiente
información financiera:

Balance General
Estado de Resultados
Presupuestos de Efectivo.
Estado de Fuentes y aplicación de Fondos.

El objetivo de de este documento es revisar el contenido de los estados


financieros los cuales deben ser conocidos para poder comprender y manejar
adecuadamente las herramientas financieras y facilitar la toma de decisiones.1

En general podemos decir que un estado financiero es una relación de cifras


monetarias vinculadas con uno o varios aspectos específicos del negocio y
presentadas con un ordenamiento determinado. Su objetivo fundamental es
presentar información que permita, a quienes la utilizan tomar decisiones, que
de alguna manera afectarán a la empresa y cuya incidencia varia en función de
los intereses de esos usuarios. Así por ejemplo, un inversionista la utilizará
para decidir si compromete o no recursos en una empresa; un proveedor de
mercancía la utilizará para decidir si concede, o no, créditos a sus clientes, un
banco para decidir si concede, o no, préstamos, la administración los utilizará
para determinar el rumbo que dará al negocio etc. Esta variedad de intereses
hace que los estados financieros deban ser confiables, equitativos, veraces y
comprensibles.

Balance General:

Se define como el estado financiero que muestra lo que la empresa posee, o


sea los Activos, y la forma como ellos están siendo financiados, es decir, los
Pasivos y el Patrimonio. Los pasivos representan los derechos de los
acreedores y el patrimonio representa los derechos de los socios. La suma de
los activos siempre deberá ser igual a la suma de los pasivos y el patrimonio.
La fecha de presentación siempre será la del último día del período que la
empresa tiene establecido para medir sus resultados.

Como un informe que es, el Balance General tiene un orden determinado para
su presentación, a continuación registramos como se presentan y clasifican las
diferentes cuentas:

1
Administración financiera- fundamentos y aplicaciones- Oscar León García Parra Editorial Prensa
Moderna Impresores S. A. Cali
Activo Pasivo
Activos Corrientes Pasivo Corriente
Propiedades Planta y Equipo Pasivo Mediano Plazo
Otros Activos Pasivo Largo Plazo
Otros Pasivos

Patrimonio
Aportes Sociales
Utilidades obtenidas
Reservas
Superávit.

Activos Corrientes

Se definen como aquellos que la empresa espera convertir en efectivo en un


período menor de un año. También se les denomina “Activos Circulantes” o
“Activos a Corto Plazo”. Las partidas más importantes de este grupo son el
efectivo, las inversiones temporales, las cuentas por cobrar, también
denominadas “cartera o clientes “y los inventarios.

Propiedades Planta y Equipo.

Para que un activo sea considerado en este grupo deberá poseer las
siguientes tres características:

Que tenga relativa larga duración


Que se utilice en las operaciones de la empresa
Que no se tenga para la venta.

Estos activos igualmente se clasifican en depreciables y no depreciables.


Forman parte de este rubro las siguientes cuentas; Terrenos, Construcciones
en Curso, Construcciones y Edificaciones, Flota y Equipo de Transporte,
Maquinaria y Equipo, Muebles y Enseres y Equipo de Cómputo.

Otros Activos.

En este grupo se clasifican todos los demás activos, cualquiera que sea su
naturaleza (Corrientes o a Largo Plazo), siempre y cuando estos no se utilicen
en la operación del negocio.

Por ejemplo, si una empresa con el efectivo que le va quedando disponible


decide comprar un lote con la expectativa de que algún día construirá su sede
de operaciones o lo venderá si se presenta una buena oportunidad, este no
podrá ser registrado en el grupo de propiedades planta y equipo debido a que
no se utiliza en la actividad propia del negocio (no cumpliendo por lo tanto con
una de las tres característica que distinguen este tipo de activos), teniendo que
aparecer en el renglón de otros activos.
Pasivos.

Los pasivos de la empresa se clasifican según su grado de exigibilidad, es


decir, de acuerdo con la proximidad de su obligación de pago. Aquellos cuya
exigibilidad es menor de un año se denominan “Pasivos Corrientes” o Pasivos
a corto Plazo” y los de exigibilidad mayor de un año, Pasivos a Largo Plazo”.

De los pasivos se dice que es la única partida cierta del balance en la medida
que se muestran por su valor actual de liquidación, ya que si la empresa
decidiera cancelarlos todos en un momento determinado, pagaría exactamente
lo que aparece en el balance. Piense el lector que ocurriría si se decidiera
vender todos los activos. ¿Se recibiría exactamente lo que aparece en el
balance? Puede ser más o puede ser menos dependiendo del tipo de negocio.

Pasivos corrientes.

