Gestion Del Conocimiento

GESTIÓN DEL
CONOCIMIENTO
Estudio de OpenKM
como alternativa de
software KMS para la
Facultad de Ciencias
Económicas
Mayerli Montes
Julián Enciso
Gestión del Conocimiento
Mayerli Andrea Montes Parra1

Julián David Enciso Castaño2
Tutor de la Investigación: Henry Martínez Sarmiento

Junio de 2013
Resumen:
En las empresas y organizaciones que manejan un alto flujo de información se ha
venido implementado sistemas que modelen y organicen este “Conocimiento”,
estos sistemas son llamados KMS (Sistemas de Administración del Conocimiento
por sus iniciales en inglés). Para la implementación de los KMS se debe conocer el
tipo y la visión del conocimiento que tenga cierta organización, ya que de esto
depende en gran parte el éxito que tenga el KMS, que se ve reflejado en aumento
de la productividad, además de proporcionar a los empleados o usuarios una
manera más fácil de acceder a la información, lo que a su vez produce una
replicación del conocimiento.
A través de este informe se mostrarán algunas investigaciones realizadas en

empresas e instituciones educativas donde se muestran los beneficios y posibles
riesgos de la implementación de un KMS. Por otra parte se definirán algunos
conceptos que ayudarán a una fácil comprensión de cómo se entiende el
conocimiento en una empresa u organización.
Palabras Clave: KMS, conocimiento, éxito empresarial, visión del conocimiento.
1 Estudiante de Ingeniería de Sistemas en la Facultad de Ingeniería de la Universidad

Nacional de Colombia, monitor junior del grupo Capacitaciones de la Unidad de
Informática y Comunicaciones de la Facultad de Ciencias Económicas durante 2013-I.
Correo Electrónico: mamontesp@unal.edu.co
2Estudiante de Administración de Empresas en la Facultad de Ciencias Económicas de la

Universidad Nacional de Colombia, monitor junior del grupo Investigación y Extensión de
la Unidad de Informática y Comunicaciones de la Facultad de Ciencias Económicas.
Correo Electrónico: jdencisoc@unal.edu.co
Gestión Del Conocimiento/2013-I
Management Knowledge
Abstract:
In companies and organizations that handle a high flow of information, systems has been
implemented to model and organize this "knowledge", these systems are called KMS
(Knowledge Management Systems). For the implementation of the KMS must know the
type of knowledge and vision that has the organization, this depends largely on the
success that has the KMS, which is reflected in increased productivity, in addition to
providing employees or users an easier way of accessing information, that it turns in a
knowledge replication.
Through this report show some research in companies and educational institutions
showing the benefits and possible risks of the implementation of a KMS. Moreover, we
will define some concepts that will help easy understanding of how knowledge is
understood in a company or organization.
Keywords: KMS, knowledge, business success, view of knowledge, Management,

Software.
2
Estudiantes Auxiliares:
Fredy Esteban Ahumada

Avendaño
Paola Alejandra Alvarado Castillo
Paola Andrea Alzate Gaitán
David Ricardo Andrade Martínez
Walter Helberth Calderón Espitia
Alberto Cano Díaz
Diego Fernando Ávila Ibáñez
Director Unidad Informática: Julián David Enciso Castaño
Henry Martínez Sarmiento Cesar Felipe González Mayorga
Carlos Eduardo Güisa Díaz
Tutor Investigación: Miguel Ángel Hernández Carvajal
Henry Martínez Sarmiento Andrés Felipe Hurtado Casas
Daniel Felipe Leyva Díaz
Coordinadores: Laura Juliana Malangón Carvajal
Jasmin Guerra Cárdenas Nicolás Martínez Cortes
Juan Carlos Tarapuez Roa Nícolas Miranda Hernández
Mayerli Andrea Montes Parra
Coordinador Servicios Web: Viviana María Oquendo Patiño
John Jairo Vargas Luis Felipe Patiño Oquendo
Daniel Francisco Rojas Martín
Analista de Infraestructura y Mario Andrés Rubiano Rojas
Comunicaciones: Jessica Paola Vargas Castro
Diego Alejandro Jiménez Arévalo
Este documento es resultado de
Analista de Sistemas de un trabajo conjunto y coordinado
Información: de los integrantes de la Unidad de
Víctor Hugo Ramos Ramos Informática y Comunicaciones de
la Facultad de Ciencias
Económicas de la Universidad
Nacional de Colombia.
Esta obra está bajo una licencia reconocimiento no comercial 2.5 Colombia de
CreativeCommons. Para ver una copia de esta licencia, visite
http://creativecommons.org/licenses/by/2.5/co/ o envié una carta a
CreativeCommons, 171second street, suite 30 San Francisco, California 94105, USA .
3
Contenido
Resumen:............................................................................................................................................. 1
Abstract: .............................................................................................................................................. 2
Introducción ........................................................................................................................................ 6
Objetivos: ............................................................................................................................................ 6
Objetivo Principal: ........................................................................................................................... 6
Objetivos Específicos: ...................................................................................................................... 6
Marco Teórico ..................................................................................................................................... 7
Definición ........................................................................................................................................ 7
¿Cómo dimensionar el conocimiento? ........................................................................................... 7
Utilidad de un KMS en una empresa ............................................................................................... 8
Caso Especial: KMS en Universidades ............................................................................................. 9
Experiencias empresariales en gestión del conocimiento .............................................................. 9
Análisis aplicado UIFCE...................................................................................................................... 10
Repositorios .................................................................................................................................. 11
Características: .............................................................................................................................. 11
Software para gestión del conocimiento (KMS)................................................................................ 13
Open KM........................................................................................................................................ 13
Distribuciones............................................................................................................................ 13
Instalación ................................................................................................................................. 18
Ejecución ................................................................................................................................... 18
Arquitectura .............................................................................................................................. 18
Funcionalidades......................................................................................................................... 19
Partners ..................................................................................................................................... 23
Comparación de las Alternativas de Gestión Documental y Gestión de Conocimiento para la UIFCE
........................................................................................................................................................... 23
Implementación de prueba de OpenKM en la UIFCE.................................................................... 23
Modelo Sistémico de Calidad de Software MOSCA: ..................................................................... 25
Algoritmo de Aplicación del Modelo MOSCA............................................................................ 26
Metodología .............................................................................................................................. 29
Resultados ................................................................................................................................. 30
Ventajas ofrecidas por OpenKM ................................................................................................... 32
4
Conclusiones ..................................................................................................................................... 32
Referencias Bibliográficas ................................................................................................................. 32
5
Gestión del Conocimiento

