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07-Taller de MS Project 2010 para La Gestión de Proyectos - Sesión 07 PDF
07-Taller de MS Project 2010 para La Gestión de Proyectos - Sesión 07 PDF
SESIÓN
7
MONITOREO Y AJUSTE DE LA CARGA DE TRABAJO DE LOS
RECURSOS
Ya que el trabajo (en horas, días, semanas, meses, etc.) es la medida del esfuerzo
de un recurso sobre sus tareas, puede utilizarlo como valor de Línea Base para que
lo ayude a revisar cuán bien se están utilizando los recursos en función de los
valores reales o programados.
Podrá revisar la variación de trabajo utilizando la siguiente fórmula:
Variación de trabajo = Trabajo (Programado/Actual) – Trabajo previsto
Si los valores reales del trabajo son considerablemente mayores que los
originalmente planeados, podrá tener ciertos problemas con los recursos
sobreasignados ahora o en el futuro.
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Sesión 07 - Material de Lectura v1
Indicador
que muestra
que se debe
redistribuidor
los recursos
También podrá ver los detalles de cómo las asignaciones afectan y pueden producir
sobreasignaciones de los recursos (o infraasignaciones) utilizando la vista Uso de
recursos de la siguiente manera:
1. Haga clic en la pestaña Vista » grupo Vista de Recursos » haga clic en Uso
de recursos (cualquier recurso cuyo nombre aparezca en rojo o con un
indicador de redistribución estará sobreasignado)
3. Para ver las infra asignaciones o la cantidad de tiempo que el recurso está
disponible sin asignación alguna haga clic en la pestaña Formato » grupo
Detalles » busque la opción Disponibilidad restante, la cual deberá marcar.
Asimismo, puede usar la vista Asignación de recursos para ver la vista Uso de
recursos en combinación con el Gantt de redistribución, esto ayuda a ver qué
recursos están sobreasignados en conjunción con las tareas que la provocan. Para
ello haga lo siguiente:
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empresa haya decidido hacer una reducción a la fuerza de trabajo y el personal del
proyecto se vea reducido en un porcentaje.
Si necesita tomar Acciones Correctivas en el Plan de Proyecto para equilibrar la
carga de trabajo de los recursos, puede hacer lo siguiente:
Ajustar la disponibilidad de los recursos.
Ajustar las asignaciones, por ejemplo: agregar recursos, reemplazar recursos,
retrasar una tarea o una asignación o incluir horas extras.
Utilizar las características de redistribución de Microsoft Project para equilibrar
la carga de trabajo.
Ajustar el alcance (tal vez esta acción requiera la aprobación por parte de los
participantes en el proyecto).
Cuando se ajusta el Plan de Proyecto para conseguir los niveles de asignación de
los recursos, se ha de asegurar de comprobar las fechas de finalización
programadas, los costos y el alcance. Se tiene que saber cómo afectarán los
cambios al resto de áreas del Plan de Proyecto.
Si desea una redistribución automática para equilibrar la carga de trabajo de los
recursos, hará lo siguiente:
Usted se está preparando para una importante reunión con su Director de Proyecto
(Project Manager), usted como asesor nota al repasar su Proyecto que algo no va
bien pues hay muchos recursos sobreasignados y se dio cuenta de esto debido a
que Microsoft Project marca con color rojo los recursos sobre asignados. Se le pide
por tanto revisar la hoja y el gráfico de recursos y dar cuenta de que recursos son
los que están sobreasignados para tomar las medidas correctivas necesarias. Se le
pide responder:
Tres de los campos anteriores son realmente importantes dentro del análisis del
Valor Acumulado:
BCWS (CPTP): Mide el costo presupuestado de las tareas individualmente
basadas en los recursos y costos fijos que son asignados a las mismas luego
que son programadas. Por ejemplo, usted maneja un proyecto de construcción
de una cerca de 4 lados, cada lado cuesta $100 y se debe terminar un lado por
día, hoy es el final del día 2 por lo tanto el CPTP será de $200, pues se debió
haber hecho dicho valor de trabajo.
BCWP (CPTR): Indica cuánto del presupuesto de una tarea debería haberse
gastado dada la duración actual de la tarea. Por ejemplo, supongamos que
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2. En “Fecha de estado”, seleccione la fecha que quiera que Project utilice para
calcular el Valor Acumulado y luego haga clic en Aceptar.
1. Primero deberá encontrarse en cualquier vista que contenga una tabla. Luego
haga clic en la pestaña Vista » Tablas » “Más tablas”.
2. Seleccione “Indicadores de costos del Valor Acumulado” y haga clic en
“Aplicar”.
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FIGURA 13: Tablas de Valor Ganado para los Indicadores de costos del
Valor Acumulado e Indicadores de Cronograma del Valor Acumulado
Para actualizar con los valores reales siga las siguientes instrucciones:
En dicha pantalla, ingrese los valores para % completado, duración real, costo real
y trabajo real para cada una de las tareas.
