¿Por qué ESTUDIAMOS EL SISTEMA DE INFORMACION CONTABLE?

SU IMPORTANCIA EN LAS
ORGANIZACIONES.

La vida de todos y cada uno de nosotros transcurre inmersos en las organizaciones, que estamos
rodeados por ellas. Las personas nacemos en organizaciones (las familias), crecemos en ellas, nos
educamos en las organizaciones, nos divertimos y recreamos en organizaciones, quienes
trabajan lo hacen en las organizaciones, así durante todo el transcurso de la vida hasta
que finalmente nos entierran organizaciones. C o n l o c u a l , d e b e m o s c o n o c e r c ó m o
f u n c i o n a n , c o m o o p e r a n , c o m o s e administran, como logran sus objetivos propuestos. Para
ello necesitamos tener conocimiento y e l c o n o c i m i e n t o s e o b t i e n e a t r a v é s d e l a
i n f o r m a c i ó n . Las organizaciones son concebidas como un sistema, es decir como: Un
conjunto de personas que interactúan entre si y utilizan recursos para desarrollar actividades
que permitan logran los objetivos propuestos. Existen las organizaciones: sin fines de lucro, y con fines
de lucro y en esta categoría encontramos las empresas y todas las organizaciones tienen
en común ciertos elementos: Objetivos, Recursos Humanos, Recursos materiales, Información.
Todos ellos deben ser organizados, coordinados, administrados por
q u i e n e s d i r i g e n l a s organizaciones. Para que las organizaciones alcancen sus objetivos
es necesario que cuenten con conocimiento y este se obtiene a través de la información que
es la que me permite conocer cómo funciona la organización, como desarrolla sus actividades, si
los fines se están alcanzando o no. La información debe ser útil para tomar decisiones y ejercer el
control de la organización. Y esta información la provee, el sistema de información de la
misma, que se encarga de procesar los datos que ingresan al sistema, procesamiento
que puede ser manual o electrónico, para obtener como resultado esta información que
el ente necesita y que se va a circular por toda la organización, en los diferentes niveles
jerárquicos y funciones que así la requieran. Y podríamos preguntarnos, esa información
que clase de información es, como la obtiene el sistema de información de una organización,
se vale de algún soporte o subsistema?

Una organización con fines de lucro: una empresa, que se dedica a la

c o m e r c i a l i z a c i ó n d e artículos para el hogar realiza una serie de operaciones económicas básicas
para cumplir con su objetivo. Cuales son: Compras, pagos, ventas y cobros. Es decir en el desarrollo
de su actividad comercial compran artículos para el hogar a sus proveedores, abonando el precio que
corresponda, para revenderlos a sus clientes y cobrar por ello. Con lo cual la
organización interactúa con su ambiente, realiza operaciones comerciales de compra a
sus proveedores. Es d e c i r , r e a l i z a t r a n s a c c i o n e s : c o m p r a y p a g a , v e n d e y c o b r a
e n e l d e s a r r o l l o d e s u a c t i v i d a d propia, para cumplir con el objetivo de ofrecer estos
artículos a la comunidad para satisfacer necesidades y obtener una ganancia a cambio. Es así
que quienes administran las organizaciones deben poseer información acerca de estas transacciones,
de estas operaciones comerciales, con el fin de conocer, planificar, dirigir y controlar la
marcha de los negocios. O saber si luego de un p e r i o d o d e t e r m i n a d o , s e o b t u v i e r o n
g a n a n c i a s o p é r d i d a s , o s i n e c e s i t a r á n c o n t a r c o n determinada información que le
permita conocer los importe que adeudan a sus proveedores y a su vez el monto total que le
adeudan sus clientes, o conocer el monto de los sueldos que debe pagar a sus empleados,
etc. Con lo cual, en la realización de estas operaciones básicas intervienen las diversas
áreas de la o r g a n i z a c i ó n : e l s e c t o r d e c o m e r c i a l i z a c i ó n , e l d e c o m p r a s ,
e l d e f i n a n z a s , e l d e r e c u r s o s humanos y todas ellas necesitan de información y generan
información para poder operar. C o n l o c u a l l a s t r a n s a c c i o n e s q u e l a s e m p r e s a s
r e a l i z a n c o n s u a m b i e n t e e x t e r n o : C l i e n t e s , proveedores, consumidores, deben
ser registradas de acuerdo a ciertos métodos y técnicas que permitan obtener información relativa a la
 situación económica y financiera de la organización. Por lo tanto la organización cuenta con un sistema
de información integrado:
 recursos humanos
 equipos de computación
 programas que estos contienen y que realizan el procesamiento de datos,
 y los datos a ser procesados para transformarlos en información.

