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Como optimizar el
  tiempo
  Anexo II
 

 
 

Anexo II: ¿Qué es el tiempo? 

Por ser el tiempo un asunto abstracto, es difícil  definirlo; sin embargo es algo conlo cual  tenemos que ver 


todos los días. Le atribuimos muchos epítetos al tiempo: “El tiempo es oro”, “El tiempo vuela”, “El tiempo  lo 
resolverá”,  “No  tengo  tiempo”,  pero  si  comprendiéramos  bien  el  significado  del  tiempo  concluiríamos 
que  no  es  eso.  Después  de  todo,  el  tiempo  no  es  oro,  ni  un  artículo  del  que  podemos  disponer;  no  va    a  
ninguna    parte...    no    podemos    acelerarlo,    ni  retardarlo;    no  podemos    comprarlo  ni  cambiarlo  por  otra 
cosa;  no  es  una  fuerza asoladora del  mar  ni  un  juez  inescrutable,  ni  un  sanador omnisciente.  El  tiempo 
es  según  lo  define  sencillamente  un  diccionario,  “El  periodo  durante  el  cual  continúa  una acción o un 
proceso”. 

Roberto  MacIVer,  un  experto  en  ciencias  sociopolíticas  dice  que  “El  tiempo  como  el  espacio  es  una 
dimensión más que una fuerza”. 

Así que al despojar al tiempo de todos esos epítetos,  llegamos  a  la  conclusión  de  que  el  tiempo  es  sólo 


una  medida,  una  dimensión.  Y  si  esto  es  así,  entonces  cuando  hablamos  de  la administración del tiempo, 
el problema no está en éste, sino en la administración de nosotros mismos. Quienes tienen problemas en la 
distribución de su tiempo, tiene problemas en la administración  de  sí  mismo. El  comprender  la  naturaleza 
del  tiempo  nos  comprometerá  más  a optimizar esta medida o dimensión de la vida. 

Cuando hablamos de la  necesidad  de  administrar  el  tiempo,  en  realidad  lo  que  deseamos  manejar  son 


los  acontecimientos  que  suceden  y  que  le  dan  sentido  al  cumplimiento  de  nuestros objetivos.  En este 
ciclo de la administración del tiempo consideramos tres aspectos básicos: 

1. Los Principios de la administración del tiempo 
2. Inventario del tiempo 
3. Los desperdiciadores del tiempo 

Principios de la administración del tiempo 

Toda  administración  implica  la  personalidad  del  administrador  máxime  cuando  se  trata  del  tiempo, que 
no  es  algo  externo  a  la  persona.  Por  eso:  “Administrar  el  tiempo  es  administrar  la  vida;  malgastar  el 
tiempo  es  malgastar  la  vida.”La  administración  del  tiempo  no  puede  ser  sino  un  reflejo  de  la 
personalidad:“Dime  cómo  gastas  tu  tiempo  y  te  diré  quién  eres”Entre  los  principios  generales  más 
importantes que consideramos tenemos: 

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1 ‐‐‐    El  buen  uso  del  Tiempo  exige  planear  igualmente  nuestro  futuro  mediato (objetivos  a 
largo  plazo)  y  nuestro  futuro  inmediato  (objetivos  a  mediano  y corto plazo). 
2 ‐‐‐    Las  tareas  que  cualquier  persona  afronta  no  tienen  la  misma  importancia.  El  
tiempo disponible les debe ser asignado en orden de prioridades. 
3 ‐‐‐  Como  nadie  tiene  el  control  absoluto  de  todas  las  circunstancias  y  factores,  toda programación 
del tiempo personal debe ser flexible para poder adaptarse a los improvistos. 
4 ‐‐‐  En  muchas  ocasiones  se  crea  una  tensión  entre  lo  urgente  y  lo  importante.  La  tiranía  de  lo 
urgente hace  postergar  los  objetivos  más  importantes  a largo plazo, olvidar las prioridades y responder 
en exceso a los problemas, como si todos fueran crisis. 
5 ‐‐‐  Hay  problemas  que  tienden  a  solucionarse  por  sí  solos. El  saber  identificarlos y  dejarlos  de lado, 
redunda en un ahorro de tiempo y de energía. 
6 ‐‐‐  El  hábito  de  posponer  decisiones  y  acciones  es  un  modo  común  de  perder  no  sólo  tiempo,  sino 
muchas oportunidades valiosas de todo género. 
7 ‐‐‐  Los  plazos  definidos  fuerzan  en  forma  adecuada  la  acción. El  imponerse  a  sí  mismo  fecha límite 
facilita la autodisciplina y la toma de decisiones y de este modo favorece la eficiencia. 
8 ‐‐‐  Agrupar  tareas  similares  formando  bloques  evita  confusiones,  elimina  repeticiones  y  de  este 
modo favorece la eficiencia. 
9 ‐‐‐  Tener  los  propios  objetivos  vitales  por  escrito   y   revisarlos   periódicamente  ayuda  a mantener la 
orientación y así economizar tiempo y energía. 

Uno  de  los  problemas  serios  en  la  administración  del  tiempo  es  que  la  gran  mayoría  de  las personas no 
saben  en  qué  ocupan  su  tiempo.  De  ahí  la  importancia  de  hacer  un  inventario  para  determinar  la 
distribución y utilización del tiempo. 

Este  inventario  nos  ayuda  a  enlistar  las  actividades  a  realizar  y  a  la  vez  a  priorizarlas   de acuerdo a su 
importancia y al cumplimiento de los objetivos. Lo básico en este inventario es lo  planeado  y  lo  realizado. 
Esto  me  ayuda a determinar realmente en qué estoy utilizando el tiempo. 