Introducción
La administración del conocimiento ha tomado un lugar muy importante en la

gerencia de una empresa (de aquí en adelante se tomará como empresa a
cualquier organización que se dedique a un sector productivo). Esto
principalmente se ha dado por la necesidad de distribuir, compartir y divulgar
información a un grupo de trabajo bien determinado.
En la implementación de KMS es muy importante conocer que conocimiento es

el que se necesita administrar, dado que de esto depende cual va a ser su
manejo (en cuanto a seguridad, permisos a usuarios, etc.). Evidenciar el tipo de
conocimiento se ha convertido en uno de los campos en el que más hay
investigaciones en cuanto se refiere a KMS. La importancia de definir
adecuadamente el conocimiento a administrar va a ser uno de los temas más
sobresalientes en el resto del documento, en vista de que de este aspecto
dependen varias ramas de la investigación.
Objetivos:
Objetivo Principal:
Proponer una mejora en la gestión del conocimiento en la Unidad de

Informática de Ciencias Económicas, basada en la utilización de un
software KMS (Knowledge Management System por sus siglas en
inglés).
Objetivos Específicos:
 Hacer el análisis de los sistemas de gestión de conocimiento usados

actualmente en la UIFCE.
 Comparar el sistema usado en la UIFCE con la propuesta de
investigaciones anteriores.
6
 Hacer una implementación de prueba del nuevo sistema, y evaluar

su funcionalidad y pertinencia.
 Evaluar los diferentes aspectos y problemáticas que se pueden
presentar en una posible migración del manejo de la información al
interior de la UIFCE y de la Facultad de Ciencias Económicas en
general hacia un sistema KMS como OpenKM
Marco Teórico
Definición
La gestión del conocimiento, es un conjunto de prácticas que se implementan
para mejorar el manejo de información, esto se hace con el fin de mejorar la
productividad de una empresa (Alavi & Leidner, 2001). El término información
se refiere específicamente a lo que debe saber una empresa para poder
funcionar armónicamente; desde esta perspectiva la información es cualquier
cosa que le pueda ser útil a un miembro de la organización. La gestión del
conocimiento, no debe ser confundida de ninguna manera con un sistema que
se encarga de guardar cualquier tipo de dato, si no como se dijo al principio es
un conjunto de acciones, todas dirigidas a buscar cual es la información que
debe ser almacenada.
¿Cómo dimensionar el conocimiento?
Analizar el conocimiento antes de la implementación de un KMS es de suma

importancia, es en este periodo en el que se conoce a fondo lo que se va
administrar (Shannak, Masa'deh, Al-Zu'bi & Obeidat, 2012). Dicho de otra
forma, si no se sabe cuáles son las características exactas de la información que
se va a gestionar puede haber fallas en cuanto al bajo aprovechamiento de
diferentes variables, por ejemplo, si no se sabe quién es el encargado de cierta
actividad, porque al principio no se consideró importante, evidentemente se
pueden presentar inconvenientes entre el administrador del KMS y algún
empleado que haya solicitado dicha información.
Para realizar un buen análisis, en primer lugar debe conocerse cuál de las
siguientes maneras es la visión de la empresa del conocimiento que posee:
(Pérez y Coutín, 2005)
-Como recurso: El conocimiento debe tener un costo (por ejemplo, si se

necesita un experto para la distribución del aprendizaje), también se
administra (como entradas para los procesos que elabore la empresa), e
7
inclusive se evalúa por su rendimiento y el valor agregado que da a los

productos o servicios en los que participa.
-Como producto: En este caso el conocimiento se vende, y por ende

produce ingresos.
-Como activo: El conocimiento es un bien de la empresa, por lo que

necesita ciertos cuidados de protección y mantenimiento.
Cuando se define apropiadamente el tipo de conocimiento que maneja una

empresa, es más probable que la implementación de un KMS sea exitosa, y se
alcancen una serie de beneficios que se nombraran posteriormente.
Utilidad de un KMS en una empresa
A grandes rasgos la utilidad de un KMS es hallar información adecuada en el

momento adecuado para la solución de problemas (Pérez y Coutín, 2005). Esta
información debe ser completa, confiable y oportuna; si se tienen estas
características es mucho más fácil que la persona o el grupo que realice una
búsqueda, pueda realizar un análisis correcto de resultados, y con esto la
convierta en conocimiento (Alavi & Leidner, 2001). Al hacer el paso de
información a conocimiento en un conjunto de empleados se abre la opción de la
innovación y la investigación, dos prácticas muy benéficas para cualquier
empresa.
Además de los puntos a favor ya mencionados, hay uno en especial importante

que es el Desarrollo de país: Cuando un conjunto de empresas de un mismo
país implementa una buena administración de su información con el uso de
nuevas tecnologías hay un fenómeno conocido como Desarrollo Técnico (Yaying,
2005), que es el cambio de los antiguos modelos y paradigmas para hacer las
actividades, con esto se abre el campo de la investigación (dado pues que las
personas deben adaptarse a los cambios de sus empresas), a partir de este
punto se ven los avances tecnológicos, lo que cataloga a un país como
vanguardista e innovador.
Otro beneficio que vale la pena mencionar es la ventaja competitiva que trae la
implementación de un KMS, esta ventaja se refleja en la eficiencia y la toma de
decisiones efectivas, que de una u otra manera aumenta los ingresos, que es en
últimas a lo que le apuntan todas la empresas que implementan un KMS ( Liu,
Huang&Lin, 2012. YJyh-Rong & Kai-Ping, 2011).
8
Caso Especial: KMS en Universidades
El conocimiento en un centro educativo como la universidad tiene 2 formas de