En este grupo se clasifican las obligaciones a cargo de la empresa que deben


cancelarse en menos de un año, entre otras cuentas tenemos las siguientes:
Proveedores, obligaciones Bancarias, cuentas por pagar, impuestos por pagar,
prestaciones sociales.

Pasivo a Largo Plazo

Se clasifican en este grupo las obligaciones que tienen más de un año de plazo
para su cancelación, entre otras podemos citar las siguientes: Obligaciones
hipotecarias, Prestaciones Sociales, Bonos por Pagar, Pensiones de
Jubilación.

Patrimonio

Capital.

Está constituido por lo que los socios o accionistas aportan y su tratamiento


varía dependiendo del tipo jurídico de la empresa.

El capital de las sociedades anónimas y similares está constituido por acciones


de igual valor y en el balance general de este tipo de sociedad podemos
encontrarlo clasificado en tres clases: autorizado, suscrito y pagado

El capital autorizado es el que la ley le permite como máximo a la sociedad de


acuerdo con solicitud previa que los socios han hecho a la entidad estatal
correspondiente.

En capital suscrito es el que los socios se comprometen a pagar en un término


no mayor de un año, para lo cual contraen una obligación legal con la empresa.

El capital pagado corresponde al valor de las acciones cubiertas en su totalidad


por los socios.
Utilidades Retenidas.

Como su nombre lo indica, son aquellas utilidades que la empresa ha retenido


a través del tiempo, que no ha repartido entre los socios. Las utilidades
retenidas si no pertenecen a la categoría de reservas, en cualquier momento
por disposición de socios se pueden distribuir entre ellos, mientras exista,
obviamente, la posibilidad financiera de hacerlo. También se les conoce con el
nombre de “utilidades a disposición de los socios”.

Reservas.

Son aquellas apropiaciones que la empresa realiza según mandato legal o las
establecidas en sus propios estatutos.

Es importante que el lector tenga muy claro que las reservas no equivalen a
que la empresa retiene dinero en efectivo y lo guarda en algún lugar con el fin
de llevar a cabo el propósito para lo cual se constituyó dicha reserva.
“Constituir Reservas” equivale simplemente a que la empresa no distribuye una
parte de las utilidades con el fin de que los fondos que ellas representan
permanezcan en ella participando en la operación, generando, por lo tanto,
más utilidades, con las cuales se supone que la empresa lleva a cabo el fin
propuesto por la reserva.

Superávit de Capital

El Superávit de capital representa un aumento de patrimonio como


consecuencia de un aumento en el valor de los activos. Las valorizaciones de
estos y la prima en venta de acciones propias son los casos más comunes-

Las valorizaciones de los activos pueden ser registrados como tales de


acuerdo con las normas fiscales, pero en ningún momento ser mostradas
conformando el valor del activo particular sino como rubro especial del activo
que se coloca al final de estos. Como dichas valorizaciones pertenecen a los
socios deberán mostrarse como contraparte en el patrimonio utilizando la
cuenta denominada “Superávit de Capital”

Igualmente si se emiten acciones para aumentar el capital y se venden por


encima del valor nominal, la diferencia, que se denomina “prima en colocación
de acciones”, no se puede contabilizar como una utilidad sino como un
superávit de capital. Por lo tanto las valorizaciones y la prima en colocación de
acciones no se puede distribuir como dividendos entre los socios , debido a que
en cualquier momento podrá disminuir el valor de mercado de los activos
valorizados o que al readquirir acciones propias tenga que hacerse también por
un precio por encima del nominal, haciendo que estas cuentas disminuyan.
Estado de Resultados.

Es el estado financiero que nos muestra la utilidad o pérdida obtenida por la


empresa en un período determinado. También se le conoce con el nombre de
“Estado de ingresos y Egresos”, “Estado de Rentas y Gastos”, “Estado de
Perdidas y Ganancias”, siendo este último el más utilizado, a pesar de que es
un error gramatical decir pérdidas y ganancias pues en un negocio no se
pueden dar simultáneamente ambas situaciones sino una de las dos, es decir,
o hay “perdidas o ganancias”, pero así nadie acostumbra a denominar este
estado financiero.

Este estado financiero generalmente tiene la siguiente distribución:

Ventas

Costo de la mercancía vendida

Gastos de operación
Gastos en ventas
Gastos de Administración

Otros ingresos
Otros egresos

Utilidad antes de impuestos


Provisión para impuestos

Utilidad neta.

