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PERI ODO 2017-1602

Diseñada por Ing. Germán Gómez Solarte

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA EMPRESA


MADECENTRO

Realizado por:
CLAUDIA PATRICIA JAIMES

Fecha: 30/10/2018
GESTIÓN DE CALIDAD 301104_18
TABLA DE CONTENIDO

1. INTRODUCCION ........................................................................................................................... 3
2. ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ...................................................... 4
2.1 OBJETIVO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ........................................................................ 4
2.2 ALCANCE GENERAL DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ......................................................... 4
2.3 CONDICIONES GENERALES DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ............................................. 4
2.4 CONTROL DE CAMBIOS A LAS GENERALIDADES DEL MANUAL DE
PROCEDIMIENTOS .................................................................................................................... 4
3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO ........................................................................................... 5
3.1. PROCEDIMIENTO 1.5: Realización de Orden de Compra ................................................... 5

2
1. INTRODUCCION

Este manual se encarga de compilar y especificar el procedimiento de - Realización de Orden


de Compra- que hace parte del proceso misional - Compra de insumos- en la empresa
Madecentro, como una base para el desarrollo de un plan de calidad que motive la mejora
continua y el compromiso con la calidad en la organización. Madecentro es una empresa
que se desenvuelve en la industria del mueble, su principal actividad es el diseño,
asesoramiento y construcción de muebles a base de láminas de madera, también distribuye
insumos y aglomerados

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2. ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

2.1 OBJETIVO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El propósito de este manual es detallar el procedimiento de Realización de Orden de


Compra, que hace parte del proceso de compra de insumos en la empresa Madecentro.

2.2 ALCANCE GENERAL DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

El proceso misional que abarca este manual es el de compra de insumos que consiste en la
adquisición de los materiales necesarios para la fabricación de muebles y aglomerados,
dentro de este proceso misional, el procedimiento que detalla este manual es el de
Realización de Orden de Compra

2.3 CONDICIONES GENERALES DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

 Este manual servirá como guía para conocer las actividades que componen el
procedimiento de realización de una orden de compra de insumos dentro de la
empresa Madecentro.
 Siguiendo las políticas de control documental, estará disponible para el personal de
gerencia general, gestión financiera, gestión de calidad, Compra de Insumos y
materiales en stock e Inventarios.
 Podrá ser ubicado de manera digital en una base de datos de documentos de la
empresa y de forma física en la sección de manuales y documentos de gestión
administrativa en los archivos de la empresa
 Sera revisado periódicamente por el área de adquisición y compra de insumos para
realizar cambio o actualizaciones cuando sea necesario
 Se llevará un registro y control de cambios para llevar una trazabilidad en el
documento.

2.4 CONTROL DE CAMBIOS A LAS GENERALIDADES DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Cuadro general de cambios que registra las actualizaciones al manual, debe ser diligenciado cada
vez que haya un cambio o actualización.

Versión Fecha Cambio realizado

4
Realización de las generalidades para el manual del procedimiento
1.0 30/10/2018
Realización de la orden de compra

3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Este procedimiento consiste en realizar y ejecutar una orden de compra de insumos de


acuerdo al material que se necesite para la fabricación de productos, teniendo también en
cuenta el que esté en deposito

3.1. PROCEDIMIENTO 1.5: Realización de Orden de Compra

ENCABEZADO:

CÓDIGO:
MADECENTRO
1.5
VERSIÓN.
1.0
Realización de Orden de Compra
PÁGINAS:
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1. PROPOSITO Y ALCANCE

Este procedimiento está destinado como guía para el personal encargado de insumos y compra de
los mismos, su tiene un tiempo máximo de ejecución de 1 hora, en este tiempo se deben realzar
todas las actividades que lo componen

2. DEFINICIONES

 Proceso Misional: proceso destinado a definir y controlar las mestas de la organización, sus
políticas y estrategias.
 Procedimientos: son conjuntos de actividades en las cuales está dividida la ejecución de un
proceso misional.
 Inventario: Productos ya terminados que se encuentran en bodega dispuestos para ser
entregados o vendidos.
 Materiales en depósito: Insumos que se encuentran en bodega y están dispuestos para ser
utilizados en la fabricación de productos.
 Proveedor: empresa tercera que abastece a Madecentro con bienes o servicios necesarios
para el proceso de producción.
 Cotización: acción que realiza el personal encargado de compras en una negociación con un
proveedor para solicitar el precio de una cantidad de insumos.

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 Logística: transporte de los insumos desde el proveedor a Madecentro, actividad de la cual
se encarga una empresa tercera.

3. DISPOSICIONES GENERALES

 Información de Inventarios de Productos.


 Información de Materiales en Deposito.
 Formatos para establecer cantidad de insumos a comprar
 Formatos de Cotización
 Información de Proveedores
 Presupuesto destinado a compra de insumos
 Personal encargado de Compras y Abastecimiento.
 Equipos de computo
 Medios de Comunicación para contactar proveedores
 Información de empresas encargadas de logística.

4. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Tipo de
actividad
Id Descripción de la actividad PHVA Documento/Registro Responsable

P H V A

Diligenciar formato para establecer Formato Insumos


Personal de Compras e
1 cantidad de material X Faltantes para
Insumos
fabricación

Contactar proveedor y realizar Formato de Personal de Compras e


2 X
cotización cotización Insumos

Obtener presupuesto para la compra Formato para Personal de Compras e


3 X desembolso de Insumos
presupuesto.

Realizar la compra Formato para Personal de Compras e


4 X desembolso de Insumos
presupuesto.

6
Contactar proveedor y realizar la Formato para Personal de Compras e
5 compra X desembolso de Insumos
presupuesto.

Notificar la compra Personal de Compras e


6 X
Insumos

5. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMEINTO

Necesidad de ejecutar un
pedido de materiales

Diligenciar formato para


establecer cantidad de
material

Contactar Proveedor y
Realizar cotización

Obtener presupuesto
para la compra Recotizar

¿Realizar No
Compra?

Si

Contactar Proveedor y
realizar la Compra

Notificar la Compra

Material Comprado

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6. RIESGOS DEL PROCEDIMIENTO

6.1. Riesgos Operativos

Nivel de riesgo Documento


Actividad Código del
Tipo de riesgo relacionado para la
relacionada riesgo
(0-5) gestión del riesgo

Diligenciar formato
Formato insumos
para establecer
Operativo A01 4 faltantes para
cantidad de
fabricación.
material

Contactar Formato para


Proveedor y realizar Operativo A02 5 desembolso de
la Compra presupuesto.

7. CONTROL DE CAMBIOS

En esta sección se deben detallar la información correspondiente a los cambios subsecuentes que
se hagan a este documento con el fin de rastrear y controlar las modificaciones que se han realizado

Versión Fecha Cambio realizado

Realización de la descripción de actividades, diagrama de flujo y


1.0 30/10/2018
Riesgos del procedimiento de Realización de Orden de Compra.

SECCIÓN DE FIRMAS

Firma: Firma: Firma:


Elaboró: Revisó: Aprobó:
Cargo: Cargo: Cargo: