ENSAYO

“IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS Y DOCUMENTOS”

PROGRAMA ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO

LABORAL
CODIGO (1807211)

PRESENTADO POR:
ERIC JIMENO GARZON ESCOBAR
APRENDIZ SENA VIRTUAL

PRESENTADO A:
JORGE EDUARDO RUEDA PEÑA
DOCENTE VIRTUAL
SENA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA
2018
El termino archivo proviene (latín archīvum).
Concepto: Es el conjunto de documentos fuera cual fuere su fecha,
Forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o
entidad pública o privada, en el trascurso de su gestión, conservados respetando
aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución
que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. No obstante,
"archivo" es una palabra polisémica que se refiere al fondo documental, como
conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona física
o jurídica en el ejercicio de sus actividades y el lugar donde se custodia dicho
fondo o acervo documental. Los archivos son importantes para
la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son
imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su
vigencia, estos documentos son potencialmente, parte del patrimonio cultural y
de la identidad nacional. El manejo de la información, entonces, tiene su punto
de partida desde el comienzo de la historia de la humanidad.
Orígenes: Se dice que es muy antiquísimo o antiguo desde el comienzo de la
historia de la humanidad; entre las culturas que más aportaron a este
surgimiento documental, se encuentran los egipcios, ya que éstos reflejaban en
los templos del clérigo inscripciones dirigidas a la doctrina. Esto también
ocurría en China e India. Las civilizaciones de Roma y Grecia dejaban por
escrito testamentos y otros documentos, en vestigios en madera y mármol. Los
arcadios, sumerios y babilonios tallaban sus escritos en pieles, en madera y
mármol con implementos metálicos, y en tablillas de arcilla blanda para dejar
escrituras con instrumentos en forma de cuña.
Evolución: Se puede decir que ha tenido una constante y muy significativa
evolución o transformación siempre en pro del desempeño y dela buena labor
para la consulta y la información como instrumento de control; se dice que hay
vestigios desde los siglos XII XIII Y XV de su notable transformación en el
registro de libros contables y el archivo real de la época. Con la Revolución
francesa, se produce una revolución en los archivos. Y sigue una evolución muy
considerable en la época de la industrialización y la gran revolución de la
imprenta en las empresas le permitió pasar a ser un baluarte de la información
en físico de la historia misma y de la gestión empresarial en cuestión.
Cualidades: Son muchas pero puedo decir que es muy eficiente económico,
dinámico, funcional, simple y exacto.
El archivo de documentos según se observa permite al archivar conservar una
muestra sustancial del enunciado y referido, permite ser una operación de
consulta y búsqueda que identifica la información de una manera detallada y
precisa según la situación sin equivoco alguno ya que es lineal y cronológico su
reposo histórico.
Su clasificación: Es según la Organización, los archivos se clasifican de
acuerdo al tiempo establecido en cada una de las etapas es decir, archivo de
gestión, archivo central y archivo histórico.
Según su uso:

Archivo activo

Compuesto por documentos del año actual o años anteriores, que se encuentren en
proceso de tramitación, como: historias laborales, resoluciones, contratos y demás
documentos que se encuentren en el proceso de consulta. Por tanto, es el que
satisface las necesidades de conservación y consulta permanente.
Archivo semiactivo

Son los documentos que varían en su periodo de conservación y su consulta es

menor.

Archivo inactivo

Son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo de conservación,

de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales o históricas.

Según su naturaleza:

Archivo Público

Es todo documento que pertenece a las entidades del Estado.

Archivo Privado de Interés Público

Son aquellos documentos que por su valor histórico, investigativo, científico o
cultural son de interés público.
Archivo Privado

Son los documentos que pertenecen a personas naturales o jurídicas.

Según su ciclo de vida:

Archivo de Gestión
Corresponde a la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a
consulta administrativa por toda la organización.
Archivo Central
Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes archivos
de gestión de cada dependencia; su consulta no es tan frecuente, pero siguen en
vigencia.

Archivo Histórico
Aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo de
conservación permanente.

Aplicación en el medio actual: Se aborda la gestión documental en el contexto

organizacional actual. Se examina el concepto de documento de archivo y las
complejidades de su manejo en el ambiente digital que afectan su capacidad de
constituir evidencia veraz de los procesos de negocios organizacionales.
Finalmente se presenta la Norma ISO 15489 Información y documentación
Gestión de Documentos como una metodología útil para la adecuada gestión de
documentación archivística, independientemente de su soporte, en el contexto
organizacional.

La asimilación de técnicas gerenciales en las organizaciones actuales, junto a la

introducción de las de tecnologías de la información y las comunicaciones
(TICs) desde los años 50 - 60 del siglo XX, provocaron lo que Bearman1 llamó
"revolución de la información electrónica", lo cual estimuló un profundo
impacto en los modelos comunicacionales de las organizaciones, en sus formas
de organización burocrática, en el papel de la información en estas, en la forma
de la documentación que producen e indudablemente en el papel de los
profesionales encargados del trabajo con la información. Las conductas
humanas de comunicación dentro y fuera de las organizaciones como
consecuencia del llamado «espacio virtual de trabajo compartido» se han
flexibilizado, vuelto horizontales y han empleado canales nunca antes
experimentados en las burocracias, cuya principal herramienta de comunicación
habían sido históricamente los documentos, como afirma la revista Dollar. La
aparición de los sistemas de información interactivos, dinámicos y
experienciales ha permitido que se puedan realizar transacciones
administrativas sin la intervención humana directa, durante las 24 horas, todos
los días del año y en ocasiones con la resolución instantánea de la necesidad del
usuario. Creando archivos en línea y sin archivistas, Los objetos informativos
que generan estos sistemas son, sin embargo, muy diferentes de aquellos
documentos escritos, fijos y textuales, con los que las burocracias estructuraron
sus aparatos de poder. La profunda diversificación de las formas documentales
y las facilidades de manipulación, transformaon, transportación y reproducción
de los documentos de archivo, ahora con el contexto de electrónico aunque si,
con un poco de fragilidad y rápida obsolescencia de los sistemas que los
producen y almacenan, ha conducido a una crisis de transparencia y de
confianza en las capacidades de rendición de cuenta responsable de las
administraciones. La principal causa de esta crisis está dada por la complejidad
de dotar a los sistemas de gestión electrónica de las capacidades necesarias para
la generación de documentos que sirvan de evidencia veraz de las actividades
de negocios de las organizaciones contemporáneas que los archivan.

Tales afirmaciones nos conducen a la necesidad de argumentar, de manera

puntual, que desde un negocio informal, una pyme o una grande o mediana
empresa, una oficina de un abogado una agencia de viajes los archivos han sido
y serán un conjunto de aspectos relacionados con la gestión de la veracidad de
la documentación archivística en el escenario organizacional del siglo XXI, y
especialmente aquellos relativos a la naturaleza evidencial-funcional de los
documentos archivísticos.