Estado de Origen Fuentes y Aplicación de Fondos2

Se conoce también como, flujo de fondos, estado de fuentes y usos de fondos,


o estado de cambios en la situación financiera. Este estado resulta de la
comparación del balance general en dos fechas determinadas. De esta manera
se deduce, aunque con algunas limitaciones, de donde obtuvo una empresa
recursos financieros y que distribución de dio a esos recursos.

El flujo de fondos de una empresa debe considerarse como un proceso


continuo; para cada utilización de fondos debe haber una fuente que los
provea. En estricto sentido, los activos de una empresa representan usos netos
de fondos, mientras los pasivos y el patrimonio representan las fuentes. Ahora
bien, esto sucede exactamente en una empresa que comienza; pero en una
empresa en marcha se presentan otras posibilidades, por ejemplo, cuando se
hace un uso de fondos cancelando un pasivo o se vende un activo para
generar una fuente de recursos.

Para la elaboración de este estado financiero se requiere:


2
Análisis Financiero Aplicado y principios de Administración Financiera- Héctor Ortiz Anaya, Primera
Edición- Editorial Printed in Colombia.
El Estado de Resultados correspondiente al período que se quiere analizar.
El Balance General cortado el último día del mismo período.
El Balance General cortado el último día del período inmediatamente anterior.

Flujo de Efectivo

El flujo de caja es un estado financiero básico que representa, de una manera


dinámica, el movimiento de entradas y salidas de efectivo de una empresa, en
un período determinado de tiempo, y la situación de efectivo al final del mismo
período

El flujo de caja puede prepararse para períodos de un año, un semestre, un


mes, una semana, etc., Teniendo en cuenta que entre más corto sea el
período, más precisos serán los resultados y más útil su análisis.

El flujo de caja tiene como propósitos primordiales, entre otros los siguientes;

• Evaluar la habilidad de la empresa para generar futuros flujos de


efectivo.
• Permitir la planeación de lo que la empresa puede hacer con los
excesos temporales de efectivo
• Prever las necesidades de efectivo y la manera de cubrirlas adecuada y
oportunamente
• Evaluar las posibilidades de la empresa para cumplir con sus
obligaciones frente a las entidades financieras, proveedores, etc.
• Analizar la variabilidad de realizar futuras repartos de utilidades o pagos
de dividendos.
• Evaluar el efecto de nuevas inversiones fijas y su financiamiento sobre la
situación financiera de la empresa.
2 Información Comercial

2
Las instituciones financieras además de la información financiera requerida a
los clientes para el tramite de solicitudes de productos y servicios financieros, le
dan gran importancia a la información comercial por cuanto su obtención y
análisis le permiten establecer el historial crediticio, el nivel de cumplimiento
dado a las obligaciones financieras obtenidas con el sector financiero o
proveedores.

A continuación registramos una serie de consideraciones que las entidades


tienen en cuenta para que sus clientes accedan a los productos y servicios
financieros:

Las muchas empresas especialmente las Pymes, son manejadas por sus
propios dueños lo cual implica dedicación y compromiso, pero puede darse por
esa razón, concentración del poder y por su carácter familiar puede haber
interferencia de elementos personales o de índole familiar en el proceso de
toma de decisiones.

Por su tamaño son más flexibles a ajustarse a los cambios bruscos en su


entorno, pero muchas veces tienen dificultades para anticiparse a esos
cambios porque carecen de la información necesaria.

Son muy recursivas, tienen gran capacidad de trabajo y necesidad de


mejoramiento continuo, pero muchas de ellas carecen de información contable
confiable y oportuna.

Adicionalmente tienen en cuenta los siguientes aspectos al tomar una


decisión de crédito:

• Conocimiento del cliente


• Conocimiento del negocio por parte del propietario, socios, directivos
• Trayectoria en el mercado
• Posicionamiento
• Principal competencia
• Principales clientes y proveedores
• Ubicación geográfica.
• Comportamiento o historial crediticio tanto de la empresa como de los
socios y administradores.

Recomendaciones para los empresarios que deseen ser sujetos de


crédito.

Realizar un análisis juicioso de la empresa, la conclusión es que algunas no


requieren crédito, sino una mejor planeación financiera. La solución no siempre
es crédito, puede ser gestión.
En el caso que la empresa requiera crédito, los empresarios deben tener en
cuenta lo siguiente:

• Que la empresa sea viable


• Que los socios arriesguen en la misma medida que las entidades
financieras y que las empresas tengan políticas de fortalecimiento
comercial
• Contar con información contable clara, oportuna y confiable.
• Vigilar que el flujo de caja y el giro ordinario del negocio garantice el
pago de los créditos en los plazos inicialmente estipulados.
• Registrar utilidad operacional.
• Que los recursos generados por el negocio o proyecto permitan cubrir
los gastos financieros del crédito requerido y dejar la rentabilidad
esperada.
• Que cuenten con un buen historial crediticio.
• Los socios o accionistas deben garantizar con su firma o aval los
créditos otorgados a la empresa
• En caso de requerirse deben haber garantías adicionales.
• Evaluar el producto financiero y analizar si cumple con su expectativa
empresarial para la toma de decisión.