verse: [] Como el utilizado por los administrativos en cuanto a trámites y
demás actividades con que se relacionan y el conocimiento académico, que suele
ser voluminoso y en la mayoría de veces está desorganizado y no es tan factible
que cualquier persona de la comunidad universitaria acceda a esta
información.
Estas fallas han sido evaluadas en varios sondeos y averiguaciones, y la

mayoría de estas concluyen que la investigación sería una de las grandes
beneficiadas con la implementación de un KMS dado que facilitaría
enormemente el acceso a material que en ocasiones no es compartido. (Yaying,
2005)
Por otra parte un KMS para el manejo de los “negocios” de una universidad,
también traería grandes beneficios como el mejor manejo de recursos y la
agilidad en la realización de oficios burocráticos (Yaying, 2005). Todos estos
beneficios serían para la propia universidad, con lo que se conduce como se
mencionó anteriormente al Desarrollo de País.
Experiencias empresariales en gestión del conocimiento
En la actualidad, grandes empresas como IBM, Petrobras, Microsoft, Ernst &

Young, entre muchas otras se han propuesto implementar estrategias en la
gestión de conocimiento que les permitan aumentar su productividad [5]. Pero
¿Cuál es la importancia de administrar bien la información que se posee? En
todas las experiencias de estas empresas, se encuentra una constante, no había
un flujo de trabajo estable, es decir, se cometían errores por falta de
comunicación, no había retroalimentación, no se tenía presente quien pudiera
tener la información que se necesitaba, etc. [3]
Con esto se implementaron investigaciones enfocadas en la búsqueda de nuevos

productos y demás. Sin embargo, siempre había un problema, no había una
comunicación constante entre los miembros, y así uno delos miembros de la
organización tuviera esa información disponible, el “buscador no sabría quién
es el tenedor de la información”. [4]
Una particularidad para tener en cuenta es que las empresas arriba

mencionadas se han caracterizado por estar en una constante innovación con
sus productos y servicios, y esto debido en gran parte a un buen flujo del
conocimiento.
9
A continuación se destacan las experiencias más relevantes sobre este tema:
Petrobras: Empezó su camino en el tema de la gestión del conocimiento en el

2002. Al principio notaron que había una falta de comunicación muy grande, no
se transmitían las mejores prácticas, se cometían los mismos errores en varias
ocasiones, no había coordinación los grupos de trabajo, etc. Hoy en día, es una
empresa ejemplar en este tipo de buenas prácticas, además tiene una
particularidad, almacenan las anécdotas, que de uno u otro modo pueden
ayudar a otras personas que estén afrontando la misma situación. Se
distribuyen lecciones a los empleado, lo que ayuda a l aprendizaje del mismo, y
con esto a su transmisión [5]
Ernst & Young: La orientación dada por E&Y está enmarcada en 'compartir
experiencias': los consultores aprovechan lo que aprenden sus pares al resolver
determinado problema de un cliente, y aplican ese conocimiento a problemas
similares de otros clientes. [5]
Microsoft: La aplicación de programas de Gestión del conocimiento en Microsoft

ha tenido su base en el desarrollo de una estructura de competencias. Los
empleados de esta empresa se ven enfrentados a ella para así definir las
instancias de trabajo en las cuales pueden participar, es decir, desarrollo de
perfiles [5].
Hewlett Packard: las personas que laboran allí, son personas a las que les
agrada compartir su conocimiento, a esto se le suma que en la empresa no hay
un poder jerárquico, lo que produce una rotatividad en los puestos, con esto se
consigue una transferencia informal de conocimiento [5].
Después de estas buenas experiencias se mencionaran también las malas, dado

que es muy importante conocer las cuales fueron las causas del fracaso en
ciertas organizaciones, esto con el fin de localizar los puntos críticos, que
pueden de una u otra manera afectar la implementación y el éxito de un
Sistema Gestor del Conocimiento.
Análisis aplicado UIFCE
Con la revisión de literatura de investigaciones anteriores desarrolladas por la

unidad de informática, se concluyó que el software más “completo” en términos
de gestión del conocimiento era Open KM. A pesar de esto, no se realizó un
estudio sobre cuáles eran las verdaderas necesidades de la unidad en cuanto a
10
este tema. A continuación, se realiza un análisis general sobre los focos de

conocimiento con los que se relaciona la Unidad de Informática.
Repositorios
Teniendo en cuenta la temática de la gestión del conocimiento y su relación con

la UIFCE, se encontró que el repositorio es una de las herramientas que más se
acoge al objetivo de la difusión y creación de conocimiento. A partir de esta
premisa, que estuvo sujeta a un estricto análisis, se concibió la idea de hacer la
prueba piloto de implementación de un KMS que gestionara el acceso y
administración del repositorio.
El repositorio es un conjunto de servidores en los que se almacena la mayoría

de información con la que trabaja la UIFCE. Los monitores, IT’s, y
coordinadores se relacionan directamente con este, cada vez que necesitan
guardar sus investigaciones, proyectos, avances y demás documentos en los que
conste el trabajo y los procesos realizados en la unidad.
La importancia de la información allí contenida es muy alta dado que la

mayoría de los procesos realizados al interior de la UIFCE están soportados en
archivos presentes en los diferentes servidores que sirven para el almacenaje
de los repositorios.
La administración de estos repositorios está actualmente a cargo de Diego

