Diseño de bases de datos

1. INTRODUCCIÓN

E l análisis es la etapa fundamental y más difícil en la confección

de una buena base de datos.

Un buen análisis asegura disponer de una buena base de datos,

pero desgraciadamente también ocurre al contrario y un pobre análisis
es garantía de tener muchos problemas con la base de datos que
finalmente se diseñe.

Sin embargo, una vez realizado el análisis, el resto es más

sencillo, ya que simplemente tendremos que aplicar una serie de reglas
que nos permita "trasladar" el modelo Entidad-Relación que hemos
conseguido a una estructura de base de datos.

Es por ello que ahora empieza la etapa de diseño de la base de

datos. En ella vamos a generar el conjunto de tablas y relaciones que
después crearemos en Access.

2. LAS TABLAS

A ccess es una base de datos relacional, lo que quiere decir

que toda la información se representa únicamente con dos
tipos de objetos: tablas y relaciones.

De forma adicional, sabemos que en Access podremos

crear consultas, formularios, informes, etc., pero
esos objetos no representan la información de la
base de datos, sino que sirven para determinados objetivos:
obtener resultados, introducir información, visualizar o imprimir
información...

Pues bien, una vez tenemos el modelo Entidad - Relación,

debemos convertir cada una de las entidades que allí aparecen en una
tabla de la base de datos de Access. Así de directo: una tabla por cada
entidad.
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Además, sabemos que las tablas se constituyen como conjuntos de

campos, que representan las categorías de la información que queremos
almacenar. Pues esos campos son los atributos que hemos establecido
en el modelo Entidad - Relación, más alguno que podamos añadir
durante esta fase de diseño.

Así pues, tendremos por ahora las siguientes tablas:

 Proveedores.
 Libros.
 Temas.
 Ventas.

Y cada una de ellas tendrá los campos que hemos establecido en

el modelo Entidad - Relación. El nombre no tiene por qué coincidir.

 Proveedores:CódigoEditorial,NombreEditorial,PersonaContacto,
Dirección, Ciudad, Provincia, NúmTeléfono y NúmFax.
 Libros: CódigoLibro, Título, Precio y Existencias.
 Temas: CódigoTema y NombreTema.
 Ventas: CódigoVenta, Fecha y Precio.

Observa que aparece un campo Precio tanto en la tabla Libros

como en la de Ventas.

Esto nos permite tener en la tabla Libros el precio de cada libro y

cambiarlo cuando así lo deseemos. Por otra parte, al hacer una venta,
se asigna el precio actual del libro, con lo que tendremos cada venta,
aunque sea del mismo libro, con el precio real al que se vendió.
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En las tablas se almacenará la información en forma de registros.

Por ejemplo, en el caso de la tabla Proveedores, tendremos un registro
En ocasio-
por cada proveedor. Lo mismo para la tabla Libros, Temas y Ventas.
nes, entre
los atributos Por ello es muy importante que podamos distinguir claramente
que hemos
establecido
entre uno y otro registro; es decir, que no pueda haber dos iguales.
durante la fase
de análisis no Para ello se utiliza un determinado campo o conjunto de campos,
encontramos
ninguno que
cuyo valor no puede repetirse en los registros. En nuestra base de
nos sirva como datos todas las tablas disponen de un campo que tiene esta función:
clave principal. CódigoEditorial, CódigoLibro, CódigoTema, CódigoVenta. Estos
No pasa nada,
simplemente
campos se conocen como clave principal de la tabla.
añadiremos
uno para ello, Como puedes ver, el conjunto de tablas aparece de forma inmediata
que, normal-
mente, tiene
si tenemos el modelo Entidad - Relación.
el nombre
Código...
3. LAS RELACIONES

D e forma parecida conseguiremos las relaciones en la base

de datos a partir del modelo Entidad - Relación, aunque
ahora veremos que el proceso será distinto si se trata de relaciones
1 a muchos o muchos a muchos.

 En una relación 1 a muchos entre las entidades A y B tenemos

Una relación 1 que un elemento de A se puede relacionar con muchos (incluso
a muchos tam- con ninguno) elementos de B, pero que un elemento de B sólo
bién se suele
representar se puede relacionar con uno de A.
como 1:N.
¿Esto qué quiere decir realmente? Pongámonos en el caso de la
relación entre los proveedores y los libros.

En este caso, un proveedor puede suministrar muchos libros, pero un

libro sólo puede haber sido suministrado por un determinado proveedor.

Esto se representa en la base de datos añadiendo un campo más en

la tabla de la parte muchos de la relación. Este campo se corresponderá
con el campo clave principal de la tabla de la parte 1.