Los desperdiciadores del tiempo 

Hay una urgencia ligada al tiempo.  Jesús lo sabía cuando dijo “Me es necesario hacer las obras del que  me 


envió  entre  tanto  que  el   día   dura;   la noche   viene cuando nadie puede trabajar.”   (S.  Juan 9:4). 

El  gran  misionero  esto  cuando  dijo:  “Tendremos  toda  la  eternidad  durante  la  cual  celebrar  nuestras 
victorias,  pero  los  desperdiciadores  de  tiempo,  son  aquellas  actividades  sin  valor  que  como “ladrones  de 
tiempo”  se  ocultan  frecuentemente  bajo  el  disfraz  de  actividades  legitimas. Entendemos  por  “enemigos”  
o   “desperdiciadores de tiempo” cualquier circunstancia que se opone a  la  consecución  de  nuestras  metas 

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u  objetivos, o simplemente que nos aparta de  nuestros valores. 

También a cualquier actividad controlable, que impide  o  retrasa  el  esfuerzo  para  poder cumplir con  su 
tarea  o  trabajo.  En  cierto  seminario  para  administradores,  se  le  pidió  al  buen  número  de  líderes  y 
dirigentes  cristianos  que  hicieran  una  lista  de  las  principales  causas  que  les  quitaban  su  tiempo  en  su 
trabajo. 

A  esta  lista  le  agregamos  otras  más  que  consideramos  complementan  muy  bien  y  que  son  las  que 
mayormente y con frecuencia se repiten. 

 Dejadez o inercia 
 Falta de planeación personal 
 Interrupciones con personas que no habían concertado una cita 
 Falta de delegación 
 Lectura de correo intrascendente 
 No señalar las prioridades con claridad 
 Repeticiones inútiles 
 Confusión y desorden 
 Las indecisiones 
 Mucho tiempo hablando y poco pensando 
 Demasiado tiempo realizando cosas sin aclarar intenciones, propósitos y objetivos 
 Confundir lo urgente con lo importante 
 No saber decir “no” 
 Sobrestimar las propias capacidades 
 Aplazar, dejar las cosas para después o al otro día 
 Exceso de reuniones 
 Inconstancia, hábito de dejar tareas inconclusas 
 Indisciplina en el cumplimiento de los propios planes. 

¿Cómo aprovechar más el tiempo? 

Ya  citamos  a  Elena  G.  De  White  cuando  nos  dijo  que  “la  única  manera  en  la  cual  podemos  redimir 
nuestro tiempo es  aprovechando  lo  más  posible  el  que  nos  queda.”Esta   última  parte  del artículo  se 
dedicará  a  algunas  estrategias para optimizar al máximo el tiempo. 

1. Establecer claramente metas y objetivos. 

Sin  objetivos  claros  y  definidos  es  imposible  clasificar  actividades  y  determinar  prioridades.  Para 
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valorar  si  el   tiempo   ha   sido   bien   aprovechado   o   mal   gastado,  debe  considerarse   en   función   de  la  
consecución   de   los   objetivos  planteados.  Lo  más   difícil   en   la    clasificación    de    las actividades  es 
decidir  cuáles  son  importantes  y  cuáles  son  las  que  llevan  al  cumplimiento  de  los objetivos. “Los asuntos 
realmente importantes rara vez son urgentes y  los asuntos  más urgentes rara vez son importantes. 

Cuando  las  actividades  importantes  han  sido  identificadas  es  necesario  jerarquizarlas   de acuerdo a un 


orden    de    prioridades    y    esta  priorización  depende  del  papel  que  la  actividad  cumple  en el logro  de los 
objetivos. 

2. Organizar  y  programar  todas  las  actividades 

El  clarificar  objetivos  y  prioridades  es  muy  importante  en  la  administración  del  tiempo.  Sin embargo, 
para  que  resulte  exitoso  requiere  de  una  programación  cuidadosa  de  actividades.  Programar  las 
actividades  que  se  deben  realizar  es  determinar  qué  debe llevarse  a  cabo,  cómo, quién,  cuánto,  con 
qué  y  en  dónde  deben  efectuarse  para  poder  lograr  los   objetivos   del   puesto  que  desempeña. Aquí es 
muy importante el uso del formato del inventario del tiempo. 

3. Delegación Eficaz 

La  delegación  es  una  de  las   herramientas   más   útiles   para   lograr  más  fácilmente  la administración  del 
tiempo.  “Delegar  es  el  acto  de  transferir  autoridad,  responsabilidad  y  rendición  de  cuentas  de  una 
persona o grupo a otra”. 

La delegación efectiva facilita el trabajo del líder y aumenta la productividad en la organización a la vez que 
ayuda en la formación de nuevos líderes, pero lo más importante es que le proporciona tiempo al  líder para 
otras cosas que sólo él puede realizar. 

4. Controlar las Interrupciones. 

Las interrupciones son elementos que ocasionan pérdida de tiempo. Como llamadas telefónicas,  visitas   sin  


previa  cita,  juntas  y  atención  de  problemas. Si   son   llamadas   telefónicas,    apóyese en  la  secretaria. Si 
son visitas inesperadas,  fíltrelas  mediante  la   ayuda   de   la   secretaria,   o   el cierre  de  la puerta o si le tocó 
atenderla  limite  el  tiempo  de  acuerdo  a  la  situación.  Si  se  trata  de junta  de  trabajo,  puede  resolver  esta 
interrupción  dejando  un  tiempo  en  su  agenda  sin  programar para atender estas interrupciones. 

Fuente:  http://www.scribd.com/doc/3796546/ADMINISTRACION‐‐‐DEL‐‐‐TIEMPO 

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