Alejandro Jiménez, quien junto a Jhon Jairo Vargas y Victor Hugo Ramos son
las únicas personas con acceso de administrador a los servidores. De igual
manera, Diego Jiménez es la persona encargada de administrar los permisos a
las diferentes carpetas a los usuarios pertenecientes a la UIFCE.
Características:
- Acceso a Repositorios: Los monitores, coordinadores, y demás personal

de la UIFCE solo pueden acceder al repositorio desde algunos computadores de
la facultad, lo que dificulta la continuidad en el trabajo, porque no siempre
estos computadores están desocupados y funcionales, además que limita el
acceso al interior de la universidad, lo cual, dado los problemas de acceso que se
pueden presentar a la universidad, pueden acarrear retrasos en los trabajos.
- Restricciones en los documentos: Por otro lado existen documentos que

por su importancia no pueden ser modificados, y lo que se hace es bloquear el
acceso a los miembros que no pueden modificar, a pesar de que la información
allí contenida sea útil para búsquedas y avances en otras investigaciones,
11
involucrando solo actividades de lectura, no de copia ni modificación. De hecho

el repositorio permite dar estos permisos especializados, pero sería muy tedioso
asignar permisos a cada documento después de creado, mientras que si estos
permisos se asignaran desde creado el documento sería mucho más fácil poder
gestionar el acceso y el flujo de información entre las diferentes dependencias.
- Interfaz gráfica: La interfaz no da muchas herramientas para

personalizar los repositorios. Como no hay muchas posibilidades, en ocasiones
se suele ver desordenada la información que allí se almacena (es de aclarar,
que no es un desorden generalizado, pero en algunas oportunidades, no se
almacenan los documentos en la carpeta que son y esto causa múltiples
confusiones).
- Información almacenada: A pesar de que hay un gran compilado de

información, esta no se encuentra bien distribuida, es decir, puede que un
documento pertenezca a dos carpetas, pero por la falta de herramientas solo
puede almacenarse en una, lo que produce nuevas búsquedas que se traducen
en pérdida de tiempo.
- Seguridad y confiabilidad: La información no está del todo segura, por

ejemplo, si un monitor por accidente elimina un archivo al que puede acceder
aunque que para él no tenga ninguna relevancia, si puede afectar en gran
medida el trabajo de otra persona
En general:
-Hay que tener permisos por carpeta, es decir una persona no tiene acceso a un
solo documento de determinada carpeta.
-Todos los miembros de la UIFCE, tienen acceso a los repositorios, y

dependiendo su cargo utiliza esta herramienta parta diferentes fines:
Manejo Repositorios Coordinación:

Manejo de correspondencia (uso frecuente, editable). Se guarda todo lo
que salga. Información sobre pagos, inventarios, desarrollos.
Manejo Repositorios IT’s:

Guardan informes históricos, y sus desarrollos.
Manejo Repositorios Monitores Máster y Junior:

Entrega de informes de investigación y trabajos realizados en los
diferentes grupos que componen la UIFCE.
12
Como se puede ver, los repositorios almacenan una gran cantidad de

información, se almacena información sobre la actualidad de los proyectos, las
investigaciones e IT´s, información muy sensible y de vital importancia para los
procesos y como soporte a estos procesos.
-Hay una parte de archivo permanente, en donde se almacena información

indispensable para todos los semestres, otra carpeta muy importante es la
carpeta de públicas: Allí se guarda todo lo que está relacionado con Software.
-Se manejan 3 servidores, cada uno es independiente del otro. En uno de estos
se almacena la documentación histórica como: información sobre la UIFCE
como grupos, redes, archivos temporales y archivos fijos (coordinación,
capacitaciones, grupos, cursos libres), también almacena las investigaciones
anteriores.
Software para gestión del conocimiento (KMS)
En semestres anteriores en la UIFCE se habían realizado investigaciones sobre

gestión del conocimiento. Las investigaciones sobre “Análisis de herramientas
Knowledge Management Systems and SupplyChain Management” y “Gestión
del conocimiento en la facultad de ciencias económicas” analizaron las ventajas
de la utilización de los software de KMS además de hacer una evaluación a las
opciones de software más utilizadas, la conclusión de esta evaluación fue que el
software OpenKM era la opción más viable en cuanto a precio, accesibilidad, y
facilidad de uso.
Open KM
Open KM es una herramienta de gestión del conocimiento construida en

comunidad bajo la licencia GNU (General Public License) Versión 2. Este
software es funcional en los principales sistemas operativos, GNU/Linux,
Windows, Mac OS y Unix y fue escrito en el idioma de programación Java. El
software actualmente se encuentra en la versión 6.2.9.
Distribuciones
Este software cuenta con 3 distribuciones, la distribución Community, Cloud y

Profesional. Estas distribuciones tienen ciertas diferencias pero después de un
análisis de las funcionalidades ofrecidas por cada distribución se llegó a la
13
conclusión que la más completa es la Profesional, cuya única desventaja con

respecto a la distribución Community es que no cuenta con soporte para bases
de datos HSQL.
La siguiente es la tabla comparativa de las distribuciones
TABLA 1: COMPARACIÓN ENTRE DISTRIBUCIONES
COMMUNITY CLOUD PROFESIONAL

Entornos donde Empresas que tienen la Entornos
la información necesidad de gestionar empresariales que
almacenada no eficientemente su precisan máxima
sea crítica dado información a costes disponibilidad y
que no se reducidos. Permite el fiabilidad donde el
incluye ahorro de costes en capital intelectual sea
Destinado a
asistencia infraestructura, crítico. Con un
profesional. personal IT rendimiento
Imprescindible especializado sacándo profesional a un
disponer de el máximo provecho menor coste respecto a
personal técnico pagando por lo que otras soluciones.
cualificado. utiliza.
Tamaño del Pequeños. Pequeños y medianos. Todos.
repositorio
Reducidos. Escalable según Sin límite.
Usuarios
demanda.
Soporte
Por técnicos de Por técnicos de

OpenKM. Tiempo de OpenKM. Tiempo de
respuesta garantizado. respuesta garantizado.
Remoto Resolución de Resolución de
incidencias. incidencias.
Actualizaciones. Actualizaciones.
Consejos de Consejos de
configuración. configuración.
A través del Resolución inmediata. Resolución inmediata.

foro público. Seguimiento de Seguimiento de
Incidencias incidencias a través de incidencias a través de
un servicio web. un servicio web.
Parches de corrección Parches de corrección
de errores. de errores.
14
Telefónico
A través de la red de A través de la red de