Las entidades financieras obtiene la información directamente de los clientes,


de sus proveedores, de otras entidades financieras y en especial de las
centrales de riesgo.

Es importar destacar que las entidades financieras para el otorgamiento de


crédito sustentan el análisis de la información comercial en los informes que
entregan las centrales de riesgo, entidades que fundamentalmente registran el
historial crediticio y los hábitos de pago de las empresas y personas naturales.

Las centrales de riesgos son instituciones que ofrecen servicios fundamentados


en los reportes que las entidades financieras y del sector real le han entregado
los cuales contienen el manejo que los clientes le han dado a los productos y
servicios tomados con todas y cada una de esas entidades.

Importante dejar consignado que para poder reportar y/o consultar a estas
entidades es necesario que el cliente autorice por escrito el reporte o la
consulta.

Las entidades financieras deben conservar la información financiera y


comercial suministrada por los clientes aplicando la normatividad vigente en
especial las normas contenidas en la reserva bancaria, el uso de la información
se convierte en exclusivo por parte de la entidad que la recibe.

A continuación presentamos un resumen de las características


principales que debe reunir la información tanto financiera como
comercial que presentan los clientes al vincularse o solicitar un producto
o servicio
El manejo de la información de los clientes en las entidades financieras es de
gran importancia teniendo en cuenta que el uso de esta cumple con diferentes
propósitos, desde el cumplimiento de la reglamentación relacionada con el
“Conocimiento del Cliente” hasta el uso que se le da para la determinación de
capacidad de pago, solvencia patrimonial y moralidad comercial.

La información que suministran nuestros clientes se debe caracterizar por los


siguientes elementos:

Pertinencia: Las entidades del sector financiero para cada producto y servicio
tienen establecida la información que el cliente o usuario debe suministrar, por
lo tanto cada solicitud debe venir acompañada de ella, por ejemplo si se exige
extractos bancarios de los tres últimos meses, es un requisito que se debe
cumplir, no es necesario ni prudente que anexen extractos de meses anteriores
o información relacionada con otras actividades.

Confiabilidad: La información que acompaña una solicitud de producto o


servicio debe resistir todos los análisis que la institución tenga establecido, su
contenido debe igualmente proporcionar la calidad y confiabilidad del cliente
frente a los negocios que realice. Es prudente que esté ratificada por
profesionales de finanzas y/o directamente por los organismos administrativos
de las entidades que la emiten.

Actualidad: La información debe proporcionar datos de hechos recientes, y su


expedición normalmente no debe superar los 30 días. En relación con
información Financiera esta no debe superar los 90 días-

Suficiencia: La cantidad de información recibida, además de las


características anteriores debe ser suficiente, que permita obtener una idea
general de las actividades que realiza el cliente, de su moralidad comercial y el
respaldo patrimonial que facilite las actuaciones judiciales en caso de
incumplimiento de las obligaciones contraídas.

Obtención de la información: La información de los clientes se obtiene


directamente de ellos mismos, de las centrales de riesgo, de sus proveedores,
de los medios de información establecidos (bases de Datos, Internet, etc.), es
fundamental utilizar los medios establecidos en la institución para su validación.

Manejo de la información: Toda información que suministre el cliente es de


uso restringido en la institución, solamente la deben utilizar los funcionarios de
las áreas que intervienen directamente en el análisis de las operaciones
solicitadas, ésta debe conservarse en una carpeta individual asignada a cada
cliente y con las medidas de seguridad establecidas en las normas
institucionales, A ella no deben tener acceso funcionarios de otras áreas y bajo
ninguna circunstancias personas ajenas a la institución. No obstante las
apreciaciones anteriores es importante expresar que las autoridades
establecidas en nuestro país pueden conocer la información previa solicitud
presentada a la institución por escrito.

Actualización de la información: Toda modificación de la información que los


clientes presenten, debe ser insertada en las bases de datos y conservada en
la carpeta individual de cada uno de ellos. Es importante indicar que los
convenios bancarios y la Superfinanciera establecen que la información
financiera debe ser actualizada anualmente, si esto no es posible la institución
se ve obligada a calificar las operaciones de crédito en nivel de riesgo B
establecido por la Superfinanciera.