Todos estos elementos conforman el sistema de información que asimismo se

e n c a r g a r á d e distribuir la información por toda la organización. Y este sistema, que es operado por
personas, que capturan el dato, lo procesan y obtienen información útil para la toma de decisiones, se
vale de un soporte, de un sistema que le permite obtener esos datos a través de un método, de reglas
y normas determinadas, datos que surgen de las transacciones que realiza la
organización en el desarrollo de sus actividades para logran sus fines. Por lo tanto el sistema de
información de una organización está integrado por un sistema menor, q u e e s e l s i s t e m a d e
i n f o r m a c i ó n c o n t a b l e , y q u e p u e d e s e r a n a l i z a d o t a m b i é n c o m o u n subsistema
del sistema de información global del ente, el cual tiene como objetivo
producir i n f o r m a c i ó n c o n t a b l e q u e v a a c i r c u l a r a t r a v é s d e l s i s t e m a d e
i n f o r m a c i ó n p o r t o d a l a organización. Este sistema de información contable se encarga
entonces de procesar los datos que se obtiene delas transacciones, de las operaciones
comerciales que realizan el ente, compras, pagos, ventas y cobros. Cada área de la organización
esta integrada p o r p e r s o n a s q u e r e a l i z a n d i f e r e n t e s a c t i v i d a d e s , q u e r e q u i e r e n i n
f o r m a c i ó n r e f e r i d a a l a situación económica y financiera del ente, denominada información
contable, que es producida por el sistema de información contable, el cual procesa los datos que
surgen de las transacciones que efectúan a las organizaciones.

Un ejemplo de transacción seria la compra de artículos del hogar a un comercio y por los cuales debo
pagar un precio, transacción u operación comercial que se plasma o refleja en la factura que nos
extiende el vendedor. Si este ejemplo lo trasladamos a las organizaciones, por cada compra
que realicen el proveedor extiende una factura en la cual se detalla: la fecha de la
operación, el nombre del vendedor, el producto o bien que adquirió, el importe, y la
forma de pago, si fue en efectivo, con tarjeta de crédito, o si lo saco fiado. Es decir, esta
transacción está respaldada por un documento que en más de una oportunidad hemos tenido
en nuestras manos y es la factura de compra. Entonces el sistema de información contable es un
subsistema del sistema de información global de la organización y su función es obtener y procesar los
datos y registrarlo a través de un determinado método, datos estos que surgen de las transacciones
económicas u hechos económicos que realiza un ente, por ejemplo con los clientes o proveedores. De
este procesamiento que realiza el sistema de información contable se
obtendrá información contable, información expresada
e n m o n e d a , e n p e s o s q u e r e f l e j a y muestra la situación económica y financiera de
un ente a una fecha determinada y que es útil para la toma de decisiones y el control,
información esta que circulará por toda la información a través del sistema de información. El sistema
de información contable procesa datos surgidos de las transacciones comerciales
y brinda información útil sobre el conjunto de recursos que como ya
s a b e m o s p o s e e t o d a organización y que le permite desarrollar sus actividades para lograr los
objetivos. Y asimismo brinda información respecto de las deudas, de las obligaciones que también
tienen las organizaciones, pues debemos recordar que todas adquieren derechos y contraen
obligaciones.
 SIST. DE
SISTEMA DE ff
ORGANIZACI INFORMACION
INFORMACION CONTABLE
ON

Puede observarse la relación entre sistema de información y sistema de información contable. El

sistema de información contable funciona y opera como un sistema P
ero a su vez es unsubsistema de un sistema mayor del cual forma pa
r t e : e l s i s t e m a d e i n f o r m a c i ó n d e l organización. Este sistema de informac
i ó n c o n t a b l e p r o c e s a d a t o s q u e p e r m i t i r á n g e n e r a r información contable referida a
esto que he mencionado anteriormente y que son los recursos y l a s o b l i g a c i o n e s q u e p o s e e
la empresa y su evolución durante el trascurso de la vida de las
organizaciones. Es decir, esa información contable `permite conocer cuánto debo,
quienes me d e b e n ,
si tengo o no productos para seguir vendiendo, cuanto dinero tengo,
e n t r e o t r a s cuestiones. O si gane o perdí en el desarrollo de mi actividad. A h o r a b i e n c o m o
o b t e n e r e s a i n f o r m a c i ó n c o n t a b l e ú t i l p a r a t o m a r decisiones. A través de algo que se
llama proceso contable y que de desarrolla a través de varias etapas.