Local
partners certificados de partners certificados
OpenKM. de OpenKM.
Revisiones trimestrales
Actualizaciones y ( ( verificado ) ( verificado )
mantenimiento Nightlybuild )
Instalación
Instalación certificada
( sistema verificado ( sistema verificado
Backup
) )
Amazon S3
Sistemas operativos
Windows server family ( certificado )
Debian ( certificado ) ( certificado )
Ubuntu ( certificado ) ( certificado )
Red Hat ( certificado )
CentOS ( certificado )
Fedora
Mac OSX
Otros
Bases de datos
HSQL
MySQL ( certificado ) ( certificado )
PostgreSQL ( certificado )
MS SQL Server ( certificado )
Oracle ( certificado )
DB2 ( certificado )
Funcionalidades generales
WebDAV ( profesional ) ( profesional )
Previsualización ( profesional ) ( profesional )
Workflow
Jasperreports
OCR ( profesional ) ( profesional )
Antivirus ( profesional ) ( profesional )
Metadatos
15
Weservices API
Motor de búsqueda ( profesional ) ( profesional )
Control de versiónes
Soporte Iphone, ( profesional ) ( profesional )
Android, Blackberry
Integrated TWAIN UI
Scanner
Drag&drop
Catalogación
automática programable
Extracción inteligente ( básico ) ( profesional ) ( profesional )
de palabras clave
Operaciones con
múltiples ficheros
Conversor de texto a
voz
Navegación por
metadatos
OCR de páginas
invertidas
Tareas inteligentes
Seguridad extendida
Navegador de
metadatos
Estadísticas de
rendimiento
Paginación
Operaciones con ( básico ) ( profesional ) ( profesional )
multiples ficheros
Extracción de texto ( básico ) ( profesional ) ( profesional )
Dispositivos móbiles ( básico ) ( profesional ) ( profesional )
Previsualización ( profesional )
avanzada
Soporte de mails en
formato eml y msg
Extensiones
Grapado de documentos ( opcional )
Previsualizaciónautocad ( opcional )
Mensajería ( opcional )
Botones de descarga ( opcional )
restringidos
Estampado de imágenes ( opcional )
16
y marca de agua
Firma electrónica ( opcional )
Criptografía ( opcional )
Contactos ( opcional )
Activity log ( opcional )
Sincronización con ( opcional )
Google contacts
Foros ( opcional )
Wiki ( opcional )
Zoho ( opcional )
Google docs ( opcional )
Expiración de ( opcional )
documentos
Macros ( opcional )
Merge files ( opcional )
Live edit ( opcional )
OpenMeetings ( opcional )
Editor HTML ( opcional )
Previsualización ( opcional )
DICOM
Workflow log ( opcional )
OpenOfficeAddon
MS Office Addins
MS Word ( profesional ) ( profesional )
MS Excel ( profesional ) ( profesional )
MS Power Point ( profesional ) ( profesional )
MS Outlook ( profesional ) ( profesional )
Integración
Kofax
AbbyFlexicapture
Flexibar
2D barcodereader
Active Directory
LDAP
CAS ( autentificación )
Joomlaexplorer
TABLA 2
17
Tomada de: http://www.openkm.com/es/producto/comparacion-entre-

versiones.html
Instalación
La instalación del software se hace por medio de archivos de instalación que se

pueden conseguir directamente en la página web de OpenKM para los
diferentes sistemas operativos. Esta descarga se puede realizar a través de:
http://www.openkm.com/es/download-espanol.html
Ejecución
La forma de ejecutar el software es por medio de un terminal o una consola con

el siguiente comando:
%INSTALLATION_DIR%\tomcat\bin\catalina.bat start (Windows)

%INSTALLATION_DIR%/tomcat/bin/catalina.sh start (Linux)
Después de ejecutar el comando se accede al programa a través de un

navegador de internet desde la página http://localhost:8080/OpenKM en este
sitio se tendrá acceso a la página para iniciar sesión.
Hay otra forma más sencilla de ejecutarlo, al momento de instalarlo, tanto en

sistemas operativos Windows como Linux, el software crea dos archivos
ejecutables, en Windows como accesos directos de escritorio y en Linux como
aplicaciones del sistema.
Arquitectura
La arquitectura del software es bastante sencilla, se cuenta con un usuario, que

como ya se explicó en la parte de ejecución hace uso del software por medio de
un navegador de internet. Los navegadores recomendados son Chrome de
Google, Firefox de Mozilla e Internet Explorer de Microsoft, en otros casos se
puede usar un cliente nativo, lo que significa la ejecución por medio de
terminales con un cliente nativo.
18
El siguiente nivel de la arquitectura es el servidor, que al igual que el usuario

puede ser un servidor de servicios web especialmente diseñado para la
compañía o el kit de herramientas de google, finalmente se encuentra el
repositorio, el cual puede constar de la base de datos de la compañía o por un
repositorio Jackrabbit.
La gráfica 1 representa la arquitectura del sistema de gestión de conocimiento

para el software.
GRÁFICA 1: ARQUITECTURA DEL SOFTWARE
Tomada de: http://www.openkm.com/es/producto/arquitectura.html
La arquitectura del servidor requiere Java 1.6 o superior, Apache Tomcat, en

sistema operativo GNU/Linux, Unix, MacOs, Windows 2000 a vista y un
repositorio almacenado en sistema de ficheros MySQL, PostgreSQL, Oracle o
MS SQL.
Funcionalidades
La parte más importante de esta investigación se enfoca en las funcionalidades

que nos presenta el software, dado que el interés es comparar estas
funcionalidades con lo que actualmente se tiene en la Facultad de Ciencias
Económicas.
Las funcionalidades del software se dividen en 3 macroprocesos con sus

respectivas características.
Recopilar
19
Cliente
Cliente hace referencia a la manera en que el usuario final percibe el producto.

