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Acta de constitución
del proyecto
Proceso de Compra, Clientes, Punto de venta
Fecha: [por definir]

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Tabla de contenido

Información del proyecto...........................................................................................3

Datos......................................................................................................................3

Patrocinador / Patrocinadores................................................................................3

Propósito y justificación del proyecto........................................................................3

Descripción del proyecto y entregables.....................................................................3

Requerimientos de alto nivel.....................................................................................4

Requerimientos del producto.................................................................................4

Requerimientos del proyecto..................................................................................4

Objetivos....................................................................................................................4

Premisas y restricciones............................................................................................5

Riesgos iniciales de alto nivel....................................................................................5

Cronograma de hitos principales...............................................................................5

Presupuesto estimado...............................................................................................5

Lista de Interesados (stakeholders)..........................................................................6

Requisitos de aprobación del proyecto.....................................................................6

Asignación del gerente de proyecto y nivel de autoridad..........................................6

Gerente de proyecto...............................................................................................6

Niveles de autoridad...............................................................................................6

Personal y recursos preasignados............................................................................7

Aprobaciones.............................................................................................................7

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Información del proyecto

Datos

Empresa / Organización Ferretería Cisnes

Proyecto
Fecha de preparación
Cliente
Patrocinador principal
Gerente de proyecto
Mejorar el proceso de compras para almacén
07/11/18
Ferretería Cisnes- Magdiel Fuentes
Ferretería Cisnes- Magdiel Fuentes Hernández
Nelson Ríos Henríquez

Patrocinador / Patrocinadores

Nombre Cargo Departamento / Rama ejecutiva

División (Vicepresidencia)
Magdiel Fuentes Gerente Administrativo Gerencia
Nelson Rios Gerente Compras Gerencia

Propósito y justificación del proyecto

Ferreteria Cisnes es una empresa nueva que se dedica a la venta de materiales
de; construcción, electricidad, plomería, todo tipo de herramientas, etc..

Al ser un negocio nuevo, necesito procesos de mejora continua, hay muchas

áreas de oportunidad. La que más nos permitiría mejorar seria llevar un estudio
de el movimiento de entradas y salidas de clientes, de productos faltantes.

De esta manera podríamos ver mejoras ya que se podrían minimizar la cantidad

de productos faltantes, así tener un mayor gama de productos y así podríamos
tener un mejor porcentaje de clientes que entre y compre algo.

Mas personas comprando: 20%

Compras para la ferretería: 20%

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Descripción del proyecto y entregables

- Estadística de clientes que entran por día durante un mes

- Crear proceso de compras

- Base de datos de clientes frecuentes

- Compra de Punto de ventas he implementación del mismo.

- Capacitación para punto de venta

Requerimientos de alto nivel

Requerimientos del producto

1. Productos que tenemos a ofrecer

2. Mejor stock de productos
3. Clientes satisfechos
4. Implementación de nuevo proceso
5. Mas clientes satisfechos

Requerimientos del proyecto

1. Equipo de computo
2. Material para regalar a los clientes(tarjetas)
3. Mercancía para satisfacer las necesidades de los clientes
4. Transporte
5. Compra de punto de venta

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Objetivos
Objetivo Indicador de éxito
Alcance
Cada cliente que entra, cada cliente que compra Poder aumentar nuestras
aumentar ventas en 40% ventas en un 40%
Tener una lista de clientes frecuentes Hacer stock de mercancía
para clientes frecuentes
Crear sistema de compras para mejorar el proceso Durante el primer mes
de compra y stock para mes haber creado el proceso
de compras.
Basar pedido mensual en las necesidades de los Surtido de mercancía para
clientes. un mes.
Cotizar punto de venta que posea todas Compra de punto de
características apropiadas para una ferretería venta, captura de todos
los productos existentes.
Cronograma (Tiempo)
Estadística de clientes que entran por día durante En un mes poder tener
un mes una lista de clientes y que
es lo que se vende
Crear proceso de compras Stock basado en las
necesidades de los
clientes.
Base de datos de clientes frecuentes Tener parte de almacén
basado en clientes
frecuentes
Compra de Punto de ventas he implementación del Por medio de la
mismo. implementación del punto
de venta, se podrá llevar
un mejor stock de
mercancía y basar
pedidos en base a su
información.
Costo
20.000.00 Gastos autorizados desde
la puesta en marcha el
proyecto.

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Objetivo Indicador de éxito

Calidad
Supervisiones diarias para dirigir el implemento de Supervisiones debe tener
las nuevas formas de trabajo. una aprobación de parte
del gerente, para poder
continuar con el proyecto.
Capacitación para usar el punto de venta Capacitación para poder
utilizar de buena manera
de procesos a utilizar
Capacitación para nuevos procesos de compra, Formatos establecidos
venta y levantar pedidos. para capturar información
de clientes, facturas,
punto de venta.

Premisas y restricciones
Premisas:
- asegurar el presupuesto para el proyecto.

- Participación de los administradores para poder dar visto bueno y

seguimiento a las mejoras que se proyectan realizar.

- Asegurar el estudio estadístico de los clientes que entran, lo que compran

y lo que no se encuentra en la ferretería.

- Encontrar un punto de venta para la ferretería.

- La compra de un punto de venta para la ferretería.

- Asegurar la existencia de una base de datos para clientes frecuentes.

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Riesgos iniciales de alto nivel

Aprobación del proyecto por el gerente.
Que no exista presupuesto para comenzar(adelanto)
Que los encargados de dar seguimiento, lo hagan de una buena manera
Que no se apruebe presupuesto para punto de venta.
Que el presupuesto no sea bien distribuido.

Cronograma de hitos principales

Hito Fecha tope
Supervisión de proceso actual 31/enero 2018
Estadística de clientes que entran por día durante un mes 31/enero 2018
Crear proceso de compras 28/febrero 2018
Base de datos de clientes frecuentes 28/febrero 2018
Compra de Punto de ventas he implementación del mismo. 20/febrero 2018
Capacitación para usar punto de venta 29/febrero 2018

Presupuesto estimado

$ 15.000 pesos

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Lista de Interesados (stakeholders)

Requisitos de aprobación del proyecto

- La gerente administrativa y también encargada Magdiel Fuentes es quien
se hará cargo de aprobar el proyecto y además quien tomará la decisión
de el visto bueno del proyecto.

Asignación del gerente de proyecto y nivel de autoridad

Gerente de proyecto

Nombre Cargo Departamento / Rama ejecutiva

División (Vicepresidencia)
Nelson Ríos Supervisor Administración N/A

Niveles de autoridad

Área de autoridad Descripción del nivel de autoridad

Decisiones de personal (Staffing) Dispone de personal para designarlo
a un área de trabajo
Gestión de presupuesto y de sus Realiza órdenes de compra, gastos
variaciones por insumos, gastos en general

Decisiones técnicas Puede hacer cambios en los

procesos ya vistos, dar su visto
bueno a la estructura del proyecto

Resolución de conflictos Dar más agilidad a la toma de

decisiones, une al grupo de trabajo.

Ruta de escalamiento y limitaciones de Comunicar con los gerentes

autoridad demoras en los procesos o en caso

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de incumplimientos dar seguimiento

más fuerte.

Personal y recursos preasignados

Recurso Departamento / Rama ejecutiva
División (Vicepresidencia)
Magdiel Fuentes Gerente Dirección general
administrativo
Nelson Ríos Encargado
Ferreteria

Aprobaciones
Patrocinador Fecha Firma
Ferreteria Cisnes
26/11/2018

Magdiel Fuentes
26/11/2018

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