Por lo tanto, añadiremos el campo CódigoEditorial en la tabla

Libros.

Así, en un registro de la tabla Libros, tendremos todos sus

detalles, pero además, el código del proveedor que lo ha suministrado,
que deberá existir en la tabla Proveedores.

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En el caso de la relación entre Libros y Ventas haremos lo mismo,

añadiendo el campo CódigoLibro en la tabla Ventas.

 En una relación muchos a muchos entre las entidades A y B

Una relación tenemos que un elemento de A se puede relacionar con muchos
muchos a (incluso con ninguno) elementos de B y viceversa.
muchos tam-
bién se suele
representar En el caso de la relación entre Libros y Temas lo vemos
como N:M. claramente, ya que un libro puede tratar muchos temas y, desde luego,
un mismo tema puede ser estudiado en varios libros.

Pues bien, este tipo de relación no se puede trasladar directamente

a la base de datos relacional, sino que hay que seguir estos pasos:

1. Crear una tabla adicional que represente la relación. Entre los

campos de la nueva tabla estarán los campos clave de cada una
de las tablas relacionadas.
2. Añadir cualquier otro campo adicional que aparezca como
atributo de la relación en el modelo Entidad - Relación.
3. Establecer como clave de la nueva tabla el conjunto de campos
clave de las tablas relacionadas más, si es necesario, algún
campo adicional.

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4. Crear una relación 1 a muchos entre la nueva tabla (parte

muchos) y cada una de las tablas relacionadas (parte 1).

En nuestro ejemplo, crearemos una tabla llamada Libros/Temas,

con los campos CódigoLibro y CódigoTema y cuya clave sea
justamente el conjunto de estos dos campos.

Con esto habremos finalizado el diseño de la base de datos.

Observa el conjunto de tablas y relaciones que conformarán nuestra

base de datos de Access. Aquí el símbolo (infinito) representa la
parte muchos de una relación.

Fíjate que la incorporación de las relaciones que identificamos durante

el análisis ha hecho que aparezcan nuevos campos en las tablas de la base
de datos e incluso que hayamos tenido que añadir una tabla nueva.

La cuestión es que a partir del modelo Entidad - Relación

obtenido durante la etapa del análisis hemos conseguido el conjunto de
tablas necesario sin más que aplicar unas cuantas reglas que no tienen
ninguna dificultad con un poco de experiencia, aunque ahora te pueda
parecer un poco difícil.

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4. CONCLUSIÓN

C omo conclusión a estas dos lecciones, que son muy diferentes

a las del resto del curso porque no hemos visto para nada
Access, tenemos que es realmente importante la fase de análisis de la
base de datos, ya que determina el resto.

Durante el análisis, se identifica lo que después va a diseñarse

como un conjunto de tablas y relaciones que crearemos en Access.

Vemos que el diseño es casi inmediato: sólo hay que aplicar unas
cuantas reglas y partir de un buen modelo Entidad - Relación.

Ten en cuenta que todo esto sólo te servirá si eres tú el responsable

de crear la base de datos. En otros casos eso no será así, sino que sólo
necesitarás conocer Access para trabajar correctamente con él.

Si este último es tu caso, estas lecciones también serán de utilidad

para ti porque ahora puedes entender mejor el conjunto de tablas
y relaciones que otros han diseñado en la base de datos con la que
trabajarás.

El análisis y el diseño previo de una base de datos son pasos

fundamentales para la obtención de una buena base de datos,
ya que pueden determinar aspectos importantes de la misma:
lo bien diseñadas que estén sus tablas, que las relaciones sean
las adecuadas, que sea sencillo acceder a los datos adecuados
en cada momento, etc. Los profesionales que se dedican a
la creación de bases de datos tienen estos aspectos muy en
cuenta en su trabajo.

Aunque esto sirve en la creación y desarrollo de una base de

datos, normalmente el uso diario de la misma, la introducción
de datos o la obtención de distintos informes o resultados son
procesos realizados por los usuarios de la misma. De todas
formas, aunque simplemente seamos usuarios de una base de
datos, siempre es útil conocer algunos sencillos conceptos sobre
las bases de datos para entender mejor su funcionamiento y la
relación entre los datos.

Por otro lado, otra persona implicada en el trabajo diario

con bases de datos es el administrador de la misma, que
se ocupa de crear nuevos usuarios para acceder a la base de
datos y asignarles los permisos adecuados, realizar copias de
seguridad de la base de datos, restaurarla en caso de que sea
necesario, etc.