Hay distintas maneras en que el cliente puede acceder al software. A través de
un cliente web, un navegador de internet, una aplicación para iPhone o
Android, cuenta con soporte para múltiples idiomas, a través de AJAX.
Microsoft Office AddIn
Adicionales para la suite de Office compatible desde la versión 2000 hasta la

versión 2010, integración con Outlook, Word, Excel y Powerpoint.
OpenOfficeAddOn
Adicional para OpenOffice compatible desde la versión 3.2
OCR
Soporte de scaner que asegura el almacenamiento de todos los documentos.
Correo electrónico
Captura correo desde un servidor IMAP o Pop3, lo cual significa que es

compatible con la mayoría de las plataformas de correo, incluyendo Gmail, y en
el caso de la universidad el correo Unal. Captura también metadatos, importa
los documentos adjuntos. También sincroniza con Google Contacts.
Antivirus
Escaneo de todos los documentos subidos en busca de virus para evitar daños al
repositorio.
Colaborar
Gestión de documentos
El soporte a documentos en Open KM es bastante amplio buscando satisfacer

las necesidades de tantos clientes como sea posible.
20
Entre las funcionalidades con las que cuenta el software se destacan la subida
y descarga de ficheros utilizando archivos “.zip”, bloqueo y desbloqueo de
documentos, marcas de favoritos, notificación de eventos por correo electrónico,
servicio de chat, extracción de metadatos de los documentos, identificador único
del documento, tags del usuario, grapado, macros, entre muchas otras
funcionalidades.
Previsualización de documentos
Open KM soporta previsualización de documentos en formatos dirijidos a

Autocad, MS Office, Open Office, PDF, Video, Sonido, Imágenes y DICOM
Control de versiones
El control de versiones está basado en un modelo check-in / check-out el cual

permite añadir comentarios a las versiones, acceder y restaurar versiones
anteriores del documento y compactar el histórico para liberar espacio.
Tablón
Genera un informe general de los últimos acontecimientos que han surgido en

cuanto a edición, bloqueo, descargas, suscripciones, modificaciónes o subidas de
documentos. También tiene una vista general de los documentos más vistos o
modificados durante la última semana o mes, los últimos subidos y los últimos
modificados.
Workflow
Permite crear complejos flujos de trabajo, por ejemplo un flujo de revisión,

aprobación, validación. Permite asignar tareas a grupos o usuarios. También
permite hacer seguimiento desde el dashboard de las tareas del workflow,
genera notificaciones de correo configurables.
Capitalizar
Motor de Búsqueda
Buscar documentos por contenidos, palabras clave, fecha de modificación, autor

y tipo de documento, indexa documentos subidos en gran cantidad de formatos,
búsqueda por sinónimos, por relevancia, utilizando metadatos, almacenamiento
de consultas, búsquedas avanzadas utilizando XPATH y SQL, a partir de una
estructura de directorios jerárquica, selección de objetos de búsqueda, tags de
21
usuarios para localización de documentos, busqueda simple y avanzada, orden

según criterios, opciones de descarga o de ir a la ubicación del documento, entre
otros.
Propiedades de grupo (METADATOS)
Permite añadir sus propias propiedades de grupos al sistema (metadatos),

también admite distintos formatos (inputs, listas simples, listas de selección
múltiple, text, áreas), permite internacionalizar los valores de los metadatos y
ordenar la posición de como aparecen los metadatos en la interfaz del usuario.
Thesaurus
Vista de los documentos en la estructura del thesaurus, extráe de manera

automática las palabras claves y tiene un módulo de entrenamiento basado en
skos y documentos de entrenamiento.
Seguridad
Plug-in para autentificación basado en JAAS. También cuenta con soporte para
LDAP, Active Directorio, DBMS, entre otros. Lista de control con acceso
granular, seguridad por usuarios y roles, permite asignar permisos en
documentos y carpetas, todas las operaciones que un usario realice quedan
registradas, soporta comunicaciones SSL, cuenta con criptografía y con firma
electrónica.
Administración
Permite ver los usuarios logeados, desbloquear y cancelar documentos editados,

proporciona una vista del repositorio, detalle del log de actividad, importar
documentos o carpetas desde el sistema de ficheros, exportar el repositorio al
sistema de ficheros, administrar el workflow, modificar perfiles de usuario,
programar tareas, generar macros.
Integración
Presenta integración con:
Kofax.
AbbyFlexicapture.
Flexibar.
2D barcodereader.
Active Directory.
22
LDAP.
CAS (authentication).
Canon IW DS.
Integración con otro software utilizando WebServices.
Partners
Actualmente OpenKm cuenta con un Partner registrado en Colombia, la

empresa SET SOFTWARE, una empresa de consultoría y outsourcing en
Tecnologías de la Información.
Comparación de las Alternativas de Gestión Documental y Gestión de

Conocimiento para la UIFCE
Implementación de prueba de OpenKM en la UIFCE
Para poder evaluar el software OpenKM se realizaron unas instalaciones de

prueba en la UIFCE. La primera instalación se realizó en una máquina virtual
con un S.O Windows Server 2003, esta prueba se realizó con el fin de evaluar el
proceso de instalación y de puesta en marcha del software, dado que este
software está recomendado para uso en sistemas operativos GNU/Linux.
Después se realizó la instalación en el servidor Serverecono1 de la FCE.
Lo que se encontró en estas instalaciones de prueba fueron los siguientes

puntos:
- El software puede requerir configuraciones de entorno además de

actualización de servicios como Java.
- El uso del vínculo http://localhost:8080/ al interior de la FCE y de otros
computadores adentro de la universidad funciona normalmente dado que
están conectados en la intranet.
- El servidor Serverecono1 es lo suficientemente robusto en cuanto a
procesador y RAM para soportar el uso del software por varios usuarios
a la vez, esta prueba se realizó con un total de 20 usuarios conectados y
trabajando al mismo tiempo.
23
- El software OpenKM hace un cifrado de los archivos al ser importados,

