CASO N°2: VENTA CON ANALISIS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

1. Observación y definición de conceptos.

El caso de estudio analizado trata sobre la empresa “NN S.A.” dedicada a la
comercialización de electrodomésticos adquiridos en el mercado local como
también una línea de televisores y radios por importación de Japón
incorporados recientemente, siendo los clientes comerciantes minoristas.
El circuito administrativo de ventas cuenta con múltiples procedimientos que
deben seguir un orden y deben realizarse por las cargos idóneos(vendedor,
almacén, jefe de almacén, despacho, facturación, contabilidad de almacén,
cuentas corrientes y contaduría), en este caso el gerente general ha
identificado diversos problemas el cual para conocer las causas de aquellos
problemas, se ha hecho uso de un flujograma como también de un manual
de procedimientos con el objetivo de llevar un control adecuado, de visualizar
y entender mejor los diversos procedimientos y detectar fallas presentadas.
Manual de procedimientos:
Es un documento del sistema de control interno, el cual se crea para obtener
una información detallada sistemática e integral que contiene todas las
instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones,
sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se
realizan en una organización. (Palma, 2005).

2. Desarrollo.
a) Los clientes se quejan de que pactan un precio con el vendedor pero en la
factura aparece un precio distinto(mayor).
Este problema presentado es a causa de que el precio pactado se realiza
entre el vendedor y el cliente, el cual es colocado en la nota de venta, el cual
es firmado por el jefe de ventas tanto el original como las copias, y este lo
entrega a almacén, en el cual se archiva por orden numérico los 3 ejemplares
de la nota de venta en caso haya habido existencias. Al archivarse la nota de
venta se pierde el precio pactado y en la facturación se coloca el precio de
 los artículos en base a la lista de precios, el cual puede ser distinto al precio
pactado entre el vendedor y el cliente. Para evitar este tipo de problemas o
incidentes debe haber una coordinación entre el vendedor y la facturación, la
lista de precios lo debe tener también el vendedor y comunicarse para que el
precio sea el mismo, si en caso ha habido descuentos o promociones.
b) Existe un alto índice de incobrabilidad.
Este alto índice puede ser a causa de un ineficiente control en las cobranzas,
se presenta generalmente cuando se vende a crédito bienes y servicios, lo
cual se encuentran con clientes que no pagan dichas cuentas, lo que debe
contabilizarse como un gasto, debe haber una lista de clientes morosos y ver
el registro de puntualidad de pagos.
c) Elevados costos administrativos
El elevado costo administrativo tiene como consecuencia de recibir primero
la orden predispuesta por el cliente posteriormente se hace la respectiva
verificación de existencias de mercadería a través del procedimiento
establecido por la empresa donde 3 áreas que son el vendedor, jefe de
ventas y el almacén deben seguir el procedimiento, si bien este
procedimiento y tiempo perdido se puede evitar si se tiene la información
actualizada a tiempo real y no por medio de papeleos.
d) Confusión acerca de las reales existencias de mercaderías
La confusión de la cantidad real de existencias de mercaderías se debe a
que se solicita la información por medio del papeleo y está información se
debe contar a tiempo real para poder tener una rápida respuesta al cliente si
se puede cumplir con su pedido ya que no será la única empresa en el medio
que esta propuesta a brindar sus servicios.
3. Análisis y conclusiones.
(Análisis posterior en base al desarrollo de las preguntas, se analizará
aspectos claves de las preguntas)
 VENDEDOR JEFE DE VENTAS ALMACEN DESPACHO FACURACIÓN CONTABILIDAD DE ALMACÉN CUENTAS CORRIENTES CONTADURÍA

INICIO

RECOJE
PEDIDOS DE
CLIENTE

EMITE LA NOTA
DE VENTA(3
COPIAS)

ORIGINAL Y
ARCHIVA COPIA
COPIAS 1 Y
3
2

FIRMA DOCUMENTOS NOTAS DE

(ORIGINAL Y AMBAS VENTA
COPIAS) FIRMADOS

NOTA DE ¿DISPONE
NO
VENTA DE
RECHAZADA EXISTENCI
AS?

SI
COMUNICAR AL
CLIENTE LA NO
REALIZACIÓN DE LA VALE DE SALIDA
OPERACIÓN (ORIGINAL Y 6
COPIAS)

MERCADERÍA
ARCHIVA LOS 3 Y7
PREPARA LA
EJEMPLARES DE LA EJEMPLARES
MERCADERÍA
NOTA DE VENTA DE VALE DE
SALDIA

ARCHIVA POR
ORDEN LAS NOTAS AVISA
DE VENTA TELEFONICAMENTE
LA DISPONIBILIDAD

ARCHIVA
TRANSITORIAMENTE
LA DOCUMENTACIÓN

¿LLEGÓ
EL
CLIENTE?

SI

ENTREGA MERCADERÍA,
VALE DE SALIDA
ORIGINAL Y COPIAS 1,2 Y
3

RECIBE
COPIAS 2,3
FIRMADOS
DEKL VALE DE
SALIDA

COPIA 2 DEL VALE COPIA 3 DEL NVALE

DE SALIDA ARCHIVA COPIAS 4,5 DE SALIDA
Y 6 DEL VALE DE
SALIDA

COPIA 2 DEL VALE

DESCARGA DEL REALIZA PROCESO DE SALIDA
FICHERO DE DE FACTURACIÓN
EXISTENCIAS LA
MERCADERÍA
ENTREGADA

FACTURA
FACTUREA COPIA 1 DE
PRECIOS EN BASE A LA LISTA ORIGINAL Y
ORIGINAL Y22 LA
DE PRECIOS COPIAS
COPIAS FACTURA

ARCHIVA COPIA 3 VALORIZA EL VALE ASIENTA EL

DEL VALE DE SALIDA CON EL COSTO DE DÉBITO EN LA
CON COPIA 2 DE LA LAS MERCADERÍAS CUENTA DEL
FACTURA VENDIDADSA CLIENTE

ARCHIVA COPIA 2 EMITE MINUTA MINUTA

DEL VALE DE CONTABLE POR CONTABLE
SALIDA EL DÉBITO POR EL
DÉBITO

MINUTA MINUTA
CONTABLE CONTABLE

ARCHIVA COPIA 1 R3GISTRA LA VENTA

DE LA FACTURA EN LIBROS
CONTABLES

ARCHIVA MINUTA
DEFINITIVAMENTE

FIN
Problemas descritos:
a) Los clientes se quejan de que pactan un precio con el vendedor en la factura
aparece un precio distinto (mayor).
b) Existe un alto índice de incobrabilidad.
c) Elevados cotos de administración.
d) Confusión acerca de las reales existencias de mercaderías.
Causas:
a) Confusión de papeleo de la boleta de venta con la factura pues la primera no
incluye el IGV,
b) No ase que es eso
c) Muchos papeleos ya que en algunos documentos se saca hasta 6 copias
d) Todo el proceso se hace de forma manual, las mercaderías no se actualizan
rápidamente
Alternativas de solución:
a) Digitalizar los procesos
b) Ddd
c) Reducir los procesos de venta y los papeleos innecesarios.
d) Hacer un registro inventario digital, el cual se actualice automáticamente con la
entrada/ salida de mercaderías.