Para cada período, necesita actualizar los valores de cada tarea. Si alguna de las
tareas no es completada en un período y son trasladadas al próximo tendrá que
actualizar estas tareas en el próximo período pero con un valor acumulado para el
valor real. Por ejemplo, suponga que la tarea 4 está completada al 75% y que su
trabajo real es de 24 horas. En el próximo período, suponga que se ha completado
24 horas de trabajo adicionales para esta tarea. Cuando actualice la programación
para el próximo período, tendrá que actualizar con 48 (24 + 24) horas para el
trabajo real.
En la tabla, ingrese los valores reales de horas por día (o por el período de tiempo
que hayamos elegido, dependiendo de las especificaciones del proyecto). Ingrese la
cantidad de trabajo realizado para cada recurso asignado a la tarea en un día en
particular (o cualquier período elegido). El seguimiento a nivel de tareas por día
toma mucho tiempo, pero resulta más preciso que el método de seguimiento a
nivel de resumen.
En la figura a mostrarse, los recursos y sus respectivas tareas que están trabajando
son mostrados en el lado izquierdo del gráfico. En la parte derecha se muestran las
horas de trabajo real por recurso, las cuales son ingresadas para cada tarea por día
(o por período escogido). Cuando el trabajo real es actualizado, Microsoft Project
automáticamente ajusta la fecha real de inicio, fecha real de fin, el % completado,
el trabajo restante y la duración restante de las tareas.
Aplique la misma técnica utilizada en el método Seguimiento diario de las
tareas para obtener los datos del trabajo real en el lado derecho de la pantalla. Los
pasos a seguir son:
1. Haga clic en la pestaña Vista » grupo Vistas de Recursos » Haga clic en el
ícono Uso de Recursos » luego nuevamente Haga clic en la pestaña Vista »
grupo Datos » Tablas » de la lista despegable elija “Trabajo”.
2. En el lado derecho de la pantalla, área temporal de asignación, dar clic derecho
y en la lista que aparece elija mostrar la columna “trabajo real”.
Cambiando el nivel de utilización: Algunas tareas que han sido planeadas para
utilizar el 100% de sus recursos, se les puede cambiar dicho nivel de utilización.
Por ejemplo, debido a los cambios en una tarea, un recurso ya no es capaz de
pasar el 100% de su tiempo en esa tarea; en vez de eso, sólo está disponible al
50%. En esta situación, el esfuerzo en la columna Trabajo seguirá siendo el
mismo, pero la duración, fecha de inicio y fecha de fin de la tarea cambiarán. Hacer
un seguimiento de los cambios en los niveles de utilización es muy importante
debido a que Microsoft Project puede preparar la fecha de finalización basada en los
actuales seguimientos.
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Las columnas de trabajo: Haga una breve revisión de los tres diferentes tipos de
columnas que contienen información similar en Microsoft Project: Trabajo, Línea
Base de Trabajo y Trabajo real. La columna Trabajo almacena el trabajo real
planeado para la tarea. El trabajo actual continuamente cambia a la par con el
progreso del proyecto. La Línea Base de trabajo es el trabajo planificado y
acordado por los Interesados del Proyecto. La Línea Base no puede ser cambiada
sin una aprobación específica. La Línea Base de trabajo mide el valor con el cual se
mide el rendimiento del proyecto. El trabajo real es la columna en la cual son
ingresados los valores reales del esfuerzo que es utilizado para ejecutar una tarea.
Tener un Porcentaje completado exacto en cada tarea es importante para permitir
el correcto reporte del progreso del proyecto. Tener una programación precisa es
también importante cuando la programación es distribuida hacia los Interesados
(Stakeholders) del proyecto.
Después de evaluar la información del Valor Ganado, es posible que quiera hacer
cambios en la asignación de tareas. Por ejemplo:
Agregar recursos a las tareas.
Utilizar horas extra.
Incrementar la duración de las tareas.
Cambio de las delimitaciones de las tareas.
Ajustar las dependencias.
Dividir las tareas.
Ajustar la ruta crítica.
A la vez, se necesitará hacer cambios en la Línea Base de su proyecto, que haya
guardado previamente.
La evaluación del Valor Ganado puede que haga necesario realizar cambios en la
asignación de los recursos del proyecto. Por ejemplo:
Cambiar las asignaciones de los recursos.
Cambiar la programación de las horas extras.
Redefinir la programación de los recursos.
Asignar tiempo parcial de trabajo.
Controlar los recursos que trabajan en una tarea.
Cambiar el nivel de trabajo.
Cambiar el entorno de los recursos.
Como resultado de los pasos anteriores, Project exporta los datos a una tabla
dinámica, la cual proyecta un gráfico donde puede observar el avance del Valor
Ganado, Valor Planeado y AC, todo en un solo gráfico (Vale indicar que la tabla
dinámica y el gráfico salen en hojas distintas, en un documento de Excel). Estos, a
su vez, se muestran de manera semanal, pero esta opción puede cambiar y se
podrá hacer en el primer cuadro diálogo de Project que usamos en el paso previo a
esta explicación. En el cuadro diálogo Informes visuales: Crear Informe, existe
una opción que dice: “seleccione el nivel de datos de uso que desea incluir en
el informe”, es allí donde escogemos la periodicidad del informe ya sea por años,
trimestres, meses, semanas o días.
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