esto implica que si se guarda el archivo real en el servidor, además del
archivo cifrado generado al importar el real, se estará usando el doble de
almacenamiento.
- El almacenaje que ofrecen los servidores de la FCE no es suficiente para
hacer una instalación y migración total de los servicios del repositorio a
este software.
- El software requiere de un administrador de servicios web, el que usa
por defecto es Tomcat, y en S.O. Windows requiere que haya una
ventana de consola ejecutando el servicio del Tomcat en todo momento,
dado que la administración del servidor se hace a través de asistencia
remota desde el equipo de Diego Jiménez, cuando se cierra el escritorio
remoto desde este computador se cierra la ventana de comandos de
Tomcat, lo cual cierra también el servicio de OpenKM.
Las características físicas de Sereverecono1, que fue el servidor escogido para

hacer la evaluación y posterior implementación del software, son:
GRÁFICA 2: CARACTERISTICAS DE HARDWARE DE SERVERECONO1
SERVERECONO1
HARDWARE
Direccion IP 167.176.16.8
Referencia Dell PowerEdge 2950
Sistema Operativo Windows Server 2003 R2 Enterprise X64 SP2
C (12 GB) Espacio libre 372 MB
Disco duro (particionado)
D (668 GB) Espacio libre 58,5 GB
Procesador Intel Xeon 1.86 Ghz
Memoria RAM 4 GB
Unidades DVD/CD-RW Drive
Después de hacer las instalaciones y debidas pruebas del software se pasó a

hacer la comparación de las ventajas que puede ofrecer OpenKM frente al
actual manejo del sistema de repositorios.
Teniendo presentes las funcionalidades ofrecidas por OpenKM al igual que los
requerimientos y disponibilidades actuales tanto de Gestión Documental como
del Conocimiento en la UIFCE, se procede a hacer una evaluación comparativa
24
de software conocida como la metodología MOSCA (Modelo Sistémico de

Calidad de Software).
Modelo Sistémico de Calidad de Software MOSCA:
Lo que se busca al aplicar una evaluación MOSCA a algún software es

determinar si el software cumple o no con la función establecida para el
producto.
El prototipo del Modelo MOSCA pretende integrar un modelo enfocado en la

calidad del producto y otro enfocado en la calidad de proceso de desarrollo,
basados en los conceptos de la Calidad Total Sistémica.
El prototipo se fundamenta en cuatro niveles:
Nivel 0: Dimensiones: Aspectos Internos del proceso, Aspectos Contextuales del

proceso, Aspectos Internos del producto y Aspectos Contextuales del producto.
Nivel 1: Categorías: Se contemplan seis categorías pertenecientes al producto,

con unas métricas distintas cuando se trata de los aspectos conceptuales o de
los aspectos internos del producto.
Categorías del producto:
- Funcionalidad
- Fiabilidad
- Usabilidad
- Eficiencia
- Mantenibilidad
- Portabilidad
25
Nivel 2: Características: Cada categoría cuenta con un conjunto de

características que se enfocan en las áreas claves a satisfacer para lograr,
asegurar y controlar la calidad tanto en el producto como en el proceso.
Nivel 3: Métricas: Para cada característica se da una calificación que se puede

posteriormente ponderar junto con las demás calificaciones, conocidas como
métricas, que representan la importancia que se le da a cierta característica
por sobre las otras.
Algoritmo de Aplicación del Modelo MOSCA
La aplicación del modelo se divide en tres pasos:

1. Medir la calidad del producto.
2. Medir la calidad del proceso de desarrollo.
3. Integración de las calidades parciales de los submodelos.
Existe una gráfica que muestra este proceso de una manera más entendible.
26
GRÁFICA 3: ALGORITMO DE APLICACIÓN DEL MODELO MOSCA
(Mendoza, Pérez, & Grimán, 2005)
El primer paso consiste entonces en cumplir con la funcionalidad, lo que

básicamente se considera como que el software cumpla con los requerimientos
mínimos para los que fue programado. Si el software no cumple con este primer
nivel de evaluación simplemente se deja de evaluar, puesto que no es el tipo de
software que se está buscando para la tarea específica.
Después de evaluar la funcionalidad se eligen dos categorías más con sus

respectivas métricas, estas métricas se evaluarán en los dos aspectos ya
nombrados, los conceptuales o del proceso y los internos del producto. La tabla
de calificación que se usa es la siguiente:
27
GRÁFICA 4: TABLA DE EVALUACIÓN DE LAS CATEGORÍAS DEL MODELO MOSCA

Después de evaluar las categorías, estas se comparan a través de la siguiente
tabla para conocer la Calidad Sistémica del software con los resultados
obtenidos en la Gráfica 3 en la columna del Nivel de Calidad del Producto de
Software.
GRÁFICA 5: TABLA DE CALIFICACIÓN DEL MODELO MOSCA
Nivel de Calidad Nivel de Calidad Calidad Sistémica

Producto Proceso
Básico - Nulo
Básico Básico Básico
Intermedio - Nulo
Intermedio Básico Básico
Avanzado - Nulo
Avanzado Básico Intermedio
Básico Intermedio Básico
Intermedio Intermedio Intermedio
Avanzado Intermedio Intermedio
Básico Avanzado Intermedio
Intermedio Avanzado Intermedio
Avanzado Avanzado Avanzado

Como se puede ver existen 4 diferentes calificaciones por categoría que pueden
ser Nulo, Básico, Intermedio y Avanzado, dependiendo de las calificaciones
obtenidas en las categorías de producto y proceso se podrá obtener una
calificación de calidad sistémica, que puede o no recomendar el uso de un
software.
La cantidad de métricas aprobadas por el software para considerado aprobado o

no dependen del criterio del evaluador, el cual puede elegir el porcentaje
mínimo para aprobar o no un nivel de calidad para el software.
28
Metodología
Dado que el objetivo de la presente investigación es hacer una comparación

entre el sistema actual de gestión del conocimiento y la alternativa en cuanto a
software KMS se procedió haciendo la evaluación de estos.
Las categorías que se consideraron más importantes para las necesidades de

gestión documental y del conocimiento para la UIFCE y la FCE fueron la
Funcionalidad, la cual nunca se puede dejar por fuera en la evaluación del
Modelo MOSCA, la Fiabilidad y la Usabilidad, las cuales se consideraron los
factores más importantes a tener en cuenta en el proceso de selección de un
software para esta área.
29
Resultados
En la siguiente tabla se pueden ver los resultados obtenidos