ENTRADA PROCESO SALIDA

Captación Memoria Elaboración Información

contable

TECNICAS DE REGISTROS
DATOS REGISTRACION
CONTABLES ESTADOS INFORMES
CONTABLE CONTABLES DE GESTION

HECHO
ECONOMICO Toma de decisiones y control de
COMPROBANTE
la organizacion

En el sistema de información contable, los datos procesados y registrados permitirán obtener

información contable ordenada, sintética, de manera tal que sea útil para que las distintas personas
que la requieran y hagan uso de ella y puedan tomar decisiones, pues como ya hemos dicho la
información es la base del conocimiento de la toma de decisiones. El sistema contable analiza
entonces los datos reflejados en documentos, comprobantes que la
organización obtiene con motivo de sus transacciones, los cuá
l e s s e r á n a r c h i v a d o s adecuadamente. Seguramente han visto en sus casas alguna
factura de compra de algún artículo para el hogar, la factura de luz, el recibo por algún pago
efectuado. Ellos reflejan transacciones con el ambiente. Estos datos se los clasifican, los ordena,
se efectúa cálculos. Todas estas operaciones conforman el proceso en sí mismo, y para efectuarlo, el
sistema de información contable se vale, hace, uso de técnicas y metidos en ese procesamiento, las
cuales van a permitir registrar las transacciones, las operaciones que el ente realice,
con un cierto criterio, orden, organización, con el fin de que la información contable
pueda ser clara, entendible por todos los que hagan uso de ella, por todos sus usuarios interesados
en conocer la situación económica y financiera del ente. el procesamiento de la información en general
y de la contable también, se realiza actualmente en mayor medida a través del procesamiento
electrónico de datos, pero también, puede efectuarse de manera
manual,o c o m b i n a n d o a m b o s . S u c e d e q u e a c t u a l m e n t e l a s o r g a n i z a c i o n e s m a n e
j a n g r a n c a n t i d a d , grandes volúmenes de información que requiere ser procesada y
registrada en tiempo real, es decir en el momento en que ocurren las transacciones,
las operaciones, para poder contar con la
información lo mas objetiva, cierta, verificable y cuantificable posible que per
mita tomar decisiones y efectuar el control de las actividades que realiza las
o r g a n i z a c i ó n e i n c l u s o proyectase hacia el futuro planificando sus tareas, con el
mismo fin de siempre, alcanzar sus objetivos propuestos.
Si efectuamos una mirada imaginaria y abierta hacia el interior de una organización, desde la perspec
tiva de su estructura organizacional veremos, por ejemplo, en una empresa comercial,
que existen los distintos niveles jerárquicos y distintas funciones: comercialización,
compras,f i n a n z a s , r e c u r s o s h u m a n o s , e t c . E s t a s f u n c i o n e s s o n e j e r c i d a s o e j e
c u t a d a s p o r q u i e n e s s e desempeñan y ocupan cargos en los distintos niveles jerárquicos. Así
encontraremos por ejemplo e l g e r e n t e d e c o m e r c i a l i z a c i ó n c o n s u s d i s t i n t a s á r e a s
de responsabilidad o competencias:
departamentos de publicidad y marketing, departamento de ventas, d
e p a r t a m e n t o d e planificación. Y cada uno de estos departamentos a su vez estarán los jefes o
encargados, y por ultimo, en el nivel operativo, los empleados. Cada área de la organización constituye
en sí mismo un s i s t e m a , e l c u a l r e q u i e r e d e i n f o r m a c i ó n y a s í m i s m o g e n e r a
información, para su propia área y para las demás áreas con la cuales
interactúa y que la necesiten. La entrada de información de un área puede ser salida en otra área
organizacional. Por lo tanto cada área funcional, de comercialización, de compras, de fianzas, etc.
funciona como un sistema de información dentro del cual opera el sistema de
información contable, que procesa todas las transacciones, todos las
o p e r a c i o n e s c o m e r c i a l e s , q u e l a organización realiza y que serán debidamente registradas
en libros que se llaman libros contables obligatorias, de los cuales surgirá la información contable de la
cual se nutre el sistema de información de la organización, y que circula por los distintos
niveles jerárquicos y las distintas áreas funcionales.