TABLA 2: EVALUACIÓN MODELO MOSCA.
Aspectos Software Aspectos Internos Software

Open KM Maxima Open KM Maxima
Conceptuales actual del Producto actual
Funcionalidad
Ajuste A Los
12 16 16 Correctitud 8 8 8
Propositos
Precisión 10 10 10 Estructurado 1 1 1
Interoperabilidad 5 6 7 Encapsulado 1 1 1
Seguridad 1 2 2 Especificado 0 1 1
Calificación total
28 34 35 10 11 11
funcionalidad
Nota Nota
26,25 8,25
mínima mínima
Fiabilidad
Madurez 12 16 17 Correctitud 8 8 8
Tolerancia a Fallas 0 1 1 Estructurado 1 1 1
Recuperación 2 4 4 Encapsulado 1 1 1
Calificación total
14 21 22 10 10 10
fiabilidad
Nota Nota
16,5 7,5
mínima mínima
Usabilidad
Facilidad de
5 4 5 Completo 1 1 1
Comprensión
Capacidad de 5 9 9 Consistente 1 1 1
30
Aprendizaje
Interfaz Gráfica 2 5 5 Efectivo 1 1 1
Operabilidad 13 10 13 Especificado 0 1 1
Conformidad con los
1 5 5 Documentación 1 1 1
estándares
Auto-descriptivo 1 1 1
Calificación total
26 33 37 5 6 6
usabilidad
Nota Nota
27,75 4,5
mínima mínima
31
Como se puede ver en la Tabla 2 el software OpenKM obtuvo Satisfecho en

todas las categorías, tanto del producto como del proceso, lo cual, basado en las
gráficas 3 y 4 de da una calificación en calidad sistémica de AVANZADO.
Por otro lado, el manejo actual de repositorios obtuvo en calificación Básica en

las categorías conceptuales y Avanzado en la categoría del producto, esto da
una calificación de calidad sistémica de INTERMEDIO.
Ventajas ofrecidas por OpenKM
Las ventajas encontradas en el uso del software OpenKM frente al sistema de

administración de repositorios actualmente usados
Conclusiones
1. Antes de la implementación de algún KMS debe hacerse un estudio de cómo

es visto el conocimiento, para evitar errores posteriores a la instalación del
software
2. Prácticas como la cultura del compartir y la colaboración deben ser
difundidas en el medio donde se piense integra un KMS, dado que el buen
funcionamiento del mismo depende de la información que unos compartan para
que otros la adquieran fácilmente.
3. Un KMS puede integrar funciones administrativas y académicas, en el caso
de la universidad, lo que permite un mayor alcance y también facilita muchas
tareas que en ocasiones son repetitivas.
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34

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GESTIÓN DEL

Mayerli Andrea Montes Parra1

Tutor de la Investigación: Henry Martínez Sarmiento

A través de este informe se mostrarán algunas investigaciones realizadas en

Palabras Clave: KMS, conocimiento, éxito empresarial, visión del conocimiento.

1 Estudiante de Ingeniería de Sistemas en la Facultad de Ingeniería de la Universidad

2Estudiante de Administración de Empresas en la Facultad de Ciencias Económicas de la

Keywords: KMS, knowledge, business success, view of knowledge, Management,

Fredy Esteban Ahumada

Gestión del Conocimiento

La administración del conocimiento ha tomado un lugar muy importante en la

En la implementación de KMS es muy importante conocer que conocimiento es

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Analizar el conocimiento antes de la implementación de un KMS es de suma

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Utilidad de un KMS en una empresa

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Caso Especial: KMS en Universidades

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Estas fallas han sido evaluadas en varios sondeos y averiguaciones, y la

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En la actualidad, grandes empresas como IBM, Petrobras, Microsoft, Ernst &

Con esto se implementaron investigaciones enfocadas en la búsqueda de nuevos

Una particularidad para tener en cuenta es que las empresas arriba

A continuación se destacan las experiencias más relevantes sobre este tema:

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Microsoft: La aplicación de programas de Gestión del conocimiento en Microsoft

Después de estas buenas experiencias se mencionaran también las malas, dado

Análisis aplicado UIFCE

Con la revisión de literatura de investigaciones anteriores desarrolladas por la

este tema. A continuación, se realiza un análisis general sobre los focos de

Teniendo en cuenta la temática de la gestión del conocimiento y su relación con

El repositorio es un conjunto de servidores en los que se almacena la mayoría

La importancia de la información allí contenida es muy alta dado que la

La administración de estos repositorios está actualmente a cargo de Diego

- Acceso a Repositorios: Los monitores, coordinadores, y demás personal

- Restricciones en los documentos: Por otro lado existen documentos que

involucrando solo actividades de lectura, no de copia ni modificación. De hecho

- Interfaz gráfica: La interfaz no da muchas herramientas para

- Información almacenada: A pesar de que hay un gran compilado de

- Seguridad y confiabilidad: La información no está del todo segura, por

-Todos los miembros de la UIFCE, tienen acceso a los repositorios, y

Manejo Repositorios Coordinación:

Manejo Repositorios IT’s:

Manejo Repositorios Monitores Máster y Junior:

Como se puede ver, los repositorios almacenan una gran cantidad de

-Hay una parte de archivo permanente, en donde se almacena información

Software para gestión del conocimiento (KMS)

En semestres anteriores en la UIFCE se habían realizado investigaciones sobre

Open KM es una herramienta de gestión del conocimiento construida en

Este software cuenta con 3 distribuciones, la distribución Community, Cloud y

conclusión que la más completa es la Profesional, cuya única desventaja con

TABLA 1: COMPARACIÓN ENTRE DISTRIBUCIONES

COMMUNITY CLOUD PROFESIONAL

Por técnicos de Por técnicos de