Esta información la provee el sistema de información de la organización que opera en las distintas
áreas funcionales y para ello cuenta con un soporte, el sistema de información contable que
procesa todas las transacciones q u e s u r g e n d e l d e s a r r o l l o d e l a s a c t i v i d a d e s q u e
l a o r g a n i z a c i ó n r e a l z a , a t r a v é s d e s u s operaciones básicas de compras, pagos, ventas y
cobros. Y dijimos que esta información contable permite tomar decisiones, efectuar el control, conocer
la situación financiera y económica de la organización. Si esto es así, existirán diferentes personas
interesadas en conocer esta información, pues requerirán de ella para poder decidir
respecto de diversas cuestiones o situaciones. Por lo tanto estas personas se la denominan usuarios
de la información contable. Si pensamos un poco en la organización, en quienes la administran y
trabajan en ellas y también pensamos en el ambiente externo con el que interactúa la organización,
T o d a l a información contable es proporcionada a todos los usuarios, o existe cierta información que
solo circula al interior de la organización? en primer lugar la información procesada por sistema
contable, será requerida, por los propietarios o dueños de una organización para conocer que
resultado arrojo las operaciones y transacciones que efectuó la organización en un
periodod e t i e m p o d e t e r m i n a d o , a l c u a l s e r e f i e r e e s a i n f o r m a c i ó n . T a m
b i é n h a r á n u s o d e e s a información los gerentes de cada área, y los jefes de los
departamentos que la componen, incluso los empleados. Por otro lado existen personas ajenas al
ente, pero con quienes este interactúa, que seguramente estarán interesados en conocer cierta
información. Por ejemplo, los clientes, los proveedores, el Estado a través de sus organismos de
recaudación (la AFIP, ARBA, etc.), entre otros. Con lo cual, podemos exponer en un diagrama simple,
esto que hemos expuesto.

CUADRO4

Y el conocimiento se obtienen a través de la información, y todas las organizaciones necesitan de

información contable, y no contable, pues la información contable se genera en el interior de la
organización a través de sistema de información contable, que es un soporte
d e l s i s t e m a d e información global. Pero deben tener presente que existe información
externa a las organizaciones que también es importante poseer, y ella proviene de su
ambiente externo, y se relaciona con cuestiones del mercado de trabajo, de las políticas
económicas y fiscales que afecta a la organización y que quienes la administran no deben
desconocer, pues influyen en las decisiones que pueden legar a tomar. Por ejemplo, una
resolución impositiva de la AFIP, que crea un nuevo impuesto, afecta a
lasf u t u r a s d e c i s i o n e s q u e t o m e n q u i e n e s a d m i n i s t r a l a o r g a n i z a c i ó n ,
p u e s d e b e r á n d e s t i n a r recursos dinerarios que no estaban previstos para hacer frente al pago
del nuevo tributo. A s í e s c o m o e l s i s t e m a d e i n f o r m a c i ó n d e u n a e m p r e s a n o s o l o
se nutre de la
informacióncontable obtenida a través del sistema de información de la organ
i z a c i ó n s i n o t a m b i é n d e información no contable pero que es importante y que proviene del
ambiente, que es necesaria por influir en el desarrollo de las actividades del ente, o por ser relevante
para complementar una t o m a d e d e c i s i o n e s
por ejemplo., conocer el precio de los productos de las empresas
competidoras, para ajustar los propios o no, en caso de ser necesario. La información por lo tanto es
relevante para la toma de decisiones, el control de las actividades del ente, y para conocer la
situación económica y financiera de las organizaciones, pero para cumplir con este objetivo
la información contable debe reunir ciertos requisitos a fin de ser útil. Estos requisitos son:

Verificabilidad:
La información contable debe permitir ser corroborada a través de la
coincidencia entre los registros contables y la documentación archivada que r
e s p a l d a e s o s registros.
Veracidad:
La información debe ser verdadera, fidedigna, conforme a la realidad, es decir no estar
falseada., no contener datos falsos. Confiabilidad: Significa que la información debe
prepararse, procesarse conforme a criterios, t é c n i c a s , n o r m a s u n i f o r m e s , y q u e
s i e m p r e s e p r o c e d a a a p l i c a r l o s c o m o r e g l a p a r a q u e l a información sea creíble.
Integridad:
La información debe ser integra, es decir ser completa, debe contener todos los datos
indispensables y significativos que me permitan tomar decisiones adecuadas, sin
omitir ningún dato, que pudiera ser importante.
Oportunidad.
Quiere decir que la información debe estar disponible en tiempo y lu
g a r requerido, para que sea útil.